Рко инкассация, образец

Когда компания сдает деньги в банк для зачисления на расчетный счет через инкассаторов, то они, принимая наличные, не ставят свои подписи в расчетно-кассовом ордере (РКО). А если организация не пользуется услугами инкассаторских служб и наличные отвозит в банк один из ее работников? Как в такой ситуации оформить РКО при выдаче денег из кассы? Должны ли там быть Ф.И.О., паспортные данные и подпись этого сотрудника? В разных организациях к решению этого вопроса подходят по-разному.Рассмотрим часто применяемые способы и решим, какими можно пользоваться, а какими – нежелательно.

Способ 1. Неправильный и опасный: в РКО вообще нет упоминания о физлице, которое отвозит деньги

При таком способе строка «Выдать» остается пустой или же в ней указано название кредитной организации. В строке «Основание» пишут: «Для зачисления на расчетный счет в таком-то банке». По возвращении работника к РКО прикалывают квитанцию банка к объявлению на взнос наличными и указывают ее реквизиты в строке «Приложение».

Обычно бухгалтеры объясняют этот подход тем, что указывают в ордере проводку «Дебет 51 – Кредит 50». Она, по их мнению, не предполагает составления РКО на физлицо. То есть бухгалтеры считают, что деньги по такому ордеру выданы сразу банку, а подпись получателя заменяет приложенная квитанция кредитной организации.

Данный способ неправильный, поскольку нарушаются следующие правила составления РКО и выдачи денег из кассы.

Во-первых, в РКО должны быть указаны Ф.И.О. и паспортные данные человека, которому выданы деньги, а также должна стоять его подпись. Это требование не только п. 4.2 Положения о порядке ведения кассовых операций (утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее – Положение), но и п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь данный ордер – это первичный документ.

Во-вторых, кассир не имеет права выдавать деньги до тех пор, пока получатель не поставит свою подпись и не напишет сумму прописью (п. 4.3 Положения).

В-третьих, РКО должен быть полностью оформлен (в том числе иметь все приложения) уже на момент выдачи денег из кассы (п. 4.2 Положения, п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это значит, что реквизиты квитанции банка в строке «Приложение» в ордере не могут служить заменой подписи получателя. Ведь квитанция появляется позже – когда банк примет денежные средства.

Поясним, чем опасен описанный способ.

Если все деньги или их часть по каким-то причинам не доедут до банка, под подозрением оказывается кассир. Ведь работник может утверждать, что получил от кассира меньше, чем указано в РКО, или вообще ничего не получал (всякое бывает). В такой ситуации доказать обратное кассиру будет нечем, поскольку в получении наличных из кассы никто не расписывался.

Злоупотребления также могут быть и со стороны самого кассира, который составит РКО на сумму большую, чем выдал работнику.

Этот способ безопасен только в одном случае – если деньги везет в банк сам кассир. Тогда при помощи РКО действительно оформляется не операция выдачи денег из кассы работнику, а операция сдачи денег банку для зачисления на расчетный счет.

Если кассиров несколько, то передача денег от старшего кассира тому, который отвозит деньги в банк, оформляется записью в книге учета по форме № КО-5.

Способ 2.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) в 2017 году

Неправильный, но безвредный: работнику, который должен сдать деньги из кассы в банк, они выдаются под отчет

По возвращении из кредитной организации работник составляет авансовый отчет (АО) и прикладывает к нему в качестве подтверждающего документа квитанцию к объявлению на взнос наличными (в ней есть Ф.И.О. человека, от которого приняты деньги).

В РКО указывают проводку «Дебет 71 – Кредит 50», а на дату зачисления денег на счет делают запись «Дебет 51 – Кредит 71».

Бухгалтеры, которые применяют такой способ, используют следующие аргументы.

Если работнику из кассы выданы деньги для передачи кому-либо, то он обязан по ним отчитаться. А как это сделать? Есть привычный способ – АО, который предполагает, что ранее наличные были выданы под отчет.

Однако данный подход – неверный. Деньги под отчет выдают работникам только на расходы – то есть для расчетов с третьими лицами за приобретаемые для компании товары (работы, услуги) (п. 4.1 Положения). А при сдаче наличных в банк деньги не расходуются. Они остаются у организации, просто меняя свое место нахождения с кассы на расчетный счет.

Поэтому аргумент, что по любой полученной из кассы сумме работник является подотчетником (кроме зарплаты и прочих выплат самому сотруднику), неверный.

Вместе с тем способ безвредный. Штрафа за ошибочное оформление выданных денег, как находящихся под отчетом, нет. Факт передачи определенной суммы из кассы работнику зафиксирован. И если с наличными по дороге в банк что-то случится, разбираться будут именно с этим сотрудником.

Способ 3. Предпочтительный: в РКО есть данные и подпись работника без оформления выдачи денег под отчет

В организации должно быть лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк. Оно назначается распоряжением руководителя.

Теперь о проводке, которую нужно поставить в РКО. В зависимости от обстоятельств есть два варианта.

1) Дебет 51 – Кредит 50. Запись допустима, если есть уверенность, что деньги банк примет в тот же день. Дата приема – дата на квитанции к объявлению на взнос наличными. Основание для проводки – РКО и квитанция кредитной организации.

2) Если есть вероятность, что работник сдаст деньги в банк лишь на следующий день (например, он вечером объезжает несколько принадлежащих фирме точек продаж и может не успеть в банк до его закрытия), то лучше делать проводку «Дебет 57 – Кредит 50». А когда деньги сданы в банк: «Дебет 51 – Кредит 57».

Этот вариант хорош еще и потому, что банк при приеме наличных может выявить фальшивые купюры и тогда указанная в расходном кассовом ордере при выдаче денег проводка «Дебет 51 – Кредит 50» окажется составленной на неверную сумму.

В заключение автор обращает внимание на то, как должен оформляться «расходник» на сдачу денег в банк у индивидуального предпринимателя. Если он сам ведет кассовые операции и передает наличные в банк, то подойдет и «обезличенный» РКО, то есть способ 1. А если что-то одно из этого делает его работник, нужно фиксировать передачу денег между ним и бизнесменом, то есть использовать способ 3.

CТАТЬЯ Мартынюк Н.А., эксперта по налогообложению

«Как составлять РКО на сдачу наличных в банк работником»

«Главная книга» № 14 2013

Ответ

В соответствии с Положением Банка России от 12.10.11 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все организации обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на их счета.

Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:

— непосредственно в кассы банков;

— с помощью услуг инкассаторской службы банков;

— с помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию Банка России;

— через организацию федеральной почтовой связи;

— в автоматические сейфы.

При этом данный Порядок не содержит разъяснений в отношении оформления кассовых документов при сдаче денежных средств на счет в банке, в том числе через инкассаторскую службу.

Порядок инкассации регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 24.04.08 № 318-П.

Согласно пунктам 9.6 и 9.7 Порядка инкассации кассовый работник организации предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300.

При приеме в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300.

После заполнения кассовым работником организации явочной карточки 0402303 инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке 0402303, накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номера сумки, указанного в явочной карточке 0402303, накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассаторский работник подписывает квитанцию к сумке 0402300, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию к сумке 0402300 кассовому работнику организации.

Таким образом, порядок инкассации требует оформления квитанции, подтверждающей передачу денежных средств по форме № 0402300, при этом оформление (подписание инкассаторским работником) расходно-кассового ордера не предусматривается.

Соответственно, можно предположить, что поскольку инкассаторский работник не подписывает РКО, то и необходимость в данном документе отсутствует.

Вместе с этим, необходимо отметить следующее.

Согласно пункту 5.2 Порядка ведения кассовых операций записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 (расходному кассовому ордеру 0310002), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге 0310004, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге 0310004 сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись (пункт 5.3 Порядка ведения кассовых операций).

При этом данный Порядок не предусматривает иного основания, в том числе квитанции по форме № 0402300, для внесения записи в кассовую книгу о выдаче денежных средств из кассы, кроме РКО. В результате, если Организацией не будет оформляться РКО, в кассовой книге, в свою очередь, не будет фиксироваться сдача денежных средств на счет в банке, что приведет к несоответствию данных кассовой книги и наличии денежных средств в кассе.

Как следует из пункта 4.2 Порядка ведения кассовых операций кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере.

Т.е. предполагается, что в РКО должна быть указана фамилия непосредственного получателя денежных средств. При этом Порядок ведения кассовых операций не содержит указаний по оформлению кассовых документов при инкассации, когда инкассаторский работник получает денежные средства не по РКО, а по квитанции 0402300.

В связи с этим, по нашему мнению, в данном случае следует исходить из логики совершаемой операции.

Поскольку денежные средства передаются в инкассаторскую службу, на наш взгляд, неверно говорить о том, что денежные средства переданы третьему лицу, так как они остаются под контролем Организации и подлежат зачислению на ее расчетный счет.

В такой ситуации, по нашему мнению, отсутствует необходимость в указании конкретной фамилии получателя денежных средств в РКО, так как таким получателем является непосредственно сама Организация.

Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, несмотря на то, что РКО при инкассировании выполняет «техническую функцию» при ведении кассовых операций, т.е. не фиксирует передачу денежных средств инкассаторской службе (факт передачи подтверждает квитанция по форме № 0402300), его оформление необходимо, для приведения в соответствие данных кассовый книги фактическому наличию денежных средств в кассе Организации.

2. Может ли директор дать доверенность на подпись в авансовых отчетах и РКО другим людям (если- да, необходимо ли юридическое оформление)? 3.Может ли директор дать доверенность на подпись в заявлении на возврат ( или на чеке) другим людям ( если- да, необходимо ли юридическое оформление)

В соответствии с пунктом 1 статьи 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.

Порядок назначения или избрания органов юридического лица определяется законом и учредительными документами.

Как правило, таким исполнительным органом является генеральный директор.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2)

Соответственно, в первую очередь от имени юридического лица вправе действовать, в том числе подписывать документы, генеральный директор.

Вместе с этим, часть прав может быть передана генеральным директором другому лицу.

Согласно статье 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

На практике, передачу права подписи принято оформлять в виде доверенности или приказа (распоряжения) генерального директора.

Таким образом, в общем случае, право подписи первичных документов может быть передано руководителем Организации иному лицу на основании доверенности или приказа (если речь идет о сотруднике Организации).

При этом следует отметить, что согласно пункту 14 Положения по ведению бухгалтерского учетаперечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В связи с этим, по нашему мнению, в документе, подтверждающем передачу права подписи должна стоять не только подпись руководителя Организации, но также и главного бухгалтера.

В отношении передачи права подписи расходного кассового ордера, следует отметить следующее.

Согласно пункту 2.2 Положения о ведения кассовых операций расходный кассовый ордер подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, кассиром.

При этом указанное Положение не предусматривает ни порядка передачи права подписи РКО иному лицу, ни прямого запрета на такую передачу.

Вместе с этим, согласно вышеуказанному Положению по ведению бухгалтерского учета документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами (пункт 14).

Таким образом, Положение по ведению бухгалтерского учета прямо предусматривает возможность передачи права подписи денежных документов, к которым относится РКО.

Иные нормативно-правовые акты также не содержат ограничений в передаче права подписи руководителем иному лицу.

Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, руководитель Организации вправе передать право подписи РКО иному лицу, оформив такую передачу в порядке указанном выше (доверенность или приказ).

Таким образом, на наш взгляд, руководитель Организации вправе передать право подписи авансовых отчетов, заявлений на возврат и РКО иному лицу на основании доверенности или приказа.

3. Согласно Положению о кассовых операциях, директор ставит подпись на чеке, чтобы кассир вернул деньги. Поскольку чек приклеивается , будет ли полноценной и легитимной заменой подпись на заявлении о возврате «вернуть » или «Согласовано», а не на чеке?

Если покупатель (клиент) обращается к розничному продавцу (исполнителю) с просьбой о возврате денег, то порядок возврата денежных средств осуществляется в соответствии с Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (далее по тексту — Правила).

Согласно пункту 4.2 Правил чеки контрольно — кассовых машин на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). Кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями (клиентами) чекам только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя и только по чеку, выданному в данной кассе.

Таким образом, требование о подписании чека руководителем в связи с возвратом денежных средств предусмотрено в случае их возврата в тот же день, когда был выдан чек. При этом чек является основанием для возврата денежных средств.

В ином случае возврат денежных средств производится из основной кассы предприятия и не регулируется вышеуказанными Правилами, т.е. не требуется кассового чека с подписью.

При этом помимо чека с подписью, действующее законодательство не предусматривает оформление ещё и заявления на возврат денежных средств.

Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, отсутствие подписи на кассовом чеке будет являться нарушением порядка эксплуатации ККМ.

Необходимо отметить, что ответственности за отсутствие подписи на чеке действующим законодательством не предусмотрена. Однако, по нашему мнению, неблагоприятные последствия для Организации в такой ситуации могут наступить на основании следующего.

В конце рабочего дня кассир составляет акт о возврате денежных средств по форме № КМ-3 и делает соответствующую запись в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4.

В акте о возврате денежных средств покупателю указывается номер кассового чека, по которому производится возврат, а также сумма денежных средств, подлежащая возврату. На основании акта по форме № КМ-3 уменьшается величина выручки по кассе в конце рабочего дня.

При этом заполненный акт вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации и хранится вместе с кассовыми документами за данное число.

Таким образом, акт по форме № КМ-3 (с приложенными чеками) является основанием для уменьшения наличной выручки, подлежащей оприходованию в кассу.

Отсутствие необходимых подписей на кассовых чеках, по нашему мнению, может поставить под сомнение факт возврата денежных средств клиенту, что в свою очередь, может повлечь ответственность по статье 15.1 КоАП РФ.

Согласно статье 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в том числе в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, на наш взгляд, существует риск возникновения споров с кассиром-операционистом, которому придется действовать в нарушение установленных Правил.

Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, заявление с подписью руководителя о возврате денежных средств клиенту, не может заменить подпись на кассовым чеке, являющимся основанием для возврата денежных средств.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н.

Утв. Минфином РФ от 30.08.93 № 104.

В данном случае, мы не рассматриваем ситуацию при возврате денежных средств не в день выдачи чека.

Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132.

Назад в раздел

Какие документы заполняются при сдаче денег в банк, как не сдавать наличку в банк схемы.