Резерв отпусков в налоговом учете

Общие положения о резерве

 Организации, определяющие доходы и расходы для целей налогообложения прибыли методом начислений, вправе формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.

Общие правила формирования резерва и списания за счет него расходов установлены статьей 324.1 НК РФ.

В налоговой учетной политике организации необходимо:

— закрепить норму о формировании резерва на оплату отпусков;

— определить порядок формирования резерва;

— ежегодно определять предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в резерв путем составления специального расчета (сметы) в виде приложения к налоговой учетной политике.

Предельная сумма отчислений в резерв определяется как предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков (рассчитывается по графику отпусков), включая сумму страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, в том числе от профзаболеваний и несчастных случаев на производстве.

Ежемесячный процент отчислений в резерв рассчитывается как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков (включая сумму страховых взносов) к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Конкретный размер отчислений в резерв определяется ежемесячно путем умножения месячной суммы фактических расходов на оплату труда на процент отчислений в резерв.

 Суммы исчисленного резерва при определении налоговой базы учитываются в составе расходов по статье «Расходы на оплату труда». Фактические расходы на оплату отпусков в течение налогового периода списываются за счет созданного резерва.

По окончании календарного года производится инвентаризация резерва. Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из:

— количества дней неиспользованного отпуска;

— среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных страховых взносов.

Излишне начисленная сумма резерва отражается в составе внереализационных доходов.

При недостаточности средств начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний рабочий день налогового периода, налогоплательщик по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включает в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и, соответственно, сумму обязательных страховых взносов, по которым ранее не создавался резерв.

Резерв в части неиспользованных отпусков переходит на следующий налоговый период.

Составление сметы на предстоящий год

 Для формирования резерва, прежде всего, необходимо определить плановый фонд оплаты труда и плановые расходы на оплату отпусков.

Плановый фонд оплаты труда на предстоящий год определим по штатному расписанию (см. таблицу 1). Он составляет 4 416 000 руб. (368 000 руб. х 12 мес.).

Предполагаемую (плановую) сумму на оплату отпусков на предстоящий год определим исходя из:

— общего количества дней отпуска по графику отпусков (см. таблицу 2);

— (и) среднедневного заработка для оплаты отпусков в целом по организации.

Для определения предельной суммы отчислений в резерв на предстоящий год к предполагаемой (плановой) сумме на оплату отпусков прибавим суммы страховых взносов по обязательному пенсионному, медицинскому и социальному страхованию.

В таблице 3 приведен пример расчета процента ежемесячных отчислений в резерв.

Таблица 3

Смета-расчет

отчислений в резерв на оплату отпусков на 2015 год

№ п/п

Показатель

Сумма, руб.

Годовой фонд оплаты труда (план)

Число работающих на предприятии (для которых рассчитан годовой фонд оплаты труда)

Среднедневной заработок по предприятию для расчета отпускных (стр. 1 : стр. 2 : 12 : 29,3)

837,32

Количество дней отпуска по графику отпусков

Плановые расходы на оплату отпусков (стр.3 х стр.4)

452 153

Общий тариф страховых взносов (с учетом страхования от несчастных случаев и профзаболеваний)

30,2%

Страховые взносы на оплату отпусков (стр.5 х стр.6)

136 550

Итого предельная сумма отчислений в резерв на оплату отпусков (стр.5 + стр.7)

588 703

Процент ежемесячных отчислений в резерв

(стр.8 : стр.1 х 100)

13,33%

Формирование резерва на оплату отпусков

 В налоговом учете отчисления в резерв на оплату отпусков производятся ежемесячно исходя из фактических расходов на оплату труда, учитываемых для целей налогообложения в соответствии со ст. 255 НК РФ.

Так, в январе фактические расходы на оплату труда составили 368 000 руб., сумма отчислений в резерв – 49 058,58 руб. (368 000 х 13,33%).

В феврале расходы на оплату труда составили 336 000 руб., сумма отчислений в резерв – 44 792,62 руб. (336 000 х 13,33%), и т.д.

Использование резерва

Суммы оплаты за отпуск, начисленные в течение года в расходах не учитываются. Они списываются за счет резерва.

Например, с 1 февраля пошла в отпуск заведующая складом. Ей были начислены отпускные в размере 39 317,41 руб. и страховые взносы на эту сумму в размере 11 873,86 руб. Итого расходы, связанные с отпуском, составили 51 191,27 руб. Указанная сумма не учитывается при формировании налоговой базы по налогу на прибыль в феврале, а относится на счет резерва.

Для учета начисления и использования резерва организация ведет специальный налоговый регистр (см. таблицу 4).

Таблица 4

Налоговый регистр № 15

Формирование и использование резерва на оплату отпусков

Налоговый период: 01.01.2015 – 31.12.2015

Месяц

Расходы на оплату труда

Отчисления в резерв

Расходы на оплату отпусков

Остаток резерва на конец месяца

Январь

368 000

49 058,58

49 058,58

Февраль

336 000

44 792,62

51191,27

42 659,93

Март

329 280

43 896,77

25 595,63

60 961,07

и т.д. до конца года

Перенос неиспользованной суммы резерва на следующий год

 При проведении инвентаризации резерва по окончании налогового периода необходимо определить зарезервированные суммы для оплаты отпусков, которые не были использованы.

Так, исходя из графика отпусков (таблица 2) был перенесен на следующий год отпуск одной работнице продолжительностью 36 календарных дней. Соответственно, сумма резерва для оплаты этого отпуска переносится на следующий год. При этом переносимый остаток рассчитывается по общей методологии, применяемой для расчета резерва в целом по организации.

Резерв по отпускам в налоговом и бухгалтерском учете

Таким образом, на следующий год подлежит переносу сумма резерва в размере 30 143,52 руб. (837,32 х 36).

Обратите внимание! Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1 НК РФ).

Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете