Регистрационно контрольная карточка

ИНСТРУКЦИЯ

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ И ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ПО НИМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УЗ «МИНСКАЯ ЦРБ»

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 83, 2/1852), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 250, 1/8997), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 5, 5/35055), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. № 285 «О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь 21 марта 2005 г. № 5/15728).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее, если не указано иное – обращения) в УЗ «Минская ЦРБ».

3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на переписку (запросы) государственных органов и организаций (их структурных подразделений) при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

4. Делопроизводство по обращениям в УЗ «Минская ЦРБ» осуществляется отдельно от других видов делопроизводства.

Делопроизводство по замечаниям и предложениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, поданным в письменной, устной или электронной форме.

Делопроизводство по обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений, в УЗ «Минская ЦРБ» ведется централизованно.

ГЛАВА 2

ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ

5. Все поступившие в УЗ «Минская ЦРБ» письменные обращения принимает секретарь приемной УЗ «Минская ЦРБ» в соответствии с требованиями Инструкции.

6. В ходе приема письменных обращений непосредственно от заявителей, в случае необходимости, даются разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции секретаря приемной УЗ «Минская ЦРБ».

7. При приеме письменных обращений, поступивших по почте, секретарем приемной УЗ «Минская ЦРБ» проводится проверка правильности их доставки, целостности упаковки конвертов.

Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

8. Все поступившие в УЗ «Минская ЦРБ» обращения регистрируются в установленном порядке в отделе делопроизводства и специальной работы в день их поступления, а если обращения поступили в нерабочий день (нерабочее время) – не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

Обращения, ошибочно доставленные в УЗ «Минская ЦРБ», не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются отправителю с отметкой «Ошибочно доставлено».

При поступлении в УЗ «Минская ЦРБ» электронных обращений создаются их бумажные копии, которые регистрируются в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.

9. Устные обращения поступают в УЗ «Минская ЦРБ» в ходе личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, проводимых главным врачом, его заместителями.

10. Регистрация обращений осуществляется с использованием регистрационно-контрольных карточек.

Регистрационно-контрольная карточка обращений заполняется по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.

11. Регистрационный штамп на письменном обращении и (или) бумажной копии электронного обращения ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

12. Регистрационный индекс обращения гражданина состоит из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера поступившего обращения (например, № Л-145). Регистрационный индекс обращения юридического лица или индивидуального предпринимателя состоит из буквенного обозначения «юл» и порядкового номера поступившего обращения (например, № юл-35).

13. Регистрация устных обращений осуществляется секретарем приемной УЗ «Минская ЦРБ» по данным, внесенным в книги учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, оформленные согласно приложению 3 к настоящей Инструкции.

14. Повторным обращениям при их поступлении в УЗ «Минская ЦРБ» присваивается очередной регистрационный индекс и делается отметка «Повторно».

15. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в УЗ «Минская ЦРБ», учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

ГЛАВА 3

ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ

16. После регистрации письменные обращения, в том числе бумажные копии электронных обращений, передаются на рассмотрение главному врачу или его заместителям по вопросам, которые касаются курируемого ими направления деятельности УЗ «»Минская ЦРБ.

Поручения главного врача или его заместителей о порядке рассмотрения таких обращений оформляются в форме резолюции. Резолюция, как правило, оформляется на отдельном листе и прилагается к обращению, при этом она является его составной частью.

17. По письменному и (или) электронному обращению принимается одно из следующих решений:

о рассмотрении в УЗ «Минская ЦРБ»;

о направлении для рассмотрения в государственный орган, иную организацию в соответствии с их компетенцией;

о возвращении заявителю в случае отзыва им обращения оригиналов документов, приложенных к обращению, до рассмотрения его по существу;

об оставлении без рассмотрения по существу;

о принятии обращения к сведению.

18. Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения главным врачом или его заместителями возвращаются секретарю приемной УЗ «Минская ЦРБ».

19. Обращения передаются работникам в соответствии с резолюцией для рассмотрения.

20. Рассмотрение обращений в УЗ «Минская ЦРБ» осуществляется в порядке и сроки, установленные Законом Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц», Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 и иными законодательными актами.

21. Обращения рассматриваются по существу исключительно в пределах компетенции УЗ «Минская ЦРБ», определенной законодательством.

22. Обращения, поступающие на адрес электронной почты УЗ «Минская ЦРБ» и соответствующие требованиям, установленным пунктами 1-3 статьи 12 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц» (за исключением требования о наличии личной подписи гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, личной подписи руководителя юридического лица или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенной печатью юридического лица), рассматриваются в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений.

23. Письменные обращения рассматриваются по существу не позднее пятнадцати дней со дня их регистрации, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки – не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.

При необходимости рассмотрения письменного обращения с учетом его дополнительного изучения и проверки, ответственное за его рассмотрение лицо незамедлительно должно информировать об этом секретаря приемной УЗ «Минская ЦРБ» для внесения соответствующих изменений в контрольные сроки исполнения обращения.

24. При поступлении письменного обращения, в котором одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции УЗ «Минская ЦРБ» и других государственных органов, иных организаций:

в пятидневный срок копия обращения направляется в государственный орган, иную организацию в соответствии с их компетенцией, с одновременным информированием об этом заявителя;

в установленные Законом Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц» сроки заявителю направляется ответ на те вопросы, которые относятся к компетенции УЗ «Минская ЦРБ».

25. Оставление обращений без рассмотрения по существу осуществляется по решению главного врача или его заместителей и только в случаях, предусмотренных статьей 15 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц».

26. Ответы заявителям на обращения, полученные в ходе личного приема главным врачом или его заместителями, изложенные в письменной форме, направляются за подписью главного врача или его заместителя, осуществлявшего личный прием, если им не установлен иной порядок подписания ответа.

27. При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, отзыве заявителем своего обращения оригиналы документов, приложенных к письменным обращениям, возвращаются заявителям с сопроводительным письмом.

28. Ответы на рассмотренные по существу устные обращения подлежат объявлению заявителям в ходе личного приема.

Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, своевременно вносятся в нее работником структурного подразделения, ответственным за ведение книги замечаний и предложений.

29. Индекс ответа на обращения граждан, в том числе ответа, направленного на внесенные замечания и (или) предложения в книгу замечаний и предложений, состоит из индекса структурного подразделения, дающего ответ, индекса дела по номенклатуре дел УЗ «Минская ЦРБ» и регистрационного индекса обращения.

Индекс ответа на обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей состоит из индекса структурного подразделения, дающего ответ, индекса дела по номенклатуре дел УЗ «Минская ЦРБ» и регистрационного индекса обращения.

30. Ход рассмотрения обращений отражается в системе «ДЕЛО». В нее вносится информация о направленных запросах, полученных документах, отзыве заявителем своего обращения, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрение коллективного обращения тридцати и более заявителей с выездом на место.

Кроме того, в системе «ДЕЛО» точно и своевременно отражается изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки), отметка о выдаче предписания и его исполнении.

31. На каждом письменном или электронном обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указываются дата и личная подпись лица, исполнившего данное обращение.

В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме.

После решения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений, на копии ответа заявителю, остающейся в делопроизводстве УЗ «Минская ЦРБ», работником структурного подразделения, ответственным за ведение книги замечаний и предложений, проставляется отметка об исполнении и направлении ее в дело.

ГЛАВА 4

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

32. Обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел УЗ «Минская ЦРБ».

Копии ответов гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в определенное дело по номенклатуре дел УЗ «Минская ЦРБ» и хранятся у инспектора по контролю за исполнением поручений УЗ «Минская ЦРБ».

33. Дела с обращениями граждан и юридических лиц формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями и документами, связанными с их рассмотрением.

35. При формировании дел с обращениями граждан и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направлений документов в дела, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются, они возвращаются исполнителю на доработку.

36. Срок хранения письменных и (или) электронных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, составляет 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего обращения).

37. Дела с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, передаются в архив УЗ «Минская ЦРБ» через год после завершения делопроизводства по ним.

38. Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года – в течение 5 лет в архиве УЗ «Минская ЦРБ».

39. По истечении установленных сроков хранения, обращения и документы, связанные с их рассмотрением, книга замечаний и предложений подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

ГЛАВА 5

ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ ГРАЖДАН, В ТОМ ЧИСЛЕ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, ИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ, ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

40. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее – прием граждан) проводится главным врачом, его заместителями по утвержденному главным врачом графику. Предварительную запись на прием граждан к главному врачу осуществляет секретарь приемной УЗ «Минская ЦРБ».

При изменении согласованного порядка приема граждан секретарь приемной УЗ «Минская ЦРБ» должен уведомить об этом лицо, записавшееся на прием, не позже одного дня до планируемого дня проведения приема граждан (в исключительных случаях – в тот же день до запланированного времени приема граждан), а также сообщить ему о дне, на который переносится прием.

В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, проводящих прием граждан, прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.

41. График приема граждан в УЗ «Минская ЦРБ» размещается в местах, доступных для ознакомления посетителей, а также на официальном сайте УЗ «Минская ЦРБ» в глобальной компьютерной сети Интернет.

42. Книги учета личного приема граждан, индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, находятся у главного врача, его заместителей и включаются в соответствующие разделы номенклатуры дел УЗ «Минская ЦРБ».

После проведения приема граждан секретарь приемной, заместители главного врача, руководители структурных подразделений и их заместители передают книги учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц секретарю приемной для регистрации устных обращений, поступивших в ходе приема граждан.

43. Главным врачом, его заместителями, иными работниками УЗ «Минская ЦРБ» проводятся также выездные приемы граждан.

44. Письменные обращения, полученные в ходе приема граждан главным врачом или его заместителями на выездных приемах передаются секретарю приемной УЗ «Минская ЦРБ» для регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и организации дальнейшей работы.

ГЛАВА 6

КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ И ИХ АНАЛИЗ

45. Контроль за рассмотрением письменных и электронных обращений ведется секретарем приемной УЗ «Минская ЦРБ».

Все поступившие в УЗ «Минская ЦРБ» письменные и электронные обращения берутся на контроль. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, за исключением обращений, в которых отсутствуют какие-либо рекомендации, требования, ходатайства, сообщения о нарушении актов законодательства, недостатках в работе организаций либо при наличии в них только благодарности.

Решения о снятии с контроля обращений принимаются главным врачом, его заместителями или уполномоченными главным врачом руководителями структурных подразделений УЗ «Минская ЦРБ» путем подписания на них ответа.

Секретарь приемной УЗ «Минская ЦРБ» ежеквартально информирует главного врача о соблюдении сроков рассмотрения обращений.

46. Содержащиеся в обращениях вопросы, а также данные о характере обращений и принятых по ним решениях ежеквартально систематизируются в структурных подразделениях УЗ «Минская ЦРБ» и передаются секретарю приемной УЗ «Минская ЦРБ» для подготовки обобщенной информации.

В целях совершенствования организации работы с обращениями, своевременного выявления причин, порождающих обращения, вопросы работы с обращениями граждан рассматриваются на заседаниях медико-санитарного Совета УЗ «Минская ЦРБ».

47. ежеквартально до 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, информация о работе с обращениями, поступившими в УЗ «Минская ЦРБ», и ведомственная отчетность по этим обращениям представляются секретарем приемной УЗ «Минская ЦРБ» в главное управление здравоохранения Минского областного исполнительного комитета.

ФОРМА

регистрационно-контрольной карточки обращений

Регистрационный индекс № __________________

Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина ____________________________________________

Наименование и место нахождения юридического лица, адрес электронной почты, контактный телефон ____________________________

Форма подачи обращения ____________________________________

Дата поступления обращения _________________________________

Количество листов обращения и количество листов приложения ___

Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _________

Тематика __________________________________________________

LianaDoc — Канцелярия самостоятельный программный модуль для организации и ведения делопроизводства

Самостоятельный программный модуль, предназначенный для автоматизации процессов делопроизводства и документооборота в организации. Автоматизирует типовые операции, ведение номенклатуры дел с гибкими правилами автоматической нумерации, организует работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организует обмен электронными документами между подразделениями организации. Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и резолюций, организует хранение исполненных документов.

Основные функциональные возможности:
  • формирование единого информационного пространства для работы с входящей и исходящей корреспонденцией;
  • формирование специализированных номенклатурных справочников;
  • организация работы с регистрационно-контрольными карточками;
  • прием и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
  • распределение документов и доставка их исполнителям;
  • оформление и отправка исходящих документов;
  • контроль за сроками исполнения документов;
  • формирование дел и сдача их в архив;
  • анализ исполнительской дисциплины по секторам или персонально;
  • полная история переписки;
  • формирование статистической и аналитической отчетности различной сложности.
  • возможность подключения процесса ознакомления, согласования и визирования.

В работе широко используются справочники, что значительно ускоряет работу по формированию документов.

Модуль интегрирован с такими распространенными офисными приложениями как Excel и Word, OpenOffice и Libre Office, что позволяет работать с выгруженными данными в привычной среде офисных приложений.

Поиск необходимой информации занимает очень мало времени, поскольку в системе реализован механизм полнотекстовой индексации, и необходимый документ можно найти по любой части ключевой фразы.

Удобный механизм категоризации документов позволяет пользователям программного модуля «LianaDoc -Канцелярия» оперативно получать информацию по работе канцелярии в различных разрезах.

Для отслеживания документов, находящихся в работе и требующих дополнительного контроля используются разнообразные отчеты по состоянию и механизм автоматического уведомления ответственного о приближении сроков отработки контрольного документа.

В модуле предусмотрены следующие печатные формы и отчеты:
  • регистрационно-контрольная карточка документа;
  • дополнение к регистрационно-контрольной карточке документа;
  • разнообразные отчеты.
Выгоды от внедрения и использования программного модуля:
  • централизованное хранение информации по входящим и исходящим документам;
  • единое информационное пространство для коллективной работы и интеграция с электронной почтой;
  • повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудниками;
  • прозрачность процесса обработки корреспонденции;
  • благодаря механизму полнотекстового поиска нужные документы быстро находятся;
  • благодаря хранению сканированных образов документов они всегда под рукой;
  • помощь в соблюдение всех норм и сроков при ведении автоматизированного документооборота, регламентированных законодательством Украины

Программный модуль «LianaDoc — Канцелярия» разработан на основе программного обеспечения IBM Lotus Notes, обеспечивающего надежную и удобную работу с системой, короткое время обучения работе с системой и как следствие быстрое и успешное внедрение.

Комплект поставки включает:

  • поставка и инсталляция продукта в электронном виде;
  • руководство пользователя на украинском языке;
  • аппаратный ключ защиты для USB порта.

Гарантийное обслуживание включает:

  • устранение ошибок в продукте, обнаруженных Пользователем, в течение 30 рабочих дней с момента оформленного задания на исправление найденной и подтвержденной ошибки;
  • консультации на Форуме поддержки или по электронной почте в случае возникновения проблем и вопросов, связанных с эксплуатацией продукта;
  • срок действия программного продукта и ключа защиты не ограничены.
Скриншоты «LianaDoc — Канцелярия»

Вид журнала входящие/исходящие документы по периодам

Вид журнала «Контроль по исполнителям» со сроками

Регистрационно-контрольная карточка входящего документа

Регистрационно-контрольная карточка входящего документа, закладка Контроль

Контрольная карточка исполнителя

Печатный вид регистрационно-контрольной карточки документа

Весь сложный процесс производства изделий электронной техники находится под контролем диспетчерской службы. Качество и оперативность ее работы во многом определяются применением соответствующих технических и организационных средств. В современных условиях диспетчерская служба предприятия может быть оснащена следующими видами технических средств и организационной оснастки административно-производственная связь — телеграфная и фототелеграфная, радиосвязь, средства пересылки документации административно-производственная сигнализация — производственная, вызывная, поисковая средства отображения процессов производства и управления — диспетчерские щиты, картотеки, контрольные доски-графики и др.  

Календарь рабочий ежедневный 157 Каретка 98, 100 Картотека контрольная 157 Карточка личная 76  
Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости 5 5  
Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или технологический отдел, должен пройти через основную контрольную картотеку. Когда приходит время сдачи заказа в производство (оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку.  
Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.  
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.  
Ведет контрольно-регистрационную картотеку.  
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки справочные контрольно-справочные по географии поступающих документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.  
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).  
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового но-мера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением т. 1 , т. 2 и т.д.  
Ручной информационно-поисковый массив организации состоит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов.  
Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные картотеки (информационные базы Данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативным актам приказам, решениям, поручениям.  
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.  
В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных,  
На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются индексы вопросов на документ не переносятся.  
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки.  
При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека. Перемещение конфиденциальных документов и учетных карточек между работниками службы КД фиксируется в передаточном журнале.  
В разделе Основные задачи и обязанности формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника — регистрация документов в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.  
В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.  
В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.  
Регистрационно-контрольные карточки (РКК) позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. Обычно РКК на документ печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создавать и вести несколько картотек, упорядоченных по разным признакам по видам деятельности, по корреспондентам, по исполнителям, по датам и т. п. Форма регистрационно-контрольной карточки приведена на рис. 7.6.  
Должностные обязанности. На основе анализа математических моделей и алгоритмов решения экономических и других задач разрабатывает программы, обеспечивающие возможность выполнения алгоритма и соответственно поставленной задачи средствами вычислительной техники, проводит их тестирование и отладку. Разрабатывает технологию решения задачи по всем этапам обработки информации. Осуществляет выбор языка программирования для описания алгоритмов и структур данных. Определяет информацию, подлежащую обработке средствами вычислительной техники, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и вывода, методы ее контроля. Выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит отладку. Определяет объем и содержание данных контрольных примеров, обеспечивающих наиболее полную проверку соответствия программ их функциональному назначению. Осуществляет запуск отлаженных программ и ввод исходных данных, определяемых условиями поставленных задач. Проводит корректировку разработанной программы на основе анализа выходных данных. Разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию. Определяет возможность использования готовых программных продуктов. Осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств. Разрабатывает и внедряет системы автоматической проверки правильности программ, типовые и стандартные программные средства, составляет технологию обработки информации. Выполняет работу по унификации и типизации вычислительных процессов. Принимает участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов, подлежащих машинной обработке, в проектировании программ, позволяющих расширить область применения вычислительной техники.  

Должностные обязанности. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия. Проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением. Ведет оперативный учет прохождения документов. Определяет причины несвоевременного выполнения поручений. Информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота.  
Регистраторы ведут учет документов в журналах, картотеках или другими способами (контрольные талоны, дежурные листы и т. д.).  
Дальнейшая судьба контрольных талонов может быть различной. Один экземпляр контрольного талона, с резолюцией руководства может быть помещен для контроля исполнения в картотеку секретаря структурной части, в которой талоны обычно расположены по алфавиту исполнителей по срокам исполнения, по предметам и т. д. Второй контрольный талон используют в качестве расписки структурной части о получении документа, для контроля исполнения в других структурных частях в справочной или контрольной картотеке.  
Для цели контроля исполнения наиболее удобен, учетно-справочный аппарат, состоящий из индивидуальных и групповых регистрационных карточек. Но Можно создавать специальные контрольные картотеки.  
Контроль за исполнением ведется по регистрашонно-кон-трольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сро-ковая картотека по другим административным документам.  
Вся поступающая нормативно-техническая документация регистрируется в специальном журнале в технической библиотеке, контрольные экземпляры сброшюровываются в тематические сборники Готовая продукция , Сырье , Тара и упаковка , Вспомогательные материалы . Готовится картотека нормативно-технической документации.  
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.  
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек — это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.  
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.  
После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.  
Количество экземпляров заполняемых регистрационно-кон-трольных карточек определяется из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это два-три экземпляра 1-й — для контрольной картотеки, 2-й — для справочной картотеки, 3-й — направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем  
Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа.  
Отметка о постановке документа на контроль, о том, что исполнение документа будет контролироваться (буква К или слово или штамп Контроль ). На контроль, как правило, ставятся входящие документы, имеющие резолюцию руководителя организации, и внутренние распорядительные документы. Суть контроля в делопроизводстве — обеспечить своевременность реакции исполнителя на указание руководителя. Контролируемый параметр — срок исполнения документа. Качество исполнения контролирует сам руководитель. Поэтому для обеспечения контроля исполнительской дисциплины необходим четко указанный руководителем срок исполнения документа. Контроль включает этап напоминания о приближающемся сроке исполнения документа, предполагает возможность корректировки срока руководителем, если исполнитель представляет убедительные аргументы для переноса сроков. При этом о корректировке исполнитель должен позаботиться заблаговременно, а не после окончания срока исполнения. Контроль исполнения может осуществляться с использованием журналов регистрации, регистрационно-контрольных карточек, упорядоченных в соответствующих картотеках по срокам и исполнителям, и с использованием вычислительной техники, например электронных таблиц Ex el.  
Контрольно-календарная картотека руководителя предназначена для хранения карточек с намеченными на каждый день месяца мероприятиями. Представляет собой изящный ящик размером 214Х155Х Х80 мм, выполненный из оргстекла и разделенный на 33 отсека.  
Контрольная картотека секретаря служит для хранения регистрационных карточек документов. Позволяет отказаться от традиционной, но неудобной журнальной регистрации и учета документов. Представляет собой изящный ящик из оргстекла размером 390X 180X85 мм с 33 ячейками, в которых располагаются регистрационные или контрольные карточки.  
Развивать доверие между организациями и подразделениями, их руководителями и специалистами в административном и общественном порядке воздействовать на лиц, допускающих случаи невыполнения устных обещаний или договоренностей. Многие документы в настоящее время создаются для того, чтобы зафиксировать факт этого сообщения или показать, что была сделана попытка принять меры, если даже действенных результатов и не достигнуто. Шире применять телефонограммы, журналы или картотеки записи устных поручений, испильзуи ил одновременно в качестве контрольных карточек. Разумеется, телефонограммы, журналы или картотеки должны заводиться для записи не тех данных, которые передавались прежде устно или по телефону без записи, а для тех, которые исключают применение традиционно создаваемых документов.  
В отличие от листов книги, заранее сброшюрованных, когда, например, неизбежна хронологическая последовательность записей, карточки можно расставить в картотеке не только в хронологическом порядке. Их можно сгруппировать и расположить по другим, весьма существенным в справочной и контрольной работе с документами, признакам — по содержанию, корреспондентам, авторам, исполнителям, стадиям и срокам исполнения, индексам, разновидностям и т. д., чего, в журнале сделать нельзя. Хотя подвижность карточек несколько увеличивает возможность их утраты или застановки (когда карточку по ошибке не ставят на место), карточные формы регистрации получили самое широкое применение в практике административного делопроизводства.  
По назначению карточные формы регистрации подразделяют на общие и специальные. На карточках общей регистрации (аналогичных по своему назначению общим журналам регистрации) учитывают получаемую и отправляемую корреспонденцию. Специальные картотеки создают или в качестве учетно-справочного аппарата (каталогов) к различным комплексам документов (постановлениям, решениям, протоколам, договорам и т. д.), или в качестве различных учетно-контрольных карточек (сроковых, корреспондентских и т. д.).  
И при индивидуальной, и при групповой системах в целях избежания повторной регистрации, запись документов можно производить под копирку на пишущей машинке или от руки, одновремнно получая два-три экземпляра карточек, которые могут быть использованы для картотек различных структурных частей (экспедиция, главк, отдел) и для создания различных спра-вочно-контрольных картотек. Другие способы регистрации (учета) документов.