Справочник Бухгалтера

ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННО — КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ (РКК)

229140	Регистрационно — контрольная карточка (РКК)
Корреспондент Ф.И.О., адрес, телефон
Предыдущие обращения от	N	от	N
Вид документа	на	л.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма
Дата, индекс поступления
Ответственный исполнитель
Резолюция
Автор резолюции
Срок исполнения
		Формат А5 / (148 x 210)

Ход исполнения
Дата передачи на исполнение	Исполнитель	Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе	Контрольные отметки
Дата, индекс исполнения (ответа)
Адресат
С контроля снял		Подпись контролера
Дело	Том	Листы	Фонд опись дело

Приложение
к контрольно — регистрационной карточке

УКАЗАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО — КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ (РКК) <*>

<*> В случае использования электронно — вычислительной техники при организации делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан могут применяться регистрационно — контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств вычислительной техники.

Лицевая сторона регистрационно — контрольной карточки

Корреспондент — фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись — «без подписи».

Предыдущие обращения — даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.

Вид документа — предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма — название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.

Дата, индекс поступления — дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы.

Краткое содержание — предложения, заявления, жалобы.

Ответственный исполнитель — наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.

Резолюция — переносится с документа или записывается на личном приеме.

Автор резолюции — должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.

Срок исполнения — указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.

В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по Общесоюзному классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно — контрольная карточка.

В правом верхнем углу проставляется штамп «ПОВТОРНО» при регистрации повторных обращений.

Оборотная сторона регистрационно — контрольной карточки

Ход исполнения — графа «Дата передачи на исполнение» — указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;

графа «Исполнитель» — фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);

графа «Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе» — адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;

графа «Контрольные отметки» — отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.

Дата, индекс исполнения — дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.

Адресат — указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.

Содержание — заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).

С контроля снял — должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.

Подпись контролера — подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Фонд…, опись…, дело…, — проставляются после сдачи дела в архив.

Размеры карточки рекомендуются А5 (148 x 210) и А6 (105 x 148).

Сегодняшний наш материал будет посвящен главе 8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция), а именно теме организации работы с документами.

Организация документооборота

Пунктом 138.1 Инструкции определено, что документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело. В свою очередь, электронный документооборот – это способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно.

Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• оперативность прохождения документов;
• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Регистрация документов

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Установлено, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. При этом документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5 к Инструкции, он небольшой и включает в себя:

• документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;
• заявки, наряды, разнарядки;
• поздравительные письма и телеграммы;
• программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;
• пригласительные билеты;
• печатные издания (книги, журналы, газеты);
• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);
• письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг;
• — информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.);
• формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.). Согласно пункту 139.6 Инструкции регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе или в автоматизированной системе ДОУ, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции:

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

Срок исполнения

Название вида документа

Автор (корреспондент)

Дата и индекс поступления

Дата и индекс документа

Заголовок (краткое содержание)

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

		Контрольные отметки
Фонд №	Опись №	Дело №

В свою очередь, правила заполнения основных реквизитов РКК определены согласно приложению 7 к Инструкции:

ПРАВИЛА
заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Реквизиты	Пояснения к заполнению
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступившего документа записывается наименование организации — автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации
Дата и индекс поступления	Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов
Дата и индекс документа	Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа
Заголовок (краткое содержание)	Переносится заголовок, сформулированный на документе
Резолюция или кому направлен документ	Переносится текст резолюции руководителя
Срок исполнения	Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документа	Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа
Дело №	Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел

Инструкция допускает, что состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения» и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией.

Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции.

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа

Корреспондент, дата и индекс поступившего документа