Содержание
- Форма реестра больничных листов
- Кто, как и когда заполняет реестр листков нетрудоспособности
- Передача реестра больничных листов в ФСС в электронном виде
- Алгоритм передачи реестра больничных листов через интернет таков:
- Бланк реестра больничных листов
- Образец реестра больничных листов
- Штраф за отсутствие реестра
- Обязательные сведения реестра
- Формат оформления реестра страховых случаев
- Предоставление сведений в ФСС в форме реестра
С некоторых пор ФСС всё чаще требует составить реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец заполнения или шаблон оформления которого не предоставляет. Во-первых, этот документ обязателен в регионах, участвующих в пилотном проекте по автоматизации документооборота и расчётов. Во-вторых, чиновники таким образом сверяют подлинность листков нетрудоспособности.
Форма реестра больничных листов
На уровне законодательства или подзаконных актов реестр больничных листов (РБЛ) не унифицируется. В 2008 г. ФСС предложил форму в Excel, однако особо её не афишировал и не требовал единого внешнего вида. С 2011 г. Фонд внедряет пилотный проект, для которого разработал структуру xml-файла. Однако и она не включает форматирование. Главное – передать в ФСС данные, доступные для машинной обработки. В пилотном проекте бумажная форма допустима только для организаций с численностью персонала до 25 чел. Остальные должны передавать сведения в электронном виде.
Свой образец оформления РБЛ ФСС предложил в рамках бесплатной программы по его созданию. Однако Фонд не ограничивает работодателей в выборе программного обеспечения: загружать электронный реестр всё равно нужно отдельно. Встроенной функции в ПО от ФСС нет. Более широкие возможности предоставляют бухгалтерские программы, однако прямая передача реестра там тоже не реализована. Как вариант, можно создать РБЛ своими силами при наличии ИТ-отдела в организации: xml-кодировка не так сложна.
Кто, как и когда заполняет реестр листков нетрудоспособности
Реестр подготавливается бухгалтерией. Ручная подготовка трудоёмка. Программа от ФСС бесплатна, но требует ручного ввода данных. Специальное ПО формирует РБЛ автоматически, но не всегда оправданно для малых предприятий и не всегда доработано. При создании РБЛ стоит учитывать, что существует журнал регистрации больничных листов. В нём практически те же самые графы, возможно, стоит объединить два перечня.
В регионах, не участвующих в пилотном проекте, можно как угодно заполнять реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец есть в интернете. Предоставлять РБЛ в этом случае нужно только по требованию Фонда. Однако некоторые отделения вводят свои инициативы для выявления фальшивых листков нетрудоспособности. При участии в пилотном проекте РБЛ обязателен. Регламентируется только техническая сторона представления данных, всё остальное – на усмотрение заполняющих.
Передача реестра больничных листов в ФСС в электронном виде
Фонд предпочитает работать с электронными версиями РБЛ, которые отправляются при помощи интернета. Те предприятия, которые ожидают возмещение ФСС, могут передавать документ лично. Хотя онлайн-отправка удобна обеим сторонам документооборота. Реестры принимаются там же, где форма 4-ФСС. На сайте не требуется регистрация, но необходима электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Учиться ей пользоваться необходимо в любом случае, поскольку к 2018-2020 гг. ФСС планирует автоматизировать большую часть документооборота по больничным листам.
Алгоритм передачи реестра больничных листов через интернет таков:
- РБЛ составляется в удобном формате, например, в специальном бухгалтерском ПО или просто в Excel;
- Переводится в формат, удобный для ФСС, можно использовать государственную программу; в некоторых коммерческих реализована выгрузка в нужном формате;
- Документ подписывается ЭЦП, шифруется. Для этого можно так же воспользоваться бесплатной программой или обратиться в удостоверяющий центр;
- Загружается на сайт ФСС, процесс подобен загрузке файлов в других онлайн-сервисах, в том числе на Яндекс.Диске.
По итогам загрузки предприятие получает квитанцию, если всё прошло успешно.
Добавить в «Нужное»
Актуально на: 26 сентября 2018 г.
Если работодатель обратился в ФСС за возмещением (возвратом), то сотрудники Фонда вправе затребовать документы, подтверждающие больничные расходы. В числе таких документов может быть запрошен реестр больничных листов.
Бланк реестра больничных листов
Утвержденного бланка реестра больничных листов нет. Поэтому работодатель вправе разработать собственную форму такого реестра.
В реестре листков нетрудоспособности имеет смысл указать следующие данные:
- фамилию, имя, отчество работников, которым были выданы больничные листы;
- СНИЛС работников;
- реквизиты больничных листов (номер, дата выдачи);
- периоды болезни;
- причины нетрудоспособности (код);
- количество календарных дней, пропущенных работниками по причине болезни;
- суммарное количество календарных дней больничного с начала года, если листок нетрудоспособности выдан работнику для ухода за больным ребенком или другим членом семьи;
- суммы пособия, выплачиваемые из средств работодателя;
- суммы пособия, выплачиваемые за счет средств ФСС.
Образец реестра больничных листов
Такой реестр может выглядеть следующим образом:
| № п/п | Дата подачи БЛ работодателю | ФИО работника | СНИЛС работника |
Стаж | Номер БЛ | Дата выдачи БЛ | Код причины нетрудоспособности | Период болезни | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| с | по | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Количество календарных дней болезни | Количество календарных дней с начала года, когда работник отсутствовал в связи с уходом за больным ребенком/членом семьи | Общая сумма пособия, руб. | Сумма пособия за счет средств работодателя, руб. | Сумма пособия за счет средств ФСС, руб. | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
Штраф за отсутствие реестра
Так как обязательное ведение реестра больничных листов законодательно не установлено, то и штрафа за отсутствие этого документа быть не должно.
Систематизация данных по случаям нетрудоспособности производится с помощью реестра больничных листов. Документ составляется в произвольной форме с указанием обязательных данных, позволяющих пользователям информации идентифицировать работника, страховой случай и выплаты по бюллетеню. Наличие реестра позволяет упростить камеральную проверку ФСС по бюллетеням.
Обязательные сведения реестра
Бланк документа не установлен на законодательном уровне. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму реестра, указав в ней достаточные для контроля выплат данные.
| Сведения документа | Пояснение |
| Фамилия, имя, отчество лица | Сведения заносят в соответствии с паспортом |
| Сведения о листе нетрудоспособности | Представляют данные о номере бюллетеня и причины возникновения страхового случая согласно кодировки документа |
| Информация о периоде нетрудоспособности | Указывают дату начала и конца заболевания, число дней нетрудоспособности с выделением дней, оплачиваемых предприятием |
| Выплачиваемые суммы | Отдельно показывают суммы, выплаченные за счет работодателя и за счет средств ФСС |
Выплаты, представленные в реестре, суммируются по итогам месяца.
Формат оформления реестра страховых случаев
Для формирования документа используется любой из имеющихся программных обеспечений – 1С, сопровождающие учет программы, специальные разработки системных администраторов. В конфигурациях 1С предусмотрены реестры для страховых случаев различного назначения – нетрудоспособности, выплатах пособий по уходу и рождению ребенка. Предприятия с малой численностью заполняют данные реестра в ручном режиме.
При составлении реестра: (нажмите для раскрытия)
- Документ подписывает главный бухгалтер предприятия. Подпись удостоверяется печатью организации. Заверение реестра подписью руководителя не является обязательным.
- Форма представляется как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
- Снимается потребность представления копий листов нетрудоспособности.
Реестр составляется на месячный период. Для листков нетрудоспособности, переходящих на следующий месяц, производится отдельная пометка о продолжении с указанием номера бюллетеня (Читайте также статью: → «Порядок обложения больничного листа налогом, расчет суммы НДФЛ»).
Предоставление сведений в ФСС в форме реестра
Предприятия, не участвующие в пилотном проекте ФСС, не несут обязанности по представлению реестра. Документ составляется по запросу регионального отделения фонда. Добровольно реестр представляется предприятиями при возмещении сумм из ФСС. При предъявлении выплаченных работникам сумм к возврату представление реестра позволяет упростить проверку документов и права на получение сумм. Реестры при возмещении страховых выплат представляются на каждый месяц отдельно.
В регионах, участвующих в пилотном проекте ФСС: (нажмите для раскрытия)
- Реестр пересылается в территориальное отделение (филиал) фонда.
- Бумажный носитель документа имеют право предоставлять организации с численностью менее 25 человек.
- Для пересылки реестра предприятию необходимо обладать ЭЦП.
ФСС не предъявляет особых требований к виду ПО для составления документа. Реестр представляется в удобном для предприятия формате Читайте также статью: → «Оформление больничного листа в 2020»).