Содержание
Добавить в «Нужное»
Обновление: 8 февраля 2017 г.
Трудовой кодекс РФ в ст. 65 обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия. Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.
Трудовая книжка — товар, иной актив или расход?
Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:
- в качестве товара, предназначенного для перепродажи работникам;
- в качестве МПЗ, предназначенных для управленческой деятельности организации;
- в качестве расходов организации.
Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.
Оценим перечисленные варианты с точки зрения соответствия их законодательным нормам.
Трудовая книжка — расход работодателя
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.
Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы.
Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».
Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам (Письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18) предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, – в качестве прочих доходов.
Учет движения бланков строгой отчетности в обязательном порядке должен осуществляться на забалансовом счете.
В таблице 1 показано, как отражаются в этом случае движение и стоимость формуляров трудовых книжек в бухгалтерском учете и соответствующие проводки:
Правила работы с Трудовыми книжками, а именно: учет, заполнения , хранение и выдача утверждены постановлением Правительства Российской Федерации №225 от 16.04.2003.
Согласно этих правил Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника. Каждая организация обязана вести записи, если сотрудник принят на основное место работы на срок более пяти дней (пункт 3).
Если сотрудник принимается на работу впервые, организация не позднее недельного срока обязана оформить трудовую книжку и внести в нее первые записи (пункт 9).
Существуют определенные правила заполнения: вся информация в документе должна отражаться на русском языке, на титульном листе даты прописываются буквенно-цифровым способом, на вкладышах – цифровым. Любая запись вносится только на основании приказа руководителя и с точным указанием статей Трудового Кодекса. Сокращения не допускаются.
Согласно пункта 40 «Правил», при оприходовании данных документов в кассе оформляются
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Бухгалтерские проводки:
Дт 10 Кт 60 (76.05) – на сумму стоимости трудовой книжки без НДС
Дт 19.03 Кт 60 (76.05) – на сумму НДС
Дт 68.02 Кт 19.03 – НДС поставлен к вычету
Связанный курс
1С: Зарплата и управление персоналом (полный курс)
Заполнять бланки трудовых книжек необходимо очень аккуратно, т.к. если бланк будет испорчен списать его на расходы для целей налогообложения не получится.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Организация обязана иметь достаточное количество бланков трудовой книжки.
При выдаче трудовой книжки вновь принятому сотруднику бухгалтер должен сделать следующие проводки:
Дт 50 (51,70) Кт 73 – отражена оплата сотрудников стоимости Трудовой книжки (с НДС)
Дт 73 Кт 91.01 — отражен доход от передачи Трудовой книжки сотруднику (с НДС)
Дт 91.02 Кт 10 – списана себестоимость Трудовой книжки
Дт 91.02 Кт 68.02 – исчислен НДС к уплате по реализации Трудовой книжки сотруднику
Информацию на странице ищут по запросам: Курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих
Бухгалтерские услуги, Декларация НДС, Декларация на прибыль, Ведение бухгалтерского учета, Отчетность в налоговую, Бухгалтерские услуги Красноярск, Внутренний аудит, Отчетность ОСН, Отчетность в статистике, Отчетность в Пенсионный Фонд, Бухгалтерское обслуживание, Аутсорсинг, Отчетность ЕНВД, Ведение бухгалтерии, Бухгалтерское сопровождение, Оказание бухгалтерских услуг, Помощь бухгалтеру, Отчетность через интернет, Составление деклараций, Нужен бухгалтер, Учетная политика, Регистрация ИП и ООО, Налоги ИП, 3-НДФЛ, Организация учета
Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.
Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.
В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:
- в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
- в качестве расходов работодателя.
Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.
Трудовая книжка – актив организации
1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41
Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.
Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:
- товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
- реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
- работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.
2) Как материалы с использованием счета 10
В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.
Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).
Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.
Обратите внимание: компании, применяющие УСН, не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.
Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.
Примечание:
В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.
Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.
Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.
Проводки в бухгалтерском учете:
|
Дт |
Кт |
|
|
10 (41) |
60 |
Приобретенные формуляры учтены как МПЗ |
|
19 |
60 |
Отражён НДС, предъявленный продавцом бланков |
|
006 |
Формуляры приняты на хранение как БСО | |
|
91 (90) |
10 (41) |
Стоимость оформленных бланков учтена в составе расходов |
|
91 (90) |
68 |
Начислен НДС со стоимости выданных формуляров трудовых книжек (вкладышей) |
|
006 |
Списаны трудовые книжки (вкладыши), оформленные работникам | |
|
73 |
91 (90) |
Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании |
|
70 (50) |
73 |
Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу предприятия) |
Если локальным актом организации установлено, что компенсация за формуляры труд. книжек и вкладышей к ним с работников не взимается или произошли чрезвычайные обстоятельства, вследствие которых работодатель обязан выдать бланки безвозмездно, списание производится следующими проводками:
|
Дт |
Кт |
|
|
91 |
10 (41) |
Списана стоимость формуляров, выданных безвозмездно |
|
91 |
68 |
Начислен НДС с безвозмездной передачи формуляра сотруднику |
|
006 |
Списан бланк трудовой книжки (вкладыша) |
Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен кадровым сотрудником компании в процессе заполнения, в бухучете делаются следующие записи:
|
Дт |
Кт |
|
|
91 |
10 (41) |
Списана стоимость испорченного формуляра |
|
19 |
68 |
Восстановлен НДС, который ранее был принят к вычету |
|
91 |
19 |
Списан восстановленный НДС |
|
006 |
Списан испорченный бланк трудовой книжки (вкладыша) |
В ситуациях, когда плата за бланк с работника не взимается, предприятие не имеет права учитывать в составе расходов по налогу на прибыль ни стоимость формуляров, ни НДС, исчисленный с безвозмездной передачи бланка сотруднику.
Таким образом, возникает разница между налоговым и бухгалтерским учетом, которая отражается как постоянное налоговое обязательство:
|
Дт |
Кт |
|
|
99 |
68 |
Отражено постоянное налоговое обязательство по налогу на прибыль |
Кроме того, если бланк был передан на безвозмездной основе, то его стоимость признается доходом работника в натуральной форме, и работодатель, как налоговый агент, обязан рассчитать и удержать НДФЛ (письмо Минфина от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367).
Примечание: существует иная точка зрения по данному вопросу, в соответствии с которой трудовая книжка, как личный документ, не может участвовать в гражданском обороте (такая норма применяется к паспорту, диплому об образовании и т. д.). Получается, что при оформлении бланка на имя работника работодатель право собственности утрачивает, а сотрудник его не приобретает.
При этом, поскольку работник не может купить бланк самостоятельно в обход работодателя, оценить полученную экономическую выгоду, которая могла бы быть признана доходом гражданина, в соответствии с НК РФ не представляется возможным. Следовательно, объекта обложения НДФЛ в данном случае не возникает.
Есть и более безопасный вариант: квалифицировать безвозмездную передачу труд. книжки работнику как дарение. Договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. При этом доход в виде подарка стоимостью до 4000 руб. в год НДФЛ не облагается.
Трудовая книжка – расход организации
В данном случае мнения Минфина отражены в следующих официальных разъяснениях:
- письмо от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305;
- письмо от 29.01.2008 № 07-05-06/18 (рекомендации аудиторским организациям),
согласно которым работодатель приобретает формуляры не для дальнейшей реализации, а выступает в качестве посредника между работником и продавцом бланков. Таким образом, право собственности на бланки у работодателя не возникает.
При этом предоставление трудовой книжки (вкладыша) сотруднику нельзя квалифицировать как оказание услуги.
Поэтому стоимость бланков предлагается сразу учитывать в составе прочих расходов, а компенсацию, полученную за формуляры от сотрудников, включать в прочие доходы.
Следовательно, в бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи:
|
Дт |
Кт |
|