Справочник Бухгалтера

Процедура увольнения сопровождается оформлением большого объема документации. Часть ее остается в организации, а другая часть передается работнику. Работнику важно собрать полный комплект документов для последующего трудоустройства. Но важно, чтобы подтвердить действительную выдачу документов, поэтому необходимо правильно организовать эту процедуру. Рассмотрим, что может быть подтверждением о выдаче документов при увольнении.

Нормативное регулирование выдачи документов при увольнении

В «Трудовом кодексе Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора, который отражает вопросы выдачи документов при увольнении работника независимо от вида окончания трудовых отношений.

Пакет документов, выдаваемых при увольнении

Увольнение работника оформляется приказом (распоряжением) о прекращении трудовых отношений с работодателем, с которым увольняющийся должен быть ознакомлен под подпись. В последний рабочий день работнику обязательно выдаются следующие документы:

• Трудовая книжка по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
• Справка о сумме заработка за два предшествующих года, по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (для осуществления выплат страхового обеспечения в случае временной нетрудоспособности и в связи с материнством)
• Сведения по страховым взносам ОПС (выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, которые потребуются при оформление работником пенсии)
• Личная медицинская книжка (если специфика работы предусматривает прием на работу при ее наличии)

Читайте также статью ⇒ Какие документы выдать при увольнении в 2020.

Документы, выдаваемые при увольнении по запросу

При этом работник может получить дополнительные документы по письменному запросу. К ним относятся:

• Расчетный лист
• Справка по форме 2-НДФЛ
• Справка для пособия по безработице
• Копии приказов, связанных с трудовой деятельностью

Расписка о получении документов при увольнении

Так, рассмотрев комплект документов, которые работодатель выдает работнику при увольнении, важно отметить, что нужно подтвердить действительность получения этих документов. Сроки выдачи и трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ. За хранение трудовой книжки в период работы полностью отвечает работодатель, поэтому он регистрирует и в журнале и хранит в сейфе. Получение трудовой книжки сопровождается следующим образом: работник расписывается в приказе (распоряжении) об увольнении, получает трудовую, ставит подпись в журнале (книге) регистрации трудовых книжек и непосредственно в трудовой книжке, а также в личной карточке работника.

Выдача справок, обязательных к выдаче, сопровождается подписью в журнале заявок о выдаче справок (если он имеется), но в связи с тем, что они являются обязательными, то заявку на нее делать не нужно. А подтверждение о получении справок необходимо организовать посредством разработки локального документа (на усмотрение работодателя), где отражаются все документы, подготовленные к увольнению.

Работнику необходимо написать от руки расписку разборчивым почерком без помарок и исправлений. В дальнейшем эта расписка подшивается к личному делу работника.

Расписка составляется в произвольной форме и должна содержать следующую информацию (реквизиты):

• наименование организации, где составлена расписка
• наименование документа, где отражается уточнение, о чем составлен документ (например, расписка о получении документов при увольнении)
• дата написания расписки (последний рабочий день на данном месте работы)
• текст о получении документов (с перечислением документов и справок)
• подпись и расшифровка подписи работника

Пример расписки о получении документов при увольнении

ООО «Альфа и омега»

Г. УФА

РАСПИСКА

о получении документов при увольнении

05.02.2018 г.

Я, Алексеева Светлана Андреевна, при увольнении подтверждаю получение на руки следующих документов:

1. Трудовая книжка

2. Справка о сумме заработка за два предшествующих года N 182н

3. Выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Алексеева (С.А. Алексеева)

Расписка защитит руководителя в ситуации, если работник заявит о том, что документов не получал посредством предоставления ему расписки, а также при проверках со стороны государственной инспекции труда. Также можно в расписке указать информацию о том, что работник получил документы и претензий не имеет.

Читайте также статью ⇒ Особенности увольнения по инициативе работодателя

Скачать образец расписки о получении трудовой книжки на руки

Типичные ошибки

Ошибка №1: В ходе заполнения трудовой книжки была обнаружена ошибка в записи. В связи с тем, что требуется время на исправление ошибки, пригласили работника для получения документа на следующий день и попросили написать расписку о получении документов. Работник отказывается. Кто прав?

Комментарий: Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику при увольнении в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Задержка выдачи документов ведет к материальной ответственности со стороны работодателя (в размере недополученного заработка).

Ошибка №2: Документы увольняющегося были переданы непосредственному руководителю, который пообещал взять расписку о получении документов, но не принес по причине потери. Что делать в данной ситуации?

Комментарий: В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ такие документы необходимо передавать только лично. А расписка – это документ, который не является обязательным, а вводится на усмотрение работодателя для защиты от различных проверок.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Что делать, если увольняющийся отказывается ставить подпись в журнале о движении трудовых книжек?

Ответ: В этом случае составляется акт об отказе в подписи в документах и подписывается двумя свидетелями.

Вопрос №2: Сложилась ситуация, когда необходимо оформить передачу трудовой книжки родственникам умершего работника. Как быть?

Ответ: Подпись в документах ставить родственник, получающий документы. При этом для подтверждения факта смерти необходимо сделать копию свидетельства о смерти

Вопрос №3: Расписку рекомендуют оформлять в рукописной форме, но работники не желают тратить время на написание от руки, ссылаясь на новые технологии. Можно ли разработать форму расписки в электронной форме?

Ответ: Нормативных документов для формирования расписок нет, вся информация носит рекомендательный характер, поэтому есть возможность разработать и в электронной форме. Обязательна информация о том, что работник подтверждает получение документов собственноручной подписью и датой.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Передачу документов от одного лица другому рекомендуется сопровождать составлением соответствующей расписки. Данный документ может применяться как в отношениях между рядовыми гражданами, так и при передаче каких-либо бумаг в государственные и коммерческие структуры – налоговую инспекцию, регистрационные службы, внебюджетные фонды, банковские кредитные учреждения и т.п.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк расписки в получении документов .docСкачать образец расписки в получении документов .doc

Для чего нужна расписка

Расписка в получении документов – это письменное свидетельство того, что те ли иные официальные бумаги были переданы от одного человека другому.

Применять расписку допустимо вне зависимости от того, является ли принимающее лицо сотрудником какой-либо организации или простым гражданином РФ.

С того момента, как документы переходят в другие руки, ответственность за их сохранность перекладывается на принявшего их человека.

В некоторых случаях расписка в получении документов является обязательной (обычно, когда речь идет о государственных учреждениях), а иногда – добровольной, хотя и рекомендованной.

При этом, пренебрегать составлением расписки, если по каким-то причинам понадобилось передать кому-либо свои документы, все же не стоит – дело в том, что при порче или утрате указанных в расписке бумаг, восстанавливать их, ровно как и оплачивать различные штрафы и государственные пошлины, должен будет непосредственный виновник.

Особенно это важно, если были переданы такие важные бумаги, как:

• личные документы (паспорты, свидетельства о рождении, СНИЛСы, ИНН и пр.);
• свидетельства о праве на недвижимость;
• свидетельства о постановке на учет в налоговую и т.п.

Не надо забывать и о том, что в ситуациях, когда между сторонами, участвовавшими в составлении расписки, возникают споры и конфликты, в результате которых кто-то из них решает обратиться в суд, именно расписка становится той официальной бумагой, которая доказывает факт передачи документов.

Когда чаще всего используется документ

Обстоятельств, по которым требуется передать какие-либо документы в чужие руки, находится немало:

• регистрация по месту жительства;
• купля-продажа недвижимости;
• взаимодействие с налоговыми органами по различным вопросам;
• передача права на представительство своих интересов в различных учреждениях другому гражданину;
• получение кредита в банке и т.д.

Надо сказать, что иногда передача документов оформляется актом приема-передачи, но обычно такая практика используется в отношениях между юридическими лицами (предприятиями и организациями), хотя суть и структура обоих документов по большей части очень похожи и обладают они практически равнозначной юридической силой.

Кто пишет расписку

Формирование расписки всегда происходит от лица человека, который принимает документы – именно его персональные данные указываются в бланке расписки.

Надо ли заверять у нотариуса

Обязанность по удостоверению расписки в получении документов у нотариуса в законодательстве РФ не прописана, поэтому в каждом случае стороны самостоятельно решают, надо ли им это делать.

Мы отметим лишь то, что факт наличия автографа работника нотариальной конторы придает расписке весомое значение, поэтому пренебрегать ею не стоит, особенно если документы передаются не в официальные государственные органы, а на руки гражданину РФ.

Некоторое неудобство здесь представляют лишь временные затраты и дополнительные денежные расходы.

Свидетели. Нужны ли они?

Некоторые люди, при передаче кому-либо своих документов, предусмотрительно заручаются поддержкой свидетелей. Таковыми могут выступать любые незаинтересованные лица (совершеннолетние и дееспособные), информация о которых также вносится в расписку (их ФИО, паспортные данные и адрес прописки).

Своими подписями свидетели подтверждают то, что те или иные бумаги были переданы именно в том количестве и состоянии, которые указаны в расписке.

Таким образом, в определенном роде, свидетели выполняют роль нотариуса.

Как составить и оформить расписку

Если вам понадобилось составить расписку в получении документов, воспользуйтесь приведенными ниже советами и обратите внимание на наш образец.

Общие сведения

Расписка в получении документов формируется в простой письменной форме в произвольном виде на обычном листе бумаги или на фирменном унифицированном бланке (если документы принимаются в государственной или коммерческой организации).

Допускается печатать расписку и на компьютере, но если речь идет о физических лицах, то такой способ оформления не самый лучший, поскольку в случае возникновения разногласий между сторонами провести почерковедческое исследование будет затруднительно.

Содержание расписки на передачу документов

1. В содержании расписки обязательно должны быть указаны:
   • дата и место ее составления;
   • фамилия-имя-отчество человека, который принимает документы, его паспортные данные, адрес регистрации и места проживания;
   • точно также в расписку вносятся сведения о том, кто отдает бумаги.
2. Далее вписывается тип передаваемых документов – здесь важно написать не только их наименование, но и номер (если таковой имеется) и прочие идентификационные характеристики – при желании эту часть бланка можно оформить в виде таблицы.
3. Важно отметить и то, для каких целей передаются документы, в каком количестве и на скольких листах, а также то, когда они должны быть возвращены владельцу.
4. В завершение расписку следует заверить автографом человека, который берет документы (при этом надо удостовериться в том, что подпись соответствует той, что стоит в его паспорте) и подписями свидетелей, если они присутствовали при передаче документов.

Расписка, как правило, делается в единственном экземпляре и остается на руках у того, кто передавал документы. После того, как бумаги будут возвращены, во избежание дальнейших недоразумений, расписку следует отдать тому, кто ее писал.