Расходы на корпоративные мероприятия

Содержание

Является ли выплата работникам денежной компенсации за занятие спортом обязательной для работодателя? Каков порядок документального оформления мероприятий по улучшению условий труда и финансового положения компании? Как признаются расходы на мероприятия по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков в бухгалтерском учете? Надо ли удерживать НДФЛ с доходов сотрудников организации, возникающих при проведении мероприятий, направленных на развитие физкультуры и спорта в трудовых коллективах? Какие разъяснения по данным вопросам поступили со стороны контролирующих органов? Обо всем этом вы узнаете из представленной статьи.

Правовое регулирование вопроса о проведении мероприятий по развитию физической культуры и спорта в трудовых коллективах

Понятие условий труда установлено положениями ст. 209 ТК РФ. Так, под условиями труда следует понимать совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника.
На основании ст. 22 ТК РФ в состав обязанностей работодателя входят, в частности:
— обеспечение безопасности и условий труда, соответствующих государственным нормативным требованиям охраны труда;
— обеспечение бытовых нужд работников, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.
Таким образом, обязанность работодателя по созданию нормальных условий труда закреплена нормами законодательства.
Непосредственно обязанность работодателя обеспечить безопасные условия и охрану труда работников установлена в ст. 212 ТК РФ. Для выполнения этой обязанности необходимо ежегодно проводить за свой счет мероприятия по улучшению условий и охраны труда.
Согласно ст. 226 ТК РФ типовой перечень ежегодно реализуемых работодателем за счет указанных средств мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков устанавливается федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда. В настоящее время действует Перечень <1>, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н. Напомним, что с 8 июля 2014 г. названный Перечень действует в редакции Приказа Минтруда России от 16.06.2014 N 375н «О внесении изменения в Типовой перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков».
———————————
<1> Типовой перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению профессиональных рисков.

В п. 32 Перечня включены мероприятия по развитию физической культуры и спорта в трудовых коллективах, в том числе:
— компенсация работникам оплаты занятий спортом в клубах и секциях;
— организация и проведение физкультурных и спортивных мероприятий, в том числе по внедрению ГТО, включая оплату труда методистов и тренеров, привлекаемых к выполнению данных мероприятий;
— организация и проведение физкультурно-оздоровительных мероприятий (производственной гимнастики, ЛФК с работниками, которым по рекомендации врача и на основании медосмотров показаны занятия ЛФК);
— приобретение, содержание и обновление спортивного инвентаря;
— устройство новых или реконструкция имеющихся помещений и площадок для занятий спортом;
— создание и развитие физкультурно-спортивных клубов, организованных в целях массового привлечения граждан к занятиям физкультурой и спортом по месту работы.
Конкретный перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков определяется работодателем исходя из специфики его деятельности. Соответствующее уточнение содержится в сноске к Перечню. О необходимости разработки конкретного перечня мероприятий сказано и в Письме Минфина России от 24.03.2014 N 03-03-06/2/12697.

К сведению. Финансирование мероприятий по улучшению условий и охраны труда работодателями (за исключением государственных унитарных предприятий и федеральных учреждений) осуществляется в размере не менее 0,2% суммы затрат на производство продукции (выполнение работ, оказание услуг) (ч. 3 ст. 226 ТК РФ). При этом работник не несет расходов на финансирование мероприятий по улучшению условий и охраны труда (ч. 5 ст. 226 ТК РФ).

Следует помнить, что при отсутствии разработанного организацией годового плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда работодатель может быть привлечен к административной ответственности. В соответствии со ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ возможны:
— наложение штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
— приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.
Судебная практика подтверждает правомерность привлечения работодателей к ответственности за такое правонарушение (Решения Верховного суда Республики Карелия от 11.04.2014 N 21-153/2014, Пермского краевого суда от 17.07.2014 N 7-891-2014-21-539-2014).
Является ли выплата работникам денежной компенсации за занятие спортом обязательной для работодателя? Работодатели выбирают мероприятия с учетом специфики деятельности организации, ее финансового состояния и норматива расходов. При этом они не обязаны проводить все перечисленные в Перечне мероприятия. То есть работодатели вправе, но не обязаны выбирать среди мероприятий по улучшению условий и охраны труда компенсацию оплаты работникам занятий спортом или приобретение спортинвентаря.
Каков порядок документального оформления мероприятий по улучшению условий труда и финансового положения компании? Объем документооборота будет зависеть от количества мероприятий, предусмотренных в годовом плане. Обязательными являются:
— план мероприятий и смета расходов;
— служебная записка (бухгалтерская справка) о минимальной сумме расходов на улучшение условий и охраны труда. Расчет минимальной величины расходов производится на год по данным бухгалтерского учета за предшествующий год;
— приказ о проведении мероприятий по улучшению условий труда и утверждении суммы расходов.
В случае если работодатель выберет из Перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда компенсацию оплаты занятий спортом в клубах и секциях, необходимо будет разработать отдельный документ, в котором будут конкретизированы:
— перечень должностей сотрудников, которым будет выплачиваться компенсация;
— размер компенсации (единый для всех или дифференцированный в зависимости от должности, условий труда работников и т.п.);
— наименование спортивного учреждения или виды спортивных занятий;
— порядок подтверждения работником расходов на занятие спортом (договор со спортивным учреждением, документ об оплате занятий) и т.д.
Каков порядок признания расходов на проведение мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков в бухгалтерском учете? Так как обязанность по проведению таких мероприятий закреплена нормами законодательства, расходы на их оплату работодателем относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 <2>) и отражаются на счетах учета затрат: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д.
———————————
<2> ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

Удержание НДФЛ с доходов сотрудников организации, возникающих при реализации спортивных мероприятий

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Налоговым законодательством доход определяется как экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ (ст. 41 НК РФ).
Вопрос об обложении НДФЛ доходов сотрудников организации, возникающих при проведении мероприятий, направленных на развитие физкультуры и спорта в трудовых коллективах, был рассмотрен Минфином в Письме от 20.11.2014 N 03-04-06/59070.
Финансисты напомнили, что перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, содержится в ст. 217 НК РФ. При этом положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм возмещения работодателем работникам оплаты занятий спортом в клубах и секциях, указанная статья не содержит, такие доходы подлежат обложению НДФЛ в общем порядке.
Вместе с тем специалисты финансового ведомства обратили внимание на п. 10 ст. 217 НК РФ. Согласно данному пункту не подлежат обложению НДФЛ суммы, уплаченные работодателями за оказание медицинских услуг своим работникам, оставшиеся в распоряжении работодателей после уплаты налога на прибыль организаций.
В соответствии с п. 4 ст. 2 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан» медицинская услуга представляет собой медицинское вмешательство или комплекс медицинских вмешательств, направленных на профилактику, диагностику и лечение заболеваний, медицинскую реабилитацию и имеющих самостоятельное законченное значение. В свою очередь, медицинская реабилитация включает в себя в том числе проведение занятий лечебной физкультурой (п. 6 Порядка организации медицинской реабилитации, утвержденного Минздравом России от 29.12.2012 N 1705н). Таким образом, оплата организацией оказания работникам такой медицинской услуги, как проведение занятий лечебной физкультурой, освобождается от обложения НДФЛ на основании п. 10 ст. 217 НК РФ.
Кроме того, Минфин отметил, что сама по себе реализация организацией-работодателем иных мероприятий, предусмотренных п. 32 Перечня, направленных на развитие физической культуры и спорта в трудовых коллективах, таких как приобретение, содержание и обновление спортивного инвентаря, устройство новых и (или) реконструкция имеющихся помещений и площадок для занятия спортом, создание и развитие физкультурно-спортивных клубов, организованных в целях массового привлечения граждан к занятию физической культурой и спортом по месту работы, не приводит к возникновению у сотрудников организации экономической выгоды (дохода), предусмотренной ст. 41 НК РФ.
При организации и проведении мероприятий по сдаче Всероссийского физкультурно-спортивного комплекса «Готов к труду и обороне» (ГТО), носящих разовый характер, экономическая выгода (доход), предусмотренная ст. 41 НК РФ, у сотрудников организации также не возникает.
В иных случаях при безвозмездном использовании сотрудниками физкультурных или спортивных объектов организация в целях выполнения обязанностей налогового агента должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой сотрудниками.

Обратите внимание! Если при реализации спортивных мероприятий отсутствует возможность персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником, доход, подлежащий обложению НДФЛ, не возникает.

В Письме от 30.01.2015 N 03-04-06/3511 Минфин в очередной раз указал на необходимость удерживать НДФЛ с сумм компенсации работникам стоимости занятий в спортивных клубах и секциях. При этом чиновники подчеркнули, что, по их мнению, квалификация такой компенсации в качестве расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей, является необоснованной.

К сведению. Работодателям надо также начислять страховые взносы с суммы компенсации работникам оплаты занятия спортом. Дело в том, что ни ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, ни ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ не предусмотрено освобождение от начисления страховых взносов с такой компенсации.

Признание расходов на занятие спортом в целях налогообложения прибыли

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода. Согласно пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ, расходы на гражданскую оборону в соответствии с законодательством РФ, а также расходы на лечение профессиональных заболеваний работников, занятых на работах с вредными или тяжелыми условиями труда, расходы, связанные с содержанием помещений и инвентаря здравпунктов, находящихся непосредственно на территории организации.

Вопрос: Каков порядок учета расходов на приобретение, содержание и обновление спортивного инвентаря, устройство и реконструкцию помещений и площадок для занятия спортом при исчислении налога на прибыль?

В Письме от 13.03.2015 N 03-03-06/1/13412 Минфин отметил, что на основании п. 29 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, на посещение культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, оплату подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу, и оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.
Учитывая нормы п. 1 ст. 252, пп. 7 п. 1 ст. 264, п. 29 ст. 270 НК РФ, Минфин пришел к выводу: расходы, связанные с приобретением, содержанием и обновлением спортивного инвентаря, а также с устройством новых и (или) реконструкцией имеющихся помещений и площадок для занятий спортом, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Ранее в Письме от 13.11.2014 N 03-03-06/1/57298 Минфином был рассмотрен вопрос о возможности учесть для целей налога на прибыль суммы компенсации работникам оплаты занятий спортом в клубах и секциях. В ответе чиновники указали, что на основании п. 29 ст. 270 НК РФ для целей налогообложения прибыли организаций не учитываются расходы на оплату занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников. Аналогичный вывод содержится в Письме Минфина России от 31.10.2014 N 03-03-06/1/55280.
О том, что расходы на проведение мероприятий по развитию физической культуры и спорта не участвуют при расчете налога на прибыль, говорилось и в Письмах Минфина России от 01.12.2014 N 03-03-06/1/61234, от 31.10.2014 N N 03-03-06/1/55433, 03-03-06/1/55385, от 30.10.2014 N 03-03-06/2/54994, от 29.10.2014 N 03-03-06/1/54903, от 17.10.2014 N 03-03-06/1/52376.

В заключение перечислим основные моменты, связанные с реализацией мероприятий по развитию физической культуры и спорта в трудовых коллективах:
— работодатель вправе, но не обязан компенсировать работникам стоимость занятий спортом;
— суммы возмещения работодателем работникам оплаты занятия спортом в клубах и секциях подлежат обложению НДФЛ. Однако, если при реализации спортивных мероприятий невозможно персонифицировать расходы и оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником, доход, подлежащий обложению НДФЛ, не возникает;
— расходы на приобретение, содержание и обновление спортивного инвентаря, устройство и реконструкцию помещений и площадок для занятия спортом, а также суммы компенсации работникам оплаты занятий спортом в клубах и секциях не учитываются при исчислении налога на прибыль.

Составлением бюджета, как правило, занимается сотрудник HR-службы, иногда вместе с бухгалтером.

Экономить на корпоративных мероприятиях, отменяя их или сводя к посиделкам в офисе, не стоит — так снижается лояльность сотрудников и их вовлеченность в рабочий процесс.

В статье мы расскажем, как оптимизировать расходы на праздники и что обязательно нужно учесть при составлении бюджета.

Ниже будет несколько олдскульных скриншотов и возможность скачать пример сметы.

Этапы составления бюджета

Алгоритм составления бюджета состоит из 5 шагов. Работайте над сметой поэтапно — и вы ничего не упустите.

1. Ориентируемся на цель и формат мероприятия

Вы проводите внутренний праздник только для сотрудников или внешний для клиентов и партнеров? Банкет с богатым столом или тематическую вечеринку?

Исходя из формата мероприятия, вы сможете составить примерный список того, на что нужно будет потратить деньги.

2. Определить число приглашенных

Праздник для всех сотрудников или только одного отдела? Сотрудники будут одни или с членами семьи/супругами? Сколько партнеров, клиентов, представителей СМИ будет на мероприятии?

От числа сотрудников будет зависеть сумма потраченных средств.

3. Определиться с границами бюджета

Желательно заранее знать, сколько денег компания может выделить на организацию праздника.

Иногда бюджет на корпоративные мероприятия закладывается раз в год. Тогда стоимость праздника рассчитывается заранее с учетом числа и масштаба ежегодных мероприятий. В этом случае у вас будет конкретная сумма, на которую вы сможете ориентироваться еще при определении цели и формата мероприятия.

Бывает так, что в компании нет выделенного бюджета. И он формируется непосредственно под мероприятие за несколько месяцев до его проведения. Тогда стоит уточнить верхний предел суммы, за который выходить не стоит. Также заранее стоит узнать, есть ли у компании возможность найти резервные средства в случае превышения лимита.

Выражение лица, когда хочешь и можешь потратить кучу денег

4. Составить смету расходов

В смете должны быть отражены основные и дополнительные расходы. Обязательно учитывайте каждый пункт, на который могут быть потрачены средства.

Сначала подберите несколько площадок, подходящих для проведения праздника, выясните стоимость аренды, меню, обслуживания. После этого найдите ведущего и артистов, выберите, что конкретно будет входить в вашу праздничную программу и узнайте, сколько это стоит. В конце посчитайте транспортные расходы, оплату услуг персонала, оформление и другие мелкие, но важные детали будущего праздника.

5. Согласовать бюджет у руководства

Согласование бюджета у руководителя — финальный этап перед подготовкой к празднику. Затем смета направляется в бухгалтерию для того, чтобы компания могла выделить нужную сумму и зафиксировать ее в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Основные статьи расходов

Независимо от формата праздника, в число основных расходов входит площадка для проведения мероприятия, праздничная программа, услуги персонала, еда и напитки, фото и видеосъемка, сувенирная продукция, транспортные расходы.

Рассмотрим основные статьи затрат подробнее.

Площадка и её оформление

Аренда площадки — весомая часть затрат на корпоративный праздник. Вам нужно будет арендовать зал нужной площади или найти место на свежем воздухе с учетом количества сотрудников, формата мероприятия и других факторов.

Отдельная статья бюджета — оформление площадки. Иногда достаточно стандартного праздничного украшения зала флористическими композициями или баннерами. Для тематических вечеринок могут быть нужны сложные и дорогие декорации.

Статьи расходов вносятся по приоритетности

Узнать стоимость аренды легко у представителей площадки. Начать поиск лучше за 1 месяц до нужной даты, а если мероприятие проводится в период праздников, то за 3-4 месяца.

Меню и кейтеринг

Бюджет на меню зависит от того, что вы организуете: фуршет, банкет или кофе-брейк. Даже на тимбилдинге или корпоративных играх нужно подумать о том, чем сотрудники смогут перекусить в перерыве.

При составлении бюджета не нужно знать точное праздничное меню, достаточно сообщить представителям заведения число человек и примерные пожелания. Вам озвучат несколько вариантов меню и их среднюю стоимость за одного приглашенного. Цена обслуживания банкета или фуршета составляет примерно 10% от общей цены заказа.

В случае, если на выбранной площадке не предусмотрено приготовление и подача еды — нужно заказывать кейтеринг. Кейтеринговые компании также предлагают на выбор несколько вариантов меню с разным средним чеком. Стоимость кейтерингового обслуживания вырастет, если нужно организовать выезд персонала за город.

Оборудование

Для проведения мероприятия вам понадобится звуковое и осветительное оборудование. Поэтому в расходы надо включить оплату его аренды и транспортировки. Иногда нужно отдельно оплачивать аренду оборудования, которое есть на площадке — уточните, входит ли возможность его использования в стоимость помещения или нет.

Активности

Организация специальных стоек, интерактивных элементов, квестов — отдельная строка расходов. Нужно детально расписать, чем будут заняты ваши сотрудники и указать стоимость каждого развлекательного элемента.

Например, аренда звукового оборудования обойдется в сумму от 20 000 ₽. А оснащение фотозоны с костюмерной и услугами профессионального фотографа будет стоить в районе 150 000 ₽. Если вы захотите устроить мастер-класс, то цена будет определяться с учетом количества приглашенных сотрудников, используемого реквизита и других факторов.

Праздничная программа

На организацию праздничной программы может уйти значительная часть корпоративных средств. Важную роль в проведении праздников играет ведущий.

Гонорар хорошего ведущего без медийной известности начинается от 50 000 ₽. Вне праздничного периода услуги могут обойтись дешевле. Если вы хотите пригласить в качестве ведущего известную личность, готовьтесь к расходам от 500 000 ₽ за вечер.

Стоимость выступлений артистов также зависит от их популярности. Гонорар известных артистов и певцов начинается от 12 000 € за 45 минут выступления. Различные небольшие шоу-программы, например выступление иллюзионистов, обойдутся в сумму от 40 000 ₽.

Расходы на персонал

Обязательно заказывают фото- и видеосъемку мероприятия — работа фотографа стоит от 30 000 ₽ за несколько часов съемки.

В расходы может быть включена работа диджея, актеров-аниматоров, развлекающих гостей в промежутках между конкурсами или шоу, аренда костюмов, питание персонала и прочее.

Расходы удобно сгруппированы по категориям

Транспортные расходы

Платить за транспорт придется на выездных мероприятиях. Вам нужно будет доставить на место и обратно собственных сотрудников, а также оплатить доставку оборудования, выезд артистов и обслуживающего персонала.

На мероприятии с алкоголем стоит предусмотреть расходы на такси — может случиться так, что некоторые сотрудники не смогут добраться до дома самостоятельно.

При приглашении сотрудников из других регионов нужно будет оплатить не только их дорожные расходы, но и затраты на проживание, а также командировочные.

Подарки

В некоторых компаниях сотрудникам принято дарить подарки на Новый год и другие крупные праздники. Бюджет на такие сувениры стоит выделить в отдельную строку. Также могут понадобиться деньги на покупку призов, если мероприятие будет проходить в формате конкурса или лотереи.

Дополнительные расходы

К дополнительным расходам можно отнести затраты на PR-кампанию, если праздник подразумевает приглашение партнеров и клиентов, или нужна будет дополнительная реклама мероприятия.

Также могут потребоваться услуги охранной компании, если праздник пройдет на площадке, где нет собственной охраны. Иногда нужны пригласительные или лотерейные билеты, печать буклетов и прочее.

Своими руками или через event-агентство

Организовать масштабное мероприятие сложно — вам придется взаимодействовать с несколькими подрядчиками, и если хоть кто-то из них не выполнит обязательства, то праздник окажется под угрозой. В event-агентствах есть свои базы надежных подрядчиков, а вам придется общаться только с представителем агентства. Кроме этого, вам предложат несколько вариантов программы с учетом суммы, которую компания готова выделить на корпоративное мероприятие.

В комплекс услуг, которые оказывают event-агентства, обычно входит организация праздничной программы, оформление, техническое обеспечение мероприятия, кейтеринг и ряд других услуг. Агентское вознаграждение в среднем составляет 10% от общего праздничного бюджета.

Агентское вознаграждение и итоговая сумма

Подготовить корпоратив самостоятельно не всегда дешевле, чем с помощью event-агентства, зато всегда сложнее. Когда праздник организуют собственные сотрудники фирмы, часто получается так, что они отвлекаются от своих повседневных обязанностей, что сказывается на качестве их работы. А непрофессиональная организация и сбои в программе могут привести к непредвиденным расходам. Кроме этого, представители агентства в курсе всех «подводных камней», которые могут ждать вас при общении с подрядчиками. Например, скрытых наценок или навязанных, ненужных в вашем случае, услуг.

На чем можно сэкономить

Прежде чем искать, на чем сэкономить, важно определиться с приоритетными расходами и теми, которые можно сократить. Для этого вспоминаем цель корпоратива.

Например, если нужно максимально громкое мероприятие, которое привлечет внимание прессы и впечатлит партнеров — не стоит экономить на шоу-программе и оформлении зала. Для небольшого праздника внутри компании можно сэкономить на элементах зрелищности, уделив внимание пользе мероприятия для сотрудников и фирмы.

Корпоративное мероприятие без цели — деньги на ветер

Основные статьи расходов, на которых можно сэкономить:

  1. Экономьте на основных статьях бюджета — аренда, еда и напитки, праздничная программа. Именно на них уходит до 90% выделенных средств. То есть, приглашая плохого фотографа вместо хорошего или не печатая праздничные приглашения — вы сэкономите очень мало, а вот впечатление от праздника может испортиться. Лучше вложитесь в детали, а сохранить деньги компании попробуйте, оптимизировав значительные расходы.
  2. Проведение корпоративного мероприятия в непраздничные дни либо не в самые востребованные даты. Например, новогодний корпоратив можно провести в начале декабря или уже в январе. Ведь в пик сезона стоимость аренды увеличивается в 1,5-2 раза. Цены на услуги артистов и ведущих в пятницу и выходные выше, чем в другие дни недели — иногда на 40-50%. У проведения корпоративных мероприятий не в самые «горячие» даты есть еще один плюс — у вас будет больший выбор площадок и артистов, меньше шансов, что нужное вам место или выбранный ведущий окажутся заняты.
  3. Формат подачи еды — фуршет всегда дешевле, чем банкет, экономия может достигать 30%. Хороший вариант: фуршет с рассадкой, когда гости сидят, но еда подается небольшими порциями на фуршетной линии. Также в ресторанах обычно дешевле заплатить пробковый сбор и принести алкоголь с собой, чем заказывать его в заведении.
  4. Безалкогольные праздники — фестивали, квесты, спартакиады без алкоголя и большого количества еды могут обойтись дешевле, чем стандартный банкет, а пользы компании от них больше, так как они сильнее вовлекают сотрудников.
  5. «Чужими руками» — посещение сотрудниками уже организованного мероприятия. Например, совместный поход в театр, где компания может выкупить целый зал, а потом устроить небольшой фуршет в буфете. Альтернативные варианты: цирк или развлекательные центры с боулингом или караоке.
  6. Скидки от подрядчиков — подрядчики и агентства иногда делают скидки по просьбе клиента при заказе большого количества услуг или значительной сумме чека.

Основные ошибки при составлении бюджета

Самая частая ошибка — не учитывать в бюджете незначительные расходы, из-за чего затраты могут выйти за пределы установленной нормы. Кроме этого, часто забывают заложить 2-3% суммы на непредвиденные расходы. Это обязательно нужно сделать, так как предугадать все форс-мажоры невозможно. Например, количество гостей может неожиданно увеличиться, если кто-то из сотрудников выйдет из декретного отпуска.

Сверяйте полученные суммы с общим годовым бюджетом на корпоративные мероприятия, если он есть у компании. Лучше заранее отказаться от услуг дорогого поставщика и найти ему замену, чем увидеть, что сумма расходов превышает смету в тот момент, когда уже пора запускать подготовку к мероприятию.

Очень важно соблюсти баланс в формировании расходов. Например, потратить весь бюджет на звезд эстрады и заказать мало еды — плохая идея. Точно также плохо закупить дорогие деликатесы, но абсолютно не вложиться в развлекательную программу. Смета должна быть составлена так, чтобы гостям было интересно, они ушли не голодными и хорошо провели время.

Как защитить бюджет у начальника

Перед тем как начать подготовку к празднику, нужно чтобы бюджет одобрило руководство. Для этого стоит подготовить два-три варианта расчетов:

  • минимальный — программа мероприятия в самом бюджетном варианте, с наиболее низкими ценами и урезанным форматом развлечений;
  • оптимальный — расходы, которые позволят организовать мероприятие достаточного качества;
  • максимальный — в него добавьте то, что позволит сделать праздник наиболее зрелищным и запоминающимся.

Грозный начальник (на самом деле добрый)

Если у вашего руководства будет выбор, то утверждение бюджета пройдет быстрее и проще. Руководитель увидит, что вы предусмотрели несколько вариантов и сам решит, что компании важнее — сэкономить деньги или провести мероприятие максимально громко. Прикрепите к бюджету проведенные расчеты, сметы, запрошенные у подрядчиков и другие обоснования указанных сумм.

Выводы

Итак, чтобы правильно составить бюджет корпоративного мероприятия, вам нужно:

  1. Понять, сколько сотрудников будет участвовать в празднике, и какую примерно сумму может выделить компания на организацию мероприятия.
  2. Уточнить цену услуг у предполагаемых подрядчиков: площадок, которые вы предполагаете арендовать; компаний по организации шоу-программ и прочее.
  3. Запросить прайс-листы у event-агентств с указанием примерного бюджета компании. Возможно, организация через провайдера обойдется вам в ту же стоимость, что и праздник своими силами.
  4. Составить подробную смету с указанием всех расходов и их обоснованием.
  5. Убедиться, что вы учли все статьи расходов, сэкономили везде, где это возможно, не допустили ошибок в расчетах.
  6. Защитить бюджет у руководства, бухгалтера или финансового директора.

Что дальше

Цель поставлена, бюджет согласован. Дальше вас ждет подготовка к празднику. Если вы обратитесь в event-агентство, вам обязательно нужно будет заполнить бриф. У многих компаний есть собственный шаблон брифа, также его можно запросить у представителей агентства.

В следующей статье мы рассказали, .

Корпоративные праздники и корпоративы дают каждому члену коллектива почувствовать свою сопричастность к общему делу, повышают его самооценку и улучшают эмоциональное состояние.

Находясь «на подъеме», каждый старается принести максимальную пользу коллективу, что неизбежно самым лучшим образом отражается на экономических показателях компании.

Не случайно, в органайзерах большинства руководителей компаний, даты проведения корпоративов выделены особым цветом, а вопрос организации корпоративных мероприятий находится на особом счету.

Как правило, к подготовке и проведению корпоративов привлекаются PR- менеджеры, сотрудники отдела кадров или производственных отделов компании. Но лучшей гарантией проведения корпоратива «без сучка и задоринки» является обращение к услугам настоящих профессионалов данного дела.

Сегодня организация корпоративных мероприятий в Москве является отдельным направлением индустрии развлечений, в которое вовлечены многочисленные успешные агентства. В своей деятельности они учитывают каждую мелочь в подготовке и проведении корпоративных мероприятий. Стандартный пакет услуг по организации и проведению корпоративных мероприятий включает в себя:

• подбор места проведения в Москве и Подмосковье (банкетный зал, ресторан, площадка на открытом воздухе);

• праздничное оформление зала или площадки цветами, шарами, тканями и другими атрибутами праздника;

• разработку сценария и развлекательной программы корпоративного мероприятия;

• организацию питания и утверждения меню;

• транспортные услуги (трансфер «туда и обратно» автобусами, лимузинами, каретами и т.д.);

• полное техническое обеспечение корпоратива (звук, свет, иллюминации, фейерверк и пр.);

• фото- и видеосъемку;

• разработку сметы.

Как можно видеть, организация и проведение корпоративных мероприятий – занятие не простое, а требующее участия настоящих профессионалов своего дела. Без ложной скромности, к их числу можно с уверенностью отнести высококвалифицированный персонал компании «Горки Холидей». В активе нашей компании множество тщательно подготовленных и успешно проведенных корпоративных мероприятий, а база наших постоянных клиентов из года в год пополняется новыми компаниями столицы и Подмосковья.

Надеемся, что следующей по счету будет именно Ваша компания.

Обращайтесь!

Дружный коллектив «Горки Холидей» всегда к Вашим услугам!

Ваш корпоративный праздник – это наша забота, внимание и профессионализм!

Сложно представить современную жизнь без регулярно проводимых мероприятий – будь то корпоративы для бизнес-организаций или семейные вечеринки, которые многие стараются доверить профессионалам.

Компании, которые занимаются организацией различного типа торжеств, имеют в своем ассортименте большое количество услуг по подготовке мероприятия, по его проведению; их список партнеров каждый день пополняется новыми фирмами и профессионалами; они действительно способны провести любой праздник на самом высоком уровне.

Оказание услуг по организации и проведению мероприятия

Качество проведенного мероприятия во многом зависит от того, насколько тщательно был продуман сценарий. Без соответствующего опыта в данной сфере тяжело представить себе, каким должен быть план, что должно в него включаться.

Можно с уверенностью говорить о том, что если гости праздника или иного торжества не заметили мелких недочетов, – мероприятие было проведено на высшем уровне.

При организации различного рода событий и выборе event-агентств следует обращать внимание на следующие моменты:

  • офис и официальный сайт компании. Любое event-агентство – это часть мира рекламы, а потому оно должно уделять достаточное внимание собственному продвижению. Если сайт выполнен в цветах, которые режут глаз, стоит задуматься о профессионализме сотрудников такой организации. Если на сайте не представлен перечень услуг агентства, то следует иметь в виду, что это может быть не агентство полного цикла, а компания, состоящая из ведущего (бывшего тамады) и ди-джея без собственного оборудования. «Встречают по одежке» – начало не только всем известной пословицы, но и потенциальное начало сотрудничества с организацией;
  • количество и качество проведенных мероприятий. Возможно, агентство и не имеет «громких» заказчиков из числа известных компаний города или страны, но регулярное проведение множества корпоративов, юбилеев, праздников для не особо известных лиц может сказать об опыте агентства, а также о том, что ему доверяют. Самый лучший инструмент в данном секторе – это сарафанное радио, поскольку никто и ничто не сможет в полной степени передать впечатление от проведенного мероприятия, как бывшие клиенты;
  • возможность предоставления альтернатив на мероприятии. Каждое серьезное event-агентство имеет в своем запасе так называемый «план Б» на случай, если что-то пойдет не так, как было изначально запланировано.

В целом выбор агентства всегда зависит от тематики мероприятия, его бюджета, количества приглашенных гостей, места проведения мероприятия.

Организация деловых мероприятий, конференций, семинаров

Конференции, круглые столы, семинары – все это относится к особой сфере – сфере делового общения. А потому организация таких мероприятий имеет свою специфику и требует от event-агентств определенных навыков. В первую очередь, необходимо обеспечить всех участников конференций или семинаров раздаточным материалом, возможностью веб-переговоров (особенно важно при проведении онлайн-конференций международного типа). Нужно не забыть про небольшой кофе-брейк, а также организацию банкета по окончании мероприятия.

Услуги организации корпоративных мероприятий

Деловые мероприятия отличаются от семейных торжеств тем, что они имеют совершенно другую цель. Основная задача event-агентства в данном случае – это незаметное, но в то же время качественное обслуживание гостей. Если на семейных праздниках на плечи агентств ложится большое количество конкурсов, проводимых сотрудниками компаний, то здесь основная цель – техническая и организационная поддержка.

Необходимо соблюдение норм деловой этики, дресс-кода, а также сопровождение всего вечера – предоставление нужного оборудования. Для конференций важно наличие микрофонов, конференц- и видеосвязи, возможности записи разговоров, фото-, видео-сопровождение, обеспечение всех гостей необходимыми материалами, организация фуршетов или банкетов.

Выбор event-агентства должен базироваться на его опыте в проведении данного рода мероприятий. Даже если компания длительное время присутствует на рынке, но занималась только организацией семейных торжеств, проведение делового мероприятия будет для нее затруднительно.

Экспоцентр для крупных мероприятий

АО «Экспоцентр» является ведущей компанией, организующей проведение крупных мероприятий разного направления. «Экспоцентр» предлагает техническое обеспечение и современное оборудование для эффективного ведения деловых переговоров, приемов и конгрессов. С помощью экспертов компании можно провести мероприятия не только с отечественными, но и с зарубежными партнерами. Причем все вопросы по организации, информационному сопровождению, выбор концепции и техническому обеспечению возьмут на себя сотрудники ЦВК «Экспоцентр».

Аренда помещений и площадок Экспоцентра

Для проведения мероприятий ЦВК «Экспоцентр» предлагает в аренду залы, выставочные павильоны, а также открытые площадки.

На территории комплекса проходят:

  • корпоративные слеты;
  • форумы;
  • международные встречи;
  • банкеты;
  • съезды.

Площади ЦВК «Экспоцентр» позволяют разместить более тысячи человек одновременно. Подробные условия организации оговариваются индивидуально, исходя из масштаба, тематики и других особенностей будущего мероприятия.

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.