Расходы на хозяйственные нужды

Подотчетные суммы — денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Порядок выдачи денег в подотчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Подотчетные лица, прописано разрешение выдавать этому лицу в приказе (1раз в год), на основании заявления подотчетного лица руководитель выдает распоряжение выдать ден.средства , а бухгалтер проверяет, только затем выдает следующая сумма в подотчет.

командировки работников как внутри РФ так и зарубежные оформляются в «обновленном» порядке:

1. Служебное задание – это необходимый документ при направлении в командировку помимо командировочного удостоверения. В нем указывается цель командировки и оно утверждается руководителем.

2. Срок командировки.Определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

3.

Как отразить выдачу денег под отчет

Расходы на командировку.Размеры расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Отчетность по результатам командировки:

В течении 3-х рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан предоставить:

-авансовый отчет об израсходованных средствах с приложением документов.

— отчет о выполненной работе в письменной форме и согласий с рованием с руководителем.

При бухгалтерской обработке авансовых отчетов бухгалтер делает следующие записи:

1. Расходы, оплаченные из подотчетных сумм списываются с К71 в дебет счетов, в зависимости от характера расходов: 10(материалы),26(общехозяйств расходы),25(общепроизводств расходы) и другие счета. Неиспользованные суммы в течении 3-х дней должны быть сданы в кассу.

2. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетного лица записью: Д50(касса) К71

3. Излишне израсходованные ДС возмещают работнику: Д71 К50

4. Невозвращенные подотчетным лицам суммы авансов (своевременно невозвращенные ) списыват Д94 К71, 94- недостатки и потери. Далее со счета 94 эти суммы списывают в Д70 (удерживают из оплаты труда) .

Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче и каждому подотчетному лицу.

Дата публикования: 2015-02-03; Прочитано: 140 | Нарушение авторского права страницы

Порядок расходования средств на хозяйственные нужды

Предприятия (учреждения) выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно — операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

Под расходами на хозяйственно-операционные нужды подразумевают обычно расходы учреждения по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта, представительские расходы.

При снятии организацией денег с расчетного счета на хозяйственные нужды нужно соблюсти следующий порядок:

1. Снятые денежные средства в этот же день нужно оприходовать в кассу организации. Оприходование делается так: составляется приходный кассовый ордер на снятую со счета сумму (форма приходного ордера № 0310001).

2. Затем необходимо оформить выдачу наличных тому лицу, который будет приобретать для организации товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд.

Выдача денежных средств оформляется следующими документами (п. 4.4. Положения):

— заявлением от работника о выдаче ему сумм под отчет, составленным в произвольной форме, с указанием срока, на который будут выданы денежные средства, и их сумме; руководитель компании на этом заявлении должен поставить свою подпись и дату.

— расходным кассовым ордером, который составляется по форме 0310002.

3. О приходе из банка денежных средств по приходному ордеру и об их выдаче по расходному кассовому ордеру делаются записи в Кассовой книге (форма 0310004).

5.2. Хозяйственные расходы

После расходования денежных средств, но не позднее 3 дней с окончания срока, на которые выданы деньги, подотчетное лицо должно составить авансовый отчет по форме № АО-1.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы (например, товарные и кассовые чеки, п. 4.4 Положения).

Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю. Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм.

После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Неизрасходованные или не подтвержденные документально денежные суммы должны быть возвращены в кассу организации.

Если работник потратил меньше денежных средств, чем получил под отчет:главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Если работник потратил больше денежных средств, чем получил под отчет: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

— получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);

— в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);

— ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат.

Таким образом, организация может тратить наличные денежные средства только на свои нужды. Кроме того, нужно подтверждать все наличные расходы документами, которые должны храниться.

Кроме того, если наличные денежные средства были выданы физическому лицу без составления документов и авансового отчета, налоговые органы при проверках доначисляют данному лицу налог на доходы физических лиц (НДФЛ), а также пеню и штраф за его неуплату.

Пример 1. Выдача денег под отчет из кассы

Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2016 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.

Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. и принесла в бухгалтерию авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь сдала обратно в кассу.

Бухгалтер сделал следующие проводки:

24 марта:

Дебет 71 Кредит 50– 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.

27 марта:

Дебет 50 Кредит 71– 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;

Дебет 10 Кредит 71– 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.

Пример 2. Перевод подотчетных сумм на зарплатную карточку сотрудника

ООО «Ключик» 6 ноября 2014 года перечислило на зарплатную карту 30 000 руб. подотчетных денег на покупку канцтоваров Ключкину О.Р.

7 ноября Ключкин приобрел необходимые ТМЦ на сумму 27 350 руб., заплатив за них банковской картой. Того же числа Ключкин предоставил в бухгалтерию ООО «Ключик» авансовый отчет с чеком ККМ, квитанцией от ПКО и слипом терминала, а также накладную и счет-фактуру на имя организации (т.к. Ключкину была выдана доверенность от имени компании). Также 7 ноября Ключкин вернул оставшуюся неизрасходованную сумму наличными в кассу компании.

В бухгалтерском учете будут составлены следующие проводки:

6 ноября 2014 года:

Дебет 71 Кредит 51 – 30 000 руб. – выдана сумма под отчет,

7 ноября 2014 года:

Дебет 10 Кредит 60 – 27 350 руб. — приобретены канцтовары,

Дебет 60 Кредит 71 – 27 350 руб. – погашена задолженность перед продавцом канцтоваров,

Дебет 50 Кредит 71 – 2 650 руб. – неиспользованная подотчетная сумма возвращена в кассу.



Хозяйственные расходы

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета.

К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.

К операционно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплата мелких транспортных затрат или покупка горюче-смазочных материалов.

Покупка небольших партий товара и операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

В том случае, когда предприятию необходимо приобрести за наличный расчет какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы.

На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер и в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержденным ЦБ РФ 22.

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

09.93 № 40 кассир выдает подотчетному лицу денежные средства.

При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

— товарные чеки — документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;

— счета;

— счета-фактуры;

— торгово-закупочные акты;

— накладные на отпуск товаров;

— акты выполненных работ, оказанных услуг,

с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих оплату данного товара.

При этом следует знать, что в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30.07.93’№745 денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций илиоказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми организациями, предприятиями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями, а также физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, с обязательным применением контрольно-кассовых машин и что на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе должны отражаться следующие реквизиты:

— наименование организации;

— идентификационный номер организации — налогоплательщика;

— заводской номер контрольно-кассовой машины;

— порядковый номер чека;

— дата и время покупки (оказания услуги);

— стоимость покупки (услуги);

— признак фискального режима.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Такая форма договора регулируется Гражданским кодексом. Наличие кассового чека подразумевает исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Выдаваемые покупателям (клиентам) счета, квитанции, товарные чеки и другие документы не освобождают организации от применения контрольно-кассовых машин, за исключением отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица). Эти предприятия в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения, в части оказания услуг населению, могут осуществлять денежные расчеты без применения контрольно-кассовых машин, но с обязательной выдачей клиентам документа строгой отчетности, приравниваемого к чеку, по формам, утвержденным Минфином РФ по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам.

В соответствии со статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 25.07.2002) продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин — влечет наложение административного штрафа:

— на граждан в размере от 15 до 20 минимальных размеров оплаты труда;

— на должностных лиц — от 30 до 40 минимальных размеров оплаты труда;

— на юридических лиц — от 300 до 400 минимальных размеров оплаты труда.

Бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.

Зачастую при покупке товаров продавец заполняет бланк товарного чека; «канцтовары» или «хозтовары», а бухгалтер относит эти расходы на себестоимость продукции. При проверках налоговых органов такие расходы будут исключены из себестоимости продукции, ведь согласно Положению о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) можно отнести стоимость приобретенных товаров только в три случае, когда видна их производственная направленность.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться в использовании полученных денежных средств.

Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации. При оформлении авансовых отчетов кроме документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей, должны быть документы, подтверждающие факт их оприходования на склад. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из зарплаты данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

При приобретении товарно-материальных ценностей у юридических лиц бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на то, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами:

— подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей (накладные, счета); .

— подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности).

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

— наименование документа;

— дата составления документа;

— наименование организации, составившей документ;

— содержание хозяйственной операции;

— денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

— наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

В том случае, если материальные ценности получаются непосредственно самим руководителем организации, доверенность не требуется, но его полномочия должны быть подтверждены документом, удостоверяющим личность, а роспись в получении ценностей должна быть подтверждена оттиском печати организации.

Доверенности (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Регистрацию доверенностей предприятия, могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учет выданных доверенностей» следующей формы:

№ доверенности Дата выдачи Срок действия доверенности Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность Наименование поставщика № и дата наряда (счета, спецификации и др. заменяющего наряд документа) или извещения Расписка лица, получившего доверенность Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности
               
               

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации.

Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику предприятия, уполномоченному на получение товарно-материальных ценностей, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана.

Доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия. Право подписи доверенностей оформляется приказом в тех случаях, когда оно предоставлено лицам, уполномоченным на то руководством и главным бухгалтером предприятия.

При выписке доверенностей следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренный на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количества ценностей, подлежащих получению. Если же в указанных документах приводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Типовая межотраслевая форма № М-2

Утверждена Постановлением .Госкомстата России от 30.10.97№ 71а

Номер доверенности Дата выдачи Срок действия Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность Расписка в получении доверенности  
 
10.03.2002 20.03.2002 Растаковскому Ивану Лазаревичу Растаковский  
 
 
 
 
 
Поставщик Номер и дата наряда (заменяющего наряд документа) или извещения Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения  
 
 
 
 
ЗАО«Диво» Счет № 025 от 01.03.2002 Накладная mo 0012 от 10.03.2002; счет-фактура N9014  
             

Оборотная сторона формы Ns M-2

Перечень материальных ценностей, подлежащих получению

Номер по порядку Материальные ценности Единица измерения Количество (прописью)
2
1. обувь пар сто
       
       
       
       
       
       

Подпись лица, получившего доверенность Растаковский удостоверяем.

Руководительдиректор Гибнер Гибнер Х.И.

(должность) подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер Абдулина Абдулина А.А.

Подпись расшифровка подписи

М.П.

УТВЕРЖДАЮ

директор

(должность)

Гибнер Гибнер Х.И.

(подпись) (Ф.И.О.)

АКТ№10

Date: 2015-09-17; view: 357; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей:

Выдано из кассы подотчет на хозяйственные расходы