Путевой лист ИП

Бланкер.ру

Документы, которыми руководствуются при заполнении путевых листов – постановление Госкомстата №78 (1997 год) и приказ Минтранса №68 (2000 год). В частности, для оформления путевого листа легкового автомобиля индивидуального предпринимателя необходимо использовать форму ПЛ-1, утвержденную приказом Минтранса в 2000 году с учетом изменений в требованиях, принятых в 2008-м (приказ Минтранса №152).

Согласно 152-му приказу, форма ПЛ-1 должна иметь такие реквизиты:

  • номер и полное наименование документа;
  • срок его действия;
  • данные собственника транспортного средства;
  • сведения о легковом авто;
  • информация о водителе.

Кроме того, путевой лист легкового автомобиля фиксирует дату и время медосмотра водителя как перед рейсом, так и после него (постановление Госкомстата №78 и приказ Минтранса №68 полей для таких данных не предусматривали). О проведении медосмотра медработник ставит свою подпись с обязательной ее расшифровкой.

Стоит отметить, что в поле формы «Серия» данные вносятся в случае отпечатки бланков формы типографским способом. При аренде автомобиля, на который составляется путевой лист, в поле «Марка автомобиля» необходимо указать дату и номер соответствующего договора аренды.

В графе «гаражный номер» данные вносятся только если организация имеет несколько машин. Не будет ошибкой вписывание инвентарного номера автомобиля как основного средства в этот раздел. При выписке путевого листа на несколько рабочих дней, на оборотной стороне формы рекомендуется указывать время каждой поездки отдельно. Подписи на данном документе ставит сам предприниматель и лицо, пользовавшееся автомобилем.

Учитывая, что форма путевого листа ПЛ-1 более не является обязательной к применению, рекомендуется использовать межотраслевую форму 3 или разработать собственную с учетом требований приказа минтранса № 152.

Путевой лист индивидуального предпринимателя

Начнем с того, что индивидуальный предприниматель, использующий для работы транспортное средство, обязан оформлять путевые листы. Путевой лист — это первичный документ, служащий для учета работы транспортного средства и водителя. С точки зрения бухгалтерии такой документ служит для учета расходов на ГСМ, а также для начисления водителю заработной платы. Если рассматривать его с позиции самого ИП, то путевой лист необходим для контроля за работой транспортного средства и водителя. Также путевой лист важен в плане соблюдения правил дорожного движения, ведь от правильности заполнения путевого листа и в принципе его наличия зависит, составит инспектор ГИБДД протокол о нарушении или нет.

О том, какие штрафы установлены за отсутствие путевого листа, читайте .

Впервые форма путевого листа была установлена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Данная форма распространялась только на юридических лиц. Несколько позже был издан приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68, который действовал в отношении индивидуальных предпринимателей и содержал в себе формы путевых листов, а также регламентировал порядок их заполнения. Однако он утратил свою силу в связи с выходом приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, который на сегодняшний день является основным документом, регламентирующим порядок составления и заполнения путевых листов.

В приказе № 152 нет конкретных форм путевых листов ни для ИП, ни для организаций, а установлены только обязательные реквизиты этих документов и порядок заполнения. Хотелось бы также отметить, что с выходом данного приказа заполнение путевых листов стало обязательным для всех индивидуальных предпринимателей, использующих транспортные средства. В ранее действовавшем приказе № 68 обязанность по заполнению путевых листов была возложена только на тех ИП, которые использовали транспортные средства для перевозок на коммерческой основе.

Таким образом, наряду с применением форм, установленных постановлением Госкомстата № 78, допускается использование самостоятельно разработанных бланков путевого листа. Указание в таком бланке реквизитов, приведенных в приказе № 152, делает его документом, обоснованно подтверждающим расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).

С 01.03.2019 оформлять ПЛ нужно строго до начала выполнения рейса, если его длительность превышает продолжительность смены (рабочего дня) водителя, или до начала первого рейса, если в течение смены водитель совершает один или несколько рейсов. До этой даты путевой лист выдавался сроком на 1 день, если индивидуальный предприниматель занимался оказанием автотранспортных услуг. Единственным исключением могла быть служебная командировка, тогда путевой лист выдавался на время командировки. Индивидуальные предприниматели, не оказывающие автотранспортных услуг, вправе были выдавать путевой лист на срок от 1 дня до месяца.

Какие обязательные реквизиты должен содержать бланк путевого листа для ИП

К обязательным реквизитам путевого листа индивидуального предпринимателя, впрочем, как и организаций, согласно приказу № 152 относятся:

  • Наименование и номер путевого листа.
  • Срок действия (указывается дата путевого листа, если он выдается на 1 день; в случае если он выдается на более длительный срок — период, на который выдан путевой лист).
  • Сведения о собственнике транспортного средства (указывается Ф. И. О. собственника, почтовый адрес, а также контактный телефон и ОГРН).
  • Сведения о транспортном средстве. Включают в себя:
    • данные о типе и модели транспортного средства;
    • номер и серию государственного регистрационного знака;
    • показания одометра;
    • дату и время выезда (заезда) с места постоянной парковки;
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового (или предсменного) контроля технического состояния транспортного средства.
  • Сведения о водителе (указывается Ф. И. О. водителя, дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра).

Даты и время проведения контроля технического состояния транспортного средства и аналогичные данные о медосмотрах водителя заверяются подписью (с расшифровкой инициалов) ответственных за проведение этих процедур лиц.

Подробнее об изменениях, внесенных в реквизиты путевого листа, читайте .

Помимо обязательных реквизитов, приказом № 152 разрешено размещать на бланке путевого листа ИП дополнительные реквизиты на усмотрение руководителя ИП, отражающие особенности его деятельности.

Итак, индивидуальный предприниматель может разработать собственную форму путевого листа либо воспользоваться унифицированными формами, дополнив их. Ввести в действие форму путевого листа индивидуального предпринимателя необходимо приказом руководителя либо прописать ее в учетной политике. Для контроля за движением путевых листов индивидуальному предпринимателю необходимо вести журнал учета путевых листов, в котором должны отражаться все выданные им путевые листы. Полностью заполненные путевые листы и журналы по их учету должны храниться не менее 5 лет (ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 04.11.2014 № 402-ФЗ).

О том, какие особенности имеет хранение путевых листов, читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?»

Видеообзор по заполнению путевых листов см. .

Что важно знать

Путевой лист ИП на грузовой автомобиль необходим для законного управления транспортным средством. Поэтому важно указывать в нем все необходимые данные, чтобы впоследствии учитывать расход топлива, начислить заработную плату и рассчитываться с заказчиками. Документ оформляется на 1 день или на месяц.

Бланк путевого листа грузового автомобиля для ИП можно скачать в интернете. При этом законодатель разрешает предпринимателям разрабатывать формуляр самостоятельно (приказ Минтраста № 152 и ФЗ-402). То есть хозяйствующий субъект имеет право подготовить и впоследствии утвердить первичную документацию. Независимо от того, будет ли выбран готовый бланк или заполняется разработанный, используется следующая форма путевого листа грузового автомобиля для ИП:

  • транспортное средство понадобилось на несколько часов, а за рулем находится сотрудник – форма 4-п;
  • при необходимости использовать специальную технику – 4-С.
  • услугу по перевозке предоставляет бизнесмен, а машина понадобилась на производстве – форма пг-1. Она нужна, чтобы обосновать потраченное топливо. Документ может запросить налоговый контролер, если будет осуществляться выездная проверка.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля ИП можно бесплатно скачать в интернете. Это поможет избежать ошибок и повторного оформления документа.

Важные пункты

Как оформить путевой лист грузового автомобиля ИП? Необходимо указать определенные реквизиты. Независимо от выбора формы, основные данные касаются любой из них. Сюда входит:

  • срок действия документа;
  • сведения о собственнике автомобиля;
  • данные о машине и ее техническом состоянии;
  • сведения о самом водителе.

Можно заранее подготовить и потом скачать путевой лист грузового автомобиля ИП в заполненном виде. Бумагу выдают сроком до 1 месяца. В бланке отмечается:

  1. Адрес регистрации ИП, личные данные бизнесмена, телефон.
  2. Ведомости о водителе, включая номер водительского удостоверения.
  3. Марка машины, регистрационные данные, показания спидометра до выезда и после постановки авто в гараж.
  4. Должно быть отображено освидетельствование медработником водителя.
  5. В первом разделе указывается маршрут движения авто, характер груза, пробег, время работы.

После того, как услуги будут выполнены, бизнесмен начисляет зарплату, проводит списание ГСМ, приходует ТМЦ. Важно зарегистрировать путевые листы в журнале, после чего хранить их 5 лет. В документе имеется таблица, в которую вносят и прочие значения.

В ней проводится отслеживание работы, пробег машины, вес груза, сколько времени машина находится в работе. Здесь же отмечаются простои, наличие ДТП, когда были ремонтные работы, прохождение ТО.

Правила оформления

Есть несколько основных правил, которые действуют в 2017 году. Важно:

  1. Оформлять путевой лист в индивидуальном порядке. Для водителей, которые работают посменно, документ должен быть на каждого из них.
  2. Срок действия должен подкрепляться определенными датами, иначе бумага будет считаться недействительной.
  3. Когда водитель – наемный работник, важно назначить ответственного сотрудника, который будет контролировать показания одометра, когда отправлен автомобиль, в какое время он поставлен в гараж. После этого ставится подпись и печать.
  4. При необходимости ИП оформляет лицензионную карту на машину.

Важно, чтобы в журнале был отмечен каждый документ. Программа учета путевых листов грузового автомобиля ИП разработана для облегчения ведения бухгалтерской и налоговой отчетности. Здесь можно добавлять документ в неограниченном количестве. Учитывать расход горючего. Удобно проводить расчет времени, когда машина находилась на выезде.

Образец путевого листа должен соответствовать проводимой деятельности. К этому нужно подходить грамотно, иначе могут возникнуть трудности при проведении расчетов. Так как это первичный документ, то к нему выдвигаются требования закона о бухгалтерском учете. Бумага представлена только в оригинале, никаких копий быть не должно.

Нужен ли ИП путевой лист грузового автомобиля, важно знать уже при необходимости его покупки и использования. Все предприниматели обязаны при любой поездке иметь в наличии сопроводительную документацию в виде путевого листа. Бланки можно не только скачать, но и купить в канцелярском магазине. Это поможет правильно организовать контроль над использованием транспортного средства.

В каких случаях нужны путевые листы для ИП?

При использовании транспорта в коммерческих целях часто возникает вопрос: нужен ли путевой лист индивидуальному предпринимателю. Да, нужен. Его содержание строго регламентирована Приказом Министерства транспорта РФ № 152 от 18.09.2008 г. Этот норматив закрепил обязанность использования и правила заполнения этого документа. Действовавшие ранее правила касались только организаций. По новым предприниматели также обязаны заполнять путевые листы.

Вышеупомянутый приказ не содержит определенные формы бланков, а лишь констатирует наличие обязательных реквизитов, разъясняет их заполнение.

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя

При осуществлении грузовых перевозок предприниматель может воспользоваться формой ПГ-1. Она ориентирована на ИП, не использующих труд наемных водителей. Возможна разработка собственного более удобного бланка. Главное условие – наличие утвержденных Приказом Минтранса реквизитов.

В путевке обязательно проставляются штампы о предрейсовом медосмотре и техобслуживании. При транспортировке товара к ней необходима еще и накладная на груз. Составляется она сотрудниками бухгалтерии, диспетчером или самим ИП. Выписанный по всем правилам путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя фиксируется в книге учета и заверяется предпринимателем. Он позволяет обосновать затраты на ГСМ и рассчитать зарплату водителя. В путевке фиксируется не только время в пути, но и период простоя, ДТП, технические остановки.

Работа с заказчиками грузоперевозок фиксируется в разделе, описывающем работу водителя и характер эксплуатации ТС. В нем указывается наименование клиента, точка отправления и окончания пути, характер груза, километраж и длительность поездки. В итоговых графах указывается информация о результатах эксплуатации ТС – общий пробег за смену и суммарное время работы, вес перевезенного груза.

Путевой лист для такси

Пассажирские перевозки требуют строгого соблюдения законодательства. Без заполненного и выданного по всем правилам путевого листа ИП или нанятый им водитель не сможет подтвердить объем осуществленных перевозок. Выписывается он диспетчером перед началом рабочего дня, а заполняется водителем самостоятельно. На его основе сверяется сумма сданной выручки и рассчитывается зарплата. Строго утвержденной формы для таксистов нет. Можно использовать форму 4 от 1997-го года или собственноручно разработанный бланк. Главное условие – соответствие реквизитов приказу Минтранса № 152.

Срок путевки не регламентирован, он определяется самим предпринимателем. Наиболее практично выписывать его на одну смену. Количество поездок от смены к смене может меняться, поэтому пользоваться одним документом в течение нескольких дней, недели или месяца крайне неудобно и для водителя и для бухгалтера ИП. Он выписывается не на автомобиль, а на конкретного водителя. Одну и ту же машину в течение дня могут брать несколько водителей, поэтому учет ведется по каждому сотруднику в отдельности.

При оказании услуг такси ИП обязан вести учет выданных путевых листов и хранить их не менее пяти лет.

Путевой лист автобуса ИП

В отличие от грузовых и легковых автомобилей, используемых в предпринимательской деятельности, для автобусов есть свой бланк. Это форма ПА-1, утвержденная приказом Минтранса № 68 от 30.06.2000г. В 2008-м с выходом приказа № 152 бланк был доработан в соответствии с его требованиями. Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя составляется исключительно для правильного расчета вознаграждения водителю и контроля со стороны ГИБДД (в нем указывается время отправления в рейс, маршрут, заказчик, показания спидометра). Выписывается он диспетчером, данные в него заносит водитель и передает для учета в бухгалтерию.

Для чего нужен путевой лист

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

>Бланк путевого листа

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

  1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
  2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
  3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
  4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
  5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
  6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
  7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
  8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
  10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
  12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Вид ТС

Путевой лист, бланк

Отличительные особенности в заполнении

Форма

ОКУД

Легковые автомобили

№ 3

Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.

Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям

№ 4-С

Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.

Грузовые машины с повременной оплатой водителям

№ 4-П

Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.

Спецмашины

№ 3-спец

Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.

Такси легковое

№ 4

Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.

Автобусы для общественного и иного пользования

№ 6

и

№ 6-спец

0345006 и 0345007

Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.