Программа график отпусков

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
  • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
  • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике
Список сотрудников В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик»

Приказ № 93

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

— пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

— пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

— период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Образец приказа о составлении графика ежегодных отпусков

Таблица. Категории работников, которым предоставляются отпуска в удобное для них время

Категория работников Ссылка на документ
1 2
Работники моложе 18 лет Статья 267 ТК РФ
Герои Советского Союза, Герои РФ
и полные кавалеры ордена Славы
Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от
15.01.1993 N 4301-1 «О статусе
Героев Советского Союза,
Героев РФ и полных кавалеров
ордена Славы»
Инвалиды войны Подпункт 17 п. 1 ст. 14
Федерального закона от
12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»
Ветераны Великой Отечественной
войны
Подпункт 13 п. 1 ст. 15
Федерального закона от
12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»
Ветераны боевых действий Подпункт 11 п. 1 ст. 16
Федерального закона от
12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»
Лица, награжденные знаком
«Жителю блокадного Ленинграда»
Подпункт 9 п. 1 ст. 18
Федерального закона от
12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»
Лица, работавшие в период
Великой Отечественной войны на
объектах противовоздушной
обороны и других военных
объектах в пределах тыловых
границ действующих фронтов
Подпункт 10 п. 1 ст. 19
Федерального закона от
12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»
Отдельные категории граждан,
которые подверглись воздействию
радиации после чернобыльской
катастрофы
Пункт 5 ст. 14 Закона РФ
от 15.05.1991 N 1244-1
«О социальной защите граждан,
подвергшихся воздействию
радиации вследствие
катастрофы на Чернобыльской
АЭС»
Лица, награжденные знаком
«Почетный донор России»
Часть 1 ст. 11 Закона РФ
от 09.06.1993 N 5142-1
«О донорстве крови и ее
компонентов»
Герои Социалистического Труда и
полные кавалеры ордена Трудовой
Славы
Пункт 2 ст. 6 Федерального
закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ
«О предоставлении социальных
гарантий Героям
Социалистического Труда и
полным кавалерам ордена
Трудовой Славы»
Женщины перед отпуском по
беременности и родам или
непосредственно после него, а
также после окончания отпуска
по уходу за ребенком
Статья 260 ТК РФ
Супруги военнослужащих. Им
может быть предоставлен отпуск
по желанию в одно время с
отпуском военнослужащего.
Причем его продолжительность
приравнивается к отпуску
военного
Пункт 11 ст. 11 Федерального
закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ
«О статусе военнослужащих»
Муж в период нахождения жены в
отпуске по беременности и родам
независимо от периода его
работы в данной организации
Часть 4 ст. 123 ТК РФ
Учащиеся, совмещающие работу с
обучением. Они могут
присоединить ежегодный отпуск к
учебному
Часть 2 ст. 177 ТК РФ
Внешние совместители. Они имеют
право получить отпуск в тот же
период, на который приходится
отпуск по основному месту
работы
Часть 1 ст. 286 ТК РФ
Один из родителей (опекун,
попечитель) для сопровождения
ребенка в возрасте до 18 лет,
поступающего в образовательное
учреждение, расположенное в
другой местности. Это касается
только работников, проживающих
в районах Крайнего Севера и
приравненных к ним местностях
Часть 5 ст. 322 ТК РФ

Нужно ли равномерно распределять отпуска

Отпуска работников распределяются в графике по очередности их предоставления с января по декабрь. При этом трудовое законодательство не обязывает работодателя распределять отпуска равномерно. Если работодатель заинтересован в этом, он может самостоятельно определить порядок и установить, что в течение каждого месяца в отпуске должно находиться 8,33% всего состава работников (100% штата : 12 мес.).

Пример 1. В ООО «Дормаш» работает 500 человек. Как равномерно распределить очередность предоставления отпусков работникам?

Решение. Каждый месяц в отпуск должны уходить примерно 42 человека (500 чел. : 12 мес.).

На практике в таком равномерном распределении отпусков для всего штатного состава организации необходимости не возникает. Как правило, важно соблюдать равномерность ухода в отпуск работников одной профессии, одного подразделения, участка, отдела, особенно если работа организована по сменам.

>Составляем и оформляем

Перейдем непосредственно к составлению графика. Этому предшествует подготовительная работа.

Подготовка к составлению графика

Подготовку к составлению графика отпусков лучше начать заранее. Ведь общий график складывается из обработки информации по каждому работнику, у которого есть своя «отпускная история».

В первую очередь сотрудник отдела кадров должен определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году. Этот показатель зависит от даты начала работы, сдвига рабочего года в связи с использованием отпуска за свой счет продолжительностью более 14 календарных дней в течение рабочего года, полноты использования отпусков за прошлые периоды. Далее необходимо выяснить, есть ли у работника право на льготы по выбору времени отпуска.

Данные по каждому сотруднику подразделения следует представить его руководителю. Тот в свою очередь доводит их до своих работников и выясняет предпочтения последних о желаемом времени ухода в отпуск, планах разделить отпуск на части, продолжительности каждой части отдыха. Информацию о правах и пожеланиях сотрудников по поводу отпуска можно представить в виде таблицы. Ее образец приведен на с. 111.

Образец ведомости планирования отпусков

ООО «Подмосковные вечера»
Юридический отдел
Ведомость планирования отпусков на 2008 год

N
п/п
Фамилия, имя,
отчество
Должность Таб.
номер
Неиспользо-
ванные дни
прошлого
отпуска
Льготы Пожелания работника Подпись
работника
График отпусков Очеред-
ность
плани-
рований
1-я часть 2-я часть 1-я часть 2-я часть
начало конец начало конец начало конец начало конец
1 Грибов Г.Ю. Начальник
отдела
1009 14 09.01 22.01 19.05 14.06 Грибов 09.01 22.01 19.05 14.06 1
2 Дождевик Б.Ю. Заместитель
начальника
1043 22 14.01 11.02 02.06 29.06 Дождевик 24.01 20.02 16.06 13.07 2
3 Веточкин В.А. Старший
специалист
1078 14.07 10.08 Веточкин 11.08 07.09 2
4 Корзинкин
Р.М.
Старший
специалист
1123 Часть 4
ст. 123
ТК РФ
11.07 07.08 Корзинкин 11.07 07.08 1
5 Пташкина В.Д. Специалист 1190 11.08 07.09 Пташкина 11.08 07.09 2
6 Соловей К.З. Специалист 1056 21.07 17.08 Соловей 14.07 10.08 3
7 Зеленова Н.А. Специалист 1026 28.04 11.05 01.09 14.09 Зеленова 28.04 11.05 01.09 14.09 1
8 Малютко Р.Т. Помощник
специалиста
1192 Часть 2
ст. 177
ТК РФ
31.03 13.04 15.12 28.12 Малютко 31.03 13.04 15.12 28.12 1

Начальник юридического отдела Грибов Г.Ю. Грибов
10.12.2007
Получено отделом кадров 10.12.2007
Инспектор ОК Василькова В.В. Василькова

Полученные сведения необходимо проанализировать. Всех работников подразделения нужно сгруппировать по профессиям (должностям) и сравнить запросы относительно даты начала отпуска работников одной профессии (должности). В первую очередь должны быть удовлетворены пожелания сотрудников, имеющих льготы. Во вторую очередь логично пойти навстречу работникам, претендующим на отпуск в неудобное для остальных время. И в последнюю очередь распределить отпуска между пожелавшими отдохнуть в разгар сезона. Кому из них отдать предпочтение, руководитель решает сообразно критериям, установленным внутренними локальными нормативными актами (коллективным договором) или негласно принятым в коллективе, например по старшинству.

Пример 2. В юридическом отделе по штату две единицы старших специалистов, три специалиста и один помощник специалиста. Как распределить отпуска между ними?

Решение. Очевидно, что оба старших специалиста не могут отсутствовать одновременно. Значит, начало их отпусков следует разнести по времени и проследить, чтобы периоды отдыха не накладывались один на другой, а шли последовательно. В графике первой появится запись о датах начала/окончания отпуска льготника, а затем (с корректировкой пожеланий) запись об отпуске второго старшего специалиста.

После проведения подготовительной работы можно приступать к заполнению графика отпусков. Как заполнять ту или иную графу, зависит от ситуации. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Если отпуск перенесен

В случае переноса отпуска работника на другое время в график необходимо внести изменения. Однако это возможно только с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится на основании заявления работника, составленного в произвольной форме. В этом случае заполняются графы 8 и 9 таблицы. В них указывают основание для перенесения отпуска и его предполагаемую дату.

Графа 10 «Примечание» заполняется в ситуации, когда отпуск сотрудника был перенесен по инициативе работодателя и для этого есть объективные причины. А именно:

  • если отпуск данного работника в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
  • если возникла необходимость отзыва сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Любое изменение в графике отпусков должно быть обоснованно и документировано. Руководитель организации издает приказ или распоряжение о переносе отпуска или отзыве из него, а работник дает на это письменное согласие <1>.

<1> Подробнее о документальном оформлении переноса отпуска, а также отзыва сотрудника из него читайте в статье «Если отпуск не состоялся…» // Зарплата, 2007, N 7. — Примеч. ред.

Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды также предоставляются в рамках графика отпусков на очередной календарный год. Трудовое законодательство не содержит требования использовать отпуска за рабочие периоды в хронологической последовательности (сначала за более ранний рабочий период, затем за более поздний). В графике можно предусмотреть, что отпуск за текущий рабочий год будет предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы. Кроме того, работник может пойти в отпуск, предоставленный за прошлый период, и вне графика, если достигнет соглашения с работодателем (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 01.03.2007 N 473-6-0).

Образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков»

——————————————————————¬
¦ ООО «Сосновый бор» ¦
¦ ————————— ¦
¦ (наименование организации) ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 254-орг ¦
¦ О внесении изменений в форму «График отпусков» ¦
¦ ¦
¦г. Тверь 10 декабря 2007 г.¦
¦ ¦
¦ Для ознакомления сотрудников ООО «Семирамида» с графиком¦
¦отпусков ¦
¦ ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ 1. Ввести в унифицированную форму N Т-7 «График отпуско⻦
¦дополнительную графу «С графиком ознакомлен/дата/подпись». ¦
¦ 2. Менеджеру по работе с персоналом Боровик Ольге Денисовне¦
¦внести изменения в форму «График отпусков» и составить график¦
¦отпусков на 2008 г. с учетом изменений. ¦
¦ 3. Секретарю Лисичкиной Анжеле Петровне ознакомить всех¦
¦сотрудников с графиком отпусков на 2008 г. под роспись. ¦
¦ 4. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя¦
¦генерального директора по общим вопросам Земляникина Федора¦
¦Терентьевича. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор ¦
¦ ООО «Сосновый бор» Малиновский О.А. Малиновский¦
L——————————————————————

Пример 3. В ООО «Сосновый бор» работает 11 человек. Специалисту кадровой службы необходимо составлять каждый год график отпусков и заполнять его в течение этого периода. Как он должен оформить документ?

Решение. Рассмотрим пример заполнения графика на 2007 г. Работники Ф.Т. Земляникин, Р.М. Шишкина, А.П. Клюквина и А.П. Лисичкина решили отгулять отпуск в два этапа. Поэтому их фамилии вписаны в график дважды, по мере ухода. При этом А.П. Лисичкина значится только один раз. Вторая половина отпуска у нее переносится на 2008 г., поэтому в графике на 2007-й она отмечена не будет. Е.В. Листьева попросила перенести отпуск из-за болезни, а К.С. Груздев — по семейным обстоятельствам. В графе 7 напротив их фамилий стоят даты фактического ухода, в графе 8 — основание переноса отпуска (приказ), в графе 9 — дата предполагаемого ухода, объявленного работниками в момент переноса даты отпуска.

Работники О.А. Малиновский, А.П. Клюквина и П.И. Сыроежкина не смогли уйти в отпуск вовремя в связи с производственной необходимостью. Поэтому напротив их фамилий заполняются не только графы 8 и 9, но и 10. Обратите внимание: П.И. Сыроежкина запланировала новую дату ухода в отпуск, которая не совпадает с датой фактического ухода. Это также необходимо отразить в графике.

На предприятии нет выборного профсоюзного органа, поэтому строка, где необходимо отразить его мнение, не заполняется. График отпусков утвержден руководителем за две недели до начала календарного года, но поскольку 19 декабря 2006 г. была суббота, подписан он был 18 декабря. Дополнительные графы, например для подписи сотрудников, в документ не добавляли, так как в ООО «Сосновый бор» график отпусков вывешивают на информационном стенде.

Составленный на основании данных примера график отпусков приведен на с. 118.

Унифицированная форма N Т-7

———¬
¦ Код ¦
+——-+
Форма по ОКУД ¦0301020¦
ООО «Сосновый бор» +——-+
———————————————— по ОКПО ¦ ¦
наименование организации L———
УТВЕРЖДАЮ
Мнение выборного профсоюзного генеральный
органа директор
от «__» ________ 20__ г. N ___ учтено ———-T————T——¬ Руководитель ——————
¦ Номер ¦ Дата ¦ На ¦ должность
¦документа¦составления¦ год ¦ Малиновский О.А. Малиновский
+———+————+——+ ———— ——————-
ГРАФИК ОТПУСКОВ ¦ 4 ¦ 18.12.2006¦ 2007¦ личная расшифровка подписи
L———+————+—— подпись
17 декабря 07
«—» ——— 20— г.

Структурное
подразделение
Должность
(специаль-
ность,
профессия)
по штатному
расписанию
Фамилия,
имя,
отчество
Табель-
ный
номер
ОТПУСК Примечание
коли-
чество
кален-
дарных
дней
дата перенесение отпуска
запланиро-
ванная
фактичес-
кая
основание
(документ)
дата предпола-
гаемого отпуска
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Отдел
стратегического
планирования
Начальник
отдела
Боярышников
Михаил
Сергеевич
2 28 09.01.2007 09.01.2007
Дирекция Заместитель
генерального
директора
Земляникин
Федор
Терентьевич
5 14 01.02.2007 01.02.2007
Отдел продаж Менеджер Листьева
Елена
Владимировна
9 28 15.03.2007 26.03.2007 Приказ
N 286-к от
18.03.2007
20.03.2007
Отдел
стратегического
планирования
Плановый
экономист
Шишкина
Раиса
Михайловна
10 14 05.04.2007 05.04.2007
Бухгалтерия Главный
бухгалтер
Сыроежкина
Полина
Игоревна
11 28 10.05.2007 15.08.2007 Приказ
N 345-орг от
10.05.2007
01.08.2007 Отпуск
перенесен
из-за
выездной
проверки
ИФНС
Отдел
маркетинга
Маркетолог Груздев
Константин
Сергеевич
3 28 01.06.2007 15.06.2007 Приказ
N 301-к от
15.06.2007
15.06.2007
Отдел продаж Менеджер Клюквина
Анастасия
Павловна
6 14 13.06.2007 13.06.2007
Экспедиция Экспедитор Орехов
Александр
Владимирович
9 28 05.07.2007 05.07.2007
Дирекция Генеральный
директор
Малиновский
Олег
Аркадьевич
8 28 10.07.2007 10.10.2007 Протокол
заседания
учредителей
N 3 от
10.07.2007
Отпуск
перенесен
по
производ-
ственной
необходи-
мости
Дирекция Заместитель
генерального
директора
Земляникин
Федор
Терентьевич
5 14 15.07.2007 15.07.2007
Отдел
стратегического
планирования
Плановый
экономист
Шишкина
Раиса
Михайловна
10 14 01.08.2007 01.08.2007
Отдел продаж Менеджер Клюквина
Анастасия
Павловна
6 14 01.09.2007 01.10.2007 Приказ
N 415-орг от
31.08.2007
01.10.2007 Отпуск
перенесен
по
производ-
ственной
необходи-
мости
Отдел кадров Менеджер
по работе
с персоналом
Боровик
Ольга
Денисовна
4 28 15.10.2007 15.10.2007
Секретариат Секретарь Лисичкина
Анжела
Петровна
12 14 01.11.2007 01.11.2007

Менеджер
по работе
Руководитель кадровой с персоналом Боровик О.Д. Боровик
службы ———— ——— ———————
должность личная расшифровка подписи
подпись

Образец уведомления об отпуске

——————————————————————¬
¦ ООО «Кокос» ¦
¦ 173000, г. Великий Новгород, ¦
¦ ул. Федоровский ручей, д. 20 ¦
¦ ¦
¦Исх. N 181/12 ¦

Новости

04.08.2019 + График отпусков 2020 (онлайн).

Производственный календарь на 2020г.

15.07.2019 + Табель учета рабочего времени 2019 (онлайн).

Новые возможности :

Заполнение данных для расчета табеля в текстовом редакторе ,
копирование в поле ввода данных , расчет и формирование файла табеля (Excel)
Как заполнить табель

Самый быстрый способ заполнения табеля это ввод и корректировка поля ввода данных, а не выбор и заполнение с помощью мышки.
Дополнительные возможности при заполнении табеля в поле ввода :
сокращенный ввод, режим наложения записей, быстрое добавление сотрудников, добавление часов в справочник.
Примеры заполнения табеля доступны для выбора из списка Документы.

03.05.2019 + Информация

Мы занимаемся вопросами учета рабочего времени болеe 25 лет.
В первую очередь работой с табелем учета рабочего времени.
За это время разработаны программы (всего 6 версий).

Все они успешно в свое время работали на нескольких предприятиях.
Решались вопросы подготовки , расчета , формирования табеля , экспорта, импорта , сверки данных с 1С:Предприятие. (ЗИК , ЗУП). Формировались дополнительные отчеты (Баланс рабочего времени,Свод численности по категориям,Штатная расстановка ) и данные для расчета СН (вахтовикам), документы для расчета зарплаты и т.д.

Время идет , нужно что-то менять в своей работе.

Наступило время и нам переосмыслить эти задачи.

Было принято решение перейти на онлайн сервис, чтобы максимально упростить работу пользователя.

Успешной всем работы.

06.01.2019 + Табель учета рабочего времени 2019 (онлайн)

На сайте представлен полноценный онлайн сервис для подготовки , расчета и формирования табеля рабочего времени по ф.Т13 без ввода конфиденциальных данных предприятия и сотрудников.

Ввод произвольных периодических графиков работы.
Расчет ночных , праздничных ,сверурочных часов.
Расчеты для вахтового режима работы.

Ввод данных по стандартным условным обозначениям.

Никаких формул в файле Excel.

Для всего этого нужен только браузер .