Программа для систематизации документов

Содержание

Прежде чем говорить о документации на программный продукт, давайте попробуем сперва разобраться с официальной терминологией.

Итак, согласно официальной терминологии ГОСТ в технической документации приняты следующие термины:

1) Программное обеспечение – научная и практическая деятельность по созданию программ (ГОСТ 19.781-90).

2) Программа – данные, предназначенные для управления конкретными компонентами системы обработки информации в целях реализации определенного алгоритма (ГОСТ 19.781-90).

3) Программное средство – объект, состоящий из программ, процедур, правил, а также, если предусмотрено, сопутствующих им документации и данных, относящихся к функционированию системы обработки информации (ГОСТ 28.806-90).

4) Программный комплекс – набор взаимодействующих программ, согласованных по функциям и форматам, имеющих единообразные и точно определенные интерфейсы, а также составляющих полное средство для решения больших задач.

5) Программное изделие – программа или логически связанная совокупность программ, записанная на носителе данных и являющаяся продуктом промышленного производства (ГОСТ 28.806-90).

6) Программный продукт – программное средство, предназначенное для поставки, передачи, продажи пользователю (ГОСТ 28.806-90).

Немного неожиданные определения, не так ли?

Но вернемся к вопросу разработки документации для программного обеспечения по ГОСТ. Возьмем, например, документ «Руководство пользователя» для какого-нибудь программного комплекса, представленного на коммерческом рынке. Данный документ можно отнести к следующим видам технической документации:

– документация на программу / программное обеспечение (в общем смысле);
– документация на программное средство (включает программы и документацию, является системой обработки информации);
– документация на программный продукт (коммерческий продукт, предназначенный для продажи);
– документация на программное изделие (на компакт-диске в красивой упаковке);
– документация на программный комплекс (комплекс по своей структуре);
– программная документация (вид документации по ГОСТ 19).

Теперь обратимся к самым передовым технологиям. Например, продукт Office 365, который компания Microsoft позиционирует как полноценное SaaS-решение (software as a service) и предлагает по подписке без установки на компьютер пользователя. Куда стоит отнести документацию на такие продукты?

Как видите, при разработке документации на программное обеспечение есть много нюансов: вы можете именовать документы различными способами – в некоторых случаях это будет верно, в некоторых возможны расхождения.

Однако всегда можно заказать документацию на программное обеспечение у профессионалов и забыть обо всех этих нюансах, а вместо этого наслаждаться успешными продажами своего прекрасно задокументированного продукта.

Возможно, вас также заинтересует:

– программа и методика испытаний;
– разработка документации для АС;
– разработка руководства оператора.

Microsoft Word — программа предназначенная для создания, редактирования и обработки текстовых документов. Данная программа оснащена множеством инструментов и панелей, которые обеспечивают быструю обработку данных и распечатку текста. Майкрософт Ворд занимает первое место среди программ такого назначения, ведь по функциональности и практичности ему нет равных. При необходимости скачать бесплатно программу для создания документов Word можно по ссылке ниже.

Майкрософт Ворд — это текстовый редактор, который создан разработчиками от компании Майкрософт. Эта программа применяется в любом офисе, на фирмах и предприятиях. Создание и распечатка текстовых документов давно используются при оформлении договоров и заключении сделок между компаниями.

Текстовый редактор Майкрософт Ворд позволяет создавать документы большого объема. В программе можно создать отчет, записку, реферат или многоуровневую текстовую работу с использованием ссылок и оглавлений.

Скриншоты

Пользователь может вставить изображения, таблицы и pпрочие файлы в любую часть документа и оформить рамки в документе. Майкрософт Ворд поддерживает создание диаграмм и сложных формул, которые используются для подсчета аналитических данных.

В программе можно зашифровать документ, установив пароль. Майкрософт Ворд оснащен инструментами для создания списков, нумерованных страниц, автоматических оглавлений, гиперссылок и прочих элементов, которые упрощают работу с большим текстовым документом.

Пользователь может отформатировать готовый текст и добавить элементы, упрощающие просмотр текстовых данных. В Майкрософт Ворд можно менять начертание шрифта, указывать кегль, создавать подчеркнутый шрифт, выделять жирным любые фрагменты текста и многое другое.

Видеообзор программы Word 2016

Данный текстовый редактор создан просто и удобно. Word не требует специальных навыков и дополнительного обучения, чтобы создать документ и обработать его. Все элементы управления и инструменты вынесены на панель, при необходимости пользователь может настроить отображение значков и добавить дополнительные функции.

Когда возникает проблема при обработке текста или непонятно, как сделать операцию или добавить элемент, можно воспользоваться встроенной справкой. Справка Microsoft Word очень удобная и содержит главы для быстрого перехода на нужный раздел.

Microsoft Word версии 2007 года создан по-новому. Все панели и инструменты вынесены на отдельное подокно, что упрощает выбор элемента. Данный подход к переработке дизайна не понравился многим пользователям, которые привыкли к более ранним версиям программы.

Для определенного количества пользователей обновленный интерфейс программы стал чем-то новым, а любители старого дизайна высказали отрицательные отзывы. Microsoft Word создан с использованием вкладок, на которых располагаются объекты и инструменты для опеределенного пункта главного меню программы. Такой переход от классического меню и списков на «вкладочность» не всем по душе, но в таком интерфейсе есть много плюсов. Теперь все функции одного меню находятся на одной вкладке, а это очень удобно, когда часто нужно обращаться к инструментам.

Данная программа работает даже на слабых компьютерах. Тесовый редактор позволяет обрабатывать тексты и добавлять в них новые элементы. В Microsoft Word 2007 нет различий в функциональности с предыдущими версиями программы. Программа стабильно работает на операционных системах нового поколения.

Microsoft Word позволяет создавать шаблоны, визитки, тестовые работы с большим количеством страниц и прочие текстовые документы с многоуровневой структурой. В текстовом редакторе можно создавать макросы и скрипты, которые автоматизируют работу пользователя.

Пакеты программ для работы с текстом, электронными таблицами, презентациями и базами данных, интегрированные в единый комплекс.

Сегодня большинство пользователей ПК имеют в своем распоряжении принтер, с помощью которого можно распечатывать не только текст, но и разнообразные буклеты, брошюры, иллюстрации. И именно для этого созданы программы для печати. Данная категория программного обеспечения делится на две группы: дизайнерские пакеты и принтерные утилиты. Дизайнерские пакеты позволяют пользователю быстро и без проблем создавать разнообразные проекты, начиная от обычных календариков и открыток и заканчивая эффектно оформленными брошюрами. Обычно подобные программы содержат широкий спектр шаблонов, позволяющих решать вышеназванные задачи. Но если пользователю недостаточно встроенных инструментов, то он с легкостью сможет создать свой собственный шаблон. Принтерные утилиты используются пользователями, которым достаточно возможностей стандартного приложения, где они привыкли работать. Программные продукты данной категории работают как виртуальные драйверы принтера, перехватывая отправленные на печать страницы, которые он перестраивает в соответствии со сделанными установками. В итоге обработанные данные распечатываются не обычным образом, а в виде брошюр, двухсторонних буклетов, открыток или каких-либо иных изделий.

Разработано много программ, работающих с форматом PDF. Самые простые из таких программ выполняют просмотр и создание новых PDF-документов, а также могут конвертировать содержимое документа в другой формат или наоборот. Существуют программы, позволяющие редактировать и добавлять текст, объекты, изображения, печати и ссылки в PDF-документ. В некоторых программах есть возможность разделять и объединять документы данного формата, извлекать из него отдельные страницы и объекты. С помощью программ попрофессиональнее можно добавлять водяные знаки, логотипы и колонтитулы. Многие имеют возможность пакетной обработки большого числа документов. Профессиональные программы для работы с PDF позволяют делать формы. После этого можно предоставлять их клиентам для заполнения. Многие программы имеют функции управления цифровыми правами. Цифровые права в таких программах позволяют поставить запрет на извлечение из PDF-документа текста и картинок, а также сделать запрет печати. Для формата PDF имеются также серверные программы. В таких приложениях можно создавать документы на стороне сервера. Причём посмотреть данный документ можно даже с машины клиента на которой нет полной версии приложения Acrobat.

Сегодня представить себе работу с документами любого направления и уровня сложности без применения компьютерных средств обработки информации просто невозможно. Эра печатных машинок ушла в прошлое. В большинстве случаев, если не брать специфичную информацию или вычисления, обрабатывать нужно именно тексты. Рассмотрим наиболее популярные и распространенные бесплатные программы для работы с документами некоторых типов. Отдельно заострим внимание именно на тестовых файлах.

Программы для работы с документами: общий обзор

Как известно, в большинстве своем пользователи компьютерных систем на основе ОС Windows предпочитают работать со стандартным пакетом приложений MS Office, в котором представлены программы чуть ли не на все случаи жизни.

Однако в настоящее время можно найти массу альтернативных разработок, в которых тоже представлены программы для работы с документами любого типа, которые по своим функциональным возможностям не уступают пакету MS Office, а в некоторых случаях даже превосходят его.

В любом пакете, независимо от разработчика, представлены приложения, позволяющие создавать, просматривать и редактировать текстовые файлы, электронные таблицы, базы данных, а также обрабатывать графические объекты или даже мультимедиа.

Офисный пакет от Microsoft

Для начала посмотрим всем известный офисный набор от Microsoft. Он считается универсальным, поскольку программы для обработки документов, используемых в бизнесе, здесь представлены наиболее широко.

Неудивительно, что многие разработчики не стали изобретать велосипед и просто скопировали большинство приложений, включив их аналоги в собственные пакеты. Сам же MS Office содержит несколько основных приложений, среди которых чаще всего используются Word, Excel и Access.

Если говорить именно о текстовых документах, Word является прародителем формата DOC/DOCX, который сегодня поддерживается практически всеми сторонними пакетами. Впрочем, разработчики этого тоже не остались в стороне и со временем внедрили в свой редактор возможность работы с отличающимися от стандартного форматами, которые по умолчанию используют другие разработчики.

Ведь если посмотреть, например, на возможности открытия или сохранения текстового документа, здесь можно встретить даже поддержку файлов PDF. Но об этом несколько позже.

Собственно, сам Office можно загрузить и установить совершенно бесплатно, единственное, что потребуется, — ключ активации продукта. Это никого не останавливает, ведь произвести ее можно при помощи небольшой утилиты под названием KMS Activator. В других бесплатных пакетах такого обязательного требования активации или регистрации нет.

Альтернативные разработки

На заре развития офисных программ MS Office занимал лидирующие позиции, поскольку его создатели смогли включить в единый набор программы для работы с документами совершенно разных типов, что и позволило создать средство для работы с ними, как сейчас принято говорить, стандарта «все-в-одном».

Тем не менее слишком долго лидерство удерживать оказалось невозможным, поскольку на рынке появились достаточно серьезные конкуренты. Сначала таковым стал пакет Lotus Pro, а чуть позже появилась еще одна серьезная разработка под названием Open Office. Кстати, именно этот пакет многие специалисты называют не только прямым конкурентом Microsoft, но еще и обращают внимание пользователей на то, что в нем есть некоторые дополнительные инструменты, которых не имеет стандартный MS Office.

Простейшие текстовые редакторы

Но остановимся на текстовых файлах, которые сегодня являются самыми распространенными в документообороте. Для просмотра и информации могут использоваться самые простые, как многим кажется, приложения вроде «Блокнота», входящего в стандартный набор Windows. Да, действительно, в «Блокноте» можно работать исключительно с текстом, наподобие того, как это было в Norton Commander под DOS-системы. Здесь все практически аналогично, только «Блокнот» имеет графическую оболочку. Само собой разумеется, ни о каком форматировании текста, оформлении или вставке дополнительных объектов говорить не приходится.

Зато мало кто знает, что именно «Блокнот» и программы для работы с документами текстового типа, ему подобные, поддерживают синтаксис большинства известных на сегодня языков программирования, поэтому программисты и разработчики приложений предпочитают работать именно с такими редакторами.

Стандартные программы для работы с документами Word

Теперь несколько слов о текстовом редакторе Word и его аналогах. Рассмотрим пример, когда у пользователя на компьютере имеется «чистая» система. Если кто не знает, в исходный набор Windows офисный пакет не входит, его нужно устанавливать отдельно. Поэтому многие даже не догадываются о том, что в системе есть бесплатная программа для работы с документами Word (она «вшита» в систему).

Речь идет о приложении WordPad (Viewer). В нем можно открывать и просматривать файлы Word, однако для редактирования документа особых возможностей нет. Неудобно, конечно, но лучше чем ничего.

Впрочем, при отсутствии Word открыть такой текстовый файл можно и другим способом. В этом поможет Adobe Reader, Acrobat или Acrobat Reader. Любая такая программа для работы с текстовыми документами, содержащими графику, позволяет открывать файлы практически любого текстового формата или импортировать их содержимое. В зависимости от типа приложения разнятся и возможности редактирования, но даже если такого инструмента нет, просмотреть файлы можно в любом случае.

Конечно, рассмотреть все приложения офисного типа просто невозможно. Однако даже касательно Word-документов или текстовых файлов можно отметить, что работать с ними можно достаточно просто. Если уж совсем ничего под рукой нет, просматривать файлы этих типов можно даже при помощи самых обычных веб-браузеров, не говоря уже о сохранении их с возможностью редактирования в «облачных» сервисах. Кстати, многие из них дают возможность одновременного внесения изменений, которые автоматически отображаются у всех пользователей, в данный момент подключенных к удаленному редактору на сервере.

Скачать бесплатный текстовый редактор для операционной системы семейства Windows: OpenOffice, Notepad++, LopeEdit LIte, TEA, DPAD, Mars Notebook, AkelPad, AbiWord и т.д.

WPS Office – набор офисных программ, предназначенных для работы с текстом и таблицами. Приложение отличается от популярного Microsoft Office высокой скоростью и низкими системными требованиями. Следует отметить, что набор программ распространяется совершенно бесплатно. Многие не понимают, что такое программа…

Foxit Reader – быстрая и компактная программка, предназначенная для открытия PDF файлов. Приложение способно заменить популярный многими пользователями Acrobat Reader. По сравнению с конкурентом Фоксит Ридер имеет небольшой размер, но с поставленными задачами справляется не хуже. Foxit Reader подходит…

DjVu Viewer – распространенное приложение, предназначенное для открытия файлов формата djvu. Подобный формат чаще всего применяется при создании электронных журналов или энциклопедий. Утилита не имеет ничего лишнего, поэтому ее сможет использовать даже новичок. Программа djview позволяет конвертировать страницы документа…

Foxit PDF Editor – мощное приложение, предназначенное для редактирования файлов в PDF формате. Разработчиком программы является всемирно известная компания Foxit Software. Несмотря на свой небольшой размер, приложение многофункциональное и со своей задачей справляется на 100%. Программу Foxit Advanced PDF…

Adobe Acrobat Reader – программа, предназначенная для чтения pdf файлов. Важно отметить, что существует две версии программного продукта. Платная версия отличается тем, что она способна не только считывать информацию с файла, но и редактировать его, а также производить некоторые…

PDFbinder – утилита, предназначенная для «склеивания» нескольких файлов формата ПДФ. Благодаря программе можно объединить неограниченное количество документов. Таким образом, можно создать настоящую книгу или мануал. Программа будет полезна в первую очередь тем пользователям, которым приходится очень много работать с…

PDF24 Creator – это универсальный помощник, поставляемый совершенно бесплатно, служащий для создания и процесса редактирования PDF документации из разнообразных графических элементов. Это могут быть различные фотографии на компьютере таких форматов, как: PNG, PSD, JPEG и многие другие. Благодаря функции…

Для создания документов в формате PDF существует множество бесплатных программ, среди них есть PDF Creator, который выгодно отличается от аналогичных утилит своими расширенными возможностями и набором различных полезных функций. Подобные программы получили название виртуальных принтеров. PDF креатор может работать…

PSPad — текстовый редактор для профессиональной обработки текста и подсветки синтаксиса большинства языков программирования. PSPad — это мощный и многофункциональный текстовый редактор, который автоматически определяет язык программирования на котором написан текст по типу его файла. Программа имеет удобною подсветку…

Software Editor — простой бесплатный текстовый редактор для изменения и оформления текстовых документов. Software Editor является полезной бесплатной программой для редактирования и оформления текстовых документов. Программа поддерживает работу с изображениями, гиперссылками, таблицами и списками. Есть возможность выбора шрифта, цвета,…

WinDjView – программа, позволяющая открывать файлы формата djvu. Приложение является аналогом DjVu Reader, который так популярен у пользователей. В отличие от конкурента, ридер имеет более современный интерфейс. Программа WinDjView постоянно обновляется и имеет тех. поддержку. Следует отметить что приложение…

версия: 3.2.3200 от 14 Март 2019

Продвинутый текстовый редактор для работы с исходными текстами приложений, написанных на разных языках программирования. Обладает всеми инструментами для удобной работы с кодами. Полезен как начинающим, так и опытным разработчикам.

Программа является удачным симбиозом текстового редактора и IDE — интегрированной среды разработки.

версия: 3.40.1 от 11 Март 2019

Еще совсем недавно люди и представить себе не могли, как это — читать книги не из книги. Сейчас реалии изменились, и все больше людей переходят на электронные читалки.

Во-первых, они экономят деньги (раз купил читалку и больше не надо тратиться на приобретение книжек). Во-вторых, их не вредно читать, в отличие от чтения за компьютером или обычных книг. У них есть только один изъян – не все форматы поддерживаются.

версия: 6.2.1 от 07 Март 2019

LibreOffice – это пакет офисных программ, который, в отличие от Microsoft, не требует лицензии и работает на Windows, Linux, MacOS, iOS и Android.

Данное ПО является, по сути, ответвлением от проекта OpenOffice, при этом исходным кодом послужил StarOffice. Разработчики не постеснялись одолжить кое-что от технологии GО-ОО, что обеспечило интеграцию с разными платформами. Поэтому пользователи могут скачать LibreOffice для Windows, MacOS, Linux, iOS или Android. LibreOffice прекрасно совмещается с 32-х и 64-х-битными системами.

версия: 7.6.4 от 07 Март 2019

Улучшенная версия блокнота от Виндовс, которая поддерживает мультивкладочность, имеет в наличии несколько полезных плагинов, а также способна запомнить последовательность ваших действий и воспроизвести их.

Если вы пользовались стандартным Блокнотом от Windows, то должны знать, что это крайне малофункциональная программа. Вспомнить хотя бы то, что в нем невозможно было открыть несколько документов сразу. Эта и другие проблемы были решены в Нотепад++.

версия: 3.4.0 от 15 Февраль 2019

Бесплатный PDF Creator является виртуальным принтером. Приложением, способным преобразовывать текстовые или графические документы в любимые многими сайтами и коммерческими компаниями PDF-файлы, а также в форматы JPEG, РNG или TIFF.

Если вы прорабатываете какой-нибудь проект в Word или Photoshop, но законченный вариант нужно представить в PDF-формате, вам будет непросто обойтись без PDF Creator.

версия: 4.1.6 от 19 Ноябрь 2018

Обновился OpenOffice.org — бесплатный пакет офисных приложений, наилучшая альтернатива Microsoft Office. Мощный и быстрый, удобный и легко настраиваемый, поддерживающий скрипты и дополнения, и это еще не полный перечень его достоинств.

Одним из главных нововведений 3 версии была поддержка нового формата Open XML (.docx, .xlsx, .pptx), в который по умолчанию сохраняются документы начиная с MS Office 2007.

версия: 4.9.8 от 19 Июль 2016

Вышла новая версия маленького, удобного и очень быстрого текстового редактора. AkelPad умеет работать с Вашими текстовыми документами в однооконном или многооконном режимах, так же в данной программе реализована полная поддержка строк Unicode на Unicode-системах (NT/2000/XP/2003) и кодовые страницы Unicode.

Используя эту бесплатную программу для компьютера, можно произвести редактирование файлов, даже отмеченных атрибутом «Только для чтения», а также имеется возможность предварительно просмотреть файл перед открытием.

версия: 2012 сборка 3095 от 01 Февраль 2013

Quick Page — это профессиональное средство разработки Web-сайтов с огромным количеством возможностей для быстрой разработки документов, а также большим количеством инструментов, которые позволяют значительно упростить процесс создания Web-сайта.

Данный продукт является одним из приоритетных продуктов разработчика, поэтому он часто обновляется и постоянно улучшается.

Не зря говорят, что лень — двигатель прогресса. Лично меня она подвигает на постоянный поиск каких-то способов упрощения повседневной жизни. Помогает мне в этом внутренний радар, настроенный на восприятие новой информации. Как только я слышу про что-то новенькое в интересной для меня области, стараюсь сразу проверить, не будет ли оно для меня полезным.

Иногда я сознательно ищу решения для упорядочивания информации, поток которой захлестывает ежедневно и ежечасно. И тогда я стараюсь накопать побольше, отобрать лучшие варианты и испробовать их на практике, чтобы остановиться на самом удобном и пользоваться долго.

Самое удивительное, что часто эти программы находятся совсем рядом, просто нужен другой человек, свободное время или конкретная задача, чтобы «открыть Америку» лично для себя. Поскольку мне регулярно приходится открывать глаза своих знакомых на те инструменты организации информации, которые находятся под рукой и даже не стоят денег, сегодня я хочу сказать о трех самых сильных из них (по моему субъективному мнению). Возможно, какая-то из них пригодится и вам тоже.

1. MS OneNote — это поистине программа-невидимка и золотая находка. Живет она в офисном пакете Windows, начиная с MS Office 2003, но большинство моих знакомых о ней ничего не слышали. По сути, это программа-блокнот с несколькими уровнями иерархии, позволяющими создавать записные книжки, разделы, страницы и подстраницы.

Подходит для систематизации и хранения любой информации, которая обычно болтается у вас на рабочем столе и в «Моих документах», в лучшем случае разложенная по папочкам — текст, картинки, целые страницы из интернета прямо со ссылками, аудио и видеофайлы. Например в ней можно хранить:

  • информацию по определенной теме для последующего выбора — если вы выбираете пылесос, телефон, автомобиль или курсы по тайм-менеджменту
  • информацию о покупках — где и за сколько купили, сроки гарантии
  • информацию о документах, особенно, если часто приходится заполнять какие-то данные в электронном виде
  • информацию о ваших клиентах, студентах
  • рецепты
  • планы
  • любые списки:
    • wish list,
    • подарки, которым обрадовались бы ваши друзья,
    • книги, которые вы прочли или только хотели бы,
    • фильмы, которые вы хотели бы посмотреть и ваши впечатления
  • информацию для поездки, списки вещей в дорогу
  • ваш дневник, ключевые события, которые хотели бы сохранить в памяти, заметки из путешествий
  • конспекты прочитанных книг, записи по учебным курсам, ваши собственные статьи, черновики и наброски
  • идеи для рукоделия
  • свайп-файлы
  • рисунки и пометки

Возможности программы безграничны. Можно выбрать вид «подложки», всевозможно редактировать текст, делать списки с чек-боксами (для отметки галочками), рисованные пометки. Можно использовать теги — ключевые слова, или просто пользоваться поиском.

Есть версии для android, iOs и OSX. Для любителей Apple есть ещё и платная программа Outline: для IOS — полный вариант, для MacOS доступна пока только версия для чтения готовых заметок. Её преимущество в том, что записные книжки можно хранить только на компьютере.

Единственным достойным конкурентом OneNote я считаю Evernote. Вы могли видеть на своем телефоне или планшете зеленого слона — это она. Суть программы та же. Несколько в другом формате представлены записки. Изначально ориентирована на синхронизацию с мобильными устройствами через интернет. У нее есть ограничения по использованию бесплатного аккаунта. Зато эта программа может использоваться и на платформах Apple, и на старых версиях android.

Пользователи Linux могут попробовать Keynote (не путать с программой для презентаций от Apple) — удобная, но, на мой взгляд, не такая дружелюбная для неподготовленного пользователя, как две первые.

2. Вторым по важности удобнячком считаю программы по построению карт памяти — mind maps. Много лет использую разные программы для графического представления различной информации. В частности:

• для планов статей
• для конспектов книг, лекций, подготовки вопросов к экзамену
• развернутого планирования достижения целей
• планирования мероприятий
• поиска решений

Безусловным лидером таких программ, на мой взгляд является Mind Manager — это самая удобная программа, но вместе с тем и самая дорогая. Вариант подешевле — Xmind. У нее есть бесплатная версия — вы сможете делать карты для собственного использования, но не сможете экспортировать в pdf, чтобы показать другу, у которого не установлена эта программа.

Самый доступный вариант Freemind — она бесплатна, интуитивно понятна и подходит для любой платформы.

3. Очень долго я искала удобный для меня планировщик. Так как я не очень рациональный человек, и с трудом могу действовать четко по намеченному плану, мне нужна была программа гибкого планирования, которая бы не стала кладбищем несбывшихся дел, при этом не будучи слишком примитивной. Не менее важным именно в этом случае было бы иметь синхронизацию с телефоном или планшетом, чтобы в нее можно было заглянуть на ходу или записать что-то новенькое.

Сейчас существует огромное количество планировщиков разной степени сложности. И, возможно, мой выбор окажется неудачным решением для тех, кто предпочитает строить все планы в единой структуре в одном месте, или имеет много задач, привязанных ко времени. Я же предпочитаю ежедневное планирование на бумаге, поэтому программа-планировщик служит для меня в первую очередь в качестве обзора всех задуманных задач (по сути, это для меня электронный вариант системы «Автофокус»).

Итак, моего победителя зовут Wunderlist. Сначала программа показалась мне совсем простой, пока я не обнаружила, что в ней есть подзадачи и место для дополнительной информации. То есть если в теме «Порядок» у меня есть пункт «Отдать даром ненужные вещи», то внутри я могу составить список вещей, а так же список мест, куда я могу обратиться для этого.

В платной версии программы можно даже прикреплять файлы и направлять задания другим людям. Хотя большинству вполне достаточно будет и бесплатной. Несмотря на то, что программа просит зарегистрироваться, можно пользоваться автономной версией программы бесконечно долго, и зарегистрироваться, только когда решите синхронизировать информацию на компьютере и телефоне.

Wunderlist позволяет выделять важные события, ставить дедлайны и напоминания, в том числе для повторяющихся событий.

Программа доступна для Windows, всех платформ Apple, android и в качестве web-приложения.

Любая продуктивная работа за компьютером порождает пользовательские документы. Их количество растет пропорционально активности пользователя. Со временем поиск нужных файлов и, тем более, необходимой информации внутри них превращается в непростую задачу, требующую немало усилий и времени. Еще одна проблема, связанная с обилием документов на компьютере, связана с надежностью хранения данных. Необходимо регулярно создавать резервные копии, а кому хочется этим заниматься, настраивая специальное программное обеспечение? Разумеется, люди, увлеченные компьютером, произведут все необходимые операции, но большинство пользователей не питает нежных чувств к системному блоку. В обоих случаях помогло бы решение, систематизирующее все документы, позволяющее работать с ними как с единой базой.

Active Document Keeper предназначен для хранения и управления архивом электронных документов. Это позволяет, в большей степени, облегчить работу с большим количеством пользовательских файлов, сделать ее более простой, быстрой и удобной.

Все документы хранятся в единой базе данных. Имеется поддержка Microsoft Office, PDF и некоторых типов изображений. Внутри базы можно работать с древовидной структурой, напоминающей файловую систему. Однако имеется одно важное отличие от физического аналога – один и тот же документ можно размещать в нескольких папках одновременно.

После запуска приложения открывается Мастер Первого Старта. С помощью него можно создать новую базу данных или выбрать уже существующий архив. Кроме того, имеется возможность сразу же импортировать все необходимые документы.

Мастер первого старта Active Document Keeper

При запуске конфигурации базы данных вам предстоит создать или открыть ее. База представляет собой DBF-файлы. Она может храниться на локальном диске или в локальной сети. Кроме того, вы можете обеспечивать доступ к ней с помощью SQL-серверов, таких как Oracle, MS SQL или MySQL. В этом случае файлы базы становятся доступными через ActiveX Data Objects или, как это принято писать сокращенно, ADO. При работе в сети возможна работа нескольких пользователей с единой базой данных.

В последнем случае для открытия базы необходимо указать файл связи с данными и строку соединения. Сначала указывается поставщик данных, а затем вводится серия частных параметров, например, имя и пароль сервера. Если же вы открываете базу данных с жесткого диска или из локальной сети, то достаточно указать папку, где лежат файлы базы.

После того, как база создана, необходимо произвести импорт документов в нее. За это отвечает специальный мастер. На первом этапе необходимо указать типы файлов, участвующих в импорте. Список содержит пятнадцать пунктов. Далее необходимо выбрать папки, где лежат ваши документы.

Импорт документов в базу данных Active Document Keeper

Можно добавлять несколько папок в список импорта. Стоит учесть, что если выделяете какую-либо директорию, но все вложенные папки также автоматически добавляются в список импорта. Изменить это поведение нельзя.

После того, как выбор папок завершен, отображается список всех найденных файлов соответствующих типов. Вы можете сразу удалять лишние элементы. На последнем этапе работы мастера импорта необходимо выбрать папки базы данных, куда будут заноситься документы. По умолчанию данные копируются в корень базы. Имена папок создаются по образу и подобию их оригинальных названий. В качестве альтернативы, можно импортировать данные в уже существующие папки, не в корень. Однако создавать собственные папки на данном этапе работы нельзя. Это можно будет сделать позже, работая с главным окном приложения.

Выбор папок базы данных для импорта в данных Active Document Keeper

Еще один способ импорта документов заключается в использовании контекстного меню Проводника. После установки Active Document Keeper в меню появляется новый пункт в разделе «Отправить». Вы можете выделить группу файлов и быстро отправить их в базу данных Active Document Keeper, произведя, тем самым, процедуру импорта.

Программа поддерживает и иные, специфические методы импорта документов. На панели инструментов располагается кнопка сканирования. С ее помощью можно импортировать печатные документы напрямую со сканера, получая изображения в базе данных. В меню «Документ» располагается пункт «Выбор источника». Когда вы подключите цифровую камеру или другое переносное устройство, то можно сразу занести всю информацию в базу. Это позволяет быстро извлекать фотографии или любые другие документы с flash-карт.

Просмотр изображения в Active Document Keeper

Верхняя часть рабочего окна приложения содержит традиционную панель инструментов. Добавлять или удалять кнопки нельзя. Слева располагается список папок базы. В данный момент вы можете его редактировать. Имеется возможность создания и удаления папок. Они могут иметь вложенную структуру. Переносить документы из одной папки в другую нельзя. Это касается не только работы мыши (подцепил и отпустил), но и любых других методов. В созданные пользователем папки можно только добавлять новые документы. Это может быть произведено как путем импорта, так и с помощью создания нового файла.

Внутри панели «Примечание» составляются текстовые описания документов. Они будут использоваться во время поиска. Сам список документов отображается в одноименной панели. Они могут быть отображаться четырьмя способами – крупные значки, мелкие значки, список и таблица. Первый способ не подразумевает создание миниатюр для графических файлов.

Вы можете осуществлять предварительный просмотр документов. Он работает для всех типов файлов, поддерживаемых приложением. Это означает, что вы можете смотреть картинки, знакомиться с офисными документами, с PDF.

Просмотр электронной таблицы Microsoft Excel в базе данных Active Document Keeper

В нижней части рабочего окна отображаются результаты поиска. Он является одной из основных преимуществ хранения документов внутри единой базы, а не разрозненно на жестком диске. Особенностью работы с базой данных является возможность поиска текстовых строк внутри офисных документов MS Word и MS Excel, а также внутри PDF. Для картинок можно использовать только имена файлов и текстовые описания полей базы данных. Работа с EXIF не поддерживается. Вы можете ограничивать поиск отдельными папками базы.

Поиск документов в Active Document Keeper

Помимо просмотра всех типов документов, вы можете осуществлять их печать. Необходимость в приложении – редакторе отсутствует. Двойной щелчок мыши по любому документу вызывает редактор, с которым связан выбранный тип данных в системе.

Программа поддерживает создание документов напрямую из базы данных. При этом открывается диалоговое окно, в котором можно указать имя файла, ввести текстовое описание, выбрать тип.

Создание нового документа в Active Document Keeper

Другой способ создания документов заключается в организации списка Quick Documents. По умолчанию он пуст. Настройки приложения позволяют формировать его. Если нажать на стрелку, расположенную справа от кнопки «Документ», открывается меню со списком типов Quick Documents.

Внутри базы данных Active Document Keeper происходит сжатие данных. Это, как минимум, экономит место на жестком диске. Программа имеет также механизм создания резервных копий рабочей базы. Вы указываете папку, после чего в ней создается архив. Он имеет формат CAB. В случае возникновения проблем достаточно вновь указать папку с резервными копиями, и вам предложат список архивов с указанием даты их создания. Остается лишь выбрать необходимую копию и восстановить из нее базу.

Восстановление базы данных из резервной копии Active Document Keeper

Active Document Keeper является довольно удачной реализацией сбора пользовательских документов в единую базу. Программа весьма серьезно отличается ближайших аналогов, предназначенных для упрощения поиска документов. Большинство других программ формируют базу, которая лишь индексирует файлы, не сохраняя их самих. Как следствие, вы не получаете экономии места на жестком диске, не можете быстро создавать резервные копии документов. Active Document Keeper содержит мало сервисных возможностей, но это компенсируется удачной реализацией уже существующих инструментов.

Программы для создания электронных архивов

Электронный архив станет отличным решением для любых организаций, которым необходимо обеспечить централизованное хранение документов, в частности тех документов, которые большую часть своего жизненного цикла существуют в электронном виде.

Электронный архив для организаций любого масштаба

В первую очередь электронный архив необходим крупным компаниям, имеющим разветвленную филиальную сеть, холдингам, корпорациям.

Он нужен организациям, которые создают и изменяют сотни документов ежедневно.

Электронный архив не только упростит работу с документами, но и позволит заметно сэкономить, к примеру, отпадет необходимость содержать штат сотрудников, занимающихся исключительно бумажной работой.

Безусловно, электронный архив необходим крупным фирмам и организациям, тем не менее, он пригодиться среднему и даже малому бизнесу.

Пусть в процессе деятельности небольших фирм появляется не слишком много документов – хранение архива в электронном виде станет гарантией того, что ни один листик не затеряется. К тому же электронный архив может стать полезным в будущем.

Вполне возможно, что средняя, и даже малая фирма в скором времени расширится, возрастут объемы работ, а с ними и количество документов.

Прежде всего, электронный архив должен предоставлять возможность хранения документов. Любых документов, создаваемых сотрудниками, и формируемых в рамках обработок корпоративных процессов. Идеальным вариантом можно считать модель, при которой электронный архив является единственным местом хранения документов.Помимо функции хранения, архив должен предоставлять пользователям ряд дополнительных сервисов. Имеется в виду возможность создавать, изменять, хранить и искать документы.

Требования к программам для создания электронных архивов

Система электронного документооборота, используемая для организации электронного архива должна отвечать ряду требований.

  1. Структуризация данных в архиве

Программа должна обеспечивать нормальное функционирование архива документов компании, расположенного на одном или нескольких серверах. Структура архива может быть произвольной. Она будет зависеть от конкретных требований той организации, которая его использует.

Структуру архива составляют папки, располагающиеся в иерархическом порядке. Папки могут создавать и изменять как пользователи, так и корпоративные приложения. К каждой отдельной папке могут быть выдвинуты особые требования или ограничения, к примеру, в отдельных папках могут храниться файлы только одного типа.

Допускается создание виртуальных деревьев, содержащих ссылки на файлы и виртуальные папки, призванные облегчить процесс поиска. Папки могут иметь особые свойства, в частности, допускается настройка представления документов.

Для нормального функционирования и с целью обеспечения надежного хранения данных программа должна обеспечивать разграничение доступа к содержимому архива.

Необходима реализация разграничений на уровне пользователей, групп пользователей и ролей. Особенно стоит уделить внимание ролевой безопасности.

Имеется в виду разграничение доступа к содержимому папки, которое напрямую зависит от ее содержимого.

Поскольку в архиве могут храниться самые разнообразные документы, как внешние, так и внутренние, разграничению прав доступа уделяется большое внимание на различных уровнях. В общем случае разграничение доступа сводится к правилу – содержимое архива в большей степени доступно руководству организации, чем рядовым пользователям.

  1. Функционал поиска документа

Задача архива состоит не только в том, чтобы хранить документы, он должен предоставлять широкий набор инструментов для быстрого поиска необходимой информации. Программа должна поддерживать все существующие способы поиска. В частности: полнотекстовый и контекстный поиск, поиск по атрибутам.

Частые запросы должны сохраняться в виде шаблонов поиска. Способствует уменьшению времени поиска возможность создания поисковых папок.

  1. Интеграция со средствами обработки документов

Для удобства работы пользователей электронного архива необходимо наличие возможности сохранения документов непосредственно из офисных приложений. В этом случае пользователи смогут помещать в архив документы, полученные по электронной почте или созданные на компьютере с использованием популярных офисных пакетов.

Атрибуты созданных и сохраненных пользователями документов становятся доступными для поиска в архиве. Подобное решение позволит сотрудникам пользоваться для сохранения текущих документов исключительно электронным архивом, без необходимости задействовать сторонние файловые хранилища.

  1. Интеграция с корпоративным ПО

Программа электронного архива должна включать в себя ряд решений, позволяющих эффективно использовать файловый архив для хранения данных.

Необходим развитый интерфейс с возможностью загрузки и выгрузки данных в формате XML, что позволит производить обмен данными с большим количеством различных приложений.

Среди наиболее популярных: Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, 1C и многие другие.

Объем, занимаемый электронным архивом, зависит от конкретной организации, тем не менее, с каждым годом он будет только расти. Таким образом, программа должна позволять создавать и обслуживать архивы любых размеров.

Важнейшим требованием к электронной системе хранения документов является ее надежность. Программа должна гарантировать сохранность данных в любых условиях. Обязательно наличие систем резервного копирования данных, защита от несанкционированного доступа.

Программа с подобным функционалом, отвечающая вышеперечисленным требованиям, легко возьмет на себя создание и обслуживание электронного архива. Она станет залогом того, что данные, представляющие ценность для фирмы, будут в сохранности, а благодаря внедрению новых технологий рабочие процессы заметно ускорятся.

Считаете, что у Вашей компании нет необходимости в минимизации бумажного документооборота?
Или это просто страх, вызванный объективными факторами, такими как слабая формализация бизнес-процессов или ее отсутствие?

5 программ для создания групповых заметок, документации к API и руководства пользователя

Как удоб­но выстро­ить рабо­ту по редак­ти­ро­ва­нию тек­стов сов­мест­но с кол­ле­га­ми в режи­ме онлайн? Какой инстру­мент может помочь создать объ­ем­ное руко­вод­ство поль­зо­ва­те­ля? Кор­ре­спон­дент Теп­ли­цы выбрал пять удоб­ных сер­ви­сов для созда­ния заме­ток, спи­сок задач, обсуж­де­ния про­ек­тов. Все про­грам­мы не тре­бу­ют уста­нов­ки на ваш ком­пью­тер.

Paper Dropbox

Так выгля­дит стра­ни­ца «обзо­ра про­ек­та» в про­грам­ме. Изоб­ра­же­ние: скрин­шот с сай­та paper.dropbox.com

Бес­плат­ный сер­вис для созда­ния заме­ток, спи­сок задач, обсуж­де­ния про­ек­тов всем кол­лек­ти­вом. Рабо­та­ет очень про­сто. Для нача­ла рабо­ты нуж­но вве­сти элек­трон­ный адрес на сай­те сер­ви­са, а затем пароль и ваше имя.

В про­грам­му мож­но зай­ти через почту на gmail. После сер­вис пред­ло­жит вам выбрать шаб­лон доку­мен­та: моз­го­вой штурм, обзор про­ек­та, кон­спект собра­ний, но вы може­те создать и свой новый доку­мент. Я выбра­ла «обзор про­ек­та» и при­гла­си­ла несколь­ких дру­зей.

Интер­фейс, кста­ти, англо­языч­ный, но под­дер­жи­ва­ет ввод тек­ста на рус­ском язы­ке.

У про­грам­мы инту­и­тив­ный и понят­ный интер­фейс, с при­ят­ным дизай­ном. Очень удоб­но орга­ни­зо­вы­вать замет­ки: есть пап­ки, отмет­ки «Избран­ное», поиск и лен­та с изме­не­ни­я­ми во всех сов­мест­ных доку­мен­тах, отсор­ти­ро­ван­ная в хро­но­ло­ги­че­ском поряд­ке.

Текст созда­ет­ся бло­ка­ми, хоти­те доба­вить кар­тин­ку: нажи­ма­е­те +, в ито­ге вы само­сто­я­тель­но вер­ста­е­те стра­ни­цу. Доступ­но про­стое фор­ма­ти­ро­ва­ние: жир­ный и зачерк­ну­тый шрифт, заго­лов­ки, ссыл­ки.

Мож­но создать спис­ки, таб­ли­цы, загру­зить кон­тент из Dropbox, про­ком­мен­ти­ро­вать любой момент в тек­сте и посмот­реть исто­рию всех изме­не­ний доку­мен­та. Ссыл­ки на неко­то­рые сай­ты пре­вра­ща­ют­ся в видже­ты.

А еще есть чат и сов­мест­ная рабо­та, где вы може­те созда­вать спис­ка­ми зада­ния, деле­ги­ро­вать зада­чи и кон­тро­ли­ро­вать выпол­не­ние (отме­тить ответ­ствен­но­го поль­зо­ва­те­ля про­сто – с помо­щью @).

У сер­ви­са есть при­ло­же­ние для смарт­фо­нов на Android и iOS.

Сайт Paper Dropbox

Еще по теме: 5 бес­плат­ных при­ло­же­ний для заме­ток

2. Process Street

При­мер чек-листа, создан­но­го в про­грам­ме. Изоб­ра­же­ние с сай­та app.process.st

Сер­вис пред­на­зна­чен для созда­ния повто­ря­ю­щих­ся чек-листов, рабо­та­ет на гото­вых шаб­ло­нах, вам нуж­но выбрать под­хо­дя­щий имен­но для вас. Про­грам­ма хоро­шо под­хо­дит для веде­ния и струк­ту­ри­ро­ва­ния рабо­чих вопро­сов и команд­ной рабо­ты над про­ек­та­ми.

Удоб­но, что сер­вис рабо­та­ет пря­мо из бра­у­зе­ра. Мож­но назна­чать зада­чи поль­зо­ва­те­лям, ста­вить дед­лайн. Шаб­ло­ны есть несколь­ких типов: пап­ки по про­ек­там, испол­ни­те­лям и дру­гим раз­лич­ным направ­ле­ни­ям.

Вы може­те настро­ить шаб­лон само­сто­я­тель­но, а затем создать новый чек-лист под кон­крет­но­го заказчика/клиента. Мож­но назна­чать зада­чи поль­зо­ва­те­лям, ста­вить дед­лайн.

А про­гресс мож­но отсле­жи­вать в спе­ци­аль­ном раз­де­ле.

К постав­лен­ным зада­чам мож­но остав­лять ком­мен­та­рии, при­креп­лять фай­лы в доку­мен­ты, отдель­но уве­дом­лять поль­зо­ва­те­лей. Сер­вис на англий­ском язы­ке, но досту­пен ввод на рус­ском.

Есть бес­плат­ный тариф, на кото­ром коли­че­ство поль­зо­ва­те­лей не огра­ни­че­но. Плат­ные тари­фы начи­на­ют­ся от 12,5$ в месяц.

Сайт Process Street

3. Dr.Explain

При­мер руко­вод­ства, создан­но­го в про­грам­ме. Изоб­ра­же­ние: скрин­шот с сай­та www.drexplain.ru

Сер­вис помо­жет ком­па­ни­ям создать поль­зо­ва­тель­скую доку­мен­та­цию: руко­вод­ство, спра­воч­ные систе­мы, online руко­вод­ство поль­зо­ва­те­ля, посо­бия или даже тех­ни­че­скую доку­мен­та­цию к про­грамм­но­му обес­пе­че­нию.

Про­грам­ма пол­но­стью авто­ма­ти­зи­ру­ет любой про­цесс. К при­ме­ру, если рань­ше нуж­но было самим делать сним­ки экра­на, рисо­вать вынос­ки и стрел­ки, встав­лять скрин­шо­ты вруч­ную, то Drexplain сде­ла­ет это все за вас.

То есть создаст сни­мок любой части сай­та по ваше­му усмот­ре­нию, най­дет зна­чи­мые эле­мен­ты интер­фей­са (эле­мен­ты управ­ле­ния, спис­ки, кноп­ки), а затем вста­вит сни­мок в про­ект, рас­ста­вит стрел­ки и сде­ла­ет вынос­ки к этим изоб­ра­же­ни­ям.

Вы може­те доба­вить неболь­шое пояс­не­ние к каж­дой вынос­ке.

Для нача­ла рабо­ты вам нуж­но про­сто ука­зать веб-стра­ни­цу сер­ви­са, кото­рый нуж­но опи­сать. Любой про­ект мож­но импор­ти­ро­вать в про­грам­му (если вы, напри­мер, рабо­та­ли в дру­гом при­ло­же­нии). Под­дер­жи­ва­ет доку­мен­ты в CHM, Word, HTML, HLP, RTF, TXT, XML.

Раз­ра­бот­чи­ки гото­вы про­ве­сти онлайн-встре­чу с вами по скай­пу и рас­ска­зать, как рабо­та­ет инстру­мент, пока­зать демо­вер­сию. Есть раз­дел с при­ме­ра­ми рус­ско­языч­ных онлайн-спра­вок, создан­ных в про­грам­ме.

Бес­плат­ная вер­сия про­грам­мы рабо­та­ет без огра­ни­че­ния по вре­ме­ни, прав­да, все ваши фай­лы будут поме­че­ны водя­ным зна­ком ком­па­нии.

Един­ствен­ный минус, пожа­луй, в том, что у сер­ви­са не такой стиль­ный интер­фейс, но зато он под­дер­жи­ва­ет рус­ский язык.

Cайт Dr.Explain

Apiary

При­мер шаб­ло­на доку­мен­та­ции. Изоб­ра­же­ние с сай­та apiary.io

На созда­ние API доку­мен­та­ции мож­но потра­тить уйму вре­ме­ни: нуж­но опи­сать мно­же­ство дета­лей для ваше­го потре­би­те­ля.

Про­грам­ма как раз помо­га­ет созда­вать доку­мен­та­цию к API (Application Programming Interface – это интер­фейс про­грам­ми­ро­ва­ния, интер­фейс созда­ния при­ло­же­ний или, дру­ги­ми сло­ва­ми, гото­вый код).

Все ваши доку­мен­ты будут созда­вать­ся на спе­ци­аль­ном пред­мет­но-ори­ен­ти­ро­ван­ном язы­ке (DSL). Затем при помо­щи прок­си к API мож­но напи­сать запро­сы, что­бы про­ве­рять, что все опи­сан­ное соот­вет­ству­ет дей­стви­тель­но­сти.

Осо­бен­но под­хо­дит для тех, кто раз­ме­ща­ет свои it-про­ек­ты Github, пото­му что сер­вис обес­пе­чи­ва­ет бес­плат­ную син­хро­ни­за­цию с хостин­гом.

Создан­ный доку­мент, воз­мож­но, будет зани­мать слиш­ком мно­го стра­ниц, что крайне неудоб­но для редак­ти­ро­ва­ния.

Есть бес­плат­ная вер­сия про­грам­мы, рабо­та­ет с неко­то­ры­ми огра­ни­че­ни­я­ми: не под­дер­жи­ва­ет фир­мен­ный стиль, нель­зя встра­и­вать доку­мен­та­цию на веб-сайт.

Сайт Apiary

Read the Docs

При­мер доку­мен­та­ции на сер­ви­се. Изоб­ра­же­ние с сай­та gef.readthedocs.io

В про­грам­ме мож­но хра­нить и пуб­ли­ко­вать доку­мен­та­цию. В фай­ле лег­ко ори­ен­ти­ро­вать­ся, пото­му что инфор­ма­ция поде­ле­на на раз­де­лы. Поэто­му поиск по доку­мен­ту более чем удоб­ный.

Доку­мен­та­цию из про­ек­та мож­но импор­ти­ро­вать с помо­щью систем кон­тро­ля вер­сий: Mercurial, Git, Subversion и Bazaar.

Про­грам­ма под­дер­жи­ва­ет webhooks, так что вы може­те обнов­лять доку­мен­та­цию сра­зу же после добав­ле­ния в хра­ни­ли­ще ново­го кода.

В настрой­ках управ­ле­ния про­ек­том в раз­де­ле «Админ» мож­но изме­нить настрой­ки про­ек­та, напри­мер, доба­вить новые вер­сии доку­мен­та­ции, назна­чить кура­то­ров.

Вот один из при­ме­ров рус­ско­языч­ной доку­мен­та­ции под назва­ни­ем «Руко­вод­ство поль­зо­ва­те­ля базо­вой гео­ин­фор­ма­ци­он­ной плат­фор­мы КОСМОС».

Визу­аль­но доку­мент выгля­дит чет­ко струк­ту­ри­ро­ван­ным, акку­рат­ным, есть кноп­ки нави­га­ции (previous, next), встро­ен­ные в раз­де­лы. Мож­но исполь­зо­вать поиск по все­му доку­мен­ту.

Нагляд­ное меню помо­га­ет чита­те­лю ори­ен­ти­ро­вать­ся в руко­вод­стве.

Сер­вис бес­плат­ный, реги­стра­ция про­ис­хо­дит в один клик: нуж­но при­ду­мать имя поль­зо­ва­те­ля, пароль и ука­зать вашу элек­трон­ную почту.

Сайт Read the Docs

Создание документа

Документы в программу могут быть внесены несколькими способами:

  • создание документа непосредственно в программе. Файл документа будут заполнен объектами документа (реквизиты компании, контрагента, номер и дата договора, подписант договора, выбранные из справочника формулировки договора и т.д.)
  • прикрепление ранее подготовленного файла документа, в том числе и отсканированного файла

Создание договора по шаблону, регистрация договоров

Редактор IT Audit — БЕСПЛАТНАЯ альтернатива Word, Excel

Программа содержит бесплатный текстовый и табличный редактор файлов

В программе IT Audit создаются любые текстовые и табличные документы как в большинстве платных текстовых редакторов. При этом редактор документов IT Audit БЕСПЛАТНЫЙ.

Зарегистрировать договоры и встроить собственные шаблоны

Направить заявку на демо-версию IT Audit

Прикрепление любых файлов в карточку документа

Если в организации файлы документов создаются без использования шаблонов документов, то данные файлы можно прикрепить на вкладке Файлы карточки документа программы IT Audit. Все файлы будут храниться в базе данных программы и не потеряются. База данных может регулярно архивироваться.

В Карточке документа обобщается следующая информация по документу:

  • Компания, от имени которой оформляется документ
  • наименование контрагента, с которым заключается договор
  • период действия договора
  • информация об условиях пролонгации договора
  • содержание документа (существенные условия создаваемого договора)
  • файлы документа
  • состояние документа (подготовка, согласование, подписание, исполнение и т.д.)
  • информация о наличии оригинала документа

Создание файла документа по шаблону

Для создания документа по шаблону достаточно выбрать ранее подготовленный шаблон и в программе IT Audit будет создан готовый файл документа.

В IT Audit можно запретить изменение созданного по шаблону документа.

Менеджеры не смогут внести несанкционированные изменения в файл документа

При создании документа по шаблону появляются следующие преимущества:

  • достигается унификация документов организации. При необходимости созданный по шаблону документ может быть изменен
  • ускоряется процесс создания документов
  • созданные документы хранятся в единой базе данных организации
  • существенно снижается стоимость программного обеспечения, используемого для создания документов

Созданные в программе документы (договоры, приказы по организации и т.п.) систематизируются в Журнале документов

Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit

Проведем online-презентацию через TeamViewer. Ответим на вопросы

Заявка на online-презентацию программы

Порой достаточно 5 минут, чтобы показать «изюминки» программы

Настройка шаблона файла документа на автоматическое заполнение реквизитами

Создание документов в программе IT Audit производится на основании подготовленных шаблонов документов.

При создании шаблона документа используется файл Microsoft Word, содержащий текст заключаемого договора, и объекты документа (номер и дата договора, наименование контрагента, руководитель контрагента в родительном падеже, реквизиты партнера и т.д.). Создание шаблона договора занимает 5-10 минут.

Порядок создания шаблонов документов для автозаполнения (Справка)

В программе IT Audit отсутствуют встроенные шаблоны договоров

В программу встраиваются необходимые шаблоны по которым формируется договор с заполнением реквизитов сторон, склонения ФИО и должности в родительном падеже

Как правило, шаблоны документов создаются в разрезе видов заключаемых договоров (например, договор поставки, подряда, трудовой договор и т.д.). По одному виду документа может быть создано несколько шаблонов (например, различные шаблоны договоров поставки в зависимости от особенностей поставляемой продукции).

Подготовленный шаблон договора, предназначенный для автоматического заполнения значениями из программы, будет выглядеть следующим образом.

ролик. Настройка шаблона договора | конструктор договоров

Использование типовых формулировок при создании текста документа

При создании текста документа могут быть использованы типовые формулировки содержания документа. Например, при создании договора из шаблона документа выбирается необходимое условие отгрузки товаров и его оплаты.

В качестве варианта текстовки документа могут использоваться переменные — автоматически заполняемые значения. Например, различные варианты преамбулы договора в зависимости от того, контрагент является юридическим или физическим лицом

Направление документа на согласование

После создания документа участвующим в согласовании документа сотрудникам направляется уведомление о согласовании документа.

Рассчитать стоимость программы. Конкурентная лицензия 3000 руб.

Полезные программы для работы с документами

Светлана Шляхтина

Организация документов

WinCatalog Standard

Maple 6.25

Быстрый доступ к документам

ActualDoc 3.5

Архивариус 3000 (3.82)

Заполнение типовых документов

АвтоДок 1.2

Blitz Document 3.4.1

Распознавание текста в отсканированных документах

ABBYY FineReader 8.0

Конвертирование документов из PDF-формата

ABBYY PDF Transformer 2.0

Работа с документами отнимает у пользователей, особенно у офисных сотрудников, очень много времени.

А ведь существует немало программ, позволяющих существенно оптимизировать ручной труд при работе с документами путем автоматизации некоторых процессов.

Многие из таких решений просты в применении, очень удобны и недороги, а потому доступны широкому кругу пользователей. О таких программах и пойдет речь в настоящей статье.

Организация документов

Пользователям, которым приходится иметь дело с большим числом электронных документов, хорошо знакома ситуация, когда, даже несмотря на строгую систему каталогов и подкаталогов, на поиски нужного документа уходит немало времени.

Один из вариантов решения данной проблемы — использование специальной программы-каталогизатора, основная задача которой состоит в упорядочивании и рассортировке данных, что в итоге обеспечивает быстрый поиск нужной информации.

Таких каталогизаторов на рынке представлено огромное множество, и все они ориентированы на каталогизацию либо дисков, папок и файлов, либо какой-то узкоспециализированной информации (фильмов, монет, марок и пр.). Для каталогизации документов подойдет любой универсальный каталогизатор, позволяющий каталогизировать папки и файлы разных типов.

Лучшим среди подобных решений считается пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), однако он довольно дорог, а его возможности для многих пользователей явно избыточны. Большинству будет вполне достаточно воспользоваться пакетом WinCatalog Standard.

Другим способом является объединение связанных между собой документов в сложные иерархически-структурированные документы, хранимые внутри файлов данных, соответствующих этим структурам.

В подобных структурированных документах гораздо удобнее ориентироваться и находить нужную информацию благодаря как структуризации, так и расширенным возможностям поиска внутри документа.

Кроме того, подобное структурирование позволяет производить внешний поиск и искать документы по фрагментам входящего в них текста. Например, для создания иерархически-структурированных документов предназначен пакет Maple.

WinCatalog Standard

Разработчик: WinCatalog.com

Сайт программы: http://www.wincatalog.com/

Размер дистрибутива: 1,62 Мбайт

Работа под управлением: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Цена: 200 руб.

WinCatalog Standard представляет собой удобный в работе многофункциональный каталогизатор с понятным русскоязычным интерфейсом (рис. 1). Пакет позволяет каталогизировать данные с любых носителей информации, которые могут быть подключены к компьютеру: дискет, жестких и сетевых дисков, обычных CD- и аудиодисков, Zip-дисков и т.д.

С его помощью можно рассортировать и упорядочить любые папки и файлы независимо от их местонахождения.

Вносить данные в каталог можно как вручную (сразу в виртуальные папки), так и путем сканирования дисков (включая находящиеся там Zip-архивы) — в таком случае извлеченные с дисков папки и файлы для удобства ориентации лучше потом рассортировать по виртуальным папкам, что благодаря поддержке операции drag & drop не займет много времени.

Рис. 1. Интерфейс WinCatalog Standard

Общее управление каталогом осуществляется легко и удобно. Разбиение данных по тематическим папкам существенно упрощает ориентацию, а размещение папок и вложенных в них элементов нетрудно изменить обычным перетаскиванием. Расширенный поиск (по имени, комментарию, размеру и дате изменения; рис.

2), поддерживающий булевы операции и возможность выбора конкретной папки для поиска, а также учитывающий ключевые слова (их можно предусмотрительно добавлять к отдельным элементам каталога), позволяет быстро найти нужный документ, а поиск дубликатов — удалить из коллекции повторяющиеся элементы.

Экспорт всей или части каталога документации в CVS-файл обеспечивает возможность обработки данных в другом приложении (например, в MS Excel), а экспорт в HTML-файл удобен для печати каталога.

Рис. 2. Поиск документов в WinCatalog Standard

Maple 6.25

Разработчик: Crystal Office Systems

Сайт программы: http://www.crystaloffice.com/index.html

Размер дистрибутива: Maple — 5,3 Мбайт, Maple Professional — 5,89 Мбайт

Работа под управлением: Windows (все версии)

Цена: Maple — 21,95 долл., Maple Professional — 30,95 долл.

Maple — удобный в применении менеджер документов, который позволяет объединять разноплановые материалы в иерархические структуры и получать в итоге структурированные документы: бизнес-планы, отчеты, аналитические записки, брошюры и т.п.

В таких иерархических деревьях документов разноплановая информация представлена более наглядно, а найти любой документ гораздо проще, чем при стандартной каталогизации.

Для просмотра созданных в Maple документов необходим специальный просмотрщик Maple Reader, который можно бесплатно скачать по адресу: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет отличается дружественным интерфейсом (рис.

3) и настолько прост в изучении, что даже отсутствие русскоязычной локализации программы для большинства пользователей не станет преградой, а потому данное решение можно рекомендовать самой широкой аудитории.

Рис. 3. Интерфейс программы Maple

Менеджер представлен в двух версиях: базовой Maple и расширенной Maple Professional. К числу принципиальных отличий расширенной версии стоит отнести наличие таких дополнительных функций, как поиск документов, проверка грамматики, шифрование файлов и резервирование иерархических структур.

Источник: https://compress.ru/article.aspx?id=17802

Программы для чертежей и проектирования: обзор

Чертежи являются конечными продуктами отдельных стадий разработки объекта. На каждом этапе проектирования разработчик представляет результат своей деятельности – отжатую до итоговых (для данной стадии) решений инженерную мысль, воплощенную в чертеже. Разумеется, есть и промежуточные чертежи, они носят вспомогательную функцию.

Инженерные решения не приходят сами собой: для их поиска и обоснования необходимо провести соответствующую работу – анализ, расчет, моделирование и другие операции. Хотя эти процессы не отражены в чертежах, они являются основой для содержимого технической документации.

Многообразие САПР

Использование компьютера позволяет инженеру автоматизировать технические операции, упростить и ускорить процесс разработки проекта – в частности, чертежей.

Многие программы, направленные на помощь в принятии верного решения – системы моделирования объектов и процессов (Inventor) и даже расчетные (некоторые модули SCAD) – позволяют получить результат в виде чертежа как основного продукта проектирования.

С другой стороны, редакторы векторной графики расширяют свои возможности в область трехмерного моделирования, технического анализа и автоматического подсчета некоторых необходимых проектировщику данных.

Многие программы используются проектировщиками различных отраслей. Коммерческие продукты имеют бесплатные (учебные и т.д.) версии, которых иногда (в зависимости от задач) хватает для полноценной работы. Большинство инструментов работают в среде Windows, даже если изначально они разрабатывались под другие ОС. Многие программы в большей или меньшей степени интегрированы друг с другом.

Иными словами, не удается выделить явный признак, по которому целесообразно классифицировать данный вид САПР. Для некоторых продуктов нельзя четко выделить основное назначение (собственно графический редактор или используется в том числе для черчения), сферу применения и так далее. Каждый продукт имеет свои преимущества, каждый инженер осваивает их по мере необходимости.

Список программ для черчения и проектирование

Существует множество продуктов, предназначенных (или пригодных) для создания чертежей. В данной статье рассмотрены некоторые из них.

AutoCAD. Является инструментом подавляющего большинства проектировщиков. Основа программы – электронный аналог чертежных принадлежностей.

Компас. Комплекс автоматизированных систем, отечественная разработка. По принципам своей работы не является аналогом продукта, указанного в предыдущем пункте.

Такие достоинства, как полностью русский интерфейс и автоматическое оформление документации в соответствии с действующими на территории РФ стандартами, не сильно добавляют Компасу конкурентного преимущества (для AutoCAD все это также не проблема).

Пожалуй, самая явная причина «пересесть» с Автокада на Компас есть у инженеров, занимающихся деталировкой (разработка КМД и т.п.) благодаря автоматизации и высокой точности этого процесса, что реализовано в данной программе.

SolidWorks. Также довольно знаменитая программа. Первая дала возможность твердотельного моделирования в среде Windows. Работает с цифровыми прототипами объектов, используется предприятиями на этапах подготовки производства.

Inventor. Программа Autodesk; соответственно, глубоко интегрирована с AutoCAD. Служит тем же целям, что и SolidWorks.

ThinkDesign. Еще один инструмент для разработки документации, поддерживает форматы чертежей большинства программ.

CATIA. Предполагает совместную работу множества инженеров над цифровой моделью в реальном времени. Более ранние (до 1998 г) версии продукта выпускались под Unix. С использованием данной программы разработаны многие внушительные проекты сложной современной техники.

NX (Unigraphics). Конструирование, анализ и другие возможности. Широко применяется в машиностроительной отрасли.

Pro/ENGINEER. Альтернатива Inventor или SolidWorks.

ArchiCAD. Предполагает работу архитектора в интуитивной (творческой) среде. Позволяет собирать объекты из конструктивных элементов.

ArCon. Архитектура и дизайн.

3ds Max. Не чертежная и не конструкторская система. Однако вполне пригодна для создания чертежей благодаря своим широким возможностям. Или благодаря тому, что Autodesk приложил руку к разработке данного продукта.

Отдельно можно отметить полностью бесплатные программы.

Google SketchUp – простое и быстрое создание объемных моделей.

FreeCAD – моделирование и черчение.

LidreCAD – двухмерное моделирование и черчение.

Sweet Home 3D – архитектура и дизайн.

Программы для разработки конструкций из стали.