Приказы по личному составу

Основа кадрового делопроизводства-приказы по личному составу

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.
Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.
Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.
С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.
Приказами по личному составу документально оформляются:
• прием, перевод на другую работу, увольнение;
• изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;
• установление размеров оплаты труда;
• предоставление отпусков;
• командирование сотрудников;
• наложение дисциплинарных взысканий и др.
Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.
Личное заявление работникаобычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д.
В заявлении обязательно указывается адресат(должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.
На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.
Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.
По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым(индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу…», «О переводе на другую работу…», «О поощрении…» и т.п.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
Всложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.
Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ:
• при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;
• при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);
• при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;
• при переводе на другую работу – вид перевода (если временный — продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;
• при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;
• при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

google_protectAndRun("render_ads.js::google_render_ad", google_handleError, google_render_ad); Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.
В приказе по личному составу обязательна запись:«С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».
Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.
Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).
Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие — заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
Отдельноиздаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.
Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс:
«л/с» (личный состав);
«к» (кадры).
Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении — «л/с», для приказов о поощрении — «п», для приказов по командировкам — «к».
Приказы по личному составурегистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров.
Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.
Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 , приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.
Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Дата добавления: 2016-03-05; просмотров: 392;

Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?

“Отдел кадров“, 2008, N 3

Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?

Ответ: Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Росархива от 27.11.2000 N 68. В соответствии с п. 4.1.3 приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года, а приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Главное, что необходимо учитывать при нумерации приказов по личному составу, — это обязательность отличия их регистрационных индексов от индексов приказов по основной деятельности, которые оформляются секретарской службой. Для приказов по основной деятельности традиционно характерны цифровые индексы (номера), то есть простая порядковая нумерация (1, 2, 3, 4, 5…), а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1 л/с, и т.п.

Если организация большая и приказов по личному составу очень много, можно их нумеровать отдельно, по разновидностям, применяя разные буквенные обозначения. Например, приказы о приеме можно обозначать 1п, 2п, 3п…; о переводе — 1пр, 2пр, 3пр…; об увольнении — 1у, 2у, 3у и т.д.

В небольших организациях, где кадровых приказов немного, не требуется делить их по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения.

Приказ по личному составу

Приказы должны быть разделены на две части: со сроком хранения 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях и командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет. Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Т.В.Шадрина
Редактор журнала
“Отдел кадров“

Подписано в печать
21.08.2008

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

— документация, связанная с комплектованием персонала организации;

— документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

— документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

— документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Издание приказов по личному составу обязательно:

— при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);

— освобождения от должности и перемещениях по службе;

— при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;

— при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

— в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;

— при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

— при предоставлении внеочередного отпуска;

— перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.

1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу

Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:

— по учету кадров;

— по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Перечень форм приказов по личному составу:

— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

— приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);

— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

— приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);

— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

— приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);

— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

— приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная) .

В то же время никем не разработаны унифицированные формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др.

1.3 Приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации

Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.

Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Исходя из этого положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления организационно-распорядительной документации.

Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:

— как образцы для формирования нового документа;

— как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;

— в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.

1.2 Виды приказов по личному составу

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными .

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным , если охватывает круг лиц – сводным .

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным . Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.

К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ. Например:

— личное заявление работника;

— контракт;

— докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);

— акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);

— письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;

— свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.

Ниже пункта пишется: «Основание: …».

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.

В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «… разряду … ЕТС».

Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:

— распорядительное действие;

— фамилия, имя, отчество лица;

— должность и структурное подразделение;

— дата вступления в силу данного пункта приказа;

— обязательные условия.

В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа

2.1 Этапы подготовки проекта приказа

Процедура составления и оформления приказа по личному составу конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.

Процедура издания приказа по личному составу включает следующие стадии:

— инициирование решения (обоснование необходимости издания приказа);

— сбор и анализ информации по вопросу;

— подготовка проекта документа;

— согласование проекта документа;

— доработка проекта приказа по замечаниям;

— принятие решения (подписание документа);

— доведение (ознакомление) до исполнителей.

Обоснование необходимости издания приказа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений.

Проекты приказов по личному составу должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения причин издания приказа, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Также сама формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения (например, прием на работу, перевод, увольнение и т.д.) предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации. Это могут быть:

— законодательные акты и нормативная документация;

— текущая документация организации;

— документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций;

— архивные документы;

— публикации в периодической печати;

— научные материалы и др.

Истинное происхождение "OK"

«OK» — универсальное американское выражение, ставшее универсальным общеанглийским выражением, ставшим в свою очередь универсальным выражением во множестве других языков. Это радостное восклицание (a parking spot! OK!), сдержанное «так себе» (How was the movie? It was… OK), способ обратить внимание на смену темы разговора (OK. Here’s the next thing we need to do) и немало других полезностей. Удивительно, как мы, вообще, просуществовали столь долгое время без него! Однако все же просуществовали. Вплоть до 1839 года.

Кажется, на свете больше теорий о происхождении фразы «ОК» чем способов ее применения: от названия гавайского порта «Aux Cayes», от луизианского французского «au quai», от наименования пуэрториканского рома «Aux Quais», от немецкого «alles korrekt» или «Ober-Kommado», от выражения «okey» на языке чокто, от шотландского «och aye», от «waw kay» языка волоф, от греческого «olla kalla», от латинского «omnes korrecta». Другие приписывают ее происхождение пекарям, штамповавшим свои инициалы на печеньях, или судостроителям, маркировавшим дерево «outer keel», или солдатам Гражданской Войны в США, несшим знамения с этой фразой, расшифровывавшейся как «zero killed».K. Here’s the next thing we need to do) и немало других полезностей. Удивительно, как мы, вообще, просуществовали столь долгое время без него! Однако все же просуществовали. Вплоть до 1839 года.

Правда о происхождении выражения «ОК» по мнению Аллана Меткальфа, автора книги «ОК: Невероятная история величайшего американского слова» (“OK: The Improbable Story of America’s Greatest Word” by Allan Metcalf), заключается в том, что оно возникло «как избитая шутка некого газетного редактора в 1839 году». Это точка зрения не одного Меткальфа и не полузабытая история, которую он однажды где-то от кого-то услышал, как это произошло с другими гипотезами. Его книга основана на тщательном научном труде Аллена Уолкера Рида, Колумбийского профессора, который в течение четырех лет скрупулезно исследовал источники на наличие свидетельств об этимологии «ОК» и опубликовал результаты в серии статей с 1963 по 1964 года.

ВСЕ НАЧАЛОСЬ С ШУТКИ

ОК, вот, как все произошло. В субботу 23 марта 1839 года редактор «Бостон Морнинг Пост» опубликовал юмористическую статью о сатирической организации «Анти-Колокольное Общество», в котором писал:

«The "Chairman of the Committee on Charity Lecture Bells," is one of the deputation, and perhaps if he should return to Boston, via Providence, he of the Journal, and his train-band, would have his "contribution box," et ceteras, o.k.—all correct—and cause the corks to fly, like sparks, upward».

«Председатель комитета по благотворительно-лекционным колоколам» является непосредственным обладателем полномочий, и, возможно, в случае его возвращения в Бостон через Провиденс он как представитель "Джорнал" со своим ополчением предоставит собственный «ящик для пожертвований» в полном порядке (o.k.) и так далее, и пробки взмоют вверх как искры».

Создание автором аббревиатуры «OK» от «all correct» не так странно, как это может показаться на первый взгляд. Существовала мода на игривые аббревиатуры типа i.s.d.b. от «it shall be done» (будет сделано), r.t.b.s. от «remains to be seen» (пока не выяснено), а также s.p. от «small potatoes» (маленькие картофелины). Это прародители современных OMG, LOL и tl;dr (too long, didn’t read – слишком длинно, не осилил). Изюминкой моды была склонность основывать аббревиатуры на альтернативном или неправильном написании слов. Так, например, «no go» сокращалось как k.g. (know go), «all right» – как o.w. (oll write). Поэтому неудивительно, что кому-то пришла в голову мысль создать сокращение o.k. от oll korrect. Поражает лишь то, насколько аббревиатура прижилась в языке в то время, как остальные давно канули в лету.

ТЕПЕРЬ ДЕЛО ЗА УДАЧЕЙ

«ОК» улыбнулась фортуна, и оно сорвало настоящий куш на президентских выборах! Во время выборов 1840 года «ОК» от «oll korrect» забавным образом слилось с прозвищем Мартина Ван Бюрена — Old Kinderhook (Старый Киндерхук – от названия города в штате Нью-Йорк, где родился Ван Бюрен), когда его сторонники сформировали О.К. Клуб. После стычек с сторонниками Гаррисона «ОК» стало ассоциироваться с ябедничеством и использованием лозунгов. Оно означало безденежный (out of kash), бесхарактерный (out of karacter), ужасная катастрофа (orful katastrophe), в ужасном замешательстве (orfully confused), бесконечные споры (all kwarrelling) и прочие остроумности, на которые только были способные тогдашние каламбуристы. Ко всему этому прибавилось любимое занятие того времени: высмеивать предшественника Ван Бюрена Эндрю Джексона за его орфографические ошибки. Было даже опубликовано наполовину серьезное утверждение того, что «ОК» возникло благодаря Джексону, исползавшему эту фразу как сокращение от «all correct» (ale kurrek) при проверке документов.

«ОК» было «misunderestimated» (так называемый бушизм: "They misunderestimate me" — George W. Bush), «refudiated» (слово, выдуманной Сарой Пейлин, скрестившей «refuse» и «repudiate»: "The President and his wife …

Чем отличаются кадровые приказы от приказов по личному составу?

they can refudiate what this group (the NAACP) is saying." — Sarah Palin) и «binders full of women» (знаменитая неудачная фраза Митта Ромни «папки, полные женщин»: "I had the chance to pull together a cabinet, and all the applicants seemed to be men… I went to a number of women’s groups and said, ‘Can you help us find folks?’ and they brought us whole binders full of women." – Mitt Romney) своего времени. «ОК» могла бы постигнуть та же участь, если бы не появление телеграфа, для которого оно явилось удобной и готовой к использованию аббревиатурой. К 1870 году это выражение стала стандартным способом подтверждения передачи сообщений и уже была на пути к становлению величайшим словом Америки.

Но по утверждению Меткальфа его успех был полностью определен тем, что «в двадцатом веке почти все забыли об истинной этимологии ОК. Ввиду отсутствия памяти об его источниках любая этническая группа или племя могли притязать на происхождение этого выражения от словосочетаний в родном языке». Таким образом, забыв, откуда оно явилось, мы сделали «ОК» нашим общим достоянием.

Перевод Ландыш.
Оригинальная статья “What’s the Real Origin of "OK"?” by Arika Okrent.