Справочник Бухгалтера

Кем составляется приказ? Если составлением номенклатуры дел чаще всего занято лицо-делопроизводитель, то обязательство по подготовке соответствующего приказа об утверждении вменяется сотруднику, имеющему опыт и отношение к процессу издания распорядительных актов внутри организации. Таковыми лицами могут являться кадровые сотрудники, секретари или работники юридических подразделений. Вне зависимости от субъекта, подготавливающего утверждающий приказ для номенклатуры дел, документ в завершенном виде подлежит передаче на утверждение первому руководителю. О сроках действия Период функционирования документа обычно равняется сроку существования самой номенклатуры. В большинстве организаций этот временной промежуток не превышает одного года, однако может корректироваться по усмотрению руководства.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

ВажноВ случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.

Приказ о составлении номенклатуры дел

Но в процессе подготовки к утверждению ­номенклатуру дел необходимо:

• еще раз прочесть, уточнить заголовки дел, внести необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав документов дел;
• в графе «Примечание» следует отметить все переходящие на следующий год дела, форму их представления (особенно электронную, с указанием локализации электронных документов в информационных системах), зафиксировать ответственных за хранение и обеспечение сохранности дел.

И, конечно же, номеклатуру дел необходимо оформить в установленном порядке по утвержденной форме, т.е.

Трудовое право и кдп

Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

• номер и дату создания приказа;
• наименование организации;
• сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
• список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.
Как оформить приказ: основные правила Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Если в организации появился новый отдел Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, то состав его дел должен быть внесен в номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с незаполненной формой номенклатуры дел, которую в случае необходимости заполняют от руки.

ВниманиеНовое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.
Пример Вновь образованный в 2015 г. в Дирекции по правовым вопросам отдел регистрации имущества будет внесен в номенклатуру под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов.
ИнфоГрафа, в которой указывается дополнительная информация относительно дел. Здесь может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов.
В этой же графе пишется, где находятся оригинальные экземпляры документов. Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа визируется работником, ответственным за архив, и подписывается руководителем службы ДОУ организации.

Если такой должности в компании нет, проект подписывает непосредственный начальник работника-составителя.

Приказ о разработке номенклатуры дел и сводной номенклатуры дел секретариата

Начинается процедура согласования. Согласование номенклатуры дел с ЭК организации Сводная номенклатура дел должна пройти как минимум процедуру согласования с ЭК организации.

Готовая сводная номенклатура дел на следующий год направляется для согласования членам экспертной комиссии.

Номенклатуру дел допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре. Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр. Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации. К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время.

Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.

Существует два варианта формулировки приказа:

• «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
• «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА»

ЗАО «Летящая стрела»

ПРИКАЗ

«11» ноября 2014 г. Страница не найдена. № 91

г. Томск

Об утверждении проекта номенклатуры дел на 2015 год

На основании приказа ЗАО «Летящая стрела» от 27.10.2014 № 66 «Об утверждении структуры организации и ее штатного расписания» и внесением корректив в функции его отделов

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить номенклатуру дел общества на 2015 год, прилагаемую к данному приказу, и ввести в действие с 01 января 2015.
2. Заместителю генерального директора (Кружкину А.П.) направить в отделы общества выписки из соответствующих направлению их деятельности разделов номенклатуры дел для последующего применения в работе.
3. Руководителям отделов обеспечить формирование и оформление дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.
4. Приказ общества от (НОМЕР И ДАТА) «(НАЗВАНИЕ ПРИКАЗА)» признать утратившим силу.
5. Контроль за надлежащим и своевременным исполнением данного приказа возложить на главного инженера А.Я.Петрушина.

Генеральный директор

Д.Л. Конев

Еще один вариант формулировки:

в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести ее в действие с 01.01.2015.
2. Руководителям отделов обеспечить процесс формирования и оформления дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.

Генеральный директор

Д.Л. Конев

Кроме того, вы можете при желании скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

Консультация юриста

Об утверждении Сводной номенклатуры дел Федерального агентства по образованию

Заседания экспертной комиссии

Председательствующий — Фамилия И.

Приказ о составлении номенклатуры дел

О. (председателя ЭК)

Секретарь — Фамилия И. О. (одного из членов ЭК, которому на время заседания или на постоянной основе поручено исполнение обязанностей секретаря)

Присутствовали:

1. Фамилия И. О. — председатель ЭК.

2. Фамилия И. О. — член ЭК.

3. Фамилия И. О. — член ЭК.

4. … (И т. д.).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О рассмотрении описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

2. О рассмотрении описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

3. О рассмотрении акта о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

4. Разное.

1. Слушали:

Выступление члена ЭК Фамилия И. О. о состоянии описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия (текст выступления прилагается).

Выступили:

1. Фамилия И. О., член ЭК — предложил одобрить представленные на рассмотрение заседания комиссии описи дел постоянного хранения как отвечающие установленным требованиям.

2. … (И т. д.).

Постановили:

1.1. Одобрить описи дел постоянного хранения за № …, …, подлежащих передаче в архив предприятия.

1.2. … (указать конкретно, что именно решили по данному вопросу).

2. Слушали: …

Выступили: …

Постановили: …

Председательствующий: подпись, расшифровка подписи

Секретарь: подпись, расшифровка подписи

Образец протокола заседания экспертной комиссии

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

· отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

· отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

· выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хране-ния и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

_____________________________________________________________________________ (наименование федерального органа исполнительной власти) _____________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № ______

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	При-меча-ние
6*
Название раздела

В данную опись внесено __________ дел с № ___________ по № __________, в том числе:

(цифрами и прописью)

литерные номера: _____________________________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________________________

Наименование должности

лица, составившего опись

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения от 00.00.0000 № 000

Передал ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника структурного подразделения

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности

работника ведомственного архива

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Образец Сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

и по личному составу

Наименование предприятия (организации, учреждения)   АКТ № __ ______________________ (место составления)   о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия   подпись расшифровка подписи Дата
На основании ______________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов ___________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________ __________________________ (название фонда)
№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Приме-чание
Итого ___________________ дел за годы _________________________________________. (цифрами, прописью)   Описи дел постоянного хранения за _____________________________ годы утверждены, а по личному составу — согласованы с ЭПК ______________________________________, (наименование архивного учреждения) протокол № ____ от __________________________________________________________.   Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов подпись И.О. Фамилия Дата   СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК (ЦЭК) от ________ № __   Документы в количестве ____________________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом ______ кг сданы в _______________________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ № __________.   Наименование должности работника, сдавшего документы подпись (И.О. Фамилия) Дата   Изменения в учетные документы внесены:   Наименование должности работника архива (службы ДОУ) внесшего изменения в учетные документы подпись (И.О. Фамилия)   Дата

Образец Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководите-лем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.

Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:

· Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2;

· Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3;

· Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.

Дата добавления: 2015-11-04; просмотров: 5026;

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018-й и последующие годы разрабатывается с учетом специфики ведения делопроизводства каждой из таких организаций. Подробную информацию об особенностях составления номенклатуры дел вы получите из настоящей статьи.

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

• устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
• штатного расписания;
• рабочих планов и отчетов;
• НД за предыдущие периоды;
• другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

О том, каковы сроки хранения некоторых документов, входящих в номенклатуру дел, читайте в статье«Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях.

Номенклатура дел в отделе кадров

Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

• структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
• номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
• смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале«Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.