Приказ на списание основных средств

Что такое приказ о списании основных средств

Приказ – это документ, который указывает на необходимость выполнения тех или иных действий, в данном случае списания основных средств.

Необходим он для запуска всего процесса списания, в ходе которого составляется необходимая документация, собирается комиссия, ликвидируются средства, происходит списание объекта с баланса предприятия.

Как осуществляется списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности вы можете узнать в публикации по ссылке.

Составлением документа обычно занимается секретарь или начальник подразделения, юрист. Как провести списание основных средств и составить необходимые документы вы можете узнать тут:

Особенности документа

Важно: в любом случае без подписи руководителя он недействителен. При этом существует несколько особенностей этого документа, а именно:

  • Составление происходит в произвольной форме, но с содержанием важных пунктов;
  • С ним должны ознакомиться все лица, которых он касается, а также прочие работники предприятия, о чем свидетельствуют подписи под приказом;
  • Составляется только в одном оригинале, а затем вносятся его данные в журнал регистрации приказов;
  • Для составления приказа в бюджетном учреждении необходимо первоначально согласовать списание с федеральными органами, для чего им посылается перечень средств и акт комиссии;
  • Ставить печати необходимо только в случае общепринятых норм ведения внутренней документации;
  • Срок действия документа указывается в нем, если же этот пункт отсутствует тогда срок действия год;
  • На протяжении всего срока действия документ сохраняется у секретаря или ответственно за выполнение работ лица, далее передается в архив для хранения в течение установленного законодательством срока.

Важно: документ после выполнения всех мероприятий по ликвидации или передаче средств прочим организациям хранится в архиве в течение 5 лет.

Основания для составления

Основанием для составления документа может стать:

  • Непригодность оборудования для дальнейшей эксплуатации;
  • Продажа его на сторону;
  • Передача на безвозмездной основе;
  • Лизинг;
  • Внесение в счет уставного капитала другого предприятия.

При этом цена средств списывается с бухучета посредством Дт 91, в ходе списания используется счет 01 субсчета 8, следует обратить внимание, что формируется не только счет, но и весть субсчет.

Как документально оформить списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности – читайте в статье по ссылке.

Важно: во всех расходах предприятия должен фигурировать счет 99. Также после окончания процедуры все доходы и расходы следует отразить в отчетности.

Перед составлением приказа должна собраться комиссия, которая сделает все необходимые исследования объекта и вынесет остаточный вердикт, подтверждающий непригодность или нецелесообразность основных средств.

На основании составленного комиссией акта и формируется приказ руководителя о списании. В акте необходимо указать не только основания к списанию, но и подробно описать состояние объекта, данные из техпаспорта.

Важно: составлением акта должен заниматься квалифицированный работник, если его нет на предприятии, в состав комиссии доступно включить сотрудника сторонней организации, занимающейся подобными составлениями документов.

Итак, весь процесс списания основных средств состоит из:

  • Определение технического состояния объекта. вы можете узнать, как правильно составить акт на списание материалов, пришедших в негодность;
  • Составление необходимой документации;
  • Получение приказа на списание;
  • Демонтажа оборудования;
  • Утилизации или реализации объекта;
  • Списания его с основного баланса и учета.

Образец заполнения приказа на списание основных средств.

Что является основными средствами

Согласно обще российской классификации к основным средствам имеют отношение:

  • Здания;
  • Сооружения;
  • Машины и оборудование;
  • Измерительные приборы и устройства;
  • Недвижимость жилого назначения;
  • Транспорт;
  • Инструменты;
  • Вычислительная техника и оргтехника;
  • Инструменты, необходимые для настройки производственной техники;
  • Рабочие животные, продуктивные;
  • Посадки многолетних растений;
  • Земельный фонд.

Важно: также к основным средства необходимо относить капитальные вложения в модернизацию объекта личного или арендованного. Что такое амортизация основных средств и в каком порядке она проводится – читайте .

Форма и структура приказа

Документ, является носителем решения руководителя на основании акта комиссии и собственных выводов о списании определенных средств предприятия с полным их перечнем.

Также в приказе следует указать причину непригодности:

  • Ненадлежащая эксплуатация;
  • Истекший срок;
  • Неактуальности для производства;
  • Последствия катастроф, аварий, стихийных бедствий.

Согласно практике наиболее частыми причинами является:

  • Физический износ – поломки, связанные с нецелесообразностью выполнения ремонта;
  • Моральный износ – устаревшая форма производства, не пользующаяся надлежащим спросом.

Также бумага должна содержать ссылку на акт комиссии с указанием накопленной амортизации.

Она в обязательном порядке должна содержать:

  • Название компании;
  • Дату;
  • Место составления.

Документ подписывается руководителем и главбухом.

Важно: по сути этот документ является основанием для списания основных средств с бухгалтерского баланса, при его наличии у бухгалтера имеются все основания для дальнейшего формирования учета.

В карточке объекта также указывается факт списания.

Пример заполнения приказа о создании комиссии для списания.

Составление документа

Документ составляется в произвольной форме, но с содержанием основных моментов:

  • Наименование компании;
  • Дату и название места составления;
  • Название документа и его порядковый номер.

Это шапка документа, после чего идет основная информация, в которой содержаться данные:

  • Обоснование – в связи с чем возникла необходимость в списании;
  • Основание – законодательный акт или ссылка на внутренний документ, акт служебная записка и прочие;
  • Описание объекта – все данные из техдокументации, серийный номер, модель, год выпуска и прочие характеристики;
  • Состояние объекта на момент списания – период эксплуатации, состояние по факту, остаточная стоимость;
  • Срок для ликвидации объекта, его демонтажа;
  • Состав группы, контролирующей весь процесс;
  • Задача перед данной группой;
  • Перечень ответственных лиц;
  • Подпись;
  • Дата составления.

Также под приказом должны подписаться все указанные в нем лица.

Приказ является главным звеном во всем процессе списания основных средств, так как без его формирования руководителем, ни комиссия, ни бухгалтер не имеют дальнейших оснований к действиям.

Необходимо помнить, что списание основных средств, это многоуровневый процесс, главную роль в котором играют выводы квалифицированных специалистов.

Как осуществляется бухгалтерский учет списания основных средств – смотрите в этом видео:

Инвентаризация

В целях установления сохранности имущества организации проводят инвентаризацию. Порядок ее проведения регламентируется Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина N 49 от 13.06.95.

Инвентаризация также необходимо для выявления основных фондов, непригодных к эксплуатации, либо дальнейшее использование которых в деятельности компании нецелесообразно. Образец приказа на проведение инвентаризации основных средств можно скачать в конце статьи.

Проведение проверки может быть обязательным и инициативным. Обязательна инвентаризация в следующих случаях (п.1.5 Методических указаний):

  • составление годовой отчетности (допускается проведение инвентаризации основных фондов раз в три года);
  • смена материально ответственного лица;
  • выявление фактов порчи, хищения имущества;
  • стихийных бедствий.

Для проведения инвентаризации руководство компании назначает комиссию. В нее целесообразно включить представителей администрации, работников инженерных и технических служб, финансовых сотрудников. Проводится проверка в присутствии лица, ответственного за сохранность имущества.

При выявлении морально устаревшего или испорченного оборудования комиссия может принять решение о ремонте, восстановлении ОС либо о его ликвидации.

Образец приказа на инвентаризацию основных средств

Ликвидация

Для определения возможности дальнейшего использования объекта имущества, решением руководства компании создается комиссия в которую включаются ответственные за сохранность имущества лица, технические специалисты, финансовые работники (п. 77 Приказа Минфина 91н от 13.10.03).

На комиссию возлагаются обязанности по обследованию объекта, принятию решения о его ликвидации, выявлению причин невозможности дальнейшей эксплуатации и виновных в этом лиц, а также составления акта на списание. Акт на списание может быть разработан организацией самостоятельно, а может быть использована одна их унифицированных форм: ОС-4, ОС-4а, ОС-4б (Постановление Госкомстата РФ 7 от 21.01.03). На основании акта списывается объект с учета и в его инвентарной карточке ставится отметка о выбытии.

Остаточная стоимость списываемого объекта отражается во внереализационных расходах и в бухгалтерском и в налоговом учете на дату акта на списание. Также во внереализационных расходах следует отразить затраты на демонтаж, вывоз и иные действия, связанные с ликвидацией объекта.

Составные части ликвидируемого объекта, пригодные для дальнейшего использования, приходуются по текущей рыночной стоимости, с отражением во внереализационных доходах.

Как создается приказ о списании основных средств – пример и образец заполнения

Предприятие при списании ОС должно действовать последовательно, чередуя следующие этапы:

  1. Создается комиссия по выбытию ОС, которая утверждается приказом главы организации.

В приказе закрепляется список участников, среди которых должен быть главный бухгалтер и лица, за которыми закреплены объекты. Комиссия проверяет, как работает ОС, можно ли его починить; определяет причины выбытия; устанавливает, какие детали можно будет использовать повторно и т. д.

  1. Комиссия оформляет свое заключение после проверки ОС.
  2. На основании выводов комиссии руководитель делает заключение о дальнейших действиях с ОС и подписывает приказ на списание или частичную ликвидацию.

Методические указания не обозначают необходимость приказа. Они требуют создать единственный документ — акт о списании, который утверждается всеми участниками процесса: комиссией и руководителем. Однако, например, унифицированная форма акта о списании ОС-4 предусматривает указание основания для его составления. Кроме того, приказ о списании основных средств может быть затребован налоговыми органами для подтверждения расходов на списание ОС. Минфин также поддерживает оформление приказа в своем письме от 09.07.2009 № 03-03-06/1/454.

Чтобы пользователям сайта было удобней понять, что собой представляет такой приказ, мы приводим пример этого документа. Скачать образец приказа о списании основных средств можно на нашем сайте:

Приведенный пример приказа о списании основных средств – образец свидетельствует, что составление такого распоряжения не представляет больших трудностей. Тем не менее, чтобы в дальнейшей работе вновь не задумываться о содержании документа, рекомендуем составить свой образец приказа на списание основных средств и хранить его в шаблонах.

  1. На основании приказа составляется акт о списании ОС.

Предусмотрены типовые формы актов:

  • ОС-4 — при выбытии одного ОС (не для автотранспорта);
  • ОС-4а — при выбытии автотранспорта;
  • ОС-4б — при выбытии группы ОС (не для автотранспорта).

Эти документы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7, однако они не являются обязательными. Организация может использовать первичные документы, разработанные самостоятельно при соблюдении требований их составлению (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Акт должен быть одобрен руководителем.

  1. На основании акта делаются пометки в инвентарной карточке ОС и записи в бухучете.

Если ОС передается в собственность других владельцев, то документальным обоснованием для его списания является акт приемки-передачи.

Как заполнить приказ о списании основных средств

Приказом руководителя предприятия назначается состав комиссии. Утвержденная специальная комиссия осуществляет инвентаризацию основных фондов организации.

Результаты проверки оформляются членами инвентаризационной комиссии в документальном виде, что является основанием для дальнейшего написания приказа о списании основных средств. По итогам приказа создается акт о списании, в соответствии с которым бухгалтер делает отметки о выбытии всех наименований из перечня.

В приказе о списании основных средств необходимо отразить следующую информацию:

  • название организации, город ее местонахождения, номер приказа, взятый из регистрационного журнала, текущую дату и заглавие документа;
  • причину издания приказа. В этой части необходимо аргументировать списание основных средств;
  • непосредственно текст приказа, указывающий на списание необходимых объектов и описывающий назначение ответственных за его исполнение лиц;
  • утверждение перечня имущества, подлежащего списанию. Оформление допускается в виде списка или таблицы с указанием наименований основных средств, их количества и общей стоимости. В случае большого количества наименований перечень можно создать в отдельном документе и приложить к приказу;
  • подпись руководителя;
  • ознакомительные подписи указанных в приказе лиц.

Комиссия по списанию основных средств

Грамотно организованная процедура списания транспорта позволит избежать трудностей при налоговой проверке. Сотрудники налоговых органов могут потребовать приказ о списании в качестве обоснования оплаты услуг утилизационной компании. Прежде чем такой документ будет подписан, на предприятии создается спецкомиссия (по приказу руководителя). В состав комиссии входит не менее 3 сотрудников, которые имеют достаточные навыки и полномочия для решения вопроса о списании. Это могут быть:

  • Заместитель директора;
  • Бухгалтер;
  • Начальник транспортного цеха (если речь идет об утилизации авто);
  • Кладовщик или другой материально ответственный сотрудник.

В состав комиссии может быть включен сторонний эксперт, если его оценка необходима для принятия решения. Оплата услуг специалиста в бухгалтерской отчетности проводится как предпродажная подготовка. В полномочия комиссии входит осмотр и оценка конечной стоимости на момент снятия транспортного средства с баланса, оформление решения об утилизации. Если утилизация авто обусловлена аварией, то комиссия фиксирует данный факт в заключении. Не менее 2/3 комиссии должны одобрить решение об утилизации. Именно на основании заключения спецкомиссии руководитель предприятия подписывает приказ о списании.

Как составить приказ?

Документ может быть написан от руки на листе формата А4 или напечатан на компьютере. Если у компании есть утвержденный бланк, то используют его. Если нет, то можно использовать типовой шаблон, образец которого доступен по . Образец же документа можно скачать по этой . Составляет документ секретарь, начальник отдела или руководитель организации. Приказ является документом строгой отчетности и должен храниться в архиве не менее 5 лет. Структура приказа следующая:

  • Название организации;
  • Наименование документа и номер, согласно внутреннему учету;
  • Город, в котором расположена организация;
  • Дата составления документа;
  • Основания и причина для процедуры;
  • Название и сведения о транспортном средстве, которое подлежит утилизации;
  • Должность и ФИО сотрудника, который должен списать ТС (это бухгалтер);
  • Должность и ФИО сотрудника, отвечающего непосредственно за процесс утилизации;
  • Подписи директора и всех сотрудников, упомянутых в документе.

У автомобиля, подлежащего утилизации, могут сохраниться узлы или детали, которые можно использовать. Отправка таких частей на склад фиксируется в документе с указанием ответственного лица (работника склада). При снятии ТС с регистрации сотрудники ГИБДД сверяют номера агрегатов, которые не предназначены для утилизации. После этого детали отправляют на склад или используют по назначению. Одним приказом можно списывать несколько транспортных средств с указанием балансовой стоимости.

Приказ на списание необходим для отчетности при проверке налоговой. Форма документа не регламентирована, однако есть сведения, которые обязательно вносятся в приказ. До оформления необходимо создание специальной комиссии, которая обследует ТС и принимает решение о его списании. На основании заключения комиссии и создается приказ о списании с указанием ответственных лиц. Одним документом можно списывать несколько транспортных средств.

Советуем почитать: Акт об утилизации вышедшего из эксплуатации транспортного средства 0/5 (0 голосов)

Нужен ли?

Приказ оформляется с целью подтверждения согласия руководства на списание. При этом, нет конкретного обязательства его составлять.

Необходимость оформления определяется особенностями деятельности конкретной компании, ее объемами и порядком ведения документации.

Дополнительно, если имущество выбывает по причине какого-либо вида реализации, заключается соответствующий договор. Он и будет являться основанием.

Распоряжение, в основном, имеет место, если списание происходит по причине физического либо морального износа.

Под моральным износом подразумевают устаревание объекта, а под физическим– невозможность его дальнейшего использования по назначению.

При таких обстоятельствах после издания распоряжения оформляется акт о списании и дефектная ведомость. Акт может оформляться по одной из типовых форм: ОС-4, ОС-4а, ОС-4б.

Именно приказ служит толчком и основанием к снятию основного средства с учета.

Как оформить распоряжение в связи с износом?

Закон не устанавливает определенной формы приказа. Поэтому документ составляется в свободной форме, утвержденной в компании.

Он должен соответствовать основным правилам документооборота и содержать обязательные пункты:

  • название организации;
  • дата и наименование компании;
  • название компании и номер документа;
  • в связи с чем возникла необходимость в списании – физический или моральный износ;
  • ссылка на законодательный акт и другую нормативную документацию;
  • подробное описание объекта: серийный номер, модель, год выпуска и характеристики;
  • состояние основного средства: период эксплуатации, остаточная стоимость;
  • обозначение конкретного времени для ликвидации объекта и демонтажа;
  • перечисление членов комиссии, контролирующих процесс;
  • задачи для комиссии;
  • визы всех указанных лиц и дата оформления документа.

Важно! Без визы руководства приказ считается не действительным.

Что рекомендуется знать при оформлении:

  • С распоряжением должны ознакомиться все заинтересованные и указанные в документе лица.
  • Оформляется бланк в одном экземпляре. При необходимости с него можно снять копии.
  • Если списание ОС происходит в бюджетном учреждении, то оно должно согласовываться с федеральными органами. Для этого им направляется перечень средств и акт с подписями комиссии.
  • Печати компании на приказах не проставляются. Исключение составляют ситуации, когда такое условие оговорено в нормативной документации организации.
  • В распоряжении оговаривается срок его действия. Если такого пункта нет, то срок действия составляет один год.

Пока приказ действует, он хранится у секретаря предприятия, после чего передается на хранение в архив.

В архивном отделе распоряжения хранятся на протяжении пяти лет.

При оформлении не допускается совершение ошибок и описок.

Допускается составление от руки либо печатать на компьютере.

Бланк должен соответствовать основным правилам документооборота, утвержденным в компании.

На основании приказа о списании оформляется соответствующий акт, который подписывается всеми членами комиссии.

Скачать заполненный образец

Скачать пример приказа о списании ОС в связи с износом – word.

Оформление для продажи ОС

Основанием для продажи основного средства становится специальный приказ по предприятию. При таких обстоятельствах имущество также списывается.

Такое распоряжение будет идентично списанию в связи с износом. В основании необходимо отобразить, что производится продажа.

Выводы

По указанной теме можно сделать несколько выводов:

  • Чтобы списать основное средств, приказ составлять в организации не обязательно. Однако рекомендуется это делать, так как он подтверждает согласие руководителя на процедуру.
  • Закон не утверждает специальной формы документа. Поэтому составляться он может в свободном виде. Однако существуют обязательные пункты, которые должны присутствовать в бланке.
  • Оформляется документ в одном экземпляре. При необходимости можно делать копии.
  • Приказ можно печатать на компьютере или писать от руки. При этом е допускаются ошибки и исправления.
  • Документ должен соответствовать всем правилам документооборота, утвержденным руководителем компании.
  • Печати в подобной документации не проставляются, если иное не оговорено во внутренней документации компании.
  • Приказ имеет срок исполнения один год, и срок хранения в архиве пять лет.
  • Без визы руководителя он не может считаться действительным.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Порядок действия при списании объекта

Приказ о списании основных средств создаётся только на основе заключения специальной комиссии. Она решает, что будет списано, а что списанию не подлежит.

Просто так выпустить приказ нельзя – надо иметь для этого письменное основание. Обычно в качестве такового выступает заключение членов специально созданной комиссии, которые в отдельном акте удостоверяют факт необходимости списания основного средства по тем или иным обстоятельствам, а также дают рекомендации по возможности практического использования каких-либо его элементов в дальнейшем.

Сама комиссия также назначается отдельным распоряжением руководителя предприятия. В нее входит не менее трех человек, которые относятся к разным структурным подразделениям компании. При этом члены комиссии должны обладать необходимым уровнем знаний, для того, чтобы определить действительную непригодность объекта основных средств к дальнейшему использованию. Как правило, членами комиссии становятся

  • заместитель директора,
  • сотрудник отдела бухгалтерии,
  • материально-ответственное лицо (например, кладовщик)
  • и, при необходимости, некоторые другие узкопрофильные специалисты.

Пример составления приказа

Оформляем шапку

В «шапке» документа, посередине строки пишется полное наименование организации, затем ниже после слова «приказ» ставится его номер (в соответствии со внутренним документооборотом), а также в нужной строке отмечается населенный пункт, в котором действует компания, и проставляется дата составления приказа.

Главная часть приказа

В главной части документа описывается

  • причина списания основного средства,
  • его название,
  • инвентарный номер,
  • номер по техническому паспорту (при необходимости),
  • а также указывается сотрудник, на которого непосредственно возлагается обязанность по ликвидации объекта.

Если детали, элементы, узлы и части основного средства могут еще послужить предприятию, их необходимо отправить на склад, о чем также вносится запись в приказ (с назначением материально-ответственного сотрудника).

В обязательном порядке в приказе указывается работник, который должен списать объект с бухгалтерского учета (с указанием должности, фамилии, имени, отчества специалиста).

Визирование документа

В завершение приказ должен быть подписан руководителем предприятия, а также всеми сотрудниками, которые участвую в списании основного средства на разных его этапах и которые названы в данном документе.