Приказ на лимит кассы

Как установить новый лимит кассы для обособленного подразделения

Чем поможет эта статья: Выбрать наиболее выгодный и при этом безопасный способ расчета лимита остатка наличных в кассе дополнительного офиса. От чего убережет: От ошибок в расчете лимита и претензий со стороны налоговиков.

Осторожно! Лимит остатка наличных в кассе надо установить для всех обособленных подразделений, а не только тех, которые сдают деньги на счет в банке. Это нам подтвердили в Банке России.

По новым правилам лимит остатка наличных в кассе надо утвердить для каждого обособленного подразделения компании. Не важно, куда оно сдает наличность — на счет организации в банке или в кассу головного офиса. Такой вывод можно сделать из абзацев 4–6 пункта 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, которое действует с 1 июня 2014 года. Правомерность этого подхода нам подтвердили и специалисты Банка России.

С расчетом лимита остатка наличных для подразделения, которое сдает деньги на счет в банке, сложностей быть не должно. Эту предельную сумму считают по обычной формуле. А вот как установить лимит для подразделений, сдающих наличные в кассу компании, из Указания № 3210-У не ясно. Мы выяснили в Банке России, как там предлагают считать предельный остаток в кассе в этой спорной ситуации. Цифровые примеры, подготовленные с учетом ответа специалистов Центробанка, вы найдете в этом материале.

Также здесь есть образец приказа об установленном для подразделения лимите и о том, в каком порядке этот приказ головной офис передает дополнительному.

Осторожно! К приказу о предельном остатке наличных в кассе подразделения безопаснее приложить расчет этой суммы с расшифровкой показателей, которые использовались в формуле. Это убедит налоговиков, что лимит верный.

Подразделение сдает наличность в банк

Обособленному подразделению, которое сдает свою наличную выручку в банк, надо установить отдельный лимит. Он не входит в предельную сумму, утвержденную для самой компании. Здесь важно, что речь идет не только о счете, открытом обособленному подразделению, но и о любом банковском счете компании. То есть свой лимит должен быть и у тех дополнительных офисов, которые не имеют своего счета, а деньги отвозят в банк, где открыт счет самой организации.

Кроме того, мы считаем, что такой лимит необходим и дополнительным офисам, которые сами деньги в банк не возят, но привлекают для этого инкассаторов (подробнее об этом читайте в статье «30 ответов на ваши вопросы про лимит наличных, приходники, расходники и кассовую книгу»).

Для расчета лимита по таким подразделениям надо взять одну из двух формул, приведенных в приложении к Указанию № 3210-У. То есть подсчитать лимит исходя из наличных поступлений в кассу дополнительного офиса. Тогда формула будет такая:

Либо взять для расчета формулу, в которую заложены наличные расходы:

Как упростить работу Разобраться в новых правилах расчета лимита по кассе поможет новое методическое пособие в Высшей Школе Главбуха.

Право на выбор способа расчета лимита кассы появилось у компаний (а значит, и у допофисов, сдающих деньги на банковский счет) с 1 июня. Подробно об этом можно прочитать в статье «Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам» журнале «Главбух» № 12, 2014.

Пример 1: Как посчитать лимит для подразделения, которое сдает деньги в банк, но не имеет наличной выручки

В подразделении компании ООО «Весна» расчеты с контрагентами происходят по безналу. Наличной выручки подразделение не имеет. Раз в три рабочих дня с расчетного счета в кассу поступают деньги на хозяйственные нужды дополнительного офиса.

Предположим, что допофис считает свой новый лимит 1 июня. В качестве расчетного периода подразделение выбрало три предшествующих этой дате месяца (то есть март, апрель и май). В подразделении пятидневная рабочая неделя. Поэтому расчетный период составляет 61 рабочий день (20 + 22 + 19).

За три месяца из кассы подразделения было выдано 890 000 руб., в том числе в марте — 350 000 руб., в апреле — 250 000 руб., в мае — 290 000 руб.

Тогда лимит остатка по кассе составит 43 770 руб. (890 000 руб. / 61 дн. x 3 дн.). Получившуюся предельную сумму бухгалтер округлил до целых рублей. Этот лимит в сумме 43 770 руб. руководитель головной компании утвердил своим приказом. А его экземпляр передал в обособленное подразделение.

В новых правилах нет нормы, которая требовала бы для самой компании и ее подразделения считать лимиты по одной и той же формуле. Значит, для головного офиса можно взять одну (например, по выручке), а для подразделения — вторую (по расходам). Или наоборот.

Подразделение сдает наличность в главную кассу

Подразделению, которое сдает деньги в кассу головного офиса, также надо установить собственный лимит остатка наличных. Это нам подтвердили в Банке России. Причем есть две особенности. Первая — лимит для подразделения, сдающего деньги в кассу, не отдельный: он входит в общий предельный остаток наличных, утвержденный для компании. Так сказано в абзаце 5 пункта 2 Указания № 3210-У. Вторая особенность в том, что из Указания № 3210-У не ясно, как нужно считать лимит для такого подразделения, а именно: можно ли произвольно распределить на подразделение часть общей предельной суммы или надо обязательно применять одну из двух формул.

Как мы выяснили, в Банке России считают, что в такой ситуации целесообразнее использовать ту же формулу, по которой предельный остаток наличных компания считает для себя.

Пример 2. Как рассчитать лимит, если и подразделение, и головная компания имеют наличную выручку

ООО «Престиж» определяет свой лимит исходя из наличных поступлений. И при этом в дополнительном офисе компании также есть наличная выручка. Подразделение ежедневно сдает наличные деньги в кассу головной компании. Для расчета лимита по кассе себе и подразделению головной офис использует формулу, учитывающую наличные доходы.

В качестве расчетного периода головная компания взяла 56 рабочих дней. То есть три месяца — январь, февраль, март. Лимит для своего подразделения ООО «Престиж» рассчитывает 1 июня. Наличную выручку в банк ООО «Престиж» сдает каждые пять дней, и при этом в компании установлена пятидневная рабочая неделя.

Объем наличной выручки подразделения за три месяца составил 1 650 195 руб., в том числе в январе — 450 565 руб., в феврале — 610 220 руб. в марте — 589 410 руб. Тогда лимит наличности для обособленного подразделения составляет 147 339 руб. (1 650 195 руб. : 56 дн. x 5 дн.). Данный лимит головная организация должна закрепить в приказе и передать экземпляр этого документа непосредственно в подразделение (абз. 6 п. 2 Указания Банка России № 3210-У).

Аналогичным способом головная организация рассчитала свой лимит остатка в кассе, он составил 350 650 руб. Но так как в расчет лимита головная компания должна включить лимиты, посчитанные своим подразделениям, то окончательный лимит головного офиса получился равным 497 989 руб. (350 650 + 147 339). Руководитель главного офиса издал соответствующий приказ, в котором указал, что лимит рассчитан с учетом лимита обособленного подразделения.

Новые кассовые правила не содержат прямого требования о том, что подразделению, которое сдает деньги в кассу, надо считать лимит по той же формуле, что и общую предельную сумму для всей компании. А это означает, что, если это выгодно, для расчета позволено взять другую формулу. Например, лимит по компании можно посчитать по доходам, а по подразделению — по расходам.

Другой вариант — в произвольном порядке распределить суммы из общего лимита между подразделениями. К примеру, из общей предельной суммы в 150 000 руб. выделить для допофиса 7000 руб. Но такой подход может привести к спору с проверяющими, поэтому он подходит только для организаций, готовых отстаивать свои права, в том числе в судебном порядке.

Главное, о чем важно помнить

1 Лимит остатка наличных надо установить для всех обособленных подразделений, включая те, которые сдают деньги в кассу компании, а не на ее счет.

2 Предельный остаток для подразделения, сдающего деньги в кассу организации, безопаснее считать по той же формуле, по которой определяется общий лимит для компании в целом. Как мы выяснили, именно такой подход считают верным в Банке России.

Дополнительно про кассовый лимит

Статьи: «Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам» («Главбух» № 12, 2014);
«Положение, с которым вам будет проще соблюдать новый кассовый порядок» («Главбух» № 13, 2014).

Документ: Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Тест Компания посчитала общий лимит остатка наличных по формуле, в которую заложена наличная выручка. А лимит для подразделения, сдающего деньги в кассу, — исходя из наличных расходов. Это нарушение? Да. Нет. Новые кассовые правила не требуют, чтобы подразделению, которое сдает деньги в кассу, лимит устанавливали по той же формуле, что и компании в целом. Так что если выгодно, для расчета можно взять другую формулу. Но безопаснее все же предельный остаток для подразделения считать так же, как и для организации в целом.

Безопаснее издать новый приказ о лимите кассы

Новый порядок действует с 1 июня 2014 года. Возникает вопрос: а если компания не переутвердит лимит по новому порядку, будет ли действовать ее старый приказ? В Указании Банка России № 3210-У ответа нет. Теоретически — будет. Однако в старом приказе стоит дата его утверждения и скорее всего ссылка на реквизиты прежнего порядка ведения кассовых операций. Поэтому есть риск, что инспекторы посчитают такой приказ недействующим, лимит нулевым, всю выручку в кассе — сверхлимитной. А за это возможен штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Чтобы избежать претензий, в первую очередь целесообразно переутвердить старый лимит новым приказом директора с 1 июня (см. образец ниже). Если у компании 1 июня — нерабочий день, то утвердить лимит кассы можно 2 июня.

Обособленное подразделение (филиал, представительство), у которого открыт банковский счет, также устанавливает лимит кассы.

Руководитель организации издает распорядительный документ (например, приказ руководителя) об установленном кассовом лимите организации.

Примечание: Лимит остатка кассы не нужно утверждать в банке. Его организация и предприниматель утверждает самостоятельно.

Экземпляр приказа о лимите кассы, распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.

К тому же при соблюдении лимита кассы часто возникают многочисленные вопросы по кассовой дисциплине, которые Вы можете почитать в теме «Касса — вопросы, ответы, ситуации».

ООО «Удача»

ПРИКАЗ
от 01.06.2014 № 52/7
об отмене лимита остатка наличных денег в кассе

В соответствии с Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» приказываю:

1. С 1 июня 2014 года отменить приказ об установлении лимита остатка наличных денег в кассе от 05.03.2013 № 14/5.

Примечание: Укажите старый приказ об установлении лимита кассы

2. Начиная с 1 июня 2014 года ООО «Удача» не устанавливает лимит кассы на основании абзаца 10 пункта 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, поскольку относится к субъектам малого предпринимательства.

Директор ____________

Обязательно необходимо прописать в приказе на лимит кассы, с какой даты отменяется прежний лимит. Если приказ на лимит кассы не составить, проверяющие на проверке могут решить, что лимит все еще действует. А за его превышение оштрафуют организацию на сумму до 50 000 руб. за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Второй вариант — компания и после 1 июня будет соблюдать лимит остатка наличных в кассе. Тогда безопаснее поступить так, как мы уже рассказали в первом разделе этой статьи. И сначала издать приказ о переутверждении старого лимита (см. приказ на лимит кассы выше). Отказаться от соблюдения лимита малая компания сможет потом в любой момент.

Право хранить деньги в кассе в любой сумме получили и индивидуальные предприниматели. С 1 июня 2014 г. они тоже не должны соблюдать лимит и сдавать сверхлимитные наличные на банковский счет, как это требовалось ранее.

Примечание: письмо Банка России от 2 августа 2012 г. № 29-1-2/5603 к меню


ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

  1. Как рассчитать ЛИМИТ КАССЫ
    Приведен порядок расчета лимита кассы и формулы для кассового лимита, а также приведен образец приказа об утверждении кассового лимита остатка кассы.
  2. Учет КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ и кассовая ДИСЦИПЛИНА в 2019
    Даются разъяснения про кассовые операции и кассовую дисциплину в 2019. Описан учет денежных средств в кассе, ведение и заполнение кассовой книги для ИП. Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ.
  3. КАССА — ВОПРОСЫ, ОТВЕТЫ, СИТУАЦИИ
    Наличные, лимит кассы, кассовая дисциплина — все эти вопросы и приведенные в этой теме ответы, где приведены все возможные ситуации при кассовых операциях.

Кассовой дисциплине, и в частности – правильности исчисления, установления и последующего соблюдения лимита остатков денег в кассе, налоговые органы уделяют особое внимание.

Лимит остатков кассы – это предельно допустимая сумма наличных, которую субъект хозяйствования, осуществляющий операции с наличными, может хранить в кассе на момент окончания рабочего дня. Лимит утверждается локальным актом – приказом или распоряжением руководителя.

В сегодняшней статье вы найдете информацию о том, как составить приказ на остаток лимита в кассе, образец и содержание такого приказа.

Оформление приказа

Субъекты предпринимательства самостоятельно устанавливают предельный объем наличности, остающийся в кассе предприятия на момент окончания рабочего дня. Сумма определяется с учетом статистики по объемам поступлений или выдачи наличных денег. На сумму, установленную путем расчета, составляется приказ об установлении лимита остатка кассы. Такой локальный акт должен не только устанавливать лимит денег в кассе на конец дня, но и регламентировать основные аспекты работы с лимитом.

Приказ о лимите остатков кассы имеет обязательное приложение – расчет лимита, в котором детально расписан выбранный способ и формула расчета, указана конечная сумма, принимаемая за показатель рекомендуемого лимита остатков денег в кассе.

Документ и его копии хранятся:

  • в книге приказов предприятия;

  • у главного бухгалтера предприятия – в папке распорядительных документов;

  • в кассе предприятия – в папке руководящих документов по кассовой работе.

Приказ об утверждении лимитов остатков кассы является внутренним документом, и не подлежит отправке внешним адресатам (налоговым органам или банкам), однако в обязательном порядке предоставляется аудиторам по их требованию, при проведении проверок финансового характера.

Для чего нужен документ

Если компания не подпадает под критерии малого предприятия (например, штат составляет более 100 человек или не выполняются другие условия типа объема годовой выручки), то определение и соблюдение лимита кассы для нее по-прежнему обязательно. Но оформляется бумага немного по-другому.

Время от времени компанию могут ждать проверки со стороны контролирующих органов.

Важно! В случае несоблюдения правил организацию и ее сотрудников ждет административное наказание в виде штрафов, которые регулируются ст. 15 КоАП РФ.

Причем если должностное лицо «отделается» 4-5 тыс. руб., то юридическое будет оштрафовано на 40-50 тыс. руб. за каждое нарушение.

Раньше лимиты в этой сфере регулировались Положением №343-П Банка России от 12 октября 2011 года. Сейчас законное основание для этого поменялось, так что желательно переделать существующие приказы.

Для лучшего взаимодействия с контролирующим органом лучше ссылаться на Указание №3210-У или вовсе оформить приказ о снятии лимита кассы (если предприятие перешло в другой разряд).

Если раньше в компании был выпущен приказ об установлении лимита кассы, но в настоящее время оно перешло в разряд малых субъектов предпринимательской деятельности, то обязательно оформление заменяющих бумаг. Ими может быть приказ о лимите кассы другой формы либо приказ об отмене лимита кассы.

Оформление и пункты приказа

В правом верхнем углу либо в самом верху документа указывается полное наименование организации или фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя.

Потом следует заголовок «ПРИКАЗ об установлении лимита остатка кассы организации» с номером и датой. В основной части бумаги руководитель прописывает, на какие документы он ссылается. Обязательно также упоминание о том, какого числа устанавливается лимит.

Обычно бухгалтерия занимается оформлением этой бумаги и прописывает определенную периодичность: 1 раз в год, с каждым циклом отчетности.

Обратите внимание! Бывают случаи, когда ограничения на сохранение наличных денег требуют пересмотра. В этом случае законодательство допускает переиздание приказа любым числом учетного года.

Желательно уведомить об этом событии банк, с которым взаимодействует организация, так как сотрудники банка могут производить инкассацию по договоренности.

Также в приказе (в первом пункте) говорится о расчетах, произведенных в приложении. Последние зависят от расчетного периода. По закону это время не должно превышать 92 дня.

На бумаге отражается конкретная сумма, которая составляла выручку в этот период (либо плата, которая была выплачена сотрудникам, если расчеты основываются на этом показателе). Если расчетный период остался тот же, то в приказе это прописывается.

Во втором пункте приказа указывается материально ответственное лицо, которое в случае превышения лимита в конце рабочего дня обязано отнести все превышающие этот показатель денежные средства в банк и положить на расчетный счет организации.

Внимание! Работник, взаимодействующий с наличными деньгами, должен соблюдать обязанности кассира, числиться на этой должности или совмещать с местом бухгалтера.

Если организация маленькая и операции, связанные с обращением наличных средств, осуществляет бухгалтер, то обязательно должен существовать приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера. Это требование связано с требованиями учредительных документов банковских организаций, с которыми имеют дело юридические лица.

К приказу прикрепляется приложение о расчете остатка наличных денег в кассе за расчетный период. Расчёт остатка производится исходя из поступления средств за этот период или из выплаты заработной платы сотрудникам, вычисляется по формулам. Об этом обязательно нужна соответствующая пометка.

Таким образом, сумма самого лимита со временем, на которое он устанавливается, раскрывается в самом первом пункте, а завершают официальную бумагу подписи руководителя и главного бухгалтера.