Содержание
Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.
Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?
Что такое форматы электронных документов?
Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:
- Документы, которые можно использовать и в бумажном, и в электронном виде (товарная накладная ТОРГ-12, счет-фактура, универсальный передаточный документ, акт выполненных работ, счет на оплату, договор поставки и др.).
- Документы, которые разрешено применять исключительно на бумаге (копия счета-фактуры, предоставляемая агентом принципалу, товарно-транспортная накладная (ТТН), декларация соответствия и др.).
В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.
.XML – единый формат учетных документов
Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.
ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.
Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.
Формализованные документы создаются по форматам ФНС. На сегодняшний день для электронных подлинников законодательно утвержден единый формат – .XML, для отсканированных копий — .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.
Что интересно: есть обязательный к применению формат электронного счета-фактуры, соответствующий требованиям ФНС, – это .XML. А есть рекомендованные форматы для акта и ТОРГ-12, и это тоже .XML. Несмотря на то что обмениваться первичкой вы можете в любых форматах, при истребовании в электронном виде налоговая примет только документы в формате .XML. Если же вы обмениваетесь первичкой в другом формате, представлять ее в ФНС вам придется на бумаге. Неудобно, неправда ли? Поэтому, чтобы избежать путаницы, мы советуем вам использовать форматы, рекомендованные ФНС.
Форма электронного документа – не есть его формат
Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.
Ниже вы видите, как выглядит электронный счет-фактура в формате .XML. Его тело состоит из элементов разметки и самого массива данных. Ознакомиться с требованиями, предъявляемыми к формату электронного счета-фактуры, можно в тексте Приказа ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.
Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо». Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму. Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.
Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.
| Наименование ЭД | Формат | Обязательность применения формата | Форма | Обязательность применения формы |
| Счет-фактура | .XML | В соответствии с Приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ формат .XML обязателен к применению. | Форма разработана и утверждена. | Форма счета-фактуры определена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 и обязательна к применению. |
| Акт выполненных работ | .XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и др. | Согласно Приказу ФНС от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утвержден рекомендованный к применению формат .XML. | Единой формы акта не предусмотрено. | ФЗ 402 «О бухгалтерском учете» предусматривает лишь обязательные реквизиты, которым должна отвечать форма акта. |
| Товарная накладная ТОРГ-12 | .XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и др. | Согласно Приказу ФНС от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утвержден рекомендованный к применению формат .XML. | Форма утверждена, содержится в «Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Однако с 2013 г. применять её не обязательно. | Начиная с 01.01.2013 г., форму товарной накладной вправе определять руководитель организации. При этом в ней должен содержаться ряд обязательных реквизитов (ФЗ 402 «О бухгалтерском учете»). |
Таблица 1. Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs
Приказом ФНС России от 08.04.2019 № ММВ-7-15/176@ (далее – Приказ № 176@) были внесены изменения в форматы счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур и в форматы первичных документов, утвержденные следующими приказами ФНС России:
- от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»;
- от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»;
- от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме»;
- от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме».
Поскольку Приказом № 176@ не установлен какой-либо переходный период, то формально с даты его вступления в силу все пользователи должны одномоментно начать применять обновленные форматы.
ФНС России в письме от 17.07.2019 № ЕД-4-15/13878 представила пользователям необходимые разъяснения по смене форматов. Так, ФНС России подтвердила, что Приказ № 176@ вступает в силу в общеустановленном порядке, т.е. с 19.07.2019. Однако пользователям не придется срочно производить какие-либо изменения в программных средствах, применяемых для формирования электронных счетов-фактур и первичных документов. Дело в том, что для введения новых налоговых ставок по НДС в XSD-схемы, размещенные на сайте ФНС России, соответствующие изменения были внесены еще 10.12.2018, о чем ФНС России сообщила в письме от 07.12.2018 № ЕД-4-15/23791. Поэтому обновленные по Приказу № 176@ XSD-схемы совпадают (кроме номеров версий форматов) с вариантами действующих версий XSD-cхем.
Что касается необходимости проставления нового номера версии форматов в электронных документах, то налоговая служба считает возможным указание значения 5.01 и после 19.07.2019 до тех пор, пока налогоплательщик не внесет соответствующие изменения в процессе плановой доработки.
Более того, налоговый орган допускает ситуацию, когда стороны электронного обмена будут указывать в файлах информации продавца и информации покупателя разные версии форматов. Например, продавец в своей информации укажет версию 5.01, а покупатель в ответной информации – версию 5.02.
В учетных решениях 1С переход на версию формата 5.02 будет произведен 19.07.2019, т.е. с 19.07.2019 все файлы (и информации продавца, и информации покупателя) будут формироваться с указанием новой версии формата 5.02. Выбор даты доступен после обновления ПП до актуальных релизов.
Приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@, в который были внесены обновления Приказом № 176@, утратит силу с 01.01.2020.