РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКЕ СПЕЦИАЛИСТА ПО ТАМОЖЕННОМУ ДЕЛУ Таможенное делопроизводство как отражение системы и технологии управления деятельностью таможенных органов Информационные процессы — основа процесса разработки и реализации управленческого решения Необходимость документирования управленческих решений Информационные ресурсы как экономическая категория, предпосылка базы знаний организации, залог конкурентного преимущества Правовой режим информационных ресурсов Информационная культура таможенных органов Информация и информационный контур организации Управление информационными ресурсами — одно из основных направлений деятельности в таможенных органах Роль и значение делопроизводства в процессе создания корпоративных информационных системРезюмеВопросы для самопроверки Документ как источник и носитель информацииФото-, кино-, видеодокументирование. Функции и свойства документа Движение документируемой информации в системах управления и ее характеристика в зависимости от уровня обработки Свойства информации, содержащейся в документах. Влияние свойств информации на качество принимаемых управленческих решенийРезюмеВопросы для самопроверки НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства Система государственных органов управления документацией в Российской Федерации Законодательное регулирование делопроизводства в Российской Федерации Национальные стандарты в области документационного обеспечения управления Международные стандарты по делопроизводству Классификаторы технико-экономической и социальной информации Методическая и учебная литература по делопроизводству и архивному делуРезюмеВопросы для самопроверки ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ В СФЕРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Понятие — термин — дефиниция Общие понятия, используемые в делопроизводстве Понятия, используемые при документировании Понятия, используемые при организации работы с документами Понятия, используемые при хранении и учете архивных документов Понятия, используемые в деятельности архиваРезюмеВопросы для самопроверки ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО И ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ Организация документационного обеспечения управления деятельностью таможенных органов Организация деятельности подразделения документационного обеспечения регионального таможенного управления: задачи, функции, порядок работы Организация деятельности подразделения документационного обеспечения таможни Организация деятельности подразделения документационного обеспечения таможенного поста Система информационно-аналитического обеспечения деятельности таможенных органов: принципы, задачи Средства для выполнения задач информационно-аналитического обеспечения деятельности таможенных органовРезюмеВопросы для самопроверки ДОКУМЕНТАЛЬНЫЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫЕ СИСТЕМЫ Понятие «информационно-поисковая система». Классификация информационно-поисковых систем Регистрация документов — основа создания документальных информационно-поисковых систем Принципиальная схема работы информационно-поисковой системы Лингвистическое обеспечение информационно-поисковых систем Эффективность работы информационно-поисковых систем Документальные информационно-поисковые системы, используемые в деятельности таможенных органов Коммерческие справочные системы правового характера как разновидность документальных информационно-поисковых системРезюмеВопросы для самопроверки ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ Документация таможенных органов Бланки документов Состав реквизитов документов Правила оформления реквизитов документов Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств Копирование (тиражирование) документовРезюмеВопросы для самопроверкиЗАКЛЮЧЕНИЕ
Рекомендовано ФГБОУ ВПО «Государственный университет управления» в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 036401 «Таможенное дело» («квалификация (степень) «специалист»).
Учебное пособие предназначено для подготовки студентов специальности «Таможенное дело», изучающих дисциплину «Таможенное делопроизводство», «Основы документооборота в таможенных органах», «Электронный документооборот в таможенных органах». Может служить в качестве дополнительной литературы по дисциплинам цикла «Управление в таможенных органах».
В учебном пособии раскрыты роль, значение и содержание делопроизводства в управленческой деятельности таможенных органов. Освещены правила подготовки и оформления важнейших видов управленческих документов. Отдельный раздел посвящен особенностям организации делопроизводства и документооборота в таможенных органах. Изложен порядок организации работы ведомственного архива и экспертизы ценности документов в таможенных органах. Раздел «Информатизация делопроизводства в таможенных органах и основы электронного документооборота» отражает современные тенденции информатизации и автоматизации делопроизводственных процессов.
Учебное пособие подготовлено на основе актуальной нормативно-методической базы в области организации работы с управленческими документами в таможенных органах. Содержание издания учитывает особенности таможенных органов, ее организационно-управленческой системы, новые направления ее развития.
На получении грифа ФИРО.
1.1. Делопроизводство как обеспечивающая функция управления в таможенных органах
1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства в таможенной системе
2.1. Документ, его роль и функции
2.2. Классификация документов
2.3. Документация таможенных органов
2.4. Способы и техника создания документов
2.5. Процесс унификации делопроизводства
3.1. Общие требования к оформлению реквизитов документа
3.2. Бланки документов таможенных органов
3.3. Требования к текстам служебных документов
3.4. Правила подготовки и оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов в таможенных органах
3.5. Документы информационно-справочной группы и правила их оформления в таможенном делопроизводстве
3.6. Особенности оформления международной деловой переписки
4.1. Понятие и особенности документооборота в таможенных органах
4.2. Содержание стадий документооборота в таможенных органах
4.3. Регистрация документов и построение информационно-поисковых систем в делопроизводстве таможенных органов
4.4. Подсчет объема документооборота
4.5. Работа исполнителей с документами
4.6. Контроль исполнения документов в таможенных органах
5.1. Номенклатура дел: назначение, структура, порядок формирования
5.2. Формирование дел в таможенных органах
5.3. Правила оформление дел в таможенных органах
5.4. Оперативное хранение документов и дел
6.1. Назначение и критерии экспертизы ценности документов
6.2. Проведение экспертизы ценности документов в таможенных органах
6.3. Организация работы архива таможенного органа, его задачи и функции
6.4. Порядок подготовки и передачи документов в архивы таможенных органов
6.5. Обеспечение сохранности документов архива
6.6. Организация и учет документов в архиве таможенного органа
6.7. Научно-справочный аппарат к документам архива
6.8. Использование документов архива таможенного органа
7.1. Задачи и функции службы документационного обеспечения таможенного органа
7.2. Права службы документационного обеспечения и ее взаимоотношения с другими подразделениями таможенного органа
7.3. Сотрудники, ответственные за делопроизводство в таможенном органе
8.1. Информатизация и автоматизация процессов работы с управленческими документами в таможенных органах
8.2. Структурные элементы системы электронного документооборота в таможенных органах
Управленческая деятельность в любой организации связана с непрерывным обменом информацией в документированной форме. Являясь основной обеспечивающей функцией процесса управления, делопроизводство играет значительную роль в эффективности этого процесса, а значит, влияет на результаты функционирования всей организации.
Годами выработана практика ведения делопроизводства, которая позволяет максимально оперативно и эффективно использовать эту деятельность на благо организации. Несоблюдение норм, правил и требований работы с документами в системе управления влечет потерю важной информации, несвоевременное поступление управленческих решений исполнителям, разрыв организационно-управленческих связей, результатом чего может стать полнейший упадок организации.
Работа с управленческими документами в таможенных органах имеет свои особенности, связанные, прежде всего, с их статусом государственных органов исполнительной власти, особенностями организационно-управленческой структуры, жестким регламентированием деятельности и активным взаимодействием с окружающей социальной средой.
Цель учебного пособия – создать у читателя целостную картину представлений о процессе делопроизводства в таможенных органах, учитывая при этом вышеперечисленные особенности и современные тенденции, ознакомить с системой научных знаний, а также методов и средств, необходимых для организации документационного и информационного обеспечения деятельности таможенных органов.
Делопроизводство в управленческой деятельности таможенных органов представляет собой комплекс работ по документированию, т.е. созданию и оформлению управленческих документов и организации работы с ними: прием, обработка документов, контроль их исполнения, систематизация документов, организация их поиска и хранения. Эти два неразрывно связанных компонента таможенного делопроизводства нашли отражение в учебном пособии.
В издании рассмотрено понятие документа со стороны его роли в обществе и выполняемых функций. Охарактеризован процесс обмена документированной управленческой информацией в рамках единой системы таможенных органов, на основании чего дается целостное представление о составе документации, вырабатываемой в деятельности таможенных органов. Документационное обеспечение административных и управленческих процессов в системе таможенных органов обеспечивается тремя большими группами документации: организационно-распорядительной, справочно-информационной, документацией по личному составу. Излагаются подробные правила составления и оформления отдельных видов документов этих групп с учетом требований к составу и содержанию текстов официальных документов, расположению реквизитов предусмотренных нормативно-методической базой таможенного делопроизводства, требований к бланкам.
В учебном пособии большое внимание уделено вопросам организации работы с управленческими документами в таможенных органах. Схематически представлены этапы документооборота таможенного органа. Раскрыто содержание каждого этапа, связанного с обработкой входящей, исходящей или внутренней документации. Рассматриваются основы построения информационно-поисковых систем в делопроизводстве таможенных органов. Излагается порядок работы исполнителей с документами, а также методика контроля за исполнением служебных документов.
Изложены оправдавшие себя на практике правила организации служебных документов в делопроизводстве таможенного органа: построение номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, организация оперативного хранения документов и дел в таможенном органе. Отдельный раздел посвящен порядку проведения экспертизы ценности документов в таможенных органах, передачи их на архивное хранение и организации работы ведомственного архива таможенного органа.
Важнейшее место в организации работы с документами по административным и управленческим вопросам таможенного органа занимает служба документационного обеспечения, которая в таможенной системе носит название отдел (отделение или группа) документационного обеспечения таможенного поста, таможни или таможенного управления. В учебном пособии рассматриваются задачи и функции этой службы, ее права и обязанности, взаимосвязь и взаимодействие с другими структурными подразделениями таможенного органа.
В период интенсификации всех процессов в обществе и развития информатизации традиционные методы работы с документами становятся малоэффективными. В настоящее время активно идет процесс внедрения электронных систем управления документооборотом в государственные учреждения, и таможенные органы здесь не исключение. На развитие информационных систем Федеральной таможенной службы России за последние годы израсходовано более 440 млн долл. Учитывая современные тенденции, в учебном пособии изложены основы информатизации и автоматизации делопроизводства в таможенных органах, отражены структурные элементы системы электронного документооборота, внедренной в деятельность таможенных органов.
Учебное пособие предназначено для подготовки специалистов с высшим профессиональным образованием по специальности «Таможенное дело», однако будет интересно и сотрудникам таможенных органов, ежедневно сталкивающимся с управленческими документами.
Издание содержит схематический иллюстрационный материал, приложения с образцами документов, а также список условных обозначений и краткий словарь терминов, используемых в сфере управления и делопроизводства.