Справочник Бухгалтера

Право второй подписи главбуха — что это такое

Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.

В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:

• составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
• оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.

Как выглядят указанные распорядительные документы (на примере наделения полномочиями по подписанию счетов-фактур) — смотрите на нашем сайте:

• «Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур»;
• «Образец доверенности на право подписи счетов-фактур».

Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

• отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
• право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

• из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
• в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.

В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.

С разнообразными видами доверенностей знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• «Составляем доверенность в ФСС на сдачу отчетов — образец»;
• «Правильно заполняем типовую межотраслевую форму М-2».

Как составить приказ на право подписи счетов-фактур за директора и главного бухгалтера, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха

Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.

Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.

Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.

Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:

• время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
• период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
• проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.

Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).

Отпуск главбуха, наделенного правом подписи, дает право предприятию ходатайствовать о продлении срока представления документов или иной информации по запросу налоговой (п.3 ст. 93 НК РФ).

Итоги

Право второй подписи главного бухгалтера закрепляется в приказе или доверенности. Эти же документы используются, если при отсутствии главбуха право второй подписи необходимо делегировать другому сотруднику.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.

Может ли ИП наделить правом первой подписи другого человека?

Право руководителя

Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:

• ФЗ-14 «Об ООО» об этом говорит в ст. 40-3. Руководитель может, в том числе, и совершать сделки от имени Общества, т.е. подписывать не только внутренние, но и внешние документы. Здесь также уместно вспомнить и о ст. 53 ГК РФ, из которой следует, что договоры от лица фирмы подписываются ее руководством.
• ФЗ-402 «О бухучете» в ст. 9 говорит, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего сделку. Положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное приказом №34н от 29/07/98 г., прямо утверждает право руководителя вести лично бухучет, в случае спорных ситуаций принимать единоличные решения, касающиеся учета, а также утверждать список лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов (ст. 14), т.е. фактически тот может оставить за собой право единолично подписывать их.

Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.

Как заполнить карточку образцов подписей для банка?

Права работников организации и третьих лиц

ВАЖНО! Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен

Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится.

Причины могут быть различными:

• болезнь, отпуск, командировка руководителя;
• круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
• значительные объемы документооборота.

Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:

1. За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
2. Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
3. Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
4. Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.

Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.

Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.

Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.

Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).

Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.

Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:

• персональные данные замещающего лица;
• перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.

Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.

На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.

Главный бухгалтер и право второй подписи

Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.

В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):

• денежные;
• расчетные;
• касающиеся финансовых обязательств и кредитов.

В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.

Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст. 7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.

Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.

Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.

Тезисно

• Право подписи руководителя на документах организации является абсолютным, проистекает из норм ГК РФ и ряда федеральных законов, подзаконных актов. Это право может быть передано любому лицу в организации или вне ее на основании приказа, доверенности.
• Если в силу Устава у организации два равно наделенных полномочиями руководителя, право первой подписи определяет Устав. Право второй подписи главного бухгалтера не возникает автоматически, при заключении трудового договора. Им работник может быть наделен так же, как и правом первой подписи – на основании доверенности либо приказа.