Справочник Бухгалтера

Все товары, поступающие в розничные торговые предприятия, должны быть приняты по количеству и качеству. Это позволяет обеспечить контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей в магазинах, предотвратить попадание в реализацию некачественных товаров, способствует организации контроля за выполнением поставщиками договорных обязань.

Организация приемки должна обеспечивать прохождение товаров в максимально сжатые сроки с наименьшими затратами и при полном сохранении их качества значительной степени это зависит от подготовки товаров к отправке поставщиком, организации их загрузки и качества оформления документации. Поставщик обязан отправлять, максимально подготовленные к продаже, пидсортовани и упакованы и. В обязанности поставщика входит также укладки товаров в транспортную тару с таким расчетом, чтобы облегчить торговому предприятию-получателю товаров разгрузки транспортных средствебів.

Приемка товаров по количеству и качеству должно проводиться в соответствии с условиями заключенных договоров купли-продажи, договоров поставки товаров, контрактов, других видов сделок. Вместе с тем в договоре может е быть обусловлено применение для этих операций норм и требований, установленных инструкциями «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству»и»О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству»Именно поэтому в практике отечественной торговли нормы этих инструкций достаточно широко применяемые я как базовые во всех случаях, кроме тех, для которых в стандартах, технических условиях или других обязательных правилах предусмотрен иной порядок приема товареів.

Приемка товаров должна осуществляться в магазине лицами, на которых возлагается материальная ответственность за товары и тару, в магазине. Эти работники обязаны знать правила и сроки п приемки товаров, порядок документального оформления результатов приемки в случаях выявления расхождений по количеству или качеству товаров, порядок и сроки уведомления о вызове представителями ика поставщика тощо.

Приемка товаров в магазине осуществляется последовательно и одновременно с разгрузкой товаров. Основными элементами процесса приемки товаров в магазине есть:

• ознакомление с сопроводительными документами и проверка правильности их оформления;

• проверка соответствия наименования товаров и их маркировку данным сопроводительных документов;

• проверка количества мест, состояния тары и упаковки;

• проверка массы брутто;

• проверка соответствия цен, указанных в сопроводительных документах, прейскуранта или протокола согласования договорной цены;

• вскрытия тары;

• проверка массы нетто или количества единиц товара;

• проверка качества товаров;

• документальное оформление результатов приема

Существует два основных способа (или направления) проведения этих операций: 1)»от товара к сопроводительному документу», 2)»от сопроводительного документа к товару»

При проведении приема по первому способу («от товара к сопроводительному документу») сначала поочередно определяют наличие и фактическое количество каждой из конкретных названий товаров, после чего ин мации об их фактическое количество сравнивают с данными накладных счетов-фактур и т.п.; если эти данные совпадают, в сопроводительном документе делают специальную отметку, если нет, то товары данного названия вре сово откладывают и проводят прием следующих позиций товаров. В конце приема выясняют окончательный результат (недостаток или избыток).

При применении второго способа приемки товаров («от сопроводительного документа к товару») процедура приема проводится согласно последовательностью записи отдельных позиций товаров в сопроводительном документации нт.

Способ приема товаров определяется в соответствии с последовательностью укладки товаров в кузове транспортного средства (как правило, первым принимают товар, который расположен ближе к заднему борту авт томобилей или к двери кузова типа»фургон».

Приемка товаров по количеству заключается в сопоставлении массы, количества мест и единиц фактически ввезенных товаров с данными сопроводительных документов и маркировки. Проверку количества товаров ведут в единицу ицях измерения, указанных в сопроводительных документах. Массу нетто товаров при этом нужно определять в том порядке, который установлен стандартами,. ТУ или другими обязательными для сторон документами. Ма су тары определять одновременно с массой нетто товарару.

В тех случаях, когда товары в магазин поступили без сопроводительных документов, их фактическое количество должна быть определена и указана в акте о фактическом количестве товаров с указанием в нем отсутствующих документов, при этом полученные товары должны возгордиться в магазине на ответственном хранении до прибытия сопроводительных документе.

Если при количественном приемке товаров в момент поступления невозможно определить массу нетто товаров, то сначала проверяют массу брутто товара, а после освобождения тары от товара определяют фактическую м массу тары. Массу брутто при получении товаров и массу тары после освобождения указывают в соответствующих актах.

Акт о массе тары должен быть составлен не позднее чем через 10 дней после ее освобождения

Акт о массе тары из-под влажной продукции (олифа, масла, краска и др.) должен быть составлен немедленно после освобождения тары из-под продукции

В акте о результатах проверки массы тары должна быть указана масса нетто продукции, определена вычитанием из массы брутто массы тары

Приемка товаров по количеству производится: а) при централизованном завозе товаров поставщиком — непосредственно в магазине б) при вывозе товара транспортом магазина — на складе поставщика; в) при иногородний поставке — на станции (пристани) назначени.

Приемка товаров по количеству производится, как правило, в следующие сроки:

а) при поступлении без тары, в открытой или поврежденной таре — в момент поступления в магазин, получение со склада поставщика или органов транспорта;

б) при поступлении в исправной таре: по массе брутто и количеству мест — в момент получения от поставщика по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте — одновременно со вскрытием тары, но не п позднее чем через 10 дней с момента поступления, а товары с ограниченными сроками хранения — не позднее 24 часов с момента получения товаре.

При поступлении товаров в неповрежденной закрытой таре приемки товаров проводится в два этапа: на первом этапе проводят предварительное приемки товаров в месте получения их от поставщика или предпр приятия транспорта, проверяя маркировку, перечисляя количество тарных мест, определяя массу брутто (при этом содержание тарных мест по количеству единиц товаров и массой нетто не проверяется). Ост аточне приемки товаров по количеству проводят в магазине, проверяя количество единиц товара в каждом тарном месте и массу неттоо.

Особым случаем такой процедуры является прием товаров (мука, сахар, крупы и др.), которые получают на складе поставщика или предприятия транспорта в исправной стандартной транспортной таре. В этом в случае товары принимают без перевешивания по количеству тарных местць.

При поступлении в магазины незатарених товаров в контейнере прием осуществляется одновременно со вскрытием контейнера (вагона). Товары, которые доставлены в контейнерах и таре, принимают по количеству мест а или брутто в момент вскрытия контейнера, а окончательная приемка по количеству единиц и массой нетто проводят в ранее указанные срокии.

Приемка товаров оформляется наложением на сопроводительный документ штампа с указанием даты, номера штампа, количества и суммы принятого товара, а также подписью материально ответственного лица, пр риймала това.

В случае несоответствия массы брутто отдельных мест массе, указанной в сопроводительных документах либо на трафарете, работники магазина не должны раскрывать тару и упаковку, а для участия в конечном принимает. Анне пригласить представителя местного отправителя, если же товары получены в оригинальной упаковке или в ненарушенной таре изготовителя, не являющегося отправителем данной партии, то нужно вызывать представляющее ика местного производителя (представитель иногороднего производителя вызывается лишь в случаях, прямо предусмотренных договором сторон.

В случае установления расхождений по количеству товаров в тарном месте приема приостанавливается, вся партия товаров помещается в обособленное помещение, а об обнаруженном несоответствии в количестве. ООО варов составляется односторонний акт за подписями лиц, принимавших участие в приемке товаров. Акт передается администрации торгового предприятийа.

Уведомление о вызове представителя поставщика (производителя) необходимо направить не позднее чем через 24 часа после обнаружения недостачи (излишка) товаров. В сообщении о вызове представителя указ базируется: наименование продукции, ее количестве, качестве, даты и номера счетов и транспортных документов, характер недостатка, основные выявленные недостатки, состояние пломб, время, на которое назначено приема. Выкл ик представителя поставщика осуществляется следующими способами: поставщика — телефонограммой; иногороднего — телеграммуою.

Для участия в конечном двустороннем приеме представитель поставщика (производителя) обязан прибыть, как правило, на следующий день, неместного (иногороднего) — не позднее чем через 3 3 дня с момента получения вызова (не считая времени на дорогу), если иной срок не установлен договором, для приемки товаров с ограниченными сроками хранения представитель поставщика обязан прибыть в течение 4 часов. В случае неявки представителя поставщика, а также в случаях, когда вызов представителя не является обязательным, приглашается представитель незаинтересованной организации или представитель общественностиі.

Окончательное приемки товаров по количеству должно быть проведено в такой срок:

а) товары с ограниченными сроками хранения — не позднее чем через 24 часа;

б) все другие товары — не позднее чем через 10 дней после их поступления. Окончательные результаты приемки товаров по количеству оформляются. Актом об установлении расхождений по количеству при приемке ния товаров, состоящий в день окончания приема. К акту должны быть приложены копии сопроводительных документов, документ, удостоверяющий полномочия представителя поставщика и т.д.. Акт долж ен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке товаров по количеству, и утвержден руководителем предприятия-получателя не позднее следующего дня с момента его составленияння.

в акте об установлении расхождений по количеству при приемке товаров указывают следующие данные: наименование продукции (груза), адреса отправителя и получателя, дата и номер: акта о недостаче, телеги программы и телефонограммы о вызове представителя отправителя (изготовителя), счета-фактуры и транспортной накладной, коммерческого акта (если его составили), место и время приема товаров, данные о лицах, к. Отри участвовали в приемке товаров, их удостоверения; дату отправления и прибытия товаров, время выдачи груза, раскрытие вагона или контейнера,. Его доставки на склад получателя, состояние тары и упаков ки в момент осмотра товара, а также маркировки тары, условия хранения товаров на складе получателя до приемки, сведения о способах определения количества продукции, которой не хватает, и подтверждение о пользовании исправными весами и другими измерительными приборами, выверенными в установленном порядке; кем взвешенные, опломбированы и отправлены товары, исправность пломб, фактическую массу товаров согласно данными документов и трафарета; точное количество товаров, которых не хватает, и их цену; подробный вывод о причинах и место возникновения недостачи (излишков) товаре.

Отдельный порядок приемки товаров предусмотрен в случае поставки их в магазины в таре-оборудовании. Он регламентируется требованиями. Инструкции об особенностях приемки товаров народного потребления, дос ставляються в таре-ванні.

Некоторые товары, присланные магазина почтовыми посылками, принимают в отделениях связи в соответствии с действующей. Инструкцией о приемке товаров от предприятий связи. Порядок приемки товаров в посылках х аналогичен порядку приемки товаров в таре. В случае выявления расхождений по массе и нарушений целостности упаковки в отделениях связи ее вскрывают и составляют акт по форме, установленной. Минз связку, при участии представителя отделения связику.

Приемка товаров по качеству заключается в сопоставлении качества поступившего товара, и его комплектности, а также тары, упаковки, маркировки требованиям стандартов,. ТУ, договоров с данными сопроводительных доку энтов поставщика. Приемка товаров по качеству должна проводиться с точным соблюдением требований стандартов,. ТУ, других обязательных для сторон правил, а также по сопроводительным документам, которые посвидчуют ь качество и комплектность товаров, — технического паспорта, сертификата, спецификации и ин.

Проверка товаров по качеству может быть сплошной или выборочной, а для определения качества товаров могут применяться методы лабораторной или органолептической оценки. По органолептическим показателям (с внешний вид, запах, вкус, консистенция) товары проверяют предварительно — в месте получения, а в магазине проводят окончательной приемкия.

В случае если соглашением розничного торгового предприятия и поставщика предусмотрено проведение приемки товаров по качеству на основе норм указанных выше инструкций, окончательная приемка товаров по качеству производится в следующие сроки: а) при местном снабжении товары с ограниченными сроками хранения должны быть приняты по качеству в течение 24 часов с момента получения, а все остальные товары — не п изнише чем через 10 дней б) при иногородний поставке товаров соответственно 24 часа и 20 дней с момента поступления товаров на склад товароодержувач.

Товары в транспортной таре принимают за качеством одновременно со вскрытием тары, сразу же после приемки товаров по количеству единиц в тарном месте. При выявлении несоответствия товаров по качеству, ком мплектнистю, маркировкой указанным требованиям получатель обязан уведомить отправителя (изготовителя) о необходимости участия его представителя в двустороннем приемеі.

Одновременно с проверкой качества товаров проверяют содержание и правильность их маркировки (по данным маркировки определяют изготовителя изделия, наименование, сорт товара, дату изготовления и другие данные, пер непредусмотренная стандартами или. ТУ; маркировка должна быть нанесена или непосредственно на товар (изделие) или прикреплен на него ярлык.

Проверка тары и упаковки предусматривает определение соответствия ее требованиям стандартов или. ТУ и способности обеспечивать сохранность количества и качества товаров при перевозке (в договоре поставки мо ожуть указываться номера стандартов и. ТУ на тару и / или упаковку, в которых должен поставляться товар.

Сроки прибытия местных и иногородних представителей изготовителя (отправителя) для участия в приемке товаров по качеству и комплектности аналогичные срокам приемки товаров по количеству. Одинаковые т также порядок назначения представителя поставщика (отправителя) и характер удостоверение, ему выдается. Если представитель поставщика в установленные сроки не прибыл, то проверка качества товаре в осуществляется экспертом. Бюро товарных экспертиз. ТППП.

По итогам приемки товаров по качеству и комплектности с участием лиц, участвовавших в нем, в день окончания приемки составляется двусторонний акт, содержание которого регламентируется. Инструкцией. В этом акте должны быть сформулированы выводы о характере выявленных дефектов в товарах, причины и виновников их возникновения. Товары, по качеству которых составлен такой акт, магазин должен принять на е дповидальне хранения до получения решения поставщика об их дальнейшего использования. Акт приемки утверждает руководитель предприятия-получателя не позднее 3 дней после составления. Утвержден й акт служит основанием для оформления претензии к поставщику, порядок представления которой определен законодательством Украинаїни.

Важной особенностью процессов приемки товаров по качеству в магазинах является то, что действующим законодательством предусмотрено право предприятий розничной торговли документально оформлять и предъявлять соответствующие пре етензии к производителям товаров в связи с выявлением производственных недостатков товаров даже за пределами установленных сроков приемки по качеству.

Работники розничного торгового предприятия имеют право документально оформить акт о выявлении производственных недостатков в товарах, если они обнаружены при подготовке товаров к розничной продаже аб потому при розничной продаже в течение 4 месяцев после получения товаре.

В случае обнаружения скрытых недостатков в товарах соответствующий акт должен быть оформлен в течение 5 дней после обнаружения, но не позднее 4 месяцев со дня поступления товаров на склад предприятия, которое е выявило эти недостатки (если иные сроки не установлены договором сторон). При этом под скрытыми недостатками понимают такие»не могут быть обнаружены лед при обычной для данного товара проверки и мо гут оказаться в процессе хранения, подготовки к продаже или использованию товарев.

Если на товары установлены гарантийные сроки эксплуатации или хранения, то акт о скрытых недостатках должен быть составлен в течение 5 дней, но в пределах установленного гарантийного срока. Если же гарантий нтийний срок на товары устанавливается с момента их розничной продажи, то акт о скрытых недостатках товаров может состоять также в период хранения перед продажей независимо от времени получения товарев.

Особая роль процессов приемки товаров по количеству и качеству в обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей обусловливает необходимость их качественной организации, в частности через соблюдение определенных рекомендаций и осуществление соответствующих организационно-технических мероприятий.

Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.

Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде. Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.

Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.

Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!

Документальное оформление поступления товара

Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.

Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.

Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет. Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов. Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.

Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12. Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.

Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.

Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.

Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.

Недостача товара при приемке. Некачественный товар

Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Как вести приход и расход товара в магазине

Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.

В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.

При приемке товара могут возникнуть следующие ситуации:

Ситуация 1.

В случае, когда при приемке товарно-материальных ценностей установлены расхождения по количеству и качеству с данными сопроводительных документов поставщика оформляется «Акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей», который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально-ответственные лица аптеки, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

На отечественные товары составляется акт по форме №ТОРГ-2 в четырех экземплярах, на импортные товары – акт по форме №ТОРГ-3 в пяти экземплярах.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего соде6ржания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками.

Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов.

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и (или) качества товара договору, составляется акт по форме № ТОРГ-3. Акт должен составляться в присутствии материально-ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций, которые должны иметь доверенность на право участия в приемке товаров. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Порядок и сроки составления актов рассматриваются в Инструкции о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов.

После составления акты о приемке с приложением сопроводительных документов (накладные, упаковочные ярлыки и пломбы от тарных мест, в которых обнаружено расхождение по количеству с документами и маркировкой, удостоверение представителя, участвовавшего в приемке и т.д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

В претензии указывается, в какой срок партнер должен рассмотреть претензию и ответить на нее. Обычно этот срок стороны определяют в договоре. Если этого не сделано, то согласно статье 314 ГК РФ, ответ на претензию должен быть дан в течение семи дней после ее получения. К претензии прикладываются подтверждающие документы – копии договора, счета-фактуры, платежные документы, акты, декларации и т.д.

Согласно статье 477 ГК РФ, покупатель вправе предъявить претензию продавцу, если он обнаружил недостатки в течение гарантийного срока или срока годности товара. Если был поставлен товар, на который не установлен ни гарантийный срок, ни срок годности, то претензии могут быть предъявлены покупателем в течение 2-х лет со дня получения товара (если иное не установлено договором купли-продажи).

Учет претензий, предъявляемых поставщикам на поставку, брак, бой, порчу товара (тары), ведется заведующим аптекой или его заместителем на карточке учета претензий и недостач по типовой форме №5. На них отмечается факт погашения обнаруженных расхождений.

Если при приемке выявлены недостача, бой, брак, порча товара на небольшую установленную сумму в одной партии, то на основании акта производится его описание на счет издержек обращения аптеки.

Ситуация 2.

Порча, бой и т.п., которые не могли быть обнаружены при обычном для данного вида товара порядке приемки, считается скрытыми.

Акт о скрытых недостатках товаров должен быть составлен в течение 5 дней после их обнаружения, однако не позднее четырех месяцев со дня поступления товаров в аптеку, обнаружившую такие недостатки, если иные сроки не определены договором.

Если на товары установлены гарантийные сроки или сроки годности, то акт о скрытых недостатках составляется также в течение 5 дней после их обнаружения, но в пределах установленного срока или срока годности.

При этом скрытыми недостатками признают такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида товаров проверке и выявлены лишь в процессе хранения, подготовки к продаже или использования товаров.

В акте указывается: наименование товара, изготовитель, номер серии, количество, оптовая цена, сколько отобрано образцов, когда получено, от кого и по какому документу, в каких условиях хранились. Обобранные образцы направляют на анализ, при подтверждении неудовлетворительного качества предъявляется претензия аптечному складу на возмещение стоимости забракованного товара. К акту прилагают протокол анализа образцов контрольно-аналитической лаборатории. Аптечный склад в свою очередь сообщает о поставке недоброкачественной продукции в департамент по контролю за качеством лекарственных средств и изделий медицинской техники и предъявляет претензию заводу-изготовителю для возмещения сумм по поставке забракованных медикаментов.

Ситуация 3.

В случаях, когда во время фактического поступления товара в аптеке отсутствуют документы поставщика, заведующий аптекой назначает комиссию с участием представителя незаинтересованной организации для составления «Акта о приемке товара, поступившего без счета поставщика (ф. АП-3)». Акт составляется в 3-х экземплярах, один из которых прилагается к отчету аптеки, а второй остается в аптеке у материально-ответственного лица. Одновременно с составлением акта заведующий аптекой или его заместители принимают меры к получению накладных. До получения этих документов товар в аптеке реализации не подлежит и учитывается в отчете как «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Ситуация 4.

Иногда сопроводительные документы могут поступить в аптеку от поставщика раньше, чем товар, в таком случае категорически запрещается приходовать товары, которые не были получены, несмотря на поступление документов от поставщика.

Ситуация 5.

Помимо приемки товарно-материальных ценностей по количеству товарных единиц и массе «нетто»; по количеству и комплектности, заведующий аптекой (бухгалтер) во время приемки проверяет:

— правильность указанных поставщиком цен на товары, тару, прочие ценности, таксировку и подсчет сумм;

— устанавливает размер наценок;

— транспортных расходов.

В каждом случае обнаружения ошибок в ценах и суммах в накладных, счетах, аптека немедленно сообщает грузоотправителю (поставщику). Аптечный склад обязан представить в аптеку «Исправительное письмо» для исправления арифметических ошибок. Только после получения разрешения допускается оприходовать товар в исправленной сумме, в учетных документах.

В нашей статье мы кратко приведем правила, нормативы и порядок приемки товара по количеству и качеству от поставщика на склад. Эти законодательные нормы успешно работают и в современной России.

Как принимают

В эту процедуру входит обязательная проверка, регламентированная в соответствии с положением абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ. В заключительном договоре оговаривается порядок инспектирования. В противном случае, ревизию проводят по действующему законодательству.

Такая операция осуществляется для:

• Определения бракованной партии.
• Выявления недостачи.
• Раскрытия виновных лиц по возмещению материальных убытков.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией

Как принимать товар: законодательное регулирование и цели

В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.

Целью инструкций является:

• Произвести визуальный осмотр коробок.
• Выявить недостачу по численности.
• Определить непригодную продукцию.
• Обозначить место для выборки,
• Проверить сопроводительные документы представителя.
• Договориться о месте и сроках хранения брака.

В постановлении АС МО от 28.07.2015 по делу А40-89393/14 расписаны действия, если покупатель получил груз не того характера и не того объема. А если поставщику не заплатили за поставку, то суд встанет на его сторону, опираясь на акт АС МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15.

Инструкция по приему товара на склад

Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:

• Осуществляется подъезд к месту размещения.
• Проверяются сопроводительные документы.
• Определяются размеры ворот для грузового транспорта.
• Выделяется пространство под разгрузку.
• Подается оборудования для перевозки груза.
• Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
• Вывозится при помощи рохли на место сложения.
• Сверяются и оформляются сопроводительные письма
• Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
• Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
• Подготавливается зона для размещения и хранения.

Порядок приемки продукции по количеству и качеству

Первичный осмотр кладовщик проводит уже на стадии выгрузки коробок из транспортного средства. К концу процедуры у него имеются исчерпывающие сведения для оформления всех сопроводительных документов. За это время, опытный работник, успевает пересчитать груз, визуально оглядеть его на наличие потерянного или бракованного. При поступлении изделий с оптовых баз на руки потребителю выдается накладная формой № М-15. Такой документ в торговле применяется единым образцом, принятым в восьмидесятых годах прошлого века и до сих пор он не пересматривался.

Кто может принимать

На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.

Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.

Составление договора

Во избежание претензий от покупателя, когда обнаруживаются порванная упаковка, недостающий объем, брак, то сторонам лучше подписать обоюдный документ. Можно использовать уже написанные ранее инструкции и оформить по специальным образцам: акт № ТОРГ-1, утвержденный Госкомстатом Российской Федерации в 1998 году за номером 132; М-7 N71 а.

Законодательством разрешено не использовать эти стандарты. Допустимо обеим компаниям составить собственный договор, в котором будет прописываться порядок. Здесь можно и нужно указать сроки исполнения, место выгрузки, и определить какие будут образцы сопроводительных документов (накладная, счет-фактура). При заполнении бумаг покупателю следует внимательно рассмотреть пункт о возражении на некачественный предмет. Если он поставил подпись, то в суде не сможет доказать свою правоту и не вернет брак поставщику. Это означает, что необходимо включить условие, гарантирующее покупателю подавать претензии и жалобы.

Как осуществляется приемка и передача товара

В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:

• Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
• Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
• Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
• Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
• Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.

Все эти действия помогут без спешки выполнить разгрузочные работы, сократить время, лучше осмотреть продукцию для выявления недостачи и брака.

Как правильно принять товар от поставщиков Технические моменты оговариваются между кладовщиком и экспедитором, но есть несколько принципиальных условий: Взвешиванием и узнается точный вес. Определяется численность подсчетом. На документе делается отметка, что упаковка на неповрежденной таре не распечатывалась. Допускается открывание коробки для выборочной проверки. Подписывается договор о материальной ответственности. Если кладовщик найдет несоответствие в накладной, то заполняется акт. Заранее планируется график. Что необходимо проверить при приемке товара Кладовщик, следуя распечатанной и прикрепленной к стене инструкции, совершает следующие действия: Проверяет реквизиты поставщика по терминалу сбора данных. Инспектирует совпадения цен. Пересчитывает, осматривает тару и коробки. Узнает при каком температурном режиме перевозились скоропортящиеся продукты. Проверяет маркирование. Выборочно вскрывает коробки для визуального осмотра. Если обнаруживаются недостатки, то кладовщик останавливает процесс получения, повторно все пересчитывает и взвешивает. В конце он ставит свою подпись, дату и печать (штамп) на сопроводительных документах. В компьютере отображает принятие продукции. Вносит в программную базу штрихкоды. Распределяет груз по зонам хранения. Как принимают по качеству По российскому законодательству материально ответственное лицо склада имеет право после выявления неукомплектованности груза составить акт о несоответствии не позднее пяти дней. Четыре месяца дается на установку не выявленных сразу недостатков. Все нормативные сроки прописываются в договоре обеими сторонами. Добротность предметов торговли определяется методом выборки. Кладовщик несет обязательства перед поставщиком о сохранности бракованного груза. Сотрудник сверяет привезенный товар с сертификатом, техническим паспортом, накладной, счет-фактурой. При этом осматриваются изделия по консистенции, внешнему виду, по запаху скоропортящихся продуктов и базовой комплектации. Претензии к непригодной продукции покупатель может предъявить на основании прописанного пункта в документации. Сроки приемки Продолжительность времени определяется от даты доставки груза на склад и зависит от его типа и территориального расстояния. Прописанные законодательством даты: Если автотранспорт находится в пределах одного города, то экспедиция может длиться до десяти дней. Исключением являются продукты, которые необходимо доставить за одни сутки. Если изделия перевозятся с другой местности, то разрешена доставка до 20 дней (скоропортящиеся – 24 часа). Для места с труднодоступными климатическими и дорожными условиями прописаны особые временные рамки. Пищевые продукты должны поставить в течение сорока дней, а хозяйственные и галантерейные – в двухмесячный срок. Приемка по весу Кладовщик несет материальную ответственность за недостаток массы. Поэтому он, при подозрении на расхищение груза должен осмотреть упаковку. На место размещения он обязан приходить с маркировкой на коробке, указывающий вес. Если тара повреждена, то работник, не разрывая упаковку, перевешивает продукцию на последнем этапе получения. При несовпадении веса брутто, вызывают доверенного со второй стороны. Они вместе составляют протокол о недостатке. Инструкция, порядок и правила оформления приема товара на склад по количеству и качеству от поставщиков Чтобы не возникли конфликты между двумя партнерами, следует документировать результат проделанной работы. магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций маркировка табак, обувь, легпром, лекарства производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Нюансы составления актов В случае отсутствия претензий составляется и подписывается соглашение. В нем должны отражаться: Название, дата составления, регистрационный номер. Информация о: участниках сделки как принимающей стороне, так и поставляющей продукт. Список полученного груза, его число и комплектность. Пункт о завершении сделки и отсутствии разногласий. Фамилия, имя, отчество и подпись участников процесса передачи. Использование компьютерных технологий для ускорения складских операций Современное оборудование позволяет автоматизировать большую часть учетной работы, настроить заблаговременное поступление точной информации о перечне, качестве, особенностях упаковки и времени прибытия партии. Использование электронной маркировки позволяет снизить влияние человеческого фактора и резко ускорить учет. Преимущества виртуального документооборота Сосредоточение всей информации на одном носителе позволяет: Систематизировать данные, легко находить статистику. Минимизировать ошибки работников. Ускорить процесс заполнения. Автоматизировать подсчет и контроль. Иметь постоянную оперативную связь между сторонами. Совместить внутреннюю логистику склада с процессом приемки и выдачи. Программное обеспечение Оно позволяет наладить прием и хранение продукции, максимально снизив издержки, возникающие при ручном внесении данных. Суть процесса заключается в том, что при поступлении каждой единице присваивается собственный идентификационный номер. Это позволяет отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени. Информация обо всех операциях остается в памяти и отчетность легко производится. Ввод данных происходит на понятном языке, ошибки идентификации минимизируется при использовании уникального кода или магнитной метки. Необходимое программное обеспечение можно найти на сайте cleverence.ru российского разработчика мобильных систем учета по штрихкодам «Клеверенс». Как решаются проблемы недостачи и пересортицы Весь цикл пребывания на складе сопровождается ошибками. Несоответствия могут появляться как при приеме, так и при выдаче. Нередким случаем является воровство и порча. Системный подход, основанный на присвоении идентификационного номера, позволяет устранить преднамеренные или нечаянные сбои, и проследить весь путь изделия. Это сильно затрудняет возможность фальсификации, все действия остаются в памяти, и при необходимости могут быть просмотрены для контроля. Недостача Ее можно минимизировать, если поставщик будет привозить маркированные единицы. Но нужно сделать так, чтобы ваши системы учета были совместимы. Излишки Так принято называть, когда количество не совпадает со значением, указанным в накладной. К таким ошибкам обычно приводят: Плохо проведенная работа по инвентаризации. Сильная загруженность кладовщика при поступлении большого объема. Некачественная отпускная отчетность. Излишки может принять только директор компании после письменного заявления кладовщика, где отображаются пояснения по поводу лишней продукции. Составленный протокол передается главному бухгалтеру для поправок в отчетности. Пересортировка Основной источник проблемы – это небрежность при приемке и выдачи предметов торговли. Решает эту задачу чипирование и централизованный компьютерный учет. Акт о недостаче Существуют типовые формы, как то: № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Возможны нюансы. Многие поставщики решают такие проблемы без лишних формальностей. Если необходимо официально задокументировать, то претензия должна быть завизирована не только кладовщиком, но и экспедитором или комиссией, состоящей из нескольких членов. Приемка продовольственного товара, что это такое Такой вид продукта требует особого отношения и соблюдения специфических правил. Если получение пакетированных изделий с длительным сроком годности является стандартной процедурой, то оборот скоропортящихся, весовых продуктов требует повышенного внимания при оценке добротности, времени реализации и соблюдения правил транспортировки и хранения. В магазинах принято решение спорных вопросов в пользу принимающей стороны. Свои особенности имеются при закупке у населения мяса, овощей, фруктов, молока, грибов и ягод. Существует отработанная практикой схема и определенный алгоритм приемки товаров по количеству и качеству. В большинстве случаев это отлично подходит для складской работы и розничной торговли. При больших объемах целесообразно и выгодно автоматизировать процесс с помощью компьютеризации. Программное обеспечение можно выбрать и купить на сайте компании «Клеверенс». Здравствуйте! У нас, вот такая ситуация получается. Приходную накладную, ставим на приход(для ускорения рабочего процесса), до поступления товара. Со всеми ее будущими косяками(про которые мы еще пока не в курсе, но они бывают с завидным постоянством, недовозами, перевозами, пересортами, возвратами и т.д.) Сумма соответственно ставится по накладной. Затем приезжает товар, и поставщик, его скидывает, без приемки, дабы успеть по другим, дальним точкам доставки ( мы у них не одни). Деньги за товар, принимает экспедитор в полном объеме. А вот при приемке обнаруживаются недовозы, о которых мы сообщаем поставщику. Но к сожалению, переделанная накладная, с переделанной суммой, к нам поступает только через неделю, со следующей поставкой. И разницу по деньгам, мы получаем тоже через неделю. Нам очень важно ставить накладную заранее, потому что, заказчики забирают свой товар в день поступления, задерживать нам не выгодно, потеряем клиентов. Так вот, о чем это я?) Как правильно оформить недовоз на уже поставленную накладную? Может, как то придумать, например Расход товара, там у вас есть , подпункт «списание», а это например подпункт «недовоз», на основании такой то накладной? Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены * Комментарий Имя * Email * Сайт Сохранить моё имя, email и адрес сайта в этом браузере для последующих моих комментариев. Справочник Бухгалтера. All Rights Reserved Theme by Grace Themes