Подотчет на карту

Главная — Консультации

Безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением банковских карт

С развитием электронных платежных систем и современных банковских технологий во многих странах мира наличные расчеты сводятся к минимуму и фактически вытесняются иными формами расчетов — использованием банковских карт, чеков, электронных платежей типа WebMoney и т.д. По мнению финансистов, перейти на безналичные расчеты пора и в России — в том числе и в секторе государственного управления. В частности, вместо выдачи подотчетных сумм наличными деньгами из кассы в комментируемом Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 Минфин России предлагает использовать банковские дебетовые карты.

Комментарий к Письму Минфина России от 05.10.2012 N 14-03-03/728 «О целесообразности введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников»

Берите пример с Минфина

По мнению чиновников, важное значение в модернизации и росте экономики России играют электронные платежные системы. Поэтому актуальным становится вопрос о минимизации наличного денежного обращения в секторе государственного управления.
Уже сейчас вместо выдачи наличных денежных средств работникам государственных органов и государственных учреждений деньги переводят в безналичном порядке на счета, открытые данным работникам для расчетов с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках зарплатных проектов.

Минфин России полагает, что сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить на организации сектора государственного управления с типом трансакций (помимо расчетов по оплате труда в рамках зарплатных проектов) по расчетам с подотчетными лицами.
Преимуществом такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, является повышение эффективности платежных процессов, автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

Обращение банковских карт в РФ регулируется утвержденным Банком России Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, от 24.12.2004 N 266-П. В соответствии с этим документом держателями банковских карт могут быть как физические, так и юридические лица.

А по нормам Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (который пока еще действует — до 31 декабря 2012 г.) особенности организации бухгалтерского (бюджетного) учета определяются локальными актами государственных органов и государственных учреждений в рамках учетной политики.

По мнению чиновников, в правила организации и ведения бухгалтерского (бюджетного) учета с подотчетными лицами вполне могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке.

Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются именно на уровне конкретной организации — коллективным договором или локальным нормативным актом.

В пример финансисты приводят свое ведомство. В настоящее время в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора Минфином России уже осуществляется выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом.

Подотчетное лицо пишет заявление, в котором указывает реквизиты, необходимые для перечисления средств ему на счет, открытый в кредитной организации, при командировании:

  • на территории РФ — в российской валюте (в рублях) с применением банковских карт, используемых в рамках зарплатного проекта;
  • на территории иностранных государств — в долларах США с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина России.

И практика показывает, что перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем (наймодателем) обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Убедившись в этом на собственном опыте, Минфин России рекомендует всем государственным и муниципальным учреждениям (ГМУ) и государственным органам минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников. Делается это в целях обеспечения безопасности операций с денежными средствами, предусмотренными на финансовое обеспечение организаций сектора государственного управления, создания условий для повышения эффективности управления такими денежными средствами.

Использование зарплатных карт уже не новость

Впрочем, то, что ГМУ имеют право использовать зарплатные карты работников для перечисления на них подотчетных сумм, — это не новость.

Так, больше года назад в Письме Федерального казначейства от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500 разъяснялось, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт (зарплатных карт), находится в области применения трудового законодательства. Это значит, что у ОФК нет правовых оснований для отказа в перечислении учреждениями командировочных расходов на зарплатные карты работников.

Однако будет не лишним прописать такую форму выдачи подотчетных сумм в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте, как того требует трудовое законодательство. Кроме того, следует обращать внимание на формулировки, используемые в первичных документах.

Дело в том, что в прошлые годы налоговые инспекторы неоднократно "придирались" к подотчетным суммам, перечисленным на зарплатные карты. При этом выдвигались такие аргументы: раз карта зарплатная, то и поступившая на нее сумма — это зарплата, с которой нужно удерживать НДФЛ.

Впрочем, судьи налоговиков не поддерживали. Они исходили из фактических доказательств. Работодатель мог доказать, что перечисленная на зарплатную карту работника сумма является именно подотчетными средствами, а не заработной платой.

В качестве доказательств суды принимали такие аргументы:

  • возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке на банковскую карту сотрудника предусмотрена в коллективном договоре или локальном нормативном акте;
  • указание в платежном документе на то, что перечисляемая сумма представляет собой подотчетные средства;
  • расходование средств подтверждалось авансовым отчетом.

С учетом этого суды признавали, что никакой НДФЛ удерживаться не должен и речь идет именно о подотчетных суммах. Примером такого решения является Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007.

Коммерческие организации, не отставать от госсектора!

Советами Минфина России вполне могут воспользоваться и коммерческие организации. Ведь в случае перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты работников и сама процедура, и порядок бухгалтерского учета будут значительно проще, чем при использовании корпоративных карт.

Для наглядности напомним сначала, что происходит при использовании корпоративной банковской карты. Ее особенность в том, что, хотя открывается такая карта на имя конкретного уполномоченного организацией сотрудника, фактически деньги, перечисляемые на данный карточный счет, принадлежат не сотруднику, а организации. Сотрудник же всего лишь получает право распоряжаться деньгами фирмы, находящимися на ее карточном счете. При этом сама карта (фактически кусочек пластика) вообще является собственностью банка. Учитывать такую карту на балансе в качестве актива нет никакой необходимости, но, безусловно, нужно обеспечивать сохранность и контроль за движением карт, для этого следует разработать и вести журнал выдачи и возврата карт.

Поскольку счет, к которому открывается корпоративная карта, принадлежит организации (является одним из ее банковских счетов), необходимо соблюдать требования законодательства и сообщать об открытии и закрытии карточных счетов в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Чего, безусловно, не придется делать, если в расчетах с подотчетниками будут использоваться их личные банковские карты (в том числе и зарплатные).

Кроме того, раз деньги на этом счете принадлежат организации и в момент выдачи карты работнику они остаются все на том же счете, факт выдачи карты не означает, что нужно дебетовать счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". А поскольку карточный счет — это не расчетный счет, а отдельный банковский счет, отражать движение денежных средств по карточному счету следует с применением счета 55 "Специальные счета в банках". К этому счету для указанных целей открывают отдельный субсчет — к примеру, субсчет 55-4 "Специальные карточные счета (СКС)".

Причем записи по счету 55 (как и по счетам 51 "Расчетные счета" и 52 "Валютные счета") производятся на основании выписок банка, в которых отражаются фактическое поступление (зачисление) и списание банком средств по данному счету.

Пример 1. Торговая организация часто направляет коммерческого директора в командировки и поручает ему приобретать различные товары и оплачивать разные услуги. Для удобства расчетов организация открыла на имя коммерческого директора корпоративную дебетовую банковскую карту.
В текущем месяце на карточный счет было перечислено 26 000 руб., на начало месяца по счету числился остаток в размере 1000 руб. Коммерческий директор в ходе командировки при помощи корпоративной карты оплатил авиабилеты на сумму 12 000 руб., проживание в гостинице в размере 7600 руб., снял наличными в банкомате причитающиеся ему суточные в размере 2500 руб., а также приобрел необходимую для работы профессиональную и справочную литературу стоимостью 3400 руб. и канцтовары стоимостью 1200 руб. (при этом часть канцтоваров на сумму 300 руб. была им использована во время командировки).
Согласно выпискам банка списание вышеперечисленных сумм производилось в разные дни, причем суммы за литературу и канцтовары были списаны уже после возвращения работника из командировки и утверждения авансового отчета, а остальные суммы списывались банком еще до утверждения авансового отчета.
В бухгалтерском учете торговой организации вышеуказанные операции будут отражены следующим образом.
При перечислении денег на специальный карточный счет (на корпоративную карту) делается запись:
Дебет 55 Кредит 51
— 26 000 руб. — отражено увеличение остатка по счету корпоративной карты за счет перечисления (перевода) средств с расчетного счета.
Списание денег со специального карточного счета до предъявления работником авансового отчета (на основании выписок банка по СКС) отражается так:
Дебет 71 Кредит 55
— 12 000 руб. — списаны средства с СКС в адрес перевозчика или посредника, через которого работником были приобретены авиабилеты;
Дебет 71 Кредит 55
— 7600 руб. — списаны денежные средства с СКС в адрес гостиницы (в оплату проживания работника);
Дебет 71 Кредит 55
— 2500 руб. — списаны с СКС денежные средства, которые работник снял наличными в банкомате (в счет суточных).
В результате этих записей по дебету счета 71 образуется дебиторская задолженность подотчетного лица в части тех сумм, которые фактически списаны банком в оплату соответствующих услуг и расходов до момента утверждения авансового отчета.
Списание фактических расходов подотчетного лица на основании утвержденного авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами фиксируется проводками:
Дебет 44 Кредит 71
— 22 100 руб. (12 000 + 7600 + 2500) — отражены командировочные расходы работника (на проезд, проживание, суточные);
Дебет 44 Кредит 71
— 3400 руб. — списаны расходы на приобретение работником профессиональной и справочной литературы;
Дебет 10 Кредит 71
— 1200 руб. — оприходованы приобретенные работником канцтовары (учетной политикой может быть предусмотрено и списание канцтоваров напрямую на счет 44 в случае несущественности их стоимости);
Дебет 44 Кредит 10
— 300 руб. — списаны использованные канцтовары.
В результате этих записей сформировалось кредитовое сальдо по счету 71, соответствующее той части фактически понесенных работником расходов, подтвержденных согласно авансовому отчету, в отношении которых банк еще не произвел реальную оплату (списание денежных средств с карточного счета).
При списании средств с СКС после утверждения авансового отчета бухгалтер сделает записи:
Дебет 71 Кредит 55
— 3400 руб. — списаны денежные средства с СКС в адрес книжного магазина или иного продавца профессиональной и справочной литературы;
Дебет 71 Кредит 55
— 1200 руб. — списаны денежные средства с СКС в адрес продавца канцтоваров.
После этих записей счет 71 автоматически "закроется", а остаток по счету 55 будет соответствовать не использованной работником сумме — 300 руб. (1000 + 26 000 — 12 000 — 7600 — 2500 — 3400 — 1200).

Если же расчеты будут производиться непосредственно через личные (в том числе зарплатные) банковские карты работников, а не через корпоративные карты, порядок бухгалтерского учета существенно упростится.

Ведь при перечислении денег можно будет сразу дебетовать счет 71. Иначе говоря, фактически составляется проводка, аналогичная той, которую применяют при выдаче наличных денежных средств под отчет, только вместо счета 50 "Касса" кредитуется счет 51. Никакой необходимости применять счет 55 не возникает. И совершенно не важно, в какой именно момент банк будет списывать денежные средства с карточного счета, принадлежащего работнику: организация-работодатель к этому никакого отношения не имеет.

Нужно будет лишь списать фактически осуществленные подотчетником расходы на основании утвержденного авансового отчета, выявить остаток неиспользованной суммы или образовавшийся перерасход и урегулировать окончательные расчеты. Работник должен вернуть неиспользованные суммы (причем деньги могут быть внесены наличными в кассу), или фирма должна возместить ему перерасход (либо наличными деньгами из кассы, либо путем перечисления на ту же зарплатную карту).

Пример 2. Изменим частично условия примера 1. Предположим, что вместо корпоративных карт решено использовать обычные зарплатные банковские карты работников. Иными словами, подотчетная сумма перечисляется в безналичном порядке на ту же личную карту работника, на которую ему выплачивается заработная плата.
Остатка не использованной ранее подотчетной суммы за работником не числилось, перед командировкой на его зарплатную карту была перечислена подотчетная сумма в размере 26 000 руб., а после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета ему было дополнительно возмещено 700 руб.
В этом случае проводки будут значительно проще.
При перечислении подотчетной суммы на зарплатную карту делается запись:
Дебет 71 Кредит 51
— 26 000 руб. — перечислена подотчетная сумма в безналичном порядке с расчетного счета на зарплатную карту (карточный счет) работника.
Списание фактических расходов подотчетного лица на основании утвержденного авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами отражается проводками:
Дебет 44 Кредит 71
— 22 100 руб. (12 000 + 7600 + 2500) — отражены командировочные расходы работника (на проезд, проживание, суточные);
Дебет 44 Кредит 71
— 3400 руб. — списаны расходы на приобретение работником профессиональной и справочной литературы;
Дебет 10 Кредит 71
— 1200 руб. — оприходованы приобретенные работником канцтовары. Учетной политикой может быть предусмотрено и списание канцтоваров напрямую на счет 44 в случае несущественности их стоимости;
Дебет 44 Кредит 10
— 300 руб. — списаны использованные канцтовары.
При возмещении перерасхода делается запись:
Дебет 71 Кредит 51
— 700 руб. (22 100 + 3400 + 1200 — 26 000) — возмещен работнику перерасход в связи с превышением фактических расходов, утвержденных согласно авансовому отчету, над первоначально выплаченной подотчетной суммой.

Как видим, упрощение налицо.

Можно ли перечислять подотчетные деньги на карточку сотрудника?

Но еще более значительным оно будет в случаях использования зарплатных карт при заграничных командировках работников. В этих случаях отпадет необходимость производить переоценку остатков валютных средств по счету 55 "Специальные счета" и определять рублевый эквивалент каждой операции в иностранной валюте, совершаемой по СКС (на каждую дату поступления и списания средств). Что автоматически сведет к минимуму вероятность возникновения курсовых разниц.

Декабрь 2012 г.