Справочник Бухгалтера

Гулял как-то по интернету демотиватор, где был изображен большой космический корабль с логотипом Почты России на боку, влетающий в черную дыру. Так вот, он идеально характеризует суть работы данной службы. К сожалению, тот демотиватор найти не представляется возможным, поэтому давайте наслаждаться красивым логотипом Почты России, т. к. это единственное, что оставляет хорошие впечатления, и прежде чем начать сотрудничество, стоит тысячу раз обдумать все.

На сегодняшний день есть куча курьерских служб для обмена документацией между организациями по всей России (может прям не всей, но все же), также для тех, у кого есть счет в сбербанке, есть возможность абсолютно бесплатно (но это пока) подключить систему E-invoicing — система для электронного документооборота, а для обмена письмами с органами есть возможность подключения электронного документооборота. Вот для создания личного кабинета юрлица (также есть и для ИП), для документооборота с фондами есть куча компаний типа «Контур», «СБИС» и т. д., а у ФСС, также как и у налоговой, есть возможность подключения ЛК.

В общем абсолютно все вопросы, запросы и т. п. можно делать или решать электронно, без использования ФПС. Кстати говоря, такая же система есть и для физ лиц. Подключение очень легкое, требуется только одно присутствие в ИФНС (причем в любой), или же присутствие представителя по нотариальной доверенности. Заявка подается онлайн.

Если после всего вышенаписанного у Вас все равно есть потребность подключения обслуживания Почты России, то давайте рассмотрим возможные варианты обслуживания — реальных всего два (о том, что Почта России предлагает в теории, когда-то уже писали). Надо заметить проблем с присоединением практически нет и они достаточно легкие.

1 тип: Хранение писем в картотеке

Тут все просто, и единственное что надо сделать, чтобы подключиться, это прийти в отделение с написанным заранее запросом в свободной форме (правда, некоторые ОПС требуют по своей форме, и поэтому стоит брать с собой печать либо пропечатанную бумажку, а лучше пару), с просьбой хранить письма в картотеке, оплатить за данную услугу, размер оплаты 590 руб./мес., и отнести заявление с прикрепленным чеком в отдел доставки (может быть, и другой отдел, но, в любом случае, Вам все скажут там, где будете оплачивать, а где оплачивать, можно узнать у сотрудников отделения).

В этом случае письма, которые будут приходить на ваш адрес для вашего ООО, будут храниться в картотеке 3 месяца вместо обычного 1, но вам нужно будет приходить и проверять их наличие.

Для тех, кто не хочет ходить, оговорюсь, что это вполне решаемый вопрос, пусть не 100% надежный (по причине невнимательности или увольнения того или иного сотрудника), но, тем не менее, облегчает заботы, этот способ — улыбка. Вы можете с улыбкой подойти к сотруднику службы доставки, а именно почтальону, если его не будет, то можно и к любому другому сотруднику службы доставки, можно даже к тому, кому вы будете отдавать заявление с чеком, и просто вежливо попросить доставлять ваши письма по адресу или же звонить, когда таковые будут, пообещать вознаграждение (от 300 до 500 р. в зависимости от наглости и потребностей почтальона) и удалиться, оставив номер телефона для связи.

Надо заметить, что вознаграждение нужно не только обещать, но и отдавать, когда письма доставят. Такой тип обслуживания возможен по любому адресу и даже по тем, которые «почти» не существуют и, если у Вас нету вышеописанных подключенных электронных сервисов, то лучше позаботиться о почте, чтоб связь с ООО у налоговой не пропала, иначе налоговая запросто может заблокировать счет, а есть ли такая связь или нет, по мнению налоговой, можно проверить вот .

2 тип: аренда почтового ящика

Надо сразу заметить, удовольствие не из дешевых и стоит ~2000 руб./мес., да и ко всему еще и весьма сомнительное удовольствие для обычной организации. Подключиться можно за 2 недели, предоставив копии ИНН, ОГРН и кодов статистики, конечный пакет зависит от ОПС, несмотря на то, что все договоры подписывает головное отделение, также нужно заполнить договор, лучше брать в отделении и там же заполнять, на сайте не всегда «удачная» версия договора. Подключают 2 недели и только при наличии свободных ящиков, кстати, не всегда они есть. Ходить при этом нужно будет 2 раза на почту (первый раз для сдачи документов, второй раз для приема ящика, вполне возможен и третий раз, т. к. что-то в договоре будет не так, и это не всегда замечают сразу…). Система с улыбкой здесь не работает и надо приходить открывать ключиком свой ящик и проверять наличие писем. Такой вариант обслуживания скорее годится для адреса (именно для адреса, а не для ООО), на котором много компаний, такие как в каталоге юрадресов, например, для бизнес-центров, или же для больших компаний. Но, в любом случае, электронный вариант лучше и надежное всего.

Выпуск ЭЦП для юридических лиц специальные цены для гостей и участников Регфорума Срок изготовления не более 30 минут. Работаем со всеми регионами России. Отчетность Такснет, Стэктраст, Сбис специальные цены для гостей и участников Регфорума Ключ входит в стоимость. Работаем со всеми регионами России.

Из интересного, у почты России есть еще волшебный сервис по проверке местонахождения отправления по идентификатору (штрих-коду), а волшебный потому, что работает, только если очень сильно попросить и не всегда так как надо, а еще есть возможность поиска отделений.

Что касается отправки писем, то это дело достаточно утонченное, в каждом отделении «свои правила». В одном только по доверенности, в другом не более пяти – остальное все по форме (нужно заполнить заявление) или другой очереди, где-то Вам могут даже улыбнуться, а где-то и послать. В общем, весьма не стабильная ситуация.

На этом все, спасибо за внимание!

Почтовое обслуживание фактического адреса компании

Не секрет, что российские предприниматели часто формально подходят к получению юридического адреса фирмы, который не совпадает с фактическим местонахождением компании. В этом случае переадресация корреспонденции: необходимая услуга, так как вовремя недоставленная печатная информация и уведомления могут нанести существенный урон фирме. Обычно юридическому адресату рассылают государственные уведомления, налоговые квитанции, письма об изменениях в законодательстве и другую важную информацию.

Повсеместное сокращение штатов предприятий не позволяет держать отдельного сотрудника для пересылок почтовых отправлений с юридического на фактический адрес. Эту работу лучше поручить профессиональной компании, которой является «Офисная почта».

Своевременная переадресация почтовой корреспонденции

Наше сервисное почтовое объединение оказывает комплекс услуг, касающихся переадресации отправлений. Курьеры по доверенности забирают письма, пришедшие по месту регистрации юридического лица, доставляют их к месту, где расположена фактически фирма.

Также предлагается арендовать абонентский ящик, в который будет собираться вся корреспонденция, пересылаемая на предприятие. Предоставляем онлайн сервис: вскрытие, сканирование писем и отправку их на электронную почту предприятия, указываемую при заключении договора обслуживания.

Таким образом удастся избежать санкций, применяемых к бизнес-объединениям, не реагирующим на важные сообщения, периодически приходящие их руководству и сотрудникам.

Доставка корреспонденции на предприятия

Переадресация корреспонденции профессиональными курьерами поможет работать без потери актуальной информации:

• письма, уведомления и посылки доставят точно в сроки, дирекция и сотрудники бизнес-сообществ не потеряют важные письма и бандероли;
• руководство полностью освобождает себя от необходимости поручать проведение рутинных операций по оформлению услуги переадресации на Почте России;
• предоставляем гибкие тарифы с указанием в соглашении той периодичности, которая требуется для нормального функционирования компании.

Переадресация писем: это выход из положения, когда реальное местонахождения фирмы не соответствует юридическому. Оказываем профессиональные услуги по почтовому бесперебойному обслуживанию бизнес-сообществ!

1. Образцы писем об изменениях

• Грузополучателя, оформите письмо согласно образцу №1 (принимается по факсу)

• Грузоотправителя, оформите письмо согласно образцу №2 (принимается по факсу, ТОЛЬКО В ТОМ СЛУЧАЕ, если заключен договор на текущий год!)

• Место оплаты, оформите письмо согласно образцу №3 (принимается по факсу)

• Пункт назначения (переадресация отправления), оформите письмо согласно образцу №4 (принимается по факсу).

• Отказное письмо (отказ от отправления), оформите письмо согласно образцу №5 (принимается по факсу).

• Приостановление выдачи груза от Заказчика (запрет на выдачу груза), оформите письмо согласно образцу №6 (принимается по факсу).

• Уведомление Исполнителя об оплате услуг от 3-го лица, оформите письмо согласно образцу №7 (принимается по факсу).

• Отказ от оказания услуг доставки, оформите письмо согласно образцу №10 (принимается по факсу).

• Произвести контрольный перемер параметров отправления (вес, объем), оформите письмо согласно образцу №11 (принимается по факсу).

• Отказ от услуг автодоставки в пункте назначения, оформите письмо согласно образцу №12 (принимается по факсу).

• Добавить дополнительную услугу – доставка в тепле, оформите письмо согласно образцу №13 (принимается по факсу).

• Отменить дополнительную услугу – доставка в тепле, оформите письмо согласно образцу №14 (принимается по факсу).

• Осуществить автодоставку до «дверей» Клиента без температурного режима, оформите письмо согласно образцу №15 (принимается по факсу).

• Запросить товарно-транспортную накладную/комплект документов, подтверждающих выдачу отправления Клиенту, оформите письмо согласно образцу №16 (принимается по факсу).

ВНИМАНИЕ!!! От физических лиц, письма принимаются только в оригинале, независимо от наличия договора.

Письма принимаются:

по тел./факс: 8(863) 2379767, 2971597

либо по e-mail: rostov-office@

Образец №1:

ООО «ЖелДорЭкспедиция»

От ________________________

наименование организации

Заявление

Просим изменить грузополучателя с _____________________ на ___________________ ,

(первоначальный г/п) (новый грузополучатель)

плательщиком считать ________________________ (если услуги оплачиваются в пункте

(наименование плательщика)

(дата) (город)

контактный телефон ____________________________ .

(нового грузополучателя)

Данное письмо может направляться к исполнению, как в оригинале, так и путем факсимильной связи.

Наши реквизиты: наименование организации, адрес, тел.,

Р/с № _________________ к/с _______________________

БИК № ________________ ИНН _____________________

____________________ ______________________ ______________________

должность руководителя ФИО подпись, оттиск печати*

* Оттиск печати (если Клиент — юридическое лицо), которая ставится на банковской карточке, также в письмах допускается использование печатей со словами: «для бухгалтерских документов», «для документов», «для финансовых документов», «для хозяйственной деятельности», «для административно-хозяйственной деятельности», печатей с указанием номера печати.

Образец №2:

ООО «ЖелДорЭкспедиция»

От __________________________

наименование организации

Заявление

_______________________ была осуществлена передача отправления сотрудникам

наименование организации

Наименование грузоотправителя по ТТН

грузополучателем________________________________ .

наименование грузополучателя

В случае предъявления претензий либо сумм ущерба со стороны неверно указанных в товарно – транспортной накладной № _______________________ грузоотправителя и грузополучателя, наименования которых были изменены на основании данного письма, просим считать данное письмо подтверждением нашего согласия на удовлетворение вышеуказанных претензий и возмещение предъявленных сумм ущерба.

Наши реквизиты: наименование организации, адрес, тел.,

р/с № ___________________ к/с № ______________________

БИК № __________________ ИНН ______________________

_____________________ ____________________ _______________________________

должность руководителя ФИО Подпись, печать оттиск печати*

КОММЕНТАРИЙ:

Письмо принимается по факсу, ТОЛЬКО при наличии договора, если договора нет, необходимо привезти данное письмо в оригинале со следующим перечнем документов:

1. Оригинал ТТН (выдается при передаче отправления грузоотправителю)

2. У представителя заявителя, должна быть доверенность на переоформление ТТН и паспорт.

3. * Оттиск печати (если Клиент — юридическое лицо), которая ставится на банковской карточке, также в письмах допускается использование печатей со словами: «для бухгалтерских документов», «для документов», «для финансовых документов», «для хозяйственной деятельности», «для административно-хозяйственной деятельности», печатей с указанием номера печати.

Образец №3:

ООО «ЖелДорЭкспедиция»

От ________________________

наименование организации

Заявление об изменении места оплаты.

Просим Вас изменить место оплаты по товарно-транспортной накладной

№ _____________________, транспортное средство №_______________, дата погрузки ________________ отправка на город __________________________.

Новым местом оплаты считать г. ____________________________

Данное письмо может направляться к исполнению, как в оригинале, так и путем факсимильной связи.

Наши реквизиты: наименование организации, адрес, тел.,

Р/с № _________________ к/с _______________________

БИК № ________________ ИНН _____________________

Генеральный директор

_____________________________ __________________

Фамилия, имя, отчество подпись

М.П. (печать*)

КОММЕНТАРИЙ:

В случае изменения места оплаты грузоотправителю необходимо:

1. Написать письмо указанного вида.

2. Сбросить письмо по факсу

3. Для внесения изменений в Товарно-транспортную накладную (ТТН) или выписывания новой ТТН с измененным местом оплаты необходимо явиться в офис и предъявить старую ТТН и данное письмо.

4. На основании измененной ТТН, Заказчику выставляется счет для оплаты услуг Исполнителя.

При отсутствии новой ТТН с измененным местом оплаты счет выставляется согласно данным, указанным в ТТН, выписанной на момент сдачи отправления представителем грузоотправителя.

* Оттиск печати (если Клиент — юридическое лицо), которая ставится на банковской карточке, также в письмах допускается использование печатей со словами: «для бухгалтерских документов», «для документов», «для финансовых документов», «для хозяйственной деятельности», «для административно-хозяйственной деятельности», печатей с указанием номера печати.

Образец №4:

ООО «ЖелДорЭкспедиция»

От _______________________

(наименование организации)

Заявление

Указанный в ТТН пункт назначения ____________________ считать недействительным.

Просим отправить вышеуказанное отправление в город ____________, грузополучателю _____________________________, телефон грузополучателя _______________________.

(наименование организации)

Оплата за доставку согласно ТТН будет произведена _____________________________ (наименование плательщика)

Оплата за переадресацию отправления согласно настоящего заявления будет произведена ________________________________ .

(наименование плательщика)

Оплата за складские услуги (если окочен период бесплатного хранения в пункте переадресации) будет произведена _____________________________________________.

(наименование плательщика)

Об исполнении переадресации после оплаты складского хранения предупрежден, согласен. Для производства оплаты и его подтверждения – дополнительный срок бесплатного хранения устанавливается Исполнителем в течение трех рабочих дней.

При отказе указанного плательщика оплатить услуги Исполнителя по переадресации согласно утвержденным тарифам, гарантируем произвести оплату самостоятельно.

При оформлении переадресации отправления и заказе дополнительной автодоставки этого отправления до дверей получателя в пункте назначения, необходимо оформить Поручение исполнителю на оказание услуг автодоставки (Приложение № 2 к договору на оказание услуг доставки).

Наши реквизиты: наименование организации, адрес, тел.,

Р/с № _______________________________ к/с _______________________

БИК № _____________________________ ИНН ______________________

__________________ _________________ _________________________

должность руководителя ФИО подпись, печать (оттиск печати*)

* Оттиск печати (если Клиент — юридическое лицо), которая ставится на банковской карточке, также в письмах допускается использование печатей со словами: «для бухгалтерских документов», «для документов», «для финансовых документов», «для хозяйственной деятельности», «для административно-хозяйственной деятельности», печатей с указанием номера печати.

Образец №5:

ООО «ЖелДорЭкспедиция»

От _______________________

наименование организации

ЗАЯВЛЕНИЕ

об отказе от отправления.

Настоящим заявлением ____________________________ в лице ____________________, (наименование организации) (ФИО)

действующего на основании __________________________________________________

(наименование документа, дающего право (устав, доверенность))

от отправления _______________________, общее количество мест __________________

(наименование отправления)

прибывшего в город ___________________, в транспортном средстве №______________

(название города)

по ТТН от «__»____________20 __ г. № ______________________________, имеющего вес/объем ______ кг/ _____ м3 отказывается.

Материальных и каких-либо иных претензий ____________________________________

(наименование предприятия)

к ООО «ЖелДорЭкспедиция – …» не имеет.

Данное письмо может направляться к исполнению, как в оригинале, так и путем факсимильной связи.

___________________ ________________ ________________________

должность подпись ФИО

МП (оттиск печати*)

1. Письмо об отказе от отправления от юридического лица принимается по факсу.

2. Письмо об отказе от отправления от физического лица ЖЕЛАТЕЛЬНО принимать в оригинале (это в наших интересах), при отказе физического лица предоставить оригинал, просим сбросить письмо хотя бы по факсу, с указанием паспортных данных этого лица.

* Оттиск печати (если Клиент — юридическое лицо), которая ставится на банковской карточке, также в письмах допускается использование печатей со словами: «для бухгалтерских документов», «для документов», «для финансовых документов», «для хозяйственной деятельности», «для административно-хозяйственной деятельности», печатей с указанием номера печати.

Как оформить переадресацию писем и посылок на Почте Россия: образец заявления

Дата публикации: 22.12.2018

Переадресация почтового отправления – дополнительная услуга Почты России, с помощью которой можно изменить данные адресата: фамилию, имя, отчество получателя и непосредственно сам адрес, по которому будет доставлена посылка или письмо.

Данная услуга применима только к регистрируемым почтовым отправлениям (сокращенно — РПО), то есть к тем, при отправке которых отправителю выдавалась квитанция (чек). К РПО относятся:

• заказные и ценные (с объявленной ценностью) письма,
• заказные и ценные бандероли,
• посылки,
• почтовые переводы.

Соответственно при отправке простого письма или бандероли, почтовой карточки (открытки) применить «переадресацию» будет невозможно.

Переадресация корреспонденции является платной услугой. Стоимость ее формируется из:

• цены на оформление услуги (прием оператором заявления и выполнение распоряжения, указанного в нем);
• стоимости пересылки по другому адресу.

В каждом регионе России предусмотрен отдельный тариф на оформление услуги. Для примера, чтобы изменить ФИО или адрес получателя посылки или письма, в Ульяновске необходимо будет заплатить 48 рублей (без учета стоимости пересылки), жителям Иркутска это обойдется в 116,40 руб., в Пензе будет стоить 102 рубля, в Московской области – 290 рублей.

Ниже представлен список крупнейших городов России и тариф на услугу «Оформление переадресации письменной корреспонденции по-другому адресу и другому лицу/по тому же адресу и другому лицу» (без учета цены на пересылку). Актуально на 2020 год.

Город	Тариф, руб.		Город	Тариф, руб.
Москва	396		Краснодар	69
Санкт-Петербург	62,04		Красноярск	86,16
Волгоград	69		Ростов-на-Дону	69
Воронеж	189		Самара	105
Екатеринбург	60		Саратов	105
Нижний Новгород	66		Пермь	60
Казань	50		Челябинск	60

Образец заявления на переадресацию

Оформить заявление может как отправитель почтового отправления, так и его адресат. Последний должен подать документ непосредственно в то отделение, куда поступит РПО. К заявлению необходимо будет приложить оригинал или копию (можно фото) квитанции об отправке.

Заявление может быть написано в свободной форме или можно использовать специальный бланк «Заявление – Указание» (скачать .png). Образец заполнения ниже (щелкните для увеличения картинки):

В каких случаях услуга может быть необходима

Ниже приведу несколько случаев, при которых данная услуга может быть необходима отправителю или адресату почтового отправления:

1. Отправитель неверно указал индекс, допустил ошибку в адресе или неправильно написал имя или фамилию получателя.
2. Адресат желает получить РПО в другом отделении почтовой связи (сокращенно – ОПС). Например, человек уже ожидает посылку или важное письмо, но должен уехать в командировку в другой город. В этом случае он может попросить получить РПО другого человека – по доверенности, либо оформить переадресацию и получить почту самостоятельно в ОПС другого города.

Как происходит процесс переадресации

Необходимо понимать, что если в адресе посылки или письма отправитель допустил какую-то ошибку, например, неправильно указал индекс, и при этом уже на следующий день написал заявление – то РПО все равно будет доставлено в ОПС по первоначально указанному индексу. И уже из этого ОПС будет произведена доставка по адресу, указанному в заявлении. Поэтому при отслеживании РПО по трек-номеру не следует пугаться, что переадресация оформлена, а посылка все равно едет не туда.

В случае с международными отправлениями, то есть теми, которые отправляются за границу Почтой России, ситуация сложнее. Услуга может и не сработать, особенно в тех случаях, когда РПО уже покинуло территорию нашей страны.