Письмо подтверждение

Письмо-подтверждение

  • направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т. п.

  • может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

  • Чаще всего такие письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий.

  • Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.

  • В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола «подтверждать». Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т. д.

При подтверждении получения документа, письма, товаров и т. п. в письме используются стандартные выражения:

Мы получили ваши письма от …

Ваше письмо от … получено нами

Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от …

(Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (… нового прейскуранта)

Подтверждаем получение документов на Ваши условия поставки…

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…

ОАО «Логос» подтверждает получение товаров …

При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т. п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие формулировки:

Подтверждаем…

Посылаем Вам наше подтверждение…

С удовлетворением подтверждаем…

Фирма «Орион» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с … и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны

Объединение «Петросервис» не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи. Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения…

Письмо-заявление

  • не следует путать с обычными заявлениями, широко распространенными при ведении внутренней переписки (документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения).

  • имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора письма (организации-отправителя) по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к сути вопроса и порядку разрешения). Письмо-заявление позволяет подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества, определить пути выхода из спорной или конфликтной ситуации.

Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление по конкретному поводу (к примеру, в поддержку делового партнера).

Композиция и структура таких писем аналогична стандартным

1. Во вводной части письма в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины, вызвавшие необходимость подготовки письма-заявления.

Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:

Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями, …;

Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия, …;

Исходя из долговременных интересов корпорации …;

Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами, …;

…официально заявляю (заявляем) следующее…;

…исходим из необходимости заявить о…;

…о намерении руководства…

…о планах предприятия…

…имею (имеем) честь сделать следующее заявление…

…относительно…

…в связи с..

…касающееся …

…по поводу…

Стандартным началом письма-завления может быть также фраза «Настоящим посланием (письмом) заявляем (заявляю) о…» Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

2. Заключительная часть также может включать в себя одну из стандартных формулировок, например:

Прошу (Просим) принять данное заявление к сведению для….

Направляем Вам документы…

подтверждающие…

свидетельствующие… и т. п.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ (письмо-предупреждение) Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства.

  • следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

  • может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка «вторично».

  • Отличительными особенностями письма-напоминания являются: — ссылка на высланный ранее документ, предварительную договоренность, договор и т. — более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора; — информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату, в случае если и нанапоминание так и не последует соответствующей реакции.

  • состоит из двух частей:

1. В первой части письма в краткой повествовательной форме излагаются обстоятельства и причины, вызвавшие подготовку письма, и собственно напоминание (предупреждение). Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:

Напоминая о сроках…;

Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание …;

Настоящим письмом напоминаем (педупреждаем)…

Считаем необходимым уведомить…

Полагаем настоятельно необходимым напомнить…

Вынуждены официально предупредить…

Настоящее напоминание имеет целью…

Напоминая об этом, просим…;

Напоминаем, что …

…согласно договору… Ваше предприятие должно…;

…Ваша задолженность по оплате … составляет…;

…срок оплаты … истекает…

…в соответствии с … Вы должны… и т. п.

Несмотря на неоднократные напоминания … ;

…Ваша фирма до сих пор не представила…;

…мы до сих пор не получили… и т. п.

2. В заключительной части письма содержатся требования выполнить те или иные обязательства и указываются санкции, которые будут применены к адресату в случае их невыполнения, например:

Просим в …-дневный срок подтвердить …

Убедительно просим Вас до (такого-то числа) принять энергичные меры, направленные на…

Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для…

Просим Вас письменно подтвердить получение данного напоминания…

Настоятельно просим Вас письменно ответить на настоящее напоминание…

Предлагаем Вам закончить предусмотренные … работы к …;

Вынуждены вынести Вашей организации официальное предупреждение в связи…

При неполучении Вашего ответа …

… продукция будет отправлена другим потребителям…

… Ваш заказ будет аннулирован … и т. п.

… в противном случае мы будем вынуждены…

… подать на Вас иск…

… передать… на рассмотрение суда… и т. п.

РЕКЛАМНО-ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО предназначены для презентации какой-либо продукции, организации, персоны (в порядке саморекламы).

  • обращено к публике и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По этой причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято.

Стандартным началом презентационного письма, представляющего какую-либо продукцию, является формулировка «Пользуясь случаем, обращаем ваше внимание на…». Кроме этой, возможны и следующие формулировки:

Мы хотели бы привлечь ваше внимание к…;

Поводом для этого письма является…;

Прошу рассматривать данное письмо как..

Это событие представляет большое значение для…

Предстоящие мероприятие, несомненно, должно привлечь ваше внимание к…

Главными достоинствами…

Ваша поддержка будет крайне желательной…

Ваш выбор может иметь решающее значения для исхода…

При изложении соответствующей информации следует привлечь внимание адресата к наиболее важным преимуществам, описанным в послании.

  • В заключение необходимо побудить адресата к действию — допустим, к получению дополнительной информации или к непосредственному участию в чем-либо. Обычно презентационное письмо имеет приложение — в виде справочных информационных материалов, фотографий, иллюстраций и т. п.

  • Часто допускаемой ошибкой в презентационных письмах является написание местоимения «Вы», «Ваш» с прописной буквы. Такое написание допустимо лишь в случае обращения к одному конкретному лицу в официальных или личных сообщениях. Во всех остальных случаях используется строчное написание местоимения вы, ваш и т. д.

Как ответить правильно по электронной почте?

Большой объем работы рекрутера не позволяет запоминать каждого кандидата, но с учетом современных средств технологии, этого уже не требуется.

Работные сайты предоставляют рекрутеру возможность оставлять комментарии по каждому резюме, которые будут доступны только работникам компании.

Кроме того, современные средства автоматизации подбора позволяют делать важные отметки, например о том, какие предложения актуальны для каждого соискателя, готов ли он к переезду, какой уровень мотивации рассматривает.

В случае появления новой вакансии, выборка таких резюме – первое, что делает специалист по подбору.

Поэтому игнорирование или излишне экспрессивный ответ на предложение о работе и приглашение на собеседование — будет ошибкой, даже если оно покажется нерелевантным ожиданиям.

Рекомендуется всегда отвечать на предложения работодателя о собеседовании, это признак хорошего тона.

Образец приглашения на собеседование.

Образцы согласия

Ответ соискателя на приглашение должен соответствовать правилам делового этикета и может звучать так:

Образец согласия на приглашение на собеседование:

«Добрый день! Благодарю Вас за приглашение! Предложенная вами позиция мне интересна. Буду рад обсудить детали при личной встрече. Подтверждаю названую дату и время собеседования».

Если дата не была названа, то работодатель готов предоставить соискателю право определить ее. В этом случае можно предложить временной диапазон:

«Имею возможность встретиться 15.01.2019 и 16.01.2019 во второй половине дня».

Пример ответа по электронной почте:

Примеры отказа от встречи

Ответ работодателю может быть не только положительным, но и отрицательным.

Вполне возможно, что предложенная вакансия соискателю не интересна, и он не пожелает прийти на собеседование. В этом случае следует ответить работодателю на его приглашение обоснованным и вежливым отказом.

Образец отказа от приглашения на собеседование:

«Добрый день! Благодарю Вас за приглашение и интерес к моему опыту! К сожалению, вынужден отказаться от встречи, поскольку поиск работы для меня сейчас не актуален. В случае появления такой необходимости буду рад продолжить взаимодействие!»

В случае если бренд работодателя интересен, но предложение не соответствует ожиданиям по уровню полномочий, доходу или другим моментам, можно также указать это в ответном письме и ответить следующим образом.

Пример обоснованного отказа:

«Добрый день! Благодарю Вас за приглашение и интерес к моему опыту! Компания «Евростар» для меня очень привлекательна как работодатель. Но обязательства, которые я имею перед своей семьей, вынуждают меня отказаться от предложения. На данный момент я не имею возможности находиться долгое время в командировках. Буду рад рассмотреть вакансии в графике с 9.00 до 18.00.»

Если вакансия не интересна, это не исключает нетворкинг. Напротив, менеджер по персоналу будет благодарен за рекомендации качественного кандидата и сделает отметку о лояльности к компании.

Многие компании имеют специальные реферальные программы, участие в которых может принести и дополнительный доход.

Заявить о готовности помочь можно в письме, ответить можно так.

Пример ответа с рекомендациями другого специалиста:

«Добрый день! Благодарю Вас за приглашение и интерес к моему опыту! К сожалению, вынужден отказаться от встречи, поскольку поиск работы для меня сейчас не актуален. Готов порекомендовать Вам специалиста с аналогичными компетенциями и опытом работы».

Перенос встречи

Бывают ситуации, когда время встречи необходимо перенести. Этикет предполагает, что звонок уместен только в ситуации срочных непредвиденных обстоятельств.

В остальных случаях просьбу перенести собеседование можно изложить в письме, как можно ответить в этом случае на приглашение смотрите ниже.

Ответ на приглашение с переносом времени собеседования:

«Мария, добрый день! Мы договаривались о собеседовании завтра, 15 февраля в 14.00. В связи с большим объемом работы прошу перенести встречу на понедельник 20 февраля в то же время. Готов рассмотреть также другие варианты на будущей неделе. Хочу подтвердить заинтересованность в вакансии, и приношу извинения за доставленное неудобство».

Во всех случаях ответ на приглашение работодателя на собеседование должен быть лаконичным и не содержать информацию, не соотносимую с темой.

Например, если перенос или отказ связан с личными обстоятельствами, не стоит рассказывать менеджеру по персоналу все подробности, достаточно вежливого сдержанного сообщения.