ПФР электронный документооборот

Содержание

Для электронного документооборота с ПФР нужно написать заявление и заключить соответствующее соглашение с ПФР о документообороте. Образец можно бесплатно скачать по прямой ссылке на странице

Электронный документооборот c ПФР — будущее правоотношений во всех сферах общества в Москве и других мегаполисах страны. Хождение по инстанциям с горой тяжеленной бумаги, бюрократические цепочки, очереди ушли в прошлый век. Простота документооборота онлайн вытесняет устоявшиеся традиции и позволяет производить функции быстрее и эффективнее. Удобство заключается в отсутствии необходимости посещать лично отделение ПФР. Абонентам для сдачи отчетности в электронном виде нужно написать заявление и заключить соответствующее соглашение с ПФР о документообороте по месту регистрации предприятия.

ПФР электронный документооборот

Образец заявления и соглашения в ПФР о электронной взаимной работе можно бесплатно скачать на странице по прямым ссылкам.

Наиболее популярно об электронном документообороте можно ознакомиться в нормативных актах, перечисленных в предмете соглашения. Российская практика внедрения новинок в делопроизводстве требует от ее участников первично посещать организацию с целью просвещения дальнейшей работы с программами. Дальнейшая удаленная возможность обмениваться документацией с государственным учреждением онлайн, позволит сэкономить гораздо больше времени, нервов и бумажных носителей.

Обязательные пункты соглашения с пфр об электронном документообороте

:

  • Название документа, номер, дата и место его составления;
  • Предмет контракта с подробным толкованием функционирования процесса между сторонами;
  • Технические условия и порядок обмена информацией;
  • Права и обязанности, ответственность сторон, срок действия договора и иные условия;
  • Внизу традиционно участники визируют договор подписями и печатями.

Порядок предоставления электронной отчетности:
— Формируются файлы установленного формата;
— Далее программа ПФР проверяет правильность их формирования;
— При наличии ошибок, требуется произвести корректировки;
— Происходит обязательная проверка на вирусы;
— Затем отчеты подписываются уполномоченным лицом с помощью ЭЦП и отправляются в ПФР;
— Орган ПФР отправляет ответное подтверждение о получении;
— При отрицательном результате приема, абонент получает уведомление об отказе с обоснованием причин;
— В результате требуется новая подача документов;
— Если к пакету документов вопросов нет, они принимаются и сохраняются, о чем отправляется извещение;
— Все сбои возникающие в работе электронного документооборота, регулируются законодательством об электронном документообороте и соглашением, заключенным между сторонами.

Нарушение сроков (разумеется после выяснения причин) влечет наступление ответственности, предусмотренной законодательством. Лучше всего начинать действия по сдаче материалов заблаговременно, а не в последний день и исключить риски наступления штрафных санкций.

Дата: 2015-08-16

Соглашение с пфр об электронном документообороте

    По заданным критериям материалов не обнаружено.

Система электронного документооборота (СЭД)

Перед отправкой первого электронного отчета в ПФ необходимо заполнить и предоставить в отделение ПФ:

  1. Заявление о подключении к электронному документообороту Пенсионного фонда РФ (ПФР) (в трех экземплярах):
  2. Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ (в двух экземплярах) Либо Cоглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ через уполномоченного представителя (в двух экземплярах)

Т.к. подписанное соглашение — это обязательное условие, в СБИС необходимо указать его дату и номер, в противном случае при отправке отчета СБИС сообщит о том, что данные соглашения не заполнены.

  1. Откройте карточку плательщика (меню «Контрагенты/ Налогоплательщики», нажмите <F3> на названии организации).
  2. На закладке «Гос. инспекции» выделите нужный пенсионный фонд, нажмите <F3>.
  3. Введите необходимые данные.

Внимание!

Будьте внимательны при указании даты и номера соглашения с ПФР. Ввод неверных данных может стать причиной отказа в приеме отчетности.

  1. В разделе «Отчетность» или «Учет/Отчетность» (в зависимости от конфигурации) перейдите на вкладку «Куда и что сдавать».
  2. В фильтре выберите отчитывающуюся организацию.

  3. Укажите соглашение:

    Если ПФ еще не добавлен

    Нажмите  и выберите «Инспекция ПФ». Укажите номер и дату соглашения. Выберите нужный пенсионный. 

    Если ПФ добавлен

    Перейдите по ссылке «Вы можете указать соглашение». Укажите номер и дату соглашения. Сохраните изменения. 

  1. Перейдите к списку госорганов, в которые отчитывается ваша организация.
  2. Если нужный ПФ еще не добавлен, то в разделе «Пенсионный фонд» нажмите , выберите «Инспекция ПФ», найдите в открывшемся списке ваш госорган, укажите дату и номер соглашения.

  3. Если ПФ добавлен, нажмите на ссылку «Укажите соглашение», введите дату и номер соглашения.

Оставьте свой отзыв:

ОТПРАВИТЬ

Соглашение об электронном документообороте с ПФР и другими контролирующими органами

С целью упрощения объемов затрат персонифицированного учета и обеспечения удобства сдачи отчетности в Пенсионный фонд РФ, был предпринят ряд мер по обеспечению организации защищенного документооборота, основанного на передаче электронных документов телекоммуникационными способами.

Электронная отчетность, формируемая в, специально созданном для этих целей, программном обеспечении — предназначена для подготовки и последующей отправки в соответствующий контролирующий орган, в качестве которого выступает ПФР. Такого рода документы должны иметь электронную подпись, обеспечивающую целостную идентификацию документа персонифицированного учета.

Начиная с 1999, в Российской Федерации была реализована сдача персонифицированной отчетности средствами сети Интернет и специально предназначенных для этого программ. Одной из подобного рода информационных систем является программный комплекс СБиС++, позволяющий организовать сдачу стандартизированных форм отчетности в ПФР. Некоторые отличия такого рода документов, имеющие место для Санкт-Петербурга и области, учтены в последних версиях программы. Среди, реализованных в СбиС++, преимуществ электронного способа взаимодействия с пенсионным фондом, можно отметить следующие:

  • Оперативность и возобновляемость взаимодействия с контролирующим органом. Отправленная отчетность может быть неоднократно исправлена, в случае обнаружения каких либо несоответствий в данных.
  • Достоверность электронного документооборота, подтверждаемую наличием электронной цифровой подписи и обеспечиваемую, в частности, гарантиями спецоператора связи.
  • Отсутствие необходимости в систематическом посещении отделения пенсионного фонда.
  • Возможность организации целостной базы данных с подтвержденной историей взаимодействия с ПФР.

Другие преимущества эксплуатации программного комплекса СБиС++ при взаимодействии с ПФР России:

  • Отсутствие необходимости в отдельной ЭЦП (электронной цифровой подписи) — возможность использовать ЭЦП сформированную для ИФНС и Росстата.
  • Возможность отправки документации в различные отделения ПФ.

    Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР

    Для этого необходимо открыть соответствующие направления ЭДО, подав заявку в произвольной форме.

  • Простота подключения к системе учета отдельных филиалов, обеспеченных собственными ЭЦП. Для этого необходимо подать заявку на конкретное рабочее место определенного подразделения.

Элементарная процедура отправки налоговой декларации (НД) по страховым взносам.

В данном случае, предоставление налоговой декларации происходит в формате html-файлов, с одновременным сохранением протокола входного контроля ИФНС по данной конкретной НД. Данный пакет отправляется по электронной почте в ПФ. Ответным действием является получение результирующего письма о том, что данные документы приняты к обработке ПФ.

Удобство отправки пояснительных записок, отправки "пачек", а также ясность процедуры взаимодействия с ПФ РФ. В случае если ответ от контролирующей инстанции не пришел в течение обозначенного срока (обычно в течение четырех дней), все вопросы следует разрешать непосредственно с ним. Технический оператор связи предоставляет лишь гарантии доставки документов, но никоим образом не отвечает за взаимодействие пользователя СБиС++ с ПФР.

Многочисленные инструменты камеральной предпроверки отчетности, реализованные в системе электронного документооборота СБиС++ — минимизируют текущие трудозатраты пользователя, направленные на обычный цикл последовательных исправлений деловой документации.

Соглашение об обмене электронными документами организации с ПФР

После регистрации собственного дела необходимо тесно контактировать не только с налоговой инспекцией, но и с другими организациями. Не лишним будет подписать соглашение об обмене электронными документами с ПФР это поможет упростить процесс сотрудничества с данной организацией и другими фондами.

Подобное соглашение подписывается тогда, когда индивидуальный предприниматель или представитель ООО намерен сотрудничать с Пенсионным фондом РФ в электронной форме. Такая методика работы позволяет сэкономить большое количество времени, сил и денежных средств, ведь теперь можно пересылать информацию по почте.

Образец данного соглашения вы можете получить, обратившись в отделение Пенсионного фонда РФ по вашему региону. Также документ можно скачать на официальном сайте данной структуры. Необходимо будет заполнить его в двух экземплярах. Обе копии должны быть заполнены и завизированы представителями Пенсионного фонда, одна из них останется у вас, а вторую нужно будет отдать в ПФР.

При отправлении отчета о деятельности ПФР должен будет провести автоматическую проверку наличия у предпринимателя специального соглашения, которое было подписано при регистрации в налоговых органах. Данные об этом соглашении должны быть указаны в системе СБиС, при этом они должны быть указаны максимально корректно.

Вы можете уточнить номер соглашения и дату его заключения, обратившись в местное отделение Пенсионного фонда России, а также на его официальном сайте. При работе с сайтом необходимо указывать вашу личную информацию, при этом она остается конфиденциальной, никто не сможет ее использовать в своих целях и навредить вам.

Как правильно составить соглашение?

Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.

В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.

Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.

Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП. Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО. Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.

Вся информация, которой обмениваются между собой организации, является конфиденциальной, никто не имеет права разглашать ее. При обмене учитываются следующие аспекты:

  • электронные документы могут быть получены только от того ресурса, который принадлежит ПФР или предпринимателю;
  • файлы в процессе передачи не были изменены, правильность материалов должна быть подтверждена ЭЦП, а при необходимости обе стороны могут осуществлять перепроверку документации;
  • принимающая сторона обязана составить специальную квитанцию о получении квитанции и передать ее отправителю письма.

Все рабочие процессы при этом регламентируются действующим законодательством и нормативными актами. Подписание соглашения является бесплатным, сторонам не нужно оплачивать какие-либо государственные пошлины.

Технические параметры

Соглашение об электронном документообороте с ПФР предусматривает, что абоненту придется самостоятельно приобретать и устанавливать программное обеспечение. В дальнейшем страхователю необходимо сделать все, чтобы ПО работало корректно. Вся информация в электронно-цифровой подписи должна быть защищена с помощью криптографических систем.

Именно абоненту придется оплачивать все средства связи, с помощью которых передаются все рабочие материалы, связанные с отчислением налогов. ПФР в данном случае не нуждается в предоставлении документов, подтверждающих оплату, данная процедура полностью ложится на плечи абонента.

Пенсионный фонд в данном случае может помочь абоненту и предоставить ему список организаций, которые занимаются созданием и сертификацией ЭЦП. Ключи шифрования также создаются данными предприятиями: страхователю понадобится лишь своевременно оплатить услуги и предоставить электронно-цифровую подпись в ПФР.

Как осуществляется обмен?

Договор с ПФР об электронном документообороте предусматривает возможность передачи всех документов с помощью механизмов, установленных законодательством. Правильность передачи контролируется ФЗ №27 от 01.04.1996г. ФЗ №56 от 30.04.2008г. и ФЗ № 212 от 24.07.2009г. с которыми можно ознакомиться на официальном сайте Пенсионного фонда РФ.

Информационный обмен должен осуществляться с помощью телекоммуникационных каналов связи, зарегистрированных на территории Российской Федерации. Законодательством оговаривается список провайдеров и ресурсов, которыми можно воспользоваться.

Если сертификатом ключа, используемого для обмена, обладает не руководитель предприятия, он должен назначить представителя интересов организации. ПФР должно быть извещено о наличии данного представителя с помощью официального уведомления. Нужно будет представить копию приказа, согласно которому владелец сертификата имеет право представлять интересы организации в Пенсионном фонде. Представитель ИП или ООО должен действовать согласно имеющему законодательству, в противном случае на него будет наложено взыскание.

Обязанности и права обеих сторон: ПФР

Соглашение с ПФР об электронном документообороте не только предоставляет возможность обмениваться материалами с помощью интернета, но и накладывает на обе стороны определенные ограничения и ответственность. Обе

стороны должны быть осведомлены о ней при подписании соглашения.

Пенсионный фонд со своей стороны обязан обеспечить корректную работу оборудования, иначе абонент не сможет ею пользоваться и вовремя предоставлять документы по выполненным отчислениям. При каких-либо изменениях во всех электронных документах, которые обрабатываются фондом, его представители обязаны предупредить абонента об этом в сроки, оговоренные российским законодательством.

ПФР обладает правом самостоятельно изменять процедуру функционирования обмена документами между организациями. Соответствующие изменения в перечне документов и формах должны быть указаны на официальном сайте организации за несколько дней до даты их официального введения.

Обязанности и права обеих сторон: абонент

Соглашение на электронный документооборот с ПФР также предусматривает определенную ответственность и для абонента. Абонент обязан обеспечить корректную работу всего оборудования, используемого для передачи документов от Пенсионного фонда РФ и в обратном направлении.

Также пользователю придется заключить соответствующий договор, согласно которому для него будет изготовлены шифровальные ключи и электронно-цифровая подпись. Реестр организаций, способных изготовить эти продукты, будет предоставлен ПФР. Пользователь имеет право воспользоваться предложенным списком или же заказать документы в другом учреждении.

Абонент также должен всеми силами стремиться обеспечить конфиденциальность получаемых и отправляемых данных. Специально для этого необходимо соблюдать все требования, которые предъявляются правилами эксплуатации. Периодически необходимо проверять компьютерную среду, в которой происходит работа, на наличие вирусов и разрушающих программ. Для этого необходимо установить специальное антивирусное оборудование. Если при проверке будет обнаружен вредоносный код, прием данных автоматически будет заблокирован, а пользователь должен будет получить соответствующее уведомление.

Если ключ шифрования оказался скомпрометирован и попал в чужие руки, его владелец обязан в кратчайшие сроки прекратить пользоваться им и ЭЦП. После этого необходимо поставить в известность УПФР, интернет-провайдера, СКЗИ, а также разработчика программного продукта. Уведомление должно быть официальным – тогда контролирующие организации должны будут разобраться в данной ситуации.

Также пользователь не имеет права уничтожать архивные документы, принадлежащие открытым ключам ЭЦП. Это касается также журналов и квитанций.

ЧТО ВАЖНО ЗНАТЬ О НОВОМ ЗАКОНОПРОЕКТЕ О ПЕНСИЯХ

Передача информации должна быть осуществлена после соответствующей зашифровки сообщения. Если одна из сторон не может исполнять наложенные обязательства, она обязана своевременно известить об этом другую. После этого действие соглашения приостанавливается или оно расторгается совсем. Все спорные моменты разрешаются контролирующими органами, согласно существующему законодательству.

Ответственность обеих сторон

Если вы знаете, как заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте, вы должны полностью понимать, что обе стороны несут ответственность согласно существующему законодательству. Управление Пенсионного фонда РФ не несет ответственность в том случае, если ущерб системе был причинен из-за неправильных действий абонента. Особенно это касается того случая, если клиент вовремя не предупредил абонента о том, что его ключи являются скомпрометированными. Если эти ключи оказались в руках сторонних людей и те сумели нанести вред организации, решать эту ситуацию абоненту придется самостоятельно.

Все абоненты должны тщательно охранять ПО системы, позволяющей им обмениваться материалами с Пенсионным фондом РФ. Архивная информация по открытым ключам и электронным документам также должна находиться под строгим контролем.

Если у одной из сторон имеются претензии относительно какого-либо электронного документа, ситуация усложняется. Если другая сторона получила спорный документ, и она не может предоставить его первой стороне, она признается виновной в данном конфликте. При необходимости конфликтная ситуация может быть разрешена с помощью контролирующих органов.

Сторона, которая взаимодействует с Пенсионным фондом РФ, должна действовать согласно инструкциям от ФАПСИ. В ее задачу входит выполнение всех указаний, которые указываются координирующим органом, занимающимся криптографической защитой. Как правило, данная функция ложится на специальное отделение ПФР, которое обеспечивает безопасность взаимодействия фонда с его пользователями.

Дополнительные условия и сроки действия

Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР предусматривает возможность замены ключей, их уничтожения. Это может быть осуществлено в том случае, если они были скомпрометированы или оказались в свободном доступе. Механизм замены в данном случае должен был определен поставщиками услуг.

Соглашение с УПФР об обмене электронными документами начинает действовать с того момента, когда обе стороны его подписывают. Срок действия является неограниченным, он зависит от возможностей и желания сторон сотрудничать друг с другом. Если обе стороны принимают решение завершить сотрудничество, через 3 года соглашение автоматически прекращает функционировать.

Если одна из сторон нарушает свои обязательства перед другой, вторая имеет право расторгнуть договор в одностороннем порядке. Сторона, нарушившая принципы работы в данной системе, должна получить уведомление от второго участника процесса в течение календарного месяца. Уведомление должно быть официальным и заверено печатью. Если одна сторона намеревается расторгнуть договор, она должна предупредить другую сторону за 30 календарных дней.

Документ должен быть составлен сразу в двух экземплярах, и оба они обладают одинаковой юридической силой согласно законодательству РФ. При подписи соглашения обе стороны подтверждают, что они знакомы с условиями электронного обмена документами, и согласны с работой по данной схеме.

В самом конце документа указываются данные об абоненте системе и его представителе, а также о местном управлении Пенсионного фонда РФ. При утере договора обе стороны могут воспользоваться вторым экземпляром для его скорейшего восстановления.

Вместе с этим материалом часто читают:

Категория: Банки

Похожие статьи:

Номер счета карты. Как узнать номер счета банковской карты 04.07.14

Как узнать реквизиты банковской карты?

Как узнать реквизиты (лицевой счет) пластиковой карты Сбербанка для перечисления денег?

Как узнать баланс сотовой сети на iPad

Как узнать остаток материнского капитала через интернет — пошаговое описание

Результат

Территориальный орган ПФР извещает организацию о её регистрации в качестве страхователя путём направления через федеральные органы почтовой связи уведомления о регистрации юридического лица в территориальном органе ПФР по месту нахождения на территории Российской Федерации.

На основании сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, территориальный орган ПФР (отделение Пенсионного фонда Российской Федерации) производит регистрацию организации в качестве страхователя с присвоением регистрационного номера. Сведения о дате регистрации и регистрационном номере страхователя передаются территориальным органом ПФР, осуществившим регистрацию страхователя, в регистрирующий орган для включения в ЕГРЮЛ.

При регистрации организации в качестве страхователя по месту нахождения обособленного подразделения территориальным органом ПФР выдаётся (направляется) уведомление о регистрации страхователя-организации в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации в 2-х экземплярах, один из которых в 10-дневный срок со дня получения подлежит представлению организацией в территориальный орган ПФР по месту своего нахождения.

При регистрации в качестве страхователя физическому лицу-работодателю вручается уведомление о регистрации в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации страхователя, производящего выплаты физическим лицам.

Соглашение об обмене электронными документами организации с ПФР

Условия

Регистрация организаций в качестве страхователей осуществляется в 5-дневный срок с даты представления федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, в территориальные органы ПФР сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ). Основанием для регистрации служит заявление о регистрации страхователя, производящего выплаты физическим лицам, в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации. Одновременно с заявлением необходимо предоставить заверенные в установленном порядке копии следующих документов:

  • Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя или лицензии на осуществление определенных видов деятельности;
  • Документов, удостоверяющих личность страхователя и подтверждающих регистрацию по месту жительства;
  • Свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации (при наличии);
  • Документов, подтверждающих наличие у физического лица обязанности уплачивать страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (трудовой договор, договор гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, авторский договор, др.).

Регистрация организации в качестве страхователя по месту нахождения обособленных подразделений, имеющих отдельный баланс, расчётный счёт и начисляющих выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, осуществляется в течение 5 рабочих дней с даты представления организацией в территориальные органы ПФР заявления о регистрации российской организации в территориальном органе ПФР по месту нахождения обособленного подразделения на территории Российской Федерации.

Основание для регистрации

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, производящие выплаты физическим лицам, подлежат регистрации в качестве страхователей по обязательному пенсионному страхованию.

Регистрация в качестве страхователей организаций осуществляется независимо от наличия на момент регистрации обязательств по уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Порядок действий

Регистрация в качестве страхователей организаций

Срок

В 5-дневный срок с даты представления федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, в территориальные органы ПФР сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ)

Результат

Регистрация организации в качестве страхователя с присвоением регистрационного номера

Исходящие документы

Уведомления о регистрации юридического лица в территориальном органе ПФР

Регистрация организации в качестве страхователя по месту нахождения обособленных подразделений

Срок

В течение 5 рабочих дней с даты представления заявления

Результат

Регистрация организации в качестве страхователя с присвоением регистрационного номера

Входящие документы

Заявления о регистрации российской организации в территориальном органе ПФР по месту нахождения обособленного подразделения на территории Российской Федерации

Исходящие документы

Уведомления о регистрации юридического лица в территориальном органе ПФР в 2-х экз

Регистрация в качестве страхователя индивидуального предпринимателя

Срок

В 5-дневный срок с даты представления федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регистрацию индивидуального предпринимателя, в территориальные органы ПФР сведений, содержащихся в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (далее — ЕГРИП)

Результат

Регистрация индивидуального предпринимателя в качестве страхователя с присвоением регистрационного номера

Исходящие документы

Уведомление о регистрации индивидуального предпринимателя в территориальном органе ПФР