Перечень сроков хранения документов

Содержание

Скачать Перечень Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

Дата актуализации: 01.01.2018

Перечень

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

Обозначение: Перечень
Обозначение англ: Index
Статус: действует
Название рус.: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
Название англ.: Index of Standard Administrative Documents Created in the Activity of Organizations, with Indication of Storage Periods
Дата добавления в базу: 01.09.2013
Дата актуализации: 01.01.2018
Область применения: Перечень включает современные типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функций управления, с указанием сроков хранения документов.

Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом

Является основным нормативным пособием при определении сроков хранения и отборе документов на государственное, муниципальное хранение или уничтожение и должен быть использован при подготовке других пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов. Перечень предназначен для работников государственных, муниципальных и ведомственных архивов, а также специалистов учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности.

Оглавление: Указания по применению перечня
1 Общие положения
2 Структура Перечня и порядок его применения
3 Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
1 Организация системы управления
1.1 Распорядительная деятельность
1.2 Организационные основы управления
1.3 Контроль
1.4 Правовое обеспечение деятельности
1.5 Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
2 Планирование деятельности
2.1 Прогнозирование
2.2 Текущее планирование
2.3 Ценообразование
3 Финансирование деятельности
3.1 Финансирование, кредитование
4 Учет и отчетность
4.1 Бухгалтерский учет и отчетность
4.2 Статистический учет и отчетность
5 Экономические, научные, культурные связи
5.1 Организация связей
5.2 Осуществление связей
6 Информационное обслуживание
6.1 Сбор (получение) информации, маркетинг
6.2 Распространение информации (реклама)
7 Трудовые отношения
7.1 Трудоустройство
7.2 Организация труда
7.3 Нормирование труда, тарификация, оплата труда
7.4 Охрана труда
8 Кадровое обеспечение
8.1 Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
8.2 Установление квалификации работников
8.3 Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников
8.4 Награждение
9 Материально-техническое обеспечение деятельности
9.1 Снабжение деятельности
9.2 Организация хранения материально-имущественных ценностей
10 Административно-хозяйственные вопросы
10.1 Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
10.2 Эксплуатация зданий, помещений
10.3 Транспортное обслуживание, внутренняя связь
10.4 Охрана
11 Социально-бытовые вопросы
11.1 Социальное страхование
11.2 Жилищно-бытовые вопросы
11.3 Организация досуга
12 Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
12.1 Организация деятельности
12.2 Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
Список сокращений
Указатель видов документов Разработан: ВНИИДАД Федеральной архивной службы России Утверждён: 06.10.2000 Росархив Издан: ВНИИДАД (2002 г. ) Расположен в:

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Перечни документов с указанием сроков хранения

Перечень документов с указанием сроков хранения — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Перечни документов могут быть следующих видов:

типовые — для всех организаций;

примерные — для однородных организаций;

ведомственные — для отдельных отраслей деятельности.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т. п.). Поэтому министерства, ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

В 1989 году был издан Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Но этот перечень не отражает наличие в стране организаций разных форм собственности и возникновение новых видов и разновидностей документов, так как был ориентирован на систему государственных учреждений, существовавшую в то время.

В 2000 году издан Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который является логическим продолжением перечня 1989 года.

Перечни состоят из основной части и вспомогательного справочного аппарата.

Основная часть (описательные статьи) — это наименования видов и разновидностей документов с указанием вопросов деятельности организаций и сроков хранения.

Вспомогательная часть (справочный аппарат) включает в себя указания по применению перечня, указатель видов документов, список сокращений и др.

Начинаются перечни с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям. Статья — это порядковый номер заголовка дела.

Описательная статья (табл.) в перечне содержит: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов; сроки хранения; примечания.

Перечни включают в себя 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций независимо от уровня в системе управления, вида деятельности и формы собственности: организация системы управления, планирование деятельности, финансирование и т. д. Разделы перечня разделяются на подразделы по более узким вопросам.

Документы в разделах и подразделах перечня расположены по значимости вопросов и видам документов.

Статьям в перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа 1).

Перечень не содержит конкретных заголовков дел, а дает только обобщенное наименование каждого вида документа с указанием сроков хранения и вопросов деятельности организаций (графа 2).

Срок хранения дел исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Отметка «ЭПК», проставленная в перечне рядом с указанием временного срока хранения, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и судьбу таких документов решает экспертная комиссия (ЭК) организации после полистного изучения дела.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение. Их срок хранения не может быть менее одного года.

Примечания, используемые в перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов.

Организации, документы которых поступают на хранение в государственные архивы, без изменения используют те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа 3).

Организации, не являющиеся источниками комплектования, вместо срока «Постоянно» используют срок хранения «10 лет», то есть самостоятельно преобразуют указанный срок хранения. Но это правило распространяется не на все документы.

Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения и другие учредительные документы.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями.

Об использовании Перечней документов со сроками хранения

Приложение
к приказу Министерства культуры Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558

ПЕРЕЧЕНЬ
типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

СОГЛАСОВАНО
Решением Центральной
экспертно-проверочной
комиссии при Росархиве
от 15 сентября 2009 г.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте – Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2008, № 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее – документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте – организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
— раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
— разделы 2 — 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
— раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
— раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
— раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
— раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
— раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
— раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
— раздел 11 содержит документы, отражающие социально–бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
— раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4.

Перечень типовых управленческих архивных документов

Перечень имеет 4 графы.
В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Полный вариант документа
 

3.7. Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (Далее – Перечень).

Данный Перечень составлен в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552 (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г., 19 ноября 2003 г.), и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов РФ, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций.

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда РФ. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет.

Сроки хранения документов: определяем по разным источникам

Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по Перечню необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Итак, рассмотрим эти сроки.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу посвящена действительно вопросам кадрового перемещения работников, прекращению трудового договора и т. д. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов издается по основной деятельности организации, такие как о командировках, дежурствах и т. д. Такие приказы присланные для сведения хранятся до минования надобности, о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках хранятся 5 лет (ст. 6 Перечня).

Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников хранятся 5 лет (ст. 262 Перечня)

Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников – 5 лет (ст. 263 Перечня).

Переписка по вопросам трудоустройства – 5 лет.

Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю – 5 лет.

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров – 5 лет.

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени – 3 года.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени – 1 год.

Акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка о трудовой дисциплине – 3 года.

Отчеты о состоянии и проверке работы с кадрами хранятся постоянно, а заявки, справки о потребности в высвобождении работников – 5 лет.

Личные дела и личные карточки работников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 3 года (ст. 351 Перечня).

В соответствии с п. «а» ст. 32 Перечня штатные расписания организации, изменения к ним по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, а согласно ст. 34 Перечня штатные расстановки – 75 лет.

Должностные инструкции типовые (примерные) по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, индивидуальные (персональные) – 75 лет в составе личных дел (ст. 35 Перечня).

Экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело работника, которое хранится в соответствии с п. «б» ст. 337 Перечня 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело и хранятся в соответствии со ст. 338 Перечня также 75 лет.

Графики предоставления отпусков хранятся – один год.

Необходимо также хранить журналы, книги, карточки учета:

1) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;

2) работников, направленных в командировки (срок начинает течь после увольнения работника) – 5 лет;

3) военнообязанных (после увольнения) – 3 г.;

4) отпусков – 3 г.;

5) личных дел, личных карто чек, трудовых договоров, трудовых соглашений – 75 лет;

6) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет;

7) выдачи справок о заработ ной плате, стаже, месте работы – 3 года;

8) выдачи командировочных удостоверений – 5 лет.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.)

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   …   27

Перечень
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
(утв. Росархивом 6 октября 2000 г.)
(с изменениями от 27 октября 2003 г.)

См. также Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21 апреля 2004 г. N САЭ-3-18/297@
Согласно письму Минюста РФ от 7 февраля 2002 г. N 07/1110-ЮД настоящий Перечень в государственной регистрации не нуждается (информация опубликована в Бюллетене Министерства Юстиции Российской Федерации 2002 г. N 4)

Указания по применению перечня

1. Общие положения

2. Структура Перечня и порядок его применения

3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и

уничтожение

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности

организаций, с указанием сроков хранения

1. Организация системы управления

1.1. Распорядительная деятельность

1.2. Организационные основы управления

1.3. Контроль

1.4. Правовое обеспечение деятельности

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения

документов

2. Планирование деятельности

2.1. Прогнозирование

2.2. Текущее планирование

2.3. Ценообразование

3. Финансирование деятельности

3.1. Финансирование, кредитование

4. Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

4.2. Статистический учет и отчетность

5. Экономические, научные, культурные связи

5.1. Организация связей

5.2. Осуществление связей

6. Информационное обслуживание

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг

6.2. Распространение информации (реклама)

7. Трудовые отношения

7.1. Трудоустройство

7.2. Организация труда

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

7.4. Охрана труда

8. Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

8.2. Установление квалификации работников

8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников

8.4. Награждение

9. Материально-техническое обеспечение деятельности

9.1.

An error occurred.

Снабжение деятельности

9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей

10. Административно-хозяйственные вопросы

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

10.4. Охрана

11. Социально-бытовые вопросы

11.1. Социальное страхование

11.2. Жилищно-бытовые вопросы

11.3. Организация досуга

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

12.1. Организация деятельности

12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

Список сокращений

Указатель видов документов

Указания по применению перечня

1. Общие положения

1.1. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерация об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации, от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями*, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   …   27

Поделиться в соцсетях

Похожие:

Инструкция

instryktsiya.ru