Справочник Бухгалтера

Периодически может возникнуть необходимость в отправке сотрудника в служебную командировку. В ряде ситуаций гражданин сможет получить отгул. Особенности предоставления дополнительного выходного регулируются ТК РФ. Однако он полагается не всегда. Чтобы заранее понять, сможет ли сотрудник претендовать на получение отдыха за проделанную работу, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

Положен ли отгул за командировку?

Если гражданин вынужден отправиться в командировку, при определённых условиях он может получить отгул за часть отработанных дней. Процедуру предоставления возмещения за переработанное сверх меры время регулирует ТК РФ. В нём говорится о том, что человек, работавший в свой законный выходной, имеет право на получение компенсации. Она может быть предоставлена в виде повышенной оплаты труда или дополнительного дня отдыха. Правило действует, если человек фактически работал.

ТК РФ

ТК РФ не содержит понятие «отгул». На практике под определением понимают время, которое предоставляется гражданину для отдыха за ранее отработанный промежуток времени. В статье 167 ТК РФ описывается ситуация, когда выходной день совпадает с периодом нахождения в служебной поездке. Подобное может произойти:

• непосредственно в месте выполнения трудовой деятельности;
• во время пути к месту осуществления трудовой деятельности;
• гражданина специально направили на выполнение служебного задания во время законного отдыха.

Вне зависимости от того, где он находится, человек должен соблюдать график работы. Сотруднику начисляется средний заработок по нормам работодателя. Если гражданин вынужден отправиться выполнять задание работодателя по приказу компании, после возвращения обратно он имеет право претендовать на получение возмещения. Согласно постановлению правительства РФ №742, моментом отъезда считается дата отправления транспортного средства от населённого пункта, в котором гражданин осуществляет постоянную трудовую деятельность. Моментом приезда будет считаться дата прибытия.

Статья 153 ТК РФ фиксирует возможность получения альтернативного вознаграждения. Человек имеет право обратиться к работодателю за двойной оплатой труда. Выплата предоставляется на основании только фактически переработанного времени.

Отгул за командировку в выходные дни

Отгул за командировку выдается сотруднику не всегда. Чтобы работодатель согласился предоставить дополнительный отдых, потребуется выполнение следующих условий:

• сотрудник подал письменное заявление с просьбой о компенсации;
• человек предоставил документы, которые подтверждают размер затрат на проезд и длительность служебной поездки;
• гражданин документально обозначил выбранный способ компенсации.

Вернувшись из поездки, сотрудник организации имеет право взять дополнительный день отдыха или отказаться от него. Если человек решит воспользоваться альтернативным способом компенсации, он сможет получить двойную оплату за переработанное сверх меры время.

Стоит уделить особое внимание приказу, выступающему основанием для отправки гражданина на служебное задание. Документ должен содержать информацию об отправке специалиста на работу в выходной день. Дополнительно обозначается возможность получения компенсации. Отсутствие информации станет препятствием для последующего возмещения переработанного сверх меры времени.

Воспользоваться правом на отгул человек может, после возвращения из командировки. Подать заявление на получение компенсации разрешается сразу же. Если по каким-либо причинам это невозможно, специалист имеет право обратиться к работодателю позднее в течении месяца. Компания обладает возможностью самостоятельно установить величину оплаты труда за переработанное сверх меры время. Размер суммы не должен быть ниже требований, зафиксированных в действующих нормативно-правовых актах.

Отгул за командировку в будний день

Служебная поездка — стандартное выполнение трудовых обязанностей. Закон не предоставляет дополнительные привилегии для лиц, вынужденных работать вне своего привычного места осуществления деятельности. Если работа в командировке выполнялась в будний день, возмещение не положено.

Получить отгул удастся, если на момент выполнения служебного задания выпадает общегосударственный праздник. Ее предоставление выполняется на стандартных условиях.

Отгул за командировку в выходные дни в табеле

Переработанный период должен быть зафиксирован. Для отражения сведения был создан табель учета рабочего времени. Информация вносится на основании проездных документов, предоставленных сотрудником. Отметка о выполнении работы вне привычного места осуществления трудовой деятельности проставляется шрифтом «К» или «06». В организации могут быть и собственные обозначения командировки. Количество отработанных часов не указывается. На основании внесенных данных сотрудник сможет получить заработную плату.

Если человек в командировке вынужден работать в свой выходной день, обозначение меняется. Уполномоченный сотрудник обязан зафиксировать этот факт. Для этого используются код «РВ». Дополнительно ставится код, обозначающий факт нахождения в поездке. Если отметка отсутствует, человек не сможет получить повышенную оплату за работу.

Если фактически трудовая деятельность не осуществлялась, проставляется стандартная отметка. Оплата за этот день не начисляется, однако человек сможет получить суточные и компенсацию проживания.

Отгул во время командировки

Закон не содержится положений, касающихся представления отгула во время поездки для выполнения задания организации. На практике получить свободный день в командировке не выйдет. Исключение составляют стандартные выходные. Командировка представляет собой служебную поездку, во время которой человек должен выполнить поручение начальства. Дополнительные свободные дни в этот период не предоставляются.

Отгул за командировку военнослужащим

На военнослужащих распространяются все нормы, закрепленные в Трудовом кодексе РФ. Лица, входящие в эту категорию, могут претендовать на отгул за переработанное время на общих основаниях. Его удастся получить, если трудовая деятельность или командировка осуществлялась во время законного отдыха. Правило действует только на военных, осуществляющих службу по контракту.

Нюансы

Чтобы получить отгул за командировку, потребуется написать заявление. Занимаясь оформлением документа, необходимо зафиксировать все дни, во время которых гражданин вынужден был выполнять свои обязанности. Без запроса со стороны работника возмещение предоставлено не будет.

Оплачиваются только дни фактического выполнения профессиональных обязанностей. Если во время предоставленного для отдыха периода специалист не работал, компенсация не предоставляется. Претендовать на возмещение имеют право все работающие люди. Чтобы организация согласилась предоставить компенсацию за переработанное сверх меры время, потребуется написать заявление.

Ситуация 1

Выходные выпадают на середину срока командировки, и работник использует их по месту своего жительства.

На период служебной командировки с 16 по 20 июня работника приходятся выходные (как по месту основной работы, так и по месту командирования – 18 и 19 июня). Работник использовал эти дни по своему усмотрению, а именно: провел выходные (18 и 19 июня) не по месту командировки, а дома (по месту своего постоянного проживания). При этом в командировочном удостоверении он отметил выбытие из мест командировки перед выходными днями и повторное прибытие туда же после их окончания.

Надо ли издать новый приказ о командировании работника после выходных дней – отдельно на 20 июня?

Вопрос о том, обязан ли работник на весь период служебной командировки, в т.ч. на время выходных дней, приходящихся на срок командировки, быть по месту командирования, достаточно часто возникает на практике.

Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому он направлен. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то компенсация за работу в указанный день производится в соответствии со ст. 69 ТК (часть третья ст. 137 ТК).

Таким образом, только в случае, если работник специально привлечен к работе в свой выходной день, а точнее командирован в такой день, он обязан находиться по месту командировки и выполнять порученное ему служебное задание (часть третья ст. 137 ТК).

Суточные, как следует из названия такой компенсации, за проживание вне места жительства (пребывания), выплачиваются, если работник провел свои выходные дни по месту служебной командировки. Работник в нашем случае провел их по месту своего жительства, он выбыл на время выходных с места командирования (это подтверждается соответствующими отметками в командировочном удостоверении).

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно компенсируются по принципу «не от и к месту жительства работника, а от и к месту постоянной работы» (исходя из определения служебной командировки, а также норм подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).

Документ:
Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).

Согласно части пятой ст. 133 ТК в составе отработанного времени отдельно учитывается время служебных командировок.

По графику места постоянной работы время пребывания работника в служебной командировке (не включая выходные и нерабочие праздничные дни) обозначается кодом «К» без указания количества часов (основанием является приказ о командировке).

Выходные дни по графику основного места работы в табеле обозначают кодом «В».

Пример заполнения табеля при служебных командировках (фрагмент)

№ п/п	Фамилия, инициалы	Должность (специальность, профессия)	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
			…						…
…	…	…
	Ягужинская Е.А.	Бухгалтер	…	К	К	В	В	К	…
…	…	…

Документ:
Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция о ведении кассовых операций в белорусских рублях).

Нужно ли издавать новый приказ?

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ст. 93 ТК, п. 2 Инструкции № 35).

В такой ситуации у нанимателя при оформлении повторной командировки появляются дополнительные расходы (за счет возмещения расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно). Кроме того, возникает необходимость в двойном оформлении документов и отчетов в связи с командировкой. А наибольшая сложность связана с авансовым отчетом и выдачей аванса (напомним, что согласно части второй ст. 95 ТК при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс).

Таким образом, в данной ситуации целесообразнее оформлять одну командировку.

Для разрешения спорных ситуаций можно прописать в положении о служебных командировках, что работники обязаны в командировочных удостоверениях проставлять отметки о выбытии на выходные дни из места служебной командировки, а также отражать в отчетах информацию о неиспользовании таких дней по месту командировки.

Справочно:
служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы
(ст. 91 ТК).

Ситуация 2

Выходные выпадают на середину срока командировки, и работник использует их по месту командирования.

Это наиболее типичная ситуация. Работнику компенсируются, в частности, расходы по найму жилого помещения, за проживание вне места жительства (суточные).

Средний заработок, как и в ситуации 1, не сохраняется в силу требований части первой ст. 95 ТК.

Справочно:
аванс выдается работнику, направленному в служебную командировку, не позднее чем за день до отъезда (п. 7 Инструкции № 35).

Ситуация 3

Работник специально командирован в свой выходной день.

Надо ли соблюдать правила привлечения работников к работе в выходной день? Надо ли отдельно издавать приказы о привлечении работника к работе в выходной день и о командировании его в выходной день?

Справочно:
перечисление денежных средств на счет клиента – физического лица под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, осуществляется после представления полного отчета по ранее выданным этому работнику суммам наличных денег (п. 42 Инструкции о ведении кассовых операций в белорусских рублях).

Отвечая на эти вопросы, необходимо рассмотреть 2 ситуации.

1. Работник командируется (или прибывает из командировки) именно в выходной день. Например, чтобы прибыть к 08:00 в понедельник в г. Брест, работник специально выезжает из г. Витебска в воскресенье. Служебное задание (скажем, представление интересов нанимателя в суде) работник фактически будет осуществлять в понедельник, но срок командировки начинается с воскресенья (см. также часть пятую ст. 93 ТК), и работнику за данный день положено возмещение, в частности, суточных.

2. Работник в свой выходной день привлекается непосредственно к выполнению своего служебного задания. Например, водитель автомобиля, который перевозит работника (юрисконсульта) в воскресенье для представления интересов нанимателя в суде другого населенного пункта.

В такой ситуации возникает вопрос: в каких случаях необходимо также учитывать дополнительно особенности привлечения работников к работе в выходной день?

В ТК предусмотрена норма, касающаяся рассматриваемой ситуации. Так, в части третьей ст. 137 ТК установлено, что если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то ему положена компенсация согласно ст. 69 ТК.

Справочно:
приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу.

Если работник специально командирован в свой выходной день для своевременного прибытия на следующий день к месту служебной командировки и это время было затрачено работником исключительно для проезда к данному месту, то это не рассматривается в качестве привлечения его к работе в свой выходной день и нет оснований для соблюдения дополнительных правил, касающихся привлечения работников к работе в выходной день.

Если работник специально привлечен к выполнению своего служебного задания в свой выходной день, то применяются нормы части третьей ст. 137 ТК и работнику положена компенсация согласно ст. 69 ТК.

Привлечение работника к работе в выходной день оформляют приказом (распоряжением) нанимателя (ст. 145 ТК). В нем также оговаривают время работы и вид компенсации за работу в этот день согласно ст. 69 ТК.

При этом ограничения по привлечению отдельных категорий работников к работе в выходной день и направления их в служебную командировку совпадают (ст. 263, 276, 287 ТК). По общему правилу привлечение к работе в выходной день требует согласия работника (ст. 142 ТК). Допускается использование для работы не более 12 выходных дней в год каждого работника (ст. 144 ТК).

Справочно:
срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от продолжительности командировки: для недлительных (менее месяца) командировок – 3 года, для длительных (более месяца) – 75 лет.

Ситуация 4

Работник привлечен к работе в выходной день по месту служебной командировки.

В этом случае необходимо издать приказ о привлечении работника к работе в его выходной день и внести соответствующие отметки в табель учета использования рабочего времени с указанием продолжительности работы в такой день.

Ситуация 5

По режиму рабочего времени и времени отдыха по месту командировки рабочий день, а по основному месту работы – выходной.

Работник командирован на 12 дней: с 6 по 17 июня 2016 г. По месту служебной командировки 11 июня является рабочим днем, так как в этой организации режим 6-дневной рабочей недели.

Это не будет являться привлечением к работе в выходной день, так как выходные дни работника определяются по режиму рабочего времени и времени отдыха по месту служебной командировки (ст. 92 ТК). А если такой день не является рабочим по месту постоянной работы, то за работником также не сохраняется средний заработок (часть первая ст. 95 ТК).

Владимир Самосейко, юрист

Кроме того, не следует забывать, что прогул является дисциплинарным проступком, т.е. неисполнением или ненадлежащим исполнением работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
И отгулы и отпуска относятся к времени отдыха работника, т.е. к тому времени, когда работник свободен от исполнения своих трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. А нет трудовых обязанностей не может быть и дисциплинарного проступка.

Находясь в командировке же, работник отсутствует на своем рабочем месте по распоряжению работодателя, т.е. по «уважительной причине», значит, и в этом случае прогула нет. Все что работнику нужно сделать для того, чтобы не оказаться в описанной вначале ситуации, это иметь на руках доказательства, подтверждающие, что работник находится именно в отпуске или командировке. Ниже речь пойдет о том, как оформляются отгулы, отпуска и командировки, т.е. о тех документах, которые добросовестный работодатель обязан оформить, прежде чем отправить работника с работы.

Отгул
Вообще трудовое законодательство не использует такого понятия. Обычно под отгулами имеют в виду дополнительные выходные дни, предоставляемые в виде компенсации за сверхурочную работу, либо работу выходные и нерабочие праздничные дни. Иногда отгулами называют то, что фактически является отпуском без сохранения заработной платы на один день. Принципиально то, что и в том, и в другом случае, в соответствии с законодательством, конкретное время использования «отгула» определяется по соглашению сторон. И вот это-то соглашение, которое обычно совершается в виде устной договоренности, и следует закрепить в письменном виде. Все, что для этого нужно сделать, это написать письменное заявление с просьбой предоставить отгул в конкретный день и попросить работодателя письменно зафиксировать на этом заявлении свое согласие. Это заявление нужно забрать себе, а не оставлять работодателю. Если ваш работодатель тщательно следит за своим документооборотом, то вы можете сделать для него ксерокопию этого заявления (а не наоборот! Оригинал должен остаться у вас), либо написать второй оригинал. Отказ работодателя подписать ваше заявление либо отдать вам его уже сам по себе должен вас насторожить и навести на мысль о том, а следует ли вам пользоваться фактически непредоставленным отгулом.

Отпуск
В силу многочисленных требований законодательства к порядку предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, представить работника, находящегося в таком отпуске, злостным прогульщиком достаточно сложно. Прежде всего, дата начала и продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска должны быть предусмотрены графиком отпуском, утверждаемым работодателем до начала рабочего года. Если в организации такого графика нет, или вы хотите использовать свой отпуск в иное время, чем это предусмотрено графиком отпусков, предоставление отпуска будет опять же регламентироваться соглашением между вами и работодателем, которое следует оформить так, как было описано в случае с отгулами. Кроме того, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала, что подразумевает наличие письменного документа – приказа или распоряжения работодателя. Не менее чем за три дня до начала отпуска, работодатель обязан выплатить вам отпускные. Нарушение этого положения дает работнику право требовать переноса отпуска на другое, удобное для него время. Отсутствие всех описанных выше документов и действий со стороны работодателя является поводом настоятельно потребовать у работодателя хотя бы оригинал подписанного заявления о предоставлении вам отпуска.

Что касается отпусков без сохранения заработной платы, то в соответствии с законодательством, они могут быть предоставлены только по заявлению работника и с согласия работодателя. А это означает, что если работодатель говорит вам, что отныне вы находитесь в отпуске без сохранения заработной платы, то обратите его внимание на тот факт, что соответствующего заявления вы не писали и попросите его выдать вам соответствующее письменное распоряжение. После чего с этим письменным распоряжением смело отправляйтесь в суд и требуйте оплаты вынужденного прогула в размере среднего заработка за период незаконного отстранения от работы. Если же вы и сами не против отдохнуть и согласны пойти в этом вопросе навстречу работодателю, то не забывайте забрать с собой в неоплачиваемый отпуск оригинал вашего заявления о его предоставлении с письменно выраженным на нем согласием работодателя.

Командировка

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. (ст. 166 ТК РФ).

Согласно абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя
С данным решением работник должен быть ознакомлен под роспись. Но данное решение всегда остается у работодателя. Поэтому для исключения каких-либо недоразумений в будущем, работнику желательно получить у работодателя до отъезда в командировку заверенную копию данного решения.

Итак, с решением работодателя работник ознакомлен. Какие же документы будут подтверждать его фактическое нахождение в командировке?
Ранее таким документом много лет служило командировочное удостоверение. Однако в 2015 году в трудовое законодательство были внесены существенные изменения, касающиеся порядка оформления документов при направлении работника в служебную командировку. В частности, были отменены командировочные удостоверения с целью упрощения кадрового делопроизводства и сокращения оформляемой документации.
Основной функцией командировочного удостоверения являлось подтверждение времени нахождения работника в служебной командировке. Именно на основании данного документа производился расчет суточных, выплачиваемых работнику.

Теперь же фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается проездными документами, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на служебном транспорте, на личном транспорте или транспорте третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования, например, квитанцией (талоном) о проживании в гостинице. Если нет ни проездных документов, ни документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки) (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Конечно, в идеальной ситуации хотя бы какие-то из этих документов хорошо бы иметь на руках прежде, чем покидать рабочее место. Однако, поскольку обязанность оформления указанных документов возложена законодательством на работодателя, их отсутствие не ограничивает работника в том, какими доказательствами он может пользоваться в случае если в дальнейшем трудовой спор окажется в суде. Подойдут и показания свидетелей, и диктофонные записи бесед с работодателем. Если по каким-то обстоятельствам вы знаете, что письменные документы получить невозможно, договаривайтесь с работодателем при свидетелях. Причем, желательно, чтобы этими свидетелями были не ваши коллеги, а относительно независимые от работодателя лица. Также очень полезно бывает записывать беседы с работодателем на диктофон.

Главное, помните: доверяя ЛЮБЫМ устным, ничем не подтвержденным договоренностям с работодателем в кризис, вы очень рискуете

Материал подготовлен в рамках проекта «Трудовые права для всех»: знать и защищать свои права в кризисных ситуациях». Проект реализуется с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.