Отчет о расходах

Отчет о представительских расходах – важный документ. Он поможет без проблем списать расходы. Но стоит очень внимательно отнестись к его составлению. На практике в отчете часто допускают ошибки. Путаются в датах, в частности, в отчете и первичке они различаются, хотя должны совпадать. Избежать неточностей поможет наш образец отчета о представительских расходах.

Отчет о представительских расходах и первичка по нему — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат. Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам больше не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники Минфина России (письмо от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288).

Безопаснее составлять отдельный отчет по представительским расходам на каждый прием представителей контрагентов. Иначе налоговики могут посчитать, что расходы документально не подтверждены.

Конечно, вы можете и дальше оформлять весь пакет документов, это не запрещено. Если же вы решите подтверждать представительские расходы только первичкой и отчетом о представительских расходах, то рекомендуем сделать его максимально подробным. То есть все основные данные, которые ранее содержались в других документах, предусмотрите теперь в отчете. Составляют его в произвольном виде. На каждое мероприятие всегда оформляйте отдельный отчет, даже если встречи проходят с одним и тем же контрагентом, но по различным вопросам и в разные дни. Этого всегда требуют инспекторы на местах.

Осторожно!

Из отчета по представительским расходам должно следовать, что представители компаний собрались для достижения конкретной бизнес-цели, а не просто отдохнуть.

Что должно быть в отчете по представительским расходам

Чтобы у налоговиков не было сомнений в обоснованности расходов, отчет должен быть максимально подробным. Приведите в нем все основные данные о прошедшей встрече. Если есть отдельный приказ о проведении мероприятия, сделайте на него ссылку. Это дополнительно докажет производственную необходимость мероприятия. Готовый отчет должен утвердить руководитель компании.

Цель деловой встречи (1). Она должна отражать производственный характер мероприятия. Например, намерение сторон в результате переговоров заключить договор, подписать соглашение о скидках, заключить предварительное соглашение, договориться о купле-продаже доли в уставном капитале компании и т. д. То есть цель может быть любой, главное, чтобы она была связана с бизнесом. Не стоит, например, указывать в отчете о представительских расходах, что после официальной части представителей сторон ждут развлечения в оздоровительно-банном комплексе и прочий расслабляющий или активный отдых. Инспекторы точно признают такие расходы необоснованными, поскольку они прямо запрещены Налоговым кодексом РФ (п. 2 ст. 264).

Дата и место проведения официального приема (2). Место проведения может быть любым — хоть ресторан, хоть офис, хоть база отдыха. Статья 264 Налогового кодекса РФ прямо говорит, что расходы на официальные мероприятия признаются представительскими независимо от места проведения.

Дата мероприятия, как правило, должна совпадать с датами, которые стоят на первичке. Например, если кассовый чек из ресторана будет пробит раньше или позже того дня, когда проходила встреча, инспекторы снимут расходы по нему. Если мероприятие оплачено по безналу, то на первичке, конечно, может быть другая дата, но тогда в ней должна стоять оговорка, что деньги перечислены в счет оплаты мероприятия, которое пройдет в такой-то день.

Если встреча запланирована на несколько дней, то в отчет напишите конкретный период, например с 26 по 28 мая 2015 года. Иначе инспекторы могут решить, что это были разные мероприятия. А значит, потребуют на каждый день отдельный отчет либо снимут расходы.

Важная деталь

Если переговоры длятся несколько дней, укажите в отчете конкретный период. Иначе инспекторы могут потребовать отдельный отчет на каждый день.

Программа мероприятий (3). Из разъяснений чиновников следует, что программу официального приема как отдельный документ можно не составлять. Тем не менее подробный перечень мероприятий, которые компания проводила в связи с переговорами,

мы советуем включить в отчет о представительских расходах. Это покажет, что расходы на конкретные мероприятия (например, деловой завтрак) обоснованны. Иначе инспекторы могут посчитать, что какие-то затраты компании не связаны с официальным приемом контрагентов. Тогда компании нужно будет оспоривать решение налоговиков в суде. Впрочем, судьи в подобных случаях обычно поддерживали налогоплательщиков (постановление ФАС Уральского округа от 23 августа 2011 г. № Ф09-4143/11).

Состав участников (4). Приведите в отчете о представительских расходах данные, которые раньше обычно включали в программу переговоров, в частности, это состав участников с обеих сторон. С помощью этих сведений налоговики смогут убедиться, что сумма расходов пропорциональна количеству участников. Не должно быть в отчете такого, что в переговорах участвовали, к примеру, четыре человека, а расходы на еду по затратам получились как на целую армию. В таком случае инспекторы точно усомнятся в обоснованности затрат.

Результаты мероприятий (5). Если в результате переговоров компании заключили сделку, проблем с учетом расходов не будет. Ведь деловая цель достигнута.

Отчёт о представительских расходах образец

Но расходы можно учесть, даже если договор в итоге не подписан (письмо Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897). Однако в этом случае вопросы инспекторов не исключены.

Важная деталь

Укажите в отчете о представительских расходах, какой договор компания подписала по итогам представительского мероприятия. Это сразу покажет инспекторам, что деловая цель достигнута.

Поэтому по возможности лучше оформить по итогам деловой встречи какой-либо совместный документ. Например, в нем можно зафиксировать предварительные договоренности сторон. Нелишним будет также подробный протокол переговоров. Из этого документа должно быть ясно, по каким причинам компания не заключила договор или не выполнила другую цель мероприятий. Например, в связи с тем, что покупатель затребовал слишком большую скидку.

Суммы расходов (6). В отчете по представительским расходам безопаснее привести не только общую сумму расходов, но и детализировать их по видам. Это покажет, что все траты, которые фигурируют в первичных документах, относятся к представительскому мероприятию и компания их утвердила.

 Какие документы приложить к отчету о представительских расходах

К отчету о представительских расходах нужно приложить первичные документы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты по оплаченным услугам и т. д. Возможно, менеджеры вашей компании оформляют и другие бумаги по мероприятию в маркетинговых или управленческих целях: приказ о проведении приема представителей контрагентов, смету расходов и программу мероприятия. И хотя они для налогового учета не требуются, пусть в бухгалтерии останутся копии. Ведь на практике налоговики могут запросить какие-либо уточняющие пояснения, и тогда дополнительные документы могут вам пригодиться.

————————————————————————— ¦ Общество с ограниченной ответственностью "ПРИЗЫВ" ¦ ¦ ¦ ¦ Печать УТВЕРЖДАЮ ¦ ¦ ООО Генеральный директор¦ ¦ "Призыв" ООО "Призыв" ¦ ¦ Соколов Н.Л. Соколов¦ ¦ 07.06.2013 ¦ ¦ ¦ ¦ ОТЧЕТ ¦ ¦ о проведении официального приема представителей ¦ ¦ ООО "Рассвет" (г. Ростов) в г. Москве с 3 по 4 июня 2013 г. ¦ ¦ ¦ ¦ Согласно приказу Генерального директора ООО "Призыв" от 20.05.2013¦ ¦N 57 была произведена официальная встреча с представителями компании¦ ¦ООО "Рассвет" (г. Ростов) с 3 по 4 июня 2013 г. ¦ ¦ Местом проведения мероприятия являлось помещение офиса ООО "Призыв" и¦ ¦ресторан гостиницы "Сладкая жизнь" в г. Москве. ¦ ¦ Целями официального приема были: ¦ ¦ 1. Поддержание сотрудничества с компанией ООО "Рассвет". ¦ ¦ 2. Увеличение объема продаж, в т.ч. путем ознакомления¦ ¦представителей ООО "Рассвет" с новой продукцией производства ¦ ¦ООО "Призыв". ¦ ¦ 3. Проведение переговоров о порядке поставок новой продукции на¦ ¦новых условиях. ¦ ¦ Участники мероприятия: ¦ ¦ 1. Со стороны ООО "Призыв": ¦ ¦ — генеральный директор Соколов Н.Л.; ¦ ¦ — коммерческий директор Вакулов С.И.; ¦ ¦ — начальник отдела продаж Лавров О.А.; ¦ ¦ — ведущий менеджер по сбыту Светлоярцева С.П. ¦ ¦ 2. Со стороны ООО "Рассвет": ¦ ¦ — генеральный директор Комаров Н.Л.; ¦ ¦ — коммерческий директор Сумароков Ф.С.; ¦ ¦ — главный специалист Тараторкин Н.А. ¦ ¦ В соответствии с утвержденной программой были организованы следующие¦ ¦мероприятия: ¦ ¦ 1. 3 июня 2013 г.: ¦ ¦ — информирование о новой продукции, производимой ООО "Призыв",¦ ¦описание ее свойств и качественных характеристик. Демонстрация продукции¦ ¦и осмотр складских помещений. Даны разъяснения по интересующим вопросам¦ ¦(10.00 — 14.30); ¦ ¦ — официальный обед (15.30 — 17.30). ¦ ¦ — В рамках официального мероприятия гости посетили спектакль¦ ¦"Аквитанская львица" в театре "Ленком" (с 19.00). ¦ ¦ 2. 4 июня 2013 г.: ¦ ¦ — проведены переговоры о приобретении компанией ООО "Рассвет" новой¦ ¦продукции нашего предприятия, договорились о цене и порядке оплаты, а¦ ¦также о вариантах доставки груза. Подписан договор от 04.06.2013 N 24/ак¦ ¦о поставке первых партий продукции (10.00 — 17.00); ¦ ¦ — официальный обед (14.30 — 15.30). ¦ ¦ Результаты официального приема: ¦ ¦ 1. Представители партнеров проявили заинтересованность в нашей новой¦ ¦продукции и собираются расширить свой ассортимент за счет ее закупок. ¦ ¦ 2. Подписан договор от 04.06.2013 N 24/ак о поставке первых партий¦ ¦новой продукции. ¦ ¦ 3. Установлены более тесные партнерские отношения между руководством¦ ¦и специалистами ООО "Призыв" и ООО "Рассвет". ¦ ¦ Общая стоимость произведенных расходов на официальное мероприятие¦ ¦составила 52 770 (Пятьдесят две тысячи семьсот семьдесят) руб., включая¦ ¦НДС, в том числе: ¦ ¦ 1. Транспортное обслуживание — 5950 руб. ¦ ¦ 2. Буфетное обслуживание — 4150 руб. ¦ ¦ 3. Официальный обед в ресторане на 7 человек — 16 370 руб. ¦ ¦ 4. Сувенирная продукция — 1000 руб. ¦ ¦ 5.

Отчет о представительских расходах (образец заполнения)

Аренда номеров в гостинице для гостей мероприятия — 19 100 руб. ¦ ¦ 6. Билеты на спектакль "Аквитанская львица" театра "Ленком" (для¦ ¦гостей) — 9000 руб. ¦ ¦ ¦ ¦ Коммерческий директор Вакулов С.И. Вакулов¦ ¦ 07.06.2013 ¦ —————————————————————————

Источник — "Налоговый учет для бухгалтера", 2013, № 5

Образец отчет о представительских расходах

Образец отчет о представительских расходах

Отчет о представительских расходах образец

=== Скачать файл ===

ВС, признали законным осмотр сотрудниками ИФНС компьютеров и установленного на них программного обеспечения в ходе выездной проверки. Следственный комитет и Налоговая служба разработали методические рекомендации по установлению фактов умышленной неуплаты налогов и формированию доказательной базы. Внесены изменения в Указание Банка России от Среди прочего, поправки коснулись правил выдачи денег под отчет. Так, в частности, установлено, что в случае, когда федеральными стандартами не предусмотрен способ ведения бухучета по конкретному вопросу, компания может разработать свой способ. Банк России разослал по кредитным организациям новые рекомендации по выявлению сомнительных компаний и ИП. Сезон отпусков продолжается и вопросы, связанные с отпускными выплатами, как никогда актуальны. Например, в какой срок нужно перечислить НДФЛ с доплаты отпускных? Недавно Алтайское отделение ПФР выпустило неоднозначное информационное сообщение, касающееся правил представления СЗВ-М. Упрощенцы не могут учесть представительские расходы в целях налогообложения, так как в закрытом перечне расходов их нет Письмо Минфина от Если же такие затраты оплатит приглашающая компания, налоговики наверняка не разрешат учесть их в качестве представительских расходов. Представительские расходы можно учесть даже в том случае, если по итогам встречи желаемый договор или контракт не будет подписан. Ведь Налоговый кодекс не ставит возможность признания представительских расходов в зависимость от результативности проведенного мероприяти я п. Затраты, направленные на повышение лояльности клиентов, поставщиков или иных организаций и физических лиц, однако не подходящие строго под определение представительских расходов, данное в Налоговом кодексе, лучше представительскими в своем учете не называт ь Постановление ФАС МО от Безопаснее учесть их как прочие расход ы подп. Такой подход не только предотвратит возможные разногласия с проверяющими, но и позволит учесть ваши обоснованные расходы без каких-либо ограничений в налоговом учете. Однако подобные расходы связаны с развлечением работников, поэтому их нельзя учесть при расчете налога на прибыль ни в качестве представительских, ни в качестве иных прочих расходо в п. Но риск спора с инспекцией все же сохраняется. Место официального приема можно выбрать на свой вкус. Это может быть и ваш офис, и бизнес-центр, и ресторан или кафе. Но вы не должны давать проверяющим повода усомниться в том, что встреча была организована с деловыми целями. Время проведения переговоров никак не влияет на налоговый учет представительских расходов. Переговоры можно проводить и в нерабочее время, и даже в выходные дни. По мнению Минфина, подтвердить их помогу т Письмо Минфина от Налоговая служба солидарна с Минфином и уточняет: Ранее Минфин настаивал на том, что дополнительно нужны приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смета представительских расходо в Письма Минфина от Однако в рамках совершенствования налогового администрирования количество документов, подтверждающих представительские расходы, сокращен о п. Распоряжением Правительства от Москва, Ленинский проспект, д. Нет необходимости перечислять тех, кто присутствовал на официальном банкете. Подобных требований в НК нет. Но в отчете об официальном банкете не лишним будет указать количество присутствовавших представителей контрагентов и потенциальных клиентов. Копия кассового чека за ресторанное обслуживание прилагается. Если расходы на проведение представительского мероприятия были оплачены наличными деньгами, оригиналы документов, подтверждающих такую оплату чек ККТ, бланк строгой отчетности , должны быть приложены к авансовому отчету работника, оплачивавшего наличными затраты на мероприятие. Считаем представительские расходы текущего месяца квартала. Учтите, что и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала го да п. Принимаем к вычету НДС по представительским расходам, учтенным в пределах норматива в качестве расходов текущего периода. Если по всем представительским расходам продавцами был предъявлен входной НДС, то формула для расчета части налога, который можно предъявить к вычету, такая отметим, что все суммы берутся нарастающим итогом с начала года. Но такое бывает довольно редко. Исходите из того, что при расчете налога на прибыль в пределах норматива вы учитываете прежде всего те расходы, которые сопровождаются входным НДС. НК такой подход не запрещает. Главное, чтобы предъявляемый к вычету налог относился к расходам, принимаемым при исчислении налога на прибыл ь п. Если сумма представительских расходов в пределах норматива больше суммы расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС, то к вычету можно принять весь входной НДС по представительским расходам. Приведем пример, подходящий в большинстве случаев. Опять же все суммы в нем считаются нарастающим итогом с начала года. НДС по сверхнормативным представительским расходам нельзя ни принять к вычету, ни учесть в налоговых расходах. Для нормирования представительских расходов и подсчета принимаемого к вычету НДС лучше создать налоговый регистр-расчет. Он может быть, к примеру, таким. Встречу с контрагентами лучше не организовывать в театрах, саунах и различных увеселительных заведениях, в которых нет ресторанного обслуживания. Проверяющие сочтут расходы на такую встречу необоснованными и не разрешат учитывать их при расчете налога на прибыль. Если в следующих кварталах того же календарного года появится возможность признать в налоговом учете дополнительную часть расходов, которые ранее были сверхнормативными, то отложенный налоговый актив надо будет уменьшить обратной проводкой. Если же на конец года останется часть расходов, которые в налоговом учете признать нельзя, с ней можно поступить так:. Если встречи руководства с представителями контрагентов не будут оформлены как официальные представительские мероприятия, инспекторы наверняка расценят их как личные встречи директора. Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему дохо да ст. Используется для индексации зарплаты. Используется для регулирования зарплаты. Сочи , Компания 'Аудит-Вела'. Журнал и сервисы для бухгалтеров. Налоговики вправе осматривать компьютеры проверяемой компании Суды, в т. Порядок ведения кассовых операций подкорректировали Внесены изменения в Указание Банка России от Банкам предписано присмотреться к подозрительным клиентам Банк России разослал по кредитным организациям новые рекомендации по выявлению сомнительных компаний и ИП. Отделения ПФР не вправе требовать у компаний нулевые СЗВ-М Недавно Алтайское отделение ПФР выпустило неоднозначное информационное сообщение, касающееся правил представления СЗВ-М. Фитнес для работников с налоговой выгодой: Оформить подписку Оформить подписку на журнал Заказать книги издательства. Сообщить свое мнение О чем хотите прочитать в журнале Нашли ошибку в журнале? Пожаловаться Нашли ошибку на этой странице? Задать вопрос Задать вопрос специалисту Вопрос по сайту Автору по статье ГК Чиновнику. Получить подарки Конкурсы издательства. Предложить сотрудничество Перепечатать статью из журнала ГК Опубликовать свою статью в журнале Партнеры. Зарегистрировано в Роскомнадзоре Журнал и сервисы для бухгалтеров Подписаться на журнал Задать вопрос специалисту Связаться с нами. Войти на сайт Ввести код доступа. Подписаться на журнал Задать вопрос специалисту Связаться с нами. Статьи Новости Консультации Семинары Конференции.

Отчет по представительским расходам

Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты. Статьи Новости Консультации Семинары Конференции Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты. Сумма входного НДС, относящегося к представительским расходам текущего года стр. Сумма расходов за отчетный период, принимаемая для целей налогообложения меньшее значение из показателей, отраженных в стр. Сумма расходов, принимаемая для целей налогообложения в последнем квартале стр. Сумма входного НДС, принимаемого к вычету с начала года: Сумма входного НДС, принимаемого к вычету в последнем квартале стр. У нас есть сотрудник, на которого возложено исполнение таких обязанностей, он под роспись проводит инструктаж с сотрудниками и проверяет работу средств оповещения.

Орифлейм каталог 2 2015

Туртрансвояж каталог туров из москвы

Перечислить причины великих географических открытий

Образец отчета о представительских расходах, подтверждающего траты на официальные мероприятия

Thermex iu 40 инструкция

Жировой гепатоз причины

Как стать счастливой с детьми

Арисфолдинг картинки схемы

Янис значение имени характер и судьба

Представительские расходы: оформляем документы

Результаты сегодняшнего тиража жилищная лотерея

Новости арсенала англия на 14 июня 2017

Букет из плюшевых мишек своими руками

Раскрутка сайтов волгоград

Причины чрезвычайных событий

Отношения между мужчиной овном и женщиной девой

Разноторг томск каталог товаров

Онлайн журнал для бухгалтера

Gutter brothers suki suki перевод

Особенности способов совершения преступлений

Siemens gigaset sl1 инструкция на русском

Главная мысль рассказа как муравьишка домой спешил

Игра где надо брить людей

Условия документального оформления представительских расходов

Представительские расходы

Представительские расходы

Лектор: ПОЛЯКОВА Елизавета Вячеславовна, старший консультант по налогообложению и бухгалтерскому учету АКГ «Интерком-Аудит»

Попытаюсь своим семинарам облегчить работу бухгалтеров с представительскими расходами. Только на первый взгляд это давно обкатанный вопрос. Несмотря на то, что в НК РФ по этим видам расходов ничего уже который год не меняется, представительские расходы – до сих пор животрепещущая тема. Я как лектор и аудитор знаю, насколько много у компаний сомнений в отношении «представительности» тех или иных затрат. Расскажу, как рассеивать такие сомнения: какие расходы точно нельзя назвать представительскими, на что чиновники стали смотреть лояльнее, и какие документы помогут обосновать перед инспекторами расходы.

Что НК РФ говорит о представительских расходах

Понятие «представительские расходы» закреплено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Определение, которое там дано, можно условно разделить на две части. Первая говорит о том, что относится к представительским расходам, а что нет. И вторая часть говорит о нормировании подобных расходов. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода учитываются как прочие в размере, который не превышает четырех процентов от расходов на оплату труда за этот же период.

Начнем с перечня затрат, которые признаются представительскими. Пункт 2 статьи 264 НК РФ говорит, что представительские расходы – это расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей другой компании, участвующих в переговорах.

Далее кодекс описывает цель, которая необходима для признания расходов представительскими. Такой целью считается установление, поддержание взаимного сотрудничества. То есть предполагается, что компания может пригласить на мероприятие как будущего предполагаемого партнера, так и старого, для того, чтобы укрепить с ним сотрудничество.

Также к представительским расходам НК РФ относит официальный прием и (или) обслуживание участников, которые прибыли на заседание совета директоров. Помимо этого, к представительским расходам по пункту 2 статьи 264 НК РФ относится транспортное обеспечение участников мероприятия к месту его проведения, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчика, который не состоит в штате компании.

Место проведения мероприятия значения не имеет. Расходы можно признавать представительскими не только для сотрудников другой компании, но и работников самого налогоплательщика.

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА – А можно отнести к представительским расходы на проведение переговоров с индивидуальными предпринимателями, потенциальными заказчиками компании?

— В принципе, да. Хотя Налоговый кодекс РФ прямо о такой возможности не говорит. В пункте 2 статьи 264 сказано только о представителях организаций. В то же время, по мнению финансовых чиновников, затраты на проведение переговоров с предпринимателями компания имеет право отнести к представительским. Назову два письма Минфина России: от 27 мая 2009 г. № 03-03-06/1/351 от 27 марта 2009 г. № 03-03-06/2-64. По большому счету, переговоры можно вести с деловой целью и просто с физлицом, не индивидуальным предпринимателем.

Как сформулировать цель представительского мероприятия

Отдельно хочу поговорить о цели мероприятий, которые компания организует для контрагентов и планирует списать расходы на них как представительские. Бухгалтеры практически всегда на семинарах спрашивают, будут ли проблемы с налоговиками по представительским расходам, если с приглашенными контрагентами в последующем так и не было заключено договоров. Результат подобных мероприятий абсолютно не влияет на право компании списать расходы как представительские при соблюдении условий из пункта 2 статьи 264 и статьи 252 НК РФ. Компания должна быть нацелена на положительный результат переговоров. А доказать, что таких планов у налогоплательщика не было – дело инспекции. И честно говоря, такое доказывание очень сложно.

Есть два определения Конституционного суда РФ, которые помогут компаниям убедить инспекторов, что главное не результат, а цель мероприятия. Это определения КС РФ от 16 декабря 2008 г. № 1072-О-О и от 4 июня 2007 г. № 320-О-П. Обоснованность расходов, учитываемых в базе по налогу на прибыль, должна оцениваться с учетом намерений компании получить экономический эффект от деятельности, а не от ее результата. Целесообразность расходов оценивает сам налогоплательщик.

Безусловно, цель должна соответствовать коммерческой деятельности компании. Если компания по производству продуктов питания приглашает на переговоры производителя косметики, то вопросы у инспекции могут возникнуть. Повторюсь: доказывать, что компания не права, должны именно налоговики.

Официальный характер мероприятия

Официальный прием, как сказано в пункте 2 статьи 264 НК РФ – это завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Много вопросов вызывает именно эта, более чем расплывчатая фраза — «иное аналогичное мероприятие». К цепочке завтрак и обед напрашивается ужин. В этой связи хочу остановиться на одном интересном и выгодном для компаний письме Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675. Разъяснение касается проведения поздних ужинов для контрагентов. Ночное время суток по статье 96 Трудового кодекса длится с 22 часов одного дня до 6 часов утра другого.

Чиновники разрешили учитывать расходы на такие поздние приемы как представительские при соблюдении двух условий. Конечно, потребуются документы, подтверждающие понесенные на поздний ужин расходы. О каких именно документах может идти речь, я расскажу дальше в ходе семинара.

Более того, необходимо, чтобы мероприятие носило официальный характер. Что именно можно обозначить таким понятием, в Налоговом кодексе РФ не определено. Я приведу пример, который показывает, каким образом можно отличить официальный характер мероприятия от неофициального. Представим, что на улице случайно встретились два бывших одноклассника и решили вместе посидеть в кафе. В ходе разговора оказалось, что один из них руководит компанией. Он пожаловался однокласснику, что его компания судится с налоговой инспекцией и ищет толковых юристов. Другой одноклассник заявил, что он как раз работает в адвокатской палате.

Документальное оформление представительских расходов

Были намечены предварительные договоренности. Фактически, разговор двух старых знакомых перерос в переговоры.

Что сделать, чтобы подобный обед в кафе можно было списать на представительские расходы? Самое важное как раз заключается в том, как бухгалтер оформит расходы. Главное, чтобы директор хотя бы догадался взять в кафе чек.

Что нельзя считать представительскими расходами на официальный прием

В пункте 2 статьи 264 НК РФ сказано, что к представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

С профилактикой и лечением, мне кажется, и так понятно. Мало кому вздумается пытаться списать это на представительские расходы. А вот по развлечению и отдыху часто возникают споры. Очень тонкая грань в отграничении делового ужина в ресторане от отдыха.

Разберем ситуацию. Компания, которая организует для контрагентов какое-то мероприятие, арендует банкетный зал, приглашает музыкантов. Каждый из расходов – на питание, аренду, оплату работы официантов и артистов – надо проанализировать по первичным документам и решить, есть ли возможность рассматривать их как представительские. Сразу скажу, что расходы на артистов налоговая инспекция точно снимет из представительских. Под вопросом обычно украшения для зала: шарики, ленты, цветы. Иногда помогают компании-организаторы мероприятий. Можно попросить их не выделять в «первичке» отдельно выступление артистов и декор.

Вероятнее всего, не получится списать как представительские расходы продукты питания для сотрудников контрагентов, которые ждут в офисе компании подписания документов. Тем, кто приехал от имени контрагента с документами часто предлагают чай, кофе, печенье. В письме от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/327 Минфин России высказался о том, что затраты на такое обслуживание контрагентов не относятся к представительским. Правда, как подчеркнули чиновники, НДС при этом не возникает.

Но из такой ситуации есть выход. Ведь к другим видам расходов чиновники затраты на те же чай и конфеты для контрагентов, ожидающих документы, отнести не запрещают. Например, есть всеми любимый подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ – «другие расходы, связанные с производством и реализацией». Конечно, чиновники Минфина не пропагандируют относить к ним затраты, о которых мы говорим. Но тем не менее, надо иметь такую возможность в виду.

Расходы на обслуживание

Мы обговорили, что такое официальный прием. Теперь разберем, что подразумевается под обслуживанием представителей других компаний и участников заседания совета директоров. Именно этот момент вызывает больше всего дискуссий, потому что само по себе понятие «обслуживание» очень многогранно. Налоговики, Минфин и судьи вкладывают в него зачастую разные смыслы.

Есть судебные решения, из которых можно сделать вывод, что под обслуживанием понимается и оплата проезда, обеспечение жильем человека, который приехал на мероприятие из другого города. То есть расходы на гостиницу и транспорт для сотрудников контрагента ли тех, что прибыли на заседание совета директоров можно отнести к представительским. Для примера можно посмотреть постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. № А72-5629/05-6/435.

  Другое мнение высказывает налоговая служба и Министерство финансов. Расходы на проживание в гостинице, стоимость авиационных и железнодорожных билетов, визовая поддержка для сотрудников иностранной компании – не подпадают под представительские расходы. На эту тему высказалось московское УФНС в письмах от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115 и от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271. А Минфин России выпустил письмо от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235.

Компания сама для себя должна оценить налоговые риски по такому роду расходам. Возможно, если затраты на такие уж и большие, то действительно легче списать их на счет 91 и не мучаться.

Документальное оформление

Мы подошли, наконец, к документальному оформлению представительских расходов. Как такового, перечня документов для подтверждения представительских расходов в Налоговом кодексе РФ нет. Необязательно все документы, которые я назову, необходимо составлять. Я старалась составить список так, чтобы предусмотреть большинство из возможных претензий налоговиков к представительским расходам.

Условно оформление документов можно разделить на три этапа. Первый – это общие документы. Второе — документы, связанные с конкретным мероприятием. Третий — те, что подтверждают фактическое расходование денежных средств. Расскажу о них по порядку.

Первый этап – это закрепление порядка отражения представительских расходов в учетной политике и составление их сметы на отчетный год. В смете достаточно прописать, какую предельную сумму компания может потратить за год на представительские расходы. Эта цифра должна соотноситься с выручкой компании в разумных пределах. Понятно, что если за год компания получила 10 млн рублей, а выделяет на представительские расходы 1 млн, у проверяющих это может вызвать вопросы.

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА – А как нужно утверждать смету для представительских расходов?

— Обязательно. Протоколом общего собрания учредителей или акционеров. Это предусмотрено статьей 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и статьей 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.

После утверждения сметы готовятся организационно-распорядительные документы, которые должен подписать руководитель компании. Фактически, это приказ о представительских расходах на год (образец см. на стр. XXX). В нем могут быть отражены:

  • перечень сотрудников, которые имеют право получать под отчет средства на представительские расходы;

  • порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

  • порядок расходования подотчетных средств;

  • документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм;

  • нормы отдельных видов представительских расходов.

Часто путают подотчетные суммы на командировки и представительские расходы. Если по командировочным расходам сотруднику надо отчитаться в течение трех дней после возвращения, то для представительских расходов срок может быть совершенно другой. Отчитаться по ним надо в течение трех дней по истечении срока, на который выдан подотчетные средства.

На втором этапе оформления представительских мероприятий готовятся следующие документы:

  • приказ руководителя о назначении ответственного за проведение переговоров;

  • приказ о направлении приглашения на встречу;

  • программа встречи с датой, местом, сроком проведения и количеством приглашенных участников со стороны компании и контрагентов. В этом документе можно даже поименно назвать участников.

И, наконец, третий этап предусматривает оформление отчета о проведении мероприятия, отчета по расходам по нему и авансового отчета с оправдательными документами.

 ###Рекомендация лектора###

Как правильно вести бухучет представительских расходов

В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н). Принимая к учету эти расходы, бухгалтер отражает их по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим списание их на счет 20 «Основное производство» или отнесением на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж». Это зависит от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике. Если же компания занимается торговлей, то затраты собираются на счете 44 «Расходы на продажу».

###ОБРАЗЕЦ###

Примерная форма приказа по компании о представительских расходах

ООО «Лучшая компания»                                                              От 11.01.2011 г.

г. Москва

                                                    Приказ № 4

                           О представительских расходах на 2011 год

Приказываю:

1. Установить на 2011 год следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходов

Расходы на одного человека в день, руб.

Проведение официального приема (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие)

До 2500

Транспортное обслуживание

До 1500

Буфетное обслуживание во время переговоров

Оплата услуг приглашенного переводчика из расчета 1 переводчик на 5 человек (в час)

До 1000

2. Назначить ответственным за расходованием средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов заместителя генерального директора Иванюшкину Е.О.

3. Представлять отчет о приеме каждой делегации в течение трех рабочих дней после окончания приема.

Генеральный директор

ООО «Лучшая компания»                        Петров                            Петров И.И.

М.П.

Семинар для бухгалтера,
№2 2011

Конспект подготовила Марина КОСНОВА