Отчет о командировке

На этой странице мы описываем инструкции по оформлению командировок за рубеж и по России.

Инструкция по оформлению командировки за рубеж

(Подробную пошаговую инструкцию оформления командировки с оплатой ПКС по центру ФИиФЧ можно найти внизу страницы в материалах) 

Для оформления Приказа о Вашем командировании за рубеж, необходимо, не позднее чем за 10 дней до начала командировки (а лучше недели за 2-3), представить в Департамент международного сотрудничества (ДМС; К-617 или Г-203б) следующие документы:

1. Представление на зарубежную командировку (необходимо заполнить ВСЕ позиции).

Подписывается:

  • Вами лично;
  • руководителем Вашего структурного подразделения;
  • в комн. К-523 бухгалтер должен проверить правильность Вашего таб. номера и должности и поставить свою подпись;
  • (только при оплате командировки из средств ПКС)в комн. Г-210 зам. директора Дирекции Программы Повышения Конкурентоспособности НИЯУ МИФИ Трояновой Н.М.; также в комн. Г-210 вписывают темы с которых будет происходить оплата командировочных расходов;
  • в комн. К-705начальником  Финансово-Экономическом Управлении (ФЭУ) (показать сотрудникам в комн. К-708 (если финансирование командировки осуществляется не НИЯУ МИФИ, подписывать в ФЭУ не нужно).

2. Заключение об осведомленности. Форму допуска (позиции 2 и 3) и вывод об осведомленности (позиция 7) проставляет сотрудник отдела безопасности (корпус Б, 4 этаж, окно справа), остальное заполняется Вами.

Подписывается:

  • руководителем Вашего структурного подразделения;
  • Начальником отдела безопасности (корпус Б, 4 этаж, к. 404);
  • Начальником управления режима и информационной безопасности (Б-402).

Полезный комментарий: Начальника управления режима и информационной безопасности не бывает в МИФИ по вторникам. Планируйте своё время учитывая этот факт!

3. Служебное задание. Заполняются все позиции, кроме краткого отчета о выполнении задания (позиция 12).

Подписывается:

  • лично Вами;
  • руководителем Вашего структурного подразделения (под  позицией 11 «Содержание задания»).

4. Официальное приглашение от организации, в которую планируется командировка, и его перевод на русский язык (заверенный сотрудником Департамента международного сотрудничества (ДМС; Г-203б или К-617)). Приглашение должно быть адресовано лично Вам; в приглашении должны быть отражены сведения о том, за чей счет оплачиваются все расходы по командировке (проживание, проезд, питание и т.п.).

5. Сведения об ориентировочных расходах на командировку(*).Этот документ нужен только в том случае, если расходы по командировке осуществляются полностью или частично с внутренних счетов НИЯУ МИФИ.

Предварительно подписывается:

6. Индивидуальный план работ (*).Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. Описываются работы, которые будут проведены и их сроки.

Подписывается:

7. Обоснование необходимости командировки (*).Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. В обосновании должна быть кратко описана цель командировки и причина её большой длительности.

Подписывается:

  • руководителем структурного подразделения.

Представленный комплект документов сдаётся в ДМС и потом оттуда направляется в группу приказов, которая издает Приказ о Вашем командировании. Во время Вашей командировки Служебное задание находится в ДМС.

Полезный комментарий: Не забывайте, что для отдела приказов максимальная регламентированная длительность прохода приказа — 10 рабочих дней. Обычно приказы проходят быстрее этого срока, но бывает всякое. Если остаётся мало времени, то лучше всего договориться с отделом приказов и побегать со своим приказом самому — подпишете всё в разы быстрее.

**********************************************************

После окончания командировки

Вам необходимо:

В случае полного или частичного финансирования командировки с внутренних счетов НИЯУ МИФИ, необходимо в течение трех дней после окончания командировки (можно и немного позже — но не затягивайте!):

  • взять в ДМС Ваше Служебное задание, заполнить позицию 12 (краткий отчет) иподписать его у руководителя Вашего структурного подразделения а также подписать у руководителя организации (ректор или любой проректор — обычно первый проректор);
  • по Служебному заданию заполнить Отчет о командировке (остается в ДМС);
  • заверить у сотрудника ДМС копии страниц загранпаспорта с личной информацией и штампами пересечения границы,
  • заверить у сотрудника ДМС перевод на русский язык всех финансовых документов (билеты, счета, посадочные талоны, выписки и т.п.).
  • сдать в УБУФК(комн. К-503):

—  Авансовый отчет (бланк отчета находится в К-503 или ниже);

—  полностью заполненное и подписанное Служебное задание;

—  финансовые документы с переводом на русский язык, заверенные в ДМС.

**********************************************************

Все бланки документов и образцы их заполнения можно взять на сайте НИЯУ МИФИ в разделе «Документы и Бланки», который находится в меню «Преподавателям и сотрудникам» главной страницы сайта www.mephi.ru.

Также актуальные на данный момент формы и примеры их заполнения размещены на этой странице ниже.

Кроме того, там же находятся и нормативные документы, на основании которых разработаны эти правила.

Телефоны ДМС: 324-13-01 и 8 (495) 788-56-99, доб. 9754

Инструкция по оформлению командировки в РФ

Для оформления Приказа о Вашем командировании на территории РФ, необходимо, до отъезда оформить следующие документы:

  1. Командировочное удостоверение.Заполняется Вами и подписывается у Руководителя организации (обычно у проректора). Представляется в отдел документационного обеспечения организационно-правового департамента (по простому «Канцелярия» Г-128)  (совместно с приказом о командировке) для простановки печати на документе с указанием даты выезда из НИЯУ МИФИ
  • лично Вами;
  • Проректором НИЯУ МИФИ {(в зависимости от цели командировки подписывают обычно либо Петровский А.Н. (все, что связано с научной работой), либо Весна Е.Б. (все, что связано с учебными делами)};
  • Сотрудником Канцелярии (Г-128)   (Проставляется номер и на подпись сотрудника ставится печать НИЯУ МИФИ)

ВАЖНО: Командировочное удостоверение необходимо взять с собой в командировку и проставить печати в организации, куда Вы направляетесь. Без правильно оформленного командировочного удостоверения, командировка не будет учтена.

2. Служебное задание. Заполняются все позиции, кроме краткого отчета о выполнении задания (позиция 12). Оставляется у себя до полного заполнения после командировки.

Подписывается:

  • лично Вами;
  • руководителем Вашего структурного подразделения (под  позицией 11 «Содержание задания»).

3. Приказ о командировкеЗаполняется Вами, подписывается и оставляется в Канцелярии (Г-128) для дальнейшего оформления.

  • лично Вами;
  • Проректором НИЯУ МИФИ {(в зависимости от цели командировки подписывают либо Петровский А.Н. (все, что связано с научной работой), либо Весна Е.Б. (все, что связано с учебными делами)};

Примечание: Без приказа сотрудник канцелярии командировочное удостоверение  Вам не подпишет и печать не поставит

4. Сведения об ориентировочных расходах на командировку(*).Этот документ нужен только в том случае, если расходы по командировке осуществляются полностью или частично с внутренних счетов НИЯУ МИФИ.

Служебное задание и командировочный отчёт: как оформить их по правилам 2018 года

Представляется в УБУФК (комн. К-503)

Предварительно подписывается:

5. Индивидуальный план работ (*).Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. Описываются работы, которые будут проведены и их сроки. Представляется в УБУФК (комн. К-503)

Подписывается:

  • научным руководителем/консультантом.

6. Обоснование необходимости командировки (*).Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. В обосновании должна быть кратко описана цель командировки и причина её большой длительности. Представляется в УБУФК (комн. К-503)

Подписывается:

  • руководителем структурного подразделения.

**********************************************************

После окончания командировки

Вам необходимо:

В Канцелярии (комн. Г-128) поставить отметку о прибытии (дату и печать НИЯУ МИФИ в графе прибыл)

В случае полного или частичного финансирования командировки с внутренних счетов НИЯУ МИФИ, необходимо в течение трех дней после окончания командировки (можно и немного позже — но не затягивайте!):

  • сдать в УБУФК(комн. К-503):

—  полностью заполненное и подписанное Служебное задание  (заполнив позицию 12 (краткий отчет)и подписав его Собой и  у руководителя Вашего структурного подразделения)

—  Командировочное удостоверение;

—  Авансовый отчет (бланк отчета находится в К-503, или можно скачать на нашем сайте);

— Финансовые документы, подтверждающие авансовый отчет

**********************************************************

Актуальные на данный момент формы и примеры их заполнения размещены ниже.

Знаете ли вы, как правильно указать цель командировки? Пример можно, конечно, без проблем найти на всевозможных профессиональных форумах бухгалтеров или специалистов по кадровой работе. Но копирование чужого опыта не всегда оправдано.

В нормативных актах нет списка целей поездок по служебной надобности. Тем не менее формулировать причину, по которой сотрудник отправляется в путь, стоит таким образом, чтобы проездные и суточные расходы можно было отразить в учете для снижения

Для этого важно учесть ряд моментов.

Каких именно?

Практикующие бухгалтеры легко приводят различные и указывают на следующее:

  1. Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска — ежегодные или по состоянию здоровья.
  2. Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
  3. Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
  4. Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
  5. Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения к налоговому учету.
  6. Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
  7. Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
  8. Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

  1. Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
  2. Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
  3. Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

К таким лицам относятся:

  • Мамы детей младше 3 лет.
  • Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
  • Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
  • Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

В каких документах пишут цель командировки?

До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:

  1. Приказом.
  2. Служебным заданием.
  3. Командировочным удостоверением.
  4. Отчетом.

В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.

Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, путевые листы, чеки на оплату ГСМ, отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.

Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.

Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.

Директор

Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».

Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».

Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:

  • проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»;
  • проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.;
  • демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»;
  • для компании АО «Хороший клиент».

Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

  • обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»;
  • согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.

Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и командировки. Пример:

«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

  • Изучение целевого рынка.
  • Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
  • Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

Также глава небольшой компании, как и специалист может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

  • проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»;
  • заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»;
  • приобретение оборудования «Станок»;
  • исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».

Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:

  • обучение персонала;
  • участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия);
  • повышение профессионального уровня;
  • освоение новых технологий;
  • проверка качества работы подразделения.

Менеджер по продажам

В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.

Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:

  • увеличение объемов реализации в регионе;
  • изучение рынка сбыта;
  • переговоры с потенциальными клиентами.

«Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:

  • нанести визиты действующим клиентам, согласно графику посещений;
  • посетить потенциальных заказчиков в соответствии с планом встреч;
  • собрать информацию по новому рынку для отдела маркетинга;
  • посетить торговые точки конкурентов, провести сравнительный анализ.

Инженеры, производственный персонал

Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.

Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

  • установка, наладка оборудования;
  • обучение ответственных сотрудников работе с производственной линией;
  • проверка, тестирование работы станков;
  • гарантийный ремонт, сервисное обслуживание аппаратов, поставленных по Контракту №___ от «___»__________ г.;
  • регламентные работы, профилактика оборудования.

Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:

  • обмен опытом с разработчиками аппаратов «Мощные».

Бухгалтер

Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами, принять участие в собрании.

Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:

  • проведение внутреннего аудита, проверка правильности отражения в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций филиала.

Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:

  • посещение для приемки дел.

Работники сельскохозяйственной отрасли

Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты. Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.

В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:

  • закупка удобрений;
  • получение разрешающей документации;
  • представление инвестиционного проекта на специализированной выставке;
  • участие в конференции фермеров, обмен опытом;
  • приобретение спецтехники;
  • реализация продукции на городской ярмарке;
  • доставка партии товаров заводу АО "Заказчик".

Водитель

От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:

  • доставка товаров в компанию ООО «Наш клиент» (адрес);
  • перевозка коммерческого директора;
  • доставка ТМЦ, получение накладных.

Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:

  • приобретение запчастей для ремонта автомобиля;
  • плановая диагностика автомашины;
  • доставка оригиналов документации по сделке.

Научный сотрудник

Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.

Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:

  • Сбор информации для научной работы по теме (название).
  • Изучение оригиналов документации.

Вовсе не обязательно пользоваться стандартными «терминами», в которых обычно описывают цель командировки. Примеры лишь облегчают процесс выбора «подходящих» слов. Опыт многих сотрудников доказывает, что формулировка задания может быть свободной.

Чтобы отправить сотрудника в командировку или деловую поездку, начальник должен составить приказ, в котором обязательно отражается цель командировки. В этой статье вы узнаете подробней про процесс оформления сотрудника в деловую поездку, а также увидите конкретные примеры целей командировок.

Как оформить сотрудника в командировку

Законодательство постоянно меняется, и самые свежие предписания на сегодняшний день, датируются 2015-ым годом. Согласно закону, чтобы отправить сотрудника в деловую поездку, начальник должен подписать приказ по форме № Т-9, в некоторых случаях допускается произвольная форма. Цель поездки отражается в этом приказе, а до 29 декабря 2014-ого года цели командировок отражалась в служебном задании. Подробней о том, как оформить сотрудника в командировку вы сможете узнать в следующем видео:

Как правило, оформлением сотрудника в командировку занимается кадровый отдел, или секретарь-помощник. Но если вы будете самостоятельно оформлять, то не забудьте, что вам нужно помимо прочего получить еще и согласие сотрудника на командировку.

Примеры целей командировок

В приказе должна быть отражена цель командировки. На практике это выглядит так, что в документе пишется сжатая цель, часто она указывается формально. А устно или в виде письменной инструкции или указаний, сотруднику подробно объясняется цель его поездки. Тем не менее, согласно закону вы должны обязательно указать цель командировки, и эту формальность необходимо соблюсти. Цели могут быть различными, вот неполный список примеров целей:

  • Переговоры;
  • Закупка товаров, сырья и т.д;
  • Рекламное представление и презентация продукта или услуги;
  • Исследование рынка и маркетинговые цели;
  • Участие или организация мероприятий, конференций и т.д.;
  • Обучение или обмен опытом;

Есть и универсальные цели – развитие бизнеса компании. В этом случае, вам обязательно необходимо детально объяснить сотруднику его задачи. Например, переговоры могут быть как для привлечения клиентов, так и для привлечения новых партнеров или инвесторов. Вышеперечисленные примеры целей, это одни из самых распространенных, также существуют узкоспециализированные задачи:

  • Проверка филиалов;
  • Франчайзинг;
  • Аудиторская и иная проверка;
  • Обслуживание филиалов и подразделений в регионах;

Цель командировки пишется сжато и сухо.

В приказе нет необходимости разъяснять детали и особенности данной поездки. Однако, рекомендации по поездке сотрудника и точные цели, желательно оформлять также письменно. Это может быть даже простой email или служебный документ, в котором будут прописаны конкретные задачи и цели. В этом документе необходимо полноценно отразить задачи, ведь именно по ним и будут выполняться поставленные цели. Устный инструктаж также приемлем, но не забывайте про обязанности продиктованные законом.

Важная особенность российского законодательства: в пути следования не может быть никаких целей, они могут быть только в месте назначения. Это означает, если у вашего сотрудника есть какая-то задача на середине пути, то такую командировку надо оформить отдельно и далее отдельно оформить следующую командировку до конечной цели. Единственное исключение из этого правила, если вы отправляете в командировку водителя. Непосредственные обязанности такого сотрудника – доставка груза или перевозка других сотрудников, в этом случае цель командировки может заключаться в самой поездке.

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

План и цель командировки: примеры

Цель направления работника в служебную командировку указывается в письменном решении (распоряжении) работодателя, на основании которого работник направляется в командировку и которое должно содержать служебное поручение, подлежащее выполнению работником в служебной командировке (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 3 Положения). Цель командировки (примеры целей приведены ниже) формулируется в зависимости от характера служебного задания, поручаемого работнику.

В качестве примеров целей служебной командировки можно указать следующие:

  • участие в переговорах с ____ (указывается контрагент) по вопросу ____ (указывается предмет переговоров);
  • участие в судебном заседании в арбитражном суде ___ (с указанием наименования суда) по делу ___ (указывается номер дела);
  • проведение инспектирования работы филиала (представительства) в ____ (указывается место нахождения филиала (представительства) организации);
  • участие в международной конференции ___ (название конференции) и т.д.

Цель командировки и командировочное удостоверение

С 08.01.2015 составление командировочного удостоверения не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595), но может быть предусмотрено локальными нормативными актами работодателя. В этом случае цель командировки в командировочном удостоверении (примеры целей перечислены выше) указывается, только если локальными нормативными актами работодателя предусмотрена обязанность оформления командировочного удостоверения с указанием в нем цели служебной командировки.

Оформление плана служебной командировки

План служебной командировки оформляется в случаях, когда составление такого плана предусмотрено локальными нормативными актами работодателя (ст.

Отчет о командировке — пример написания

ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). В отдельных случаях необходимость составления плана служебной командировки предусмотрена внутриведомственными нормативными актами (см. приказ Росимущества от 02.03.2009 N 51 , приказ МВД РФ от 15.11.2011 N 1150 , приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 05.12.2007 N 152).

План командировки (образец которого обычно указывается в локальных нормативных актах) подписывается руководителем организации либо иным должностным лицом, которому такое право предоставлено локальными нормативными актами работодателя. С планом служебной командировки необходимо ознакомить работника, направляемого в командировку.

План служебной командировки содержит информацию о работниках, направляемых в командировку, указываются цель командировки, место (организация), куда направляется работник, мероприятия (вопросы), подлежащие выполнению (решению) в служебной командировке, длительность командировки.

Отчет сотрудника о выполненной работе: учимся составлять

Что же такое Задание на командировку и Отчет о выполненной в поездке работе?" — поинтересуетесь вы. Действующее законодательство относительно служебных командировок работников хозрасчетных2  предприятий на необходимость их оформления даже не намекает. Но наш совет: чтобы избежать вопроса: "Почему часть поручений, данных перед поездкой, осталась без внимания?", а также облегчить работу коллегам (особенно если им предстоит посетить несколько организаций, решить различные проблемы) и т. п., лучше заранее составить для сотрудника Задание на командировку. Тогда, как говорят, и волки будут сыты, и овцы целы.

    НА ЗАМЕТКУ О том, что руководитель определяет задание, которое надлежит выполнить работнику во время командировки, и вправе требовать от него предоставления соответствующего отчета о выполненной в командировке работе, в свое время упоминал Минфин Украины в письме от 05.05.11 г. № 3107230-16-21/11582 (его текст вместе с редакционным комментарием читайте в газете "Все о бухгалтерском учете" №71 за 2011 год на стр. 49).

    Задание на поездку

    В нем следует оговорить, кого и куда командируют (пункт назначения, название предприятия и т. п. ). Далее, полагаем, указывают цель поездки, ее срок и другие задания, которые надо выполнить. Не лишним будет вписать маршрут перемещения и правила отчетности.

    Другой важный вопрос — кому поручить составление задания? Как нам кажется, инициатору поездки (непосредственному руководителю командированного лица). То есть если в поездку направляют менеджера по сбыту, то задание напишет начальник отдела сбыта. Когда же фирма небольшая и начальники отдела не существуют в природе, то этим займется тот, на кого укажет руководитель (например, экономист или бухгалтер на основании приказа директора).

    Пора перейти к наглядному примеру, который, безусловно, вы можете перекроить под себя (см. образец 1).

  Отчет о служебной командировке

    По завершении поездки "турист" напишет Отчет о выполненной работе (далее — Отчет).

Отчет о командировке — пример написания

Его форма еще произвольнее, нежели у вышеупомянутого Задания.

    Так, задача-максимум — отразить степень выполнения поставленной задачи, ход проведенных переговоров, результат деловых встреч (какие соглашения заключены, какие еще можно подписать, сделанные предложения и т. п. ), а также экономическую, ценовую (прайсы) и другую (образцы) информацию, которая может быть полезной для родной фирмы.

    Срок предоставления Отчета, как правило, устанавливают на одном уровне с авансовым3 . Однако, в отличие от последнего, за просрочку предприятие не накажут. Сам же Отчет, заверенный автографом начальника подразделения, подкалывают к авансовому отчету.


   

Главная » Кадровику » Цель командировки

Цель командировки

Вернуться назад на Командировка

В тех случаях, когда у работодателя возникает необходимость в выполнении определенного поручения за пределами постоянного места работы, у него появляется возможность отправить сотрудника в командировку в соответствии со ст. 166 ТК РФ.

Во время поездки за гражданином должно быть сохранено его рабочее место и средний заработок.

Как написать отчет о командировке

Оформление командировок должно осуществляться с учетом требований трудового законодательства. Необходимость документального оформления командировок персонала связана в первую очередь с нормативным требованием подтверждать понесенные расходы.

Для того чтобы оформить командировку с учетом требований действующего законодательства, руководителем издается приказ о направлении сотрудника в командировку. Указанный документ должен в обязательном порядке содержать в себе цель командировки.

В зависимости от того, какова формулировка оформленного служебного задания, цель командировки (примеры приведем ниже) может различаться.

Помимо распоряжения директора компании, существует еще один документ, в котором отражаются цели поездки. Это командировочное удостоверение. Несмотря на то, что командировочное удостоверение уже несколько лет не является обязательным для составления документом, большинство работодателей по-прежнему используют его в своем кадровом документообороте. Для того чтобы составление удостоверения было обоснованно, необходимо обратить внимание на действующие локальные нормативные акты.

По своей сути цели направления сотрудника в командировки могут быть как универсальными, так и специальными. Универсальные направлены на развитие бизнеса компании, привлечение новых клиентов и потенциальных инвесторов.

Рассмотрим, какую работодатель может указать цель командировки в командировочном удостоверении – примеры:

• Представление интересов компании в судебных органах, участие в судебных заседаниях арбитражного суда;

• Проведение переговоров и консультаций с контрагентами;

• Проверка деятельности филиалов, подразделений и представительств компании;

• Принятие участия в различных конференциях;

• Приобретение сырья, материалов, товаров;

• Проведение мероприятий по исследованию рынка, определению его структуры, маркетинговые мероприятия;

• Представление продуктов компании, их презентация;

• Проведение мероприятий по обучению или обмену опытом.

Важно отметить, что при указании цели, ее следует конкретизировать. Необходимо отразить, предмет проведения переговоров, номер рассматриваемого дела, место нахождения обособленного подразделения, наименование конференции.

Если соответствующее требование прописано в локальных нормативных актах, компании-работодателю также следует подготовить план служебной командировки.

Этот документ составляется и подписывается директором организации или иным уполномоченным на это лицом, если данное требование прописано во внутренней документации фирмы. Под роспись с планом командировки следует ознакомить сотрудника.

Помимо цели, план командировки должен отражать место или компанию, в которую направляется сотрудник, вопросы, которые требуют решения, а также продолжительность.

Необходимость указывать в документах цели командировки регламентируется законом. Вследствие чего важность прописанной в документах формулировки нельзя недооценивать. На практике цель в кадровых документах указывается конкретно, но достаточно сжато.

Более детальную информацию о поездке сотрудник получает либо в устной форме, либо посредством дополнительных указаний руководства.