Ошибки при оформлении документов

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Имейте в виду: действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122. Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

ПРИМЕР 1. ШТРАФ ЗА НАРУШЕНИЯ ПРАВИЛ ОФОРМЛЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ООО перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг.

Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов.

Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости.

Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.

Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.

Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что «незначительные недостатки в оформлении первичных документов… не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг».

Учитывая, что к бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок, чиновники определили круг ответственности за оформление таких документов в учете.

Так, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни признается лицо, составившее первичный документ. Этот субъект (гражданин или фирма) должен обеспечить своевременную передачу оформленного документа в бухгалтерию для регистрации в учете, а также гарантировать достоверность его данных.

Что касается лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (например: бухгалтер, руководитель или фирма, с которой заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета), то они не несут ответственности за соответствие составленной другими лицами «первички» и свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Например, если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это не означает, что штрафные санкции в обязательном порядке предъявят и вашему предприятию.

ПРИМЕР 2. ОТСУТСТВИЕ ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНЫХ НАКЛАДНЫХ ПО ФОРМЕ 1-Т

Налоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности. Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т. Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной. Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что «отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г. по делу № А27-391/2010 (определением ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Если нарушения с первичкой нашли у налогового агента, например по НДФЛ, его штрафуют по статье 123 Налогового кодекса. Размер штрафа – 20% от суммы налога, которую вы не удержали и (или) не перечислили в бюджет.

Читайте также «Первичный документ с ошибкой заменить нельзя, только исправить»

Оформление иностранного персонала представляет сложный процесс сбора и оформления документов как для принимающей компании, так и для самого иностранного сотрудника.

Оформление иностранных граждан в штат отличается от обычного процесса оформления сотрудников в штат компании-работодателя, как набором необходимых документов, так и штрафными санкциями за нарушение порядка привлечения.

Отличия в порядке приема и оформления иностранных сотрудников:

  • специальные документы — патент или разрешение на работу, разрешение на временное проживание и т.д.;
  • наличие специальных обязанностей при приеме иностранных сотрудников — постановка и продление миграционного учета, уведомления контролирующих органов;
  • особый порядок учета и налогообложения иностранных сотрудников;
  • особый порядок осуществления трудовой деятельности иностранным гражданином — порядок оформления, командирования, временного перевода, отстранения от работы и даже увольнения;

За ЛЮБЫЕ нарушения порядка, форм и сроков оформления документов работодатель подлежит привлечению к ответственности по ст. 18.15 со штрафами от 400 000 рублей.

Бытует мнение, что штрафуют за неверное оформление только тех работодателей, которые привлекли к трудовой деятельности иностранцев без патентов, однако оно ошибочно. Помимо оформления патента на работу у компании-работодателя в процессе привлечения к трудовой деятельности иностранных граждан у работодателя возникает масса дополнительных обязанностей и обязательных для оформления документов.

цена ошибки — 5.200.000

Незнание законодательства влечет наложение последствия — компанию чуть не оштрафовали на 5 200 000 рублей за неверное оформление при привлечении к трудовой деятельности граждан Белоруссии

Если Ваша компания не имеет возможности привлечь специалиста по оформлению иностранных сотрудников или у Вас есть сомнения в правильности их оформления, обращайтесь в АвагарГрупп и Вы получите:

  • оформление документов иностранного персонала — патент, страховой полис, сертификат комплексного экзамена, справки;
  • оформление документов со стороны работодателя — миграционный учет оформление и продление, любые уведомления;
  • автоматизация процесса оформления иностранного персонала;
  • автоматизация контроля за сроками оформления;
  • уведомления работодателя и иностранного гражданина об истечении сроков действия документов;
  • бесплатный выборочный аудит кадрового делопроизводства
  • массу полезных советов

Получить актуальный прайс

10 ошибок при составлении делового документа

Деловая переписка предполагает соблюдение определенных норм, правил и этикета. Невозможно представить компанию, предприятие или организацию, где не был бы налажен стандартный документооборот. По статистике от тридцати до семидесяти процентов рабочего времени офисного сотрудника уходит на подготовку, составление или проверку деловой документации. Как составить письмо, приказ, претензию, напоминание или коммерческое предложение, чтобы не прослыть дилетантом, установить крепкие связи в бизнесе? В этой статье речь пойдет о самых опасных ошибках при ведении деловой переписки и в оформлении внутренних документов.

Какими бывают деловые документы

Документ – это деловая бумага, в том числе составленная в электронном виде, которая обладает юридической силой и несет определенную миссию: подтверждает правовую, доказательную базу на что-то. Грамотно оформленный документ – эффективное средство регуляции организационных, финансовых или управленческих действий организации и/или должностных лиц. Именно поэтому вся официальная документация требует исключительной точности изложения, не допуская иного толкования текста.

Вся деловая документация подразделяется, в зависимости от целей, на:

деловые письма;

отчеты и планы;

приказы, постановления, решения и распоряжения;

инструкции, положения, правила и нормативно-технические условия;

анкеты для сотрудников, клиентов;

договоры, контракты;

претензии, рекламации и исковые заявления;

докладные и объяснительные записки, справки, акты и т.д.

Сердце служебной документации составляет внутренний управленческий документооборот компании, который подразделяется по службам:

огранизационно-правовая документация;

распорядительные документы;

договорная часть, отражающая основную внешнюю деятельность организации с клиентами, партнерами и подрядчиками;

плановая документация, состоящая из стратегических, тактических и оперативных документов;

финансово-аналитический документооборот;

кадровые документы;

отчетная документация;

ГОСТы, справочная и нормативная документация.

Все эти документы составляются и оформляются по определенным формам в соответствии с принятыми стандартами, заметно отличающимися друг от друга в разных государствах. Во многих организациях и на предприятиях чаще всего действуют четко разработанные шаблоны и бланки разного рода документов.

Грамотно составленный приказ или умно написанное деловое письмо формируют отношения в коллективе и с партнерами, клиентами, что напрямую отражается на результате общей деятельности компании, ее успехе или неудаче в бизнесе.

Деловая переписка имеет свои особенности, поскольку не все факты официальной жизни возможно «упаковать» в строгий алгоритм однажды разработанного шаблона.

Особенности делового стиля письма

Когда документы оформлены в определенном стандартном стиле, принятом в деловой среде, это значительно упрощает их обработку и прохождение по инстанциям. В некоторых случаях неправильное оформление может лишить документ юридического статуса. Многие из нас не раз сталкивались с тем, что нехватка какой-то подписи, неверно указанная дата или должность исполнителя, либо руководителя, значительно усложняла жизнь подателю документа.

Целостность структуры документа предполагает:

точные формулировки в тексте;

краткое изложение самой сути;

единый формат терминов;

наличие всех необходимых подписей, с четким определением должностей.

Письменные формы деловой коммуникации помогают становлению и развитию бизнеса, показывают сильные и слабые стороны профессиональной подготовки специалистов компании.

Ошибки при составлении деловой документации

Ошибка 1. Нет структуры документа. Любой официальный документ должен быть составлен в соответствии со строгой внутренней структурой: краткое вступление, суть основной, главной части и одно-два предложения заключения. При этом весь текст необходимо четко структурировать, разделив его на легко читаемые абзацы.

В деловом письме следует обращаться к конкретному должностному лицу, указав его фамилию, имя, отчество и должность. В теле письма должна быть изложена суть в соответствии с поставленной целью обращения и краткое резюме, отвечающее на вопрос «зачем был составлен документ?».

Ошибка 2. Использование сленговых выражений и неофициальной стилистики. Вся официальная документация стилистически оформляется в строгом соответствии с принятым этикетом, который отрицает применение разговорного, фольклорного или неофициального языка. Если стиль выбран верно, такой документ быстро достигает поставленной цели.

Если в тексте документа необходимо употребление малоизвестных оборотов речи или заимствованных слов, их необходимо расшифровать, дать подробный перевод, уточнить смысл предложения.

Так называемое «этикетное клише» придает документу официоз и вежливый оттенок, а речевые стандарты помогают ему занять свое место в официальном документообороте.

Ошибка 3. Неверное оформление документа. Согласно стандартизации деловой переписки документы должны быть оформлены на фирменных бланках компании, как части бренда. Однако в некоторых случаях такое официальное оформление может быть заменено на скрепление документа печатью и подписью руководителя. Неаккуратно оформленные документы, изобилующие орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками, не имеют права на жизнь, поскольку резко снижают реноме компании-отправителя документа.

Кроме того, в каждом деловом документе должны быть указаны точные реквизиты, даты, фамилии руководителя и исполнителей, адрес компании. Официальные требования к оформлению документов подчиняются строгим канонам стандартов и нормативов. Отсутствие хотя бы одного из структурных элементов может значительно усложнить судьбу подготовленного документа.

Ошибка 4. Нарушение делового этикета. Каноны служебного этикета требуют, чтобы документы были подготовлены на основании точно выверенных фактов, содержали объективную и легко доказательную информацию и были убедительными. Несмотря на то, что деловой документ грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской.

Ошибка 5. Неэффективная подача информации. В ходе деловой переписки и внутреннего ведения документооборота важно грамотно отразить информацию, чтобы составленный документ достиг своей цели. Для этого необходимо иметь навыки владения психологическим присоединением к адресату, либо его дистанциированием, грамотно распределять ответственность за результат и подавать негативную информацию в позитивном ключе.

Главное правило ведения деловой документации: в отношениях среди сотрудников и клиентов всегда должно быть достигнуто взаимопонимание. Дипломатическая подача материала в документальном оформлении – настоящее искусство делопроизводства.

Ошибка 6. Слишком длинный или слишком короткий документ. Чувство меры в оформлении официальной документации может помочь избежать многословия или чрезмерной краткости. В первом случае неструктурированная подача информации играет отрицательную роль и своеобразно, весьма негативно характеризует составителя документа.

Беспорядочность изложения мыслей и многословность побуждает отложить документ, либо оправить его прямиком в корзину. Слишком краткая подача материала, не раскрывающая сути проблемы, так же не достигает поставленной цели. Одно из правил составления делового документа – минимум слов при максимуме информации.

Ошибка 7. Разнообразные формы при подготовке одного и того же документа. Если служащий упражняется в изяществе речи и практикуется в словесности перед коллегами и партнерами, составляя каждый раз абсолютно разные по форме и содержанию приказы, письма или договоры, понять подобный креатив бывает довольно трудно. Единообразный стиль изложения и шаблон при составлении, к примеру, внутренних распоряжений помогает быстрее понять их суть и приступить к выполнению.

Ошибка 8. Перегруз текста номенклатурной лексикой и аббревиатурами. Узкоспециализированные тексты могут содержать общепринятые сокращения, понятные обеим сторонам – отправителю и получателю. Экономические, юридические, технические термины в официальном деловом стиле допустимо писать в сокращении. Например, УК РФ (Уголовный кодекс Российской Федерации), стандарт ISO (Международная организация по стандартизации), ОАО (общество с ограниченной ответственностью), бензин А-95 (марка) и так далее.

Однако такие сокращения уместно применять в тексте не чаще двух-трех раз, при этом в первом случае в скобках необходимо дать расшифровку аббревиатуры.

Ошибка 9. Бесцельность подготовки документа. Официальные документы иногда составляются без определенной цели, чтобы было «как у людей». Такими ошибками грешат формальные клишированные договоры, шаблонные корпоративные книги продаж, письма-поздравления клиентов и тому подобное. Подготовка документа всегда должна начинаться с четко обозначенной цели: привлечь чье-то внимание, указать на несоответствие, выразить признательность, несогласие, протест, подписать или продлить партнерские отношения, побудить к какому-то конкретному действию.

Размытость текста и бесцельность составления официальных документов крайне негативно характеризуют компанию и исполнителя. Такой формализованный подход способен снизить авторитет организации среди партнеров и клиентов.

Ошибка 10. Документ не вызывает позитивного отклика. Официальные бумаги составляются с определенной целью: напомнить, утвердить, получить, пригласить, предупредить и так далее. Любая из этих целей обязана нести в своем ядре позитив и созидание. Если документ составлен в оскорбительной и унизительной форме, даже приказ об увольнении, рекламации о возмещении убытков или требование о немедленном возврате долга, он не достигнет своей цели и породит вражду, ответный негатив.

Наука составлять дипломатичные и грамотные документы с заложенным нужным отправителю ответом постигается лишь на практике, с использованием знаний вежливых речевых модулей и средств выразительной стилистики.

Несколько советов при составлении документов

Текст документа требует подготовки, разработки плана и структуры. Сначала «накидывается» каркас, затем он «обрастает мясом», то есть нужными словами и оборотами, выражающими основную суть. Далее текст структурируется, из него убирается все лишнее, ненужное. Сокращение не должно касаться содержания документа, основной его сути.

После того, как официальная бумага будет составлена, ее нужно несколько раз внимательно прочесть, в том числе вслух. Вычитка текста поможет выявить нарушение стилистических оборотов письменной речи, покажет слабые места документа.

Последняя проверка документа перед отправкой по назначению состоит в том, что визуально проверяется структура оформления, соответствие ее стандартам делопроизводства. Только так можно достичь главной цели документа – донести структурированную важную информацию до сотрудников или клиентов.

Культура письменной деловой речи – часть общей культуры человека. Грамотные служебные документы – настоящее искусство, а «шедевры не создаются за пять минут» (Том Рон). Освоить навыки делового письма и составления официальных документов можно на практике, изучая чужой опыт, делая собственные погрешности. Автор статьи искренне надеется, что перечень наиболее частых ошибок оформления документации поможет их избежать всем читателям этой статьи.

Исправление ошибок в официальных

документах Сочи.

Исправление ошибок в официальных документах Сочи — это качественная услуга наших юристов по доступной цене. Если Вам требуется Исправление ошибок в официальных документах Сочи, позвоните по тел: 8-918-00-55-210, запишитесь на юридическую консультацию, заключите договор и мы исправим ошибки в ваших официальных документах.

Как показывает практика с ошибками пишут не только школьники.

Самое печальное, что ошибки, описки встречаются ,когда мы или нам оформляют важные для нас документы.

Так например: паспорт, трудовая книжка, договор купли продажи, договор приватизации, свидетельство о рождении, свидетельство о браке и.т.д.

При получении документов многие не обращают внимание на орфографические, арифметические ошибки, описки, опечатки и прочие.

К сожалению, получая документы, мы не обращаем на это внимание, не придаем этому большого значения.

Самыми распространенными ошибками, допускаемыми при оформлении документов, являются ошибки, в написании фамилий, имен, отчеств.

Иногда в документах встречаются такие ошибки как: Наталья вместо правильного Наталия, Нелля вместо правильного Нелли. В отчествах Валерьевич вместо правильного Валериевич, Геннадьевич вместо правильного Геннадиевич.

Бывало, что имена в документах, даже в свидетельстве о рождении, просто сокращали АЛ-ДР вместо правильного Александр, даже не подозревая, что это в дальнейшем может привести к проблемам.

Подобные ошибки могут возникнуть вследствие самых разных причин.

Государственные структуры такие ошибки в документах не пропускают.

Ошибки исправляются органом, выдавшим документ. В случае отказа органа, выдавшего документ, необходимо обратиться в суд для исправления ошибки.

Ошибки государственных учреждений ведут к исправление ошибок в официальных документах Сочи.

Обращение в суд с иском об исправлении ошибок в документах требует знаний, навыков и опыта, — скажите вы.

Вы правы.

Доверьтесь специалистам.

Мы юристы в г. Сочи представим ваши интересы в суде по вопросу исправления ошибок, в документах.

Все, что от Вас потребуется это позвонить нам по указанному ниже телефону, встретиться с нашим юристом, обговорить все вопросы, и оплатить стоимость услуги.

Почему проверяющие не признают затраты вместо того, чтобы наказывать за неправильное оформление первичных документов?

Специалист МНС:

– Если белорусский продавец выписал накладную в валюте (согласно договору стоимость товаров оплачивается в белорусских рублях), то организация-покупатель не может принять такой документ к учету для целей налогообложения прибыли и, следовательно, не может включить стоимость приобретенных товаров в затраты при их реализации. Такой документ не отвечает требованиям первичного учетного документа, в нем нет всех необходимых сведений.

Доцент БГЭУ:

– Принцип преобладания экономического содержания означает, что хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете и отчетности исходя не столько из их правового, сколько из экономического содержания. Ошибка при оформлении документа не может служить основанием к аннулированию свершившейся хозяйственной операции. Затраты однозначно должны быть признаны, а документ переоформлен в соответствии с требованиями законодательства.

Дмитрий Иванович, аудитор:

– Экономически обоснованными затратами не могут быть признаны расходы в ситуации, когда фактически не поступил товар, не выполнены работы, не оказаны услуги, не переданы имущественные права (подп. 3.1 п. 3 ст. 130 НК). В данном случае товар поступил, хозяйственная операция имела место, даже если имеются нарушения порядка документального оформления документа (если только они не влекут признания документа недействительным (не имеющим юридической силы)). Это означает, что стоимость товара, фактически полученного организацией, должна быть признана расходами в налоговом учете. А за неправильное оформление документа предусмотрена административная ответственность.

Елена Сергеевна, бухгалтер:

– Извечный вопрос: что первично – яйцо или курица? Жаль, что многие проверяющие до сих пор считают, что суть операции, факт ее осуществления имеют второстепенное значение. Главное – не допустить ошибки при оформлении документа. Ее-то легче обнаружить при проверке, а следовательно, исключить из затрат сумму по такой операции.