Справочник Бухгалтера

Оплата проживания в командировке без документов в 2018 году

Материал предоставлен журналом /

Р. Ярошенко, налоговый юрист

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках…», оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Простое решение

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Универсальный вариант

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Командировка без документов

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело — затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что согласно п. 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках…» оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее — Инструкция N 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа, следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно ст. 217 Налогового кодекса НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Простое решение

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее, до 1 января 2003 г., если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 руб. в сутки. Такой норматив был установлен Приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. N 49н. Но с выходом Постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, — Инструкция N 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем согласно трудовому законодательству работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в ст. 168 Кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное — не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Универсальный вариант

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того Инструкция о служебных командировках N 62, по минимуму.

Проживание в командировке без подтверждающих документов

С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме N 3-г, утвержденной Приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. N 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу N А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу N А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Р.Ярошенко

Налоговый юрист

Бухучет и налоги Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Подскажите последние нормативные документы, какую сумму мы оплачиваем за проживание без документов? 100 рублей?

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

никакую, суточные не обагаемые НДФЛ сейчас 700 рублей.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

1)Основание такого заключения?

Оплата проживания в командировке без подтверждающих документов

Речь идет о проживании без подтверждающих документов.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Раньше (давненько) выплачивались 12 руб. за каждый день, без предоставления документов. Щас этого нет.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Подзаборные выплачиваются по усмотрению директора (в расходы не принимаются, НДФЛ и взносами облагаются), либо на основании трудового или коллективного договора (в расходы принимаются, НДФЛ и взносами облагаются)

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

либо на основании трудового или коллективного договора (в расходы принимаются, НДФЛ и взносами облагаются) — почему НДФЛ облагаются?

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

2) (1)Основание такого заключения? это более резкий вариант поста №3.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Документом, определяющим нормы расходов, в т.ч.на проживание без подтверждающих документов м.б.внутренний номативный акт. п.3ст.217НК Доходы, не подлежащие налогообложению (НДФЛ) данная норма без док-тов на проживание ограничена внутри страны 700руб. Что касается расходов, то в п.1 ст.252НК «Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами.. и (или) документами, косвенно подтверждающие произведенные расходы( вт.ч.таможен.декларацией,приказои о командировке, проездными док-тами, отчетом о выполненной работе в соотв.с договором)Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленнойц на получение дохода. А

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

5 — потому что это просто зарплата.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

8)Сомнительный вывод, если лицо находится в командировке.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Ну если быть точнее, не зарплата, а подарок (поскольку отсутствуют оправдательные документы). Суточными это не будет. Компенсацией расходов на проживание тоже не назовешь — документа о расходах нет, что компенсировать? Так что это не командировочные… ИМХО.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

10)А вас не смущает что этот, с позволенья сказать «подарок», определен ст.168ТК и в подкрепление ст.217НК.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

(10) Ошибаетесь. Это могут быть суточные(по условиям колдоговора), включающие в себя и возмещение сумм проживания. ПредъЯвите нормы, запрещающие это сделать?

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Еще раз повторю — это не может быть «возмещением». Потому 168 не про то. Она предусматривает «В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по найму жилого помещения;» Где тут расходы? Какие они именно? Чем подтверждаются? В суточные включить можно — но только тогда это будут просто суточные — а не оплата проживания. Но тогда НДФЛ если свыше 700 руб.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

А вообще то если абстрагироваться от кодексов, то как вы себе представляете находиться в командировке и нигде не проживать, родственники и знакомые не в счет.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Представляю: месяц проживания в гостинице в Ростове — 45-75 тыс. руб. снять квартиру на месяц у бабушки — 20 тыс. руб. можно хорошо сэкономить… а документы не всякая бабушка дает.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

(15) С бабушкой можно договор найма заключить. А по-поводу обложения суточных НДФЛ не согласен. Данная норма НК противоречит ТК.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

В том то и дело что это НОРМА НК. И противоречие ТК — просто возникать не может, поскольку ТК не регулирует налоговые, а НК — трудовые правоотношения. По ТК можно платить любые суточные, а по НК — платить то не запрещено, но с сумм свыше 700 рэ удержать НДФЛ. Никаких противоречий.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

15)Не смешно, из крайности в крайность. Даже если нет подтверждающих документов на проживание сам факт нахождения сотрудника в командировке явл. подтверждением компенсации данных расходов.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Ээээ, не скажите. Выплата суточных — компенсация работнику, расходов, произведенных в интересах работодателя, и никакого отношения к доходу работника не имеет. А подтвержденные они или нет документально решать локальному акту.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

18 — «данных расходов» КАКИХ «ДАННЫХ»? Сумма? Вы как то по другому понимаете «возмещение расходов«? Я заодно с русским языком понимаю это так — человек произвел расходы, а работодатель их компенсировал. Так вот если работник приехал и говорит — нету у меня документа о расходах, не могу я доказать ни сам факт расходов, ни их величину — что вы будете ВОЗМЕЩАТЬ? Поверим на слово — но удержим НДФЛ — потому что налоговый кодекс на слово не верит. Подтвержденнные они или нет решать не локальному нормативному акту, а закону «о бухгалтерском учете» который говорит что все расходы подтверждаются первичными документами и дает их понятие и обязательные реквизиты.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

(20) Заблуждаетесь, суточные, к примеру, не требуют документального подтверждения.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Да, поскольку НК разрешает выплачивать без подтверждающих документов (до определенной суммы). Между прочим — вы воспринимаете их как по КЗоТу. А ведь ТК говорит уже именно о возмещении! Западные предприятия «суточные» не платят — там оплачивается как раз так, как у нас в ТК и написано — возмещается связь, транспорт, питание, прачечная и т.п. (сталкивался с этим неоднократно при проверке западников) — они откровенно не понимают, как это платить какие-то «суточные» — вне зависимости от расходов. У нас еще просто по инерции действуют старые представления при новой нормативке.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Не путайте западников с нашими командированными. У них общепринято манипулировать счетами из кафе и ресторанов. А вот у нас…. А пока так, то и от «суточных» не уйти.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

в том то и дело что «принято» — хотя закону это противоречит (да и здравому смыслу тоже)

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

20)Как то скучно ходить по кругу. Расходы на проживание без док-тов можно закрепить локальным актом, и если их ограничить нормой НК, то и без оправдательеных документов выплаты не будут доходом сотрудника.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

24)А что там по зарубежной практике об обычаях делового оборота, о признаках косвенного подтверждения расходов?

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

(24) Сдается мне, что вы путаетесь в формулировках. Возмещать, согласно нашего законодательства(как и правил русского языка), значит возвращать, покрывать. И никакой обязательной прямой связи с документальным оформлением это не имеет. Например, возмещение морального вреда тоже никакими прямыми доками не подтверждается…. особенно нравственные страдания;)

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

«Расходы на проживание без док-тов можно закрепить локальным актом, и если их ограничить нормой НК, то и без оправдательеных документов выплаты не будут доходом сотрудника.» — соглашусь в следующей редакции: «Расходы (суточные) без док-тов можно закрепить локальным актом, и если их ограничить нормой НК, то и без оправдательных документов выплаты не будут доходом сотрудника.» НО «Расходы на проживание нельзя закрепить локальным актом и без оправдательных документов они буду объектом НДФЛ. Кстати, есть письма.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Кстати, есть письма. — Троцкого Керенскому?

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Кстати, упомянутая вами ст.217 НК гласит: …а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы… по найму жилого помещения…

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Из решения АС Башкирии: В соответствии с п.1 ст.210 НК РФ, согласно которого при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральных формах, выплаченные работникам под отчет из кассы организации суммы денежных средств, в связи с отсутствием оправдательных документов, подтверждающих осуществление физическими лицами-работниками организации, подлежат включению в совокупный годовой доход и обложению налогом на доходы физических лиц. Как раз по этому поводу. Письмо: Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 28 апреля 2010 г. N 03-03-06/4/51 О налогообложении НДФЛ сумм возмещения работнику расходов в командировке по найму жилого помещения, и об отсутствии оснований для уменьшения организацией налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в случае, если такие расходы работника не подтверждены документально

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

письмо бредового товарища Разгулина совсем не удивляет…..

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Подскажите пожалуйста можно ли дни в командировке оплатить не по среднему заработку, а по окладу и если можно, чем это оправдывается?

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

(33) В большинстве случаев это будет ухудшать положения работника. Если же нет, то закрепите данный способ локальным актом.

Re: Возмещение подотчетному лицу за проживание без документов

Можно, если 34. Но в любом случае пересчитывать, а не ухудшило ли это положение придется каждый раз по каждому сотруднику! Оно вам надо? Проще разъездной характер установить — там средний не нужен.

© 2009—2010 Бухучет и налоги В основу сайта был положен архив форума «Бухучет и налоги»

Командировка: расходы по найму жилья

Командировка: расходы по найму жилья

Правительство РФ издало Постановление от 13.10.2008 N 749, которым утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение N 749). Пунктом 11 названного положения предусмотрено, что работнику возмещаются расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)*(1), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Кроме этого, уточнено, что размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Следует отметить, что ст. 168 ТК РФ установлено, что в коллективном договоре/локальном акте, помимо размеров, связанных с командировками, определяется и порядок их возмещения.

Вместе с тем, как правило, бюджетные учреждения в целях регулирования вопросов выплаты командировочных расходов используют нормы Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729*(2) для организаций, финансируемых из федерального бюджета (далее — Постановление N 729), и Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813*(3) (далее — Указ N 813) для организаций, в которых проходят службу федеральные гражданские государственные служащие.

Несмотря на обязанность возмещения тех или иных расходов, произведенных работником во время командировки, налогообложение таких выплат будет осуществляться в соответствии с требованиями налогового законодательства, поскольку Налоговый кодекс является нормативным актом прямого действия. Вопросам обложения НДФЛ посвящен абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, ЕСН — абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ.

В предложенной статье мы рассмотрим порядок налогообложения выплат, связанных с возмещение расходов по найму жилья на время командировки.

Документальные расходы по найму жилья

Не подлежат налогообложению документальные расходы по найму жилого помещения. При этом отметим, что нормирование данных расходов в целях обложения НДФЛ и ЕСН*(4) не производится (как правило, стоимость бронирования входит в стоимость проживания, а также не является выплатой в пользу физического лица в связи с направлением его в командировку).

В целях правильного применения указанной нормы бухгалтерам необходимо строго отслеживать, какие расходы возмещаются работнику по документам, подтверждающим проживание: в квитанции об оплате проживания четко должна быть обозначена цель расходов — за проживание/наем жилого помещения. В данном случае база для налогообложения отсутствует.

В случае если в квитанции имеется другая формулировка, например за аренду зала, или поименованы такие расходы, как “химчистка“, “минибар“*(5), “солярий“, “кабельное телевидение“ и т.п., возникает объект налогообложения по НДФЛ*(6) (за исключением того случая, когда такие услуги предоставляются в соответствии с п. 4 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ*(7) и входят в цену номера/места в номере; однако в целях исключения разногласий с налоговыми органами по поводу налогообложения указанных сумм сотруднику необходимо представить документальный перечень услуг, входящих в цену номера, заверенный в установленном порядке). То есть дополнительные услуги, оказываемые за отдельную плату, в случаях их возмещения организацией следует включать в доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ и ЕСН (см. также Письмо Минфина РФ от 26.06.1997 N 04-04-06).

По возвращении из командировки физическое лицо представило счет из гостиницы, в котором, помимо платы за проживание, указана плата за пользование холодильником, телевизором*(8). Подлежат ли налогообложению соответствующие суммы? Для решения названной проблемы следует обратиться к Постановлению ФАС УО от 22.03.2007 N Ф09-1880/07-С2.

Суд отметил, что предельного перечня расходов, входящих в командировочные, норма абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ не содержит.

В счетах, выставленных гостиницами отдельной строкой, выделялись платежи за проживание, пользование телевизором, холодильником и т.д. Оплата работниками организации указанных услуг вызвана необходимостью проживания в гостинице, не зависит от волеизъявления физического лица, а сами услуги являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы.

Таким образом, у налогового органа отсутствовали основания для начисления налогоплательщику спорной суммы НДФЛ и соответствующих пеней, а также привлечения его к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ. К такому же решению пришел этот же суд в Постановлении от 23.01.2008 N Ф09-4857/07-С2.

Дополнительно скажем, что ранее МНС разъясняло следующее: если в расшифровку оплаты номера включаются суммы оплаты наличия в нем телевизора, телефона, холодильника, то стоимость оплаты этих минимально необходимых услуг также является компенсационной выплатой, не подлежащей налогообложению (Письмо МНС РФ от 02.07.1999 N ВГ-6-06/521). При этом следует иметь в виду, что согласно Приказу Ростуризма от 21.07.2005 N 86*(9), изданному во исполнение Распоряжения Правительства РФ от 15.07.2005 N 1004-р, к большинству категорий номеров гостиниц (за исключением номеров II/III — V категорий) предъявляются требования об обязательном наличии холодильника/телевизора.

Для плательщиков налога на прибыль обложение ЕСН дополнительных услуг, не входящих в цену номера, не производится на основании ст.

Оплата проживания в командировке в 2018 году

252, п. 1 пп. 12 ст. 264 и п. 3 ст. 236 НК РФ.

Возможны ситуации, когда работник при представлении авансового отчета по командировке прикладывает в качестве подтверждающих документов только счета о проживании из гостиниц без наличия чека контрольно-кассовой машины. При этом возникает вопрос: необходимо ли соответствующие суммы включить в состав расходов по налогу на прибыль и доначислить ЕСН и НДФЛ?

В данном случае представляет интерес Постановление ФАС МО от 05.05.2008 N КА-А40/3517-08: суд со ссылкой на ст. 166 ТК РФ, ст. 264 НК РФ, форму N 3-Г *(10), а также п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт“ указал, что представленные сотрудниками заявителя счета из гостиниц, составленные по форме N 3-Г и являющиеся бланками строгой отчетности, не требуют применения контрольно-кассовой техники, о чем свидетельствуют необходимые реквизиты: бланки изготовлены типографским способом, имеются выходные данные типографии, нумерация также осуществлена типографским способом. Таким образом, судом сделан вывод о том, что заявитель правомерно включил спорные затраты в состав расходов.

Положениями ст. 217, 238 НК РФ установлено, что не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН выплаты, связанные с расходами на командировки, в частности расходы по найму жилого помещения, при условии их документального подтверждения.

Как следует из материалов дела, данные расходы подтверждены счетами гостиниц, которые являются первичными документами, следовательно, выданные сотрудникам подотчетные денежные средства не являются их доходом, поскольку они были использованы ими в интересах организации.

Таким образом, считается неправомерным доначисление НДФЛ и ЕСН, а также штрафов и пени по указанным налогам.

Аналогичный вывод содержится в Постановлении ФАС СЗО от 12.01.2004 N А56-33311/02. При этом был отклонен довод налоговой инспекции о том, что гостиницы не состоят на налоговом учете в налоговых органах. Следовательно, плательщик обоснованно не включил в налогооблагаемый доход физических лиц суммы, израсходованные на оплату услуг гостиниц.

К такому же решению пришел ФАС ПО в Постановлении от 07.02.2006 N А65-12149/05-СА1-32, однако данный суд в Постановлении от 20.03.2007 N А65-14336/2006-СА2-41 в схожей ситуации делает следующий вывод: поскольку гостиницы не имели статус юридического лица и не стоят на налоговом учете, представленные накладные, корешки приходных ордеров, счета, составленные и подписанные от имени указанных гостиниц, не могут служить основанием для принятия предъявленных сумм к авансовому отчету. Соответственно, подтверждено доначисление НДФЛ налоговым органом.

Также данный суд в Постановлении от 04.06.2003 N А56-26589/02 отметил следующее: приведенная норма кодекса*(11) не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения. Командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме*(12). Более того, приведенной нормой кодекса допускается непредставление вообще командированным работником документа, подтверждающего расходы по найму жилого помещения. И даже в этом случае суммы таких расходов частично освобождаются от обложения налогом. При этом в постановлении названного суда от 18.02.2008 N А56-52410/2006 подчеркнуто, что чеки контрольно-кассовой машины не являются единственными документами, подтверждающими произведенные расходы при осуществлении расчетов наличными денежными средствами.

Представляет интерес и Постановление ФАС МО от 19.10.2006 N КА-А40/9978-06, в котором суд пришел к выводу: если оплата проживания подтверждена квитанциями к приходно-кассовым ордерам, форма которых утверждена в установленном порядке, то названные суммы обоснованно не включены налогоплательщиком в налогооблагаемый доход физических лиц.

В аналогичной ситуации ФАС МО в Постановлении от 29.02.2008 N КА-А40/14043-07 указал, что отсутствие кассовых чеков при предъявлении иных документов, подтверждающих расходование сотрудником общества денежных средств, полученных под отчет на командировочные расходы, не может являться основанием для доначисления НДФЛ, соответствующих пеней и взыскания штрафа.

Кроме того, ФАС ЗСО в Постановлении от 11.06.2003 N Ф04/2539-461/А70-2003 была рассмотрена обратная ситуация — наличие чеков ККМ и отсутствие счетов гостиниц. Суд указал на подтверждение произведенных сотрудником предприятия командировочных расходов согласно командировочному удостоверению, авансовому отчету, кассовому чеку. Довод налогового органа о том, что при отсутствии счета на проживание в гостинице доказательством оплаты за проживание не может служить кассовый чек, поэтому налоговым агентом должен удерживаться налог, не был принят, поскольку в данном случае подотчетные средства не остаются в распоряжении работника и не могут рассматриваться как полученный им доход, который включается в налоговую базу по НДФЛ.

Интересен и вывод, сделанный в Постановлении ФАС УО от 23.04.2008 N Ф09-2594/08-С3: судом установлено, что обществом были представлены документы, подтверждающие направление работников в командировку и их нахождение в месте командировки, а также документы, подтверждающие внесение работниками денежных средств в счет оплаты проживания в гостиницах в месте командировки, в которых указаны ИНН с нарушенной структурой. Вместе с тем данные документы содержали все необходимые реквизиты, они подписаны работниками гостиниц, заверены печатями, в них указаны места нахождения гостиниц.

Доказательств того, что реально услуги по проживанию не оказывались работникам и полученная часть аванса, предназначенная для оплаты найма жилья, фактически оставалась у работника (в нарушение положений ст. 65 АПК РФ), налоговый орган не представил. Таким образом, было признано недействительным решение налогового органа в части доначисления НДФЛ*(13).

При проверке представленных организацией авансовых отчетов сотрудников установлено, что часть подтверждающих расходы документов не содержит необходимой информации (произошло обесцвечивание текста в связи со световым воздействием). Правомерно ли доначислить на соответствующие суммы НДФЛ? Применительно к названной ситуации целесообразно обратиться к Постановлению ФАС ПО от 20.03.2007 N А65-14336/2006-СА2-41: налоговым органом установлено, что организацией произведена оплата работникам — физическим лицам по их авансовым отчетам расходов без чеков контрольно-кассовой техники, которые в нарушение п. 1 ст. 210 НК РФ не включены в налоговую базу налогоплательщиков — физических лиц.

При этом чеки контрольно-кассовой техники (билеты на проезд), представленные во время налоговой проверки, не имели информации, поскольку бумажный носитель по истечении времени не содержал ее.

Арбитрами было отмечено следующее: из протокола судебного заседания усматривается, что судом первой инстанции предлагалось проведение технической экспертизы спорных документов на предмет исследования информации, имевшейся на этих бумажных носителях, однако организация от проведения экспертизы отказалась, то есть не воспользовалась возможностью доказать соответствующие обстоятельства. Названный факт послужил основанием для увеличения налоговой базы по НДФЛ на соответствующие суммы.

В дополнение отметим, что Минфин в случае возникновения ситуации, когда в результате хранения мастика кассового чека выцветает и отраженная на нем информация становится не видна, считает возможным подтверждение для целей налогообложения прибыли фактически осуществленных затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала чека (письма от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209).

Расходы по найму жилья без подтверждающих документов

Конкретный работодатель на основании требований ст. 168 ТК РФ в части самостоятельного установления порядка и размеров возмещения командировочных расходов вправе определить надлежащий порядок и норматив возмещения расходов на проживание без подтверждающих документов*(14).

При этом с 01.01.2008 в случае непредставления документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки, соответствующие суммы не подлежат обложению НДФЛ в пределах 700 руб. (по российским командировкам) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Письмо Минфина РФ от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30).

Обложение ЕСН в данном случае у плательщиков налога на прибыль не производится на основании п. 3 ст. 236 НК РФ.

Расходы по найму жилья у частных лиц

Встречаются случаи, когда работник направляется в командировку в такую местность, где отсутствуют организации (индивидуальные предприниматели), оказывающие гостиничные услуги. Как правило, тогда физические лица проживают на частных квартирах, принадлежащих гражданам.

Основанием для подтверждения такого проживания и произведенных расходов будут являться договор найма жилого помещения, заключенный на основании ст. 671 ГК РФ и 30 ЖК РФ, либо договор поднайма жилого помещения, заключенный на основании ст. 685 ГК РФ, 76 ЖК РФ (иногда физические лица заключают так называемый договор аренды жилого помещения, тем не менее такой договор будет регулироваться нормами законодательства о найме/поднайме жилого помещения, несмотря на юридическую некорректность названия договора). Суммы, выплаченные на основании такого договора (договор составляется в письменной форме), не подлежат обложению у командированного сотрудника ни НДФЛ, ни ЕСН.

Также чрезвычайно важным представляется Постановление ФАС СЗО от 18.10.2007 N А56-8092/2007, в котором отмечено, что командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме. Так как НК РФ не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения.

Необходимо сказать несколько слов о налогообложении доходов физического лица, сдавшего квартиру (по договору, сторонами которого являются физические лица).

Во-первых, командированный сотрудник выплачивает лицу, сдавшему квартиру, сумму, обусловленную условиями договора в полном объеме без каких-либо удержаний, поскольку сотрудник не является налоговым агентом и законодательством на него не возложена обязанность в данном случаем исчислять и удерживать НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Во-вторых, на организацию, возместившую своему сотруднику расходы по найму жилого помещения, не возложена обязанность удержания НДФЛ с доходов “сдатчика“ квартиры, поскольку организация не выплачивает этому лицу никаких доходов, то есть не является в этом случае налоговым агентом. Отсутствует у нее и обязанность подавать сведения в налоговые органы, поскольку такая обязанность на основании п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ возложена только на налоговых агентов.

В-третьих, в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 228 и ст. 229 НК РФ физическое лицо, сдавшее в наем (поднаем) жилое помещение, обязано самостоятельно исчислить НДФЛ и уплатить его при декларировании своих доходов*(15).

А.В. Власов

“Оплата труда в бюджетном учреждении: акты и комментарии для бухгалтера“, N 2, февраль 2009 г.

————————————————————————-
*(1) Согласно разъяснению Роструда от 30.04.2008 N 1024-6 суточные не являются вознаграждением за труд, то есть не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер, и выплата их не ставится в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции, работнику следует выплачивать суточные за все дни его нахождения в командировке, в том числе и при простое.

*(2) Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“.

*(3) Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813 “О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих“.

*(4) Данный вывод подтверждается Письмом МНС РФ от 04.04.2003 N 05-1-05/80-М339.

*(5) См. Постановление ФАС СЗО от 08.10.2003 N А05-3238/03-166/11.

*(6) Судьи ФАС ПО в Постановлении от 08.06.2006 N А65-35811/2005-СА2-41 отметили, что по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ подлежат возмещению, в частности, расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

*(7) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490 “Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ“.

*(8) Счет по форме N 3-Г, утв. Приказом Минфина РФ от 13.12.1993 N 121.

*(9) Приказ Ростуризма от 21.07.2005 N 86 “Об утверждении Системы классификации гостиниц и других средств размещения“.

*(10) Минфин в Письме от 15.06.2006 N 03-05-01-04/164 сообщил, что счет по форме N 3-Г является документом, подтверждающим оплату расходов по найму жилого помещения, и бланком строгой отчетности (Письмо Минфина РФ от 13.03.2002 N 16-00-24/13).

*(11) Имеется в виду абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

*(12) Данный вывод подтверждается Постановлением ФАС СЗО от 28.11.2006 N А05-7474/2005-29.

*(13) При этом уместно вспомнить и п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53, согласно которому акт нарушения контрагентом налогоплательщика своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.

*(14) Для бюджетных учреждений следует напомнить, что при отсутствии документов, подтверждающих проживание, выплачивается сумма в размере 12 руб. в сутки (пп. “а“ п. 1 Постановления N 729) или в размере 30% установленной нормы суточных для государственных служащих (п. 19 Указа N 813).

*(15) Для справки: п. 2 Постановления Пленума ВС РФ от 18.11.2004 N 23 разъяснено, что в тех случаях, когда не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя лицо приобрело для личных нужд жилое помещение или иное недвижимое имущество либо получило его по наследству или по договору дарения, но в связи с отсутствием необходимости в использовании этого имущества временно сдало его в аренду или внаем и в результате такой гражданско-правовой сделки получило доход (в том числе в крупном или особо крупном размере), содеянное им не влечет уголовной ответственности за незаконное предпринимательство.