Оплата проезда до места работы

Содержание

В комментируемом письме Минфин России в очередной раз рассмотрел вопрос учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно. В целях главы 25 «Налог на прибыль организаций” НК РФ компании вправе учитывать все расходы при формировании налоговой базы по налогу при соответствии критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в статье 270 Налогового кодекса.

По общему правилу, любые выплаты работникам, которые связаны с их содержанием и при этом предусмотрены законодательством РФ, трудовыми или коллективными договорами, могут быть учтены при расчете налога на прибыль. Такие затраты включают в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Расходы, которые не учитывают при расчете налога на прибыль, перечислены в статье 270 Налогового кодекса. К таким расходам относится, в частности, оплата проезда работников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами или ведомственным транспортом.

Часть оплаты труда?

Из этого правила есть исключения:

  • когда доставка работников до места работы и обратно предусмотрена трудовым или коллективным договорами;
  • когда организация вынуждена привозить сотрудников к месту работы из-за технологических особенностей производства.

Это свойственно, например, заводам либо тяжелым производствам, которые располагаются за городом. Или если смена заканчивается в ночное время, когда общественный транспорт не функционирует. В этих случаях компенсацию затрат на проезд можно учесть при налогообложении прибыли.

Таким образом, если компенсация затрат работников по проезду на работу и обратно входит в систему оплаты труда, ее можно учесть при расчете налога на прибыль. А вот если компенсация проезда не является формой оплаты труда и носит социальный характер, то учесть такие затраты при расчете налога на прибыль не получится.

Документально подтверждены

Расходы учитывают для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. Организация не сможет включить расходы в затраты при расчете налога на прибыль, если не будет подтверждающих документов.

Напомним, отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов.

Не забываем про НДФЛ и взносы

Компенсация расходов работника на оплату проезда к месту работы и обратно облагается страховыми взносами и НДФЛ. Об этом Минфин России напомнил еще в письме от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093. Перечни доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ и страховых взносов, содержатся в статьях 217 и 422 НК РФ. При этом суммы возмещения работодателем стоимости проезда сотрудников к месту работы в данных перечнях не значатся. Поэтому с таких сумм нужно уплатить НДФЛ и взносы в общем порядке.

Бухалтерский учет

Оплату проезда работников к месту работы и обратно, предусмотренную трудовым и коллективным договорами, можно отнести к расходам по обычным видам деятельности, поскольку она связана с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ, оказанием услуг.

Эти суммы могут отражаться по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда”, если они рассматриваются как часть заработной платы.

ДЕБЕТ 20  КРЕДИТ 70
отражена стоимость проезда работника к месту работы и обратно;

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44)  КРЕДИТ 69
начислены страховые взносы с компенсации стоимости проезда;

ДЕБЕТ 70  КРЕДИТ 68
удержан НДФЛ с компенсации стоимости проезда;

ДЕБЕТ 70  КРЕДИТ 51 (50)
компенсация стоимости проезда выплачена работнику.

Эксперт «НА” Е.В. Чимидова

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Подключить бератор

Ответ

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходы в целях исчисления налога на прибыль принимаются в случае единовременного соответствия следующим критериям:

— экономически обоснованы;

— направлены на получение дохода;

— документально подтверждены;

— прямо не поименованы статьей 270 НК РФ.

На основании пункта 26 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

По нашему мнению, из приведенной нормы следует, что пункт 26 статьи 270 НК РФ предусматривает возможность признания в целях налогового учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно в следующих случаях:

1) в случае, когда затраты подлежат включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства;

2) в случае, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

По нашему мнению, из приведенной нормы следует, что имеют место два разных основания для признания таких расходов в целях исчисления налога на прибыль.

В первом случае расходы учитываются в соответствии с положениями статьи 264 НК РФ в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Осуществление таких расходов вызвано технологическими особенностями производства.

Во втором случае расходы учитываются в соответствии с положениями статьи 255 НК РФ в качестве расходов на оплату труда, предусмотренных трудовыми и/или коллективными договорами.

В рассматриваемом случае, оплата стоимости проезда работника к месту работы и обратно, обусловлена не технологическими особенностями производства (удаленность от населенного пункта, отсутствие доступного маршрута проезда общественным транспортом и т.д.), а удаленностью проживания самого работника. В таком случае, по нашему мнению, первый случай не применим.

В отношении второго случая отметим, что Минфин РФ придерживается позиции, согласно которой расходы по возмещению затрат работника по проезду на работу и обратно могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли в случае, если такая выплата является формой системы оплаты труда. В случае если такая выплата не является формой системы оплаты труда и носит социальный характер, то в расходах для целей налогообложения прибыли такая выплата не учитывается.

В соответствии со статьей 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В соответствии со статьей 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В НК РФ не определено, что понимается под выплатами в натуральной форме.

Согласно статье 131 ТК РФ в соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству Российской Федерации и международным договорам Российской Федерации. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы.

Иной порядок учета расходов на оплату проезда работника на работу и обратно по сути не будет являться исключением предусмотренным пунктом 26 статьи 270 НК РФ.

Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина РФ от 16.04.19 № 03-03-07/26913:

«…Согласно положениям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно пункту 49 статьи 270 Кодекса, в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.

При этом на основании пункта 26 статьи 270 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В соответствии со статьей 255 Кодекса в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Таким образом, если расходы организации по возмещению затрат работника по проезду на работу и возвращению с работы являются формой системы оплаты труда, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов на оплату труда при условии соблюдения критериев статьи 252 НК РФ.

В случае если указанные расходы организации не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер, то такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций…».

В Письме Минфина РФ от 16.03.17 № 03-04-06/15198 указано:

«…В соответствии с положениями статьи 252 Кодекса в целях исчисления налога на прибыль организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные расходы при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно статье 255 Кодекса в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Установленный статьей 255 Кодекса перечень расходов на оплату труда не является закрытым, и согласно пункту 25 указанной статьи Кодекса к расходам на оплату труда относятся также другие виды расходов, произведенных в пользу работника, при условии, что они предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором.

При этом на основании пункта 26 статьи 270 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Вместе с тем расходы на оплату проезда к месту работы работников, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами, рассматриваются в законодательстве Российской Федерации о налогах и сборах в качестве расходов, уменьшающих размер налоговой базы по налогу на прибыль организаций, только если они являются частью системы оплаты труда, так как включение указанных сумм в состав расходов на оплату труда, как и в случае иных начислений по оплате труда, предполагает возможность выявить конкретную величину доходов каждого работника (с начислением налога на доходы физических лиц).

При отсутствии такой возможности расходы на оплату проезда к месту работы работников в целях налогообложения прибыли организаций не могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, а иной порядок учета такого рода выплат в пользу работников, являющихся по сути социальными выплатами, не предусмотрен. В этом случае указанные расходы не будут являться исключением, оговоренным в пункте 26 статьи 270 Кодекса…».

Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина РФ от 19.04.19 № 03-04-06/28569 по вопросу об НДФЛ, страховых взносах и налоге на прибыль при оплате иногородним работникам стоимости проезда к месту работы и обратно, их проживания в месте работы.

С учетом изложенного, Организация вправе принять в расходы для целей налогообложения прибыли оплату стоимости проезда работника на работу и обратно, если такая выплата предусмотрена трудовым договором и является частью системы оплаты труда. Кроме того, такая выплата, на наш взгляд, соответствует критериям статьи 252 НК РФ, т.к. обусловлена обеспечением Организации персоналом высокой квалификации.

НДФЛ

Статья 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Согласно пункту 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся:

1) оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ. В данном перечне оплата стоимости проезда работника до работы и обратно не предусмотрена.

В Письме Минфина РФ от 19.04.19 № 03-04-06/28569 по вопросу об НДФЛ, страховых взносах и налоге на прибыль при оплате иногородним работникам стоимости проезда к месту работы и обратно, их проживания в месте работы указано:

«…Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Таким образом, оплата организацией за работников в их интересах стоимости проезда работников к месту работы и обратно, а также их проживания в месте работы признается их доходом, полученным в натуральной форме. С учетом пункта 1 статьи 211 Кодекса суммы данной оплаты включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц.

Перечень доходов, не подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.

Положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм оплаты организацией стоимости проезда работников к месту работы и обратно, а также их проживания в месте работы, статья 217 Кодекса не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке…».

В Письме Минфина РФ от 16.03.17 № 03-04-06/15198 изложено:

Согласно пункту 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.

Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.

Оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса, признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Таким образом, оплата организацией проезда работников при условии того, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, с учетом данной нормы признается их доходом, полученным в натуральной форме.

Соответственно, сумма указанной оплаты, произведенной в соответствии с договором, заключенным с транспортной организацией, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Согласно пункту 1 статьи 211 Кодекса при получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 Кодекса…».

В Письме от 18.01.19 № 03-03-06/1/20943 отмечено следующее:

«…Согласно статье 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ.

Положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией стоимости проезда работников к месту работы и обратно, статья 217 НК РФ не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке…».

С учетом изложенного, оплата Организацией за работника в его интересах стоимости проезда к месту работы и обратно признается его доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит налогообложению НДФЛ.

По нашему мнению, в рассматриваемом случае оплата стоимости проезда работника к месту работы и обратно, может быть рассмотрена Организацией как выплата произведенная в интересах самой Организации, т.к. оплата стоимости проезда к месту работы и обратно работника обусловлена местом проживания сотрудника и необходимостью Организации обеспечением персоналом высокой квалификации (т.е квалификации имеющейся у работника). В случае если выплаты работнику произведены в интересах работодателя, то такие выплаты не подлежат обложению НДФЛ.

Так, в Обзоре практики Президиума Верховного Суда РФ 21.10.15 (пункт 3) изложено следующее:

«Получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается налогом, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина.

Хозяйственное общество оспорило в арбитражном суде решение налогового органа о привлечении к предусмотренной статьей 123 НК РФ ответственности в связи с неисполнением обязанностей налогового агента по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет налога при оплате аренды квартир, предоставленных для проживания работникам.

Налоговый орган требования общества не признал.

К доходам, полученным гражданином в натуральной форме, положениями подпунктов 1 — 2 пункта 2 статьи 211 Кодекса отнесена оплата за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания и отдыха, либо получение таких благ в отсутствие встречного предоставления (безвозмездно) или на условиях частичной оплаты.

Как указывалось налоговой инспекцией, организацией в качестве работодателя заключались трудовые договоры с иногородними работниками, по условиям которых работодатель обязался оплачивать проживание привлекаемых к работе граждан в специально арендуемых для них квартирах. Поскольку жилые помещения использовались работниками организации для удовлетворения личных нужд (потребности в жилье), по мнению налогового органа, при оплате проживания у работников возник доход, облагаемый в соответствии с вышеуказанными положениями пункта 2 статьи 211 НК РФ.

Решением суда первой инстанции, с выводами которого согласились суды апелляционной и кассационной инстанции, привлечение общества к налоговой ответственности признано незаконным по следующим основаниям.

В качестве обязательного признака получения физическим лицом дохода в натуральной форме положениями подпунктов 1 — 2 пункта 2 статьи 211 НК РФ называется удовлетворение при этом интересов самого гражданина.

Из чего следует, что при решении вопроса о возникновении дохода на основании данной нормы Кодекса необходимо учитывать направленность затрат по оплате за гражданина соответствующих товаров (работ, услуг) или имущественных прав на удовлетворение личных потребностей физического лица, либо на достижение целей, преследуемых плательщиком, например, работодателем, для обеспечения необходимых условий труда, повышения эффективности выполнения трудовой функции т.п.

Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого налогом.

В данном случае договоры аренды жилых помещений заключались по инициативе работодателя в целях осуществления хозяйственной деятельности организации, а именно, в связи с открытием филиала, расположенного в другом городе, необходимостью привлечения к труду в филиале иногородних работников, имеющих особый опыт и квалификацию, которые в отсутствие такой необходимости самостоятельно не изменили бы место жительства (пребывания).

Предоставленные работникам квартиры обеспечивали комфортное проживание, соответствовали статусу работников, но при этом не относились к категории элитного жилья с элементами роскоши, что могло бы свидетельствовать о том, что при выборе помещений организация преследовала цель удовлетворения индивидуальных потребностей граждан-работников, обусловленных преимущественно избранным ими образом жизни.

Таким образом, затраты на аренду жилья для работников производились организацией прежде всего в своих интересах, что свидетельствует об отсутствии преобладающего интереса физических лиц и, соответственно, об отсутствии личного дохода, подлежащего налогообложению на основании подпунктов 1 — 2 пункта 2 статьи 211 Кодекса».

Страховые взносы

На основании подпункта 1 пункта 1 статьи 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков-организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу таких физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Согласно пункту 1 статьи 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для плательщиков-организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пункта 1 статьи 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статьи 422 НК РФ.

Перечень неподлежащих обложению страховыми взносами выплат физическим лицам приведен в статье 422 НК РФ и является исчерпывающим.

В данном перечне выплаты физическому лицу в рамках трудовых отношений в виде оплаты стоимости его проезда к месту работы и обратно не поименованы, следовательно, такие выплаты в пользу работника облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина РФ от 18.01.19 № 03-03-06/1/2093, от 19.04.19 № 03-04-06/28569.

Коллегия Налоговых Консультантов, 1 октября 2019 года

Из изложенного в Определении Верховного Суда РФ от 01.02.16 № 306-КГ15-18624 по делу № А65-1930/2015 можно сделать вывод, что выплаты социального характера, это основанные на коллективном договоре выплаты, которые не являются стимулирующими, не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд), в том числе и потому, что не предусмотрены трудовыми договорами.

Далее при ответе мы исходим, что оплата стоимости проезда работника на работу и обратно является составной частью системы оплаты труда и предусмотрена в трудовом договоре.

Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015).

Назад в раздел

Работодатель оплачивает работнику проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно. Работник поехал на сессию и вернулся обратно на личном транспорте (1000 км от места работы). Работник представил чеки на бензин.
Обязан ли был работодатель в данном случае оплатить проезд к месту учебы и обратно, учитывая, что все условия для выплаты компенсации соблюдаются? Если был обязан, то как документально оформить выплату компенсации?

14 января 2020

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Работодатель обязан оплатить проезд работника к месту учебы любым транспортом, в том числе и личным.
В локальном нормативном акте организации следует отразить способ определения стоимости проезда работника на личном транспорте, перечень необходимых документов, представляемых работником.
Для возмещения расходов работнику следует представить справку-вызов от учебного заведения, чеки ККТ автозаправочных станций (копии чеков) на оплату ГСМ, копии документов на автомобиль.

Обоснование позиции:
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ плательщик налога на прибыль организаций (далее — налог на прибыль) вправе при налогообложении прибыли уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Пункт 13 ст. 255 НК РФ позволяет налогоплательщику учесть в составе расходов на оплату труда расходы в виде среднего заработка, сохраняемого в соответствии с законодательством Российской Федерации на время учебных отпусков, предоставляемых работникам налогоплательщика, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно.
Главой 26 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) предусмотрены гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением.
Согласно ст. 173 ТК РФ работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка.
В свою очередь, в соответствии с абзацем девятым ст. 173 ТК РФ работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно.
Также оплачивается проезд к месту учебы и обратно работникам, осваивающим программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ)*(1).
В обязательном порядке гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые (часть первая ст. 177 ТК РФ)*(2).
Порядок оплаты стоимости проезда, в том числе виды транспорта, проезд на которых работником подлежит оплате, приведенные нормы трудового законодательства не регламентируют, позволяя работодателю конкретизировать эти условия в локальных нормативных актах (ст. 8 ТК РФ).
Таким образом, при условии соответствия расходов критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, работодатель вправе при налогообложении прибыли уменьшить полученные доходы на сумму расходов по оплате проезда к месту учебы и обратно работника, который обучается по специальности, соответствующей трудовым обязанностям, в составе расходов на оплату труда (смотрите также письмо Минфина России от 24.04.2006 N 03-03-04/1/389).
Порядок оплаты проезда к месту учебы и обратно законодательством не предусмотрен.
Нормативно не закреплен и перечень подтверждающих стоимость проезда документов, которые должен представить работодателю обучающийся работник. Полагаем, что в общем случае для возмещения сотруднику расходов в общем случае представляется справка-вызов от учебного заведения (часть четвертая ст. 177 ТК РФ. утвержденная приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368) и первичные документы, подтверждающие расходы работника на проезд к месту учебы и обратно.
Кроме того, полагаем, что работодатель может оплатить расходы работника на проезд, подтверждаемые впоследствии проездными документами, до его отъезда к месту учебы либо компенсировать понесенные им расходы после его возвращения с учебы.
Ввиду того, что способ проезда к месту обучения в трудовом законодательстве не уточняется, организация вправе компенсировать стоимость проезда сотрудникам, добирающимся до места учебы и обратно на личном транспорте. Так, из буквального толкования части третьей ст. 173 ТК РФ следует, что работодатель обязан оплатить проезд работника к месту учебы любым транспортом (в том числе и личным)*(3). Расходы при этом должны быть разумными (проезд должен оплачиваться по целесообразному маршруту).
Как было отмечено в решении Североморского городского суда Мурманской области от 25.04.2012 N 2-693/2012 (с текстом можно ознакомиться, перейдя по ссылке: http://docs.pravo.ru/document/view/42348070/?&), учебный отпуск является одним из видов дополнительно оплачиваемых отпусков по смыслу части 1 ст. 116 ТК РФ, а также средством, с помощью которого обеспечивается осуществление предоставленных работникам гарантий и компенсаций в области социально-трудовых отношений (ст. 164 ТК РФ). Таким образом, право на возмещение расходов по проезду к месту нахождения учебного заведения и обратно гарантировано законодателем. При этом ограничений по использованию видов транспорта для проезда во время использования дополнительного отпуска и по порядку подтверждения понесенных работником расходов положения ст. 173 ТК РФ не содержат. Более того, возможность использования личного транспорта к месту проведения отпуска и обратно в целом допускается трудовым законодательством, а именно положениями ст. 325 ТК РФ для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. В разрешении спора суд применил по аналогии Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (далее — Правила) (утверждены постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455). В частности, в п. 8 Правил установлено, что компенсация расходов при проезде работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.
С учетом изложенного полагаем, что, поскольку порядок оплаты проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно нормативными правовыми актами не определен, организации целесообразно его установить в локальном нормативном акте.
В данном документе следует отразить, каким образом производится оплата проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно, способ определения стоимости проезда работника на личном транспорте, перечень необходимых документов, представляемых работником.
Например, организация может установить, что стоимость проезда будет определяться исходя их нормативного расхода ГСМ, установленного изготовителем. Для подтверждения факта несения затрат могут быть представлены чеки ККТ автозаправочных станций (копии чеков) на оплату ГСМ на даты, предшествующие или совпадающие с началом и концом учебного отпуска, копии документов на автомобиль.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Вопрос: По какому коду вида расходов (КВР) следует провести расходы по оплате проезда к месту учебы работнику, совмещающему работу и обучение? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2019 г.)
— Энциклопедия решений. Документы, необходимые для предоставления учебного отпуска работникам, совмещающим работу с получением образования;
— Путеводитель по кадровому делу: Время отдыха. Отпуска. Учебный отпуск (подготовлен экспертами компании «ГАРАНТ»).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

Ответ прошел контроль качества

27 июня 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Работники организаций достаточно часто предпочитают отправляться в отпуска на своем автотранспорте. Если действующим законодательством им не гарантирована оплата стоимости проезда в отпуск, то расходы по содержанию и эксплуатации автотранспорта производятся из личных средств граждан. В том случае, если законодательством предусмотрено право работников требовать от работодателей оплаты стоимости проезда, то такие затраты ему могут быть возмещены полностью или частично. Кроме того, при определенных обстоятельствах могут быть возмещены также и расходы по оплате проезда в отпуск членов семьи работника.

Для самих же организаций при оплате стоимости проезда необходимо учитывать установленный действующим законодательством источник покрытия расходов, а также документально правильно оформлять возмещение стоимости проезда.

Из общего порядка выделяются случаи оплаты проезда работникам организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, и приравненных к ним местностях.

Правила оплаты стоимости проезда в отпуск работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

В соответствии со ст.33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (в ред. изменений и дополнений) (далее — Закон N 4520-1) лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый одни раз в два года за счет организаций проезд к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (кроме такси), а также на оплату стоимости провоза багажа до 30 килограмм.

Кроме того, организации обязаны в таком же порядке оплачивать стоимость проезда в отпуск и провоза багажа членам семьи работника, независимо от времени использования ими отпуска.

Право на оплачиваемый отпуск распространяется в том числе и при предоставлении работникам отпуска с последующим увольнением (Письмо Миннаца России от 20.10.1995 N 2417 «О порядке предоставления компенсаций лицам, работающим на Севере»).

Порядок реализации продекларированных действующим законодательством прав работников регламентирован п.39 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами, утвержденной Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2, и Комментариями к Закону Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденными Письмом Госкомсевера России от 23.08.1993 N 2028 (далее — Комментарий N 2028).

Выплата аванса на проезд в отпуск и обратно производится перед отъездом в отпуск, исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный же расчет производится по возвращении из отпуска на основании представленных работниками билетов или других оправдательных документов.

При непредоставлении проездных билетов, но при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, оплата проезда к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

В таком же порядке, как установлено вышеприведенными нормативными актами, в полной мере возмещаются расходы по проезду в отпуск и обратно на личном автомобиле.

Если работник проводит время своего отпуска в нескольких местах отдыха, то ему возмещаются расходы по проезду только до одного избранного им места, а также расходы по обратному проезду от того же места кратчайшим путем.

Таким образом, при использовании своего автотранспорта работнику могут быть оплачены:

если представлены соответствующие оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки АЗС на бензин; сборы за проезд по платным автотрассам и т.п.), — фактические расходы, связанные с проездом к отпуску и обратно;

если оправдательные документы не представлены — наименьшая стоимость проезда до избранного места проведения отпуска и обратно (по железной дороге — общий вагон пассажирского поезда; рейсовым автобусом — маршрутом наименьшей комфортности и т.п.).

Так как оплата проезда в отпуск членов семьи работника производится вне зависимости от времени проведения ими отпуска, то возможна также раздельная оплата проезда в отпуск на автотранспорте самого работника и отдельных членов семьи, имеющих право на пользование льготой по оплате проезда в отпуск.

Необходимо обратить внимание, что правом на оплату за счет средств организаций стоимости проезда в отпуск и провоза багажа работники могут воспользоваться начиная со второго года работы (то есть по истечении первых 12 месяцев работы).

В дальнейшем же работник приобретает право на льготу начиная с четвертого, шестого и т.д. года работы, независимо от времени фактического использования отпуска. В связи с этим если работник не получал компенсацию стоимости проезда в отпуск, то он утратил право на данную льготу за прошедший период и сможет им снова воспользоваться только на второй год работы после ее получения (Письмо Миннаца России от 20.10.1995 N 2417).

Пример 1. Работник организации заключил договор с организацией, расположенной в районах Крайнего Севера, с 6 апреля 1996 г.

Право на оплату проезда в отпуск за счет средств организации возникает у работника после 6 апреля 1997 г., а следующее право — после 6 апреля 1999 г., затем — после 6 апреля 2001 г.

В случае если своим правом работник не воспользуется в период с 6 апреля 1997 г. по 5 апреля 1998 г., то в следующий раз работник вправе реализовать свое право только в период с 6 апреля 1999 г. по 5 апреля 2000 г.

Согласно Комментарию N 2028 к членам семьи работников, на которых распространяется требование действующего законодательства об оплате стоимости проезда, относятся жена (муж), дети и другие родственники, находящиеся на их иждивении.

Согласно п.2 ст.10 и ст.47 Семейного кодекса РФ права и обязанности супругов возникают со дня государственной регистрации заключения брака в органах записи актов гражданского состояния. Права и обязанности родителей и детей основываются на происхождении детей, удостоверенном в установленном законом порядке.

В связи с вышеизложенным обязательной оплате за счет средств организации подлежит стоимость проезда и провоза багажа жены (мужа) при условии, что брак зарегистрирован в установленном порядке в органах ЗАГСа (независимо от факта совместного проживания), а детей — если отцовство (материнство) зафиксировано в органах ЗАГСа (имеется свидетельство о рождении с указанием в нем Ф.И.О. родителей).

Согласно Комментарию N 2028 определено, что оплата проезда к месту использования отпуска на территории государств — членов СНГ должна специально оговариваться трудовым договором (контрактом). Оплата же стоимости проезда в отпуск на территории стран дальнего зарубежья действующим законодательством не предусмотрена вовсе.

Центробанк России порядок оплаты стоимости проезда своим сотрудникам и членам их семей, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, разъяснил в Письме от 02.08.1993 N 47 «Об оплате проезда к месту использования отпуска».

Если отпуск используется работником на территории Российской Федерации, то проезд оплачивается в полном объеме в соответствии со ст.33 Закона N 4520-1.

Если отпуск проводится на территории государств бывшего СССР — стран СНГ, возмещению подлежит стоимость проезда и провоза багажа до ближайшего к месту использования отпуска населенного пункта на территории Российской Федерации и обратно по предъявлении проездных документов с отметкой или справкой соответствующих транспортных организаций о стоимости проезда и провоза багажа до ближайшего к месту использования отпуска населенного пункта на территории Российской Федерации.

В связи с этим если в отпуск сотрудник организаций Центробанка России направляется в страны СНГ на своем транспорте, то оплата проезда может быть произведена на основании справки транспортной организации о стоимости проезда и провоза багажа до ближайшей к месту использования отпуска станции назначении.

Возмещение стоимости проезда в отпуск работникам прочих организаций

Кроме работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, возможность оплаты стоимости проезда работников и (или) членов их семьи в отпуск на автотранспорте может быть предусмотрена положениями отраслевых (профессиональных) тарифных соглашений, коллективных договоров (соглашений) между администрацией организации и трудовым коллективом (профсоюзным органом) или непосредственно трудовым договором между работодателем и работником.

В том случае, если оплата проезда в отпуск предусмотрена отраслевым или профессиональным тарифным соглашением, то каждой организацией, на которую распространяется действие соглашения, должно закрепляться условие об оплате проезда в отпуск в заключаемом с трудовым коллективом (профсоюзным органом) коллективном договоре.

Так, например, в соответствии с п.7.7 Отраслевого тарифного соглашения по угольной промышленности Российской Федерации (зарегистрировано в Минтруде России 25.01.2001 под N 608-ВЯ) руководители организаций угольной промышленности, расположенных в районах республик Бурятии, Хакасии, Приморского, Хабаровского, Красноярского краев, Читинской, Иркутской и Кемеровской областей, не вошедших в перечень районов Севера, должны производить оплату стоимости проезда к месту использования ежегодного отпуска и обратно один раз в три года самого работника и двух членов его семьи (супруг, дети) в зависимости от фактически использованного ими транспорта.

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, оплачивают стоимость проезда в отпуск своих работников и членов их семей в порядке, определенном Законом N 4520-1 и п.п.7.8 и 7.9 Отраслевого соглашения. При этом п.7.8 Соглашения уточнено, что к членам семьи работника, на которых оплачивается проезд, относятся жена (муж) и несовершеннолетние дети.

Кроме того, оплата проезда должна производиться исходя из норм, установленных в коллективных договорах организаций отрасли.

В том случае, если муж и жена работают в одной организации, то льготами по оплате проезда в полном объеме пользуется каждый из супругов. Например, в одном из двух годов оплате подлежит стоимость проезда мужа и жены (детей) как членов семьи мужа, а в другом году — стоимость проезда жены и мужа (детей) как членов семьи жены.

Пунктом 7.9 Тарифного соглашения определено, что оплата проезда производится в зависимости от фактически использованного вида транспорта в пределах территории Российской Федерации.

Если и тарифным (профессиональным) соглашением оплата стоимости проезда работников и (или) членов их семей в отпуск не предусмотрена, такая норма может быть закреплена непосредственно в коллективном договоре между администрацией организации и трудовым коллективом (профсоюзным органом) или трудовым договором между работником и работодателем.

Категории лиц, которые вправе воспользоваться такой льготой за счет средств организации (работодателя) определяются вышеприведенными актами.

Вместе с этим, если право работников на оплачиваемый проезд в отпуск хотя и не будет закреплено условиями актов, принятых на уровне организации, администрация (руководитель) вправе принять решение о возмещении расходов на проезд, направив на это средства прибыли, оставшиеся после налогообложения.

Отнесение затрат

Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, включая оплату провоза багажа непосредственно работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, произведенная в порядке, определенном действующим законодательством, относится в соответствии с пп.»о» п.2 Положения о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг).

Что же касается оплаты стоимости проезда и провоза багажа членов семьи работников организаций отдаленных местностей, то такие затраты относятся за счет собственных средств организаций (подтверждено Письмом Минфина России от 14.12.2000 N 04-02-05/1).

Так как Положение о составе затрат тесно взаимоувязывает возможность списания затрат на оплату проезда с законодательным предоставлением таких льгот, то в случае производства организацией расходов на основании коллективных или трудовых договоров или исключительно на основании отдельно издаваемых приказов (распоряжений), они должны погашаться только за счет средств, оставшихся после налогообложения.

В бухгалтерском учете затраты по оплате стоимости проезда работников и членов их семей в отпуск и обратно отражаются следующими записями:

Согласно Плану счетов 1991 г.:

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — расходы по оплате стоимости проезда работников в отпуск и обратно, предусмотренные действующим законодательством, отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг) как затраты, связанные с оплатой труда работников (пп.»о» п.2 Положения о составе затрат; п.31 Инструкции о составе фонда заработной платы и выплат социального характера при заполнении организациями форм федерального государственного статистического наблюдения, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 24.11.2000 N 116);

дебет счета 80 «Прибыли и убытки» кредит счета 70 — расходы по оплате стоимости проезда работников в отпуск и обратно, не предусмотренные действующим законодательством, отнесены за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты налогов.

При этом в соответствии с требованиями ПБУ 10/99 все затраты по оплате стоимости проезда работников и членов их семей в отпуск и обратно относятся к затратам по обычным видам деятельности, но без уменьшения налога на прибыль.

Согласно Плану счетов 2000 г.:

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — расходы по оплате стоимости проезда работников в отпуск и обратно, предусмотренные Законом РФ N 4520-1, отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг) как затраты, связанные с оплатой труда работников (пп.»о» п.2 Положения о составе затрат; п.31 Инструкции о составе фонда заработной платы и выплат социального характера при заполнении организациями форм федерального государственного статистического наблюдения, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 24.11.2000 N 116);

дебет счета 26 кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — на себестоимость продукции (работ, услуг) отнесены прочие расходы по оплате стоимости проезда работников в отпуск и обратно, предусмотренные действующим законодательством;

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» кредит счета 73 — расходы по оплате стоимости проезда работников и членов их семей в отпуск и обратно, не предусмотренные действующим законодательством, отнесены за счет средств нераспределенной прибыли организации.

Документальное оформление, возмещаемые суммы

В соответствии с п.1 ст.9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Если в отпуск работник направляется на своем транспорте, то оплата стоимости проезда и провоза багажа производится на основании приказа (распоряжения) администрации организации с указанием в нем источника списания затрат и возмещаемой суммы.

Например, приказ может быть следующего содержания:

  1. «Заместителю начальника отдела снабжения Петрову В.Е. оплатить стоимость проезда к месту проведения отпуска г. Сочи Краснодарского края и обратно на личном автотранспорте (ВАЗ-2106, номер ______ ) в сумме 4400 руб.»

Расходы отнести на себестоимость продукции (работ, услуг).

Основание: заявление работника от «__» ______ 200__ г.;

  1. «Заместителю начальника отдела снабжения Петрову В.Е. оплатить стоимость проезда к месту проведения отпуска г. Сочи Краснодарского края и обратно на личном автотранспорте (ВАЗ-2106, номер __________ ) в сумме 4400 руб. с отнесением расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), а также стоимость проезда членов семьи (жена Петрова К.В., сын Владимир 1992 г.р., дочь Полина 1996 г.р.) в сумме 3600 руб. с отнесением расходов за счет средств чистой прибыли».

Основание: заявление работника от «__» ______ 200__ г.;

Основанием для издания приказа во всех случаях является рассмотренное письменное заявление работника с приложением к нему документов, подтверждающих место и время проведения отпуска в том или ином населенном пункте, а также документов, подтверждающих стоимость проезда и провоза багажа, которая подлежит возмещению.

В качестве документа, который подтвердил бы место и время проведения отпуска работником (или членами его семьи) в соответствующем населенном пункте может выступить справка органов исполнительной власти (органов внутренних дел) о сроках прибытия или убытия из соответствующего населенного пункта; справки, выданные паспортными столами, подтверждающие регистрацию граждан по месту проведения отпуска; квитанции об уплате местных сборов (например, курортного сбора); счета гостиниц и иных учреждений по установленной форме, подтверждающие проживание граждан в соответствующем населенном пункте и т.п.

Многие организации для целей подтверждения факта пребывания работников и членов их семей в соответствующем населенном пункте выдают им отпускное удостоверение (отпускной билет) и устанавливают обязанность о производстве отметок в пунктах проведения отпуска в местных органах исполнительной власти или органах внутренних дел.

Следует отметить, что такой документ также может подтвердить место и сроки проведения отпуска, но исключительное требование представления такого документа является неправомерным. Так, например, если пребывание может быть подтверждено счетами гостиниц, то требование представления дополнительных документов, является неправомерным.

Следует обратить внимание на тот факт, что в оправдательных документах должны быть указаны даты проведения отпуска — прибытия и убытия.

В случае проезда в отпуск на личном автотранспорте оплата проезда производится в зависимости от того, представлены первичные документы, подтверждающие фактически произведенные расходы на проезд или нет.

В качестве документов, подтверждающих расходы, могут быть представлены квитанции (чеки) АЗС; квитанции об уплате сборов за проезд по платным автотрассам и т.п.

При определении возмещаемых сумм в расчет должны приниматься маршрут следования и его километраж; расход топлива в зависимости от марки автомобиля и его года выпуска; стоимость топлива по маршруту движения.

При непредоставлении оправдательных документов, но при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, оплата проезда к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем железнодорожным, водным, автомобильным и т.п. транспортом.

Для определения возмещаемой суммы в этом случае прикладываются справки соответствующих транспортных организаций о стоимости проезда к месту проведения отпуска или к ближайшему пункту назначения на границе между Российской Федерацией и государствами — странами СНГ.

Кроме того, для возмещения стоимости проезда работниками должны быть представлены документы, подтверждающие степень родства лиц, проезд которых подлежит оплате на правах членов семьи работника (копия свидетельства о рождении — для детей, копия паспорта и свидетельство о заключении брака — для супруга (супруги); копии пенсионного удостоверения, справки государственной службы медико — социальной экспертизы и т.п. — для лиц, находящихся на иждивении у работника).

Налогообложение сумм выплачиваемой компенсации

При исчислении единого социального налога (дохода) налогообложению не подлежит стоимость проезда работников и членов их семей к месту проведения отпуска и обратно, оплачиваемая работодателем лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (пп.9 п.1 ст.238 части второй НК РФ). В том случае, если оплата проезда осуществляется не в соответствии с Законом N 4520-1, такие суммы подлежат обложению единым социальным налогом (взносом).

Компенсируемые суммы проезда в остальных случаях подлежат налогообложению в общеустановленном порядке.

Возмещаемые суммы проезда во всех случаях облагаются налогом на доходы физических лиц в порядке, определенном гл.23 части второй НК РФ.