В публикации «Документооборот по охране труда» журнала «Я – специалист по охране труда» № 1, 2013, приведен перечень документов формирующих номенклатуру дел службы охраны труда. В данной статье изложены принципы построения номенклатуры дел, способы включения документов по охране труда в номенклатуру дел.
Справочно: номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Справочно: в архиве организации номенклатуру дел используют для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В редакцию журнала «Я — специалист по охране труда» поступил вопрос от читателей журнала: Вправе ли служба охраны труда, составлять собственную номенклатуру дел, если в организации создана сводная номенклатура дел?
Для ответа на этот вопрос необходимо рассмотреть положения определяющие порядок и правила составления номенклатуры дел, установленные нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства.
В первую очередь, необходимо отметить, что номенклатура дел должна создаваться в каждой организации. В делопроизводстве номенклатуру дел организации используют для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Существует 3 вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации (ст. 149 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях).
Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) составляется на дела всей организации и каждого структурного подразделения. Сводную номенклатуру дел составляет служба документационного обеспечения управления организации (ДОУ) (кадровая служба при отсутствии ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений.
В номенклатуру дел включают дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки. В номенклатуре дел должны быть учтены все документы и дела, создаваемые в деятельности организации, охватывающие деятельность всех ее структурных подразделений и направлений деятельности. В нее также включают документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.
При разработке номенклатуры дел следует руководствоваться:
— Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций;
— Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ.
Вышеназванными документами установлена форма номенклатуры дел (организации и структурного подразделения), и определен порядок ее составления и оформления.
Принципы построения номенклатуры дел
Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации) (п. 162 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ).
Иными словами, структурный принцип означает, что номенклатура дел состоит из разделов, названия которых соответствуют названиям соответствующих структурных подразделений, например:
- Канцелярия;
- Плановый отдел;
- Служба охраны труда;
- Отдел кадров и т.д.
При функциональном принципе построения номенклатуры разделы номенклатуры соответствуют направлениям деятельности организации, например:
- Секретариат;
- Планирование;
- Охрана труда;
- Кадры.
Разделы номенклатуры дел могут быть поделены на подразделы, например:
— Управления кадровой работы
- Служба охраны труда;
- Отдел развития персонала.
Способы включения документов по вопросам охраны труда в номенклатуру дел
Для организации работы и осуществления контроля по охране труда в организации на основании приказа (распоряжения) нанимателя может быть создано структурное подразделение — служба охраны труда либо введена в штат должность специалиста по охране труда в пределах установленной численности работников. Структура и состав службы охраны труда устанавливаются в зависимости от численности работающих, характера и степени опасности производства (ст.227 Трудового кодекса РБ).
ВАЖНО! При составлении номенклатуры дел как сводной, так и конкретного структурного подразделения следует принимать во внимание структуру службы охраны труда и принцип построения самой номенклатуры дел.
В случае если в организации не создана служба охраны труда, а организация работы и осуществление контроля по охране труда возложены на специалиста по охране труда, то включение документов по вопросам охраны труда в номенклатуру дел возможно следующими способами:
Способ 1. Если специалист по охране труда является работником конкретного структурного подразделения (например, отдела кадров), то документы по охране труда следует включать в состав номенклатуры дел в раздел соответствующего структурного подразделения.
Способ 2. Если специалист по охране труда подчиняется руководителю организации напрямую, и не является сотрудником какого-либо структурного подразделения, то документы по охране труда следует включать в номенклатуру дел в качестве самостоятельного раздела (например, охрана труда или специалист по охране труда).
Справочно: документация, образующаяся в процессе деятельности службы охраны труда в организации, обязательно должна быть включена в номенклатуру дел организации в соответствующий раздел «Служба охраны труда» (в случае если номенклатура дел составляется по структурному принципу) либо в раздел «Охрана труда» (при функциональном принципе построения номенклатуры дел).
В заключении отметим, что в номенклатуре дел должны быть отражены документы, фиксирующие все аспекты деятельности службы охраны труда (специалиста по охране труда) локальные нормативные правовые документы, различные методические и информационно-справочные документы, а не только документы, создание и ведение которых диктуется требованиями действующего законодательства.
Закрыть
Классификация информационной продукции
Глава 2. Классификация информационной продукции
Статья 6. Осуществление классификации информационной продукции
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 1 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения
См. текст части в предыдущей редакции
1. Классификация информационной продукции осуществляется ее производителями и (или) распространителями самостоятельно (в том числе с участием эксперта, экспертов и (или) экспертных организаций, отвечающих требованиям статьи 17 настоящего Федерального закона) до начала ее оборота на территории Российской Федерации.
2. При проведении исследований в целях классификации информационной продукции оценке подлежат:
1) ее тематика, жанр, содержание и художественное оформление;
2) особенности восприятия содержащейся в ней информации детьми определенной возрастной категории;
3) вероятность причинения содержащейся в ней информацией вреда здоровью и (или) развитию детей.
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 3 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения
См. текст части в предыдущей редакции
3. Классификация информационной продукции осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона по следующим категориям информационной продукции:
1) информационная продукция для детей, не достигших возраста шести лет;
2) информационная продукция для детей, достигших возраста шести лет;
3) информационная продукция для детей, достигших возраста двенадцати лет;
4) информационная продукция для детей, достигших возраста шестнадцати лет;
5) информационная продукция, запрещенная для детей (информационная продукция, содержащая информацию, предусмотренную частью 2 статьи 5 настоящего Федерального закона).
ГАРАНТ:
Об определениии возрастного ценза основной телевизионной передачи с учетом содержания сообщений «бегущей строки» см.информацию Роскомнадзора от 22 января 2013 г.
Федеральным законом от 2 июля 2013 г. N 185-ФЗ часть 4 статьи 6 настоящего Федерального закона изложена в новой редакции, вступающей в силу c 1 сентября 2013 г.
См. текст части в предыдущей редакции
4. Классификация информационной продукции, предназначенной и (или) используемой для обучения и воспитания детей в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации основных общеобразовательных программ, образовательных программ среднего профессионального образования, дополнительных общеобразовательных программ, осуществляется в соответствии с настоящим Федеральным законом и законодательством об образовании.
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 5 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения
См. текст части в предыдущей редакции
5. Классификация фильмов осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона и законодательства Российской Федерации о государственной поддержке кинематографии.
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 6 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения
См. текст части в предыдущей редакции
6. Сведения, полученные в результате классификации информационной продукции, указываются ее производителем или распространителем в сопроводительных документах на информационную продукцию и являются основанием для размещения на ней знака информационной продукции и для ее оборота на территории Российской Федерации.
Статья 7. Информационная продукция для детей, не достигших возраста шести лет
К информационной продукции для детей, не достигших возраста шести лет, может быть отнесена информационная продукция, содержащая информацию, не причиняющую вреда здоровью и (или) развитию детей (в том числе информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом эпизодические ненатуралистические изображение или описание физического и (или) психического насилия (за исключением сексуального насилия) при условии торжества добра над злом и выражения сострадания к жертве насилия и (или) осуждения насилия).
Статья 8. Информационная продукция для детей, достигших возраста шести лет
К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста шести лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 7 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:
1) кратковременные и ненатуралистические изображение или описание заболеваний человека (за исключением тяжелых заболеваний) и (или) их последствий в форме, не унижающей человеческого достоинства;
2) ненатуралистические изображение или описание несчастного случая, аварии, катастрофы либо ненасильственной смерти без демонстрации их последствий, которые могут вызывать у детей страх, ужас или панику;
3) не побуждающие к совершению антиобщественных действий и (или) преступлений эпизодические изображение или описание этих действий и (или) преступлений при условии, что не обосновывается и не оправдывается их допустимость и выражается отрицательное, осуждающее отношение к лицам, их совершающим.
Статья 9. Информационная продукция для детей, достигших возраста двенадцати лет
К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста двенадцати лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 8 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:
1) эпизодические изображение или описание жестокости и (или) насилия (за исключением сексуального насилия) без натуралистического показа процесса лишения жизни или нанесения увечий при условии, что выражается сострадание к жертве и (или) отрицательное, осуждающее отношение к жестокости, насилию (за исключением насилия, применяемого в случаях защиты прав граждан и охраняемых законом интересов общества или государства);
2) изображение или описание, не побуждающие к совершению антиобщественных действий (в том числе к потреблению алкогольной и спиртосодержащей продукции, пива и напитков, изготавливаемых на его основе, участию в азартных играх, занятию бродяжничеством или попрошайничеством), эпизодическое упоминание (без демонстрации) наркотических средств, психотропных и (или) одурманивающих веществ, табачных изделий при условии, что не обосновывается и не оправдывается допустимость антиобщественных действий, выражается отрицательное, осуждающее отношение к ним и содержится указание на опасность потребления указанных продукции, средств, веществ, изделий;
3) не эксплуатирующие интереса к сексу и не носящие возбуждающего или оскорбительного характера эпизодические ненатуралистические изображение или описание половых отношений между мужчиной и женщиной, за исключением изображения или описания действий сексуального характера.
Статья 10. Информационная продукция для детей, достигших возраста шестнадцати лет
К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста шестнадцати лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 9 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:
1) изображение или описание несчастного случая, аварии, катастрофы, заболевания, смерти без натуралистического показа их последствий, которые могут вызывать у детей страх, ужас или панику;
2) изображение или описание жестокости и (или) насилия (за исключением сексуального насилия) без натуралистического показа процесса лишения жизни или нанесения увечий при условии, что выражается сострадание к жертве и (или) отрицательное, осуждающее отношение к жестокости, насилию (за исключением насилия, применяемого в случаях защиты прав граждан и охраняемых законом интересов общества или государства);
3) информация о наркотических средствах или о психотропных и (или) об одурманивающих веществах (без их демонстрации), об опасных последствиях их потребления с демонстрацией таких случаев при условии, что выражается отрицательное или осуждающее отношение к потреблению таких средств или веществ и содержится указание на опасность их потребления;
4) отдельные бранные слова и (или) выражения, не относящиеся к нецензурной брани;
5) не эксплуатирующие интереса к сексу и не носящие оскорбительного характера изображение или описание половых отношений между мужчиной и женщиной, за исключением изображения или описания действий сексуального характера.
С сентября 2015 года вступил в силу приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526. Он утвердил «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Дальше в тексте статьи для краткости будем называть их «Правила-2015».
Стоит заметить, что революции в архивном деле с изданием Правил-2015 не произошло. Разве что новые правила более дружелюбны к электронным документам… О статусе новых и старых правил по архивному делу говорим в этой статье. Скачать правила работы архивов организаций 2015 тоже можно здесь.
Вспомним, как было до вступления в действие приказа: организации работали по двум документам.
Первый из них – Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263). Это был единственный нормативный (то есть обязательный) документ по архивному делу в России до 21.09.15.
В письме Федерального архивного агентства от 18 сентября 2015 г. N 2/2133-А указывается, что с момента вступления в силу приказа №526 «Основные правила работы ведомственных архивов не подлежат применению». Пользоваться ими более нельзя.
Второй – Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Это методический (необязательный, зато информативный) документ, который никто не отменял, но пользоваться им можно и даже нужно, т.к. в Правилах-2015 остались за кадром многие вопросы, посвященные практическим действиям по хранению документов в организациях.
Таким образом, у нас осталось два рабочих документа: Правила-2015 и Основные правила. У них совершенно разный статус:
Правила-2015 – нормативный документ. Он обязателен для всех организаций, независимо от сферы их деятельности и формы собственности. Он утвержден приказом Министерства культуры.
Основные правила – методический документ. Применять его необязательно, хотя в этом случае создание архива в организации представляется сильно затруднительным. Основные правила всего лишь одобрены решением Коллегии Росархива, а значит, их статус намного ниже, чем у Правил-2015.