Справочник Бухгалтера

В современном мире электронная почта уже не так популярна для личной переписки – эту нишу заняли социальные сети и мессенджеры. Однако для делового общения она используется по-прежнему широко и отступать не собирается. Из этой статьи вы узнаете основные особенности ведения деловой переписки на английском языке, из каких элементов состоит email, а также чего стоит избегать в деловом общении.

Два вида деловой переписки на английском языке

Кому вообще нужно уметь писать деловые письма на английском? Как правило, людям, которым это необходимо по работе. Предположим, вы устроились в некую компанию, в обязанности входит переписка на английском по разным рабочим вопросам. Все деловые письма можно условно разделить на две большие категории:

1. Письма в свободной форме.
2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

На мой взгляд, есть смысл научиться писать письма в свободной форме, а шаблонные письма проще изучить уже в процессе работы, потому что они везде разные и просто нет смысла пытаться выучить все шаблоны. Как правило, в каждом предприятии есть некое «устаканившееся” представление о том, как следует писать разные заявки-отчеты, даже поздравления, а в 90% случаев просто набор готовых бланков в формате doc или xls, в которых нужно только подставлять цифры и фамилии.

Кстати, а вы уже скачали таблицы времен и словари?

• Словарь 500 – учебный словарь для начинающих
• Словарь 3000 – подборка из 3000 употребительных слов по частям речи и темам
• Все времена глагола в таблицах – полезный справочник-шпаргалка по грамматике

Из чего состоит электронное письмо на английском

Отправитель письма по-английски sender, получатель – recepient, технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:

Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy – машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.

Сокращения «CC” и «BCC” – привет из эпохи пишущих машинок

BCC расшифровывается, как blind carbon copy. На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально «слепая машинописная копия”.

Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?

Важный момент, который иногда упускают из виду. Иногда нужно продиктовать email устно, например, по телефону. Вот, что необходимо знать:

• Символ ‘@’ читается как at, ни в коем случае не dog!
• Точка в адресе электронной почте называется dot, а не point, full stop или period (о разнице между этими словами читайте ).
• Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash – это тире, то есть более длинный вариант hyphen).
• Символ ‘_’читается как underscore, реже: understrike, low dash, low line.

Примеры:

support@hotmail.com – support at hotmail dot com

help-me@gmail.com – help hyphen me at gmail dot com (gmail читается как «джи мейл”, а не «гмейл”)

Как видите, слова в адресах читаются просто как слова, а не по буквам как бывает с именами и фамилиями. Однако если в email входят имена собственные, особенно с трудным написанием, или непонятные наборы букв, лучше читать их по буквам:

alyonushka@nomail.net – a l y o n u s h k a at nomail dot net

Я думаю, что если вы читаете статью о деловой переписке, английский алфавит вы точно знаете 🙂

Общеизвестные доменные зоны com, net, org читают как слово, не по буквам. Менее известные, например ru, обычно по буквам.

example_address@mail.ru – example underscore address at mail dot r u

Композиция текста email на английском языке

Электронное письмо длиннее, чем «text” (так обобщенно называют СМС и сообщения в мессенджерах, сам процесс переписки – texting) и содержит традиционные формулы вежливости, но не стоит ходить вокруг да около, выражайте мысль понятнее.

Основные элементы email:

• Приветствие – может включать обращение по имени к адресату, если оно известно.
• Вступление – если вы не знакомы с получателем письма, коротко представьтесь.
• Цель сообщения – перейдите к делу и объясните, зачем обращаетесь.
• Подробности – если необходимо, упомяните важные детали. Если подразумевается, что получатель письма должен, прочитав его, что-то сделать (выполнить указание, позвонить кому-то, ответить, переслать письмо и т. д.) напишите об этом вежливо, но недвусмысленно.
• Подпись – письмо традиционно заканчивается какой-нибудь прощальной формулой вежливости, вашим именем, фамилией, иногда указанием места работы, адреса и номера телефона, если уместно.

Разберем подробнее приветствие и подпись – они пишутся шаблонно.

Варианты приветствия в электронном письме на английском

Чаще всего пишут просто «Hello + имя”:

Hello James,

Более формально:

Dear James,

«Dear” – это не «дорогой\дорогая”, как при обращению к мужу или жене, а аналог нашего «уважаемый”. Обратите внимание, что после «hello” или «dear” не ставится запятая. Если адресат неизвестен, например вы пишете в некий «HR department”, можно обратиться просто «Hello”, «Dear Colleagues” (если это коллеги), «Dear All” (группе коллег), «Dear HR department”.

Также есть общепринятые обращения к неизвестному мужчине или женщине: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam (если не знаете sir там или madam), To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Первые два нежелательны, так как вы можете случайно обратиться, неверно указав пол, вторые два используются, но считаются немного старомодными, очень формальными. По возможности лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу\департаменту (Dear Marketing Department).

Нередко используется обращение по имени без «приветственного слова”, просто «James”. Так пишут знакомым коллегам (человеку за соседним столом) или когда это не первое письмо в переписке и нет смысла каждый раз здороваться.

Как завершить email

Письмо можно завершить, просто написав свое имя или имя и фамилию, но обычно перед этим добавляют какое-нибудь вежливое пожелание. Самое популярное:

• Best regards! (или просто «Regards!”) – С наилучшими пожеланиями!
• Kind regards! – то же самое.
• Best wishes / Warm wishes – опять то же самое.

В некоторых пособиях упоминают также «Sincerely yours” или «Faithfully yours” (искренне ваш), но лично я таких подписей почти не видел, а от иностранцев слышал, что эти формулировки звучат не то чтобы смешно, но уж очень старомодно. Собственно, как и «искренне ваш” по-русски. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто «Sincerely”.

Полезные фразы для деловой переписки на английском

Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.

• I hope you are doing well – «надеюсь, у вас все хорошо”. Простой, правда заезженный способ начать письмо. Письменный аналог дежурной фразы «How are you?”. Более официальный вариант: I hope this email finds you well.
• I just wanted to update you on… – «я просто хотел дополнить, что…” Хороший способ сообщить дополнительную информацию о том, что получателю уже известно.
• I just wanted to let you know that… – «я просто хотел сообщить вам, что…” Аналогично предыдущему: дополняем уже известную информацию. Также можно использовать как универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях.
• Please be informed / advised – «пожалуйста, примите к сведению”.
• FYI – сокр. от For Your Information, что тоже можно приблизительно перевести, как «примите к сведению”. Сокращения уместно использовать между коллегами, общаясь по рутинным рабочим вопросам. Незнакомому человеку, клиенту так лучше не писать.
• Please find (see) attached – буквально «найдите во вложении” (так, разумеется, никто по-русски не говорит). Так вы даете знать, что у письма есть вложение. Например: Please find attached the report – Доклад во вложении.
• For futher details – «более подробно”, «за более подробной информацией”. Уместно в конце письма со ссылкой на контактное лицо: For futher details please contact my assistant – За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.
• I look forward to your reply / hearing from you – «Жду (с нетерпением) вашего ответа”. Вежливый способ дать понять, что неплохо бы ответить на ваше письмо.
• Thank you for your time – «Спасибо за то, что уделили мне время”. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.

Образец делового письма на английском языке

Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.

1. Очень формально.

Dear Mr. Jefferson,

Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.

Sincerely,

Sergey Nim

Roga and Kopyta Inc.

Формальности этому письму придают:

• Обращение Dear Mr. Jefferson.
• Фраза I hope this email finds you well – более формальный вариант фразы I hope you are doing well.
• Оборот would you be so kind as – не будете ли вы так любезны.
• Извинение Please accept my apologies – пожалуйста, примите мои извинения.
• Sincerely в конце письма, название компании.

2. Менее формально.

Hello Alex,

Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience.

Best regards,

Формальность снижена за счет:

• Более простого обращения, обращения по имени.
• Sorry вместо «accept my apologies”.
• Менее торжественного завершения письма: best regards.

Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.

3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.

Daniel,

Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.

Общие советы по написанию деловых писем на английском языке

В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.

1. Излагайте в теме суть письма.

Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро «сканирует” взглядом темы – уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: «Please read it”, «Important”, «Hi”. Пишите конкретнее: «Booking Approval”, «Flight Delayed to 12:00 a.m.”, «Orientation at 9:00 on Tuesday”, «Schedule for May”.

2. Будьте вежливы.

В деловом общении вежливость – обязательна. Важно соблюдать этикет, писать «спасибо” и «пожалуйста”, иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна.

Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без «please” во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где , в отличие от устной речи, не отражается интонация.

• Send me the annual report. – Пришли мне годовой отчет (приказ).
• Please, send me the annual report. – Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.

3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.

В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.

4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!

Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.

Не пытайтесь показать, что знаете «умные” слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно – смешно.

5. Если нужно, структурируйте письмо.

К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).

6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.

7. Проверяйте письмо перед отправкой.

Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.

8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете «Dear Paul” вместо «Hi Paul”. Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку – это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.

Меня зовут Сергей Ним, я автор сайта langformula.ru и книг по английскому языку.

Друзья! Меня часто спрашивают, но я не занимаюсь репетиторством. Если вам нужен учитель, рекомендую этот чудесный сайт. Здесь вы найдете преподавателя, носителя языка😛 или не носителя, на любой случай и карман😄 Я сам прошел там более 100 занятий, рекомендую попробовать и вам!

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

Виды писем:

• инструктивные;
• сопроводительные;
• информационные;
• гарантийные;
• рекламные;
• претензионные;
• арбитражные;
• письма-подтверждения;
• письма-напоминания;
• письма-извещения;
• письма-просьбы.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

• введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
• доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
• заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д.

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 1).

Рис. 1. Пример оформления письма

Служебное письмо

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

• дата;
• номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

• фирма;
• структурное подразделение;

• должность;
• фамилия и инициалы;
• почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установлена недостача… штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26.01.06 № 247)…». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
• от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
• от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

Сопроводительное письмо и другие виды писем

Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Обычаи делового общения, а также действующее законодательство предполагает общение между юридическими и физическими лицами по средствам направления корреспонденции. В настоящее время, широко распространилось общение через электронные средства связи, однако это не всегда является правильным. В случае, когда переписка носит официальный характер и ее результаты, в дальнейшем, могут быть представлены в качестве доказательств того или иного факта, то такой документооборот должен осуществляться исключительно через направление письменной корреспонденции, оформленной надлежащим образом.

Выбирая в Интернете подходящий образец письма-ответа (бланк), необходимо обратить внимание на следующие моменты.

В гражданском законодательстве, в некоторых случаях до направления документов в суд, досудебная переписка между сторонами обязательна. Направляемые письма (претензии), а также письма-ответы являются доказательствами совершения процессуальных действий. Письмо-ответ, а также иная документация должна быть подписана ответственным лицом организации, а также заверена оттиском официальной печати. Такие документы можно передавать как через курьера, так и направить почтовой связью.

Направление письма-ответа на претензию почтовой связью имеет ряд преимуществ перед другими способами доставки корреспонденции.

Прежде всего к такими преимуществами являются:

— Участие третьего лица (сотрудников почты), в последствии позволит их привлечь в судебный процесс (при необходимости) в качестве свидетелей.

— Возможность составить опись вложения в письмо. Опись вложения позволит доказать какая именно корреспонденция направлялась в письме-ответе.

— При использовании с письмом-ответом уведомления о вручении, доказать факт вручения такого письма адресату.

— Используя номер кассового чека можно отслеживать процесс доставки корреспонденции конечному потребителю.

В настоящее время, множество коммерческих структур оказывают услуги по доставки корреспонденции. Выбирая среди них, необходимо помнить, что не все они позволяют делать опись вложения, а также заверяют ее своей печатью. Многие из них не выдают оригиналов документов, а лишь их копии. В данной ситуации, оптимальным вариантом является обычная наша почта (ФГУП «Почта России»), не смотря на все ее минусы, только ее документы признаются судебными органами как доказательства направления документации своим контрагентам. Ценное письмо с описью вложения и простым уведомлением о вручении — оптимальный способ доставки корреспонденции в современной России.

Рассматриваемое письмо ответ образец которого расположен ниже может быть Вам скачан бесплатно с помощью ссылки в конце странице. При необходимости, мы готовы составить необходимый документ по персональному заказу. Желаем Вам удачи!

Письмо-ответ бланк:

Генеральному директору
ООО «Монолиттрест № 689»
О.В. Бражному

Уважаемый …!

В ответ на Ваше письмо от 28 января 2014 года № ВА/44968/-2014 сообщаю следующее.

Во исполнение договора подряда № 11/456/ВК/2013 от 10 июня 2013 года «на выполнение полного комплекса строительно-монтажных работ по строительству Объекта по адресу: Московская область, г. Домодедово-3» (далее – «Договор») нами проведены работы, согласно прилагаемым документам. Однако, по неизвестным причинам, эти работы Вами не были приняты.

23 декабря 2013 года в наш адрес поступило уведомление об одностороннем расторжении Договора № 033105/МСХ-13 от 10.12.2013 года. Во исполнение данного уведомления, а также Вашего запроса, 25 ноября 2013 года, в Ваш адрес были направлены все подтверждающие документы о выполненной работе и использованных материалах (копию сопроводительного письма и описи вложения прилагаем).

15 января 2014 года в наш адрес поступила претензия № 0582/МСРХ-14 от 09.01.2014 с требованием возврата перечисленного нам в рамках Договора аванса и выплаты неустоек. Обращаем Ваше внимание на то, что стоимость фактически выполненных нами работ и использованных материалов превышает сумму перечисленного аванса.
На основании изложенного, предлагаем учесть направляемые документы и принять фактически выполненные работы в полном объеме. В случае возникновения каких-либо вопросов, предлагаем связаться с … при необходимости, готовы принять участие в совместном совещании, посвященному урегулированию возникшего спора в досудебном порядке.