Обработка корреспонденции

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.

Описание решения

Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:

  • Регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции
  • Контроль получения входящей корреспонденции адресатом
  • Согласование исходящих отправок
  • Формирование списка отправлений по форме Почты России

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

Описание работы с решением

Перед началом работы.

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.

Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Работа с входящей корреспонденцией.

На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись. В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата. При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».

Входящая корреспонденция

По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.

Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.

Ярлык на рабочем столе

Программа попросит работника идентифицироваться (он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией). Выбирает режим работы. В данном случае выбирает «Получение входящей».

Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».

Карточка «Работа с корреспонденцией»

После получения корреспонденции в карточке соответствующих записей устанавливается пользователь, который извлек письмо, дата извлечения и статус «Извлечен». При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв. лицу, при этом в карточке записи очистится поле «Получил» и установится статус «Возвращен».

Перейдя на вкладку «Опись» можно внести опись содержимого письма. Нажав кнопку «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника. По кнопке «Задачи» выводятся все задачи, в которые вложена данная запись справочника.

В справочнике «Входящая корреспонденция» всегда можно отследить когда, от какой организации, каким образом были получены письма, кто и когда их получил, а также, что было в этих письмах.

Работа с исходящей корреспонденцией.

Инициатор создает регистрационную карточку в справочнике «Исходящая корреспонденция» на каждое отправление. Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег.номер и дата. В описи можно описать содержимое отправки, а по кнопке «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника.

Сохранив регистрационную карточку исходящего письма необходимо распечатать штрихкод по кнопке «Штрихкод» и наклеить на конверт. По кнопке «Адрес» можно распечатать адрес получателя, предварительно скорректировав данные (адрес формируется из почтового адреса получателя и заполненных полей «Кому»).

При отправке курьерской службой необходимо отправить карточку на согласование, нажав кнопку «На согласование». При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Для каждого центра затрат он индивидуальный (настраивается в справочнике «Центры затрат»). Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.

Параметры маршрута «Согласование исходящей корреспонденции»

Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке.

При передачи исходящей корреспонденции отв. лицу необходимо на компьютере на месте регистрации/ресепшене зайти по ярлыку «Получение, отправка и возврат корреспоненции» под своими учетными данными (логин пользователя и пароль, заданный ранее для работы с корреспонденцией) в режиме «Передача исходящей». Считать штрихкоды отправок и нажать «Отправить». При этом автоматически в карточке отправок будет зафиксировано: пользователь, передавший документ, дата передачи и изменен статус на «На отправке».

Работа с корреспонденцией

В справочнике «Исходящая корреспонденция» всегда можно отследить кто, когда, какой организации, каким образом отправлял письма. Ответственный за отправку сотрудник (например, секретарь приемной) для отправок по Почте России формирует отчет «Список отправлений по форме Почты России» и фиксирует факт отправки с помощью сценария «Перевод корреспонденции в статус отправлено». Отв. сотрудник имеет возможность зафиксировать в факт получения оправления Адресатом, а также факт возврата отправлений (по кнопкам из карточки отправки).

Отчет «Список отправлений по форме Почты России»

Права на работу с корреспонденцией.

В решении «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» предусмотрены разные виды прав на поля рег. карточек. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя. Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей. Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей.

При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:

  • экономия ручного труда секретаря и всех отправителей;
  • обеспечение быстрого и удобного поиска по всем входящим/исходящим отправлениям;
  • разграничение прав доступа к корреспонденции;
  • безопасная работа с конфиденциальными отправлениями;
  • упорядоченное хранение информации по всем отправкам.

Компании, которые доверили обработку почтовой корреспонденции специализированным организациям, уже оценили, насколько это удобно и как много экономится времени и сил.

У любой компании, проводящей крупные директ-маркетинговые акции, подразумевающие массовые рассылки или ввод анкет, должен быть свой абонентский ящик для приема корреспонденции. Это не дань моде, а необходимость. Вместо того чтобы ежедневно тратить время на сортировку разного рода корреспонденции, приходящей в офис: деловые письма, купоны участников конкурса и т. д., можно перенаправить все эти письма в абонентский ящик, а их обработку и сортировку доверить тем, кто имеет большой опыт этой работы, а значит выполнит поставленную задачу быстро и с гарантированной эффективностью. Почтовая корреспонденция — это данные, с которыми нужно работать тщательно. Сортировка и обработка писем являются необходимым элементом налаженной структуры обратной связи с потребителями, и возложить эти обязанности на профессионалов — верное решение.

Абонентский ящик Вашей компании необходим:

  • при проведении конкурсов, викторин, по условиям которых участник должен прислать письмо с купоном, ответом на вопрос, штрих-кодом с упаковки продукции и т. д.;
  • для обработки возвратов корреспонденции;
  • для получения доплатной корреспонденции;
  • для получения результатов анкетирования;
  • при розыгрыше призов;
  • при получении большого объема корреспонденции на адрес компании.

Если одна из описанных ситуаций Вам знакома или Вы предполагаете, что она может возникнуть в ближайшее время, Вам будет интересно предложение BSPost. Наша компания предлагает аренду абонентского ящика на необходимый период времени, а также поддержку и обработку корреспонденции.

Просто как раз-два-три решается проблема получения большого объема корреспонденции:

  1. вы отправляете заявку в BSPost на предоставление абонентского ящика;
  2. наши специалисты с учетом Ваших пожеланий проводят оптимизацию работ по обслуживанию абонентского ящика;
  3. на адрес абонентского ящика начинает приходить корреспонденция, которая после сортировки и обработки доставляется в офис Вашей компании или утилизируется по Вашему желанию.

При работе с нами Вы получаете:

  • Возможность создания традиционного номерного абонентского или именного.В названии именного абонентского ящика будет указано имя компании, название акции и вообще любое слово, которое клиент посчитает наиболее подходящим в данной ситуации.
  • Комплексное обслуживание абонентских ящиков. Сотрудничество с BSPost удобно, потому что наша компания осуществляет помимо непосредственно аренды обработку корреспонденции: от выемки писем до создания отчета о результатах конкурса или викторины. С нами сортировка писем будет молниеносной!
  • Абсолютная конфиденциальность информации. Независимо от специфики писем, которые будут приходить на Ваш абонентский ящик, BSPost гарантирует, конфиденциальность переписки. Что особенно важно, если речь идет о деловой корреспонденции.
  • Сохранность всех сообщений, приходящих на абонентский адрес. BSPost гарантирует, что ни одно письмо не будет потеряно. Фиксируются также все возвраты, выполняется их повторная отправка.

Возможность последующей обработки содержимого пришедших писем. Мы можем предложить Вам ввод анкет и содержимого купонов в базу данных, проверку правильности присланной информации, анализ и статистику результатов проведения акций и т.п. Обработка писем производится в полном объеме, независимо от характера данных.

Обслуживание абонентских ящиков клиента — это…

Одним из выгодных для клиента преимуществ работы с BSPost является, как уже было отмечено, комплексное обслуживание абонентских ящиков. Эта услуга в себя включает:

  • выемку писем согласно утвержденного с клиентом графика;
  • транспортирование и хранение корреспонденции;
  • обработка возвратной корреспонденции с указанием причин возврата корреспонденции;
  • сортировка писем и их систематизация также ложится на нас;
  • вскрытие писем для выемки анкет, купонов, этикеток и т. д. для дальнейшей их обработки;
  • хранение корреспонденции и при необходимости транспортировку;
  • предоставление любой статистики — по дате, по городу, по теме писем и т. д.;
  • ввод анкет и опросов в базы данных для систематизации результатов.

На всех этапах работы BSPost гарантирует аккуратность, профессионализм и максимально эффективное решение задач, поставленных клиентом. Многие компании доверяют обработку своей почтовой корреспонденции нам. За годы работы мы приняли и обработали миллионы писем.

С нами почтовая корреспонденция станет великолепным средством для решения любых задач, притом не требующим Вашего пристального внимания! Многие компании уже пользуются услугами BSPost, попробуйте и Вы!

Пластинина Н. В.

  • Получение документов

  • Первичная обработка (сортировка) документов

  • Регистрация документов

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Обработка входящих документов – необходимый и важный участок работы секретаря/делопроизводителя. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

Варианты поступления входящих документов различны:

– почтой,

– курьерской службой,

– по электронной почте,

– через сайт компании, форму обратной связи,

– факсимильным сообщением,

– в виде телефонограммы,

– лично автором входящего документа.

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.

Этап 1: получение корреспонденции.

В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности – чуть ли не ежедневного похода на почту. И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру:

2.1. Проверка правильности указания адресата.

Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями. Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.

Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату.

2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги. В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (!!!) составить комиссионный акт о недовложении. (см. Образец № 1)

Образец 1.

Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс»

ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001

р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши

к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926

187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. № 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ

АКТ № 01

о недовложении в отправление

Г. Кириши «15» февраля 2018

«15» февраля 2018 года в секретариат ООО «Элеганс» сотрудником Почты России было доставлено заказное письмо от ИП Казарин А. Н., адрес отправителя: г. Москва, Маяковский тупик, д. 13, кв. 2 (дата регистрации отправления 10.02.2018г., дата поступления на почтовое отделение № 187110 – 14.02.2018, почтовый идентификатор 77700875612345)

Работниками ООО «Элеганс»:

секретарем Тимошкиной А. А.,

инспектором по кадрам Ивановой И. Л.,

заведующим хозяйством Коноваловым М. О.

при вскрытии конверта установлено, что в конверт вложен неполный пакет документов.

Варианты записи:

– в приложенном к сопроводительному письму пакете документов отсутствует приложение № 01 «Акт сверки взаиморасчетов 1л. в 2 экз.»;

– приложения к сопроводительному письму, указанные в качестве 11 документов на 14 листах отсутствуют в полном объеме;

– в отправление вложена газета «Извести» № 14/547 от 09.01.2018г. 1, 2 стр.;

– какое-либо вложение в конверте отсутствует;

– и т. д.

Отправление принято с неполным пакетом документов.

Секретарь

А. А. Тимошкина

Инспектор по кадрам

И. Л., Иванова

Заведующий хозяйством

М. О. Коновалов

Акт составлен в двух экземплярах:

первый – в ООО «Элеганс»,

второй – к письму почтовый идентификатор 77700875612345 от 14.02.2018

Несколько важных моментов:

  • Акт о недовложении документов может быть составлен любыми работниками организации.

  • Если локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству) предусмотрено создание специальной комиссии для этого или она уже сформирована, то Акт составляется этой комиссией, о чем указывается и в самом Акте.

  • Локальным актом также может быть для подобных ситуаций предусмотрен специальный алгоритм действий секретаря, которому тот обязан будет следовать.

  • Направлять отправителю письмо с извещением о недовложении с приложением Акта или его копии не обязательно. Однако в случае, если имеется спорная ситуация с отправителем (судебный процесс, например, наличие претензий друг к другу), сделать это рекомендуется по той простой причине, что в дальнейшем фиксация недовложения в письмо, отсутствия вложения можно будет использовать как доказательство неполучения важных документов.

  • Не возбраняется направить отправителю вместе с извещением о недовложении запрос о восполнении отправления, с пометкой на входящем документе (конверте, если вложения не было вовсе) о факте и дате направления такого запроса. В особо спорных случаях извещение и запрос рекомендуется даже направлять заказным письмом (в тех же вышеуказанных целях исключения рисков и сбора доказательной базы). Конечно, это потребует дополнительных затрат организации.

  • Аналогичным образом составляется Акт о повреждении отправления, если таковое не было сделано еще в Отделении Почты России.

2.3. Распечатка электронных писем.

Если иное не предусмотрено локальным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству), при доставке электронного письма на общий адрес организации, на секретаря, оно подлежит распечатке и передаче руководству для рассмотрения независимо от того, будет ли в дальнейшем оно пересылаться в электронном виде. Хотя в большинстве случаев после определения исполнителя тому отправляется и распечатка с резолюцией руководителя, и перенаправляется электронное письмо1.

2.4. Сортировка, подготовка для рассмотрения.

Некоторую входящую корреспонденцию необходимо сохранять вместе с конвертом, в котором она поступила.

Рекомендуется это делать в следующих случаях:

– если отправление является претензией, исковым заявлением;

– если отправление – это исполнительный документ;

– если в конверте оказался документ от контролирующих, фискальных органов и др.;

– если входящий документ не имеет даты или она сильно отличается от штемпеля отправки на конверте;

– если в письме нет обратного адреса;

– если в конверте отсутствовало вложение, часть вложения или находилось другое вложение (не то, которое указано в сопроводительном письме).

В этих случаях конверт прикрепляется к письму и в дальнейшем проходит все стадии обработки и хранения вместе с отправлением.

На заметку: существенно облегчит работу секретаря/делопроизводителя утвержденная в организации Инструкция по делопроизводству, в которой уже будет четко предусмотрен не только порядок работы с входящей корреспонденцией с этапами прохождения каждого документа, но и урегулированы мелкие, но важные вопросы. Например – от каких писем конверты можно сразу уничтожить, а какие секретарю необходимо прикрепить к распечатанному документу.

В результате сортировки у секретаря/делопроизводителя должно появиться два пакета корреспонденции:

1) Пакет корреспонденции, подлежащий передаче руководству для рассмотрения и определения подразделения, в которое документ в дальнейшем подлежит отправке для исполнения / к сведению и пр.

2) Пакет писем, подлежащих передаче непосредственно в соответствующее подразделение организации. Среди таких документов оказываются:

– те, которые прямо адресованы определенному исполнителю;

– те, в которых указано подразделение – адресат.

2.5. Сортировка входящей корреспонденции на регистрируемые и нерегистрируемые.

Секретарю/делопроизводителю следует знать, что не вся корреспонденция подлежит регистрации.

Не нужно регистрировать:

  1. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

  2. Поздравительные телеграммы, письма.

  3. Спецификации, прейскуранты,

  4. Пригласительные.

  5. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

  6. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.

  7. Бланки, формы (не имеются в виду бланки строгой отчетности).

То есть все те документы, которые не требуют контрольного исполнения, учета, не персонифицированы для конкретной организации (газеты, журналы, рекламные брошюры).

Перечень документов, которые не требуется регистрировать, можно зафиксировать в приложении к Инструкции по делопроизводству.

Эти документы сразу после сортировки направляются адресатам в структурные подразделения.

Остальные входящие документы регистрируются.

Этап III: Регистрация корреспонденции.

Регистрацию ведет секретарь/делопроизводитель/служба ДОУ.

Номер и дата регистрации указываются дважды:

– на самом отправлении;

– в журнале в виде записи.

На письме/отправлении

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. В регистрационном штампе указывается:

– входящий номер;

– наименование подразделения, зарегистрировавшего документ/наименование организации (часто вообще отсутствует);

– дата получения;

– при необходимости – количество листов основного документа и приложения.

Пример размещения и указания штампа в структуре документа:

На отправлениях, которые адресованы кому-либо лично и потому не вскрываются секретарем/делопроизводителем, штамп входящего документа ставится прямо на конверте.

Регистрация в журнале

Независимо от избранного в организации вида (способа) регистрации входящей корреспонденции, журналы регистрации заводятся в единственном числе и поручаются к ведению одному человеку – секретарю или делопроизводителю или службе ДОЛ.

Для регистрации входящей корреспонденции могут использоваться разные способы:

  • журнальная;

  • электронная;

  • карточная.

Способ № 1. Журнальный. Самый распространенный способ. Входящие документы регистрируются по порядку в журнале входящей корреспонденции.

Унифицированной формы такого журнала для всех типов организаций нет. Чаще всего ведомства или федеральная сеть организаций утверждают данную форму как унифицированную для организаций, входящих в данное ведомство или федеральную сеть как составляющая часть Инструкции по делопроизводству. Специально утверждать данную форму для отдельно взятой организации не требуется. Фактического применения определенной формы, которая устраивает данную организацию, вполне достаточно.

Журнал регистрации входящей корреспонденции может содержать различное количество граф, но минимально-оптимальным будет наличие, как минимум, семи граф:

1) номер по порядку;

2) номер входящий (регистрационный);

3) дата регистрации;

4) номер и дата исходящий (на самом документе был указан корреспондентом);

5) отправитель – корреспондент (от кого документ?);

6) краткое содержание (о чем документ?);

7) кому направлен на исполнение (ФИО исполнителя);

Пример обычной (сокращенной) формы журнала:

Журнал регистрации входящих документов

п/п

Регистрационный номер

Дата поступления документа

Исходящий номер, дата документа

Корреспондент

документа

Ф.И.О.

исполнителя

13/01 от 28.01.2018

ООО «Росинка»

Уведомление о расторжении договора

Свиридов

Однако к этому перечню могут быть добавлены и иные графы – по усмотрению конкретной организации. Соответственно, журнал приобретет более полную форму.

Пример полной формы такого журнала.

Журнал регистрации входящих документов

п/п

Регистрационный номер

Дата поступления документа

Исходящий номер, дата документа

Вид документа

Корреспондент

Адресат

Документа

Ф.И.О.

исполнителя

Резолюция

Отметка об исполнении

13/01 от 28.01.2018

Уведомление

ООО «Росинка»

г. Тамбов, ул. Свердлова, д. 3

Уведомление о расторжении договора

Свиридов

Провести сверку до 20.02.18

Исполнено

Бумажная форма регистрации входящей корреспонденции, конечно, имеет и плюсы, и минусы.

Плюсы:

– мобильность журнала (его можно заполнить и вне стола секретаря, если тот по каким-либо причинам недоступен (например, ввиду проведения ремонтных работ));

– классическая форма (многим привычна, а потому не вызывает неприятия);

– подделки/замены всегда вскроются;

– удаление страниц – всегда заметно и т. д.

Минусы:

– бумажные источники информации ветшают, выгорают, подвержены свету, теплу, влаге и пр.;

– его необходимо заполнять от руки;

– исправления и помарки всегда заметны;

– вряд ли возможно «переписывание» сквозной нумерации;

– очень длительный и неудобный поиск;

Таким образом, бумажный способ ведения журнала входящей корреспонденции – привычный для всех классический и надёжный способ, не вызывающий неприятия, с низким риском скрытой подделки данных журнала, с низким риском незаметной замены нужных сведений.

Способ № 2: электронный. Этот способ применяется реже.

В программе Excel или Word (менее удобно) создается Журнал регистрации с количеством граф, принятом в организации. В принципе, журнал выглядит так же, как и его бумажный аналог. Только ведется он исключительно в электронном виде, не распечатывается. Может быть заведен как на один год, так и на несколько. Просто при втором варианте документ становится «тяжелым», многостраничным, что, несомненно, затрудняет обращение с ним.

У электронного аналога бумажного способа регистрации есть также плюсы и минусы:

Плюсы:

– удобный поиск входящего документа (надо только ввести данные в поисковую строку и задать поиск, ничего листать не нужно);

– при использовании программы Excel помогает функция запоминания уже ранее введенных данных (наименование контрагента, его адрес, ФИО исполнителя, что упрощает и убыстряет ввод данных);

– уменьшен риск опечаток (имеется система текстового редактора).

Минусы электронного журнала:

– риск утраты всех данных из-за компьютерного сбоя;

– риск случайного уничтожения соответствующего файла;

– риск недостоверности данных, если нет особых настроек защиты от перезаписи внесенной информации (то есть риск, что какие-либо данные по прошествии времени заинтересованным лицом могут быть удалены/изменены, что окажет негативное влияние на интересы организации).

Таким образом, электронный журнал регистрации удобен в использовании, сравнительно надежен (особенно если настроены функции автоматического копирования и сохранения версий файла), но при отсутствии системы защиты не защищен от несанкционированных подделок, изменений информации.

ВАЖНО: каждая организация вправе самостоятельно принять решение вести журнал регистрации в той или иной форме Количество граф в журнале также определяется организацией индивидуально в зависимости от специфики ее деятельности, объема документооборота и прочих параметров.

Способ 3: карточный. В настоящее время практически не встречается.

Но не отметить его существование нельзя. Такой способ рассчитан на очень большой поток корреспонденции. Суть его состоит в том, что регистрация производится на карточках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо в виде унифицированного документа. На каждую единицу входящей корреспонденции заполняется одна карточка. Удобно, если регистрацией занимается целый отдел ДОЛ.

Однако следует отметить, что способ в России практически не используется. Даже в судах, где объем поступающей корреспонденции очень большой, карточный способ регистрации не применяется.

Пример формы и содержания карточки:

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21…

Корреспондент

ООО «Росинка»

Адрес корреспондента

г. Тамбов, ул. Свердлова, д. 3

Входящий регистрационный номер

Дата регистрации

Исходящий номер документа

Дата исходящего документа

Наименование документа

уведомление

Краткое содержание документа

Уведомление о расторжении договора

Резолюция

Провести сверку до 20.02.2018

Исполнитель

Свиридов

Оборотная сторона

Отметка об исполнении

Сверка проведена 19.02.2018г.

Как формируется номер регистрации

Если в организации еще не утверждена номенклатура дел, то номер регистрации входящей корреспонденции будет предельно прост: 1, 2, 3 и т.д.

Если же номенклатура дел в организации имеется, то номер будет формироваться в соответствии с ней. Регистрационный номер входящего документа состоит из:

  • порядкового номера по журналу регистрации, возрастающего в пределах года,

  • индекса канцелярии по номенклатуре дел,

  • индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ.

Регистрационный номер в журнале переносится в регистрационный штамп.

Пример формирования регистрационного номера:

154 – порядковый номер регистрации по журналу;

01 – индекс филиала;

12 – индекс административно-хозяйственного отдела;

157 – индекс по номенклатуре дел административно-хозяйственного отдела.

ВАЖНО: порядок формирования регистрационного номера входящего документа в каждой конкретной организации может быть разным. Единых рекомендаций по формированию регистрационных номеров нет. Даже если номер будет состоять всего лишь из порядкового номера (например, 154, 155, 156 и т. д.) – ошибки не будет. Не будет ошибкой и принятый в организации порядок указания порядкового номера как в начале регистрационного номера (154/01-02-157), так и в конце (01-02-157/154).

После регистрации копия входящего документа сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело. Следует отметить, что этот порядок с целью экономии бумаги принят далеко не во всех организациях, особенно небольших.

После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение руководителю или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ.

Порядок и разделение документов на передаваемые на резолюцию руководителю или вручаемые непосредственно адресату-работнику устанавливается в локальном акте организации. Общего для всех порядка нет (за исключением ведомств, порядок для которых регулируется на ведомственном уровне).

Результат рассмотрения входящей корреспонденции руководителем

По результатам рассмотрения документов руководителем выносится резолюция (проставляется на самом документе), определяющая исполнителя и порядок действий для исполнения документов. В резолюции указываются:

  • отдел/подразделение или ФИО конкретного исполнителя, которому адресуется документ на исполнение;

  • задание (например: для исполнения, для сведения, для принятия решения и пр.);

  • сроки исполнения (если таковой необходимо установить);

  • подпись руководителя;

  • дата (ставится не всегда).

Сведения о фамилии исполнителя/руководителя отдела (подразделения) секретарем при регистрации входящего документа в журнале регистрации вносятся в соответствующую графу журнала регистрации входящих документов.

Далее секретарь передает документ в соответствующее структурное подразделение/исполнителю.

На этом работа с входящим документом на уровне секретаря/делопроизводителя/службы ДОУ заканчивается. Документ передается исполнителю.

1 Государственные организации руководствуются Правилами делопроизводства, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016), Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и др. нормативно-правовыми актами. Прим. ред.