Нумерация приказов по основной деятельности ведется

Содержание

Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи. При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу. Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа. Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.

Как нумеруются приказы по основной деятельности?

Важно

За то потом прибегают люди надо срочно сделать приказ, вот в свободное окно и делаем, получается то так.. А еслиб я нумеровала по необходимости, то не было б и возможности так сказать задним числом приказ делать..

#14 19 февраля 2009, 8:23 На приказы по основной деятельности нужно завести журнал учета. По нему присваивать номер по порядку. Я для себя оставляю один-два раза в месяц резервный номер, т.е.
если нужно будет сделать приказ задним числом. И все. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Если в ходе обеспечения документооборота требуется передать определенный документ из одного подразделения организации в другой, повторно его регистрировать, то есть присваивать новый номер не надо. Документ уже зарегистрирован в компании и не требует дополнительной нумерации.

Внимание

Как проставлять регистрационный номер Итак, организация вправе разработать собственные правила нумерации приказов. Особенно это актуально для распоряжений по личному составу.

При этом для каждой категории приказов можно предусмотреть отдельный буквенный индекс. В небольших организациях с незначительным количеством сотрудников, вводить специальные буквенные индексы для обозначения каждого вида кадрового приказа нерационально.

Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием! Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации. В частности, к приказам по основной деятельности можно отнести следующие виды: об утверждении штатного расписания; о принятии решения о проведении сокращения штата или численности работников; об утверждении локальных актов организации (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о работе с персональными данными и другие).
Срок хранение приказов Остановимся немного на сроках хранения приказов различных категорий. Так, распоряжения по основной деятельности компании надо хранить постоянно. Иными словами, данные распоряжения не имеют какого-либо определенного срока хранения.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;
  • 1 Виды приказов и необходимость их регистрации
  • 2 Правила ведения
  • 3 Каждый год новая или нет
  • 4 Журнал регистрации приказов
  • 5 Что делать, если ошибка
  • 6 Образец приказа о нумерации приказов

Виды приказов и необходимость их регистрации Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.

НДФЛ с выигрыша в лотерею: кто платит Кто должен перечислять в бюджет НДФЛ с выигрыша (распространитель лотереи или выигравший гражданин), зависит от суммы выигранного приза. < &#8230; Главная → Бухгалтерские консультации → Кадровые документы Обновление: 19 октября 2017 г.

Инфо

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации.

В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве. Для чего нужна нумерация Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

Как правильно нумеровать приказы на предприятии?

  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта: При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).
И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:

  • о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
  • о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
  • о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
  • о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
  • о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
  • о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу.

К этапам прохождения внутренних документов не относятся

Вариант

1. Документационное обеспечение управления – это:
1) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в организации;
2) правильно оформленные документы, отражающие весь спектр управленческой деятельности предприятия;
3) организация документооборота в учреждении;
4) комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документируемых процессов на предприятии.
2. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению – это… (продолжите фразу):
1) единая государственная система документации; 3) предмет делопроизводства;
2) объект делопроизводства; 4) система документации.
3. Основной стандарт, устанавливающий состав реквизитов, требования к их составлению и оформлению:

1) ГОСТ Р 51141-98 3) УС ОРД

2) ГОСТ Р 6.30-2003 4) ГОСТ Р 6.30-97

4. Государственная система документационного обеспечения управления – это… (продолжите фразу):

1) основные правила, регламентирующие деятельность службы ДОУ;

2) документ, устанавливающий общие требования к функционированию служб ДОУ, документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти;

3) система норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами в организации;

4) свод правил, устанавливающий порядок работы с документами в государственных организациях, предприятиях, учреждениях.

5. ОРД классифицируют на следующие группы:

1) организационные, информационные, распорядительные, личные;

2) распорядительные и организационные;

3) организационные, информационно-справочные и распорядительные;

4) информационно-справочные, распорядительные, организационные, документы по личному составу.

6. На каком формате бумаги оформляются служебные документы?

1) А2 3) А5

2) А7 4) А4

7. Выберите правильный способ оформления даты:

1) 04 июня 2013 года; 3) 04 июня 2013 г.

2) 4 июня 2013 г.; 4) 04.06.2013 г.

8. Бланк документа – это:

1) стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем реквизитами;

2) стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

3) заранее напечатанный текст с пробелами;

4) постоянная информация официального письменного документа.

9. Реквизиты общего бланка организации:

1) герб Российской Федерации, наименование организации, дата документа, место составления или издания документа;

2) герб Российской Федерации, наименование организации, дата документа регистрационный номер документа;

3) наименование организации, дата документа, место составления или издания документа;

4) наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа.

10. Может ли на документе изображение герба Российской федерации одновременно располагаться с эмблемой организации?
1) да;
2) нет;
3) да, в зависимости от вида документа;
4) да, в зависимости от организации.
11. Как должно указываться наименование организации?
1) в соответствии с учредительными документами организации;
2) в соответствии с распоряжением вышестоящей организации;
3) в соответствии с распоряжением руководителя организации;
4) в соответствии с распоряжением юридической организации на основе Гражданского Кодекса Российской Федерации.
12. Что включают в себя справочные данные об организации?
1) почтовый адрес и e-mail;
2) почтовый адрес и номера телефонов;
3) почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения, которые организация считает нужным указать;
4) e-mail, номера телефонов и факса.

13. Выберите правильный вариант оформления реквизита подпись:

1) Генеральный директор подпись А.В. Смирнов

2) Генеральный директор подпись А.В. Смирнов

3) Генеральный директор Смирнов А.В. подпись;

4) подпись Смирнов А.В. Генеральный директор
14. Из чего состоит регистрационный номер документа?
1) из порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению организации;
2) только из порядкового номера документа;
3) из индекса дела, в которое подшивается документ;
4) по усмотрению организации.
15. Из каких элементов состоит гриф утверждения?
1) слова УТВЕРЖДЕНО, наименования документа, его даты и номера;
2) слова УТВЕРЖДАЮ, наименования распорядительного документа, даты, номера;
3) слова УТВЕРЖДЕНО, наименования должности, подписи, расшифровки подписи, даты.
4) слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, расшифровки подписи, даты.
16. Форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф, а переменная в соответствующих строках — это

1) трафарет; 3) анкета,

2) таблица; 4) форма.

17. Выберите правильный вариант оформления реквизита «отметка о заверении копии документа?

1) Верно

Подпись Сидорова М.И.

Нумерация приказов

2) Верно

Секретарь подпись М.И. Сидорова

3) Верно

Секретарь подпись М.И. Сидорова

4) Выписка верна

Секретарь подпись М.И. Сидорова

18. Где проставляется отметка о контроле?

1) в правом нижнем углу документа; 3) в правом верхнем углу документа;

2) в левом нижнем углу документа; 4) в левом верхнем углу документа.

19. Какой документ определяет организацию работы предприятия?
1) положение; 3) штатное расписание;
2) устав; 4) должностные инструкции.
20. В чём состоит назначение распорядительных документов?
1) в регулировании деятельности, и обеспечении реализации поставленных задач с максимальной эффективностью;
2) в дублировании организационных документов;
3) в организации системы поощрений и наказаний работников;
4) в дополнительном информировании работников внутри организации.
21. Какие документы создаются в результате отношений, возникших между организациями и их сотрудниками?
1) должностные инструкции; 3) документы по личному составу;
2) штатное расписание; 4) представления.
22. Акцепт – это…(продолжите фразу):
1) заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

2) принятие предложения о заключении договора другой стороной;

3) коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса;

4) письмо, отражающее любые вопросы коммерческой деятельности.

23. Документооборот – это… (продолжите фразу):

1) количество зарегистрированных за год документов;

2) процесс обработки документов в организации;

3) движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

4) количество входящих, исходящих и внутренних документов за год;

24. К этапам прохождения входящих документов не относится:

1) подписание; 3) предварительное рассмотрение и распределение;

2) контроль исполнения; 4) помещение исполненного документа в дело.

25. К какому понятию относится следующее определение «запись учетных данных о документе по установлен­ной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения»:

1) делопроизводство; 3) регистрация документа;

2) документооборот; 4) документирование.

26. Какие сведения не указывают при регистрации исходящих документов?

1) резолюция;

2) номер документа;

3) вид документа;

4) заголовок документа.

27. Какой формы регистрации документов не существует?

1) письменная;

2) журнальная;

3) карточная;

4) компьютерная;

28. Правила формирования дел… (продолжите фразу):

1) запрещают помещать в дела черновики;

2) разрешают помещать в дела черновики;

3) допускают помещать в дела черновики, если их содержание дополняет подлинники;

4) не допускают формировать дела без черновиков.

29. Установите соответствие между видом номенклатуры дел и ее назначением:

1) Составляется для организаций (предприятий) с однородными типами деятельности и структурами. Является обязательным нормативным документом. а) конкретная
2) Составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру, организаций. Является рекомендательной. б) типовая
3) Имеет каждая организация в качестве нормативного документа. Она представляет собой системный перечень конкретных заголовков дел для данной организации (или СП). в) примерная

30. Исключите лишнее. Компьютеризация ДОУ включает в себя:

1) создание документов в электронном виде;

2) использование современных носителей информации;

3) использование локальных и глобальных сетей;

4) внедрение автоматизированных систем управления и систем электронного документооборота;

5) использование современной копировальной и множительной техники.

Вариант

1. Документирование – это:

1) надлежащая организация документооборота в учреждении в соответствии с требованиями ГОСТ;

2) запись информации на различных носителях по установленным правилам;

3) оформление документов, определяющих весь спектр управленческой деятельности предприятия;

4) правильно оформленные документы, отражающие весь спектр управленческой деятельности предприятия.
2. Зафиксированная на материальном носителе информация, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать – это:

1) рукописный документ; 3) документ;

2) формуляр-образец; 4) машинописный документ.

3. Стандарт, устанавливающий основные термины и определения в области делопроизводства – это:

1) ГОСТ Р 51141-98 3) УС ОРД

2) ГОСТ Р 6.30-2003 4) ГОСТ Р 6.30-97

4. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти – это:

1) основные правила, регламентирующие деятельность федеральных органов исполнительной власти;

2) документ, устанавливающий правила документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти;

3) система норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами в организации;

4) свод правил, устанавливающий порядок работы с документами в государственных организациях, предприятиях, учреждениях.

5. По способу унификации документы классифицируют на:

1) трафаретные, табличные, текстовые, анкетные;

2) унифицированные и неунифицированные;

3) текстовые и табличные;

4) индивидуальные, типовые и примерные.

6. Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 определяет следующие размеры полей:

1) левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм;

2) левое, верхнее, нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм;

3) все поля – не менее 20 мм;

4) все поля по 20 мм.

7. Выберите правильный способ оформления даты:

1) 04.06.2013;

2) 04.06.2013 г.;

3) 04.06.13 г.

4) 4.06.2013.

8. Выберите правильный способ оформления регистрационного номера распорядительного документа:

1) № 45

2) № 45 ОК

3) № 45/01-02

3) № 01-02/45

9. Существуют следующие виды бланков:

1) общий бланк;

2) индивидуальный бланк;

3) бланк письма;

4) бланк должностного лица.

10. В каком случае оформляется код организации?
1) по желанию организации;
2) если такой код присвоен;
3) если документ является исходящим;
4) если документ является особо важным.
11. Где указывается наименование вышестоящей организации?
1) над наименованием организации, выпускающей документ;
2) под наименованием организации, выпускающей документ;
3) слева от наименования организации, выпускающей документ;
4) справа от наименования организации, выпускающей документ.
12. Где на документе проставляются справочные данные об организации?
1) в правом верхнем углу документа;
2) в левом верхнем углу документа;
3) в верхнем поле по центру документа;
4) строкой ниже наименования организации.
13. От какого момента отсчитывается порядковый номер документа?
1) с начала календарного года;
2) с начала деятельности организации;
3) с начала нового финансового периода организации;
4) с момента смены руководства организации.
14. Выберите правильный вариант оформления реквизита «адресат»:

1) Директор фирмы «Гарант» Смирнов А.М. 2) Директору фирмы «Гарант» Смирнову А.М.   3) Фирма «Гарант» Смирнову А.М. Директору 4) Смирнову А.М. Директору фирмы «Гарант»

15. Способ представления текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в момент заполнения – это:

1) трафарет;

2) таблица;

3) анкета,

4) форма.

16. Где проставляется идентификатор электронной копии документа:
1) в левом нижнем углу документа;
2) в правом нижнем углу документа;
3) внизу по центру;
4) в любом месте документа.
17. Должностная инструкция – это:
1) документ, издаваемый Правительством Российской Федерации в целях регламентации организационно-правового положения работника;
2) документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника;
3) документ, издаваемый организацией, в котором регламентируются условия труда работника;
4) документ, издаваемый организацией, в котором регламентируется размер должностного оклада.
18. Какой документ издаётся руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием?
1) распоряжение; 3) указание;
2) приказ; 4) представление.
19. Какой из ниже перечисленных документов не относится к группе информационно-справочных?
1) объяснительная записка;
2) докладная записка;
3) список;
4) график.
20. В каком документе отражается заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки:

1) договор;

2) оферта;

3) коммерческое письмо;

4) доверенность.

21. В каком случае составляется претензия:

1) в случае нарушения договорных обязательств организации (физического лица);

2) в случае отклонения предложения о заключении коммерческой сделки;

3) в случае принятия предложения о заключении коммерческой сделки;

4) в случае расторжения коммерческого договора.

22. Закончите начатое предложение: Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до…:

1) передачи на исполнение;

2) подшивки в дело;

3) завершения исполнения или отправки;

4) передачи на архивное хранение.

К этапам прохождения внутренних документов не относятся

1) подписание; 3) предварительное рассмотрение и распределение;

2) согласование; 4) составление проекта.

Нумерация приказов по основной деятельности ведется для чего нужен

Нумерация в книге приказов по основной деятельности

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве в 2018 году

Приказы: форма, нумерация, исправления

Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

Форма приказа

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:

  • о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
  • о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
  • о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
  • о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
  • о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
  • о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 28.09.2010) указано: "Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа".

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:

  • о поручении дополнительной работы (совмещении);
  • об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
  • о переносе отпуска или его продлении;
  • об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
  • о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
  • об установлении надбавки к окладу;
  • об изменении персональных данных работника;
  • о присвоении разрядов, классности;
  • о направлении работника на курсы повышения квалификации.

Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором — в унифицированной системе первичной учетной документации.

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Внесение исправлений в приказ

Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

Нумерация приказов

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы "рп", например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква "р", например N 153-р.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс "лс" (личный состав) или "к" (кадры). Ряд кадровых служб с индексом "к" регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом "лс" — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:

"п" — приказы о приеме на работу;

"пр" — приказы о приеме на работу рабочих;

"пс" — о приеме специалистов (ИТР);

"к" — командировки;

"вк" — внутренние командировки;

"зк" — загранкомандировки;

"мк" — местные командировки;

"отд" — отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);

"отк" — отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения — 5 лет) и т.д.

Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе — с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь — море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: "Так должно быть везде, потому что так есть у нас". Вариантов много — выбирайте любой!

Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

Библиографический список

  1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 — 172.
  2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
  3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
  4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.

И.Гущина

Преподаватель

Института туризма

и гостеприимства

Нумерация приказов в организации правила