Для выполнения различных хозяйственных и других поручений предприятие выдает денежные суммы под отчет отдельным лицам. Работники, получившие эти суммы, называются подотчетными лицами. Деньги под отчет могут быть выданы только работникам данного предприятия. Список лиц, имеющих право пользоваться подотчетными суммами, устанавливается руководителем предприятия и ежегодно утверждается приказом по предприятию.
Как правило, под отчет выдаются денежные суммы в связи с командировкой работника. Служебной командировкой признают поездку работника на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст.91 Трудового кодекса РБ (далее — ТК)). Основанием является распоряжение нанимателя. При этом не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняют место работы (должность) и заработную плату в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка (ст.95 ТК).
Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы, только на те цели, на которые они выданы. Передача аванса одним подотчетным лицом другому запрещается.
Наличные деньги выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру, подписанному руководителем и главным бухгалтером. Подотчетному лицу выдается аванс только в том случае, если оно не имеет задолженность по ранее полученным суммам.
Командировка оформляется приказом с указанием пункта назначения, наименования предприятия, в которое направляется работник, ее цель и срок командировки.
Работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем и скрепленное печатью (приложение 1 постановления Министерства финансов РБ от 04.02.2013 г. № 4; приложение 2 при направлении коллектива работников; п. 3 выдается руководителю командируемого коллектива).
На предприятии ведется журнал регистрации лиц отбывающих в командировку и журнал регистрации лиц прибывающих в командировки (основание – учетная политика организации) (можно оформлять в электронном виде).
Расчеты с подотчетными лицами возникают между нанимателем и работником организации по суммам денежных средств, выданным под отчет на командировочные расходы или хозяйственно-операционные расходы.
Возмещение командировочных расходов производится по следующим видам:
— суточные возмещаются в размерах, установленных законодательством. Если принимающая или направляющая сторона берет на себя расходы по обеспечению одноразового питания, то суточные выплачиваются в размере 70%, двухразового – 30%, трехразового – 15% от установленной нормы.;
— по найму жилого помещения. Возмещаются по фактическим затратам на основании подлинных документов, но не выше стоимости одноместного номера, а также возмещается стоимость завтрака, включенная в стоимость номера гостиницы, при этом порядок возмещения суточных не изменяется;
— проездные (по фактическим затратам на основании проездных документов включая расходы на бронирование, предварительную продажу билетов, комиссионные сборы, расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения оплаты, стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа). Без предоставления проездных документов расходы возмещаются в размере минимальной стоимости проезда с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами РБ и тарифа за один километр проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях эконом класса.
При оплате нанимателем плательщику расходов на командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога с физических лиц:
• суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм;
• фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи;
• расходы, связанные с выдачей и (или) регистрацией документов для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь, получением виз, а также с обменом наличной валюты или чека на наличную иностранную валюту или с получением наличной иностранной валюты с использованием банковской пластиковой карточки.
Лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах.
В случае невозвращения неиспользованных сумм выданных авансов задолженность работника можно погасить путем удержания из его заработной платы.
Удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю производят по распоряжению нанимателя:
• для возвращения аванса, выданного в счет заработной платы;
• возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок;
• погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания (п.1 части второй ст.107 ТК).
В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности.
Если же в установленные законодательством сроки подотчетным лицом не представлены документы и отчеты о расходовании сумм, полученных под отчет, не сданы неизрасходованные остатки таких сумм и в пределах 30-дневного периода со дня истечения этого срока предприятием (налоговым агентом) не принято распоряжение об удержании задолженности по ним, такие суммы включаются в доходы месяца, следующего за месяцем истечения указанных сроков. Таким образом, возникает доход, подлежащий обложению подоходным налогом.
Поскольку наниматель своим распоряжением в 30-дневный период не удержал сумму перерасхода, то такая сумма включается в доходы месяца, следующего за месяцем истечения указанных сроков. В бухгалтерском учете делаются записи:
Д-т 94 — К-т 71 — на сумму, не возвращенную в установленный срок;
Д-т 70 — К-т 68-4 — исчислен подоходный налог на сумму полученного дохода при командировке.
При возмещении работникам расходов, связанных с командировками за границу, следует руководствоваться Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее — Инструкция № 115).
При следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя работникам выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате стоянки, дорожных, таможенных сборов, вынужденного мелкого ремонта, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика.
Возмещение указанных расходов, а также расходов:
• по оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств;
• ветеринарному и фитосанитарному контролю;
• мойке транспортных средств;
• услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминалах);
• конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором;
• экологическому налогу и сбору;
• факсимильной связи;
• эвакуации транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей;
• других, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок, — производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале.
Субъекты валютных операций — резиденты вправе использовать наличную иностранную валюту для оплаты расходов, связанных с поездками за пределы Республики Беларусь, а именно:
• выдача водителям автобусов и грузовых автомобилей, работающих на регулярных международных пассажирских и грузовых линиях, работа которых протекает в пути, для оплаты за пределами Республики Беларусь дорожных, экологических, таможенных пошлин и сборов, налогов, вынужденного мелкого ремонта, приобретения горюче-смазочных материалов, стоянки;
• выдача сопровождающим подвижного состава для оплаты за пределами Республики Беларусь дорожных, экологических, таможенных пошлин и сборов, налогов, вынужденного мелкого ремонта в пути следования, приобретения горюче-смазочных материалов, проведения санитарной обработки вагонов, приобретения скоропортящихся продуктов питания в пути следования, а также для оплаты расходов по открытию проездных виз обслуживающему и сопровождающему персоналу;
• для оплаты в Республике Беларусь декларирования грузов, страховых услуг (включая страхование водителя, груза, транспортного средства и т.д.), услуг (работ), оказываемых (выполняемых) на пограничных (таможенных) переходах, налогов, таможенных пошлин и сборов, дорожных и иных сборов, обеспечения уплаты таможенных платежей таможенным органам, если законодательством их оплата предусмотрена в иностранной валюте и проведение данных расчетов связано с транспортировкой (экспедированием) грузов за пределы или из-за пределов Республики Беларусь, транзитными перевозками (экспедированием) грузов через территорию Республики Беларусь.
Перечень затрат в иностранной валюте, относящихся на расходы по транспортировке, страхованию и экспедированию грузов и пассажиров, а также на уплату налогов и сборов в иностранной валюте, связанных с транспортировкой грузов и пассажиров, утвержден постановлением Минтранса РБ от 23.07.2007 № 44.
При осуществлении автомобильных перевозок в иностранной валюте могут быть возмещены расходы:
• на командировочные расходы водителей;
• оказание сервисных услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей и полуприцепов, автобусов;
• уплату сборов и налогов при проезде по территориям иностранных государств;
• уплату таможенных сборов;
• приобретение книжек МДП;
• страхование транспортных средств («КАСКО»), водителей, грузов;
• страхование ответственности перевозчика;
• оформление разрешений на проезд по территории иностранных государств;
• оплату расходов, связанных с транспортировкой автомобильных транспортных средств на паромах и железнодорожных платформах при осуществлении смешанных (комбинированных) перевозок.
К затратам, осуществляемым в иностранной валюте, относятся также другие затраты, осуществляемые за рубежом (п.2 Перечня):
• оплата стоянок в пути следования;
• приобретение бензина и дизтоплива (горюче-смазочных материалов);
• оплата за проезд по платным дорогам;
• услуги эвакуации;
• конвоирование грузов;
• услуги факсимильной связи.
Кроме того, в иностранной валюте оплачиваются также расходы, осуществляемые за рубежом, поименованные в п.6 Перечня.
Использование средств в иностранной валюте, полученных на расходы при служебных командировках за границу, на другие цели не допускается (п.50 Инструкции № 115).
Таким образом, работнику за приобретенные им за иностранную валюту домкрат и набор ключей возместить расходы в иностранной валюте нельзя.
Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным расходам, является авансовый отчет.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой — он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса.
В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.
К авансовому отчету по служебной командировке должны прилагаться следующие документы:
-
командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
-
проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно. Электронные билеты являются оправдательным документом, если приложена распечатка электронных билетов;
-
оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
-
отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).
Рассмотрим сущность расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам.
Хозяйственно-операционные расходы.
Расчеты, связанные с использованием физическими лицами личных средств (банковская пластиковая карточка, расчетный чек, чек из чековой книжки, наличные денежные средства и др.) в интересах организации, с которой они состоят в трудовых отношениях, расцениваются как расчеты наличными денежными средствами между организациями.
Использованные личные средства подотчетных лиц включаются в фактическую сумму расчетов наличными денежными средствами между организациями по дате фактического расходования личных средств физическими лицами. Дата составления авансовых отчетов и фактического возмещения физическим лицам использованных ими личных средств не учитывается.
Расчеты наличными денежными средствами в Республике Беларусь осуществляются только в белорусских рублях.
Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 5 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации.
Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:
-
приходный кассовый ордер, квитанция, талон, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
-
кассовый чек, содержащий номер, наименование организации (предпринимателя), дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, подписанный лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (работ, услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.
В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий все вышеперечисленные реквизиты.
При приобретении железнодорожных и авиабилетов следует завести регистр аналитического учета – книгу учета движения денежных документов. Поступление и списание денежных документов необходимо оформлять приходными и расходными кассовыми ордерами, с последующей записью в кассовой книге.
Информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на командировочные и хозяйственно-операционные расходы, обобщается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Схема счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлена на рисунке 11.
|
Дебет Счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит |
|
|
Сальдо начальное – дебиторская задолженность на начало периода |
Сальдо начальное– кредиторская задолженность на начало периода |
|
Оборот дебетовый: Кредиторской задолженности (возмещены подотчетному лицу понесенные расходы) Дебиторской задолженности (выданы деньги в подотчет) |
Оборот кредитовый: Кредиторской задолженности (подотчетнымлицом осуществлены расходы без предварительной выдачи аванса) Дебиторской задолженности (по представленным оправдательным документам списаны деньги с подотчетного лица) |
|
Сальдо конечное – дебиторская задолженность на конец периода |
Сальдо конечное– кредиторская задолженность на начало периода |
Аналитический учет ведется по целям (командировочные, хозяйственные расходы); по видам выплат; по сотрудникам; по срокам возникновения дебиторской задолженности.
Перед отправкой работника в служебную командировку, а также в целях хозяйственно-операционных расходов наниматель обязан выдать ему аванс. Выдача наличных денежных средств (в национальной и иностранной валютах) под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.
Расчет аванса в иностранной валюте производится бухгалтерией исходя из сроков командировки, видов возмещаемых расходов, установленных законодательством норм возмещения командировочных расходов. При отсутствии или недостаточности валютных средств наниматель приобретает их путем безналичного расчета в порядке, установленном Национальным банком РБ. В случае отсутствия валютного счета на момент командировки или средств на нем для выплаты работникам, направляемым в командировку, валютные средства могут быть приобретены за белорусские рубли в обменных пунктах уполномоченных банков РБ в порядке, установленном Национальным банком РБ.
Необходимо отметить, что наниматель обязан ознакомить командируемого работника с расчетом на выделенный аванс в иностранной валюте, с валютными ограничениями стран, в которые командируется работник (в частности, с ограничениями, касающимися ввоза и вывоза валют), а также положениями об отчете за полученный аванс и об ответственности за недостачу иностранной валюты.
Для отражения в бухгалтерском учете затрат, произведенных командированным работником в иностранной валюте, их сумма пересчитывается в белорусские рубли по курсу Нацбанка РБ, действующему на дату составления авансового отчета.
Если командированному работнику аванс был выдан в белорусских рублях, то возврат в кассу не использованных им средств, производится также в белорусских рублях.
Если расходы работника превысили сумму выданного ему аванса, то возмещение суммы перерасхода производится в той валюте, в которой был выдан аванс. При отсутствии у организации данного вида валюты возмещение расходов в порядке завершения расчетов по командировке может быть произведено по решению нанимателя, как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Нацбанка РБ, установленному на дату составления авансового отчета.
Если в период нахождения в служебной командировке расходы осуществлялись в нескольких валютах, то по возвращении работника из командировки для удобства рекомендуется составлять авансовые отчеты отдельно по каждому виду валюты.
Для возврата неиспользованной наличной инвалюты, полученной работником под отчет, или приобретенной работником за выданные ему под отчет наличные белорусские рубли, работник должен продать неиспользованную инвалюту в обменном пункте или в кассе банка и белорусские рубли внести в кассу организации. При этом работник должен приложить чек, подтверждающий совершение указанной валютно-обменной операции.
При использовании для оплаты командировочных расходов дебетовой личной карточки, оставшаяся на карт — счете работника неиспользованная сумма денежных средств (в национальной либо иностранной валюте), полученная под отчет, должна быть возвращена работником путем внесения ее в кассу организации либо осуществления работником банковского перевода с его карт-счета на счет организации.
Рассмотрим корреспонденцию счетов по выдаче и возврату подотчетных сумм (табл.)
Таблица Корреспонденция счетов
|
Дт |
Кт |
Опубликовано в 2015, Выпуск Январь 2015, ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ | Нет комментариев
Мухина Е.Р.
Старший преподаватель,
Пермский национальный исследовательский политехнический университет
СИСТЕМА НОРМАТИВНОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
Аннотация
В статье приведены основные нормативно-правовые документы в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами. Охарактеризована сфера действия данных документов.
Ключевые слова: нормативно-правовая база, подотчетные лица, учет расчетов, закон, постановление.
Mukhina E.R.
Senior lecturer,
Perm National Research Polytechnic University
THE REGULATORY SYSTEMS ACCOUNTING PAYROLL
Abstract
Keywords: regulatory framework, accountant, accounting calculations, laws, regulations.
В процессе осуществления своей деятельности предприятия зачастую сталкиваются с необходимостью оплаты материальных ценностей или различного рода работ, услуг наличными денежными средствами, т.е. через подотчетные суммы.
Несмотря на то, что в бухгалтерском учете отражение данных операций не представляет сложности с точки зрения проводок, в то же время постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям.
Рассмотрим нормативно-правовую базу в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами (таблица 1).
Таблица 1 – Нормативная база в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами
| № п/п | Нормативно-правовой акт | Сфера регулирования |
| 1 | Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06 декабря 2011 г. | Регулирует правила отражения операций по учету расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете предприятий |
| 2 | Гражданский кодекс РФ | 1) Регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием. |
| 3 | Налоговый кодекс РФ | 2) Определяет отношения по установлению, введению и взиманию налогов и сборов |
| 4 | Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31 октября 2000 г. N 94н | Устанавливает единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета |
| 5 | Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации №318-П от 24.04.2008 | Регулирует порядок ведения кассовых операций |
| 6 | Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” | Регулирует порядок ведения кассовых операций |
Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным им на административно-хозяйственные, операционные, командировочные расходы, используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами”, дебетовое сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданных под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, кредитовое – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Таким образом, организация учета по расчетам с подотчетными лицами регулируется определенной нормативной базой, изменения в которой необходимо оперативно отслеживать и вносить соответствующие коррективы в учет.
Литература
- Мухина Е.Р. Оценка системы нормативно-правового регулирования учета расчетов с персоналом по оплате труда / Е.Р. Мухина // Международный научно-исследовательский журнал. – 2014. – №12. – С.26-27