Номенклатура дел

Поиск Лекций

Принципы составления номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть построена по структурной, производственно-отраслевой и функциональной схеме.

Названия разделов и подразделов в схеме номенклатуры дел, как правило, соответствует утвержденной структуре организации. Рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры дел указывать службу ДОУ (канцелярия, секретариат, управлении делами и т.п.). После структурных подразделений, указанных в порядке значимости располагаются органы и подразделения организации, действующие на общественных началах. Построенная таким образом сводная номенклатура дел — номенклатура дел структурного типа, т.е. построенная в соответствии со структурой организации, например:

Номенклатура дел структурного типа

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечания
01- Общий отдел
01-01 ……..      
02 — Финансовый отдел
02-01 …….      
03 — Отдел кадров
03-01 ….      

В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевой и функциональной схеме, ее разделами и подразделами являются управленческие функции, которые располагаются в ней в порядке значимости. За ними располагаются разделы, характеризующие деятельность организации на общественных началах и деятельность его общественных организаций, например:

Номенклатура дел производственно-отраслевого типа

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечания
01 — Организация управления
01-01 ….      
02 — Бухгалтерский учет и отчетность
02-01 …..      
03 — Кадровое обеспечение
03-01 ….      

Номенклатура дел функционального типа

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечания
01 — Руководство
01-01 ….      
02 — Прием, учет, подбор и расстановка кадров
02-01 …..      
03 – Контроль в сфере информационных технологий
03-01 ….      

Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение 5 лет, но подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации, внесения новых заголовков дел. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года (в течении пяти лет) она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Каждая статья номенклатуры дел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела и номер статьи по перечню, примечания.

Содержание номенклатуры дел

Рассмотрим более подробно каждую из граф статьи номенклатуры дел.

Графа «Индекс дела».Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации или конкретного структурного подразделения для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре. Индекс дела включает условное обозначение подразделения и порядковый номер самого дела. Например, 02-01 может означать, что 02- Отдел кадров, 01- порядковый номер дела в номенклатуре этого года.

Графа «Заголовок дела».Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел располагаются в номенклатуре дел в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее — заголовки дел организационной документации. После них — заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа — заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем — переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещенных в дело. Заголовок должен быть сформулирован коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Рассмотрим эти признаки.

Номинальный – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данной дело, например: «Акты о получении и расходовании государственных субсидий», «Протоколы собрания Совета директоров».

Предметно-вопросный – указывает, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например: «Переписка с ФНС России по вопросам проведения аттестации государственных служащих».

Корреспондентский – указание в заголовке для дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банком «Империал» по вопросу выдачи кредита».

Авторский– указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы генерального директора по основной деятельности».

Хронологический – указание (для переходящих дел) за какой период времени документы, например, «Годовой отчет Московского института юриспруденции за 2014/2015 учебный год».

Географический – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по вопросу…».

Некоторые заголовки с небольшими изменениями и дополнениями составитель номенклатуры дел может быть взят из Перечня.

Заголовок дела в Перечне Заголовок конкретного дела
Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией Переписка с Росимуществом о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией

Заголовок должен быть сформулирован предельно коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Например, «Переписка с вузами Московской области по вопросу распределения молодых специалистов», «Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Тюменской области по вопросам социальной защиты населения».

В некоторых заголовках указывается род заводимого дела (дело, переписка). Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента.

Номенклатура дел

ФИО».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например:

«Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — переписка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:

«Переписка с компанией «Маяк» по вопросам..,

«Переписка с компанией «Норильский Никель»…,

«Переписка с компанией «Оптима»…

или

«Переписка с предприятиями Ростовской области»…,

«Переписка с предприятиями Тульской области»….,

«Переписка с предприятиями Хабаровского края» и т.д.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», затем в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:

«Документы (планы, списки, доклады») о проведении конференций.

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например, «Документы к приказам по основной деятельности».

Графа «Количество дел».В конце года необходимо подсчитать количество листов в каждом деле. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела. Одно дело может содержать от одного до 250 листов или быть шириной не более 3-4 см. Дела до 10 лет срока хранения могут быть шириной до 10 см.

Графа «Срок хранения дела и номера статей по перечню».Четвертая графа заполняется на основании Перечней документов с указанием сроков хранения

В данной графе указывают срок хранения и номера статей по перечню. Эта графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в последующем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

· временного хранения (до 10 лет включительно);

· долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

· постоянного срока хранения.

Запомните! Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковы и не зависят от носителя.

Отметка «ЭПК», проставленная в Перечнях к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» (ДМН) означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения и свыше 10 лет срока хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации. Не допускается объединять в одно дело документы с различными сроками хранения.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:

· государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;

· негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.

Если организации не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом — не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического использования этих документов.

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Графа «Примечания».Если в процессе деятельности организации возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, например, судебные дела, дела о строительстве объекта, то в этом случае в графе "Примечание" пишут "переходящее". При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

В конце календарного года к номенклатуре дел структурного подразделения заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, в ней отмечается общее количество дел, а также дел постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет сроков хранения и количество переходящих дел.

Также итоговая запись составляется к сводной номенклатуре дел организации, которая направляется в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (если документы не передаются в государственный или муниципальный архив). Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Номенклатура дел — файл n1.docx

Номенклатура дел

Скачать все файлы (23 kb.)

Доступные файлы (1):

n1.docx

Контрольная работа

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.

Цель занятия – изучение классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве, и приобретение навыков составления и оформления номенклатуры дел.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

  • Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
  • Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1);
  • Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

  • охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
  • раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
  • конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
  • систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации

Дайте определение номенклатуры дел.

Номенклатура (лат. потепсlaturа — перечень, роспись имён)

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ 16487-83).

Номенклатура дел с точки зрения делопроизводства — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998г.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

№2)

Номенклатура дел — это перечень действующих дел организации, учреждения или предприятия. Оформление этого документа требует соответствия типовым образцам, а также оформление должно отражать деятельность самой организации.

Номенклатура дел — это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам

Охарактеризуйте применение различных видов номенклатуры дел.

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

  • Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
  • Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
  • Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
  • В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

Перечислите требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

Перечислите требования к систематизации заголовков дел в номенклатуре.

К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Заголовки составляются из следующих элементов:

  • указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);
  • указание автора документов (организации, органа управления, структурного подразделения, должностного лица и т.д.);
  • название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);
  • обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);
  • указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);
  • период (даты), к которому относятся документы дела;
  • указание копийности (наличия копий документов) дела.

В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:

  • название вида дела или вида документа;
  • краткое содержание;
  • указание на наличие копий, например, «Приказы по учебной работе. Копии». (указание на подлинность документов дела в заголовок не включают).

Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело.

Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу,

Как образуется индекс дела в номенклатуре?

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

Как используется перечень документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве?

В настоящее время основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов в процессе составления номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является "Типовой перечень". Его полное название — "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения"

Перечень содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.

Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).

На первом листе номенклатуры к наименованию графы 4 дают ссылку 1 на полное название и исходные данные перечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно.

Каковы этапы разработки номенклатуры дел?

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

  • определение круга документов для включения в номенклатуру;
  • составление заголовков (наименований) дел;
  • разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
  • определение сроков хранения дел;
  • определение системы индексации и установления индексов дел;
  • оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Назовите срок действия номенклатуры дел.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

© perviydoc.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации

Назначение номенклатуры дел

В делопроизводстве организации номенклатура выполняет целый ряд функций.

Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.

Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия.

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Таким образом, номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но ив целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований.

Порядок оформления, и удостоверения номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Она в обязательном порядке проходит процедуру согласования. Номенклатура визируется руководителем архива или должностным лицом, ответственным за архив, и должна быть одобрена Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или Экспертной комиссией (ЭК) организации или предприятия. Если организация или предприятие сдает свои документы на хранение в государственный архив, номенклатура дел направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы документационного обеспечения или должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, и в обязательном порядке утверждается руководителем организации или предприятия.

В организациях, которые не передают свои документы на государственное хранение (это, в основном, негосударственные организации), номенклатура дел визируется заведующим архивом организации или должностным лицом, ответственным за архив, одобряется ЭК организации и подписывается руководителем службы ДОУ. Для придания номенклатуре дел юридической силы после подписания она должна быть утверждена руководителем организации. В таких организациях составляется 3 экземпляра номенклатуры дел.

Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем этого подразделения после ее согласования с архивом организации.

Номенклатура дел организаций, которые сдают документы в государственный архив, (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ.

Второй-экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий передается в архив организации, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Организация проведения экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче

на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение экспертных комиссий заключается:

— в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

— организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

— организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

— организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

— рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

— описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

— описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы.

Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

— актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

— подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

— участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации. Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

1. опись дел постоянного срока хранения;

2. опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

3. опись дел по личному составу;

4. акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются в архив организации, оформляются частично. Частичное оформление производится работниками службы документационного обеспечения управления при заведении дела. После завершения дела не проводится дополнительная систематизация документов, листы дела не нумеруются, не составляется заверительная надпись.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

— подшивку или переплет дела;

— нумерацию листов в деле;

— составление листа-заверителя;

— составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, край них дат).

При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Дела с особо ценными или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие, как удостоверения-личности, трудовые книжки и т. п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки).

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.

Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно. Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.

В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров. Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.

Заверительная надпись дела составляется для учета количества листов. Кроме того, она фиксирует особенности нумерации документов дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме на отдельном листе, который помещается в конец дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для его составления чистый оборот листа последнего документа. Он обязательно подписывается его составителем.

В форме листа-заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— индекс дела;

— номер дела (тома, части) по годовому разделу свод ной описи дел;

— заголовок;

— крайние даты дела;

— количество листов в деле;

— срок хранения;

— архивный шифр дела.

Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

При изменении наименования организации или структурного подразделения, а также при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в течение года, за которое формировалось дело, на обложке указывается новое наименование организации (или организации-правопреемника). Прежнее наименование организации заключается в скобки.

Лекция 11: Специфика документации в туризме.

Дата добавления: 2016-06-02; просмотров: 978;

Техническое оформление текста

Обратите внимание: в этой статье все приведенные перечни одновременно выступают в качестве примеров технического оформления.

Какой знак препинания ставится перед перечнем?

Фраза перед перечнем может оканчиваться двоеточием или точкой. Двоеточие ставится, если:

  • в этой фразе содержится слово или словосочетание, указывающее на то, что далее последует перечень;
  • перечень разъясняет то, о чем говорится в предшествующей ему фразе;
  • перечень непосредственно продолжает текст.

Если данные условия не соблюдаются, то перед перечнем ставится точка.

Примечание. Двоеточие перед перечнем может ставиться и в том случае, если элементы перечня начинаются с прописной буквы.

Как выделить элементы перечня?

Существует множество способов графического выделения элементов перечня.

Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

Вот основные:

1. Арабская или римская цифра с точкой.

2. Арабская цифра со скобкой.

3. Прописная буква с точкой.

4. Строчная буква со скобкой.

5. Тире.

6. Наборный знак (точка, квадрат, ромб, звездочка и т. д.).

Различают внутриабзацные перечни (элементы следуют в подбор) и перечни с элементами-абзацами (элементы перечня начинаются с красной строки).

В многоуровневых перечнях принято следующее разграничение:

  • прописные буквы и римские цифры обозначают высший уровень членения;
  • арабские цифры с точкой – средний уровень;
  • арабские цифры со скобкой, буквы со скобкой и наборные знаки используются для обозначения низшего уровня членения.

Когда в перечнях используются прописные, а когда строчные буквы?

С прописной буквы начинается текст каждого элемента в перечне, если ему предшествует цифрас точкой или прописная буква с точкой.

1. Язык.

2. Речь.

А. Язык.

Б. Речь.

Со строчной буквы начинается текст каждого элемента в перечне, если ему предшествует цифра со скобкой:

1) новое и старое;

2) старое и новое.

Аналогичным образом оформляются перечни, элементы которых начинаются строчной буквой со скобкой:

а) новое и старое;

б) старое и новое.

Какие знаки препинания ставятся после элементов перечня?

После абзацев – элементов перечня ставится:

а) запятая, если абзацы-элементы очень просты – из нескольких слов, без знаков препинания внутри, обозначены цифрой с закрывающей скобкой, строчной буквой с закрывающей скобкой, наборным знаком (например, тире) и начинаются со строчной буквы; но не будет ошибкой и постановка в подобных случаях после абзацев точки с запятой;

б) точка с запятой, если элементы не совсем просты, со знаками препинания внутри, обозначены цифрой с закрывающей скобкой, строчной буквой с закрывающей скобкой, наборным знаком и начинаются со строчной буквы, т. е. строчной букве в начале элемента соответствует точка с запятой в конце его. Пример – настоящий перечень;

в) точка, если элементы обозначены цифрой с точкой или прописной буквой с точкой. Точке после обозначения элемента соответствует точка в конце элемента.

Что читать об оформлении перечней и рубрикации?

  1. Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник / Под ред. В. В. Лопатина. М., 2013. С. 282–286.
  2. А. Э. Мильчин, Л. К. Чельцова. Справочник издателя и автора. 2-е изд., М., 2003. С. 38–44.

Единый список номенклатуры содержит товары, готовую продукцию, материалы, ОС, НМА и т.п. Каждый пользователь должен получать отфильтрованный список и только те позиции, с которыми он работает.


Список номенклатуры

Параметры каждой номенклатуры присутствуют на закладках и в подчиненных таблицах.


Закладка Разное

Различные группы определяют поведение Аксапты для данной номенклатуры. Кроме того, группы используются в для организации двухуровневых иерархий.


Закладка Настройка


Закладка Ссылки


Закладка Цена/Скидка


Закладка Количество

Обратите внимание, что номенклатуру можно заблокировать. Блокировать можно операции закупки, по складу, продажи независимо друг от друга.

Если будет включена галочка Обязательный склад, то Аксапта не позволит использовать другой склад для закупки, продажи или складских операций.

Назначение остальных параметров достатоно очевидно.


Закладка Прочее

Обратите внимание, что для каждой номенклатуры Аксапта автоматически может выполнять ABC-анализ и запомнить результаты. Причем ABC-анализ может выполняться независимо по объему реализации, по величине маржи, по себестоимости или по оборачиваемости на складе.

Для каждой номенклатуры в Аксапте можно указать страну-производитель.

Аксапта позволяет указать альтернативную номенклатуру для продажи.


Дополнительные параметры номенклатуры приводятся в подчиненных таблицах


Каждая номенклатура может иметь свой список возможных конфигураций, размеров и цветов

Для каждой номенклатуры можно определить допустимую комбинацию конфигураций, размеров и цветов. Для каждой комбинации можно указать свое наименование, себестоимость, цены и скидки. Аксапта не позволяет использовать комбинации, которых нет в списке разрешенных.


Параметры автоматического пополнения склада


Список параметров штрихового кода для каждой номенклатуры

Обратите внимание, что у каждой номенклатуры может быть несколько штриховых кодов. Например, для различных единиц измерения свой штрих-код. Еще пример, для различных конфигураций или различных цветов номенклатуры может использоваться свой штрих-код. Эти штрих-коды могут использоваться при работе со сканером.


Внешнее описание номенклатуры

Внешнее описание номенклатуры используется для автоматической работы с другими организациями на электронных носителях.

Новый типовой перечень: что изменилось?

Эта форма позволяет указать, например, как наш артикул кодируется у поставщика.


Параметры для расчета комиссионных торговым агентам


Прайс-листы и параметры для скидок


Прайс-лист

Прайс-лист может вводится для всех контрагентов, группы контрагентов или определеного контрагента. Для каждой валюты можно задать свой прайс. Прайс-может действовать только в определенный период. Для тех, кто закупает большое количество товара, можно указать льготные цены. Такие же параметры используются и для скидок.

Обратите внимание, что цену можно указать не за единицу товара, а за большее количество. Например, 3 рубля за 1000 штук.


Список проводок по номенклатуры


Аксапта выделяет физические и финансовые движения по каждой номенклатуре

Физические движения — это, например, кладовщик разгрузил машину на склад. А финансовые — пришла счет-фактура.


Физические и финансовые движения могут быть независимо разнесены в Главную книгу


Ссылки на информацию в других модулях по данному движению


Дополнительная информация по движению


Сопоставления приходов с расходами (мониторинг)

При закрытии Аксапта связывает расходы с приходами.

В результате, всегда можно определить из какой закупки был продан данный товар. Определить можно даже если товар неоднократно переносился со склада на склад или был использован в производстве


Аксапта позволяет посмотреть текущие остатки по номенклатуре


Подсчитываемые остатки в стандартной версии

Обратите внимание, что Аксапта показывает отдельно сколько было зарезервировано, закуплено, зарезервировано в закупленом, зарегистрировано (еще без документов) и скомлектовано для клиентов.

Обратите также внимание, что остатки по номенклатуре можно смотреть в различных единицах измерения.


Режим использования складской аналитики

Если будет включен склад, то Аксапта показывает остатки в разрезе по каждому складу. Если склад будет выключен, то Аксапта показывает остатки по всем складам в одной строке. Включая и выключая галочки можно установить требуемую детализацию.


Запросы позволяют посмотреть дополнительную информацию о том, что происходило с данной номенклатурой

Мазуркин Сергей
mazzy@mazzy.ru

Назначение номенклатуры дел

В делопроизводстве организации номенклатура выполняет целый ряд функций.

Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.

Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Таким образом, номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но ив целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований.

Порядок оформления, и удостоверения номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Она в обязательном порядке проходит процедуру согласования. Номенклатура визируется руководителем архива или должностным лицом, ответственным за архив, и должна быть одобрена Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или Экспертной комиссией (ЭК) организации или предприятия. Если организация или предприятие сдает свои документы на хранение в государственный архив, номенклатура дел направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы документационного обеспечения или должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, и в обязательном порядке утверждается руководителем организации или предприятия.

В организациях, которые не передают свои документы на государственное хранение (это, в основном, негосударственные организации), номенклатура дел визируется заведующим архивом организации или должностным лицом, ответственным за архив, одобряется ЭК организации и подписывается руководителем службы ДОУ. Для придания номенклатуре дел юридической силы после подписания она должна быть утверждена руководителем организации. В таких организациях составляется 3 экземпляра номенклатуры дел.

Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем этого подразделения после ее согласования с архивом организации.

Номенклатура дел организаций, которые сдают документы в государственный архив, (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ.

Второй-экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий передается в архив организации, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Организация проведения экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче

на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно.

Назначение номенклатуры дел

Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение экспертных комиссий заключается:

— в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

— организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

— организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

— организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

— рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

— описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

— описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

— актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

— подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

— участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации. Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

1. опись дел постоянного срока хранения;

2. опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

3. опись дел по личному составу;

4. акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются в архив организации, оформляются частично. Частичное оформление производится работниками службы документационного обеспечения управления при заведении дела. После завершения дела не проводится дополнительная систематизация документов, листы дела не нумеруются, не составляется заверительная надпись.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

— подшивку или переплет дела;

— нумерацию листов в деле;

— составление листа-заверителя;

— составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, край них дат).

При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Дела с особо ценными или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие, как удостоверения-личности, трудовые книжки и т. п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки).

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.

Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно. Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.

В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров. Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.

Заверительная надпись дела составляется для учета количества листов. Кроме того, она фиксирует особенности нумерации документов дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме на отдельном листе, который помещается в конец дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для его составления чистый оборот листа последнего документа. Он обязательно подписывается его составителем.

В форме листа-заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— индекс дела;

— номер дела (тома, части) по годовому разделу свод ной описи дел;

— заголовок;

— крайние даты дела;

— количество листов в деле;

— срок хранения;

— архивный шифр дела.

Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

При изменении наименования организации или структурного подразделения, а также при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в течение года, за которое формировалось дело, на обложке указывается новое наименование организации (или организации-правопреемника). Прежнее наименование организации заключается в скобки.

Лекция 11: Специфика документации в туризме.

Дата добавления: 2016-06-02; просмотров: 977;