Справочник Бухгалтера

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ

Индекс	Заголовок дела (тома)	Кол-во дел	Срок хранения, ст. по перечню	Примечание
3-1 3-2	Годовой баланс Должностные инструкции работников бухгалтерии	1 1	пост. ст. 3036 3 года, ст. 56
3-3	Лицевые счета	75 лет, ст. 311а
3-4	по заработной плате Контракты, договоры с организациями о размещении рекламы, другой совместной деятельности	5 лет, ст. 337
3-5	Приказы, инструкции, указания вышестоящих (контролирующих) организаций по вопросам бухгалтерского учета и отчетности	До минования надобности Ст. 18 б
3-6	Расчетные платежные ведомости	3 года, ст. 312	При от-сутствии-лицевых счетов —75 л
3-7	Главная книга	3 года, ст. 316	При
3-8	Кассовая книга	3 года, ст. 317	условии завершения ревизии -»-

Начальник секретариата Подпись А.Т. Столбова

Разделами номенклатурыявляются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («канцелярия», «дирекция», «отдел документационного обеспечения управления»). Другие отделы располагаются после секретариата в порядке их значимости. Каждое подразделение получает порядковый номер (секретариат — 1, информационно-аналитический отдел -2, бухгалтерия — 3 и т.д.).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-02 (1 — соответствует секретариату, а 02 — порядковому номеру дела, заведенному в секретариате). Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида документа (акты, приказы, протоколы); краткое содержание («Переписка с ЗАО «Ритм» по поставкам оборудования»); дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по личному составу за 2003 г.»).

Срок хранения каждого дела определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.

В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных и т. д. В графе «Примечание» при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и полки, где оно хранится.

Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Номенклатура подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. «Номенклатура составляется в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа (сейфа) с делами; третий передается в архив предприятия.

Номенклатура составляется ежегодно в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.

7.7.

Номенклатура дел бухгалтерии

Формирование и оформление дел

Формирование дела— это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.

Деломназывают совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

— в дело помещаются документы, по которым работа завершена;

— документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

— документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

— документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

— в дело, как правило, включается один экземпляр документа;

— в дело, как правило, формируются документы одного года;

— в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

— устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

— протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

— приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

— документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту сотрудников;

— документы ограниченного доступа с грифом «Для служебного пользования» или «Коммерческая тайна» формируют отдельно от других документов предприятия;

— переписку предприятия делят на две папки: с входящей и исходящей корреспонденцией;

— если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2004 г.» и составляют внутреннюю опись дела.

На обложке дела в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические требования» указываются наименование организации, структурное подразделение, номер папки по номенклатуре дел, заголовок дела, год заведения, срок хранения.

Оперативное хранение дел

Оперативнымназывают хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

За сохранность документов ответственность несут руководители структурных подразделений, работники службы делопроизводства. Обычные документы хранятся в шкафах, на стеллажах, а документы с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др. — в сейфах. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Для удобства поиска необходимого дела и проверки наличия дел номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа. При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел поиск любого исполненного документа не превышает пяти минут.

Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится для обеспечения сохранности дел, установления пропавших документов (дел), поиска пропавших документов (дел), восстановления документов, не найденных в результате поиска. Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию руководителя, с периодичностью, устанавливаемой службой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, не реже одного раза в год.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения), а также сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия). Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На дело, выданное сотрудникам предприятия, заводят карту — заместитель дела,в которой указывают: номер дела; дату выдачу; кому выдано; структурное подразделение; подпись исполнителя; срок возврата; отметку о возврате; примечание. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации — автора документов. В карте-заместителе указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хране ния 5 и 10 лет. Такие документы, как правило, на архивное хранение не передаются и продолжают храниться в структурных подразделениях. После оперативного хранения завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив.



Номенклатура дел

Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел — «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»1.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений.

Формуляр номенклатуры дел:

• постоянные реквизиты «единого» бланка:

• эмблема (03);
• наименование организации (06);
• наименование вида документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ);

переменные реквизиты «единого» бланка:

дата (09);

регистрационный номер (10);

место составления или издания документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

подпись составителя (21);

гриф согласования (22)2;

гриф утверждения (15).

В заголовке номенклатуры дел указывают «на_____год». Например:

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню6	Примечание
1	2	3	4	5

Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.

Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются парами арабских цифр и указываются в графе 2. Например:

01. Дирекция
02. Бухгалтерия и т.д.

В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка дела в пределах этого раздела.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Например: 01-05.

В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационных документов, далее — распорядительных и справочно-информационных (планы, отчеты, акты, справки и т.д.) в порядке убывания сроков хранения. При составлении заголовков необходимо учитывать следующее:

• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
• заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, формируемых в данном деле;
• заголовки типа «Общая переписка», «Материалы разные» и т.п. не допускаются.

Заголовок дела должен состоять из следующих элементов:

• наименование вида или разновидности документов;
• наименование предприятия или структурного подразделения;
• корреспондент;
• краткое содержание документов дела;
• название региона, с которым связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документа.

Заголовок может начинаться с указания вида документов («Приказы», «Протоколы») и разновидности документов (… «по основной деятельности», … «заседаний совета директоров»). Если в качестве вида документов названы «Планы …» или «Отчеты …», необходимо указать периодичность и характер документов. Например: «Годовой финансовый план» или «Квартальные отчеты о сбыте продукции».

Заголовок может начинаться со слов «Документы…» или «Материалы…». В этом случае необходимо в скобках перечислить основные виды документов дела. Например: «Материалы научно-производственной конференции (список участников, повестка дня, тезисы докладов, решение)».

Заголовок может начинаться со слова «Переписка». В этом случае необходимо указать, с кем и по какому вопросу она ведется. Если в дело помещена переписка с одним корреспондентом, его указывают в заголовке. Например: «Переписка с фирмой «Закат» о поставках оборудования». Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают их общее видовое название. Например: «Переписка с предприятиями химической промышленности о закупке сырья». Если в деле содержится переписка с несколькими разнородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают вопрос, по которому она ведется. Например: «Переписка о подготовке научно-практической конференции».

В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации.

Графа 3 заполняется по окончании года, на который составлена номенклатура дел, т.е. в номенклатуре дел на 2000 год графа 3 будет заполнена в 2001 году.

В графе 4 указывается срок хранения дела и ссылка на статью перечня, которой руководствовался составитель номенклатуры дел.

Сроки хранения некоторых документов даны в приложении.

В графе 5, если необходимо, проставляются отметки о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника, «Дело не заведено» и т.д.

При оформлении номенклатуры дел в каждом разделе оставляют резервные номера (свободное место) для того, чтобы была возможность внести в номенклатуру заголовки дел, сформированных в течение года.

Номенклатуру дел подписывает составитель. При необходимости оформляют гриф согласования (22) с экспертной комиссией (ЭК). Примерное положение об экспертной комиссии дано в приложении.

Номенклатуру дел утверждает руководитель организации (15).

До начала календарного года следует перенести данные граф 1, 2, 4 на обложки заводимых дел.

В течение календарного года необходимо формировать дела строго в соответствии с номенклатурой дел.

После того, как год истек, в начале следующего календарного года на основании данных граф 3, 5 составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (приложение).

1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.75.

2 Заполняется при необходимости.

Помощь: Номенклатура дел в организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В ОРГАНИЗАЦИИ

В соответствии с примерной Инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной Белкомархива 23.05.1995 № 13, номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в организациях с небольшим документооборотом — на секретаря.

Номенклатуры дел подразделяются на типовые, примерные и индивидуальные.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной комиссией и Комитетом по архивам и делопроизводству РБ.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждаются руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый — в государственном архиве. Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют ДОУ.

Если организация имеет устойчивую организационную структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу, если не имеет устойчивой структуры, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

Форма номенклатуры дел имеет унифицированную форму и ее форма должна соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности (приложение 1 к материалу).

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа — НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — пишут заглавными буквами. Дата номенклатуры дел — дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел — это ее регистрационный номер. Место составления — местоположение организации. В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

— Уставом организации;

— положениями о структурных подразделениях;

— штатным расписанием;

— номенклатурой дел организации за прошлый год;

— описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

— регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения;

— типовыми и примерными номенклатурами дел.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-03, где 03 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений. Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

Рассмотрим порядок заполнения графы 2 «Заголовок дела». Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Первым можно ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения.

Страница не найдена.

Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее — заголовки дел организационной документации. После них — заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа — заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем — переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения (далее — Перечень).

Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года.

Дело — это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Графа 4 «Срок хранения дела и номера статей по перечню» является одной из наиболее важных, так как на основании данных этой графы в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Данная графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. Для определения сроков хранения документов необходимо найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в номенклатуре, и перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел. Проставить в четвертую графу номер статьи, по которой определялся срок.

Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а увеличение его допускается.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

— о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются);

— о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения);

— о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Если в процессе деятельности организации возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно — постоянного и временного хранения (приложение 2 к материалу). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая).

Номенклатура дел организации является очень важным документом многоцелевого назначения:

— предназначена для систематизации документов. Она служит планом распределения документов после их исполнения, определяет систему хранения документов в организации;

— содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

— закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов — индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

— имеет справочное значение при изучении структуры организации;

— является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

— используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

— может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

15.04.2008 г.

Ирина Богачева, секретарь-референт

Наименование организации	УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ	Наименование должности
___________ № _____________	руководителя организации
___________________________	Подпись ____________ Расшифровка подписи
(место составления)	Дата
на _____________ год
Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование должности руководителя службы документационного обеспечения управления	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)	Протокол ЭПК архивного
наименование организации	учреждения
__________ № __________	__________ № _________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в организации
По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого
Наименование должности руководителя службы документационного обеспечения управления	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности руководителя службы документационного обеспечения управления	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Номенклатура дел планово-экономического отдела

ООО «ЭВРИКА» 6-16

Планово-экономический отдел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2012 год

————————————————————————— ¦ ¦7. Планово-экономический ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отдел ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ ¦ ¦Кол-во ¦Срок хранения ¦ ¦ ¦Индекс ¦ Наименование раздела, ¦ дел ¦ дела (тома, ¦ ¦ ¦ дела ¦заголовок дела (тома, части) ¦(томов,¦ части) и ¦ Примечание ¦ ¦ ¦ ¦частей)¦ номер статьи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-1 ¦Положение о планово- ¦ ¦ 10 л, ст. 15 ¦При условии ¦ ¦ ¦экономическом отделе (копия) ¦ ¦ ¦замены ¦ +——-+——————————+——-+—————+новыми ¦ ¦ 6-2 ¦Должностные инструкции ¦ ¦ 3 г., ст. ¦(объединены ¦ ¦ ¦(копии) ¦ ¦ 17.3 ¦в одну ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книгу) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Перечень ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-3 ¦Приказы, распоряжения по ¦ ¦ 3 г. б/ст. ¦ ¦ ¦ ¦организации (копии) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-4 ¦Входящая внутренняя ¦ ¦ 3 г., ст. 47 ¦ Перечень ¦ ¦ ¦корреспонденция ¦ ¦ ¦ 4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-5 ¦Исходящая внутренняя ¦ ¦ 3 г., ст. 47 ¦ Перечень ¦ ¦ ¦корреспонденция ¦ ¦ ¦ 4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-6 ¦Бизнес-планы организации ¦ ¦ 10 лет, ст.

Номенклатура дел – как формируется, примерный образец

¦ Перечень ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 28 ¦ 4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-7 ¦Переписка по основной ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦деятельности (копии) ¦ ¦ надобности ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-8 ¦Статистическая отчетность по ¦ ¦ 10 л, ст. ¦Объединены ¦ ¦ ¦форме ¦ ¦ 32.1.1 ¦в одну ¦ ¦ ¦1-П (годовая) ¦ ¦ ¦книгу ¦ +——-+——————————+——-+—————+ Перечень ¦ ¦ 6-9 ¦Статистическая отчетность по ¦ ¦ 3г., ст. ¦ 4/5 ¦ ¦ ¦форме ¦ ¦ 32.1.2 ¦ ¦ ¦ ¦4-У (квартальная) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+ ¦ ¦ 6-10 ¦Статистическая отчетность по ¦ ¦ 1г., ст. ¦ ¦ ¦ ¦форме 12-П (месячная) ¦ ¦ 32.1.3 ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-11 ¦Балансы и приложения к ним ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦(копии) ¦ ¦ надобности ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-12 ¦Прочая статистическая ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦отчетность других структурных¦ ¦ надобности ¦ ¦ ¦ ¦подразделений, (копии) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-13 ¦Плановые сметы накладных ¦ ¦ 5 лет ст. ¦Выделяются ¦ ¦ ¦расходов (общехозяйственных, ¦ ¦ 105.1 ¦к ¦ ¦ ¦общепроизводственных), сметы ¦ ¦ ¦уничтожению ¦ ¦ ¦на производство продукции, ¦ ¦ ¦по ¦ ¦ ¦сметы коммерческих расходов, ¦ ¦ ¦прошествии ¦ ¦ ¦расшифровки статей ¦ ¦ ¦не менее ¦ ¦ ¦обоснований ¦ ¦ ¦3лет. после ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦проведения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦налоговой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦проверки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Перечень ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-14 ¦Планы производства (копии) ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ надобности ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-15 ¦Отчеты о выполнении плана ¦ ¦3 г, ст. 1063 ¦ Перечень ¦ ¦ ¦производства ¦ ¦ ¦ 4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-16 ¦Акты сдачи готовой продукции ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦на склад (копии) ¦ ¦ надобности ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-17 ¦Планы и отчет о выполнении ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦месячных планов работ ¦ ¦ надобности ¦ ¦ ¦ ¦структурных подразделений ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(копии) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-18 ¦Номенклатура дел ¦ ¦ 5 л., ст. ¦ Перечень ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 46.2 ¦ 4/5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-19 ¦Договоры, протоколы ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦согласования цен на ¦ ¦ надобности ¦ ¦ ¦ ¦изготовление продукции ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(работ, услуг) ООО «ЭВРИКА» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(копии) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-20 ¦Прейскуранты отпускных цен на¦ ¦ 3 г., ст. ¦После ¦ ¦ ¦продукцию, производимую ООО ¦ ¦ 61.1 ¦проведе-ния ¦ ¦ ¦»ЭВРИКА» ¦ ¦ ¦налоговой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦проверки, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦до ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦пересмотра ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦цен ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Перечень ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-21 ¦Комплект документов, ¦ ¦ 3 г., ст. ¦После ¦ ¦ ¦необходимых для регистрации ¦ ¦ 58.1 ¦проведения ¦ ¦ ¦цен в управлении ценовой ¦ ¦ ¦налоговой ¦ ¦ ¦политики, уведомления о ¦ ¦ ¦проверки ¦ ¦ ¦регистрации цены ¦ ¦ ¦Перечень ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-22 ¦Экономическое обоснование, ¦ ¦ 3 г., ст. ¦После ¦ ¦ ¦подтверждающее уровень ¦ ¦ 58.1 ¦проведения ¦ ¦ ¦применяемых цен: ¦ ¦ ¦налоговой ¦ +——-+——————————+——-+ ¦проверки ¦ ¦6-22-1 ¦на готовую продукцию, опытные¦ ¦ ¦Перечень ¦ ¦ ¦изделия ¦ ¦ ¦4/5 ¦ +——-+——————————+——-+ ¦ ¦ ¦6-22-2 ¦ на спецоснастку и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ приспособления ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+ ¦ ¦ ¦6-22-3 ¦прочие обоснования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(модернизация оборудования, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦брак и т.п.) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-23 ¦Нормы расхода сырья, ¦ ¦ 10 л., ст. ¦Перечень ¦ ¦ ¦материалов, полуфабрикатов и ¦ ¦ 1100 ¦4/5 ¦ ¦ ¦покупных комп-лектующих ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦изделий, возвратные от-ходы, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нормы времени на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦изготовление, спецификации, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гидросхемы, перечни ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦применяемости на продукцию, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦изготавливаемую ООО «ЭВРИКА» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(копии) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-24 ¦Заявки, заказы на ¦ ¦ До минования ¦ Перечень ¦ ¦ ¦изготовление продукции, ¦ ¦ надобности ¦ 4/5 ¦ ¦ ¦технические задания на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦внутренние заказы (копии): ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦- открытые ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦- закрытые ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-25 ¦Стандарты организации по СМК ¦ ¦ До замены ¦ Перечень ¦ ¦ ¦(рабочие экземпляры) ¦ ¦ новыми ¦ 4/5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ст. 1202.2 ¦ ¦ ———+——————————+——-+—————+————-

Примечание: при составлении номенклатуры дел планово-экономического отдела использовался «Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства промышленности Республики Беларусь и подчиненных ему организаций с указанием сроков хранения», утвержденный Постановлением Министерства промышленности Республики Беларусь и Министерства юстиции республики Беларусь 14 февраля 2007 г., N 4/5.

Начальник планово-экономического отдела ФИО

Опубликовано в рубрике: Номенклатура

В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ.

Номенклатура дел учреждения

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел мы рассматривали в предыдущей публикации.

Открытое акционерное	УТВЕРЖДАЮ
общество «Белая ромашка»	Директор
(ОАО «Белая ромашка»)	__________ И.О. Фамилия
30.11.2011

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

30.11.2011 № 1

г. Нижний Новгород

На 2012 год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

01. Канцелярия
	Устав общества и учредительные документ	Постоянно ст. 50 а,	Перечень типовых управленческих архивных документов… (М., 2010)
	Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании)	Постоянно ст. 57 а	Переходящее с 2010 г.
	Штатные расписания и изменения в них	Постоянно ст. 71 а	Переходящее с 2010 г.
	Положения о структурных подразделениях	Постоянно ст. 55 а	Переходящее с 2010 г.
	Приказы директора, касающиеся основной деятельности	Постоянно ст. 19 а
	Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов	5 лет ст. 19 в
	Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним	Постоянно1 ст. 18 и	1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК
	Инструкция по делопроизводству	Постоянно ст. 27 а	Переходящее с 2010 г.
	Номенклатура дел	Постоянно ст. 200 а
	Переписка по вопросам основной деятельности	5 лет ЭПК ст. 35, 256
	Резервный номер
	База данных для регистрации входящих документов	5 лет ст. 258 г	В электронной форме
	База данных для регистрации исходящих документов	5 лет ст. 258 г	В электронной форме
02. Отдел кадров
	Должностные инструкции сотрудников	75 лет ст. 77 а
	Штатные расписания и изменения в них. Копии	3 года ст. 71 б	Подлинники в деле 01-03
	Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии	До минования надобности ст. 19 а	Подлинники в канцелярии в деле 01-05
	Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.)	75 лет ЭПК ст. 19 б
	Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков	5 лет ст. 19 б

Начальник канцелярии

А.А. Клементьева

Ответственный за архив

_________ С.П. Гребешкова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 19.12.2011 № 3

Представленный здесь пример номенклатуры дел коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.

При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним методику заполнения граф таблицы, продолжайте читать наши статьи!

Консультация юриста