Содержание
Все взаиморасчеты с контрагентами (клиентами и поставщиками) ведутся в разрезе трех измерений:
- организация,
- партнер/контрагент,
- объект расчетов.
В качестве объекта расчетов могут выступать:
- заказ,
- накладная,
- договор
Тип объекта расчетов выбирается на уровне соглашения.
Расчеты с клиентами
Для начала создадим типовое соглашение о продажах и в качестве объекта расчетов выберем заказы клиентов ЗК (самый детализированный вариант):
В соглашении также указывается и график оплаты ЗК (то, каким образом и в какие сроки будет оплачен ЗК). В нашем примере ЗК будет оплачиваться через 5 дней после отгрузки (т.е. постоплата):
Тут же можно наложить фильтр на тип оплаты, принятой в рамках соглашения:
Помимо постоплаты может быть выбран аванс и предоплата.
Разница между ними в том, что аванс предполагает вариант, что товара у нас еще вообще может не быть (т.е. мы даже не сможем организовать обеспечение товаров в ЗК, пока не зарегистрируем поступление аванса по нему), а предоплата предусматривает, что товар есть в наличии на нашем складе и будет отгружен сразу после оплаты.
Теперь создаем сам ЗК, видим что график оплаты заполнился по соглашению:
При этом дата платежа заполняется на основании поля Желаемая дата отгрузки (т.к. оно пустое, для расчета используется Дата отгрузки):
Теперь на основании ЗК оформляем реализацию:
В списке ЗК меняется текущее состояние:
При двойном клике на нем открывается отчет по состоянию выполнения:
Теперь необходимо зарегистрировать поступление оплаты от клиента. Самый быстрый способ — на основании ЗК создать Поступление безналичных денежных средств. Но есть и другой способ — в журнале Безналичные платежи использовать закладку К поступлению:
Документ заполнился почти полностью, не забываем установить признак проведения платежа банком:
На второй вкладке видим, что в качестве объекта расчетов используется именно ЗК. Благодаря выбору статьи ДДС в соглашении, она теперь подставляется сама:
Теперь ЗК готов к закрытию, долгов нет:
Состояние расчетов можно отслеживать с помощью отчета Ведомость расчетов с клиентами:
Теперь проведем эксперимент — создадим несколько реализаций по нашему соглашению, но без использования ЗК:
В отчете можем увидеть, что в качестве объекта расчетов показаны именно документы продажи (несмотря на то, что взаиморасчеты ведутся по заказам):
Теперь зарегистрируем оплату от клиента по этим реализациям, при этом создадим одну платежку:
В расшифровке платежа выбираем тип заполнения Списком и нажимаем Подобрать по остаткам:
В списке выделяем нужные, переносим в платежку:
Обращаю ваше внимание, что в журнале нет информации о состоянии оплаты реализаций:
Эту информацию можно достать только из ведомости:
Взаиморасчеты с поставщиками
На этот раз пример немного усложним — для начала введем авансовый платеж поставщику:
При этом объект расчетов оставим пустым:
В отчетах по закупкам будем использовать Ведомость расчетов с поставщиками:
Теперь создаем заказ поставщику (взаиморасчеты будем вести в разрезе заказов). Чтобы отнести на него оплату, нужно сделать зачет аванса:
В открывшемся окне помощника по зачету оплат находим аванс, при необходимости корректируем сумму зачета и нажимаем Зачесть/Перенести аванс:
Теперь видим, что аванс зачтен, нажимаем Выполнить в верхней части формы:
В результате заказ становится полностью оплаченным:
Сейчас в отчете можно увидеть, что часть аванса осталась нераспределенной, а по заказу для выведения расчетов в ноль осталось оформить приходную накладную:
Взаимозачет задолженности
В том случае, когда есть одновременно и дебиторская и кредиторская задолженность, нередко используют взаимозачет задолженности, чтобы компенсировать один долг за счет другого.
У нас в программе уже зарегистрирован автоматически одна операция — это отражение факта зачета авансов:
Т.е. дебиторская задолженность (долг поставщика перед нами) по платежке программа перебросила на кредиторскую задолженность (наш долг перед поставщиком) по заказу поставщику:
В комментарии есть отметка об автоматическом создании:
Вот список операций, для которых можно использовать взаимозачет:
Сверка взаиморасчетов
Из раздела Казначейство открываем журнал документов Сверка взаиморасчетов, создаем новый с использованием помощника:
Настраиваем отбор:
Выбираем необходимых контрагентов по данному партнеру, по которым необходимо сделать сверку:
Устанавливаем дату формируемых сверок:
По окончании создается подобная сверка. Для большей информативности изменим вариант детализации:
К примеру, добавим вывод объектов расчетов:
После этого нажимаем Заполнить по данным организации:
Как вы могли заметить, все накладные в табличной части оформлены за рамками урока, а те, которые мы вводили немногим ранее, в таблице отсутствуют. Причина проста — сюда попадают только те продажи, по которые есть непогашенный долг.
По кнопке Печать распечатывается Акт сверки взаимных расчетов:
Функционирование любого бизнеса напрямую зависит от правильно выстроенной системы расчетов с клиентами. Очевидным является факт, что данных бухучета недостаточно для принятия управленческих решений. Для этого необходимо полноценно оценить всю деятельность предприятия – от поступления заявки от потенциального клиента до обеспечения своевременности расчетов с ним.
Как улучшить процесс расчетов с клиентами
Практически любая система расчетов с клиентами имеет множество недостатков. Однако данное направление можно усовершенствовать.
Основные недочеты, характерные для рассматриваемых бизнес-процессов:
- недостаточный контроль со стороны управляющего персонала;
- несоблюдение сроков составления рабочей документации;
- ошибки учета зачисленных средств;
- отсутствие контроля за наличными арендными площадями;
- двойственный бухгалтерский учет, перегруженность сотрудников;
- несогласованность между отделами;
- плохо налаженный процесс документооборота и т.д.
Просроченные задолженности со стороны клиентов говорят о нарушении ими платежной и финансовой дисциплины, что требует оперативного принятия соответствующих мер. Выявление недостатков – это первый шаг, который позволяет наладить систему расчетов. Далее необходимо приступать к их устранению. Самый современный и оптимальный способ – это автоматизация. Она позволяет минимизировать количество ошибок и, соответственно, сократить расходы.
Внедрение CRM – главный секрет увеличения прибыли и сокращения издержек
CRM-систему позволяют эффективно организовать учет расчетов с клиентами. За счет автоматизации можно значительно увеличить прибыль и максимизировать эффективность бизнес-процессов.
Ключевыми моментами в данном случае выступают:
- Работа с потенциальными и текущими клиентами. Система CRM позволяет вносить в общую базу всех новых клиентов, а также импортировать текущую клиентскую базу. Каждому арендатору присваиваться отдельная карточка, где отображает история взаимодействия с ним, а также договор. Расчеты с клиентами отображаются в удобном формате и интегрируются с внутренней системой бухгалтерского учета.
- Система связи. CRM-система предоставляет возможность автоматических уведомлений клиенту о наступлении очередной даты платежа. Настроить рассылку можно под конкретные задачи.
- Подготовка документов, подтверждающих проведение расчетов с клиентами, а также составление аналитических отчетов. CRM-система позволяет быстро сформировать документы и организовать документооборот в режиме реального времени.
Расчеты с клиентами на базе «АрендаСофт»
Автоматизация расчетов с клиентами – это основная цель системы учета «АрендаСофт». Она содержит все необходимые модули для организации бесперебойной работы бизнеса, связанного с арендой помещений, автомобилей. Также CRM можно адаптировать для ведения абонементской базы и удобного составления, и ведения договоров.
С помощью данной системы, клиенты не забывают внести очередной арендный платеж, а арендодатели видят, кому, когда и на сколько сдан каждый конкретный объект, а также отследить то, как ими выполняются взятые обязательства.
«АрендаСофт» уже активно используют такие крупные и известные предприятия, как «Антресоль24», предоставляющее в аренду индивидуальные складские боксы. Благодаря автоматизации расчетов с клиентами, компании удалось довести количество платящих клиентов до 100-процентного показателя. При этом интеграция CRM-системы для такой большой компании заняла менее недели.