Не возвращены документы

Контрагенты часто не возвращают подписанные со своей стороны документы. Причины разные: забыли, потеряли, не желают тратиться на пересылку. Но такая забывчивость и безответственность контрагента опасна спорами при проверке и доначислениями по налогам.
В статье мы подскажем, какие меры предпринять, если партнеры постоянно задерживают документы. Возьмите на заметку эти советы и используйте те, которые вам подходят.

Как ускорить возврат подписанных документов от партнера

1. Начинаем с себя:

  • назначаем ответственных лиц за возврат документов;
  • устанавливаем конкретные сроки по их возврату.

Совет: распределение данных функции между различными подразделениями и сотрудниками лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и других документах, а также прописать в локальных нормативных правовых актах.

Возможно, вам также будет полезно: «Бесплатные шаблоны локальных нормативных актов»

2. На стадии заключения договора пропишите в нем, как вы будете обмениваться с контрагентом документами, а именно:

  • какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться документами;
  • за чей счет будет происходить пересылка.

А если вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.

Например, можно использовать следующие формулировки:

Стороны признают юридическую силу документов, исходящих от Стороны 1 по электронной почте: 111@site.by, от Стороны 2: 222@ site.by. Стороны обязуются обеспечить доступ к адресам электронной почты, указанным в настоящем пункте, только лицам, уполномоченным принимать решения по настоящему Договору. Документы-оригиналы, переданные на подпись другой Стороне, должны быть возращены не позднее 10 (десяти) календарных дней с момента получения.

или

Стороны признают подлинность настоящего договора и документов, составленных во исполнение договора, подписанных Сторонами и переданных посредством электронной и факсимильной связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от Стороны по настоящему договору. Сторона, передавшая документы, обязана представить оригиналы документов другой Стороне в течение 10 (десяти) календарных дней с момента их отправки.

Прописать в договоре (дополнительном соглашении) отправку документов заказным письмом с уведомлением о вручении или экспресс-почтой (т.е. более дорогими способами), возможно только, если контрагент согласен прописать такое условие в договоре.

3. Попросите у партнера отсканированные копии документов.
Для начала можно связаться с партнером и выяснить, в чем причина задержки. Возможно, документы не подписаны, потому что товар все еще в пути или директор партнера в командировке и нет другого уполномоченного лица.

Отсканированные копии документов помогут вам убедиться, что партнер согласился с данными в первичных учетных документах или подписал договор без протокола разногласий.

4. Напишите письмо на имя директора компании-контрагента, в котором просите (требуете) предоставить оригиналы документов.
Разговор с сотрудниками контрагента не всегда результативен. Если документов долгое время нет, а сотрудники не могут дать никакой конкретной информации, имеет смысл обратиться напрямую к руководителю.

В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. Или попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить их получение.

5. В крайнем случае, можно заполнить документы за вашего партнера и дать ему на подпись при встрече.

6. На стадии заключения договора или в уже действующем договоре стороны вправе предусмотреть штрафные санкции за несвоевременный возврат документов.
Например, за несвоевременную передачу Стороне 1 документов, Сторона 2 уплачивает штраф в размере 10 базовых величин. Для определения размера штрафа применяется размер базовой величины, установленный на день его уплаты.

Почему это важно

Во-первых, за приобретение/хранение/реализацию (и т.д.) товаров и оказание услуг без соответствующих документов, а также если эти документы не соответствуют действительности, организации или предпринимателю грозит штраф до 50 БВ величин с конфискацией товаров, выручки, полученной от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, или без конфискации (ч.4. ст. 12.17. КоАП РБ).

Во-вторых, существует вероятность, что контрагент не согласился с результатами работ, услуг или отказался от каких-нибудь товаров. Вы узнаете об этом, только когда все-таки получите документы. А если вы уже отразили операции в учете, не дожидаясь их, то придется корректировать и выручку, и сумму налогов.

В-третьих, взыскать основной долг и штрафные санкции без необходимых документов может быть затруднительным.

Если у Вас нет договора или он не подписан, основной долг можно взыскать на основании других документов, в которых указаны все существенные условия договора, такие как ТТН или акт выполненных работ (оказанных услуг), а вот штрафные санкции в полном объеме взыскать не получится — подлежат взысканию только проценты за пользование чужими денежными средствами, но не пеня.

Еще несколько советов

1. Что делать если утрачен договор или первичный учетный документ?
Воспользуйтесь заверенной копией. В случае утраты документа, составленного на бумажном носителе, законодатель предусмотрел возможность использовать копию данного документа, заверенную в соответствии с требованиями законодательства, и соответственно отражать хозяйственную операцию на основании данной копии (п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,).

2. Если ваш партнер повел себя недобросовестно и нарушил договоренности по оплате, ему выгодно затягивать с предоставлением бухгалтерских документов и других подтверждений сделки. Как обратиться с исковым заявлением в суд, если затягивать нельзя?
Подать иск можно даже, если не хватает необходимых документов. Подготовьте те документы, которые есть. Экономический суд вынесет определение об оставлении искового заявления без движения и укажет на недостатки заявления. В соответствии со ст. 162 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь у вас будет на устранение причин не более пятнадцати дней. Это фактически позволит продлить срок подачи иска, и вы получите время на подготовку недостающих документов. В случае, если причины, послужившие основанием для оставления искового заявления без движения, будут устранены в установленный срок, заявление считается поданным в день его первоначального поступления в суд и принимается к производству судом.

Возможно, вам также будет интересно: «Как взыскать дебиторскую задолженность»

3. Ваш партнер реорганизуется или ликвидируется – не страшно. Если вы утеряли документы, можно обратиться к правопреемнику или ликвидатору.
А вот после ликвидации получить заверенные копии документов не получится:

  • после ликвидации вашего партнера его печать подлежит уничтожению;
  • в архив сдаются документы постоянного хранения и документы по личному составу, к которым ни первичные учетные документы, ни договора по хозяйственной деятельности не относятся.

Если товар чем-то не устроит покупателя, он вправе обменять или вернуть его в магазин в течение 14 дней, не считая дня покупки. И практически все покупатели об этом прекрасно знают — законодательство очень хорошо защищает их в такой ситуации. А вот в нюансах документального оформления возврата товара посетителям магазинов разбираться не обязательно — это забота продавцов. И отвечать, если что-то не так, тоже им. В нашем материале мы расскажем, как оформить возврат от покупателя, во всех деталях, которые нужно знать предпринимателям в сфере розницы и дистанционной торговли, а также кассирам и продавцам.

Вам понадобится заполнить несколько документов: например, ТОРГ-12 и КМ-3. А покупатель может попросить у вас бланк заявления на возврат. Все нужные образцы и пустые формы есть в МоемСкладе: их можно распечатать или заполнить онлайн. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!

Попробовать МойСклад

Условия возврата

Право покупателя на возврат товара регламентировано сразу двумя российскими законами: «О защите прав потребителей» (статья 25) и Гражданским кодексом (статья 502). Мало кто знает, что в этих документах в первую очередь говорится не о возврате, а об обмене товара на тот, который подошел бы покупателю. Только в том случае, если в магазине нет в наличии аналогичного товара другого цвета, фасона, габаритов или комплектации, продавец обязан вернуть деньги. При этом, по взаимной договоренности, обмен может быть предусмотрен и позже, когда подходящий товар появится в продаже. Если такая договоренность достигнута, продавец должен незамедлительно сообщить покупателю о появлении подходящего товара.

Впрочем, практика показывает, что чаще всего продавцы возвращают деньги за товар, и сам покупатель ожидает именно этого. Деньги должны быть отданы в течение трех календарных дней. Покупателю возвращается сумма, равная цене товара в день реализации.

Есть и еще один нюанс в условиях возврата, о котором мало, кто знает. Покупатель не обязан предъявлять чек за товар, он может доказать покупку свидетельскими показаниями (статья 493 ГК РФ). Правда, в этом случае дело может дойти до суда.

Остальные условия возврата более-менее известны всем. У покупки, которую принесли обратно в магазин, должен быть сохранен товарный вид и потребительские свойства, вещь должна быть новой и ни разу не использованной, иметь пломбы и фабричные ярлыки.

Документы на возврат товара от покупателя

И теперь об основных тонкостях. Оформление возврата товара от покупателя отличается в зависимости от того, когда вещь возвращают в магазин — в день покупки, то есть до закрытия кассовой смены, или в другой день. Рассмотрим оба случая.

Возврат денежных средств покупателю в день покупки

Если посетитель, купивший у вас товар, передумал сразу после этого, то порядок возврата денег следующий. Покупатель предъявляет кассовый или товарный чек, либо иной документ, подтверждающий оплату. В случае, если чеки не сохранились, он, как сказано выше, может сослаться на свидетельские показания, подтверждающие факт покупки.

Как правильно оформить возврат товара от покупателя в данном случае? Необходимо заполнить накладную, например, по форме ТОРГ-13. В этом случае в графе «Отправитель» указываются данные покупателя, а в графе «Получатель» — данные организации-продавца. Документ составляется в двух экземплярах. Его подписывают продавец и покупатель. Для продавца накладная является основанием для корректировочных записей, а для покупателя — для возврата денег (или для обмена товара на аналогичный, если производится обмен). Бланк ТОРГ-13 вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.

Деньги покупателю необходимо выплатить из той же операционной кассы, в которой был пробит чек на покупку возвращаемого товара. Причем, отдать их нужно до закрытия смены и снятия Z-отчета. При закрытии смены вам надо будет составить акт о возврате денежных средств по унифицированной форме КМ-3. На нашем сайте вы можете бесплатно скачать бланк и образец заполнения акта КМ-3.

Сумму, которая была выплачена покупателю, кассир по окончании смены указывает в журнале кассира-операциониста. Ее также необходимо отразить в справке-отчете кассира-операциониста. Если кассиров несколько, то старший кассир должен, наряду с другими данными, указать сумму возвратов покупателям в сводном отчете по всем кассам.

Итак, еще раз про документы на возврат товара от покупателя в день покупки. Клиент приносит чек, продавец оформляет накладную на возвращаемые товары, например, по форме ТОРГ-13, и акт КМ-3.

Возврат денежных средств покупателю не в день покупки

Такие ситуации случаются чаще. Ведь в том, что товар не подходит, покупатель, как правило, убеждается уже при возвращении домой, когда как следует его рассмотрит и проверит.

Каковы правила возврата денежных средств покупателю в данном случае?

Он должен написать заявление на возврат денег. Форма заявления произвольная, но в нем обязательно указываются ФИО покупателя, наименование товара в соответствии с его паспортом или документом об оплате товара, причина, по которой товар возвращается, а также требование заменить покупку или вернуть за нее денежные средства. Бланк и образец заявления на возврат товара можно скачать на нашем сайте.

Кроме того, покупатель предъявляет чек и паспорт.

Так же, как и в первом случае, необходимо оформить накладную, которая подписывается и продавцом, и клиентом.

Возврат денежных средств покупателю должен быть произведен в течение трех дней после обращения.

Обратите внимание: если у вас несколько касс, то деньги в данном случае должны быть возвращены уже не из операционной, а из главной кассы организации. Акт КМ-3 о возврате денег при этом составлять не нужно — деньги выдаются по расходному кассовому ордеру на основании паспорта покупателя. После этого кассир фиксирует РКО в кассовой книге. Бланк расходного ордера также можно бесплатно скачать на нашем сайте, там же опубликованы и инструкции по его заполнению.

Еще раз перечислим документы на возврат товара от покупателя не в день покупки. От клиента требуется чек, паспорт и заявление. Продавец заполняет накладную на возвращаемый товар, например, по форме ТОРГ-13, подписывает ее у покупателя и выдает деньги по расходному кассовому ордеру.

Возврат денег покупателю из кассы и по безналичному расчету

В наше время, когда все больше людей расплачиваются за покупки с помощью банковских карт или разбивают оплату на наличную и безналичную, безусловно, перед продавцом встанет вопрос, в каком виде возвращать деньги в случае, если посетитель принесет товар обратно.

Тут правила следующие. Если покупка оплачена наличными, то возврат денег покупателю можно произвести как из кассы, так и с расчетного счета. В последнем случае от клиента необходимо заявление о том, что он просит произвести возврат денежных средств покупателю на банковскую карту. В заявлении он должен указать реквизиты своего счета.

Возврат денежных средств покупателю по безналичному расчету становится обязательным, если сама покупка была оплачена картой. Деньги должны быть возвращены только на карту. Об этом говорится в п. 3 Официального разъяснения ЦБ РФ от 28.09.09 № 34-ОР: «Продавец… не вправе расходовать поступившие в его кассу наличные деньги на выплату покупателю за возвращенный товар, приобретенный ранее в безналичном порядке».

Оформлять возвраты товара гораздо легче, используя автоматизированное рабочее место кассира сервиса МойСклад. Легкий поиск по сумме, дате, кассиру и позиции, автоматический пересчет выручки. Возврат денег покупателю по безналу и наличными, а также при смешанной оплате. Если возвращается товар, оплаченный банковской картой или частично наличными, система устанавливает лимит возвращаемых средств для наличного и безналичного расчета, что позволяет проводить операции в соответствии с законодательством и при этом значительно экономить время продавца.

Возвраты в интернет-магазинах

Если торговля происходит дистанционно, а именно этим понятием можно охарактеризовать работу интернет-магазинов, то правила возврата товара и денег за товар отличаются. Они описаны в 26-й статье Закона о защите прав потребителей. Информация о порядке и сроках возврата товара должна быть предоставлена покупателю в письменной форме в момент доставки. Письменные инструкции обязательно должны включать следующие пункты:

  • адрес, по которому можно вернуть товар,
  • режим работы компании-продавца,
  • максимальный срок возврата товара,
  • предупреждение о том, что у товара должен быть сохранен товарный вид и потребительские свойства, а также документы, которые подтверждают заключение договора купли-продажи,
  • срок и порядок возврата денег за товар.

При этом в любое время до передачи потребитель вправе отказаться от товара, а после того, как она состоялась — в течение 7 дней, даже без объяснения причины. Этот срок увеличивается до 3 месяцев, если при передаче товара покупателю не была предоставлена информация о порядке и сроках возврата.

Возврат товара возможен при сохранении товарного вида покупки и ее потребительских свойств. Покупатель может предъявить документ, который доказывает факт покупки, но при его отсутствии у покупателя должна быть возможность сослаться и на другие доказательства факта покупки (вероятно, тоже свидетельские показания).

Из возвращаемой суммы продавец вправе вычесть расходы на доставку товара. Максимальный срок возврата денег покупателю — 10 дней со дня предъявления требования.

Покупатель может получить свои деньги обратно не только наличными или на карту, но также на интернет-кошелек, КИВИ-кошелек или почтовым переводом. Для этого он должен написать соответствующее заявление на возврат денежных средств покупателю по безналичному расчету с указанием реквизитов.

Ответственность за нарушение

Конечно, неправильное оформление возврата товара чревато санкциями. Подобные случаи рассматриваются как несоблюдение порядка работы с денежной наличностью, это статья 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Штраф для должностных лиц в этом случае составит от 4000 до 5000 рублей, а для организации — в десять раз больше, от 40000 до 50000 рублей.

Когда товар вернуть нельзя

Запрещенные к возврату и обмену товары перечислены в Правилах продажи отдельных видов товаров и в Перечне непродовольственных товаров, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55. Это:

  1. товары для профилактики и лечения заболеваний в домашних условиях (предметы санитарии и гигиены из металла, резины, текстиля и других материалов, инструменты, приборы и аппаратура медицинские, средства гигиены полости рта, линзы очковые, предметы по уходу за детьми), лекарственные препараты;
  2. предметы личной гигиены (зубные щетки, расчески, заколки, бигуди для волос, парики, шиньоны и другие аналогичные товары);
  3. парфюмерно-косметические товары;
  4. текстильные товары (хлопчатобумажные, льняные, шелковые, шерстяные и синтетические ткани, товары из нетканых материалов типа тканей — ленты, тесьма, кружево и другие);
  5. кабельная продукция (провода, шнуры, кабели);
  6. строительные и отделочные материалы;(линолеум, пленка, ковровые покрытия и другие) и другие товары, отпускаемые на метраж;
  7. швейные и трикотажные изделия (изделия швейные и трикотажные бельевые, изделия чулочно-носочные);
  8. изделия и материалы, контактирующие с пищевыми продуктами, из полимерных материалов, в том числе для разового использования (посуда и принадлежности столовые и кухонные, емкости и упаковочные материалы для хранения и транспортирования пищевых продуктов);
  9. товары бытовой химии, пестициды и агрохимикаты;
  10. мебель бытовая (мебельные гарнитуры и комплекты);
  11. ювелирные и другие изделия из драгоценных металлов и (или) драгоценных камней, ограненные драгоценные камни;
  12. автомобили и мотовелотовары, прицепы и номерные агрегаты к ним; мобильные средства малой механизации сельскохозяйственных работ; прогулочные суда и иные плавсредства бытового назначения;
  13. технически сложные товары бытового назначения, на которые установлены гарантийные сроки (станки металлорежущие и деревообрабатывающие бытовые; электробытовые машины и приборы; бытовая радиоэлектронная аппаратура; бытовая вычислительная и множительная техника; фото- и киноаппаратура; телефонные аппараты и факсимильная аппаратура; электромузыкальные инструменты; игрушки электронные, бытовое газовое оборудование и устройства);
  14. гражданское оружие, основные части гражданского и служебного огнестрельного оружия, патроны к нему;
  15. животные и растения;
  16. непериодические издания (книги, брошюры, альбомы, картографические и нотные издания, листовые издания, календари, буклеты, издания, воспроизведенные на технических носителях информации).

Отметим, что данный список не распространяется на дистанционную торговлю, в том числе интернет-магазины. Единственное, что нельзя вернуть в такой магазин — это товар, сделанный по индивидуальному заказу, если он исправен.

Кажется, что вернуть 100% первичных документов в бухгалтерию невозможно – ведь у контрагентов достаточно поводов их не возвращать.

Самая распространенная причина – партнер не заинтересован в том, чтобы потратить свое время и силы на отправку документов, ведь товар или услуги он уже получил. Тем более, что возврат документов может быть связан с затратами, если придется оплачивать заказное письмо или услуги курьера.

Кроме того, некоторые контрагенты не подписывают документы с очень дальновидным расчетом – чтобы потом по этим документам не платить.

Однако для бухгалтера существуют контрмеры на каждое возражение контрагента. И если ваша задача – обеспечить 100% возврат документов в бухгалтерию, то решение у вас сейчас будет.

Шаг 1. Проводим профилактику

Самая надежный и проверенный временем способ обеспечить себе возврат документов от контрагентов – это прописывать в договоре условия по возврату документов. Ваш покупатель или поставщик должен нести ответственность, если не вернул документы в указанный срок.

Пример условий по обмену документов, вписанных в договор

Скачать текст условий

В соглашении следует прописать, за чей счет пересылаются документы, если контрагент находится в другом городе. Если вы сотрудничаете регулярно или долгосрочно, то в договорах с этим контрагентах стоит закрепить условие, что по итогам месяца организации будут присылать друг другу список полученных и отправленных бумаг. Так у вас получится проверить, какие документы затерялись и не дошли до получателя.

Если договор уже заключен, можно составить дополнительное соглашение к нему. Ссылаясь на пункт о возврате, можно составлять официальные письма с требованием вернуть документы. И если дело дойдет до суда (причем не с контрагентом, а с ФНС, которая попытается вас оштрафовать за отсутствующие документы), вы будете юридически защищены.

Однако договор вас не спасет, если вы сами не будете контролировать, какие из документов вы уже получили, а какие еще следует запросить. И если в вашей компании документооборот выходит за пределы 5000 документов в месяц, то «вручную», просто по памяти, их уже не отследишь. Для решения этой задачи нужно установить стандарт контроля возврата документов.

Шаг 2. Вводим стандарт контроля возврата документов

Со стандартом у бухгалтерии будет наглядно представлена вся цепочка документооборота в компании: с кем подписан договор, кто из менеджеров отвечает за сделку и документы по ней, какие документы ушли к контрагенту, какие вернулись, а какие застряли на одном из этапов.

Соответственно, раз в месяц будет достаточно выгружать реестр по всем документам, которые не дошли до бухгалтерии, и запрашивать их. Это гораздо эффективнее, чем следить за каждой сделкой, и безопаснее, чем собирать документы к каждому запросу налоговой (их можно просто не найти и в итоге платить штраф и/или лишиться вычета).

Как работает стандарт контроля возврата документов

Подходит для входящих и исходящих документов.

Исходящие: при печати из базы «1С» на документ наносится штрихкод. При возврате документ распознается по этому штрихкоду и прикрепляется к карточке документа в базе «1С». Документы, оригиналы которых не вернулись, видны в базе.

Входящие: документ от контрагента распознается по ключевым реквизитам. Скан-копия прикрепляется к карточке документа в базе «1С».

Также сканы документов автоматически проверяются на наличие подписей и печатей: благодаря программе можно мгновенно оценить, как процент документов у вас уже в архиве, а сколько из них требуют вашего пристального внимания.

Видео о том, как это работает

Шаг 3. Принимаем меры по возврату

Когда вы выяснили, каких именно документов не хватает, их нужно запросить. Законных рычагов по привлечению контрагентов к ответственности за невозвращенные документы нет, но можно как минимум снять эту ответственность со своей организации.

Во-первых, устанавливаем систему напоминаний. Это должно быть плановой работой того сотрудника, который контролирует полноту возврата документов в бухгалтерии. Допустим, раз в месяц этот сотрудник связывается с менеджерами, ответственными за сделки и документы по ним, затем пишет или звонит контрагентам, от которых не вернулись документы. Звонок может воздействовать более эффективно на эмоциональном плане, но письмо играет здесь другую роль: его можно предъявить налоговой, когда инспектор спросит, что с вашими документами.

Если вы уже используете стандарт контроля возврата документов, работа ответственного сотрудника упрощается: в срок выгружает реестр по всем отсутствующим документам с отметками по менеджерам, рассылается сотрудникам, те собирают документы и сдают их в бухгалтерию.

Когда очевидно, что контрагент экономит на пересылке документов, можно самостоятельно отправить к нему курьера или прислать ему оплаченный конверт сразу с заполненным обратным адресом. Чем меньше контрагенту нужно будет сделать для того, чтобы вы получили свои документы, тем больше шансов, что он решит вашу задачу.

Во-вторых, пишем официальный запрос. Письмо на возврат документов составляется в произвольной форме, однако важно указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости его вернуть. Если обязанность по возврату документов была прописана в договоре, то приводим в письме ссылку на соответствующий пункт договора.

Письмо может быть передано лично, отправлено почтой или по ТКС. Для подстраховки стоит подтвердить факт направления письма контрагенту – это может помочь избежать штрафа за отсутствие документа или хотя бы его снизить.

Скачать образец

Зачем нужна комиссия?

Эти три шага решают основную задачу по контролю возврата документов: вернуть все документы в бухгалтерию и не переживать о проверках.

Даже если сейчас у вас не налажена работа по возврату первички, последовательность шагов выше принесет результат уже через 2-3 месяца: за этот срок, работая подобным образом, наша собственная бухгалтерия подняла процент возврата документов от 50 до 98%. Как в этом помог стандарт контроля возврата документов, можем рассказать на персональной демонстрации решения.

Заказать демонстрацию

Недавно заводил это обсуждение в своем ФБ. Думаю, имеет смысл продублировать его на Закон.ру.

Вопрос, собственно, в следующем: часто ли практикующие юристы, сопровождающие договорную работу, учитывают, что договор при наиболее распространенной на практике дистанционной форме его заключения (посредством обмена экземплярами) считается заключенным в момент возврата экземпляра в силу п.1 ст.433 ГК и п.1 ст.441 ГК, а не датой, указанной в шапке договора, и не в момент подписания его второй по очереди стороной? Считают ли они сроки исполнения обязательств и действия договора, привязанные к моменту заключения, с даты такого возврата экземпляра? И возвращают ли в связи с этим экземпляр таким образом, чтобы получить допустимые в суде доказательства доставки?

Выскажу свое мнение тезисно.

Во-первых, то, что отправка двух подписанных экземпляров проекта договора суть оферта, самоочевидно и прямо закреплено в Постановлении Пленумов ВС и ВАС №6/8. Да и есть целый ряд постановлений Президиума ВАС.

Во-вторых, если это оферта, то далее начинают применяться п.1 ст.433 ГК и п.1 ст.441 ГК о том, что договор заключается в момент получения оферентом акцепта и при этом получения не абы когда, а в срок нормально необходимый для возврата акцепта (если конкретный срок для акцепта не прописан). В Постановлении Пленумов №6/8 это все также расписано.

В принципе эти правила не выдуманы нашим законодателем, а традиционны для большинства континентальных правопорядков. См. также: Принципы УНИДРУА, Принципы европейского контрактного права, Венскую конвенцию 1980 года, DCFR и т.п. Подробный компаративный обзор см.: http://ec.europa.eu/…/files/european-private-law_en.pdf (комментарий к ст. II.–4:205 DCFR)
В-третьих, смысл данных норм вполне понятен. Оферент, отправивший безотзывную оферту, предоставляет акцептанту секундарное право произвольно ввести договор в действие посредством акцепта и находится в подвешенном, слабом положении. Было бы очень странно, если бы договор считался заключенным по дате в шапке (которая на практике означает ничто иное как дату составления проекта) или по дате подписи акцептанта на акцепте. В таком случае у акцептанта не было бы никакого смысла возвращать акцепт. Оферент оказывался бы в диком положении. Договор вроде бы заключен и ему надо его исполнять, но он не может быть в этом уверен, пока не получит экземпляр. При этом акцептант может вовсе его не вернуть или вернуть через годы и затем предъявить иск из длительной просрочки. Эти соображения заставили все европейские правопорядки (Англия и США не в счет — у них по общему правилу договор заключен, когда акцептант сдал акцепт на почту, т.н. mailing rule) достаточно давно принять нормы, аналогичные нашим нормам п.1 ст.433 ГК (договор заключен в момент возврата оференту акцепта) и п.1 ст.441 ГК (акцепт должен вернуться в разумный срок, если конкретный срок на акцепт в оферте не прописан). Эту идею поддержали и наши дореволюционные цивилисты, и в целом она стала восприниматься как абсолютная аксиома, прописана во всех учебниках и комментариях к ГК. Вот только применение этого подхода к процессу заключения договора посредством обмена экземплярами часто никто глубоко не продумывал.

В-четвертых, являются ли эти нормы п.1 ст.433 и п.1 ст.441 ГК императивными или диспозитивными? Оговорки о диспозитивности в них нет. Постановление Пленума ВАС №16 «О свободе договора и ее пределах», допускающее признание диспозитивными норм без такой оговорки, к этим двум пунктам напрямую не применимо, так как данное постановление распространяет такой подход лишь на нормы, регулирующие права и обязанности сторон договора. Нормы о порядке заключения договора исключены. По существу же может обсуждаться вопрос о диспозитивности данных положений и свободе сторон прямо зафиксировать, что договор заключен, например, а) по английской модели, то есть в момент отправки акцепта по почте, б) или в момент подписания акцепта (подписания полученного проекта договора второй стороной), в) или в четко обозначенную в договоре дату. Тут проблема такая: не является ли вопрос о моменте заключения договора вопросом скорее факта и не подлежащим свободному регулированию сторонами? Есть точка зрения, что стороны не могут свободно определять, когда они заключили договор, но могут лишь сдвигать в прошлое момент, с которого подпадают под положения договора фактические отношения сторон (по правилам ст.425 ГК), или сдвигать в будущее момент возникновения прав и обязанностях по правилам о сроках (ст.190 ГК).

Если покрутить эту проблему, то прихожу к следующему выводу. Применительно к акцепту конклюдентными действиями право оферента указать в оферте, что он согласен считать договор заключенным, когда акцептант присутит к конклюдентным действиям, а не когда оферент об этом узнает, видимо, стоит признать. У нас, кстати, в ГК и практике высших судов нет правила о том, что по общему правилу при акцепте конклюдентными действиями договор считается заключенным в момент, когда оферент узнал или должен был узнать о начале исполнения. По этому вопросу у нас есть некоторая неясность. По логике, конечно, должно быть как и везде — с момента, когда оферент узнал или должен был узнать. Иначе чушь какая-то получается: договор уже заключен, так как акцептант начал там у себя что-то пилить на основании заказка-оферты, а оферент об этом знать не знает. И вот тут встает вопрос о праве оферента прямо в оферте обозначить, что он готов считать договор заключенным с момента начала конклюдентных действий. Как я уже написал, за рубежом это право часто признается. И мне кажется, в этом есть логика. В конце концов начало исполнения вопрос объективный и манипулировать этой датой и потом задним числом вводить договор в действие акцептанту не так просто.

Но означает ли это, что такой же диспозитивный подход может быть распространен и на ситуацию обычного акцепта-волеизъявления? Может ли оферент ровно таким же образом написать, что договор будет считаться заключенным, когда акцептант подпишет акцепт, а не когда его вернет? Или вовсе написать, что независимо от того, когда акцептант подпишет экземпляры и вернет один из них, договор, в случае если он когда-нибудь все-таки будет подписан, будет считаться заключенным в конкретную дату? Тут у меня есть некоторые сомнения. В отличие от конклюдентных действий подпись на акцепте (на пришедших экземплярах договора) можно поставить когда угодно (хоть через 2 года) и поставить дату двухлетней давности, тем самым введя договор в действие задним числом. Это очень опасно для оферента. Недаром в зарубежном праве это право оферента отказаться от защиты, которую ему дает принцип «нет договора пока оферент не узнал об акцепте», как правило, прописывается только в отношении акцепта конклюдентными действиями, но не применительно к обычному акцепту. С другой стороны, как минимум, если оферент коммерсант, то какой смысл защищать дурака? Поэтому, наверное, можно такую диспозитивность допустить, если оферент прямо это в оферте написал. Но в любом случае тут необходимо какое-то ясное указание на отступление от норм ст.433 и 441 ГК в оферте (проекте договора). На практике это бывает крайне редко. Поэтому предлагаю далее обсуждать ситуацию, когда в проекте договора (оферте) ничего на сей счет не написано.

В-пятых, если стороны не попытались прямо в договоре исключить действие п.1 ст.433 и п.1 ст.441, то они остаются один на один с этими положениями. Могут ли их аннулировать обычаи оборота, в силу которых 99% юристов просто не задумываются об этой проблеме и исходят из того, что договор заключен в дату, указанную в шапке? Конечно, нет. В силу ст.5 и ст.421 ГК обычаи не могут применяться, если данный вопрос прямо урегулирован в законе. В нашем праве тот факт, что люди игнорируют закон или не знают о нем, не приводит к утрате законом силы.

В-шестых, в большинстве судебных споров этот вопрос никто не педалирует, ну и суды не заморачиваются. Я бы на их месте так же и поступал. Но вот если одна сторона начинает ссылаться на эти две статьи и оспаривать дату заключения договора (мол я получил назад свой экземпляр позднее той дате, которая указана в шапке) или вовсе факт его заключения (мол, я вовсе не получил назад свой экземпляр или получил его через полгода), ситуация становится более интересной. По моим ощущениям суды, не желая мучаться, исходят в такой ситуации из опровержимой презумпции, что представленный одной из сторон договор, подписанный двумя сторонами, заключался путем одномоментного подписания. Соответственно, всерьез думать про оферту и акцепт суды готовы, только если сторона, ссылающаяся на дистанционность, докажет это и представит доказательства того, что она была оферентом. Если представит, то тогда бремя доказывания возврата акцепта (экземпляра договора) и своевременности такого возврата переносится уже на другую сторону.

В-седьмых, не нужно думать, что это какие-то усложнения и в судах эта проблема не встречается. В практике ВАС было два постановления Президиума. См.: ППВАС №3238/07 (экземпляр вернулся слишком поздно и ВАС поставил под сомнение вопрос о заключенности договора с точки зрения правил ст.441 ГК – и это несмотря на то, что в договоре была проставлена дата перед преамбулой), а также ППВАС №12998/03 (это дело решено не совсем правильно, тут суд признал офертой отправку двух неподписанных экземпляров, а акцептом возврат двух подписанных). Плюс есть еще ряд отказных определений (см. ВАС-15430/12 – интересный спор о моменте заключения госконтракта в условиях, когда экземпляры договора были получены акцептантом позднее, чем сроки поставки)…

В-восьмых, я на лекциях обычно говорю, что для большинства контрактов в рамках обычной хоздеятельности на сотни тысяч рублей этой проблемой заморачиваться не стоит, так как любые варианты серьезного решения этой проблемы провоцируют трансакционные издержки с точки зрения трений с контрагентом и с другими службами внутри компании. По небольшим и средним контрактам цена таких издержек выше, чем значение юридического риска, умноженного на крайне невысокий процент вероятности его материализации (в условиях невысокой «раскрученности «этой проблемы в юрсообществе). То, что договорная практика эти нормы ГК чаще всего игнорирует, объяняется, на мой взгляд, желанием работать попроще. Но при этом в результате желание снять эти неудобства, уйти от ГК и работать попроще приводит к принятию на себя юридических рисков (для акцептанта — риска стряхивание договора недобросовестным оферентом, который откажется признавать, что он получил назад свой экземпляр, а для оферента – в том, что он окажется заложником акцептанта и он вдруг окажется связанным договором задним числом). Далее выбор конкретного юриста и директора — что важнее. Иногда важнее «ехать», иногда «шашечки». Надо с умом и без фанатизма и снобизма к этому выбору подходить. Далеко не всегда юридические риски серьезны с учетом суммы контракта и перспектив его оспаривания.

В-девятых, для больших контрактов, заключенных не с доверенными контрагентами и не исключающих серьезные судебные споры в перспективе, рекомендация такая: надо либо подписывать их при встрече, либо в самом контракте или сопроводительном письме фиксировать, что договор заключается дистанционно, оферентом является тот-то, договор заключается путем отправки двух подписанных экземпляров тем-то тому-то и считается заключенным при условии и в момент возврата тем-то экземпляра в такой-то срок. Дату в шапке в такой ситуации зачищаем вовсе либо пишем колонтитул о том, что это дата составления проекта (чем эта дата, собственно, по сути и является). Трения по такой редакции с контрагентом и внутренними службами могут возникнуть, так как непривычно и даты заключения в самом тексте договора получается, что нет (ее определяем по дате доставке экземпляра), но иначе появляются серьезные юридические риски, которые тем выше, чем выше цена договора, и особенно высоки для договоров, которые не исполняются сторонами сразу после заключения (залог, поручительство, преддоговор, опцион и т.п.). Дело в том, что в таких договорах не будет встречных исполнений, за которые можно было бы зацепиться, чтобы убедить суд в том, что договор заключен, и соответственно лицу, решившему стряхнуть договор, будет достаточно подкопать под договор….

Коллеги, напишите, сталкивались ли вы с этой проблемой в судах? Как ведете договорную работу? И есть ли иные мнения по поводу юридических рисков, описанных выше?

P.S.: Кстати, тут обозначена только одна проблема с датировкой договора при дистанционной форме заключения договора. Есть и масса других. Например, когда договор считается заключенным, если стороны заключают договор посредством подписания каждой из сторон по одному экземпляру и отправки его другой стороне (такой «дуальный» вариант)? Где здесь в принципе оферта и акцепт? Или, например, вот такой вопрос: когда договор считается заключенным, если ранее заключенный договор (например, рамочный) допускает акцепт молчанием?