Напоминание об оплате, образец

Как правильно составить письмо-напоминание

Письмо составляется на фирменном бланке организации с указанием всех реквизитов и содержит в себе:

  • исходящий номер и дату, а если это ответ на другое письмо, то как ссылку — номер и дату входящего письма;
  • наименование компании-адресата;
  • возможное обращение к руководителю, ответственному лицу (по имени-отчеству);
  • собственно напоминание, ясно, лаконично и вежливо изложенное, с возможным перечнем невыполненных обязательств/пунктов договора и прочее, с указанием мер (штрафных санкций), которые могут быть применены в случае отсутствия реакции на напоминание.
  • подпись и расшифровку ФИО руководителя;
  • по необходимости печать организации.

Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Ознакомьтесь с полным функционалом программы Бизнес.Ру бесплатно>>>

Фразы, которые можно использовать, составляя письмо-просьбу:

  • Напоминаем вам, что согласно договора….
  • Обращаем ваше внимание на пункты соглашения…
  • Ставим Вас в известность, что…
  • Убедительно просим вас выполнить…
  • Согласно нашему письму от… настаиваем на получении от вас…

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

  • сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
  • причину напоминания,
  • а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
  • Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
  • Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
  • В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

Пример составления письма-напоминания

  1. Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
  2. Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
  3. Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
  4. В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.

Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:

  • по почте;
  • курьером;
  • по и-мейл;
  • факсом;
  • передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

  • обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
  • название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
  • краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
  • условия, на которых предлагается взаимодействие;
  • координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу

НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.

Мы предлагаем:

  • размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;
  • изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
  • нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
  • аудиореклама на местной радиостанции;
  • проведение тематических мероприятий и др.

Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.

Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».

Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.

Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.

Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

Образец письма-напоминания о выполнении обязательств

Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001

№18/16 от 24.11.2016 г.

НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11

В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.

Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88

Претензия о нарушении договорных обязательств

За выполнение гарантий отвечает отправитель письма, то есть исполнитель, который обязуется выполнить свою часть договоренности качественно и в сроки, указанные в документе.

Гарантийное письмо с прописанным исполнением обязательств не заменяет договор. Однако при правильном составлении, оно может помочь в решении споров при их возникновении.

Претензия – документ, в рамках которого реализуется досудебный порядок урегулирования конфликтов, в том числе и об исполнении условий следующих договоров:

  • гражданских (между гражданами, между гражданами и предприятиями);
  • хозяйственных (между предприятиями, в том числе и ИП).

Чтобы понять, нужно ли вам направлять претензию, если ваши права нарушены, в первую очередь внимательно изучите договор, при исполнении которого возник конфликт между вами и партнером. Сложность может возникнуть в том случае, если договор вы не подписывали, но в гражданско-правовые отношения вступали.

Письменные договоры между гражданами заключаются крайне редко. Но есть ряд контрактов, которые всё-таки должны фиксироваться на бумаге:

  • договоры на сдачу квартиры в аренду;
  • соглашения о займе;
  • договоры подряда (выполнение гражданином определенного объема работ частным порядком, а не в рамках предпринимательской деятельности) и т.д.

Если в тексте письменного договора указано, что возможные конфликты стороны сначала пытаются урегулировать в досудебном порядке путем направления претензий (претензионная оговорка), тогда претензия должна быть обязательно. Без подачи суду доказательств о выполнения этого этапа решения конфликта лицо, права которого нарушены, не сможет инициировать судебное разбирательство.

Основания для написания претензии:

  • невыполнение обязательств (непоставка товара, отказ от выполнения работ, отсутствие оплаты, нарушение режима пользования имуществом, переданным в аренду, и т.д.);
  • несвоевременное выполнение обязательств (просрочка поставки, оплаты и т.д.).

Претензию можно предъявлять только по тем обязательствам, которые установлены договором и нарушены контрагентом.

Чтобы претензионное письмо действительно стало актом досудебного урегулирования спора, при его составлении нужно соблюсти ряд требований, которые предъявляются к таким документам законом и судами.

Порядок внесения данных в текст претензии:

  • полное наименование получателя, его почтовый адрес;
  • наименование отправителя, его почтовые реквизиты;
  • название документа (претензия);
  • если требование связано с выплатой определенной суммы денег, тогда указывается, на какую сумму выставляется претензия, а если отправитель требует от получателя других действий, то прописывается – каких именно (например, претензия о возврате телефона, переданного в ремонт);
  • описание обстоятельств, в результате которых между получателем и отправителем претензии возникли гражданско-правовые отношения (заключение устного или письменного договора, причинение вреда и т.д.);
  • указание на норму договора или статью закона, где говорится о том, что получатель претензии обязан выполнить определенное действие (оплатить товар, сдать работу и т.д.);
  • указание срока, в который данное обязательство должно было быть выполнено;
  • сведения о выполнении отправителем претензии своих обязательств по договору в полном объеме;
  • описание обстоятельств невыполнения получателем претензии упомянутого обязательства;
  • расчет штрафных санкций (если таковой предусмотрен законом или договором);
  • просьба выполнить обязательство (перечислить деньги, вернуть имущество, предоставить обещанную услугу и т.д.);
  • указание на то, что в случае, если получатель претензии не выполнит обязательство в срок до 30 дней, отправитель обратится в суд за защитой своих прав и интересов.
  • подпись отправителя и дата составления документа.

В Шапке необходимо указать реквизиты стороны, которая предоставляет гарантию. Указывается форма существования юридического лица (например ООО), зарегистрированное название, юридический адрес, ИНН и КПП, ОГРН, банковские реквизиты.к. позволяет быстро составить претензионное письмо и либо взыскать долг, либо подготовить почву для дальнейшей подачи иска. На законодательном уровне определены случаи обязательного предъявления претензии:

  1. В арбитражном процессе при подаче искового заявления (по положениям п. 5 ст. 4, ст.

Письмо-напоминание не должно содержать требований или угроз: автор письма должен тактично указать партнеру на необходимость выполнения взятых на себя обязательств или соблюдения норм, установленных законодательством. Если у вас есть причины для серьезного недовольства партнером, нужно составлять письмо-требование или письмо-претензию.

Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙ-ТАУН» Некрасовская ул.

В таком обращении говорится о том, что заявитель обязуется в установленный срок осуществить выполнение работ, прописанных в договоре. Такое письмо имеет особенную важность, так как с его помощью получатель может контролировать сроки выполнения работ, их качество и иные факторы.

Так же такое письмо является прекрасным аргументом при разбирательствах в том случае, если в процессе выполнения работ возникли какие – либо проблемы или же работы не были выполнены вовсе.

Это письмо, хоть и дает гарантии, имеет множество отличий от стандартной формы письма.

Сообщения данного жанра оформляются стандартным образом – печатаются на листе формата А4 или фирменном бланке компании. Кроме самого текста, в письме обязательно должна быть указана дата, регистрационный номер, реквизиты обеих сторон. Считаем необходимым Вас уведомить; Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям; Обращаем ваше внимание; По причине задержки оплаты; Настоящее письмо имеет целью; Вынуждены Вас предупредить; Напоминаем о сроках.

в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи.

Цена указывается в соглашении и не может быть изменена. Если исполнитель придет к выводу, что не может выполнить работы за ту стоимость, которая была установлена, перед тем как приступать к работе, в том числе, и из-за увеличения цены на расходные материалы, то он должен согласовать изменение ее с заказчиком.

Любое нарушение в названных выше пунктах приводит к возможности для потребителя требовать возмещения убытков, за нарушение сроков просить неустойку. Убытками по правилам ст. 15 ГК признаются те суммы, что потребитель потратил на восстановление своего права, те выгоды, которые мог бы приобрести, если бы прецедент не возник, и стоимость имущества, которое пострадало или было утрачено в связи с нарушением. Неустойка подлежит выплате за каждый день просрочки. Если сроки установлены в часах, то за каждый час.

  • причину напоминания,
  • а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
  • Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
  • Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
  • В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый».

Например: «Уважаемый Иван Сергеевич!» Основной текст письма обычно оформляется в свободной форме. Как написать письмо-напоминание В первую очередь такая гарантия используется для дополнительного закрепления права одной из сторон договора.

Письмо-напоминание. образец письма-напоминания

Особенности составления гарантийного письма:

  1. Вводная часть: в правом верхнем углу прописывается отправитель и получатель (исполнитель и заказчик), а в левом – дата и исходящий номер (Номер присваивается подающим письмо, дата должна соответствовать дате составления самого письма). Помимо названия фирмы (указывается юридическое название) необходимо написать Ф.И.О. директоров организации-отправителя и организации-получателя, либо Ф.И.О. физического лица.
  2. Основная часть документа с изложением сути:
    • подробно прописывается вид работ (услуг), объем и конкретные сроки их выполнения (оказания);
    • указываются реквизиты документа, который является основанием выполнения работ (оказания услуг);
    • номер и дата договора, соглашения и пр.;
    • если деятельность осуществляется на конкретном объекте, пишется его адрес и иные необходимые характеристики, исходя из специфики договора.

    Возможны два варианта написания основной части:

    • Она начинается с фразы «Настоящим письмом гарантируем до (срок исполнения обязательств) выполнение работы на объекте …», после этого прописывается, что именно гарантирует исполнитель и иные условия.
    • Суть просьбы излагается сначала, гарантия по оплатесоблюдению других условий дается в конце. Обычно это заверения в стиле «Выполнение работы на объекте гарантируем до (срок исполнения)».
  3. Заключительная часть: Документ подписывает руководитель организации с указанием Ф.И.О. и должности, а также бухгалтер данной организации, либо сотрудник, занимающийся финансовыми вопросами. В завершении ставится печать организации.

Далее расписываются реквизиты принимающей стороны в краткой форме – ФИО уполномоченного лица и его должность (чаще всего – директор юридического лица). Далее указывается название «гарантийное письмо». Уточнять, какое именно, нет надобности.

В основной части заявитель своими словами излагает, что именно гарантирует получателю письма. Необходимо использовать слова, которые прямо указывают на назначение письма: передаю, разрешаю, обязуюсь, принимаю.

Далее указывается опись всех приложенных документов. К гарантии не прикладываются никакие заявления или копии паспортов, лишь правоустанавливающие документы на имущество, которое было упомянуто в письме.

Дата и подпись директора (по необходимости бухгалтера) располагается в самом конце. Здесь же устанавливается печать (не является обязательным пунктом, но обеспечивает дополнительную защиту письма).

В первую очередь такая гарантия используется для дополнительного закрепления права одной из сторон договора. Договор может быть оспорен по многим обстоятельствам, например, из-за специально допущенной при его составлении юридической ошибки, а гарантия станет одним из средств доказывания в суде во время защиты пострадавшей стороны.

Кроме того, гарантийные письма используются при долгосрочных договорных правоотношениях. Если обязательство по договору звучит «сторона А обещает поставлять стороне Б товары по льготным ценам», но не уточняется количество, артикулы товаров и сроки доставки, все эти нюансы расписываются в гарантийном письме. Плюсы и минусы Гарантийное письмо имеет свои плюсы и минусы.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов.

Возможно, вы столкнулись с законопослушным продавцом, который учтет ваши пожелания и выполнит требования. Если речь идет о крупных компаниях, то они, как правило, дорожат своей репутацией и идут на встречу своим покупателям. По негласному правилу, судьи более лояльны к тем, кто постарался решить вопрос мирным путем.

На что можно жаловаться Для того, чтобы определиться какие пункты договора могут быть оспорены, разберемся, а какие они вообще должны быть.

Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата. Внимание Правила составления письма-напоминания Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде.

Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции. Как правильно составить претензию по договору оказания услуг Сообщения данного жанра оформляются стандартным образом – печатаются на листе формата А4 или фирменном бланке компании. Кроме самого текста, в письме обязательно должна быть указана дата, регистрационный номер, реквизиты обеих сторон.

Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

  • об исполнении взятых на себя обязательств,
  • о соблюдении норм закона,
  • о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия. В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» от 25.04.2002 № 40-ФЗ). Однако можно сформулировать ряд рекомендаций по его содержанию. Образец письма-претензии о невыполнении условий договора должен включать:

  1. Информацию об адресате и отправителе.
  2. Название: «Претензия», «Претензионное письмо», «Предарбитражное предупреждение».
  3. Указание на нарушения контрагента со ссылками на документацию, подтверждающую такие нарушения.
  4. Требования отправителя, а также последствия их неисполнения контрагентом.
  5. Срок для ответа (если он не установлен нормой закона или договора).
  6. Список прилагающихся документов, подтверждающих неисполнение условий договора, а также полномочия лица, подписавшего претензию.

Особенность гарантийного письма об оплате заключается в том, что в таком документе кроме сроков и конкретной суммы денежных средств, которые должны быть выплачены бенефициару, также может быть прописан способ оплаты, а подписывается подобное письмо как заявителем, так и главным бухгалтером (если такая должность имеется).

Этот тип письма оформляется после заключения договора.

Если компания сотрудничает с поставщиком того или иного товара, то письмо на поставку товара уточнять необходимые объёмы и типы поставок по договору. При сотрудничестве с поставщиками указывается не только название того или иного товара, но и его артикулы, установленные на законодательном уровне.

Гарантийный документ от работодателя (для трудоустройства) используется работодателями для того, чтобы подтвердить своё обязательство нанять того или иного человека.

В одностороннем порядке от исполнения обязательств может отказаться и исполнитель.

При этом он должен компенсировать убытки заказчика. Что касается предельного объема возмещения, то законом определено, что убытки возмещаются в полном объеме. Однако объем убытков может ограничиваться договором.

В этом случае размер возмещения не поддет превышать указанного значения, если не имеет место умышленное нарушение обязательств.

Пример составления письма-напоминания

  1. Вначале письма указывается отправитель, т.е.

    в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).

  2. Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
  3. Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания.

Чаще всего выписывается для иностранцев вместо договоров о временном трудоустройстве, когда от гражданина другой страну необходимо лишь предоставление временной услуги либо одноразовой консультации.

Гарантийный документ о приёме на работу схоже с таким же документом от работодателя, но используется для граждан РФ. Необходимо при переходе из компании в компанию, когда гражданин должен ещё отработать положенный по закону срок на старом месте, но и на новом терять предложение не желает.

Гарантийное письмо на ремонт выдаётся при составлении договора проведения ремонтных работ.

В нём уточняются сроки, объёмы и прочие существенные юридические факты.

Чаще всего выдаётся местными администрациями для автодорожных компаний.

Жемчужина побережья»;

Меню

Но общий ее размер не может быть более величины предоплаты. А также можно просить компенсировать убытки. Все ценовые требования подлежат удовлетворению в десятидневный срок. Выполнение работ (оказание услуг) Если вы заключили договор оказания услуг или выполнения работ, то в нем должны быть прописаны данные и контакты сторон, то есть вас и исполнителя.

Существенными условиями будут являться: предмет, стоимость и сроки. Предметом является результат. Подробно прописывают его характеристики и особенности. Если потребитель заказывает работы для каких-то определенных целей, то об этом должно быть сказано в соглашении.

Срок обычно указывается в днях, но он может быть прописан и в часах. Обычно устанавливается день начала выполнения работ и окончания, но если необходимо, то могут быть прописаны промежуточные даты исполнения отдельных действий.

Обязательные элементы письма-напоминания:

  • обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
  • название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
  • краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
  • условия, на которых предлагается взаимодействие;
  • координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Составляем письмо-напоминание

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Советы, как правильно составить письмо-напоминание, образцы готовых писем и типовые фразы-клише для них вы найдете в материалах данной статьи.

Из статьи вы узнаете:

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами.

Счета, объявления, приглашения, поздравления, рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание. К ней же относятся и письма-напоминания.

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Причин написания данных сообщений может быть несколько:

Одной из сторон не соблюдаются условия прежних договоренностей и нарушаются нормы законодательства. Общение по телефону или личное общение игнорируется. В связи с этим невозможно обсудить создавшееся положение и найти разумный компромисс.

Приближение срока оплаты или поставки товара. Напоминание отправляется, если у одной из сторон возникает опасение, что другая сторона может сорвать сроки или вовсе не выполнить условий договора.

Напоминание может иметь форму предупреждения и сообщать о мерах, которые повлечет за собой невыполнение одной из сторон взятых обязательств;

Бывают ситуации, когда коммуникация между партнерами строится исключительно на основе письменного взаимодействия без телефонных и личных контактов. В таких ситуациях письма-напоминания – неотъемлемая часть письменного общения.

Особенности письма-напоминания

Часто в письмах-напоминаниях содержаться дополнительные сведения, которые ранее адресату не сообщались. Например, ссылка на документ, в котором содержится информация о правах и обязанностях сторон.

Обратите внимание, что даже если напоминание содержит предупреждение, это не должно выглядеть как угроза. Допустимо упоминание о возможности применения санкций, но не более того.

В целом, стиль изложения данного вида послания должен быть нейтральным, не содержать эмоционально-окрашенной лексики, оскорблений и угроз. Придерживайтесь официально-делового стиля, такого же, как и при составлении других писем.

Сообщения данного жанра оформляются стандартным образом – печатаются на листе формата А4 или фирменном бланке компании. Кроме самого текста, в письме обязательно должна быть указана дата, регистрационный номер, реквизиты обеих сторон.

Справка

Традиционно письмо напоминание содержит две части:

В первой части дается изложение причин, по которым одна и сторон вынуждена обратиться к другой. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать, приведены ниже:

  • Считаем необходимым Вас уведомить;
  • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям;
  • Обращаем ваше внимание;
  • По причине задержки оплаты;
  • Настоящее письмо имеет целью;
  • Вынуждены Вас предупредить;
  • Напоминаем о сроках.

Здесь же приводится информация о размере задолженности, напоминается срок оплаты или поставки товара, выполнения услуг, обязательств и т.д.

Вторая часть содержит изложение требований автора послания и напоминание об обязательствах получателя. Здесь же можно сообщить о возможности применения санкций. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать во второй части, приведены ниже:

  • Настаиваем на получении;
  • Требуем немедленно принять меры до (указывается дата);
  • Настоятельно просим выполнить взятые на себя обязательства;
  • В заключение выражаем надежду на…
  • В заключение хотим напомнить Вам о…

Повторное письмо-напоминание

Стандартное развитие событий предполагает, что реакцией на сообщение с напоминанием должен стать официальный ответ.

Однако иногда бывает так, что отправитель не получает никакого ответа на свой запрос и действий по разрешению конфликтной ситуации со стороны ответчика не следует. В такой ситуации возникает необходимость в повторной отправке сообщения. Это послание должно содержать ссылку на документ, отосланный ранее, а также ссылку на первоначальный договор между сторонами. Сюда опять стоит включить пожелания или требования к стороне, а также упомянуть возможные санкции.

Если реакции со стороны ответчика не последует и на этот раз, то возникнет необходимость в составлении третьего послания. Оно уже будем иметь жанр предупреждения о намерении автора послания дать ход введению упомянутых ранее санкций.