Минздравсоцразвития России утвердило формы документов, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. О том, что же это за документы и как правильно их заполнить, вы узнаете из нашего комментария.
1 марта 2011 г. Минюст России зарегистрировал два документа Минздравсоцразвития России. Первый — приказ от 17.01.2011 № 4н (далее — приказ № 4н), которым утверждены форма и порядок выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, и текущий календарный год. Второй — приказ от 24.01.2011 № 20н. Им утверждены форма и порядок направления запроса страхователя в территориальный орган страховщика для осуществления проверки сведений о страхователях, выдавших справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком.
А чуть раньше, 24 февраля 2011 г., Минюст России зарегистрировал приказ Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 21н, которым установлены:
— форма заявления работника о направлении запроса в территориальный орган ПФР о предоставлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях;
— форма и порядок направления запроса;
— форма и порядок представления запрашиваемых сведений территориальными органами ПФР.
Все вышеперечисленные документы изданы в соответствии с новой редакцией Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ), которая действует с начала этого года.
Справка о заработке с прошлого места работы
C этого года пособия рассчитываются исходя из заработка работника за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если физическое лицо все это время трудилось в одной и той же организации, то проблем с расчетом суммы пособия не возникнет. Другое дело, когда сотрудник на протяжении двух лет менял место службы. Для правильного исчисления пособия бухгалтерии компании, где в настоящее время работает физическое лицо, потребуются данные о его доходах с прежних мест работы.
Чтобы не возникло проблем с определением доходов, включаемых в расчет пособия, Законом № 255-ФЗ на работодателя возложена обязанность при увольнении сотрудников выдавать им справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были начислены страховые взносы. Если же работник уволился не в этом году, а в 2010 г. или 2009 г., то организация обязана предоставить такую справку при предъявлении бывшим работником соответствующего заявления (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ).
У работника в свою очередь есть обязанность для назначения и выплаты пособия представлять по месту работы не только больничный листок, но и указанную справку (ч. 5 ст. 13 Закона № 255‑ФЗ). Разработка и утверждение формы справки и порядка ее выдачи — обязанность Минздравсоцразвития России.
Несмотря на то что новые правила расчета пособий действуют с 1 января 2011 г., до настоящего времени форма справки и порядок ее выдачи не были утверждены. Это создавало определенные трудности при исчислении пособий. И вот наконец необходимый документ утвержден приказом № 4н.
Форма справки достаточно простая, и бухгалтерам не составит труда ее заполнить. В ней указываются:
— данные о работодателе (наименование организации, регистрационный номер, код подчиненности, ИНН/КПП, адрес и телефон компании);
— сведения о работнике (ФИО, паспортные данные, адрес места жительства, СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета в ПФР), период работы, в течение которого работник подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством);
— информация о суммах заработка, на которые были начислены страховые взносы (эти данные указываются с разбивкой по годам — за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, и текущий календарный год).
Сведения в справку вносят на основании данных бухгалтерского учета. Документ подписывают руководитель и главный бухгалтер организации, и он заверяется печатью. Обратите внимание: печать не должна закрывать подписи.
А теперь рассмотрим порядок выдачи справки.
Согласно утвержденному порядку компания обязана выдавать справку при увольнении работника в последний день его работы. Никакого заявления от физического лица не нужно. При невозможности вручить справку в этот день компания должна направить сотруднику уведомление о необходимости либо явиться за документом лично, либо дать согласие на отправление справки по почте.
Если за справкой обратится бывший работник, то с него нужно взять заявление о ее выдаче. Написать он его может не только лично, но и доверить это своему представителю. Правда, для этого нужна нотариальная доверенность. Также заявление можно отправить по почте.
Обращает на себя внимание формулировка п. 3 Порядка выдачи справки, установленного в Приложении № 2 к приказу № 4н: «После прекращения работы (службы, иной деятельности) Справка выдается… не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) заявления».
Как мы все понимаем, получить заявление организация может в один день, а зарегистрировать его гораздо позже. Обратите внимание: в Законе № 255-ФЗ про регистрацию ничего не говорится. Формулировка самой нормы п. 3 ч. 2 ст. 4.1 такова — справку нужно выдать «не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления». То есть отправной точкой будет дата подписания заявления работником. Рекомендуем придерживаться именно этого порядка. Ведь закон имеет большую юридическую силу, чем приказ. Поэтому в случае претензии от сотрудника организации будет очень сложно доказать, что она не пропустила установленные сроки выдачи справки.
Заполнять справку можно как от руки, так и на компьютере. Причем исправления в ней недопустимы.
Запрос в ФСС и его последствия
Если у работодателя, назначившего и выплатившего пособие, возникают сомнения в подлинности справки и (или) достоверности содержащихся в ней сведений, он имеет право их проверить. Для этого нужно сделать запрос в территориальное отделение ФСС России (п. 4 ч. 1 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Форма и порядок направления такого запроса утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 20н.
Согласно утвержденному порядку запрос направляют в отделение фонда по месту регистрации организации, сведения о которой проверяют. Документ можно послать по почте, представить непосредственно в фонд или направить в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью.
Все необходимые для составления запроса данные берутся из справки, которую представил в бухгалтерию новый работник. В запросе указывают:
— информацию о проверяемой организации (наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер, код подчиненности);
— сведения о самом застрахованном лице (ФИО, адрес места жительства, СНИЛС);
— период работы, в течение которого физическое лицо трудилось в проверяемой фирме.
Отметим важный момент. По нашему мнению, направление запроса не приостанавливает обязанности страхователя рассчитать и выплатить пособие на основании документов, представленных работником.
Дело в том, что для выплаты пособий по временной нетрудоспособности нужны только больничный лист и справка с прежнего места работы (ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). А оснований для отказа в выплате пособия всего два (ч. 2 ст. 9 Закона № 255-ФЗ):
— наступление временной нетрудоспособности в результате установленного судом умышленного причинения работником вреда своему здоровью или попытки самоубийства;
— наступление временной нетрудоспособности вследствие совершения работником умышленного преступления.
Если ФСС России подтвердит, что сведения правильные, — вопросов нет. А вот как быть, если данные окажутся недостоверными. Причин для этого может быть несколько:
— банальная опечатка (ошибка) сотрудника проверяемой организации при подготовке справки;
— умышленные действия работника (подделка справки или отдельных ее показателей).
Если действительно была допущена ошибка, работник просто возьмет справку с правильными реквизитами. Во втором случае возникает целый ряд вопросов.
Во-первых, является ли ответ от ФСС России основанием для перерасчета пособия? Во-вторых, исходя из какой суммы следует рассчитывать пособие? В-третьих, является ли поддельная справка основанием для обращения в органы внутренних дел с соответствующим заявлением? И наконец, как вернуть деньги, если сотрудник отказывается добровольно это сделать и возможности удержать их с него нет (например, он уже уволился)?
На наш взгляд, негативный ответ ФСС России является основанием для перерасчета пособия. При этом рекомендуем также обратиться в Росздравнадзор (например, в соответствующее территориальное отделение Департамента здравоохранения) и в отделение ФСС России с запросами о достоверности больничного листка. Именно у этих служб есть полномочия по контролю за соблюдением установленного порядка выдачи листков нетрудоспособности (п. 11 приказа Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514 «О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности»).
Поясним, почему организация сама не может проверить достоверность больничного листка. Дело в том, что поликлиника не имеет права давать такую информацию по запросу компании. Это связано с тем, что сам факт обращения за медицинской помощью (не говоря уже о диагнозе) составляет врачебную тайну, разглашение которой не допускается без согласия самого гражданина (ч. 1 ст. 61 Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан, утвержденных ВС РФ 22.07.93 № 5487-1). Перечень случаев, когда такое согласие не нужно, установлен в той же норме. Среди них — запрос прокуратуры, суда, угроза эпидемии и т.д.
Итак, если выяснится, что такой больничный не выдавался соответствующим медицинским учреждением, то работник права на пособие вообще не имеет. Более того, ему грозит уголовная ответственность за подделку документов — больничного и справки (ст. 327 УК РФ). Но для этого необходимо подать соответствующее заявление в милицию.
Ответ на вопрос, как вернуть деньги, содержит ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ. В этой норме сказано, что в ситуации, когда недостоверные сведения повлекли за собой выплату излишних сумм пособий, ущерб должны возместить виновные лица (сотрудник или его бывший работодатель). Возмещение ущерба осуществляется в порядке, установленном Гражданским кодексом (ст. 15 ГК РФ), и не исключено, что через суд. Если сотрудник продолжает работать в организации, то на основании ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ излишне выплаченные из-за его недобросовестности суммы можно удержать из его зарплаты. Напомним, что размер удержаний не может превышать 20% от каждой выплаты.
Нет справки? Поможет ПФР
На практике вполне может возникнуть ситуация, когда у работника не окажется возможности получить справку о заработке с предыдущих мест работы. Это может случиться, если бывший работодатель ликвидирован или изменил свой адрес и сотрудник не знает, где его искать.
Законодатели предусмотрели такую ситуацию. Порядок действий в этом случае прописан в ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ. Если бывший работодатель ликвидирован или работник не может предоставить справку по иным причинам, сведения о заработке за расчетный период может получить от ПФР новый работодатель. Для этого сотруднику необходимо написать заявление, на основании которого организация направит запрос в Пенсионный фонд. В свою очередь фонд выдаст справку о суммах заработка исходя из данных персонифицированного учета.
Чтобы эту процедуру можно было реализовать, Минздравсоцразвития России выпустило приказ от 24.01.2011 № 21н. Этим документом утверждены:
— заявление работника работодателю о направлении запроса;
— форма запроса и порядок его направления в ПФР;
— форма сведений и порядок их предоставления фондом страхователю.
Итак, работник должен указать в заявлении:
— информацию о себе (ФИО, паспортные данные, СНИЛС, дату рождения, адрес места жительства, контактный телефон);
— период, за который он хочет получить данные о заработке;
— название фирмы, в которой он трудился;
— причины, по которым он не может получить справку от прежнего страхователя.
Работодатель регистрирует это заявление, переносит сведения из него в запрос, который направляет в Пенсионный фонд по месту своей регистрации в срок, не превышающий двух дней с даты заявления. Если нужны данные по нескольким организациям, следует оформлять отдельный запрос по каждой компании.
Запрос можно направить по почте или в виде электронного документа, оформленного с использованием электронной цифровой подписи.
У Пенсионного фонда на ответ есть десять рабочих дней с даты получения запроса. Однако если запрос получен в I квартале текущего года и запрашиваются данные за прошлый год, то фонд пришлет ответ не ранее 1 апреля.
Информация об изменениях:
Приказом Минтруда России от 15 ноября 2016 г. N 648н в приложение внесены изменения
См. текст приложения в предыдущей редакции
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word и образец ее заполнения
Приложение N 1
к приказу Министерства здравоохранения
и социального развития РФ
от 24 января 2011 г. N 20н
(с изменениями от 15 ноября 2016 г.)
Запрос в территориальный орган страховщика о проверке сведений о страхователе (страхователях), выдавшем (выдавших) застрахованному лицу справку (справки) о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком В __________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (наименование территориального органа страховщика) Страхователь _______________________________________________________ _________________________________________________________________________ (полное наименование организации (обособленного подразделения), Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица) Регистрационный номер __________________________ /_______________________ Код подчиненности ______________________________ ИНН ____________________________________ КПП ____________________________ Адрес места нахождения организации (обособленного подразделения)/адрес постоянного места жительства физического лица ___________________________ _________________________________________________________________________ Прошу в целях исчисления пособия ___________________________________ (вид пособия) застрахованному лицу ____________________________________________________ (фамилия, имя, отчество) адрес места жительства застрахованного лица
(почтовый (государство) (субъект Российской индекс) Федерации)
(город) (улица/переулок/проспект) (дом) (корпус) (квартира) СНИЛС застрахованного лица ____________________ проверить следующие сведения о страхователе (страхователях): 1) ________________________________________________________________; (наименование организации (обособленного подразделения)/ Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица) наименование территориального органа страховщика по месту регистрации страхователя _______________________________________________; регистрационный номер страхователя _____________________/__________; код подчиненности ______________________________; ИНН/КПП ______________________________/____________________________; период работы (службы, иной деятельности), в течение которого застрахованное лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством*: с ____________________ __________________ г. по _____________________ г.; 2) ________________________________________________________________; (наименование организации (обособленного подразделения)/ Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица) наименование территориального органа страховщика по месту регистрации страхователя _______________________________________________; регистрационный номер страхователя _________________/______________; код подчиненности ________________________; ИНН/КПП ____________________________________/ _____________________; период работы (службы, иной деятельности), в течение которого застрахованное лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством: с ______________ _______________ г. по ______________ _______________ г.; 3) ________________________________________________________________; (наименование организации (обособленного подразделения)/ Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица) наименование территориального органа страховщика по месту регистрации страхователя _______________________________________________; регистрационный номер страхователя _________________/ _____________; код подчиненности _________________; ИНН/КПП ___________________________/ ______________________________; период работы (службы, иной деятельности), в течение которого застрахованное лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством: с _______________ ______________ г. по ________________ _____________ г.; Руководитель организации (обособленного подразделения), индивидуальный предприниматель, физическое лицо _______________________ ________________ ________________________________ (должность) (подпись) (Ф.И.О.) _______________________ (дата) Место печати страхователя (при наличии печати) _______________________ * Лица, подлежащие обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством определены частью 1 статьи 2 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». ** Заполняется руководителем организации (обособленного подразделения).