Справочник Бухгалтера

Microsoft Excel Web App

Благодаря приложениям Microsoft Excel Web App функции Microsoft Excel теперь доступны в браузере, что позволяет работать с книгами на том веб-сайте, на котором они хранятся. Приложение Excel Web App входит в состав набора Office Web Apps, который доступен через службу Windows Live, а также в организациях, в которых приложения Office Web Apps настроены на сервере SharePoint 2010.

Предположим, вы создали книгу в приложении Excel и хотите опубликовать ее на веб-сайте, чтобы другие пользователи могли поработать с данными в ней или даже внести в них свои изменения. Возможно, вам потребуется работать с ней совместно с пользователем, на компьютере которого установлена другая версия Excel. Было бы неплохо, если бы можно было все сделать непосредственно на веб-сайте. Теперь это возможно благодаря приложению Excel Web App.

Чтобы приступить к использованию приложения Excel Web App из Microsoft Excel 2010, нужно просто сохранить книгу в службе Windows Live SkyDrive или библиотеке SharePoint. Для этого откройте вкладку Файл и выберите команду Сохранить и отправить, а затем — Сохранить на веб-сайте или Сохранить в SharePoint.

Рис. 9.19. Меню Файл Microsoft Excel Web App

Теперь книгу можно просматривать и редактировать в браузере или открывать в приложении Excel. Приложение Excel Web App позволяет работать с книгами, созданными в более ранних версиях Excel. Для достижения наилучшей совместимости загрузите пакет обеспечения совместимости для форматов файлов Microsoft Office Word, Excel и PowerPoint 2007, а затем сохраните необходимые файлы в формате Office Open XML. Сохраните или отправьте книгу в библиотеку SharePoint 2010 либо в службу SkyDrive.

Книги, хранящиеся в службе Windows Live или на сервере SharePoint, открываются приложением Excel Web App в браузере, в котором можно просматривать их, сортировать и фильтровать данные, разворачивать и сворачивать сводные таблицы и даже выполнять перерасчет значений.

Рис. 9.20. Microsoft Excel Web App.

Кроме того, с помощью команды Найти можно искать в книгах слова и фразы. Как и при работе с веб-страницей, содержимое листа можно выделить, а затем скопировать и вставить в другое приложение.

Чтобы внести в книгу изменения, нажмите кнопку Изменить в браузере. После этого можно вводить в книгу данные, добавлять и изменять формулы и применять основные виды форматирования.

Рис. 9.21. Меню Файл Microsoft Excel Web App

В режиме правки текст можно вводить и форматировать обычным образом, в том числе с помощью команд вырезания, копирования, вставки, отмены и повтора. Чтобы добавить формулу, перейдите в соответствующую ячейку и введите знак равенства (=), а затем — нужную формулу или функцию.

Кроме того, с помощью вкладки Вставка в книгу можно добавлять таблицы и гиперссылки.

Приложение Excel Web App автоматически сохраняет книгу по мере работы с ней, поэтому сохранять изменения вручную не требуется. Отменить нежелательные изменения можно с помощью команды Отменить или клавиш CTRL+Z.

Предоставив к книге доступ для редактирования другим пользователям, над ней можно будет работать одновременно с друзьями и коллегами. Эта возможность пригодится для сбора сведений от группы пользователей, например при составлении списка сведений или разработке группового проекта. Благодаря этому больше не нужно пересылать книгу друг другу по электронной почте или ждать, пока коллега вернет ее на сервер.

В режиме редактирования в приложении Excel Web App отображаются сведения о других пользователях, работающих с этой книгой. Сохраните книгу на веб-сайте, доступном для других пользователей, например в библиотеке SharePoint или папке в службе SkyDrive.

В SharePoint скопируйте веб-адрес книги из браузера (выделите его и нажмите клавиши CTRL+C) и вставьте его в сообщение с помощью клавиш CTRL+V.

В службе Windows Live в приложении Excel Web App откройте вкладку Файл и выберите пункт Общий доступ. Добавьте пользователей, которым необходимо предоставить доступ к этой книге, нажмите кнопку Сохранить и создайте сообщение.

Откройте книгу для редактирования в приложении Excel Web App. Сведения о других пользователях, работающих с ней, появятся в строке состояния.

Рис. 9.22. Сведения о пользователях Microsoft Excel Web App

Возможности редактирования Excel Web App идеально подходят для быстрого внесения изменений и совместной работы. Чтобы получить доступ ко всем возможностям Excel, откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Открыть в Excel.

Excel Web App откроет книгу непосредственно в приложении Excel для настольных компьютеров, в котором доступны дополнительные функции (например, возможность настроить параметры диаграммы или сводной таблицы). При нажатии кнопки Сохранить в Excel книга будет снова сохранена на веб-сервере. Чтобы можно было использовать функцию «Открыть в Excel» приложения Excel Web App, на компьютере должна быть установлена программа Excel 2003 или более поздней версии (при работе с браузером Internet Explorer) либо Excel 2010 (при работе с браузером Firefox).

SkyDrive

Ежедневно у тысяч интернет-пользователей возникают специфические потребности, для удовлетворения которых не подойдут ни домашний ПК, ни ноутбук. Смартфоны и КПК также останутся за бортом, если потребность возникла не в чем-нибудь, а в онлайн-хранилище данных. Всегда есть файлы, потребность в которых может проявиться как дома, так и на работе — начиная от документации, статей и исходного кода вдруг понадобившегося скрипта до материалов по истории городов и достопримечательностей, а также туристических маршрутов.

Все эти и многие другие данные могут понадобиться как в офисе, так и в местах, удаленных от дома на достаточно большое расстояние. В первом случае решением проблемы может послужить синхронизация домашнего и офисного компьютеров, что, кстати, не гарантирует отсутствие головной боли в будущем. Во втором случае требуется удаленное хранилище файлов с веб-интерфейсом и прямыми ссылками на скачивание файлов. Также не лишней будет возможность создавать свою структуру файлов на удаленном сервере, управлять доступом к своим файлам и защищать их от несанкционированного доступа. Естественно, все эти услуги должны быть бесплатными. Одним из подобных интрнет-сервисов является продукт от Microsoft под названием SkyDrive.

Интернет-сервис SkyDrive был представлен корпорацией Microsoft в августе 2007 года. Основное назначение SkyDrive — хранение на серверах Microsoft, подключенных к Интернету, различной пользовательской информации (рабочие файлы, графика, видео и прочие цифровые данные). На сегодняшний день сервис позволяет пользоваться пятью связанными аккаунтами по 25 Гб дискового пространства на каждом, прямыми ссылками, гибкой системой привилегий и многим другим.

Чтобы начать использовать сервис SkyDrive, достаточно перейти на веб-узел Windows Live SkyDrive и зарегистрироваться в системе. Регистрация состоит в получении идентификатора Windows Live ID — учетная запись для всех сервисов Microsoft. Если есть учетная запись Hotmail, Messenger или Xbox LIVE, ее можно использовать в качестве идентификатора Windows Live ID. Если же ее нет — следует приготовиться к длительной и неизбежной нервотрепке. Первый подводный камень поджидает пользователя именно на этапе регистрации. В ходе эксперимента, длившегося три дня, делались упорные попытки зарегистрироваться на SkyDrive. Неизменно появлялось сообщение вида: «Достигнуто максимальное количество идентификаторов Windows Live ID, которые можно создать за сутки. Подождите сутки и попытайтесь выполнить регистрацию еще раз или обратитесь в службу технической поддержки для получения помощи».

После перехода по ссылке, ведущей в теплые объятия техподдержки, русскоязычный пользователь окажется на странице, где ему вежливо сообщат, что поддержка данного продукта производится более чем на 10 языках. Русского языка в списке нет, как нет и украинского и некоторых других — так что с техподдержкой придется общаться на английском. Наиболее принципиальных пользователей Рунета такое отношение может оттолкнуть от SkyDrive.

На данный момент сервис предлагает онлайн-хранилище размером 25 Гб

Сервис предлагает онлайн-хранилище достаточно большого объема. Даже по современным меркам 25 Гб — весомая цифра. Стоит отметить, что во время бета-тестирования сервиса онлайн-диск имел размер всего 1 Гб. Впоследствии объем хранимой информации вырос сначала до 5 Гб, а потом еще в пять раз больше — до 25 Гб. Особо порадовала возможность создавать как приватные и публичные (видят все) папки, так и с ограниченным доступом для отдельных пользователей Live.

С помощью средств SkyDrive можно создать три различных типа папок, доступ к которым осуществляется через Интернет (эти папки хранятся на сервере, управляемом корпорацией Microsoft):

• персональные папки, к которым имеет доступ только их создатель;
• общие папки с ограниченным доступом, назначаемым их создателем для определенных лиц, которым предоставляются файлы;
• общие папки с неограниченным доступом, которые может открыть через Интернет любой желающий.

Добавление файлов осуществляется через веб-интрефейс. Необходимо выбрать папку и нажать кнопку «Добавить файлы». Затем найти файл, который требуется сохранить в системе SkyDrive, и нажать кнопку «Открыть». Для загрузки более пяти файлов целесообразно воспользоваться специальным средством загрузки ActiveX. Чтобы установить элемент управления ActiveX, нужно выбрать команду «Установить средство загрузки». Это средство позволит перетаскивать файлы непосредственно в систему SkyDrive. После завершения добавления файлов следует нажать кнопку «Загрузить».

После регистрации предоставляются следующие возможности:

Осуществление доступа к бесплатному хранилищу объемом 25 Гб с любого компьютера, подключенного к Интернету, или с любого мобильного устройства с поддержкой веб-доступа. При помощи дополнительной программы можно даже перетаскивать файлы непосредственно с компьютера в службу SkyDrive. Наличие данного приложения обеспечивает удобную загрузку и синхронизацию файлов на сервер. Некоторые не приемлют вездесущий веб-интрефейс и предпочитают пользоваться привычными win-оболочками.

Бесплатность. На сегодняшний день практически все сервисы подобного типа в той или иной мере бесплатны, лишь некоторые прибегают к услугам микроплатежей за расширение функционала. Тем не менее в век капитализма и мирового финансового кризиса отсутствие какой-либо платы за подобный сервис можно смело отнести к достоинствам.

Собственная структура папок. Хранение любых типов файлов. Возможность связывания аккаунтов. Прямые ссылки на папки.

Таким образом хранить можно файлы любого формата. Для фотографий предусмотрен простейший сервис просмотра с присвоением привилегий различным категориям пользователей — владелец файлов сам выбирает, что хранить и кому позволить это смотреть. Загрузка файлов осуществляется с помощью веб-интерфейса или специальных программ, позволяющих прикреплять онлайновое хранилище в качестве виртуального диска в файловой системе. Здесь стоит отметить, что подобная опция будет крайне полезна счастливым обладателям широкого и безлимитного интернет-канала.

MS SkyDrive позволяет иметь до пяти связанных аккаунтов, что в сумме дает 125 Гб

Также MS SkyDrive позволяет объединять до пяти аккаунтов — связанные аккаунты, переход между которыми осуществляется в несколько нажатий мышью. На каждом аккаунте по 25 Гб дискового пространства, что в сумме составляет 125 Гб. Внушительная цифра, которая меркнет перед теми усилиями, через которые придется пройти для регистрации хотя бы одного аккаунта, не говоря уже о пяти.

И, наконец, ссылки. У каждой папки в службе SkyDrive есть свой веб-адрес, который можно отправить в сообщении электронной почты, вставить в документ, добавить в избранное, сохранить как ярлык, что, согласитесь, очень удобно.

Многообразие возможностей, свалившееся на бедного пользователя, немного ошеломляет. Неясно, как все это следует применять в жизни: на отдыхе, в пути и в бизнесе. Еще совсем недавно максимум, который был доступен пользователям, — это хранилища типа Depositfiles и Rapidshare.

MS SkyDrive предоставляет намного более широкие возможности, чем просто скачать что-либо по прямой ссылке. Например, имеет место использование двух и более компьютеров (на работе и дома) — это не проблема, после сохранения файлов в личной папке в SkyDrive доступ к ним будет только у вас.

Возникло желание обменяться нужными файлами с друзьями, коллегами, одноклассниками — стоит только разместить их в общей папке и открыть доступ нужной категории пользователей. Причем они смогут не только просматривать, но и добавлять к ним свои файлы.

Сервис, по словам разработчиков, представляет собой удобный инструмент для работы с данными в пути. Раньше при необходимости работать с файлами на чужом компьютере требовалось сохранить эти файлы на какой-либо накопитель: дискета, USB-накопитель. Если же собственного компьютера не было — данный носитель был единственным хранилищем копий важных документов, хранилищем, к слову, не самым надежным. Создание службы Windows Live SkyDrive — большой шаг на пути к решению этой проблемы. Эта служба — своего рода USB-накопитель в Интернете.

Решение хранить важную информацию в SkyDrive позволяет воспользоваться такими преимуществами, как:

• данные, хранящиеся в SkyDrive, значительно более устойчивы перед повреждениями, чем физический носитель, который можно забыть, потерять, поломать;
• данные, сохраненные в SkyDrive, доступны владельцу в любое время и в любом месте, где есть доступ в Интернет.

Осуществляется простой доступ к данным и, как следствие, простота работы с ними как дома, так и на работе, не нося их повсюду. В систему можно войти из интернет-кафе, библиотеки или компьютера друга и начать работать с файлами. Если требуется взаимодействовать с конкретным человеком, например партнером по бизнесу, можно создать специальную папку для двоих, чтобы затем обмениваться файлам. Для получения доступа к файлам партнеру понадобятся всего лишь права на доступ к ним или идентификатор Windows Live.

В общем и целом, несмотря на некоторые недостатки, сервис от Microsoft на сегодняшний день является оптимальным в сфере онлайн-хранилищ данных. Учитывая размах, с которым Google подходит к реализации своих проектов, следует ожидать впечатляющих возможностей. Конкуренция же между гигантами пойдет только на пользу простым пользователям.

Office 365

19 октября 2010 года (Редмонд, США) Microsoft анонсировала Office 365 – пакет услуг нового поколения, объединяющий самые современные решения для эффективной работы и взаимодействия в сфере облачных вычислений: Office, SharePoint, Exchange и Lync. Благодаря Office 365 многие организации во всём мире получат удобный и экономичный доступ к передовым технологиям, автоматически обновляемым по мере выхода новых продуктов и их версий. Кроме того, с сегодняшнего дня 1000 компаний в 13 странах начинают бета-тестирование сервиса Office 365

Office 365 – это новый этап в реализации облачной стратегии Microsoft. Он заменит сервисы Business Productivity Online Suite, Office Live Small Business и Live@edu. При этом переход к Office 365 никаким образом не отразится на стиле работы пользователей, так как облачный сервис обеспечит доступ к нужным программам и файлам из любого места и с любого устройства, имеющего выход в Интернет. Кроме того, он совместим со многими приложениями и браузерами.

«Office 365 – это, пожалуй, лучшее решение для повышения производительности труда, – отметил Павел Кузьменко, руководитель отдела по продвижению информационных офисных систем Microsoft в России. – Подобно тому, как Office для многих пользователей в мире определяет стандарты работы за компьютером, Office 365 определит направление развития облачных вычислений в будущем. Новый пакет услуг действительно подходит всем: и маленькой компании, которая приобретает свою первую бизнес-платформу, и международной корпорации, которая стремится к сокращению расходов не в ущерб качеству и производительности. С Office 365 люди смогут полностью сконцентрироваться на своём бизнесе, так как о технологиях позаботимся мы».

Microsoft активно привлекала пользователей по всему миру к процессу разработки Office 365. Именно их отзывы и пожелания помогли создать пакет услуг, который обладает возможностями и функциями, удовлетворяющими потребности самых разных клиентов: от индивидуальных профессионалов до небольших, средних и крупных организаций.

Сегодня организации могут выбирать между стационарным и виртуальным сервером в зависимости от своих потребностей и имеющихся ресурсов. Но уже сейчас Microsoft прикладывает большие усилия по разработке облачных технологий, исходя из понимания, что в долгосрочной перспективе ИТ-инфраструктуры и бизнес-платформы предприятий будут разворачиваться в облаке.

В России ряд пользователей уже успел оценить преимущества размещения бизнес-платформы в облачной среде. Для повышения эффективности, снижения расходов и обеспечения совместной работы российские компании выбирают такие решения Microsoft, как Hosted Exchange и SharePoint, реализуемые на базе инфраструктуры партнеров.

Так, санкт-петербургская стоматологическая клиника SmileClinic с помощью функционала Microsoft Exchange Server и набора прикладных решений на его основе, смогла расширить возможности использования программного обеспечения практически без дополнительных затрат. Не вкладывая финансов в приобретение ПО, оборудования и найм ИТ-специалистов, компания получила в свое распоряжение отлично работающий сервис, включающий электронную почту, совместные календари, контакты и задачи, лицензионную версию программы Microsoft Outlook 2010.

«Заказчик точно представлял, как должна работать поставленная им бизнес-задача. Нам оставалось только предложить техническое решение, которое бы удовлетворяло клинику по всем параметрам: уровню сервиса, качеству предоставления услуги, ценам. Мы выбрали решение на базе Microsoft Exchange Server», — прокомментировал Алексей Бахтиаров, генеральный директор, Infobox.

Более того, решив все вопросы с организацией обмена электронными сообщениями внутри компании, медицинское учреждение заинтересовалось возможностью использовать корпоративный портал SharePoint. «Мы организовали на портале систему информирования сотрудников через корпоративный блог, внутреннюю базу знаний для обучения молодых сотрудников, открыв обсуждение проектов и внутренних вопросов на форуме и многое другое. Информация, размещаемая на портале, теперь доступна нам с любого компьютера, в том числе с домашнего», — рассказал Илья Скляров, директор клиники Smile Clinic.

В рамках пакета услуг Office 365 впервые предоставляется возможность использовать набор приложений Office Профессиональный плюс 2010 по подписке. За 24$ в месяц организации получат не только Office Профессиональный плюс 2010, но и электронную почту, голосовую почту, внутренние социальные сети, программы для обмена мгновенными сообщениями, веб-порталы, экстранет, голосовые и видео-конференции и многое другое. Кроме того, пользователи получат круглосуточную техническую поддержку и лицензии на продукты, которые могут использоваться не только в «облаке», и многое другое.

Пакет услуг Microsoft Office 365 будет доступен по всему миру в следующем году. Со временем к этому процессу подключится ещё больше компаний. Кроме этого, в следующем году Microsoft планирует добавить к пакету услуг Office 365 решение Microsoft Dynamics CRM Online.

Небольшие компании со штатом менее 25 человек, могут развивать свой бизнес с помощью мощных инструментов веб-приложений Office Web Apps, таких серверов, как Exchange, SharePoint, Lync и фирменного веб-сайта, который можно создать за 15 минут, всего за 6$ в месяц за пользователя.

Средние и крупные предприятия, а также правительственные организации могут подобрать для себя наиболее подходящие инструменты из всего богатства технологий, представленных в Office 365. При этом, например, электронная почта им обойдётся всего за 2$ в месяц за пользователя.

Краткие итоги

В ходе данной лекции мы рассмотрели несколько наиболее ярких примеров облачных сервисов. Количество данных сервисов увеличивается постоянно. Все больше идей и стартапов реализуется именно в «облаках». Все это свидетельствует о популярности данных технологий.

Создание необходимых запасов должно обеспечивать беспрерыв-ную работу предприятия и ускорение обращения оборотных средств.

Запасы — это материальные активы, которые: содержатся для дальнейшей продажи; находятся в процессе производства с целью дальнейшей продажи продукта производства; содержатся для потребления во время производства продукции.

В хозяйственной деятельности запасы разделяют на:

сырье, основные и вспомогательные материалы, комплектующие изделия и другие материальные ценности, которые предназначены для производства продукции, выполнение работ, предоставление услуг;

незавершенное производство – незакон-ых обработкой и составле-нием деталей, узлов, изделий и незаконченных технолог-их процессов.

готовую продукцию, изготовлена на предприятии, предназначенная для продажи и отвечает техническим и качественным характеристикам;

товары в виде материальных ценностей, которые приобретены и содержатся предприятием с целью дальнейшей продажи;

МБП, которые используются не больше одного года или нормального операционного цикла, если он больше одного года;

На предприятиях существует несколько видов запасов:

Текущий (складской) запас предназначен для беспрерывного обеспечения производства в период между двумя поставками материалов. Он является величиной сменной: достигает максимума в момент поступления партии материалов, постепенно уменьшается вследствие их использования и становится минимальным непосредственно перед очередным снабжением.

Норма производственных запасов в части текущего запаса определяется в размере 50 % среднего интервала между поставками ресурсов от поставщиков.

Максимальный текущий запас (Птмах) равняется партии поставки материалов, которая зависит от интервала между двумя снабжениями и среднесуточными расходами материалов: ,

где – среднесуточные расходы материала в натуральном измерении;

t – интервал между поступлением очередных партий материалов в днях.

Разновидностью текущего является сезонный запас, который образовывается при условии сезонного использования, сезонной заготовки или сезонной транспортировки материалов.

Подготовительный запас необходимый на время подготовки доставленных на предприятие материалов для производственного потребления. Он создается тогда, когда перед использованием материалы нуждаются в специальной подготовке (сушение, разработки, правки и т.п.): , гдеtn – время на подготовку материалов, дн.

Технологический запас время на подготовительные операции с производственными запасами для возможного их использования в технологическом процессе.

Страховой запас гарантирует непрерывность производства в случаях отклонений от принятых интервалов снабжений. Он нужен на случай возможной задержки поступления очередной партии: , гдеtт – время срочного пополнения запаса в днях.

Страховой запас определяется в пределах до 50 % текущего запаса.

Нахождение материалов в дороге — транспортный запас — определяется как разность между временем хода груза от поставщиков до потребителей и временами оборота платежных документов.

Общая норма производственных запасов по видам материальных ресурсов в днях определяется по формуле: , гдеТр — транспортный запас; Пд — подготовительный запас; Тх — технологический запас; Пт — текущий запас; Стр — страховой запас.

Управление запасами — это установление моментов подачи заказов на закупку или производство товаров для пополнения запасов, и принятие решений о количестве заказов или их объем. Основная цель управления запасами — такая организация поставок продукции, при которой происходит экономия средств на организацию поставок, содержание запасов, уменьшаются потери от мобилизации оборотных средств, от возможной порчи ресурсов при их продолжительном хранении, а с другой стороны — уменьшаются потери, которые могут возникнуть вследствие дефицита необходимой продукции.

Выбор наиболее оптимальной стратегии для управления запасами зависит от спроса на ту или другую статью запасов. Спрос на материалы может быть зависимым или независимым. Когда спрос непосредственно связан с выпуском продукции, он называется зависи-мым, его можно прогнозировать с большой вероятностью. Если спрос не связан с планами выпуска продукции, то он наз-ется независимым.

Регулирование запасов может осуществляться по системе «максимум-минимум», «стандартных партий», «стандартных интервалов». Наиболее известная система — «максимум-минимум» — запасы пополняются к уровню не ниже их минимальной величины, а после поступления очередной партии не бывают большими за установленное максимальное количество. Для обеспечения этих условий заказа выдается такая величина текущего запаса, которой хватит для работы, пока заказанный материал поступит.

, где — время в днях от момента оформления заказа до поступления очередной партии материалов.

Величина запасов материалов существенным образом влияет на эффективность работы предприятия. С одной стороны, увеличение запасов вследствие снабжения большими партиями нуждается дополнительных расходах на хранение материалов, компенсацию возможной порчи. С другой стороны, снабжение большими партиями уменьшает количество поставок и, соответственно, транспортно-заготовительные расходы. Уменьшение величины партии поставок служит причиной обратный эффекта: потери и расходы, связанные с хранением запасов, уменьшаются, а транспортно-заготовительные расходы возрастают.

Подставив в составе этой функции соответствующие значения, получим: гдеПмр – летняя потребность в материалах; Втз – транспортно-заготовительные расходы на одну партию поставки; Пм – партия поставки; Цм – цена единицы материала без учета транспортно-заготовительных расходов; Квр – коэффициент, который учитывает потери от отвлечения средств в запасы и расходы на хранение материалов. Отсюда оптимальная партия поставки исчисляется по формуле:

Контроль за величиной нормативного уровня запаса материальных ресурсов осуществляется за системой «максимум-минимум»; с помощью картотеки оперативного контроля обеспеченности производства, ЭВМ. На основании результатов контроля принимаются необходимые мероприятия по регулированию уровня запасов.

План – это перечень основных смысловых блоков текста. Составление плана имеет большое значение при подготовке текста. Пункты плана – это ориентиры, которые помогают автору двигаться в нужном направлении – к задаче, поставленной перед текстом.

Текст, написанный без плана, напоминает поток сознания. Невозможно уловить его центральную идею, а следить за развитием мысли – крайне сложно. Такой текст имеет право на жизнь в художественной литературе, но в сфере бизнеса или науки он неприемлем. В данной статье мы рассмотрим виды планов, разберем, как составить план текста, проанализируем примеры планов.

Виды планов текста

Существуют разные виды планов текста. Мы рассмотрим вопросный, тезисный планы и план-опорную схему. Покажем примеры и разберемся, как составить каждый тип плана.

Вопросный план

Строится в виде списка вопросов, на которые необходимо ответить автору статьи по ходу ее подготовки. Оптимален для написания инструкций, мастер-классов, обучающих статей.

Пример вопросного плана:

1. Что такое декоративная штукатурка?
2. Как подготовить поверхность к нанесению декоративной штукатурки?
3. Какую декоративную штукатурку лучше выбрать?

4. Сколько стоит декоративная штукатурка?

Тезисный план

Тезис – кратко сформулированное содержание одного-двух абзацев текста. Позволяет зафиксировать не только структуру текста, но и основные идеи и мысли, которые будут раскрыты в каждой части статьи. Универсален, можно использовать для подготовки любого текста.

На каждую 1000 знаков текста рекомендуется отводить один пункт в тезисном плане. Если вам нужно написать статью на 5000 знаков, значит, в плане должно быть 5 пунктов, если на 10 тыс. знаков – значит нужно составить план из 10 пунктов.

Пример тезисного плана текста:

1. Определение контекстной рекламы, особенности и преимущества (позволяет привлечь «горячих» клиентов, уже заинтересованных в покупке товара или услуги).
2. Показатели эффективности контекстной рекламы: количество показов и переходов, кликабельность (CTR), стоимость одного перехода. Формулы для расчета, ориентиры для оценки.
3. Условия, при которых контекстная реклама будет эффективной.

4. Чек-лист, нужна ли читателю контекстная реклама (10-15 вопросов и интерпретация результатов теста).

План-опорная схема

«Опоры» – это ключевые слова и части предложений, по которым легко восстановить полный текст. Строится по усмотрению автора. Такой вариант плана хорошо подходит для устного выступления. В работе копирайтера может пригодиться для составления коротких текстов, например, новостей. В такой план можно включать основные факты, цифры, которые планируется изложить в материале.

Пример такого плана:

1. Контекстная реклама.
2. Количество показов, переходов, CTR, стоимость клика.
3. Эффективность контекстной рекламы.

4. Чек-лист, нужна ли вам контекстная реклама?

Как составить план текста?

Существует довольно большое количество видов текстов, которые имеют четкую структуру. К ним относятся, например, новости, пресс-релизы, деловая корреспонденция, научные работы. Для примера приведем структуру новости: заголовок, лид (первый абзац – суть новости), содержание (раскрывает суть подробнее), бэкграунд (дополнительная информация).

Важно знать, какую структуру должен иметь текст, и придерживаться правил. Во-первых, читатели интуитивно ожидают, что текст определенного стиля и жанра будет иметь определенную структуру. Во-вторых, типовая структура составлена оптимальным образом для решения задачи, поставленной перед текстом.

Знание структуры текста – это важно!

Посмотрите, как значительно отличаются, например, структуры научного и журналистского текста:

• Научный текст строится так, чтобы логично, аргументированно и убедительно подвести читателя к главной мысли текста. Таким образом, главная мысль находится в конце текста.
• Журналистский текст строится по противоположному принципу: сначала – самое важное, затем – чуть менее важное, а конце – второстепенная информация.

Разница связна со спецификой текстов. В научной работе важно обосновать ее значимость, актуальность, подтвердить собственные мысли ссылками на материалы других ученых. Научные труды не читают на бегу, их внимательно изучают. Журналистские тексты «живут» в совершенно иных условиях. В них не вчитываются, их пробегают глазами за завтраком, по дороге на работу. Они должны привлечь внимание читателя и сразу сообщить ему важную информацию. Если не учесть эту разницу при подготовке материалов, тексты получатся «неработающими».

Общий алгоритм составления плана текста

Составить план любого текста поможет следующий алгоритм:

1. понять задачу текста,
2. определить, какая информация необходима для решения задачи,
3. изложить эту информацию в виде пунктов плана,

4. логично расположить пункты – и план готов.

Пункт 2 – выбор информации – может вызывать сложность, особенно если объем текста не ограничен. Здесь можно рассуждать следующим образом: готов ли потенциальный читатель текста воспринимать большой объем информации? Например, для рекламных текстов действует следующее общее правило: чем дороже и сложнее товар или услуга, тем больше объем текста. Если товар недорогой и решение о покупке может быть импульсивным, то объем текста уходит на второй план, а основной задачей становится запоминаемость.

Давайте попробуем составить план текста по этому алгоритму!

Допустим, мы готовим посты для блога компании, которая занимается продажей бытовой техники. Какой-то общепринятой структуры для постов в блоге не существует, поэтому рамками структуры мы не ограничены.

Тема сегодняшнего поста – интересные факты о холодильниках. Итак, начали:

1. Задача текста – получить интересный материал, который люди будут охотно читать и делиться им в социальные сети, отправлять друзьям.

2. Что нужно написать в тексте, чтобы решить эту задачу? Действительно интересные факты. Сколько их должно быть? Вероятно, от 5 до 10. Меньше 5 – слишком мало, больше 10 – долго и утомительно читать.

3. Ищем фактическую информацию. Допустим, нам удалось найти 20 интересных фактов. Выбираем из них 10 самых любопытных и кратко формулируем в виде пунктов плана-опорной схемы, например:

• Холодильник императора Нерона.
• Самый дорогой холодильник в мире.
• Холодильник размером с дом.
• …

4. Теперь ранжируем пункты по тому, насколько они интересны. Самые интересные размещаем в начале, а также оставляем один из самых интересных пунктов на конец текста – чтобы пост закончился на интересной ноте и у читателя был стимул поделиться постом. Вот и все, план готов.

Общие требования к планам текста

Проверьте, что составленный план отвечает следующим требованиям:

• Логичность. Структура текста должна быть понятной и логичной.
• Отсутствие дублирования. Пункты плана не должны дублировать друг друга, информация не должна повторяться.
• Полнота. Важно, чтобы план вмещал всю информацию, которую необходимо изложить в тексте.
• Возможность развития темы. Проверьте, что в каждом пункте есть что написать. Пункт плана, который нельзя расписать подробнее его краткой формулировки, необходимо объединить с другим пунктом.
• Краткость. Избыточно формировать пункты плана как фрагменты готового текста, на данном этапе это лишняя работа. Точные и развернутые формулировки будут отшлифовываться на этапе написания текста.
• Лаконичность. Оптимально умещать план в 5-7 пунктов, так как большее число пунктов трудно запомнить. Мелкие пункты можно объединять. Проверьте, что в плане нет пунктов, которые можно убрать, и ценность текста от этого не уменьшится. Возможно, такие пункты стоит удалить.

Пример удачного плана текста

Допустим, нам нужно написать статью «Как пересадить крупный кактус?» Задача текста – объяснить процесс пересадки кактуса, чтобы читатель смог с этим справиться. Задумаемся, какие вопросы могут волновать человека, решившего пересадить кактус? Составим из них вопросный план для будущей статьи.

Допустим, у нас получился вопросный план:

1. В какое время года и в какую погоду можно делать пересадку?
2. Как подготовить кактус к пересадке?
3. Какие потребуются инструменты и материалы?
4. Как пошагово выполнить пересадку?
5. Как ухаживать за растением после пересадки?

6. Как определить, что пересадка прошла успешно?

Почему этот план – удачный?

• Данный план логичен (процедура пересадки рассматривается последовательно: от подготовки до последующего ухода за растением).
• Информация в разных пунктах плана не дублируется, каждый пункт содержит новую информацию.
• План содержит все основные аспекты работы.
• Каждый пункт плана можно раскрыть, расписать более подробно.
• Пункты плана сформулированы кратко.

• План состоит из 6 пунктов. Такое количество пунктов относительно несложно удержать в голове.

Пример неудачного плана текста

Возьмем ту же тему – «Как пересадить крупный кактус?» – и представим, как бы выглядел неудачный план.

1. Как ухаживать за кактусами?
2. В какое время года можно делать пересадку?
3. Когда начать полив после пересадки?
4. Какого размера должен быть новый горшок для растения?
5. Какие потребуются инструменты и материалы?

6. Как пошагово выполнить пересадку: слегка обстучать горшок со всех сторон, чтобы корни, прикрепившиеся к стенкам, не повредились; обхватить растение сложенной в несколько раз широкой бумажной полоской; осторожно перевернуть горшок, стряхнуть осыпавшуюся землю; осмотреть корни на предмет повреждений; поместить растение в новый горшок, насыпать сверху свежий субстрат и слегка уплотнить его.

Данный план требует доработки, потому что:

• Пункт 1 содержит избыточную для данного текста информацию, его нужно убрать.
• План нелогичен: пункт об уходе за растением после пересадки поставлен на 2 место.
• Пункты 3, 4 затрагивают мелкие вопросы, их лучше объединить с более крупными пунктами.
• Пункт 6 сформулирован слишком подробно, расписывать здесь этапы пересадки было избыточно.

Теперь вы знаете, как составить план текста правильно. Выбирайте любой вид плана – вопросный, тезисный, план-схему или какой-либо другой. Главное – не забывайте: любой план всегда лучше отсутствия плана.

Валентина (KadrofID: 13)

Эффективное планирование в практике хозяйственной деятельности предприятия создает дополнительные конкурентные преимущества благодаря более эффективной организации управления финансовыми потоками, ресурсами, капиталом и другими активами. Актуальным стало превентивное понимание возможностей для развития бизнеса, так как время сверхприбылей осталось в прошлом. Обоснованность прогнозов развития компании на перспективу дает организация системы бюджетирования.

Дашборд руководителя в системе «WA: Финансист».

Понятие «бюджет» является релевантным сути термину «план». Потребность предприятия в ресурсах, которые необходимы для получения желаемых (запланированных) доходов в денежном и натуральном выражении, определена на конкретный период времени и является бюджетом компании.

Для описания сути процесса основ бюджетирования используется достаточно много определений. Все они вполне обоснованы. «Это процесс планирования движения и распределения ресурсов по предприятию в рамках определенного периода в будущем». «Это технология управления всеми направлениями бизнеса на всех уровнях компании, что обеспечивает достижение стратегических целей посредством бюджетов на основе сбалансированных показателей». «Это непрерывный процесс составления, контроля и исполнения бюджетов».

Рисунок 1. Формирование функциональных бюджетов на примере программного продукта «WA: Финансист».

Масштабность процессов бизнес планирования и бюджетирования может быть различной, она зависит от объемов хозяйственной деятельности компаний, вне зависимости от того, функционируют они в Москве или других регионах России. В узком смысле – это финансовое планирование, сводящееся к формированию БДДС, БДР и БЛ, в более широком смысле – это технология хозяйственного планирования, включающая совокупность операционных и финансовых бюджетов, составляемых с определенной периодичностью. И, в глобальном смысле – это технология управления, охватывающая все бизнес-процессы компании, в рамках которой осуществляются сложные процедуры организации бюджетирования с нуля, текущего и стратегического планирования, учета, контроля, анализа, регулирования, касающиеся многих видов деятельности и многочисленных структурных подразделений (или организаций, если речь идет о холдинге). Образец сложного бюджетного процесса может быть рассмотрен на примере строительной организации.

Рисунок 2. Консолидированная отчетность по группе компаний на примере программного продукта «WA: Финансист».

Задачи бюджетирования

Модель внедрения бюджетирования на предприятии может быть различной, она учитывает индивидуальные особенности компании. Ее сложность зависит от стадии развития предприятия.

1. На первых этапах развития предприятия создаются только краткосрочные бюджеты, решающие простые задачи планирования.

2. На стадии оживления деятельности предприятие формирует сбалансированный БДР. Он может быть ориентирован на достижение точки безубыточности, то есть показатели плановой прибыли (убытка) могут сводиться к нулю.

3. При переходе компании в стадию стабилизации, которая определяет позитивное состояние общего баланса и является основой будущего успеха, основы бюджетирования на предприятии уже в большинстве случаев внедрены, система совершенствуется, определяются значимые цели прогресса. В БДР задаются позитивные значения прибыли. Формируется инвестиционный бюджет, в котором планируются средства на развитие предприятия. В этот период формируются центры финансовой ответственности, а их функции, полномочия и обязанности закрепляются положениями учетной и бюджетной политики.

4. При переходе компании на стадию зрелости, процесс бюджетирования осуществляется полномасштабно. Его основой является регламент бюджетирования и включает целый комплекс планов, определяющих цели бизнес-направлений и детализирующих показатели разных аспектов деятельности предприятия. Формируется сводный бюджет компании, нацеленный на решение стратегических задач, он включает совокупность операционных и финансовых бюджетов.

Этапы бюджетирования предполагают последовательное выполнение таких задач:

• Осмысление бизнеса с определением целей и задач.
• Финансовое планирование.
• Решение коммуникационных задач (координация).
• Финансовый учет.
• Бюджетный контроль.
• Корректировка (переосмысление).
• Анализ и постановка мотивационных задач (переход к новому периоду планирования).

Все эти этапы равнозначны по приоритетности, для получения положительного результата их необходимо рассматривать в совокупности.

Цели внедрения бюджетирования

С точки зрения управленческой технологии, внедрение основ бюджетирования и планирования преследует цели:

• планирования хозяйственной деятельности предприятия на конкретный период;
• оптимизации затрат и создания условий для получения прибыли;
• координации деятельности различных структурных подразделений;
• решения коммуникационных задач – доведения показателей (целей) бюджета до сведения руководителей всех уровней;
• стимулирования руководителей ЦФО на достижение целей компании;
• контроля и оценки эффективности деятельности ЦФО посредством сопоставительного анализа фактических показателей с плановыми;
• выявления потребности финансовых ресурсов и оптимизация денежных потоков.

Технология бюджетирования предполагает, что сводный бюджет является основным во всей системе, он обобщает комплекс скоординированных по всем ЦФО планов. Он включает операционные и финансовые бюджеты.

Результирующими являются финансовые бюджеты: БДДС, бюджет капитала, прогнозный баланс. Бюджет доходов и расходов является обобщающим в категории операционных бюджетов. В него могут быть сведены данные из различных функциональных бюджетов.

Приглашаем на бесплатный вебинар 08 октября в 11:00 (Moskva g.) 1 час

Основным документом, описывающим бюджетную систему, принципы планового управления, финансовую структуру и периодичность формирования бюджетов является Положение о бюджетировании на предприятии. Оно может включать следующие разделы:

• Общие положения.
• Финансовая структура.
• Методология планирования.
• Методология контроля.
• Регламент бюджетного процесса.
• Порядок изменения Положения.

Рисунок 3. Пример положения о бюджетировании.

Создание и введение такого документа характерно для небольших предприятий с незначительными объемами хозяйственной деятельности. На более крупных предприятиях, например, осуществляющих свою деятельность в Москве или других мегаполисах РФ, утверждается общий регламент бюджетирования, который включает в себя совокупность положений, описывающих нормы и правила для каждого этапа или объекта бюджетирования. В него могут входить:

• Положение о проектировании и утверждении финансовой структуры компании.
  Этот документ определяет ЦФО, закрепляет за ними ответственность за составление бюджетных планов и их реализацию.
• Положение о формировании бюджетной модели.
  Этот документ определяет содержание различных классификаторов, перечень и иерархию статей дохода и расхода, виды бюджетов и их отношение к центрам ЦФО, методологии, взаимосвязь всех организационных, учетных и других параметров, периодичность составления планов, формы отчетности, методики анализа показателей и другие критерии.
• Положение о бюджетной политике.
  Этот документ по своей сути является законодательным в рамках предприятия – это главный бюджетный регламент. Он определяет основные принципы и особенности бюджетирования мероприятий и пути их реализации.
• Положение о разработке бюджетного регламента на предприятии.
  Описывает процедуру планирования, форматы бюджетов, временной период, программу действий каждого из участников процесса бюджетирования.

На этапе организации и внедрения бюджетный регламент, как образец документа, может описывать отдельное Положение о бюджетировании, регулирующее правила осуществления этого процесса.

Бюджетный цикл включает в себя несколько последовательных этапов:

• целей на будущий плановый период с учетом Положения о бюджетировании промышленного, торгового или предприятия любой другой формы;
• сбор информации для формирования проекта;
• обобщение и анализ собранной информации,
• разработка проекта бюджета;
• оценка и корректировка проекта;
• утверждение проекта;
• исполнение бюджета и возможная корректировка его показателей;
• текущий и итоговый анализ отклонений;
• представление отчета об исполнении бюджета;
• анализ достижения целей за отчетный период;
• прогноз перспектив на будущий период и определение целей;
• выработка рекомендаций для разработки будущих планов.

За реализацию каждого этапа соотносительно к каждому отдельному виду бюджета отвечает конкретный исполнитель. Главным органом, координирующим процесс на предприятии в целом и отвечающим за разработку регламента составления бюджета, является бюджетный комитет. Его состав утверждается руководителем компании. Он может быть временным или постоянным, его функции могут видоизменяться, он отвечает за содержание Положения о бюджетном процессе.

Видеозаписи прошедших вебинаров по теме «Бюджетирование»

Бюджетирование основывается на реализации следующих принципов (они обусловлены в регламенте по бюджетированию):

• бюджетная интеграция;
• принцип последовательности;
• бюджетирование строится на основе норм и нормативов;
• принцип сквозного бюджетирования;
• принцип методической сопоставимости.

Организация бюджетирования — важный процесс, определяющий конкретные цели и изменяющий структуру компании. Поэтому выбор программы для автоматизации, которая продемонстрирует эффективность бюджетирования, является ответственным действием. «WA: Финансист» предлагает универсальные программные продукты, которые внедрены на крупных и малых предприятиях в Москве и других регионах РФ. Технологические и функциональные возможности системы «WA: Финансист» развиваются с апреля 2007 года. За 8 лет, поставив цель создания максимально эффективного решения для финансистов, было разработано и выпущено более 40 версий (релизов) «Финансиста»!