Справочник Бухгалтера

Статья рассказывает, какой ручкой заполнять трудовую книжку, разъясняет порядок ведения кадрового делопроизводства.

Какой ручкой делать записи

Вопрос о том, каким цветом оформлять бланк, важен для кадровиков. Ответ дает пункт 1.1 Инструкции о порядке заполнения трудовых книжек.

5 основных правил заполнения книжек:

1. Писать четко, аккуратно, без помарок.
2. Можно пользоваться перьевой, а также шариковой или гелевой ручкой.
3. Использовать чернила, устойчивые к воздействию света и воды.
4. Можно применять только три цвета: синий, фиолетовый или черный.
5. Сокращать нельзя.

Если делать записи в трудовой книжке, как указывает Инструкция, то проблем не будет. Если название компании слишком длинное, то становится проблематичным каждый раз его указывать. Поэтому разрешается использовать штамп. Его использование позволяет значительно упростить кадровое делопроизводство.

Проблемы при оформлении бланков

Не допускается произвольно делать записи. Например, писать карандашом, красной или зеленой ручкой неправильно.

Карандаш можно применять для внесения пробных записей. Однако когда запись стирается, нужно следить, чтобы не оставалось помарок. В бланке можно использовать чернила разных цветов. Это должны быть цвета, разрешенные Инструкцией.

Иногда ошибки возникают по невнимательности: некорректно указываются должность, название фирмы или другая информация. Проблема требует решения. Запись признается недействительной. В следующей графе указываются корректные сведения.

Безусловно, трудовую книжку можно восстановить, но для этого придется обращаться ко всем бывшим работодателям.

Порядок заполнения титульного листа

Титульный лист – это источник основной информации о работнике. Здесь указывается имя, фамилия и отчество, уточняется информация о смене фамилии, если имело место такое событие, и пишется информация о том, где учился или служил человек. Ошибок не возникнет, если делать записи по правилам, которые определены правовыми актами.

8 полезных советов, как оформлять книжки:

1. В точности скопировать из паспорта имя, отчество и фамилию. Со слов человека вносить информацию нельзя.
2. Использовать исключительно арабские цифры для указания даты рождения. Например, менеджер Кузнецова Мария родилась 20 февраля. Специалист кадровой службы указывает дату рождения в трудовой: 20.02.1984.
3. Полностью указать наименование учебного заведения, где обучался сотрудник.
4. Уточнить, какое получено образование: начальное, среднее, неполное высшее или высшее.
5. Следить, чтобы бланки заполнялись вовремя. Дается пять дней для внесения информации со дня трудоустройства специалиста.
6. Следить, какой именно ручкой заполнять трудовую книжку. Забыть об использовании карандаша, красной и зеленой пасты.
7. Проверять, чтобы стояло две росписи. Заполненные графы заверяются руководителем или кадровиком, а затем работником.
8. Если специалист работал менее пяти дней, то документ не заполняется. Обязательно нужно заполнять документ для специалистов, отработавших более пяти дней.

Важно! Бланк имеет юридическую силу после заверения печатью компании. Но разрешается оформление без печати, если уставом закреплено, что на фирме печати нет.

Нюансы заполнения

Основное правило: сокращения не допускаются. Когда издается приказ, так и нужно писать: приказ, а не пр. Делать добавления также не следует. Порядковый номер указывается одной цифрой. Пишется цифра 1, а написание 01 является ошибочным.

Дата вписывается последовательно: дата, затем месяц и год. Изменение порядка не допускается.

Раздел «Сведения о работе» содержит информацию о четырех основных событиях:

• прием на работу;
• перевод на другую должность;
• присвоение квалификационного разряда;
• увольнение.

Сотрудник вообще ничего не должен писать, чтобы ему выдали книжку. Написание заявления является необходимым только при утрате основного документа, подтверждающего трудоустройство.

Если работник стажа ранее не имел, то не обязательно об этом писать.

Для совместителей заполняется бланк по основному месту деятельности. Основанием являются справки, выданные на дополнительном месте трудоустройства.

О том, можно ли использовать черную или другую ручку или нет, подробно рассказывает Инструкция. Этим правовым актом и следует руководствоваться в работе.

Если допущена ошибка, это не повод паниковать. Некорректную запись перечеркивать нельзя. Вместо этого информация признается недействительной, а рядом делается корректная запись.

Реквизиты приказов нужно указывать полностью. Это значит, что ставится номер и дата. Пример: приказ от 15.05.2017 № 33-к.

Когда расторгается договор, нужно корректно внести формулировку. Указывается пункт, статья Трудового кодекса, а также основание для увольнения.

Информация о взысканиях не вписывается. Исключение составляют случаи, когда происходит увольнение по соответствующим основаниям. Если увольнение дает человеку льготы, то основание для расторжения контракта обязательно указывается. Так. Следует писать о том, что человек уходит на пенсию или поступает в ВУЗ.

Все бланки учитываются в специальной книге, которая отражает их движение на предприятии.

Правила, которые нельзя нарушать

Начнем с того, какие использовать чернила. Цветов, конечно, много, но допускается использовать всего три цвета. Применять можно пасту синюю, фиолетовую или черную.

Сокращать нельзя, даже, если очень хочется ускорить работу. Проблемы будут у работника, если записи внесены с ошибками. Организация также столкнется с проблемами, если нарушения обнаружат инспекторы по труду.

Согласно Кодексу об административных правонарушениях, придется платить штрафы. За повторные проступки санкции возрастают.

Оформление ведется на национальном языке РФ, т.е. русском. Допускается ведение записи на другом языке, если рядом делается дублирование на русском.

Информация пишется после того, как поставлен порядковый номер. Без нумерации вносить сведения нельзя.

Есть случаи, когда текст можно зачеркнуть, и зачеркивание не будет являться нарушением. Зачеркивания допускаются на титульном листе. Когда сотрудница меняет свою фамилию, то меняется и информация в бланке. На титульном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом пишется новая фамилия, и указывается основание. Например, свидетельство о заключении брака II-СТ № 456123. Основание пишется на внутренней стороне обложки. Изменения приобретают юридическую силу после заверки печатью. Если компания работает без печати, то достаточно просто правильно внести данные.

Кто должен вести книжки

По закону, вести бланки должен руководитель, но фактически такая ситуация маловероятно. Поэтому назначается ответственное лицо. После того как издано соответствующее распоряжение, работник может смело приступать к кадровой работе. Можно передать полномочия по заполнению книжек специалисту отдела кадров. Если на фирме отдела кадров нет, обязанности зачастую передаются бухгалтеру или секретарю.

ИП должен самостоятельно вести делопроизводство. Есть и другая альтернатива – издается приказ и назначается ответственное лицо.

Что делать, если заканчивается книжка

Когда заканчивается документ, а человек продолжает работать, наступает время открыть вкладыш. Без трудовой книжки вкладыш юридической силы не имеет. В нем продолжается запись информации о деятельности специалиста.

Резюме

1. В кадровом делопроизводстве проявлять фантазию нельзя. Ставить эксперименты с цветом ручки при заполнении трудовых книжек запрещает Инструкция, утвержденная Постановлением № 69.
2. Если допущены ошибки, значит, нужно их исправить. Зачеркивать можно только текст на титульном листе. Записи внутри бланка признаются недействительными, а рядом вносится правильная информация.
3. В работе лучше использовать качественные канцелярские принадлежности. Это обусловлено тем, что Инструкция предписывает писать ручкой, устойчивой к воздействию воды и света.

Заполнение трудовой книжки – ответственный процесс. Этот документ содержит сведения о вашем трудовом стаже.

От грамотности его заполнения зависит, будет ли он иметь официальный статус.

Правила заполнения трудовой книжки

Заполнение ведется на русском языке. Если на территории, входящей в состав РФ, установлен собственный государственный язык, заполнять можно на нем.

Информация записывается внимательно, без помарок, шариковой или гелевой ручкой. Слова пишутся целиком, без сокращений.

Каждая запись нумеруется по порядку. За исключением случаев, если:

• Организация сменила название. Тогда в графе «Сведения о работе» пишется новое название в форме заголовка, без порядкового номера.
• Оформляется дубликат. Сведения о предыдущем общем стаже нумеровать не обязательно.

Отметки о найме, уровнях квалификации, переводах на другую должность, увольнениях и т.д. должны точно совпадать с текстом соответствующего приказа или распоряжения руководителя.

Сроки внесения записей регламентируются законом. Они вносятся не позднее 7 дней после изменения статуса сотрудника. При увольнении – обязательно в этот же день.

Для подтверждения действительности на титульный лист ставят печать предприятия, которое выдавало книжку.

Порядок и правила оформления регулируются Инструкцией (Постановление Министерства труда № 69 от 10.10.2003).

Первое заполнение трудовой книжки

На титульный лист заносятся личные данные о человеке и обязательно заверяются печатью организации. В разделе «Сведения» фиксируют вид работы, изменение уровня квалификации, всевозможные награждения, перевод на другую должность, причину увольнения и т.д. (см. Что такое обработка персональных данных).

Прием на работу

Перед трудоустройством на новую должность работник обязан быть уволен со старой. Если официальное трудоустройство производится впервые, в организации заводится персональная трудовая книжка. Оформляется она по истечении пяти дней работы на основной должности. В случае первоначального оформления заполняется и титульный лист.

Сначала вписывается название организации в третьей графе. Далее в первой графе ставится номер отметки. Во второй – дата, когда человек принят. В третьей прописывается название должности и квалификация (согласно штатному перечню предприятия). В четвертой графе вносятся сведения распоряжения о назначении.

Награждения и взыскания

Информация о награждениях и премиях записывается в трудовую книжку. Это могут быть государственные знаки отличия, почетные грамоты, дипломы, премии и прочие поощрения.
Сведения о регулярных премиях, что входят в систему зарплат организации, не заносятся.

Порядок оформления записи о награждении следующий. Сначала в 3 графе пишется полное название предприятия. Эта запись имеет вид заголовка и не нумеруется. Затем в графе 1 проставляют номер по порядку, а в графе 2 вписывают дату, когда награжден. Далее в графу 3 заносится полная информация о награде (премии), за какие заслуги и чем именно награжден сотрудник. В графе 4 вписываются реквизиты соответствующего документа, согласно которому происходило награждение.

Записи о взысканиях или каких-либо выговорах – пережиток прошлого. Современное трудовое законодательство таких отметок не предусматривает.

Заполнение титульного листа в трудовой книжке

Первый лист содержит такие сведения:

• Ф.И.О. владельца книжки;
• дата рождения;
• уровень образования;
• специальность и профессия;
• дата заполнения;
• подпись работника;
• подпись ответственного за выдачу лица;
• печать.

Личная информация пишется без сокращений, в строгом соответствии паспортным данным.

При написании дат используют только арабские цифры, в формате «06.09.2016».

Образование записывается по конечному подтверждающему аттестату или диплому (например, среднее профессиональное).

Специальность и профессия указываются только при наличии таковых. Здесь нередки типовые ошибки, связанные с непониманием некоторых терминологических нюансов.

Допустим, на должность принимается студент-бакалавр. ВУЗ присуждает ему только степень бакалавра по некоему виду специальности. Специальности и профессии у студента еще нет. Поэтому это поле не заполняется до момента получения специальности.

Дату указывают ту, когда работник принят на должность (не путать с днем заполнения!).

Заполнение при увольнении, ликвидации, переводе

Записи при увольнении делаются в стандартной последовательности: порядковый номер отметки, дата, причина увольнения, название документа (приказ, распоряжение нанимателя), его реквизиты.

Когда увольнение происходит по собственному желанию, важно грамотно сформулировать причину. Если раньше указывали «уволен по собственному желанию», то сегодняшние правила требуют точного совпадения с трактовкой Трудового кодекса. Примерное заполнение: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, п.1 ст.77».

Если увольнение проводится по сокращению, то в книжку вносится соответствующая пометка с точным указанием этой причины. Например, «Уволен по сокращению штата предприятия, ч.1 ст. 81».

При увольнении по инициативе руководителя к записи о причине добавляют статью, согласно которой произошло расторжение договора. Например, «Уволен по инициативе работодателя за невыполнение внутреннего Устава, ч.1 ст.81».

При ликвидации предприятия увольнение отмечается соответствующей записью с ссылкой на статью. Все отметки, вписанные за время работы предприятия, заверяются печатью.

Когда сотрудника переводят на другую должность внутри одного предприятия, то заголовок с названием организации не вписывают. Остальное заполнение стандартно. Информацию о должности начинают со слов «переведен/а на должность…».

Когда сотрудник переводится к другому работодателю, то заголовок с названием новой организации прописывается обязательно, а название старой (откуда переведен) – по желанию нового руководителя.

Ответственные лица

Заполнять, хранить и выдавать трудовые книжки имеют право только лица, которые назначены руководителем специальным приказом.

При проверках органами Гострудинспекции наличие таких приказов обязательно контролируется.

Ответственным назначается только тот сотрудник, который имеет на это право согласно своему трудовому договору. То есть, у руководителя нет возможности наделить такими полномочиями любого работника. Также он не имеет права назначать ответственным сотрудника в принудительной форме без его желания.

Стандартная форма приказа включает следующие пункты:

• Непосредственно назначение уполномоченного лица (например, Петрова. В.В.).
• Назначение ответственного лица на время отсутствия Петрова В.В по причине болезни, отпуска и т.д.
• Указание лица, которое уполномочено контролировать исполнения приказа.

Книжка директора

Заполнять книжку директора организации имеет право лично директор, либо уполномоченное лицо. Информация вносится по стандартной схеме – номер записи, дата, должность, реквизиты документа о назначении (приказ самого директора, протокол общего собрания, протокол заседания совета директоров). В сведениях о должности вписывают слова «назначен» или «избран», а не «принят».

Если директор – единоличный владелец фирмы, то вести трудовую разрешено после соответствующего документа о назначении на должность. Директор оформляет приказ, основанный на решении одного участника, которым возлагает на себя обязанности ген.директора. После этого он имеет право приступать к исполнению обязанностей, в том числе и заполнению трудовой.

Хранение и учет

Для регистрации и учета книжек и вкладышей законодательством предусмотрено использование специальных учетных книг. Они заверяются подписью руководящего лица и имеют порядковый номер. Такие книги учета прошнуровываются и закрепляются пломбами (см. Ведение кадрового делопроизводства).

Хранятся трудовые книжки в сейфах или специальных помещениях. Ответственность за организацию места и хранение возлагается на работодателя. Сотруднику на руки выдается только в день увольнения. В этом случае он оставляет пометку о получении в книге учета и расписывается.

Если по каким-то причинам книжка после увольнения не выдана (допустим, при смерти работника), то руководитель обязуется обеспечить ее сохранность до востребования родственниками. Если востребования не произошло, хранение длится до 75 лет.

Новая трудовая книжка, если старая утеряна

Ответственность за утерю несет наниматель, если сотрудник на момент пропажи не был уволен и книжка ему не выдавалась. Для восстановления пишется заявление по факту утери на имя работодателя. Он обязуется выдать дубликат не позднее 15 дней. Данные о наработанном стаже и награждениях собираются с предыдущих мест работы. Документы для подтверждения:

–приказы о найме и увольнении;

–ведомости о начислении заработной платы и налогов;

–трудовые договоры;

–приказы/решения о награждениях и премиях;

–данные Пенсионного Фонда и т.д.

При массовой потере трудовых собирается специальная комиссия, которая занимается сбором данных о стаже по каждому работнику.

В новом документе на внутренней стороне обложки делают отметку «Дубликат». Титульный лист тоже помечают сверху словом «Дубликат». Первая запись делается без порядкового номера. Она содержит информацию об общем предыдущем стаже, если восстановлена подтверждающая документация. Без восстановления сведений с бывших мест работы такая информация не вносится.

Если книжка повреждена (порвана, обгорела, проч.), для нечитаемых данных порядок восстановления тот же – их подтверждают документами.
Если данные хорошо прочитываются, работодатель переписывает их в Дубликат без изменений.

Как вносить изменения фамилии в трудовую книжку?

Порядок несложный. Аккуратной полосой вычеркивается старая фамилия, а рядом вписывается новая. На обложке прописывают информацию соответствующего документа (реквизиты свидетельства о браке). Ниже ставится подпись уполномоченного лица.

Отметка о совместительстве в трудовой книжке

Законом не запрещается одновременно трудиться у нескольких работодателей. Если руководитель с основного места не возражает против подработок своих сотрудников, то по желанию работника дополнительный стаж тоже фиксируется.

Отметка о совместительстве делается по стандартной схеме, с внесением названия организации, а также занимаемой должности.

Сведения вписываются на основном месте работы с предоставлением удостоверяющих документов, т.к. трудовая хранится у основного руководителя и сотруднику не выдается (см. Правила оформления совместителей).

Внесение информации в трудовую книжку об армейской службе

Сведения вносятся по общим правилам с номером, датой занесения, длительности военной службы, реквизитами подтверждающего документа (военного билета).
Важно! День отбытия к месту исполнения – начало службы. А окончание – день подписания приказа об увольнении.

Ошибки

При заполнении сведения списывают с удостоверяющих документов, и ни в коем случае на слух. Это поможет избежать распространенных ошибок. Выявленные неточности исправляются на том предприятии, где были допущены. Если предприятие ликвидировано, то его правопреемником. Если такового нет, исправления производит новый работодатель. Ошибочная запись отмечается как недействительная.

Верные данные вносятся таким образом:

–графа 1. Номер;

–графа 2. Дата;

–графа 3. Внести пометку «Запись №… недействительна». Записать верную информацию.

–графа 4. Реквизиты приказа, согласно которому вносились неверные сведения.

Если ошибка была допущена в реквизитах, сведения оставляют без изменений, а реквизиты исправляют на точные.