Преимущества:
Преимущество СЭД №1: повышение производительности компании
На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством. Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК вашей компании.
Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации
К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.
Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа «человеческий фактор»
Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.
Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек
Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.
Преимущество СЭД №5: улучшение взаимодействия
Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.
Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами
Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.
Преимущество СЭД №7: сокращение потребности в дополнительном персонале
Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширения персонала, достаточно с помощью системы эффективного управления автоматизировать работу уже существующего коллектива.
Преимущество СЭД №8: снижение расходов на хранение документов
Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.
Преимущество СЭД №10: защита документов от повреждений
Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.
Преимущество СЭД №11: нематериальные выгоды организации
Нематериальные выгоды не так заметны на первый взгляд и влияют на эффективность компании лишь косвенно. Например, к таким преимуществам можно отнести улучшение восприятия документа или увеличение дисциплинированности работников и клиентов.
Преимущество СЭД №12: повышение корпоративного сознания
Одним из неожиданных результатов от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания. Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и задачи.
Недостатки:
Недостаток СЭД № 1: непрерывность
К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования.
Недостаток СЭД № 2: безопасность
Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов. Можно использовать локальные сервера, шифрование и ограниченный доступ. Некоторые документы нужно обязательно иметь в бумажном варианте.
Недостаток СЭД № 3: процессы
Переход на электронный документооборот предполагает пересмотр текущих процессов и операций. Например, вам может понадобиться цифровая подпись или электронная платежная система. Кроме того, ваши сотрудники должны уметь работать с этими системами.
Недостаток СЭД № 3: Время
Переход на электронный документооборот невозможно осуществить за одну ночь. Вам нужно учесть последствия отказа от бумажных документов. Для реализации всех изменений в операциях вам может потребоваться больше времени, чем вы думаете.
И так, можно отметить, что система электронного документооборота имеет все-таки больше преимуществ, чем недостатков и может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой подразделений. Однако на данном этапе своего существования у системы есть и свои недостатки, которые тормозят процесс перехода от бумажного к полному электронному документообороту. Все это требует серьезных доработок и на технологическом, и на законодательном уровне.
Переход на электронный документооборот не является универсальным решением, его целесообразность зависит от специфики компании. Поэтому, прежде чем переходить полностью на эту систему, оцените преимущества этого перехода и организуйте процесс, который будет способствовать повышению производительности вашей работы.