Личное дело, образец

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации" (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", упоминаются документы, "не вошедшие в состав личных дел", а также "характеристика работника, не имеющего личного дела". Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:
2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:
3.

Правила формирования личного дела на сотрудника

Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку — "дело". В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: "ДЕЛО" — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка "дела" оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования".

На заведенное на работника "дело" оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).Образец обложки
личного делаОбразец внутренней описи
документов личного дела

  

Перечень кадровых документов

Документ Ссылка на законодательство Оформление
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядка Статья 189 Трудового кодекса РФ Обязательно
Штатное расписание Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление МТиСР РФ от 10.10.03 N 69 Обязательно
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Единый тарифно-квалификационный справочник Обязательно, если должностные обязанности не отрегулированы трудовым договором
Положение о персональных данных работников Статья 86 Трудового кодекса РФ Обязательно
Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании работников Обязательно, если вопросы оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах
Положение об охране труда Необязательно
Инструкции по охране труда по профессиям Обязательно
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Обязательно
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 Трудового кодекса РФ Обязательно
График отпусков Статья 123 Трудового кодекса РФ Обязательно
Положение о коммерческой тайне Федеральный закон от 29.07.04 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну
Коллективный договор (соглашение) Не обязательно, заключается по соглашению сторон
Индивидуальные документы
Трудовой договор Статьи 16, 56, 67 Трудового кодекса РФ Обязательно
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Статья 68 Трудового кодекса РФ Обязательно
Личная карточка работника Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно
Трудовая книжка Статья 66 Трудового кодекса РФ,
Постановление Правительства от 16.04.03 N 225,
Постановление МТиСР РФ от 10.10.03 N 69
Обязательно
Договоры о полной материальной ответственности Приложения N 2 и N 4 к постановлению МТиСР РФ от 31.12.2002 N 85 В случаях установления полной материальной ответственности
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты Статья 128 Трудового кодекса РФ Обязательно
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Статья 91 Трудового кодекса РФ Обязательно
График сменности Статья 103 Трудового кодекса РФ Обязательно при наличии сменной работы

Правила оформления личных дел работников

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Внутренняя опись документов личного дела

Оформление личных дел работников

Приложение 3 к Положению о ведении личных дел государственных гражданских служащих города Москвы

ДОПОЛНЕНИЕ К ЛИЧНОМУ ЛИСТКУ (АНКЕТЕ) ПО УЧЕТУ КАДРОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГРАЖДАНСКОГО СЛУЖАЩЕГО ГОРОДА МОСКВЫ

Фамилия Имя Отчество

1. Данные о прохождении государственной гражданской службы города Москвы после заполнения личного листка по учету кадров

————————————————————————— ¦Должность государственной ¦Дата вступления ¦Решение о назначении на ¦ ¦гражданской службы города ¦в должность ¦должность государственного¦ ¦Москвы с указанием ¦(уход с ¦гражданского служащего ¦ ¦наименования ¦должности) ¦города Москвы ¦ ¦государственного органа ¦ ¦(об освобождении) ¦ ——————————+——————+—————————

2. Данные об изменениях в учетных признаках государственного гражданского служащего города Москвы после заполнения личного листка (анкеты):

а) записи о награждении государственными наградами и присвоении званий

——————————————————— ¦Дата присвоения ¦Орден, медаль, звание ¦Основные звания¦ ——————+———————-+—————-

б) записи о наложении и снятии взысканий

————————————————————————— ¦Дата ¦Кем наложено¦За что ¦Какое ¦Основание¦Когда ¦Основание¦ ¦ ¦взыскание ¦(сущность ¦наложено ¦записи ¦снято ¦записи ¦ ¦ ¦ ¦дела) ¦взыскание ¦ ¦взыскание¦ ¦ ——+————+————+————+———+———+———-

в) записи об изменениях в остальных учетных признаках государственного гражданского служащего города Москвы

——————————————————- ¦Дата происшедшего¦Характер изменения¦Основные записи ¦ ¦изменения ¦ ¦ ¦ ——————+——————+—————— Личное дело проверено Личное дело проверено Личное дело проверено Личное дело проверено "___" ________ 200_ г. "___" ________ 200_ г. "___" ________ 200_ г. "___" ________ 200_ г. Подпись ________________ Подпись ________________ Подпись _____________ Подпись ____________

Источник — Указ Мэра Москвы от 15.06.2011 № 44-УМ