Компенсация за использование автомобиля

Содержание

Нередкими являются ситуации, при которых появляется необходимость использовать личный автотранспорт сотрудников в служебных целях. Подобные случаи имеют место в равной степени, как при трудоустройстве, так и во время исполнения служебных обязанностей работником. Например, когда деятельность связана с постоянными разъездами, а у организации не хватает своего транспорта.

Важно! Во всех случаях, использование личного авто сотрудника в служебных целях, которое носит регулярный характер, подлежит документированию установленным порядком.

За эксплуатацию на работе своего авто работник может рассчитывать на компенсацию. Данная норма закреплена законодательно, в частности, ст. 188 ТК РФ. Как гласит статья, если работник с ведома (согласия) нанимателя использует личное имущество на работе, то ему выплачивается компенсация, а именно:

  • компенсационная выплата полагается за эксплуатацию, износ инструментария, личного транспортного средства (далее — ТС) работника, его технических средств, материалов;
  • возмещение трат предусмотрено по части эксплуатации ТС (к примеру, за ГСМ);
  • размер компенсации устанавливается путем достижения соглашения между двумя сторонами (нанимателем и работником), которое далее подлежит документированию.

Следует заметить также, что в качестве транспортного средства, которое может использоваться на работе, рассматриваются: легковой автомобиль, мотоцикл, грузовое авто. Применяя установки Трудового кодекса, организация может возместить работнику траты на ГСМ, эксплуатацию его транспорта.

Как акцентирует внимание Минтруда РФ (письмо № 17-3/В-542 от 13.11.2015), размер компенсационной выплаты должен соответствовать обоснованным тратам. Т. е. все расходы, так или иначе увязанные с эксплуатацией ТС для служебных целей, должны документально подтверждаться.

Зам. директора Департамента развития соцстрахования Л. А. Котова.

Компенсация трат, связанных с эксплуатацией авто сотрудника на его работе: что и в каком размере возмещается

Ограничений по компенсационным выплатам на законодательном уровне не имеется. На самом деле эксплуатировать личное ТС в служебных целях работник может 2, 3, 5 часов, и весь рабочий день.

Величина компенсационной выплаты во многом определяет вид ТС, его технические характеристики (марка авто, мощность двигателя, расход бензина, и т. п.), а также километраж пробега, характер поездок. Фактический размер компенсации с учетом вышесказанного определяется заранее соглашением сторон (нанимателем и работником).

Важно! С суммы компенсации, которая предназначается работнику, не удерживают НДФЛ и общеобязательные страховые взносы.

Нормы трат организации, которые связанны с выплатой компенсаций, установлены правительственным Постановлением № 92 от 08.02.1992. Их бухгалтерия учитывает по прочим тратам в пределах следующих месячных норм. Учет ведется на дату выплаты.

Транспортное средство Рабочий объем двигателя Сумма в рос. руб.
Мотоцикл 600
Легковой автомобиль До 2000 куб. м. 1200
Легковой автомобиль Более 2000 куб. м. 1500
Грузовой автомобиль Лимит не установлен

При формировании данного учета, как и в случае с НДФЛ, взносами (по части удержания), необходим расчет компенсационной выплаты, а также наличие документов, которые подтверждают:

  • право собственника (работника) на используемое ТС (регистрационное свидетельство на него);
  • произведенные траты по ГСМ, на мойку и т. п. ;
  • километраж — как правило, это путевые листы (иные заменяющие их удостоверяющие документы).

Удержание НДФЛ и общеобязательных взносов производится тогда, когда возмещаемые работнику траты признаются его доходом. Таковыми являются, к примеру, ремонт, техосмотр, техобслуживание авто, покупка запчастей.

Варианты оформления использования на работе личного авто сотрудником

Использование личного ТС на работе возможно только с согласия самого работника. Если его не устраивают условия эксплуатации и выплаты компенсации, предложенные нанимателем, он может от них отказаться. Достигнутые договоренности подлежат оформлению одним из доступных способов:

  1. Путем заключения арендного договора с экипажем либо без него (т. е. с водителем—владельцем авто либо без).
  2. Посредством заключения допсоглашения к трудовому договору либо внесения в него соответствующих условий по использованию личного авто и выплате компенсации.

Ключевой момент: соглашение по использованию ТС в служебных целях и выплате за это компенсации должно быть письменным.

Способ оформления Что включает Отдельные дополнения по оформлению

Трудовой договор либо допсоглашение к нему

Как принято, записываются:

марка авто;

реквизиты правоустанавливающих документов на ТС;

виды трат, которые подлежат возмещению;

величина и условия выплаты компенсации

Что касается покрытия трат по ГСМ, то стороны так и указывают, что наниматель будет возмещать траты по приобретению ГСМ с учетом действующих норм расхода топлива

(Приказ Минтранса РФ № АМ-23-р от 14.03.2008 по утверждению соответствующих методических рекомендаций).

Основание для выплат: путевые листы, оплаченные чеки от АЗС

Стандартный арендный договор с экипажем либо без него

Обязательно оформляется письменно и содержит сведения:

о ТС (марка, характеристики и др.);

сроки его аренды;

размер и порядок внесения арендной платы, иные дополнительные условия (например, кто будет оплачивать ГСМ, ремонтные работы и т. п.)

При данном способе оформления, как правило, работнику перечисляется только арендная плата, выплата компенсации здесь не предусмотрена

В общем случае, если две заинтересованные стороны заключают договор (либо досоглашение), то далее по прошествии месяца работник должен письменно отчитаться перед нанимателем об использовании своего авто в намеченных целях.

Это значит, что он должен представить установленным порядком информацию о времени эксплуатации, пробеге, тратах по ГСМ, подтвердив все это документально (приложив путевые листы, чеки и т. п.). Рассмотрев представленные данные, наниматель их одобряет, после чего работнику (обычно на последний день месяца) начисляется компенсация, а затем возмещаются траты. Основанием для начисления данных выплат является приказ нанимателя.

Издание приказа о назначении и выплате компенсации за эксплуатацию личного авто работнику

Настоящий документ оформляется согласно формату, правилам, применяемым в организации. По сути, текстовая часть составляется в свободной форме, а структура документа в большей степени типовая.

Основные составляющие части приказа Какие обязательные сведения включают Пояснения по изданию приказа
Шапка

(верхняя часть документа)

Полное наименование, надлежащие реквизиты организации Приказ обязательно датируется, ему присваивается свой номер, также записывается место его составления

Заголовок

Стандартный вариант:

«Приказ».

Его можно расширить, пояснив, что это распоряжение именно о компенсационных выплатах на конкретный год в связи с использованием личного авто в служебных целях

Основная часть

(суть распоряжения)

Включает:

назначение компенсационной выплаты за эксплуатацию личного ТС его владельцу — конкретному работнику организации;

ее размер, порядок и способ выплаты;

документы, которые нужно представлять для подтверждения понесенных затрат

Дополнительно обычно прописывают траты по содержанию ТС (включая ГСМ), которые наниматель также будет возмещать из своих средств

Заключительная часть

В конце приказа свою визу проставляет руководитель С уже изданным и подписанным приказом работника должны ознакомить под его подпись

Настоящий приказ о выплате компенсации по обозначенному основанию может издаваться сразу на нескольких сотрудников. Тогда по каждому из них прописывают личные данные (ФИО, должность, отдел, где работает, табельный номер), сведения о назначаемой компенсации. Соответственно, каждого работника должны ознакомить с изданным приказом под подпись.

Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях сверх нормы?

Добрый день. Подскажите,пожалуйста, по такому вопросу:
Выплата работнику компенсацию расходов по использованию автомобиля в служебных целях. Я так понимаю, что в размере компенсации учтено возмещение затрат по эксплуатации авто,в том числе расходы на ГСМ. Существуют нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92. Согласно нормам размер компенсации составляет для машин с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см включительно — 1200 руб.Если мы составляем соглашение об использовании авто в служебных целях и прописываем сумму в твердой денежном выражении, например 10000 руб. в месяц, то я так и не поняла, прочитав нижеприведенную статью,облагается ли НДФЛ, страховыми взносами сумма превышения — 8800 рублей(10000 -1200) над нормой и учитывается ли сумма 8800 в расходах при УСН?
Вопрос получается спорным и если не облагать взносами и не удерживать НДФЛ, то свою позицию придется отстаивать в суде.
Организация выплачивает компенсацию за использование личного автотранспорта работнику в размере 1200 руб. в месяц, но фактически ее затраты превышают эту норму, и приходится платить НДФЛ с суммы превышения компенсации.
Вопрос удалён модератором. Есть ли оптимальный вариант возмещения работнику затрат на бензин, при котором нет необходимости платить НДФЛ с превышения норм компенсации? Какими документами это должно оформляться (путевой лист и так далее)?
1. Компенсация расходов при использовании личного автотранспорта работника
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. То есть, выплаты могут производиться в размерах, установленных локальным нормативным актом организации. Выплата указанной компенсации производится в тех случаях, когда работа сотрудников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее — Постановление N 92). Заметим сразу, что уже из названия этого документа следует, что нормы установлены исключительно в целях исчисления налога на прибыль.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ все виды компенсационных выплат, установленные законодательством Российской Федерации, связанные с исполнением трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ. Но специальные нормы компенсации за использование личного транспорта для целей налогообложения НДФЛ не установлены, поэтому можно сделать вывод, что нормой можно считать сумму компенсации, установленную сторонами трудового договора в соглашении об использовании личного имущества работника.
Однако контролирующие органы придерживаются несколько иной точки зрения. Так, в письмах Минфина России от 24.12.2007 N 03-11-04/3/513, от 01.06.2007 N 03-04-06-01/171, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/19 и УФНС РФ по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115 даны разъяснения о том, что поскольку Трудовой и Налоговый кодексы не содержат норм, в пределах которых компенсации работникам за использование личного автотранспорта не облагаются НДФЛ, в этих целях следует применять нормы, установленные Постановлением N 92. При этом сами выплаты могут производиться в размерах, установленных локальным нормативным актом организации, но сумма компенсации в размере, превышающем определенную норму для целей налогообложения прибыли, облагается НДФЛ.
Между тем, Президиум ВАС РФ в постановлении от 30.01.2007 N 10627/06 по поводу обложения НДФЛ компенсаций, выплаченных по трудовым договорам, за использование имущества сотрудников в служебных целях определил, что предельные нормы компенсаций, предусмотренные Постановлением N 92, установлены для целей налогообложения прибыли, и не могут применяться для целей обложения НДФЛ. Поэтому компенсация работнику за использование его имущества (автотранспорта) в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, установленном организацией и работником. Также, Президиум ВАС РФ указал, что в целях применения п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат освобождению от налогообложения доходы физических лиц в виде выплачиваемых им компенсаций за использование личного транспорта и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.
Отметим, что позиция ВАС РФ поддерживается и нижестоящими судами. Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 18.03.2008 N Ф09-511/08-С2 разъясняется, что выплаты в виде компенсаций за использование личного транспорта и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, не подлежат обложению НДФЛ в размере, определенном соглашением между работником и работодателем. При этом судьи указали на обязательность составления расчетов (калькуляций), подтверждающих обоснованность размера компенсаций.
Обращаем Ваше внимание на то, что, несмотря на наличие положительной арбитражной практики по данному вопросу, налоговые органы при проверках будут руководствоваться письменными разъяснениями Минфина России, поэтому доказывать свою правоту, скорее всего, придется в суде. Чтобы выиграть такой спор необходимо грамотное оформление и наличие первичных документов. А именно, при выплате денежной компенсации необходимо учитывать следующее:
— основанием для ее выдачи должен являться приказ руководителя предприятия;
— все понесенные предприятием расходы должны быть экономически обоснованы не только в целях налогообложения, но и относительно эффективности их использования. Эксплуатация личного автомобиля сотрудника должна быть обусловлена его должностными инструкциями (например, она должна быть связана с постоянными служебными разъездами, смотрите п. 3 письма Минфина РФ от 21.07.1992 N 57);
— работники, использующие личный транспорт для служебных поездок, должны представить в бухгалтерию предприятия копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, а также документы, подтверждающие расходы (приобретение топлива и горюче-смазочных материалов и другое). При этом в соответствии с разъяснениями, данными в письмах Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192 и в письме МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, работникам для получения компенсации необходимо предоставлять в бухгалтерию не только копию технического паспорта личного автомобиля, но и вести учет служебных поездок в путевых листах.
Следует сказать, что в соответствии с п. 3 приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об апробации обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ N 152), вступившего в силу с 21.10.2008 г., к обязательным реквизитам путевого листа не относится маршрут движения транспортного средства. В обязательном порядке в путевом листе должно отражаться показание одометра (полные км. пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо). Но, чиновники Минфина России считают, что отсутствие данных о маршруте следования транспортного средства и пунктах назначения не позволяет судить о том, было ли оно использовано именно в производственных или служебных целях, а, следовательно, такие путевые листы не подтверждают затраты на приобретение горюче-смазочных материалов (смотрите письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
Арбитражная практика по этому вопросу делает противоречивые выводы. Так, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 11.03.2008 N А05-6956/2007 и ФАС Волго-Вятского округа от 12.03.2008 N А82-1453/2007-37 суды соглашаются с мнением Минфина России. А в постановлениях ФАС Московского округа от 28.09.2007 N КА-А41/9866-07 и ФАС Уральского округа от 05.03.2008 N Ф09-1053/08-С3 суды пришли к выводу о том, что отражение в путевом листе маршрута следования транспортного средства и пунктов назначения необязательно. И, следовательно, факт приобретения горюче-смазочных материалов может подтверждаться расчетно-кассовыми документами, а право на списание — приказами руководителя предприятия о нормах расходов горюче-смазочных материалов.
Итак, мы видим, что выводы арбитражных судов Московского и Уральского округов в настоящее время полностью согласуются с Приказом N 152. Однако, учитывая наличие отрицательной арбитражной практики, все-таки рекомендуем указывать в путевых листах маршрут движения транспортного средства и пункты назначения. В этом случае, если дело дойдет до судебного разбирательства, риск неблагоприятных последствий будет сведен к нулю.
Также следует отметить, что согласно ст. 57 ТК РФ размер компенсаций работнику за использование личного автотранспорта не может быть ниже установленного законодательством, так как условия трудового договора не должны ущемлять права работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.
Что касается оптимального варианта возмещения затрат на приобретение бензина, при котором с уплачиваемых работнику сумм, превышающих нормы компенсации, не удерживается НДФЛ, то других вариантов, кроме как не облагать такие суммы в соответствии с позицией, подтвержденной Арбитражной практикой, нет.Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Федерации налоговых консультантов Никифорова Татьяна
Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

В пределах норм

Для целей начисления страховых взносов в 2019 на компенсацию за использование личного автомобиля важна сумма, установленная соглашением работодателя и работника. Выплата сотруднику, предоставившему автомобиль, не облагается взносами именно в данной сумме. Иными словами, компенсация за использование транспорта не облагается взносами в пределах компенсации, согласованной сторонами соглашения (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

При этом сумма компенсации за использование личного автомобиля страховыми взносами и НДФЛ не облагается, если машина используется в связи с работой (ст. 188 ТК РФ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, абз. 11 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ):

  • для разъездной работы;
  • служебных поездок и т.д.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170.

Обратим внимание, что, по мнению контролирующих органов, компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2019 страховыми взносами не облагается, только если принадлежит лично работнику. То есть ПТС и свидетельство о регистрации оформлено на самого сотрудника, а не на его жену, родителей и т.д. Если же работник управляет транспортом, оформленным на другого человека, то такой автомобиль его имуществом не признается. Значит, компенсация облагается страховыми взносами (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

>Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездкуст. 188 ТК РФ.

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммыст. 188 ТК РФ:

  • компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
  • возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

  • степень его износа и срок полезного использованияПисьмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260;
  • интенсивность его использованияПисьмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@.

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

  • <или>приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяцпп. 17—20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н;
  • <или>установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Смотрим «зарплатные налоги»

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателяст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…»; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающиеПисьмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1, от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@, так и запрещающие это делатьПисьмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150;

3) документы учета служебных поездок:

  • <если>вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листыутв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатораПисьмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354);
  • <если>вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организациип. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

  • <или>из фактического расхода ГСМ на 100 км «служебного» пробега;
  • <или>норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля;
  • <или>норм Минтрансапп. 7.1, 7.2 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р;

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

СОВЕТ

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходовп. 3 ст. 217 НК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письма Минфина России от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 № 03-04-06/6-98.

Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

“Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

  • принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
  • сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной формеп. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”.

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных нормподп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465:

  • по легковым автомобилям:

— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;

— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

  • по мотоциклам — 600 руб.

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

  • для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документып. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@. Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательноПостановления ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 № 17АП-218/2008-АК. Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
  • суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМПисьмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@; Письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен президиумом ФАС УО 29.05.2009);
  • по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужноп. 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87.

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностьюподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласен с этим и МинфинПисьмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150.

Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимникиподп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисленияпп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н. Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницып. 8 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Совет

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательствопп. 4, 7 ПБУ 18/02.

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

/ условие / ООО «Альянс» перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника — менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

/ решение / ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.

Дт Кт Сумма, руб.
На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011)
Перечислена сумма компенсации работнику 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок» 51 «Расчетные счета» 5000
Сумма компенсации отражена в расходах 44 «Расходы на продажу» 73, субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок» 5000
Отражено постоянное налоговое обязательство
((5000 руб. – 1200 руб.) х 20%)
99 «Прибыли и убытки», субсчет «Постоянное налоговое обязательство» 68, субсчет «Налог на прибыль» 760

Оцениваем недостатки фиксированной компенсации

Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения. Ведь непонятно, как учитывать компенсацию для этих целей — в полной сумме или из расчета дней фактического использования транспортного средства для служебных поездок. Вот что нам разъяснили относительно НДФЛ.

“Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях — поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. х 18 дн.)”.

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
Минфин России

А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли.

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 — для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать”.

Оформляем соглашение о выплате компенсации

Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договоритьсяст. 188 ТК РФ.

Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашениемПостановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008(11737-А81-41); Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 № 33-3213. Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.

В соглашении желательно предусмотреть:

  • данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);
  • размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).

Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим. Составить его можно, например, так.

Приложение № 2
к трудовому договору № 57
от 01.03.2011

Соглашение об использовании личного автомобиля работника

10 августа 2011 г.

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились о нижеследующем.
1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль «Форд-фокус» с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 года выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее — автомобиль).
2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива — 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях.
4. Работник обязуется:
— вести учет служебных поездок в путевых листах;
— представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.

Приложения:
1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля «Форд-фокус».

От работодателя
Генеральный директор
Е.А. Романов
Работник: А.В. Старостин

***

С точки зрения налогов выплачивать работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда она укладывается в «прибыльные» нормы. А это бывает очень редко (практически никогда). Поэтому понятна распространенная практика компаний заключать договоры аренды автомобилей сотрудников вместо выплаты им компенсаций. В этом случае компании могут включать в расходы и сумму арендной платы, и расходы на содержание и ремонт арендованного транспортного средстваподп. 2 п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; ст. 646 ГК РФ; Письмо Минфина России от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649. Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Автомобиль»: