Командировочные расходы проводки

Содержание

Как отразить отчет в бухгалтерской программе?

Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.

Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета.

После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса. В дебете могут быть разные счета, это зависит от того, на что именно были выданы деньги. Если на покупку материалов, то задействуется счет 10, если товаров, то 41. Авансовый отчет по командировке проводки имеют следующие: дебет счетов 20, 26, 44 в зависимости от того, связана поездка с производственной деятельностью предприятия или с торговой. В общем виде запись будет выглядеть так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.

Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету – проводка Дт 71 Кт 50(51).

Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.

Бухучет командировочных расходов

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ)

Михаил Беспалов

начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71 – если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 – если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71 – если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71 – если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71 – если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60) – приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3 – выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 – списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.

В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).

После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.

На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) – учтены командировочные расходы сотрудника;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.

Подтверждает изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Поскольку цель командировки – заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов). Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:

Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 – учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 – списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).

Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них.

Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) – учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Рассмотрим пример отражения в бухучете командировочных расходов. Так в период с 17 по 19 марта 2010 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г. Москве. Цель командировки – заключение договоров на поставку материалов. 20 марта 2010 г. руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения.

К авансовому отчету приложены:

– счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);

– два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС – 1800 руб. – выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя компании).

В результате в бухучете ООО «Вега» сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71 – 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) – отражены суточные;

Дебет 26 Кредит 71 – 8000 руб. (9440 руб. – (9440 руб. × 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71 – 1440 руб. (9440 руб. – 8000 руб.) – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19 – 1440 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 26 Кредит 71 – 10000 руб. – отнесена на расходы стоимость проезда;

Дебет 19 Кредит 71 – 1800 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 1800 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Командировочные расходы, в т.ч. суточные

Расходы, понесенные в связи с оплатой чартерных рейсов, не являются расходами, связанными с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, оплата проезда директора организации в период нахождения в отпуске, не связана с его трудовой деятельностью в связи с чем, такие расходы не должны учитываться для целей налогообложения.

  • 17.02.2011 Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 n 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы n Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма n Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательны
  • 28.01.2010 Командировочные расходы не учитываются в первоначальной стоимоти основного средства
  • Бухгалтерский учет и аудит

    Вопреки изложенному в кассационной жалобе инспекции, нет никаких оснований утверждать, что требованиями бухгалтерского законодательства предусмотрено начисление амортизации по объекту основных средств, приобретенному с условием перехода права собственности после полной его оплаты, только с момента юридического перехода всего объема прав. Суды правильно указали, что основными критериями признания являются наличие контроля над

  • 17.09.2013
    Согласно пунктам 1 и 4 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 г. № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» представление налогоплательщиком в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в целях получения налоговой выгоды является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, со
  • 11.09.2013

    Изучив представленные документы, суд апелляционной инстанции пришел к выводу, что они составлены формально, поскольку часть комплектующих принята к учету и списана в производство ранее дат, указанных в товарных накладных на их приобретение; часть комплектующих списана в производство в большем объеме, чем это необходимо для изготовления изделий.

    Квалификация: Финансовый директор;Главный бухгалтер;Руководитель, Менеджер, Аналитик,Экономист. Сертификат CPA. Регистрация на обучение.

  • “СПЕЦИАЛИСТ ПО МСФО” Ф1, Ф2, ДипИФР, Трансформация, Консолидация на практике. Сертификат CPA. Регистрация на обучение. Очное или дистанционное. АКЦИЯ!
  • Новое в расчете НДС, налога на прибыль и страховых взносов во II полугодии 2017 г. Изменения в ТК РФ для бухгалтера (зачет часов ИПБ)
  • Защита и экономия в бизнесе: новые безопасные схемы 2017-2019 г. с учетом решений Верховного суда по холдингам и однодневкам (15-16 августа 2017 г.)
  • Дебиторская и кредиторская задолженности: отражение в бухгалтерском и налоговом учёте. Тарасова Н.А.
  • Все семинары
  • Картотека

    Инструкции для бухгалтера

    Тесты для бухгалтера

    Бухгалтерские тонкости командировок

    Разные командировки имеют свою специфику учета. Бухгалтер ее должен знать. Иначе организация «нарвется» как минимум на пятитысячный штраф.

    Редкая фирма обходится без командировок. На задание может уехать любой сотрудник: и рабочий, и руководитель. Обычно бухгалтеры списывают затраты по командировкам на расходы и тут же о них забывают. Но, измеряя всех вояжеров одной меркой, легко нарушить правила бухучета и занизить налоги. Не страшно, когда в году сделана всего одна неправильная проводка по командировкам. Но если таких ошибок хотя бы две, то инспекция расценит их как «систематическое. неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета. хозяйственных операций» (ст. 120 НК РФ). Если нарушение совершалось в течение одного года, сумма штрафа – 5000 рублей. Если же в течение нескольких лет – штраф возрастет до 10 000 рублей. Ну а если произошло занижение базы по какому-либо налогу (в нашем случае по налогу на рекламу и налогу на имущество), штраф увеличивается до 10 процентов суммы неуплаченного налога, но будет не меньше 15 000 рублей. Как правильно списать в бухучете затраты на командировку – зависит от ее цели.

    В командировку – как на работу

    Нередко работников отправляют в командировки, непосредственно связанные с производственной деятельностью фирмы. К примеру, если фирма оказывает услуги в соседнем регионе, то ей скорее всего придется отправить туда своих сотрудников. Расходы по таким командировкам относят на счет 20 «Основное производство» проводкой: Дебет 20 Кредит 71 – утвержден авансовый отчет по командировке. Если же командировка связана с коммерческой деятельностью фирмы, то ее нужно учесть на счете 44 «Расходы на продажу». Поездка с целью заключить договор с покупателем – как раз такой случай. В налоговом учете затраты на командировки относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль.

    Давайте познакомимся

    Если командировка связана с управленческой деятельностью фирмы, затраты на нее нужно списать по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Такими командировками, например, будут поездки, в которых работник (чаще всего руководитель) проводит переговоры, подписывает контракты и т. д. К управленческим также следует отнести расходы на командировки сотрудников, представляющих фирму в суде. Еще один пример – это поездка бухгалтера в филиал фирмы, чтобы присутствовать там при налоговой проверке или разобраться во взаимоотношениях с контрагентом. При этом не обязательно, что командировка достигнет своей цели. К примеру, контракт, заключать который ездил сотрудник, может сорваться. В таком случае, чтобы обосновать расходы по командировке и уменьшить на них налогооблагаемую прибыль, попросите работника в отчете о командировке указать причины, по которым договор не состоялся.

    За покупками

    Другой случай – когда сотрудников направляют для совершения покупок: товаров, материалов, основных средств и т. д. Списывать затраты по таким командировкам надо на увеличение первоначальной стоимости купленного имущества (п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», п. 6 ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов» и п. 8 и 12 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).

    Пример 1 ООО «Пассив» направило своего экспедитора Владимира Русакова за товаром в другой регион. Партия товара стоит 236 000 руб. (в том числе НДС – 36 000 руб.). За железнодорожные билеты Русаков заплатил 3500 руб. (НДС не выделен), за гостиницу – 944 руб. (в том числе НДС – 144 руб.). Суточные составили 400 руб. Вернувшись из командировки, Русаков в тот же день сдал в бухгалтерию авансовый отчет. Согласно учетной политике, фирма отражает фактическую стоимость товаров непосредственно на счете 41 без использования счета 15. В учете бухгалтер «Пассива» сделал записи: Дебет 41 Кредит 60 – 200 000 руб. (236 000 – 36 000) – приняты к учету товары; Дебет 19 Кредит 60 – 36 000 руб. – учтен НДС по товарам; Дебет 41 Кредит 71 – 4700 руб. (3500 + 944 – 144 + 400) – учтены командировочные расходы в стоимости товаров; Дебет 19 Кредит 71 – 144 руб. – учтен НДС по командировочным расходам. Таким образом, балансовая стоимость купленных товаров составила 204 700 руб. (200 000 + 4700).

    В налоговом учете командировочные расходы также нужно включать в стоимость приобретенных в ходе командировки товаров.

    На выставку

    Если сотрудник поехал на выставку, чтобы узнать о ценах на товары, то расходы на командировку отнесите к затратам на изучение рынка, отразив на счете 44 «Расходы на продажу». Другое дело – если на выставке сотрудник представляет стенд и продукцию своей фирмы. Как правило, фирмы участвуют в выставке, чтобы продемонстрировать свои изделия, расширить рынок сбыта продукции, установить деловые контакты. При этом круг посетителей выставки не ограничен. Все эти условия попадают под определение рекламной акции (ст. 2 Закона от 18 июля 1995 г. № 108-ФЗ «О рекламе»). С суммы рекламных расходов надо заплатить налог на рекламу. Этого требует пункт 1 статьи 21 Закона от 27 декабря 1991 г. № 2118-1 «Об основах налоговой системы в Российской Федерации». Обратите внимание: этот налог платят и фирмы, работающие на «упрощенке» и ЕНВД.

    Пример 2 Московская фирма «Актив» решила участвовать в выставке, проходящей в г. Санкт-Петербурге. Туда отправили стенд, который ранее уже использовался. На выставку командированы 5 сотрудников. Билеты и гостиницу оплатили по безналу – соответственно 8000 руб. (в том числе НДС – 1220,34 руб.) и 37 500 руб. (в том числе НДС – 5720,34 руб.). Суточные составили 3000 руб. Ставка налога на рекламу в Москве – 5 процентов. Бухгалтер «Актива» отразил расходы по участию в выставке проводками: Дебет 60 Кредит 51 – 8000 руб. – оплачены билеты для сотрудников; Дебет 60 Кредит 51 – 37 500 руб. – оплачена гостиница; Дебет 71 Кредит 50 – 3000 руб. – выданы командировочные; Дебет 44 Кредит 60 – 38 559,32 руб. (8000 – 1220,34 + 37 500 – – 5720,34) – списаны командировочные расходы на посещение выставки; Дебет 19 Кредит 60 – 6940,68 руб. (1220,34 + 5720,34) – учтен НДС по командировочным расходам; Дебет 44 Кредит 71 – 3000 руб. – списаны суточные; Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на рекламу» – 4578 руб. ((50 000 руб. + 38 559,32 руб. + + 3000 руб.) $ 5%) – начислен к уплате в бюджет налог на рекламу.

    Чтобы в этом случае уменьшить налог на рекламу, в приказе на командировку можно указать, что сотрудник едет заключать контракт с конкретным поставщиком или вести переговоры о сотрудничестве. Тогда его командировочные расходы не попадут под определение «реклама», и платить налог с них вам не придется.

    совет Фирме невыгодно включать расходы на командировку в стоимость купленных товаров. Ведь в результате в налоговом учете на них нельзя будет единовременно уменьшить налогооблагаемую прибыль, и помимо этого возрастет налог на имущество. Чтобы этого избежать, продумайте формулировку приказа. Если вы укажете в качестве цели командировки не покупку товаров (материалов, оборудования), а переговоры о сотрудничестве, маркетинговые исследования и т. п. то сможете списать командировочные расходы сразу.

    Н. Габец, эксперт ПБ

  • Практически в каждой организации хотя бы раз бухгалтеру приходилось направлять сотрудника в командировку. В данной статье мы рассмотрим, как оформить командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия.

    Вы узнаете:

    • можно ли сделать приказ на командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия;
    • как провести командировочные расходы в 1С 8.3;
    • как начислить суточные и командировочные в 1С 8.3 Бухгалтерия.

    Как сделать приказ на командировку в 1С 8.3

    Сначала рассмотрим вопросы, которые наиболее часто встают перед пользователями:

    • можно ли сделать приказ на командировку в 1С 8.3?
    • как найти бланк командировочное удостоверение в 1С 8.3?

    К сожалению, кадровых документов — таких, как приказ на командировку или командировочное удостоверение, в Бухгалтерии 3.0 нет. Но их можно доработать самостоятельно или с помощью программиста.

    Рассмотрим, как оформлять командировочные операции в 1С 8.3 Бухгалтерия, на примере.

    Конструктор-дизайнер Михайлов П. А. направлен в командировку с 21 по 27 сентября. По его рабочему графику суббота и воскресенье — выходные дни.

    28 сентября работник представил авансовый отчет, к которому приложил:

    • ж/д билет (Москва-Самара) на сумму 2 988 руб. (в т. ч. НДС 18% — 67,15 руб.);
    • ж/д билет (Самара-Москва) на сумму 2 240 руб. (в т. ч. НДС 18% — 67,15 руб.);
    • квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 4 248 руб. (в т. ч. НДС 18%).

    Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут. — 4 900 руб.

    30 сентября бухгалтер рассчитал заработную плату Михайлову за месяц, в т. ч. за 5 рабочих дней командировки.

    Как проводить командировочные расходы в 1С 8.3

    Командировочные расходы в 1С 8.3 Бухгалтерия, в т.ч. суточные оформите на основании авансового отчета сотрудника о командировке документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты.

    В шапке документа укажите:

    • Подотчетное лицо — из справочника Физические лица выберите сотрудника, который отчитывается за командировку.

    На вкладке Аванс по кнопке Добавить выберите документы выдачи аванса.

    Подробнее о заполнении вкладки Авансы

    Начисление суточных в 1С 8.3 Бухгалтерия отразите на вкладке Прочее. Здесь же покажите все остальные командировочные расходы (ж/д билеты, проживание и т.д.).

    Статью затрат выберите с Видом расхода — Командировочные расходы.

    Проводки

    См. также Как правильно документировать командировочные расходы (из записи эфира от 31 января 2019 г.)

    Принятие НДС к вычету

    Чтобы НДС, выделенный в билетах и СФ, предъявленных контрагентами, можно было принять к вычету, в графах:

    • СФ — проставьте флажок, если предъявлен БСО или СФ.
    • БСО — установите флажок для документов БСО.
    • Реквизиты счета-фактуры — введите номер и дату СФ. Реквизиты БСО заполнятся в данной графе автоматически из графы Документ (расхода).

    В результате регистрации БСО и СФ автоматически будут созданы:

    • Счет-фактура (бланк строгой отчетности).
    • Счет-фактура полученный.

    Документы можно найти в журнале Счета-фактуры полученные через раздел Покупки – Покупки-Счета-фактуры полученные или перейти по ссылкам в документе Авансовый отчет.

    Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

    • Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
    • Командировка: расчеты наличными средствами
    • Командировка: суточные сверх нормы, расчет через корпоративную карту, приобретение билетов организацией
    • Путеводитель по документу Авансовый отчет

    Как начислить командировочные в 1С 8.3 Бухгалтерия

    Настройки в 1С по расчету оплаты за время командировки

    Чтобы начислить средний заработок за время командировки, создайте одноименный вид начисления в справочнике Начисления, который можно открыть из раздела Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты — Начисления.

    Обратите внимание на заполнение полей:

    Раздел НДФЛ:

    • переключатель облагается;
    • код дохода — 2000 — вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним;
    • Категория дохода — Оплата труда.

    Раздел Страховые взносы:

    • Вид дохода — Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.

    Раздел Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255­ НК РФ:

    • переключатель учитывается в расходах на оплату труда по статье: пп. 6, ст. 255 Н­К РФ — сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде;
    • флаг Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» не нужно устанавливать для Начисления Оплата за время в командировке, т. к. для расчета оплаты данные начисления уже были учтены.

    Раздел Отражение в бухгалтерском учете:

    • Способ отражения — не устанавливается.

    В 1С начисленная сумма отразится на счете учета зарплаты с настройками БУ и НУ, заданными в справочнике Сотрудники в поле Учет расходов.

    Начисление оплаты за время в командировке

    Начисление командировочных в 1С 8.3 Бухгалтерия не имеет специального типового документа. Поэтому начисление среднего заработка за время командировки рассчитывается вручную и оформляется документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.

    В документе укажите:

    • Зарплата за — месяц, за который производится начисление зарплаты сотруднику;
    • от — последний день месяца.

    По кнопке Добавить выберите сотрудника, которому начисляется оплата за время в командировке. По кнопке Начислить выберите:

    • Начисление Оплата по окладу — укажите количество дней, отработанных на рабочем месте, за вычетом дней в командировке (посчитать вручную). Программа автоматически рассчитает сумму.
    • Начисление Оплата за время в командировке — заполните рассчитанную вручную сумму оплаты за командировку.

    Все начисленные сотруднику суммы проверьте и при необходимости откорректируйте в форме по ссылке Начислено.

    • графа НДФЛ — сумма исчисленного НДФЛ.

    По ссылке НДФЛ в форме НДФЛ проверьте расчет налога нарастающим итогом по сотруднику за текущий налоговый период.

    Проводки

    Проверьте себя! Пройдите тест:

    • Тест № 18. Настройки зарплаты в 1С

    См. также:

    • Расчет заработка за время командировки по среднедневному
    • Забытая экономия или современный взгляд на командировочные и представительские расходы
    • Способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
    • Какие документы по заработной плате должны быть в печатном виде?
    • Зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия
    • Как посмотреть начисления для расчета среднего заработка?
    • Справка 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0
    • Пошаговое начисление заработной платы в 1С 8.3 для начинающих
    • Операция учета НДФЛ в 1С 8.3: как заполнить
    • Как сохранить оптимизм при уплате НДФЛ и взносов в 2019 году
    • Два новых отчета по НДФЛ: анализ НДФЛ по датам получения доходов и анализ НДФЛ по документам-основаниям (из записи эфира от 04 октября 2018 г.)

    Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

    • Начисление заработной платы
    • Расчет заработка за время командировки по среднедневному
    • Выплата зарплаты через кассу
    • Выплата зарплаты через банк (банковские карточки)

    Если Вы еще не подписаны:

    Активировать демо-доступ бесплатно →

    или

    Оформить подписку на Рубрикатор →

    После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Расходы на командировку

    Это перечень трат сотрудника в рамках осуществления поездки, связанной с производственной необходимостью. Данные расходы предприятие обязано возместить сотруднику в рамках установленного лимита, если он, в свою очередь, предоставил перечень корректно оформленных документов, то есть своевременно и корректно отчитался за командировку.

    Перечень командировочных расходов

    Ниже предоставим список расходов, которые могут быть возмещены предприятием, в рамках командировки:

    • расходы на проживание сотрудника. Лимит средств, в рамках которых, сотрудник может арендовать жилье. Устанавливается предприятием до отъезда сотрудника;
    • проездные расходы;
    • питание командируемого сотрудника;
    • суточные расходы;
    • иные расходы, которые были согласованы с руководством фирмы.

    Читайте также статью ⇒ “Как подтвердить расходы в командировке: документы“.

    Суточные расходы

    В момент согласования командировки, на этапе ее заведения, для ознакомления сотруднику необходимо предоставить локальный документ, изданный предприятием. Такими документами являются, как положение о командировках, так и приложение к трудовому или коллективному договору. Данный документ издается на усмотрение самой организации. В нем указаны все аспекты, нюансы проведения поездки, а также указаны нормы или лимиты сумм, в рамках которых командируемый сотрудник имеет право производить траты, касающиеся проживания и проезда.

    Определенных норм государство не устанавливает, согласно ст.168 ТК РФ, нормы суточных расходов устанавливаются на усмотрение самой организации. В Трудовом Кодексе Российской Федерации указаны только суммы, которые не облагаются налогом, а именно, НДФЛ не насчитывается на 700 рублей ежедневной оплаты сотруднику, если он находится на территории России и на 2 500 рублей, в случае, если командировка является заграничной.

    Рассмотрим пример. Иванов И.И. был командирован из Москвы в Берлин. Срок командировки с 12.06.2019 по 15.06.2019.

    12.06.2019 в 22:23 сотрудник вылетает из Москвы и 13.06.2019 в 02:38 прилетает в аэропорт города Берлин. Обратно сотрудник вылетает 15.06.2019 в 15:47 и прилетает в Город Москва в 19:54 этого же дня. Расчет суточных, в рамках командировки таков:

    12.06.2019 размер суточных составит 700 рублей, так как сотрудник в этот день находился на территории Москвы.

    13.06.2019 размер суточных 2 500 рублей, сотрудник находился в Берлине.

    14.06.2019 размер суточных также 2 500 рублей.

    15.06.2019 размер суточных составляет 2 500 рублей, так как сотрудник в этот день еще находился в Берлине.

    Суточные сверх нормы

    Суточными сверх установленной нормы являются сумма суточных превышающая сумму, указанную в ТК РФ, не зависимо от сумы суточных, установленных на предприятии и прописанных в официальных документах самого предприятия. Таким образом на такие суммы предприятие насчитывает командируемому сотруднику НДФЛ и страховые взносы. Такие суммы являются непосредственным доходом полученным сотрудником предприятия.

    Читайте также статью ⇒ “Как оформить командировку для группы сотрудников в 1С ЗУП“,

    Документальное оформление суточных

    Окончательный расчет суточных производится бухгалтером или руководителем предприятия после возвращения сотрудника из командировки, при предоставлении авансового отчета и перечня документов, которые оформляются предприятием при отправлении сотрудника в командировку и после его прибытия. Такими документами являются:

    • приказ о направлении сотрудника в командировку. В данном документе обязательно должна быть прописана цель командировки и срок, на который отправляется сотрудник. Информация о сроке нужна для расчёта суммы суточных, а информация о цели командировки, для подтверждения производственного характера поездки;
    • служебная записка, при необходимости. Составляется командируемым сотрудником после возвращения из поездки. Она составляется в случае отсутствия документов на проживание или проезд, с целью подтвердить местонахождение сотрудника в момент командировки, также в случае задержки или перенесения время выезда сотрудника по техническим причинам, и т.д. Данный документ составляется по требованию руководства предприятия;
    • документ регулирующий командировку вне штатного сотрудника. Информация о возмещении средств должна быть прописана в гражданско-правовом договоре в момент его заключения или внесена поправкой в него, после необходимости отправить сотрудника в командировку.

    Документы, которые подтверждают расходы, связанные с суммой суточных, то есть чеки и квитанции предоставлять работодателю нет необходимости.

    Читайте также статью ⇒ “Возмещение командировочных расходов в 1С ЗУП: инструкция“.

    Налогообложение и страховые взносы на суточные сверх нормы

    Как было указано выше, суммы суточных, которые не признаются доходом командируемого сотрудника. И на которые не насчитываются налоги, составляют 700рублей и 2 500рублей, выплачиваются в рамках командировки по России и за границей соответственно. На суммы превышающие данные нормы, установленные законодательством насчитываются налоги:

    • НДФЛ, налог с дохода физических лиц. Равен 13%. Удерживается с суммы превышения нормы суточных. Удержание должно быть произведено в месяце утверждения авансового отчета сотрудника;
    • налог на прибыль. Расходы сотрудника по командировки могут быть включены в состав базы для налогообложения в рамках сумм, указанных локальным документом предприятия. Данные расходы могут быть приняты к учету, в случае, если командируемый сотрудник предоставит все первичные документы, которые подтверждают эти расходы. Такими документами являются чеки и квитанции на проживание, чеки или проездные документы, чеки на сборы или консульские платежи, квитанции об оплате услуг по оформлению виз, паспортов, приглашений и т.д.;
    • Страховые взносы. Начисляются на всю сумму сверх нормы суточных. Данные суммы начисляются в момент утверждения авансового отчета, предоставленного командируемым сотрудником. По социальному страхованию процент составляет 2,9%;
    • Страховые взносы. По пенсионному страхованию составляют 22%;
    • Страховые взносы. По обязательному медицинскому страхованию составляют 5,1%.

    Страховые взносы по травматизму на сумму суточных не насчитываются.

    Если предприятие не перечислит взносы в страховые фонды или не удержит НДФЛ с командируемого сотрудника, то получит штраф в размере 20% суммы не перечисленных средств плюс обязательное перечисление необходимых сумм в фонды и удержание средств из заработной платы сотрудника.

    В случае, если сотрудник вернулся из командировки за границей, сумма суточных ему была выдана в валюте, с расчетом по курсу валюты, на день составления заявления на аванс. Для расчета суточных, НДФЛ и страховых взносов, суммы пересчитываются по курсу на день отчета сотрудника авансовым отчетом.

    Бухгалтерский учет суточных сверх нормы: пример

    Петров П.П. командируется в г. Екатеринбург на 4 дня. С 01.06. 2019г. По 04.06.2019г. На ООО «Техартком» установлены суточные в размере 1 500 рублей. Итого сумма суточных равна 6 000 рублей.

    Рассчитаем сумму, на которую не будут начислены налоги: 4 дня * 700 рублей = 2 800 рублей.

    Отразим данные суммы в Бухгалтерском учете.

    Дт

    Кт Сумма Описание
    71 51 6.000 руб. Перечисление суммы суточных на расчетный счет сотрудника, то есть выплата ему аванса. Сумма суточных рассчитывается после изданного приказа на командировку, в которой прописан точный ее срок.
    70 68.01 416 руб. Сумма НДФЛ, которая удерживается с суммы суточных сверх нормы (6.000 руб.-2.800 руб.) * 13%
    44 69.01 92,80 руб. Сумма страховых взносов по соц. страхованию, начисленная на суточные сверх нормы (6.000 руб.-2.800 руб.) * 2,9%
    44 69.02.7 704 руб. Сумма страховых взносов по обязательному пенсионному страхованию, начисленная на суточные сверх нормы (6.000 руб.-2.800 руб.) *22%
    44 69.03.1 163,20 руб.

    Сумма страховых взносов по обязательному медицинскому страхованию, начисленная на суточные сверх нормы (6.000 руб.-2.800 руб.) * 5,1%

    Типовые проводки по суточным и командировочным

    Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет:

    • Дебет 71 Кредит 50 (51).

    Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

    • Дебет 50 Кредит 71.

    В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

    • Дебет 71 Кредит 50.

    По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.

    Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.

    Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

    • Дебет 68 НДС Кредит 19.

    Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

    • по дебету 76 счета и кредиту 51.

    Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

    • Дебет 50.3 Кредит 76.

    Выдачу сотруднику:

    • по дебету 71 и кредиту 50.3.

    Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.

    Пример проводок

    Пример:

    Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., представительские расходы – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.

    Проводки:

    Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
    50.3 76 Поступили билеты в кассу 31 270 Билеты
    71 50.3 Выданы билеты сотруднику 31 270 Билеты
    71 50 Проводка по выдаче суточных 4200 Расходный кассовый ордер
    71 50 Проводка по командировочным расходам 12 000 Расходный кассовый ордер
    20 71 Списаны расходы на гостиницу 13 000 Авансовый отчет Счет-фактура
    19 71 Учтен входной НДС 1983 Счет-фактура
    68 НДС 19 НДС принят к вычету 1983 Бухгалтерская справка
    20 71 Расходы на транспорт 250 Авансовый отчет
    26 71 Представительские расходы 3000 Авансовый отчет
    71 50 Компенсированы расходы работника 4250 Авансовый отчет

    Командировочные расходы при направлении сотрудника в командировку необходимо правильно отражать не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. Рассмотрим бухгалтерские проводки командировочных расходов, перечень затрат и типичных ситуаций при отражении документов, поступивших от прибывшего из командировки сотрудника.

    Особенности схемы учета и оформления командировочных

    При общей системе налогообложения все сопутствующие расходы, связанные со служебной поездкой сотрудника разрешено относить в уменьшение налога на прибыль на основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ. При УСН «доходы минус расходы» командировочные расходы прямо указаны в списке затрат ст. 346.16 НК РФ. Помимо расходов на поездку, оформление виз, приглашений и проживание в гостинице, сотруднику оплачиваются суточные — специальная компенсация затрат на питание и мелких личных расходов. Не следует забывать, что командированному сотруднику за дни командировки начисляется средний заработок, рассчитываемый исходя из рабочих дней. День отъезда и приезда всегда считаются за отдельные дни командировки при расчете суточного довольствия, размер которого устанавливается внутренним приказом или положением по организации.

    При направлении сотрудника в командировку оформляется только специальный приказ, с котором указывается цель поездки — проведение переговоров с целью расширения рынка сбыта, заключение договоров, участие в конференциях, учебных семинарах и т.д. Командировочное удостоверение и служебное задание отменено еще с 1 января 2015 года, их обязательное оформление не требуется.

    По возвращении из командировки, в течение 3-х дней сотрудник обязан составить авансовый отчет и отчитаться о понесенных расходах, приложив оправдательные документы: билеты с посадочными талонами или чеки на бензин, акты транспортных компаний, если им арендовалось авто, квитанции и чеки гостиниц и хостелов. Нельзя принимать к бухгалтерскому и налоговому учету чеки из ресторанов и кафе: подразумевается, что расходы на питание компенсируются суммой суточных, но если компания желает провести подобные расходы в бухгалтерском учете, то это следует делать за счет средств чистой прибыли компании, не отражая такие затраты в налоговом учете.

    Командировочные расходы — проводки

    Для учета командировочных затрат используется счет 71. По Дебету сч.71 учитываются все выданные работнику в подотчет деньги, а по Кредиту – все осуществленные им расходы.

    Сотрудник не должен тратить собственные деньги на организацию поездки. Поэтому ему заранее выдается предварительно просчитанная сумма в виде аванса из кассы наличными или перечисляются деньги на счет его личной пластиковой карты:

    • выдано из кассы на командировочные расходы — проводка Д71-К50;

    • безналичным путем выдано на командировочные расходы — проводка Д71-К51.

    Если после возвращения из поездки и предъявления авансового отчета у командируемого остается на руках излишек денег – неиспользованный остаток вносится в кассу:

    • получены в кассу неизрасходованные деньги на командировочные расходы — проводка Д50-К71.

    Иногда случается и наоборот: сотрудник тратит в командировке больше запланированной и полученной им на руки суммы. В этом случае перерасход выдается наличными или безналичным перечислением:

    • выданы деньги на командировочные расходы — проводка Д71-К50 или Д71-К51. Эта операция аналогична изначальной проводке («выдано подотчет на командировочные расходы»), но к формулировке назначения платежа добавляется, что это: «перерасход по авансовому отчету».

    Списание командировочных расходов: проводки

    На основании полученных от сотрудника подтверждающих документов, приложенных к его авансовому отчету, списываются командировочные расходы проводкой:

    • Д26,20,44-К71 — проездные билеты, суточные, проживание без НДС;

    • Д19-К71 – проводка делается, если в их стоимости выделен НДС.

    Если работник в командировке закупал товары для продажи, материалы для компании, делается запись:

    • работником произведены расходы, проводка: Д41,10-К60;

    • отражен НДС на основании полученных счетов-фактур (или УПД): Д19-К60;

    • отражены командировочные расходы, проводка: Д60-К71.

    При закупке основных средств проводки будут следующими:

    • Д08-К60 — приобретены ОС,

    • Д19-К60 — учтен НДС,

    • Д71-К60 -отражены расходы работника.

    Часто бывает так, что компании оплачивают проезд к месту командировки и обратно с расчетного счета, бронируя авиа и ж/д билеты заранее: для многих это дешевле и удобнее. В этом случае проводки следующие:

    • Д60,76-К51 – оплачена стоимость билета с учетом сбора,

    • Д19-К60,76 – отражен НДС,

    • Д20,26,44-К60,76 – отражен сбор за оформление билета,

    • Д50.3-К60,76 – билет поступил в кассу компании,

    • Д71-К50.3 – билет выдан командированному работнику.

    После представления авансового отчета с приложенными электронными билетами, посадочными талонами составляется запись:

    • Д 20,26,44-К71 – списана стоимость билета.

    Пример отражения командировочных расходов

    Директор типографии ООО «Комплект» Романов А.Б. находился в командировке по России 5 рабочих дней с 27.05.2019 по 31.05.2019 г. для подписания договора с новым заказчиком. Перед отъездом ему на личную карту был переведен аванс в сумме 50 000 руб. Авиабилеты Романов приобретал сам. По возвращении он предоставил маршрутные квитанции и посадочные талоны на рейсы от авиакомпании на сумму 20 000 руб., счет-фактуру от гостиницы с чеком онлайн-кассы на сумму 12 000 руб. (включая НДС 2000 руб.) за 4 дня проживания. Во время командировки он брал автомобиль в аренду у транспортной компании и предоставил договор и акт оказанных услуг на сумму 7000 руб. и чеки на ГСМ на общую сумму 5000 руб. Также им были приобретены расходные материалы на сумму 2000 руб., используемые в деятельности компании. 3 июня он сдал документы в бухгалтерию и подписал составленный авансовый отчет. Согласно «Положению о командировках компании» размер суточных в командировке по России установлен в размере 700 руб. Суточные за 5 дней командировки начислены в сумме 3500 руб. (700 руб. х 5 дн.).

    В учете ООО «Комплект» были сделаны следующие проводки:

    • Выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Д71-К51 — 50 000 руб.

    • На проезд списаны командировочные расходы директора, проводка по приобретенным авиабилетам: Д26-К71 — 20000 руб.

    • На проживание в гостинице списаны командировочные расходы, проводка: Д26-К71 — 10 000 руб. Выделен НДС по счету-фактуре от гостиницы: Д19-К 71 — 2000 руб.

    • Отражены расходы на аренду автомобиля: Д60-К71 — 7000 руб., расходы списаны проводкой: Д26-К60.

    • Оприходован бензин по предоставленным чекам: Д10.03-К 71 в сумме 5000 руб., и сразу списан на расходы, согласно путевого листа: Д26-К10.03 — 5000 руб.

    • Отражены в учете купленные расходные материалы: Д10.01-К71 — 2000 руб.

    • Списаны суточные проводкой: Д26-К71 – 3500 руб.

    • Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу: Д50-К71 — 500 руб.

    При отправлении сотрудника в командировку ему необходимо выдать деньги на наем жилья, проезд и средства на суточные расходы, размер которых установлен на основании регламентных документов. Каким образом определить сумму аванса и как произвести выдачу и возврат оставшейся суммы денег, а также как поступить с перерасчетом?

    Определение суммы аванса на командировку

    Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.

    В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы. Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм. Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника.

    Что будет если суточные меньше 700 рублей? Суточные могут быть установлены и в меньшем размере, такое право у организации есть. Установленные нормы не обязывают их придерживаться, установленная величина влияет на налогообложение. Однако стоит разумно подходить к определению размера суточных, ведь сотрудник уезжает в поезду для выполнения задач организации, а не по своей воле и устанавливая небольшие суммы означает, что ему придется тратить свои личные деньги на питание, проезд и т.д.

    Подробнее о том, как отправить сотрудника в командировку по новым правилам читайте здесь.

    Выдача аванса на командировку

    Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия определен Положением о порядке ведения кассовых операций, которое было утверждено Банком России №373-П от 12.10.2011 (далее будем указывать как Положение).

    Аванс выдается из следующих денежных средств:

    • Поступления в кассу организации за реализацию товара (Услуг, работ).
    • Полученных с расчетного счета.

    Аванс не выдается из денег, полученных от граждан для оплаты в пользу третьих лиц (к примеру по договору поручения в счет оплаты за услуги связи).

    Важно! Получить деньги на командировку в под отчет может лицо у которого отсутствует задолженность по полученным ранее авансам.

    Выдача командировочных производится по следующим основаниям:

    • При наличии приказа, составленного по форме Т-9 (коллективная форма Т-9а).
    • Заявления работника о сумме аванса и сроке выдачи с визой директора.

    Выдача денег производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется в одном экземпляре. В “расходнике” работник должен от руки прописью записать сумму полученных денег (рубли пишутся прописью, а копейки цифрами, к примеру, пять тысяч рублей 38 копеек), а после поставить свою роспись в получении. Деньги необходимо пересчитать присутствии кассира, ибо в противном случае претензии по отсутствующим суммам приниматься не будут.