Кодекс архивиста

Е.М.Бурова, декан факультета архивного дела, заведующий кафедрой архивоведения Историко-архивного Института РГГУ

  • Значение терминологии в практической работе архивов
  • Порядок хранения документов организаций разных форм собственности
  • Задачи дальнейшей разработки нормативной базы

Архивное законодательство в Российской Федерации достаточно молодо. Первый закон об архивных документах появился в 1993 году, когда на федеральном уровне были приняты «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Предполагалось, что каждый субъект Российской Федерации должен принять свой, но уже с названием «закон» акт в развитие федеральных основ. Что и было сделано в течение почти десяти лет, например Москва как субъект федерации достаточно поздно приняла такой акт — Закон г. Москвы от 28.11.2001 № 67 (ред. от 13.06.2012) «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

Современный, ныне действующий, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№125-ФЗ) был принят 22 октября 2004 года, как законодательный акт прямого действия, а субъекты федерации в свой «старый» закон стали вносить изменения и дополнения, чтобы не было противоречий с федеральным законом.

В целом федеральный закон 2004 года выдержан в рамках общеправовых норм, но некоторые статьи подвергались и подвергаются критике, некоторые позиции закона трудно реализуются на практике. Но еще хуже обстоит дело с применением, а вернее знанием закона должностными лицами, а зачастую и «творцами» законов в других сферах.

Например, в Федеральном законе «О муниципальной службе в Российской Федерации» 2007 года (№25-ФЗ) относительно порядка ведения личного дела муниципального служащего сказано, что «Личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет. При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления … по последнему месту муниципальной службы» (ст. 30, п.2). Что означает цифра 10 лет? Это период хранения личного дела до передачи в архив или вообще срок хранения? Фраза более чем неудачная, если не сказать строже, ибо все хорошо знают, что срок хранения личных дел в Российской Федерации установлен 75 лет ЭПК.

Но вернемся к Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» и остановимся коротко на некоторых его статьях, которые наиболее важны в деятельности учреждений, организаций, предприятий.

Предметом регулирования данного закона являются отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности (ст. 1).

Архивные документы могут быть отнесены к государственной (в т.ч. федеральной и субъекта федерации), муниципальной или частной собственности (ст. 7 – 9). Но не однозначно решается вопрос с документами акционерных обществ – здесь надо смотреть у кого основной пакет акций: если у акционеров, тогда документы отнесены к частной форме собственности, а если у государства – тогда к государственной, например, ОАО «Российские железные дороги», ОАО «Сбербанк России», ОАО «Газпром» и другие, которые на государственном уровне всем знакомы. Это положение должны хорошо знать и работники службы документационного обеспечения управления и работники архивной службы, ибо при передаче документов в государственный или муниципальный архив будут разные «правила игры» (о чем подробнее ниже будет сказано в контексте включения документов в состав Архивного фонда Российской Федерации).

Достаточно большое внимание в законе уделено терминам и определениям (ст. 3). Следует обратить внимание, что в предыдущем законе «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонда Российской Федерации и архивах» 1993 года одна небольшая статья была посвящена терминам (ст. 1), где было дано всего шесть понятий: Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, тайный архив и архивное дело.

Позднее в 1998 году вышел в свет ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Но с конца 1990-х годов все ГОСТы стали носить рекомендательный характер и поэтому в современном архивном законе дано уже девятнадцать основополагающих терминов (кстати все базовые законы в стране в настоящее время содержат большие статьи с основными понятиями – Федеральный закон «О персональных данных», Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральный закон «О коммерческой тайне» и другие).

Мы используем термины, данные в законе (особенно в официальных документах), дополнительно применяя термины из ГОСТа.
Знание терминов нам необходимо не только для того, чтобы использовать их в документах – положениях, инструкциях, проектах приказов и распоряжений, служебных и докладных записках, справках, докладах, письмах в сторонние организации. Термин определяет суть объекта или предмета, с которым мы имеем дело в практической деятельности, то есть раскрывает суть вещей, позволяет их правильно понять.

Проаннотируем лишь некоторые из терминов, исходя из содержательной составляющей.
Архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Архивный документ многие определяют по-старинке, через понятие «архив», например: «документ, хранящийся в архиве» или «документ, подлежащий передаче в архив». Но во всех ли организациях имеются архивы? Часто отвечают, что нет, но из этого не следует, что нет у них и архивных документов
Современная трактовка архивного документа относит к этой категории любой документ, подлежащий какому-либо хранению. У нас установлены основные сроки хранения от 1 года до 75 лет, постоянный срок хранения, «до минования надобности», «до замены новыми» и др. Если документу присущ какой-либо из указных сроков хранения, значит он архивный. Даже последние типовые Перечни в своем названии содержат слова «типовых архивных документов», то есть документов со всеми возможными сроками хранения.

В связи с этим вспомним номенклатуру дел организации – абсолютно все включенные в нее дела имеют какой-либо срок хранения. Следовательно, в номенклатуре дел все документы архивные. Конечно, пока идет делопроизводственный год, документы находятся в оперативном управлении, а дела – на стадии формирования, их никто не считает архивными. Но как только закончился делопроизводственный год, документы «вышли» из делопроизводственного процесса и пошел срок их архивного хранения, хотя находятся они все еще в структурных подразделениях организации, которые и несут всю полноту ответственности за их сохранность.

Следующий термин многим не знаком и даже не понятен: документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Что представляет собой Архивный фонд Российской Федерации? Не называя здесь полное официальное определение, данное в законе, скажем упрощенно, что это все архивные документы на территории страны, поступившие на хранение в архивы, рукописные отделы музеев и библиотек и т.д., и т.п. По аналогии можно назвать музейный фонд, картографический фонд и другие.

Какую же роль играют наши организации в пополнении Архивного фонда страны? Если в организации документы государственной или муниципальной формы собственности и она передает туда на постоянное хранение свои документы будучи источником комплектования этого архива – это значит, организация пополняет Архивный фонд Российской Федерации, поставив их на государственный учет путем предоставления в первую очередь для утверждения описи дел.
Если же в организации документы частной формы собственности и она не передает документы на государственное хранение по договору, то документы не вливаются в состав Архивного фонда страны. Но если организация ликвидируется, банкротится, то подлежащие включению в состав Архивного фонда страны документы поступают в государственный или муниципальный архив (ст. 23, п. 10). А документы по личному составу ликвидированных организаций необходимо передать в муниципальный архив, специально созданный для хранения кадровой документации.

Таким образом можно сказать, что «дорога» в состав Архивного фонда Российской Федерации для документов государственной или муниципальной собственности прямая, для документов частной собственности – долгая, извилистая. Но если документы относятся к составу Архивного фонда страны, то они должны быть туда обязательно переданы.

Как уже отмечалось негосударственная организация передает свои документы, то есть включает документы, находящиеся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании договора с государственным или муниципальным архивом (ст. 6, п. 7). Следует особо отметить, что этот договор фиксирует не столько передачу документов на постоянное хранение, сколько передачу их в собственность государства. Документы, переданные по такому договору в государственный или муниципальный архив и включенные в состав Архивного фонда страны возврату в организацию не подлежат, последняя имеет лишь право использования этих документов.

Такой договор не является полностью платным – за что платить, если организация «дарит» документы государству. Поэтому первая часть такого договора содержит данные о хранении документов на безвозмездной основе, а вторая – данные об обработке документов и их подготовке к архивному хранению на договорной основе.
Некоторые организации считают, что нет ничего плохого в том, чтобы хранить свои документы в государственных или муниципальных архивах, но передать право собственности на свои документы государству «морально не созрели». Для таких, «морально не созревших» есть другой вариант – хранение документов по депозитарному договору, когда право собственности на документы остается за организацией, государственный или муниципальный архив хранит документы столько, сколько оговорено в договоре и пока идет оплата этой услуги по хранению.

Очень многие организации в настоящее время предпочитают пользоваться услугами негосударственных хранилищ по хранению документов, с которыми также заключают депозитарные договоры. В том и другом случае делегирование функций по хранению документов другим архивам и хранилищам получило название архивного аутсорсинга.

Чаще всего используют в своей деятельности архивный аутсорсинг организации, которые не создают у себя архив – зачем выделять площади, техническое оборудование и ставки для сотрудников, когда можно воспользоваться услугами профессионалов.

На практике встречаются организации, которые считают, что архив у них создан – на самом же деле его нет. Что в рамках закона принято считать архивом?
Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Значит, архив как структурное подразделение организации должен быть назван в утвержденной структуре, а в штатном расписании должен быть указан заведующий архивом.

Если в структуре организации архива нет, значит, его нет. Но часто имеется помещение, оборудованное архивными стеллажами, в штате есть сотрудник – архивариус, отвечающий за работу с архивными документами. Что в этом случае мы имеем на практике? В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» сказано, что специально оборудованное помещение для хранения архивных документов – это архивохранилище, при этом отмечено, что недопустимо это понятие путать с архивом (п. 78). Это архивохранилище бывает организовано, как правило, при службе документационного обеспечения управления (канцелярия, общий отдел, управление делами и т.д.). Сотрудник же, работающий в этом архивохранилище, по штатному расписанию также входит в состав службы документационного обеспечения управления.

И наконец у нас в стране достаточное количество организаций, которые у себя не имеют ни архива, ни архивохранилища, а все документы продолжают храниться в тех структурных подразделениях, где были созданы и сформированы в дела.

При наличии одного из этих трех вариантов: архив – архивохранилище – структурное подразделение, организации нарушают закон или нет?

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы (ст. 13, п. 1), а организации – вправе создавать архивы (ст. 13, п. 2). Следовательно, если в организации вместо архива создано архивохранилище, то закон не нарушается. А если документы хранятся по структурным подразделениям, то формального нарушения ст. 13 нет, но тогда явно нарушаются другие требования закона: «организации… обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов» (ст. 15, п. 1).

Другими словами закон гласит: организации могут хранить свои архивные документы в любой форме, но главное — документы должны быть сохранены и сохранены должным образом.

С этой целью организации, имеющие документы разных форм собственности, обязаны пользоваться нормативно-методическими документами, принятыми в Российской Федерации. «Платформа» законодательная, нормативно-методическая у всех одна, а то, что не нарушает эти требования, организация решает уже сама.
Во-первых, в практической деятельности мы должны пользоваться едиными правилами – это Основные правила работы архивов организаций (М., 2002 г.). Об этом говорится в законе в части определения понятия «упорядочение архивных документов», которое включает в себя «комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти» — в принципе это Росархив (ст. 3, п. 17).

Далее в законе есть прямое указание на использование принятых в стране актов, правил и т.п. по архивному делу, а именно: «организации… в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами» (ст. 14, п. 5).
Здесь следует отметить, что данные правила 2002 года не проходили процедуру регистрации Минюстом России, а поэтому в официальных документах необходимо ссылаться и на «Основные правила работы ведомственных архивов» 1986 года.

Эти правила носят неудачное, устаревшее название для сегодняшнего дня. Мы уже отметили, что в организации может и не быть архива, тогда сотрудникам службы документационного обеспечения управления в голову не придет воспользоваться этими правилами, хотя архивные документы в организации точно есть. А правила содержат очень важные и для делопроизводственной части сведения, например, вопросы составления номенклатуры дел, формирования дел в организации и другие.

Во-вторых, законом четко определен порядок установления сроков хранения документов по перечням, утвержденным или согласованным со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации органом исполнительной власти (ст. 6, п.3; ст. 23, п. 1). Другими словами узаконена обязательность применения перечней: «организации… обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов…» (ст. 17, п. 1).

При этом мы должны знать, что установленные следующими типовыми перечнями: Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроком хранения (М., 2008) и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010), а также отраслевыми или корпоративными перечнями, сроки хранения не могут быть понижены (для этого требуется согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве), а повышены могут быть по решению экспертной комиссии организации.

Таким образом, сегодня в Российской Федерации все организации независимо от формы собственности их документов в своей практической деятельности с архивными документами руководствуются законом, правилами, перечнями и другими актами и нормативно-методическими пособиями, а том числе ГОСТами.

Что предполагается переработать? В разработке находится новый терминологический ГОСТ по делопроизводству и архивному делу и будут разработаны новые правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, где должны быть приняты во внимание современные реалии и правовые основы работы архивов организаций. Росархив считает, что в ближайшее время принимать эти правила нет смысла, пока не будут разработаны порядок подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы документов, созданных в электронной форме и единые технологии, форматы архивирования электронных документов.

В ближайшее время ставятся задачи разработки перечней документов с указанием сроков хранения по всем основным отраслям деятельности государства и общества, а также расширению возможностей архивного аутсорсинга и предполагается внести изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и другие законодательные акты, направленные на устранение излишнего документирования и предоставления архивам права проводить экспертизу ценности документов по личному составу, созданных после 2000 года.

Должны быть установлены на общегосударственном уровне единые принципы организации, унификации и стандартизации документации, архивных и делопроизводственных служб и единой системы электронного документооборота, сформирована полноценная нормативная база по созданию и хранению электронных документов в делопроизводстве и архивах и т.д.

И, пожалуй, самое главное: необходимо принятие нормативного правового акта о наделении Росархива полномочиями по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства по контролю и надзору в сфере архивного дела и делопроизводства, по оказанию государственных услуг в сфере архивного дела и делопроизводства.

Эти и многие другие сюжеты относительно перспектив развития архивного дела отражены в «Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» и пояснены в выступлении Руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова на Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве в октябре 2012 года.

Перспектива развития архивного законодательства должна быть направлена в первую очередь на нормативное закрепление единства делопроизводственной и архивной сфер и это логично. Делопроизводство и архивное дело имеют один объект – документ, только на разных стадиях его жизненного цикла, при этом независимо от того, в какой бы форме он не существовал – на традиционном бумажном или электронном носителе.

В ближайшем или отдаленном будущем надо ждать принятия нормативных правовых актов и об управлении документацией в условиях перехода на электронный документооборот, что должно быть сделано во взаимосвязи с архивным законодательством.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2008. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010.

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ЭТИКА АРХИВИСТА

Гвоздовская Д.А.

ФГБОУ ВПО Магнитогорский государственный технический университет

Если обращаться к вопросу профессиональной этики, то, в первую очередь, необходимо обозначить трактовку ключевого термина. «Этика» происходит от греческого слова ethik? – касающийся нравственности, выражающий нравственные убеждения или ethos – привычка, обыкновение, нрав. Но речь пойдет о профессиональной этике, которая определяется как «правила и нормы, руководящие поведением людей данной профессии». Такие правила содержатся в профессиональных этических кодексах, они призваны определить нравственные рамки, которыми должны руководствоваться люди той или иной профессии. У архивистов есть такой кодекс, он был принят в Пекине на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов в сентябре 1996 года.

На мой взгляд, существование данных кодексов крайне важно, ведь документы подобного рода служат своеобразной гарантией качества предоставляемых услуг тем или иным специалистом обществу. Международный этический кодекс архивистов определяет первейшую и самую важную обязанность архивистов – обеспечение целостности и сохранности документов. Данный постулат обусловлен несколькими моментами, во-первых, без знания исторического прошлого мы не в состоянии ни понять настоящее, ни предвидеть будущее, данную мысль подтверждают слова философа и пропагандиста марксизма Г.В. Плеханова: «Будущее способен предвидеть тот, кто понял прошедшее». Во-вторых, юридическая сторона данного вопроса, благодаря которой архивные документы способны подтвердить какие-либо факты, произошедшие в жизни общества или отдельно взятого человека.

Всегда законодатели и исполнители исходили из того, что «легче поступать правильно, когда знаешь, что правильно» и эта мысль – еще один аргумент, обуславливающий существование профессиональных этических кодексов. Следующая норма кодекса для архивистов сформулирована следующим образом: «архивисты должны осуществлять экспертизу ценности, отбор архивных документов и работу с ними в их историческом, правовом и административном контексте, сохраняя принцип происхождения документов». Хороший специалист в той или иной области должен отличаться определенным набором качеств, которые и определяют его как профессионала. Я считаю, чтобы воплотить в жизнь данный этический принцип архивист должен обладать такими личностными качествами, как беспристрастность, способность к аналитике и систематизации большого количества информации, хорошая память и педантичность.

«Архивисты должны обеспечить доступность и понятность архивных материалов, – гласит кодекс, а также, – архивисты должны содействовать максимально широкому доступу к архивным материалам и обеспечивать беспристрастное обслуживание всех пользователей». Так как информация пронизывает все стороны жизни современного человека, оперативное ее получение становится жизненно необходимым, а это требует повышенной эффективности работы архивов. Использование документов основывается на принципах открытости и доступности, то есть для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. Использование документов в России – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, коим и должен обладать хороший архивист.

Последняя норма этического кодекса призывает архивистов сотрудничать друг с другом и с представителями других профессий и тем самым способствовать обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия. Эти нормы содержатся в Международном этическом кодексе архивистов, но они признаны и в нашей стране, поэтому российские архивисты также должны помнить о профессиональной ответственности и согласовывать свои действия с этическими нормами данного кодекса, обеспечивая высокие стандарты качества.

Специалисты Государственного архива ЛНР в 2018 году приняли на хранение более 36 тыс. дел. Об этом сообщили в ведомстве.
«В 2018 году деятельность Госархива ЛНР и архивных учреждений Республики была направлена на развитие архивного дела в Луганской Народной Республике, обеспечение сохранности документов архивного фонда ЛНР, популяризацию и использование архивных документов», — говорится в сообщении.
«В целом по Республике на государственное хранение в 2018 году принято 36 141 дело, из них: от юридических лиц в Госархив ЛНР поступило 5 561 дело постоянного хранения; 4 056 дел – бесхозяйных архивных документов; 561 дело по личному составу; архивные учреждения приняли 6 744 дела постоянного хранения и 19 219 дел по личному составу ликвидированных предприятий и бесхозяйных архивных документов», — сообщили в ведомстве.
В 2018 году Госархивом и архивными учреждениями было проведено 124 проверки работы архивов, центральных экспертных комиссий, экспертных комиссий и служб делопроизводства предприятий, учреждений, организаций Республики.
Оказана методическая помощь учреждениям, организациям и предприятиям Луганской Народной Республики в подготовке более 49 тыс. номенклатур, инструкций, положений, описей дел и актов.
За год было проведено 37 семинаров по актуальным вопросам в сфере архивного дела и делопроизводства, в которых приняли участие более тысячи слушателя.
Экспертами Госархива ЛНР на 11 заседаниях Экспертно-проверочной комиссии рассмотрено и одобрено описи дел постоянного хранения на 14 839 дел, согласовано почти 67 тыс. описей дел, номенклатур, инструкций, положений и актов.
«В рамках контроля за наличием архивных документов проведена сверка наличия и состояния 50 179 дел, из которых Госархивом ЛНР сверено 20 517 дел, архивными учреждениями – 29 662 дела», — сообщили в ведомстве.
Для обеспечения физической сохранности документов архивного фонда Госархивом отреставрировано 480 листов, отремонтирован 15 591 лист, переплетено и подшито 769 дел, закартонировано 6 561 дело постоянного хранения. Архивными учреждениями Республики отремонтировано 6 680 листов, переплетено и подшито 6 628 дел, закартонировано 10 239 дел.
Госархивом ЛНР было организовано восемь онлайн-выставок, размещенных на официальном сайте ведомства.
«За 2018 год Госархивом ЛНР и архивными учреждениями Республики подготовлено и выдано 43 997 архивных справок (41 847 – социально-правового характера; 1 395 – тематических; 430 – персональных; 325 – имущественных)», — рассказали в ведомстве.
Там добавили, что в Госархиве ЛНР и архивных учреждениях Республики в 2018 году работало 696 исследователей, которым для изучения было выдано 6 416 дел.
25 января — Луганск