Справочник Бухгалтера

Тесты для оценки степени усвоения дисциплины

1. Продолжите «Делопроизводство» — это..

Ответ 1 Система хранения документов

Ответ 2 Составление документов

Ответ 3 Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин «делопроизводство».

Ответ 1 Документирование

Ответ 2 Система документации

Ответ 3 Документационное обеспечение управления

Ответ 4 Документированная информация

3. К какому документу относится следующая характеристика «является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?

Ответ 1 Инструкция по делопроизводству

Ответ 2 Номенклатура дел

Ответ 3 Регламент работы

4. Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?

Ответ 1 Да

Ответ 2 Нет

5. Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?

Ответ 1 Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки

Ответ 2 Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми.

Ответ 3 Потому что в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства

6. Что обычно дается в приложениях к инструкции по делопроизводству?

Ответ 1 Образцы документов, формы документов, различные списки

или перечни.

Ответ 2 Образцы подписей руководителей, формуляры документов,

списки должностных лиц, имеющих право подписи документов.

7. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?

Ответ 1 Организационные и распорядительные документы

Ответ 2 Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы

Ответ 3 Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям

8. Зачем документ нужно правильно оформлять?

Ответ 1 Чтобы придать юридическую силу

Ответ 2 Чтобы подготовить к размножению

Ответ 3 Чтобы подготовить к согласованию

9. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов организационно-распорядительных документов?

Ответ 1 ГОСТ 6.37-98

Ответ 2 ГОСТ Р 6.30-2003

Ответ 3 ГОСТ Р 6.30-97

Ответ 4 ЕГС ДОУ

10. На какие документы распространяется ГОСТ Р 6.30-2003?

Ответ 1 На организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к унифицированной системе ОРД

Ответ 2 На все документы, сопровождающие деятельность любой организации, учреждения или предприятия

Ответ 3 На управленческие и экономические документы

11. Восстановите пропущенное слово: «Реквизит — это обязательный элемент оформления … документа».

Ответ 1 Официального

Ответ 2 Служебного

Ответ 3 Любого

12. Сколько реквизитов используются при оформлении документов?

Ответ 1 29

Ответ 2 30

Ответ 3 31

13. Что такое формуляр документа?

Ответ 1 Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

Ответ 2 Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа

Ответ 3 Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета

14. От чего зависит конкретный набор необходимых реквизитов на

документе?

Ответ 1 От способа подготовки документа, выбранного формата бумаги и технологии работы с документами, принятой в организации

Ответ 2 От вида документа, этапа его подготовки и работы с ним

Ответ 3 От решения автора документа и от квалификации исполнителя

15. Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа расположения реквизитов?

Ответ 1 Один

Ответ 2 Два

Ответ 3 Четыре

16. Какие три вида бланков установлены для организации, ее структурного подразделения и должностного лица?

Ответ 1 Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа

Ответ 2 Бланк внутренний, внешний и для факсов

Ответ 3 Бланк для распорядительных документов, для писем и для справок

17. В соответствии с какими документами помещают на бланках организации ее эмблему?

Ответ 1 В соответствии с уставом (положением об организации)

Ответ 2 В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный способ изображения эмблемы

Ответ 3 В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности организации

18. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?

Ответ 1 Когда оно закреплено в учредительных документах организации

Ответ 2 Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа

Ответ 3 Когда приказом руководителя разрешено его использование

19. Какие сведения приводят в справочных данных об организации?

Ответ 1 Форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации

Ответ 2 Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации

20. Выберите правильный вариант оформления почтового адреса в «Справочных данных об организации-авторе».

Ответ 1 ОАО «Пилот»

ул. Золотаревская, 3, офис 112,

г. Ульяновск, 212109

Ответ 2 ОАО «Пилот»

212109, г. Ульяновск,

ул. Золотаревская, 3, офис 112

21. «Дата» — обязательный реквизит в любом документе?

Ответ 1 Нет

Ответ 2 Да

22. Какой момент может считаться основной датой документа?

Ответ 1 Всегда — это дата подписания документа

Ответ 2 Это может быть дата подписания, утверждения документа или

дата события, зафиксированного в нем

Ответ 3 Это дата утверждения или согласования документа

23. Выберите правильный способ оформления даты при регистрации письма или приказа?

Ответ 1 14.12.2010

Ответ 2 14.12.10

Ответ 3 14.12.2010 г

24. Регистрационный номер документа — это… (выберите правильный вариант продолжения определения).

Ответ 1 Его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации

Ответ 2 Порядковый номер документа в организации-отправителе

Ответ 3 Порядковый номер документа в организации-получателе

24. В каких случаях используется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

Ответ 1 Когда документ готовится в ответ на какой-то запрос, или подготавливаемое письмо является ответом на другое письмо

Ответ 2 Когда в тексте документа нужно сделать ссылку на другой документ (нормативный акт, положение, инструкцию)

26. Когда оформляется реквизит «Место составления или издания документа»?

Ответ 1 Всегда, на каждом документе

Ответ 2 В тех случаях, если затруднено определение места составления

или издания документа по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации»

Ответ 3 Во всех случаях, когда документы отправляются из организации

27. Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф утверждения», когда утверждение происходит должностным лицом.

Ответ 1 УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

Ответ 2 Утверждаю

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

Ответ 3 «Утверждаю»

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

28. В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?

Ответ 1 В левом верхнем углу

Ответ 2 По центру верхнего поля

Ответ 3 В правом верхнем углу

29. Где указываются инициалы при адресовании документа должностному лицу?

Ответ 1 Перед фамилией

Ответ 2 После фамилии

30. Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу?

Ответ 1 Перед фамилией

Ответ 2 После фамилии

31. Что включает в себя резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом?

Ответ 1 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату

Ответ 2 Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату

Ответ 3 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения

(при необходимости), срок исполнения, подпись

32. Что должен включать реквизит «Заголовок к тексту»?

Ответ 1 Краткое содержание документа

Ответ 2 Аннотацию

Ответ 3 Краткое название документа

33. На какие вопросы может отвечать реквизит «Заголовок к тексту»?

Ответ 1 О чем (о ком)? Чего (кого)?

Ответ 2 Кому? Чему?

Ответ 3 Что? Кто?

34. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что указывают в первой части?

Ответ 1 Причины, основания, цели составления документа

Ответ 2 Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации

35. К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?

Ответ 1 Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Ответ 2 Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз.

36. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри учреждения)?

Ответ 1 Визой согласования

Ответ 2 Грифом согласования

37. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими учреждениями)?

Ответ 1 Визой согласования

Ответ 2 Грифом согласования

38. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласования» с должностным лицом.

Ответ 1 «Согласовано_______»

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

Ответ 2 СОГЛАСОВАНО

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

39. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласова-

ния» при согласовании другим документом.

Ответ 1 СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

Ответ 2 СОГЛАСОВАНО

Письмом Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»

Письмо Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

40. Что включает в себя виза согласования документа?

Ответ 1 Подпись и должность визирующего документ, расшифровку

подписи и дату подписания

Ответ 2 Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона

Ответ 3 Подпись визирующего документ и дату подписания

41. Перечислите элементы реквизита «Подпись».

Ответ 1 Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Ответ 2 Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Ответ 3 Рукописная подпись лица, подписавшего документ

42. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать

название организации?

Ответ 1 Да

Ответ 2 Нет

43. В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не указывают?

Ответ 1 Должность лица в подписи обязательно должна быть указана

всегда

Ответ 2 При оформлении на бланке должностного лица

Ответ 3 При оформлении на общем бланке

44. Как оформляется должность в реквизите «Подпись» при подписании документа, составленного комиссией?

Ответ 1 Указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их

обязанности в составе комиссии

Ответ 2 Указывают должности лиц и их место работы

45. Для чего на документах проставляют оттиск печати?

Ответ 1 Для заверения подлинности подписи должностного лица

Ответ 2 Для подтверждения достоверности текста документа

Ответ 3 Для обеспечения гарантии исполнения документа

46. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?

Ответ 1 Да, всегда

Ответ 2 Нет, никогда

Ответ 3 Нужно только гарантийное письмо

47. Что включает в себя отметка об исполнителе?

Ответ 1 Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона

Ответ 2 Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью

Ответ 3 Номер телефона исполнителя

48. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и телефон исполнителя:

Ответ 1 Для оперативной связи с исполнителем

Ответ 2 Для придания документу юридической силы.

49. Выберите правильный вариант оформления «Отметки о заверении копии».

Ответ 1 Заверяю:

Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010

Ответ 2 Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010

50. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за выполнение поручения руководителя?

Ответ 1 Лицо, указанное в списке исполнителей первым

Ответ 2 Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием руководителя

Ответ 3 Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение

51. Когда на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»?

Ответ 1 Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю

Ответ 2 Если документ требует исполнения и берется на контроль

Ответ 3 Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа

52. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа?

Ответ 1 Обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»

Ответ 2 Обозначают буквой «И», словом или штампом «Исполнено»

Ответ 3 Обозначают буквой «В», словом или штампом «Выполнено»

53. Кто подписывает и датирует реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?

Ответ 1 Руководитель организации

Ответ 2 Руководитель службы ДОУ

Ответ 3 Исполнитель, работавший с документом, или руководитель его

структурного подразделения

54. Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов

ГОСТ.

Ответ 1 Левое =20 мм, верхнее =15 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм

Ответ 2 Левое =20 мм, верхнее =10 мм, правое =15 мм, нижнее =20 мм

Ответ 3 Левое =25 мм, верхнее =10 мм, правое =10 мм, нижнее =10 мм

Ответ 4 Левое =30 мм, верхнее =20 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм

Реквизит 18 отметка о контроле. Реквизит 19 текст документа

Реквизит 18 отметка о контроле. Отметка о контроле про­ставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопро­изводственной службой (или секретарем) после того, как руко­водитель принимает решение о контроле документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 отметка о контроле представляет собой круп­ную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется от­метка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, напри­мер, штамп «контроль» и срок исполнения документа.

Реквизит 19 текст документа. Текст документа печатают от­ступив 2—4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала.

ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вто­рая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.).

К содержанию книги: Организация и технологии документационного обеспечения управления

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в …
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, … Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, …
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления … Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН …
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство …

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, … Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской …

Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование …

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. …
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — делопроизводство, которое состоит в …

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ — информационная управленческая …

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. — информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходи­мости — утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. Согласование произ­водится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действу­ющим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц данной организации и т.п.

Согласование проекта документа про­водится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отно­шение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организа­циями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее — грифом согласования. Рассмотрим порядок и правила оформления внутрен­него согласования документов (визирования).

Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Требования к оформлению визы и порядок визирования документов определены следующими нормативными правовыми актами:

§ Государственным стандартом Респу­блики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республи­ки Беларусь. Система организационно-рас­порядительной документации. Требования к оформлению документов»;

§ Примерной инструкцией по делопро­изводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприяти­ях Республики Беларусь, утвержденной при­казом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству).

При этом следует руководствоваться также Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными при­казом Председателя Комитета по архивам и дело­производству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41, в которых конкретизированы положения СТБ 6.38-2004.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

На внутренних документах визы простав­ляют ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра доку­мента. При визировании проектов распорядительных документов (приказов, распоря­жений, указаний, постановлений, решений) Примерная инструкция по делопроизводству рекомендует располагать визы на оборот­ной стороне последнего листа документа (п. 2.3.11), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся.

В исходящих документах (письмах, справ­ках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в организации (так называемые «отпуски»). Виза оформля­ется по тем же правилам, что и при согласова­нии внутренних документов.

При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования, который прилагается к визовому экземпляру и в последующем хра­нится вместе с ним в деле.

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

• Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

• Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

• Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
• поступающую корреспонденцию (входящие документы);
• исходящие документы;
• внутренние служебные записки;
• приказы по основной деятельности;
• кадровые приказы;
• распоряжения;
• протоколы совета директоров;
• протоколы планерок (оперативок) и т.п.

• Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

• Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

• Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?

2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

• передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
• структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;
• учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?

2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

• входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
• исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
• внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

<*> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта (см. Пример).

ПРИМЕР

Фрагмент журнала регистрации входящих документов

№ п/п

Дата поступления

Наименование корреспондента

Индекс и дата документа